Den bez schůzek je koncept, při kterém se tým společně dohodne, že na jeden den pozastaví schůzky. To může pomoci zvýšit produktivitu vašeho týmu, podnítit inovace a uvolnit drahocenný čas pro soustředěnou práci, brainstorming nebo zasloužený oddech.
Jak může den bez schůzek zlepšit produktivitu, když schůzky mají za úkol udržovat všechny na stejné vlně a podporovat produktivitu?
Máme na to odpověď. Společnost Zippia zjistila, že zatímco organizace tráví 15 % svého času schůzkami, 71 % z nich je neproduktivních.
Tento blog se bude zabývat výhodami, výzvami a implementací dne bez schůzek. Budeme také diskutovat o převratné technologii, která implementuje vaše dny bez schůzek bez jakýchkoli potíží.
Co jsou dny bez schůzek?
Den bez schůzek je den, kdy se nekonají žádné schůzky pro skupinu, tým nebo společnost. To znamená žádné týmové porady, hovory s klienty, individuální schůzky, interní schůzky ani žádné jiné typy schůzek. Můžete si vybrat jeden (nebo více) dní v týdnu, kdy se vy a členové vašeho týmu rozhodnete nepořádat žádné schůzky.
V těchto dnech bez schůzek se všichni mohou soustředit na svou práci bez přerušení souvisejících se schůzkami. I jediný den bez schůzek může zlepšit komunikaci a produktivitu.
Výhody dnů bez schůzek
Společnosti jako Google, Facebook a Atlassian úspěšně zavedly dny bez schůzek, po čemž se tento koncept stal populárním. Podívejme se na výhody dne bez schůzek, které vedly k jeho úspěchu, a na důvody, proč byste měli zvážit jeho zavedení ve své organizaci.
Zvyšuje soustředění a produktivitu
Abychom pochopili, jak den bez schůzek zlepšuje soustředění a produktivitu, podívejme se, jak je naopak snižují pravidelné schůzky. Představte si, že musíte odpoledne absolvovat 40minutovou schůzku.
Schůzka může trvat přibližně 40 minut, ale musíte strávit nějaký čas přípravou na ni, dokončením úkolů, které jste dělali předtím, uzavřením schůzky a návratem k předchozí práci.
To znamená, že schůzka, která měla trvat pouze 40 minut, zabere mnohem více času. Den bez schůzek znamená, že můžete ušetřit čas a členové vašeho týmu mohou dosáhnout svých cílů v oblasti produktivity, aniž by byli rozptylováni.
Snižuje přepínání mezi úkoly a ztrátu času
Kvůli nekonečným schůzkám neustále přecházíme mezi různými úkoly v průběhu dne. Tomuto jevu se říká přepínání kontextu a je to tichý zabiják naší produktivity. Studie provedená společností Qatalog a Idea Lab Cornell University zjistila, že 45 % respondentů se domnívá, že změna kontextu snižuje produktivitu. Znovunabytí soustředění trvá přibližně 10 minut.
Díky dnům bez schůzek můžete omezit přepínání mezi různými úkoly, čímž snížíte ztrátu času a zvýšíte soustředění a produktivitu.
Podporuje samostatnost a spolupráci mezi členy týmu
Průzkum společnosti Zippia zjistil, že většina lidí tráví virtuální schůzky multitaskingem. Kontrolují e-maily, píšou SMS, jedí svačiny nebo používají sociální média, mimo jiné. Den bez schůzek podporuje autonomii a nabízí členům týmu větší kontrolu nad jejich denním rozvrhem.
Den bez schůzek může výrazně zlepšit autonomii a spolupráci. Zaměstnanci totiž tráví více času prací, vyvažují své pracovní závazky s osobními a maximálně využívají schůzky v jiných dnech.
Zlepšuje morálku a efektivitu týmu
45 % zaměstnanců se cítí přetíženo schůzkami, kterých se musí účastnit. Toto číslo jasně ukazuje, že příliš mnoho schůzek škodí morálce a efektivitě vašeho týmu.
