Podle studie Gitnux čelí 84,44 % zaměstnanců v USA častým rozptýlením. Hlavními viníky narušujícími pracovní tok nejsou jen digitální upozornění, ale také špatně vedené schůzky.
Když jsou schůzky neefektivní, nejenže jsou ztrátou času, ale přispívají také k jevu známému jako syndrom zotavení po schůzce (MRS). Tento syndrom může oslabit inovativnost a kreativitu a zvýšit vyhoření a stres zaměstnanců, což má významný dopad na úspěch týmu.
V tomto článku se zabýváme definicí a vědeckými poznatky, které stojí za MRS, představujeme nejlepší strategie a nástroje pro minimalizaci účinků tohoto syndromu a diskutujeme o tom, jak ClickUp mění způsob, jakým váš tým zvládá schůzky.
Pojďme na to.
Co je syndrom zotavení po schůzích?
Syndrom zotavení po schůzích (MRS) nastává, když zaměstnanci po účasti na schůzkách pociťují únavu a pokles produktivity, zejména pokud jsou tyto schůzky neproduktivní, stresující nebo příliš dlouhé.
Téměř dvě třetiny lidí mají potíže najít čas a energii na svou práci kvůli přílišnému množství schůzek. Od změny dynamiky na pracovišti v únoru 2020 se průměrná účast zaměstnanců na týmových schůzkách a hovorech ztrojnásobila. Tento nárůst často ponechává jen málo prostoru pro inovace nebo čas na brainstorming nových obchodních nápadů.
Ať už se jedná o osobní, vzdálené nebo hybridní schůzky, MRS může trvat různě dlouhou dobu v závislosti na jednotlivci a povaze schůzky. Výrazně to brání schopnosti znovu se soustředit na důležité úkoly po schůzce, což má přímý vliv na zapojení zaměstnanců a jejich výkonnost na pracovišti.
Jak ale schůzky ovlivňují naši anatomii? To se dozvíme v další části.
Co se přesně děje v našem mozku během a po těchto vyčerpávajících schůzkách? V další části se zaměříme na anatomické a psychologické účinky schůzek, poskytneme vám vhled do toho, jak vedou k MRS, a poradíme vám, co můžete udělat pro zmírnění těchto dopadů.
Vědecké pozadí syndromu zotavení po schůzích
Schůzky často vyžadují intenzivní soustředění, multitasking a sociální interakce, které silně zapojují prefrontální kůru mozku – oblast odpovědnou za výkonné funkce, jako je plánování a rozhodování.
Přetížení této oblasti může vést ke kognitivní únavě, která se projevuje sníženou koncentrací a zhoršeným kritickým myšlením po skončení schůzky.
Neurologické studie naznačují, že dlouhodobá kognitivní aktivita vede k hromadění adenosinu, neurochemické látky, která podporuje spánek, potlačuje a přispívá k pocitu duševního vyčerpání.
Stresující schůzky aktivují osu hypotalamus-hypofýza-nadledviny (HPA) a uvolňují kortizol a další stresové hormony. To je škodlivé, pokud je tato osa často aktivována událostmi, které neohrožují život, jako jsou schůzky.
Když tedy zaměstnanci tráví čas účastí na po sobě jdoucích schůzkách bez dostatečných přestávek, stresová reakce zůstává chronicky aktivní a vede k dlouhodobým zdravotním dopadům, jako jsou úzkost, deprese a oslabená imunita.
Porozumění těmto fyziologickým a psychologickým reakcím na schůzky poskytuje pádný argument pro strukturování harmonogramů schůzek tak, aby byla zachována duševní pohoda a zvýšena produktivita. Psychologický výzkum zdůrazňuje význam odpočinku po neproduktivních schůzkách, aby se mozek mohl zotavit a obnovit své kognitivní zdroje.
Rozdíl mezi syndromem zotavení po schůzkách a únavou ze Zoomu
MRS a únava ze Zoomu popisují stres a vyčerpání spojené s účastí na schůzkách, ale zaměřují se na různé aspekty schůzek.
Syndrom zotavení po schůzkách (MRS): MRS souvisí s kognitivní a emocionální zátěží způsobenou schůzkami, bez ohledu na jejich formát (osobní nebo virtuální). Vzniká v důsledku faktorů, jako je neproduktivní obsah, špatně řízené interakce a celkový dopad schůzek na pracovní den jednotlivce.
