Jak profesionálně ukončit e-mail (+ příklady)

Zatímco se soustředíme na vytvoření dokonalého e-mailu, často přehlížíme jeden zásadní aspekt: uzavření.

Způsob, jakým ukončíte svou zprávu, je stejně důležitý jako samotný obsah. Profesionální zakončení e-mailu může nastavit správný tón, podnítit odpovědi a zanechat u příjemce pozitivní dojem.

Podívejme se na několik jednoduchých tipů a příkladů, které vám pomohou zakončit e-maily jako profesionál!

Co je to závěrečná fráze v e-mailu?

V závislosti na kontextu vaší komunikace může dobře zvolené zakončení vyjádřit respekt, vřelost nebo profesionalitu.

Například v profesionálním e-mailu můžete zakončit frází „S pozdravem“ následovanou svým jménem, což vyvažuje formálnost a přístupnost.

Přátelské „Na zdraví“ nebo „Brzy se ozvu“ může být vhodnější zakončení pro neformálnější e-maily, které nastaví uvolněný tón pro budoucí komunikaci.

Co by měl každý závěr e-mailu obsahovat?

Závěr e-mailu by měl obsahovat některé prvky, které zajistí efektivní komunikaci.

Musíte uvést:

Proč jsou závěry e-mailů důležité

Závěry e-mailů poskytují kontext a komunikační vodítka. Projevují pozornost k detailům a udávají tón pro další konverzaci.

Zatímco hlavní část e-mailu je nejdůležitější, závěr pomáhá vše spojit dohromady a vytvořit dojem. Pomáhá čtenáři vytvořit si představu o vás a vaší zprávě.

Zde je několik dalších důvodů, proč je zakončení e-mailu důležité:

1. Pomáhá vytvořit trvalý dojem

Způsob, jakým e-mail zakončíte, udává tón pro budoucí komunikaci. Měl by odpovídat kontextu celého e-mailu a vašemu vztahu s příjemcem. Správné zakončení e-mailu zanechá na příjemci pozitivní a trvalý dojem.

Například zakončení e-mailu frází „Těším se na Vaši odpověď!“ dává příjemci pocit, že je pro Vás důležitý, a podněcuje ho k rychlé odpovědi.

2. Posiluje tón a záměr

Vaše závěrečné fráze podtrhují záměr vaší zprávy a objasňují požadované další kroky.

Například zakončení „Prosím, co nejdříve si prohlédněte přiložený soubor“ naznačuje naléhavost a požadovanou akci ze strany příjemce.

3. Dopady na KPI e-mailového marketingu

Závěr vašeho e-mailu má přímý vliv na základní KPI e-mailového marketingu, jako jsou míra otevření, míra prokliku a míra konverze.

Dobře formulovaná závěrečná fráze v e-mailu posiluje vaše sdělení a motivuje příjemce k požadované akci.

Příklady profesionálních zakončení e-mailů

Výběr správných slov pro zakončení profesionálních e-mailů je velmi důležitý, protože odráží profesionalitu a ovlivňuje vnímání příjemce.

Níže uvádíme příklady vhodných profesionálních zakončení e-mailů, které můžete použít v různých obchodních situacích:

1. Formální zakončení (pro obchodní nebo první kontakty)

Když poprvé kontaktujete někoho v rámci své profese nebo posíláte profesionální e-mail, musíte správně zakončit, abyste si s danou osobou vybudovali dobrý vztah. To platí bez ohledu na to, zda posíláte e-mail klientovi nebo nadřízenému kolegovi.

Nástroje jako ClickUp Brain jsou obzvláště užitečné při vytváření těchto důležitých prvků e-mailů. Pomocí umělé inteligence pomáhá ClickUp Brain generovat kontextově vhodné a propracované závěry e-mailů, které zvyšují profesionalitu vaší komunikace.

Zajistí také, že váš e-mail bude odrážet vhodný tón a formálnost pro první interakce.

Příklad č. 1: S pozdravem

„S pozdravem“ se běžně používá jako zdvořilé a profesionální zakončení e-mailu novým i známým kontaktům. Vyvažuje vřelost a profesionalitu, aniž by bylo příliš formální.

Zde je návod, jak vám ClickUp Brain pomůže vytvořit e-mail s podobným zakončením.

ClickUp Docs navíc pomáhá ukládat a spravovat šablony pro profesionální zakončení e-mailů, zefektivňuje váš pracovní postup a udržuje konzistentnost komunikace. Můžete přímo použít AI k generování e-mailů uvnitř dokumentů.

Vše, co musíte udělat, je:

Příklad č. 2: S pozdravem

„S pozdravem“ se tradičně používá k zakončení formální komunikace. Je ideální pro první kontakt nebo důležitou obchodní korespondenci, protože vyjadřuje respekt a přímý, upřímný přístup.