Zavedení dne bez schůzek ve vaší organizaci může zlepšit morálku, snížit stres a dát zaměstnancům čas na realizaci jejich plánu produktivity a pocit úspěchu.
Zavedení dne bez schůzek
Zde je podrobný návod, jak zavést den bez schůzek:
Vytvořte případovou studii
Zavedení dne bez schůzek bude náročné, protože pravidelné schůzky jsou dlouholetou praxí s mnoha výhodami. Můžete se tedy setkat s odporem ze strany vedení a zaměstnanců.
Zde se vám bude hodit dobrá příprava. Podpořte své argumenty pomocí dat, která ukazují výhody dne bez schůzek.
Požádejte svůj tým o zpětnou vazbu a sdílení názorů a toho, jaké výhody jim den bez schůzek přinese. S jejich podporou a zpětnou vazbou můžete vypracovat solidní plán.
Pokud jste vedoucí pracovník, měli byste před zavedením této politiky zvážit konzultaci se svými zaměstnanci a manažery. Vysvětlete důvody a reagujte na námitky.
Vyberte si nejlepší den
Jakmile přesvědčíte tým, je čas vybrat den. Požádejte svůj tým o názor. Zvažte faktory, jako jsou dny s největším množstvím práce nebo maximálním počtem schůzek. Zeptejte se, zda existuje nějaký konkrétní den, kdy by většina týmu uvítala nulový počet schůzek.
Středa a pátek jsou nejoblíbenější dny bez schůzek. Žádné schůzky ve středu umožní vašemu týmu dohnat práci uprostřed týdne. Naplánováním žádných schůzek v pátek můžete svému týmu umožnit zakončit týden s pocitem úspěchu a vstoupit do víkendu uvolněně, což sníží pondělní blues.
Konečné rozhodnutí však závisí na specifických potřebách a požadavcích vašeho týmu.
Stanovte jasná pravidla
Je nezbytné stanovit jasná pravidla pro den bez schůzek. Jakákoli nejednoznačnost způsobí zmatek a nedorozumění.
Zde jsou věci, o kterých byste měli stanovit jasná pravidla:
- Kanály a platformy používané pro asynchronní komunikaci
- Sdělte, zda interní schůzky nebo schůzky s klienty zůstávají v platnosti, nebo je třeba je přeplánovat.
- Nastíňte, jaké typy schůzek budou zvažovány pro dny bez schůzek.
Jakmile jsou nová pravidla zavedena, je důležité je dodržovat. To také znamená naučit se říkat ne týmovým schůzkám, které nejsou naléhavé. V den bez schůzek se účastněte pouze naléhavých schůzek. Zároveň však buďte flexibilní při plánování, protože vždy budou existovat výjimky z pravidla.
Zaveďte změnu
Nyní jste připraveni zavést politiku bez schůzek. K implementaci této politiky, stanovení priorit nezbytných úkolů a jejich přímému přidání do kalendáře můžete využít chytré nástroje a software pro správu úkolů.
Další důležitou věcí při zavádění této politiky je informovat o ní všechna oddělení a týmy. Pokud ji zavádíte pouze ve svém týmu, ostatní týmy se mohou během dnů bez schůzek pokoušet kontaktovat vaše členy. Proto by sdílení jiných komunikačních metod mělo zajistit, aby všichni byli informováni.
Přečtěte si o modelu zralosti spolupráce při řízení práce, abyste zjistili, kde vaše organizace stojí, a usnadnili si tento proces změny.
Řešení výzev v den bez schůzek
Při zavádění dnů bez schůzek můžete narazit na některé běžné problémy. Pojďme si je vysvětlit.
Časté výzvy
Zde jsou tři nejčastější výzvy spojené s dny bez schůzek:
Pocit odpojení
Schůzky často slouží jako primární prostředek komunikace a spolupráce. Jejich úplné zrušení, byť jen na jeden nebo dva dny, může u některých členů týmu vyvolat pocit odloučení nebo neinformovanosti. Bez osobních interakcí se jednotlivci snadno cítí izolovaní nebo neinformovaní o důležitých novinkách a vývoji v týmu.