Zoom únava: Tento termín výslovně popisuje únavu spojenou s intenzivním používáním digitálních komunikačních platforem, jako jsou Zoom, Microsoft Teams a Google Meet. Vychází z jedinečných výzev, které přinášejí virtuální interakce, včetně:
- Namáhání očí způsobené dlouhodobým sledováním obrazovky bez přestávek
- Sociální přetížení způsobené tlakem zůstat zapojený a viditelný během videohovorů
- Fyzické nepohodlí způsobené sezením v jedné poloze nebo používáním ergonomicky nevhodného uspořádání
- Duševní vyčerpání v důsledku zpracování neverbálních signálů a udržování virtuální přítomnosti na schůzkách v kanceláři
Souvislost mezi MRS a únavou ze Zoomu
Ačkoli se jedná o odlišné jevy, únava ze Zoomu může MRS zhoršovat, protože duševní a fyzická zátěž virtuálních schůzek prodlužuje dobu potřebnou k zotavení po schůzkách.
V zásadě platí, že únava z neustálého virtuálního zapojení zvyšuje závažnost příznaků MRS, což má komplexní dopad na celkovou pohodu a produktivitu.
Role multitaskingu a syndromu vyhoření
Po dlouhou dobu bylo zvládání mnoha úkolů najednou považováno za dovednost, kterou je vhodné uvést v životopise. V jistém smyslu platilo, že čím více úkolů jste dokázali snadno zvládnout, tím efektivnější a schopnější jste v práci působili.
Novější výzkumy však ukazují, že když se snažíme o multitasking, zapojujeme se do „přepínání mezi úkoly “ – exekutivní funkce, při které nevědomě přesouváme svou pozornost z jedné práce na druhou.
Při skládání prádla a sledování televize to možná není tak zřejmé ani tak výrazné. Ale když je v sázce hodně, přecházení mezi úkoly vede ke kognitivní únavě, což způsobuje, že jsme během dne více vyčerpaní a méně produktivní.
A schůzky ztěžují přepínání mezi úkoly. Za normálních okolností může přepínání mezi úkoly trvat 15 minut, než se vrátíte na původní úroveň koncentrace.
Ale co návrat do práce po schůzce, která vás psychicky a emocionálně vyčerpala? I když se vám podaří přepnout a rychle se pustit do práce, může to trvat mnohem déle – 45 minut nebo i více. Rychlost zotavení je u každého jiná.
Být „mezi schůzkami týmu nebo klientů “ zní efektně, ale může to vést ke snížení efektivity během pracovní doby.
Věděli jste, že 70 % všech schůzek brání zaměstnancům v práci a dokončování úkolů?
Ale vyčerpání nekončí ani po návratu do práce po zbytečné schůzce, což nás přivádí k dalšímu bodu.
Dopady na produktivitu: Jak se dlouhodobá únava z jednání promítá do práce
Dlouhotrvající únava je více než jen dočasný pokles energie – je to stav, který dlouhodobě brání efektivnímu a účinnému plnění úkolů.
Podle Centra pro kontrolu a prevenci nemocí (CDC ) má únava negativní vliv na kognitivní funkce, včetně snížení pozornosti nebo koncentrace, zpomalení reakčních časů, omezení krátkodobé paměti a zhoršení úsudku.
Na pracovišti únava následně přispívá k MRS, protože zaměstnanci potřebují čas, aby se zotavili z vyčerpávajících účinků neproduktivní schůzky.
Zaměstnanci tráví přibližně 23 hodin týdně na schůzkách, což zvyšuje pravděpodobnost, že onemocní a budou chybět v práci. Tento cyklus únavy a zotavování negativně ovlivňuje kulturu neefektivity a podnikům způsobuje odhadované roční náklady ve výši 37 miliard dolarů v důsledku neproduktivních schůzek.
Je snížení počtu schůzek řešením tohoto problému? Ano. Zpráva HBR zjistila, že produktivita stoupá až o 71 %, když se počet schůzek sníží o 40 %.
Při hledání řešení je důležité rozpoznat příznaky, které naznačují, že schůzka může být kontraproduktivní. Včasné řešení těchto příznaků může zabránit nástupu únavy a zachovat produktivitu na pracovišti.
Běžné příznaky špatné schůzky: Jak předcházet syndromu zotavení po schůzce
Schůzky jsou koncipovány jako praktická setkání, ale bez jasných cílů a záměrů se mohou stát zabijáky produktivity. Mohou být také frustrující, vyčerpávající a ztrátou času, která účastníky psychicky unavuje.