Příklad č. 3: S pozdravem

„S pozdravem“ je vřelé, ale profesionální zakončení vhodné pro počáteční i pokračující obchodní jednání. Vyjadřuje přátelský tón a zároveň zachovává určitou formálnost.

2. Polooficiální zakončení (pro kolegy nebo pokračující konverzace)

Ne všechny e-maily jsou formální, a to ani v profesionálním prostředí. Poliformální přístup se skvěle hodí v rámci probíhající e-mailové konverzace nebo při e-mailové komunikaci s kolegy z celé společnosti. Odstraňuje strojenost z konverzace, vnáší do ní familiárnost a zachovává vážnost situace.

Příklad č. 1: Děkuji

„Děkuji“ se nejlépe používá k vyjádření vděčnosti stručně. Je ideální pro poděkování kolegovi za pomoc nebo odpověď v rámci probíhající konverzace.

Příklad č. 2: Nejlepší

„Best“ je jedním z nejuniverzálnějších a neformálních zakončení e-mailů. Je ideální pro běžné e-maily , ve kterých chcete zachovat profesionální, ale uvolněný tón při komunikaci se známými kolegy.

Příklad 3: Mějte se

„Take care“ dodává vaší korespondenci osobní nádech. Tento závěr je skvělý pro ukončení konverzace v přátelském duchu, zejména pokud jste si s příjemcem vybudovali přátelský vztah.

3. Neformální zakončení (pro známé kolegy nebo členy týmu)

Při e-mailové komunikaci s někým, s kým máte blízký pracovní vztah, je nejlepší zvolit neformální zakončení, které posílí důvěru a udrží příjemný vztah.

Příklad 1: Na zdraví

„Cheers“ je optimistické a přátelské zakončení, ideální pro e-maily kolegům, s nimiž máte příjemný vztah. Toto zakončení dodává konverzaci nádech neformálnosti a vřelosti.

Příklad 2: Brzy se ozvu

„Talk soon“ (brzy se ozvu) naznačuje pokračující konverzaci a očekávání budoucích interakcí. Je ideální pro e-maily s kolegy, se kterými často komunikujete, a vyjadřuje slib pokračování dialogu. Přidejte jej do e-mailů automaticky přeposílaných, když nejste k dispozici.

Příklad 3: Všechno nejlepší

„Vše nejlepší“ je upřímné a pozitivní zakončení, které je vhodné pro ukončení komunikace povzbuzujícím tónem. Toto zakončení e-mailu je obzvláště vhodné pro vyjádření podpory nebo přání všeho nejlepšího pro úsilí vašeho kolegy.

Osvědčené postupy pro profesionální zakončení e-mailu

Při zakončování e-mailu je důležité zvolit vhodný závěr, který odráží tón vašeho e-mailu a respektuje váš vztah s příjemcem. Tím zajistíte, že váš e-mail bude komunikovat efektivně a zanechá pozitivní dojem.

1. Jasnost je vaším nejlepším přítelem

Buďte struční ve svých závěrečných prohlášeních. Závěr e-mailu by měl zůstat v hlavní části e-mailu. Měl by signalizovat konec konverzace a obsahovat pouze nezbytné informace.

2. Uvědomte si, že kontext je vše

Při výběru závěru e-mailu je důležité zohlednit kontext vaší zprávy.

Například formální obchodní e-mail může vyžadovat profesionálnější zakončení, jako je „S pozdravem“ nebo „S úctou“. Neformální interní zpráva může být zakončena přátelštějším způsobem, například „Díky“ nebo „Měj se“.

Závěr vždy přizpůsobte tónu a formálnosti situace. Správný závěr posiluje kontext a vztah k příjemci.

Nástroje pro správu e-mailů tento proces zjednodušují tím, že vám pomáhají organizovat a spravovat vaši komunikaci podle kontextu a priority. Zajišťují, že každý e-mail je vhodně přizpůsoben a načasován.

Celý svůj ekosystém správy e-mailů můžete vybudovat na jedné platformě, jako je ClickUp.

Podívejme se na některé konkrétní funkce, které ClickUp nabízí:

I. Využijte ClickUp Brain pro přizpůsobené zakončení e-mailů

Zatímco se každý den vyvíjí řada placených i bezplatných nástrojů pro psaní s využitím umělé inteligence, klíčem k psaní s využitím umělé inteligence je kontext. ClickUp Brain zná kontext vaší společnosti, styl psaní a další informace.

S ClickUp Brain:

II. Optimalizujte pracovní postupy pomocí ClickUp Docs

ClickUp Docs zjednodušuje proces psaní a přizpůsobování závěrů e-mailů tak, aby vyhovovaly různým kontextům. Díky intuitivnímu rozhraní můžete vytvářet profesionální šablony pro formální, poliformální i neformální komunikaci.