Nedorozumění
S menším počtem naplánovaných příležitostí pro synchronní komunikaci existuje riziko zvýšeného počtu nedorozumění nebo neporozumění mezi členy týmu. Bez jasnosti a sladěnosti, které mohou schůzky poskytnout, se důležité zprávy mohou ztratit v záplavě informací nebo být špatně vyloženy, což může vést ke zpožděním, chybám nebo dokonce mezilidským konfliktům.
Promarněné příležitosti
Schůzky jsou skvělé pro informování členů týmu, představení nových lidí nebo klientů nebo projednání nejnovějších otázek. Proto, zatímco den bez schůzek vytváří prostor pro soustředěnou práci a inovace, může také vést ke zmeškaným příležitostem pro spolupráci nebo rozhodování.
Řešení běžných výzev
Výše uvedené výzvy by vás neměly odradit od zavedení této politiky. S pomocí správných strategií a tipů můžete zajistit hladší implementaci. Zde je několik z nich:
Buďte flexibilní
Stanovení dne bez schůzek neznamená, že by mělo být neměnné. Flexibilita je zásadní, protože ne všechny týmy, klienti a lidé fungují podobně. Prosazování politiky bez schůzek, když nastane časově citlivý problém nebo klient nemá žádný jiný volný termín, není praktický přístup. V takových případech se snažte schůzku naplánovat na začátek nebo konec dne.
Povzbuďte členy svého týmu, aby přeplánovali schůzky, které nejsou časově náročné. Můžete také povolit volitelné neformální schůzky, pokud si členové týmu přejí být během dne v kontaktu.
Vytvořte jasné komunikační kanály
Naléhavé záležitosti mohou nastat nečekaně a často vyžadují rychlou komunikaci a rozhodování. Proto je zásadní stanovit jasné protokoly pro naléhavou komunikaci a zajistit, aby byly kritické záležitosti řešeny bezodkladně.
Můžete určit komunikační kanály nebo postupy eskalace pro naléhavé záležitosti nebo použít značky s vysokou prioritou u konkrétních úkolů, abyste sdělili jejich naléhavost.
Asynchronní komunikace by měla být podporována, zejména v dnech bez schůzek, protože vede k delším, nepřerušovaným pracovním dnům a vyššímu výkonu. Pro týmy pracující na dálku je asynchronní komunikace velmi užitečná.
Díky asynchronním komunikačním nástrojům, jako je ClickUp, mohou týmy efektivně spolupracovat a komunikovat. Vynechte schůzky zaměřené na zpětnou vazbu nebo instrukce díky vestavěné aplikaci ClickUp pro nahrávání obrazovky. ClickUp Clip vám umožní nahrávat obrazovku a sdílet své nápady komplexně pomocí několika kliknutí.
Využijte kontrolu kalendáře
K řešení problému neproduktivních schůzek může být zapotřebí více než jen dny bez schůzek; mohlo by to dokonce vést k přesunutí schůzek na jiné dny.
Proto je zkombinujte s auditem kalendáře. Projděte si všechny své schůzky a identifikujte ty opakující se, které mohou být zbytečné nebo které lze nahradit alternativními formami komunikace.
Udělejte totéž s rozvrhy svého týmu. Požádejte své zaměstnance, aby zhodnotili důležitost každé schůzky a stanovili priority svého času. Povzbuďte je, aby používali rámce, jako jsou šablony pro stanovení priorit, k organizaci úkolů a zadání podle naléhavosti.
Nezapomeňte získat zpětnou vazbu ohledně toho, které schůzky se jeví jako nejvíce časově náročné nebo nadbytečné. K rychlému shromáždění zpětné vazby použijte plně přizpůsobitelnou šablonu ClickUp Employee Feedback Template.
Zlepšete své schůzky
Aby byl den bez schůzek efektivní, pracujte na zlepšení schůzek, které máte. Zajistěte, aby každá schůzka měla konkrétní program a konkrétní výsledky. Navíc můžete posílat následné e-maily s rekapitulací diskusí na schůzkách.