Rozpoznání příznaků špatných schůzek vám pomůže podniknout nezbytné kroky k tomu, abyste se vyhnuli MRS.
1. Chybějící program schůzky
Schůzky bez programu jsou receptem na katastrofu.
Předpokládejme, že jste pozváni na schůzku a nedostali jste program. V takovém případě jsou organizátoři schůzky pravděpodobně nepřipraveni, nemají jasno v důvodu schůzky nebo neví, jakých výsledků chtějí dosáhnout.
Řešení: Pokud jste účastníkem, požádejte o program schůzky. Pokud schůzku organizujete, uveďte její účel a důvod, proč jsou pozváni určití účastníci.
K přípravě před schůzkou použijte libovolnou šablonu pro individuální schůzky. Připravte si krátký seznam úkolů a určete, kdo bude vést jednotlivé části schůzky a kdo co připraví.
Šablona ClickUp Agenda je přizpůsobitelný dokument, který vám umožňuje vytvářet úkoly pro každou akci, definovat role účastníků a stanovit časový harmonogram.
Pomocí šablony můžete spolupracovat se zainteresovanými stranami na brainstormingu a finalizaci bodů programu – vše na jednom centrálním místě.
Jasně definovaný program informuje účastníky o typu očekávané interakce. To je nutí připravit se na schůzku, ať už se jedná o konkrétní výzkum, získání aktuálních informací od dodavatele nebo brainstorming pro nový projekt, a sebevědomě přispívat.
2. Schůzky začínající s zpožděním
Pokud schůzku vedete, jste zodpovědní za nastavení profesionálního tónu jednání a pozdní začátek může být frustrující pro lidi, kteří dorazili včas.
Výzkumy ukazují, že když se vedoucí pracovník dostaví na schůzku s 5–10minutovým zpožděním, spokojenost, efektivita a produktivita schůzky dramaticky klesají.
Každý, kdo se účastní schůzky, si vědomě vyhradí čas ve svém rozvrhu, proto musíte respektovat drahocenný čas ostatních a být přesní.
3. Schůzky, které se prodlužují
I ten nejzapálenější účastník bude mít potíže se soustředěním, pokud se rozhovor bude nekonečně vlekl. Abyste snížili fyzickou a duševní únavu spojenou s dlouhými schůzkami, dodržujte přísně program a nezdržujte se.
Řešení: Stanovte čas zahájení a ukončení pro každou akci a omezte čas, po který může každý mluvit. Pokud například chcete s třemi vedoucími manažery projednat čtyři hlavní body týkající se vývoje týmu a každému bodu přidělíte pět minut, schůzka by neměla trvat déle než 60 minut.
Při rozhodování o délce schůzky zvažte složitost diskutovaných bodů, počet účastníků a formát schůzky.
4. Nízká účast mezi účastníky
Jasným znakem neproduktivní schůzky je, když se účastníci uchylují k multitaskingu – pracují na jiných úkolech, opakovaně kontrolují své telefony, jsou nepřítomní nebo během schůzky mlčí. K tomu dochází, když:
- Problém A: Diskusi dominuje několik, obvykle zkušenějších, zaměstnanců.
- Problém B: Rozhovory se odklánějí od hlavního programu
- Problém C: Akční body nejsou relevantní pro všechny
Zatímco problémy B a C lze minimalizovat pomocí strukturovaného programu, problém A lze vyřešit konkrétními kroky.
Je přirozené, že někteří lidé na schůzkách mluví více než ostatní, ale to neznamená, že nemůžete zapojit i tišší účastníky.
Řešení: Zapojte do schůzek i tišší účastníky. Zeptejte se jich, zda mají k danému tématu něco dodat. Všichni účastníci musí mít možnost sdílet své myšlenky bezpečným a strukturovaným způsobem. Pokud zjistíte, že koncentrace všech účastníků slábne, nakreslete něco na tabuli a vyzvěte je, aby hádali, co to je. Takové nápady pro týmové schůzky pomáhají účastníkům znovu se soustředit.
Kromě toho mohou být vizuální pomůcky, jako jsou tabule ClickUp, prezentace nebo videa, užitečné při objasňování složitých bodů. Můžete nakreslit diagramy, zapsat klíčové body nebo naplánovat strategie, což pomáhá vizuálnímu učení.