Tím zajistíte, že zakončení vašich e-mailů bude ladit s tónem vaší zprávy a zvýší celkovou efektivitu vaší komunikace. ClickUp Docs vám v konečném důsledku pomůže udržet konzistentnost a profesionalitu v každém e-mailu, který odešlete.

S ClickUp Docs:

III. Zvyšte efektivitu svých e-mailů pomocí automatizace

Funkce automatizace e-mailů ClickUp dokáže automatizovat rutinní e-mailové odpovědi nebo následné kroky na základě konkrétních spouštěčů, jako je dokončení úkolu nebo milníky projektu. To zvyšuje efektivitu komunikace a pomáhá udržovat včasné interakce bez ručního zásahu, což je ideální pro správu velkého množství e-mailů v projektovém prostředí.

IV. Zajistěte, aby vaše e-maily byly profesionální a v souladu s image vaší značky, pomocí různých šablon.

ClickUp nabízí řadu šablon navržených tak, aby zefektivnily a vylepšily e-mailovou komunikaci a zajistily konzistentnost a soulad se značkou. Podívejme se na některé šablony určené speciálně pro e-maily:

ClickUp Email Project Management integruje vaše e-maily přímo do vašeho pracovního prostoru pro správu projektů. To vám umožňuje převádět e-maily na úkoly, přiřazovat je členům týmu a sledovat jejich průběh v rámci ClickUp.

Poskytuje účinný způsob, jak zajistit, že žádný e-mail neunikne a že každá komunikace je zohledněna v časovém harmonogramu vašeho projektu.

Kromě toho vám špičkové nástroje ClickUp pomohou automatizovat a personalizovat vaše e-maily pro networking a zajistí, že vaše polooficiální a neformální e-mailové závěry budou vždy trefné.

Časté chyby, kterých se při zakončování e-mailu vyvarujte

Kromě toho, co byste měli při zakončování e-mailů dělat, existují i věci, které byste dělat neměli. Abyste zajistili efektivní zakončení e-mailu, je důležité mít na paměti kontext a nevynechávat ani neignorovat zakončení e-mailu.

1. Znáte kontext

Kontext je v jakékoli formě komunikace, zejména v e-mailech, velmi důležitý. Při psaní závěrečné věty dbejte na úroveň formálnosti e-mailu. Abyste zachovali profesionální tón, vyhněte se používání neformálních frází jako „Měj se“ nebo „Brzy se ozvu“.

2. Nenechávejte je v nejistotě

Bez závěrečné fráze může váš e-mail působit stroze. To se může stát, pokud se váš podpis nepřipojí automaticky.

Aby se tomu zabránilo, je třeba vše dvakrát zkontrolovat. I v neformálních e-mailech stačí k hezkému zakončení něco tak jednoduchého jako „S pozdravem“ nebo „Brzy se ozvu“.

Kdy použít výzvu k akci v závěru e-mailu

Pokud potřebujete od příjemce odpověď, dejte to jasně najevo pomocí výzvy k akci (CTA). To mu pomůže orientovat se v dalších krocích. E-mail zakončete zdvořilou žádostí nebo návrhem, abyste vyvolali odpověď.

Například:

Zahrnutí jasné výzvy k akci (CTA) do závěru e-mailu podpoří rychlejší odpovědi, protože příjemce pochopí, co se od něj očekává – ať už jde o domluvení schůzky, zodpovězení otázky nebo poskytnutí zpětné vazby.

Přidejte profesionální podpis do e-mailu

E-mailový podpis je v profesionálním prostředí nezbytností. Měl by obsahovat vaše jméno, pozici, společnost a kontaktní údaje. Pokud máte velmi specifickou pracovní dobu, měla by být v podpisu uvedena.

Příklady profesionálních podpisů:

Tato struktura poskytuje příjemci všechny správné kontextové informace, aby si mohl vytvořit správná očekávání ohledně komunikace.

Pokud jste student, měli byste také uvést podpis, včetně svého univerzitního identifikačního čísla a katedry, abyste se příjemci mohli správně identifikovat.

Závěr (omluvte hříčku😊)

Vhodně načasované, kontextově přiměřené a obecné zakončení e-mailu vylepší vaši zprávu a podpoří váš profesionální image. Posílí tón vašeho sdělení a pomůže vám sdělit váš záměr.

Tento klíčový prvek e-mailové etikety je nepostradatelný pro budování a udržování obchodních vztahů, posilování důvěry a podněcování požadovaných akcí.

ClickUp, jakožto komplexní platforma pro zvýšení produktivity, vám umožňuje posunout e-mailovou komunikaci nad rámec pouhé výměny informací.

Jste připraveni změnit způsob, jakým spravujete úkoly, e-maily a projekty? Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a redefinujte produktivitu, jeden e-mail po druhém.