K sdílení poznámek se svým týmem můžete také použít ClickUp Notepad. Za tímto účelem vytvořte poznámku a převedete ji na úkol nebo dokument, který můžete sdílet s členy svého týmu. Tímto způsobem budou všichni na stejné vlně, pokud jde o výsledky schůzek a další postup.
Role technologie při zavádění dnů bez schůzek
Ruční zavedení dne bez schůzek je sice možné, ale může způsobit různé komplikace a problémy. Například bez automatických připomínek může být prosazování politiky nejednotné, ruční koordinace rozvrhů může být časově náročná a vždy existuje možnost lidské chyby.
Pomocí nástroje pro správu práce a projektů, jako je ClickUp, můžete tuto politiku implementovat konzistentně, efektivně a flexibilně. Využijte poznatky založené na datech k vylepšení politiky, šablony produktivity k rychlejšímu dosažení cílů a umělou inteligenci k získání odpovědí na všechny vaše otázky.
ClickUp pro týmy projektového managementu vám pomůže automatizovat proces zavádění dnů bez schůzek a zajistit, že všichni zůstanou na správné cestě i bez osobních setkání. Veškerou komunikaci týkající se vašich úkolů a procesů najdete v databázích ClickUp, takže členové vašeho týmu budou mít přístup ke všemu, co potřebují.
Pomocí ClickUp Meetings můžete spravovat programy schůzek a nastavovat úkoly. Vytvářejte opakující se úkoly a kontrolní seznamy a přiřazujte komentáře, abyste zvýšili produktivitu schůzek.
Zobrazení kalendáře ClickUp
Organizujte úkoly, spravujte časové osy a sdílejte je pomocí kalendáře ClickUp. Flexibilní kalendář umožňuje obousměrnou synchronizaci s Google Kalendářem, takže jej nemusíte aktualizovat ručně.
Úkoly ClickUp
Spolupracujte hladce i bez schůzek pomocí ClickUp Tasks. Můžete plánovat a organizovat jakékoli úkoly, přiřazovat je více lidem, vizualizovat svou práci v různých zobrazeních a mnoho dalšího.
ClickUp Chat
S ClickUp Chat můžete sdílet aktualizace, propojovat zdroje a sjednotit komunikaci týmu pod jedním nástrojem. Můžete také vkládat webové stránky, videa a tabulky pro snadný a rychlý přístup.
ClickUp Brain
ClickUp Brain může dále zvýšit vaši efektivitu v dnech bez schůzek. Zeptejte se Braina na jakékoli otázky související s prací; poskytne vám nejlepší možné odpovědi z vašich dokumentů, od vašich kolegů a z vašich úkolů.
Považujte jej za svého asistenta – požádejte Brain, aby shrnul úkoly, projekty a dlouhé dokumenty.
ClickUp Docs
Pomocí ClickUp Docs můžete spolupracovat na nápadech v reálném čase. Můžete také přímo přiřazovat komentáře a úkoly svému týmu, měnit stav projektu a propojovat dokumenty a úkoly.
Podrobná oznámení
Přizpůsobte si oznámení, například nastavením zvukových upozornění, abyste měli jistotu, že budete okamžitě informováni o záležitostech s vysokou prioritou, a to i ve dnech bez schůzek, pomocí funkce ClickUp Granular Notifications.
Sledování úspěšnosti implementace
Stejně jako u jakékoli jiné praxe nebo úkolu je třeba sledovat úspěšnost politiky dnů bez schůzek. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je shromáždit zpětnou vazbu od vašeho týmu. Nejúčinnějším způsobem, jak získat zpětnou vazbu, je rozeslat formulář mezi členy týmu.
Pomocí ClickUp Forms můžete vytvářet snadno přizpůsobitelné formuláře. ClickUp vám umožňuje zaznamenávat odpovědi a převádět je na sledovatelné úkoly pro rychlou akci. Tímto způsobem lze návrhy členů vašeho týmu efektivně zaznamenávat a spravovat.
Kromě zpětné vazby musíte stanovit klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), abyste mohli vyhodnotit dopad této politiky. Zkontrolujte produktivitu, spokojenost zaměstnanců, zapojení, autonomii a dopad na cíle organizace.