5. Nejasné další kroky
Pokud se zúčastníte schůzky a odcházíte s nejistotou ohledně dalších kroků a toho, co od vás ostatní očekávají, považujte schůzku za neúspěšnou. Pokud se nejednalo o čistě informační schůzku, měla by být uzavřena.
Před závěrem stručně zrekapitulujte hlavní body jednání a přijatá rozhodnutí. Zápis z jednání (MoM) poskytuje jasný záznam o tom, co se na jednání odehrálo, pomáhá zajistit odpovědnost účastníků a usnadňuje hladké provádění rozhodnutí.
Řešení: Můžete použít software pro zápisy z jednání, abyste si mohli pořizovat poznámky na cestách a vkládat webové stránky, tabulky, videa a další média na jednu platformu, kde je budete mít po jednání k dispozici.
Pokud chcete automatizovat shrnování klíčových bodů a další postup, ClickUp Brain to za vás udělá. Extrahujte podstatné informace a prezentujte je stručně – například ve formě kontrolního seznamu, kde můžete jednotlivé body odškrtávat po jejich projednání s účastníky.
Pomocí ClickUp Meetings můžete zdůraznit klíčové body a převést je na sledovatelné úkoly. Přiřaďte odpovědnosti zúčastněným stranám a termíny, abyste zajistili, že budou zaznamenány všechny podrobnosti a lidé se pustí do práce bez zmatků.
6. Opakující se načasování a místo
Je lidskou přirozeností držet se stejné místnosti, stejného času a stejného obecného uspořádání schůzek. Ale tyto rutiny mohou lidi začít nudit, což zase ovlivňuje produktivitu. Chcete-li zachovat energii a nadšení zaměstnanců, zavedete do schůzek rozmanitost. Například:
- Schůzky pořádat ráno místo odpoledne
- Přesuňte se na jiné místo (nebo do konferenční místnosti)
- Vyzkoušejte netradiční časové bloky (například 50 minut místo jedné hodiny)
- Změňte uspořádání sedadel tak, aby každý seděl vedle a naproti jiným kolegům.
Pokud se jedná o pravidelné osobní schůzky 2–3 členů vašeho týmu, navrhněte schůzku za chůze. U větších skupin zkuste schůzky ve stoje, pokud netrvají déle než 20 minut, protože se ukázalo, že to zvyšuje efektivitu schůzek a spokojenost účastníků.
Zobrazení kalendáře ClickUp pomáhá vizualizovat rozvrhy zaměstnanců a rychle identifikovat nejméně vytížené termíny a časy, které vyhovují všem.
Díky integračním schopnostem ClickUp se navíc může synchronizovat s jinými kalendářovými službami, což zajišťuje, že všichni účastníci jsou informováni o schůzce a mohou si vytvořit mentální prostor pro účast na ní.
Tím se také sníží čas a energie vynaložené na komunikaci související s plánováním mnoha schůzek.
Nutnost norem při schůzkách: klíčové body, které je třeba mít na paměti
Stanovte určitá základní pravidla, která pozitivně ovlivní chování zaměstnanců a dále sníží pravděpodobnost výskytu MRS:
- Minimalizujte rušivé vlivy: Požádejte všechny účastníky, aby odložili své telefony a notebooky až do konce schůzky; tím se sníží pokušení účastníků procházet internet nebo odpovídat na textové zprávy či pracovní e-maily.
- Řízení hluku ve virtuálních schůzkách: Pokud se jedná o virtuální schůzku, nařiďte účastníkům, aby si při mlčení vypnuli mikrofony, aby se minimalizoval hluk v pozadí a zabránilo se rušení.
- Naplánujte přestávky: Pokud bude schůzka trvat déle než dvě hodiny, dejte účastníkům jasně stanovenou přestávku s pevným začátkem a koncem, aby mohli zůstat dlouho soustředění a zabránili kognitivní únavě.
- Podporujte respektující komunikaci: Udržujte respektující tón, aktivně naslouchejte a nepřerušujte ostatní, když mluví; pokud je účastníků příliš mnoho, zvedněte ruku, abyste dostali příležitost promluvit.
- Rozhodování: Ať už se rozhodnutí přijímají konsensem, většinovým hlasováním nebo určenou osobou, snažte se o metodu „GETGO“ (Good Enough To Go), která se zaměřuje na finalizaci rozhodnutí, která nemusí být dokonalá, ale jsou dobrá k realizaci.
- Empatie: Buďte ochotni podpořit rozhodnutí, i když s ním zpočátku nesouhlasíte; vysvětlete svůj nesouhlas pomocí příkladu nebo faktů, abyste lépe vysvětlili svůj postoj a nenechali prostor pro konflikt.
Zpětná vazba a hodnocení pro neustálé zlepšování
Žádáním o zpětnou vazbu získáte přehled o tom, které aspekty schůzky byly zajímavé a které naopak vyčerpávající. Tyto informace vám umožní zefektivnit program a zaměření schůzek, odstranit z harmonogramu zbytečné schůzky a vyhradit čas pouze na projednání důležitých záležitostí.
Na konci každé schůzky věnujte několik minut dotazování účastníků na jejich názor na to, jak efektivní byla diskuse a co by se dalo zlepšit.
Pokud si nejsou jisti, zda mají mluvit ve skupině, použijte anonymní digitální průzkumy prostřednictvím formulářů ClickUp Forms, abyste podpořili upřímnou zpětnou vazbu.
Pro virtuální schůzky použijte ClickUp Clip k nahrávání obrazovky a sdílení videa (známého také jako Clip) se všemi účastníky. Kdekoliv na Clipu můžete zanechat komentáře a diskutovat o sdíleném obsahu.
Všichni mohou zkontrolovat obsah schůzky a spolupracovat na něm, přičemž video může také poukázat na oblasti, které je třeba zlepšit.
Může se například stát, že jedna osoba mluvila neobvykle dlouho nebo že někteří účastníci mluvili přes sebe, což způsobilo nesoulad během diskuse. Můžete podniknout kroky k nápravě těchto problémů v budoucích schůzkách.
Kromě toho mohou nástroje umělé inteligence pro schůzky, jako je ClickUp Brain, přepsat každý klip, včetně časových značek a úryvků pro referenci.
Nakonec reagujte na získanou zpětnou vazbu tím, že ji prodiskutujete na následných schůzkách a provedete nezbytné změny – účastníkům tak dáte najevo, že jejich připomínky jsou ceněny a jsou na ně reagováno.
Přechod od stresu k plynulosti: Lepší schůzky
Schůzky nemusí ve vašich zaměstnancích vyvolávat pocit strachu.
Pokud jsou schůzky vedeny efektivně, mohou účastníkům zanechat pocit smysluplnosti a zapojení, čímž se minimalizuje potřeba dlouhé doby zotavení.
Určete konkrétní časy nebo dny jako bez schůzek, aby měli nepřerušovaný čas na soustředěnou práci, maximalizovali své kognitivní schopnosti, dosáhli lepší kvality práce za kratší dobu a dosáhli většího pocitu úspěchu.
Existuje mnoho způsobů, jak se vyhnout zbytečným schůzkám, a ClickUp je praktickou volbou. Nabízí několik užitečných funkcí, jako je zobrazení kalendáře, tabule, ClickUp Brain a ClickUp Meetings, které týmům umožňují spolupracovat na nápadech pro projekty, definovat úkoly a termíny a vytvářet, importovat a přizpůsobovat zprávy, které pomáhají při analýze projektů.
Ať už pracujete na dálku, osobně nebo v hybridním prostředí, ClickUp propojuje týmy, oddělení a lidi napříč geografickými oblastmi, aby mohli dosáhnout požadovaných obchodních cílů.
Pokud chcete využít jeho výhod, zaregistrujte se zdarma na ClickUp.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jak se zotavit ze špatné schůzky?
Dejte si čas na odpočinek, abyste se zotavili z nepříjemné nebo frustrující schůzky. Může to být pár minut meditace, krátká procházka venku nebo prostě jen odchod z pracoviště, abyste se zresetovali.
Zamyslete se nad tím, co bylo na schůzce špatné. Byla neorganizovaná? Došlo k nevyřešeným konfliktům? Jsou výsledky nejasné?
Porozumění těmto faktorům vám pomůže jasně převést vaše myšlenky do praxe a napravit problém, což povede k úspěšnému jednání.
2. Jak můžete zvýšit produktivitu schůzek?
Před schůzkou rozdejte program, který obsahuje přehled témat k projednání a cílů, kterých má být dosaženo. To pomůže účastníkům se připravit a udržet schůzku zaměřenou na dané téma. Začněte včas, udržujte diskusi na daném tématu a skončete podle plánu. Zajistěte, aby byly vyslechnuty všechny názory. Každou schůzku zakončete konkrétními výsledky a rozdělením odpovědností.