A nakonec provádějte pravidelné kontroly a sbírejte zpětnou vazbu, abyste zajistili, že vaše politika bude i nadále úspěšná. Identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit, a podle potřeby politiku upravujte.
Dny bez schůzek a práce na dálku
Den bez schůzek je obzvláště prospěšný pro virtuální týmy, kde je únava ze schůzek (nebo únava ze Zoomu, jak se jí lidově říká) skutečně reálná. Den nebo dva bez schůzek mohou zvýšit produktivitu a podpořit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Zavedení dnů bez schůzek u týmů pracujících na dálku probíhá podle stejných kroků. Týmy pracující na dálku však čelí některým specifickým výzvám, které byste měli při zavádění této strategie zohlednit.
Úvahy ohledně časových pásem
Vzdálený tým obvykle sestává ze zaměstnanců pracujících v různých časových pásmech. Koordinujte dny bez schůzek tak, aby vyhovovaly těmto časovým pásmům v rámci týmu, a zajistěte tak, že všichni budou moci těžit z nepřerušované pracovní doby.
Komunikujte efektivně
Vzhledem k tomu, že vzdálené týmy se při své práci silně spoléhají na virtuální schůzky, je důležité dát všem dostatek času na jejich první den bez schůzek. Informujte všechny v dostatečném předstihu a připomínejte jim nadcházející dny bez schůzek prostřednictvím e-mailů, chatových kanálů nebo týmových zpravodajů, aby byli všichni informováni a připraveni. Využijte kanbanové tabule ClickUp pro vzdálené týmy, abyste mohli efektivně řídit projekty a udržovat pořádek.
Pocit izolace
Pracovníci na dálku mají tendenci se cítit více izolovaní, protože nemají možnost osobních interakcí. Proto dejte týmu možnost pořádat virtuální společenské aktivity nebo neformální setkání v dny bez schůzek, abyste udrželi soudržnost týmu a bojovali proti pocitu izolace.
Přetížení komunikací
Týmy pracující na dálku jsou silně závislé na digitální komunikaci, což může vést k přetížení informacemi. Využijte den bez schůzek k podpoře asynchronní komunikace a snížení potřeby neustálé interakce v reálném čase.
Uvědomte si však, že některé úkoly lze dokončit pouze tehdy, když se tým sejde a na schůzce projedná další postup. V dnech bez schůzek umožněte flexibilitu pro naléhavé nebo nezbytné schůzky a zároveň upřednostněte nepřerušovaný pracovní čas.
Využijte ClickUp pro úspěšný den bez schůzek
Dopad dne bez schůzek je nepopiratelný. Může zlepšit duševní zdraví vašich zaměstnanců, zvýšit produktivitu, posílit morálku a umožnit jim soustředit se na práci.
Ve snaze zvýšit produktivitu je však důležité si uvědomit, že existuje mnoho dalších důvodů nízké produktivity. Den bez schůzek může některé z nich vyřešit, ale nemůže vyřešit základní problémy. Před zavedením této politiky je proto třeba provést analýzu příčin, aby bylo možné identifikovat hlavní příčiny.
Využijte triky pro zvýšení produktivity a zlepšete výkonnost svého týmu. Používání komplexního nástroje pro zvýšení produktivity, jako je ClickUp, je spolehlivým způsobem, jak zvýšit produktivitu vašeho týmu. A to nejlepší na tom je, že je zcela zdarma! Zaregistrujte se ještě dnes!
Časté dotazy
1. Které společnosti mají dny bez schůzek?
Společnosti jako Facebook, Atlassian a Google již zavedly dny bez schůzek.
2. Jak se nazývají dny bez schůzek?
Den bez schůzek se také nazývá „den bez schůzek“ nebo „den soustředění“.
3. Jak zavést dny bez schůzek?
Zaveďte dny bez schůzek tak, že v kalendáři vyhradíte určité dny, sdělíte týmu jasné pokyny a očekávání, efektivně využijete komunikační nástroje a budete flexibilní, abyste v případě potřeby mohli vyhovět naléhavým nebo nezbytným schůzkám.