Žijeme v době, kdy velká část naší komunikace probíhá prostřednictvím digitálních kanálů, zejména e-mailů. I přes vznik mnoha alternativ k e-mailům jsou e-maily základním kamenem profesionální komunikace. Mají schopnost sdělit mnohem více než jen naše záměry; ukazují naši profesionalitu a smysl pro detail.
Ať už posíláte žádost o zaměstnání, koordinujete projekt nebo jednoduše kontaktujete kolegu, způsob, jakým e-mail sepíšete, může mít významný vliv na odpověď, kterou obdržíte. Osvěžením znalostí e-mailové etikety zajistíte, že váš e-mail bude zdvořilý a profesionální a bude dobře přijat.
V tomto průvodci se budeme zabývat 20 základními pravidly pro rychlé psaní profesionálních e-mailů.
Porozumění e-mailové etiketě
E-mailová etiketa je soubor společenských pravidel, která by se měla dodržovat při psaní nebo odpovídání na e-maily. Uvádí, jak komunikovat prostřednictvím e-mailu, aby byla komunikace jasná, stručná a uctivá.
Ptáte se, proč je to důležité, když je e-mail v konečném důsledku jen komunikačním nástrojem? Jedním z důvodů je, že psaná slova nejsou doprovázena neverbálními signály. Absence mimiky a intonace hlasu způsobuje, že lidé velmi snadno špatně pochopí tón zprávy. Pokud se budete řídit těmito pokyny, zajistíte, že vaše komunikace bude zdvořilá a jasná.
Zde je několik dalších důvodů, proč je e-mailová etiketa důležitá:
- První dojem je důležitý: Způsob, jakým píšete e-maily, často slouží jako první dojem, který ostatní mají o vaší profesionalitě a smyslu pro detail.
- Jasnost a efektivita: Správná e-mailová etiketa zajišťuje, že vaše zpráva je jasná, což snižuje pravděpodobnost nedorozumění a nutnost následných e-mailů.
- Profesionalita: Dodržování e-mailové etikety odráží vaši profesionalitu. Ukazuje, že respektujete čas příjemce a rozumíte normám profesionální komunikace.
- Efektivní komunikace: Dobře strukturované, zdvořilé a bezchybné e-maily zvyšují efektivitu vaší komunikace. To je obzvláště důležité v profesionálním prostředí, kde nedorozumění mohou vést k nejasnostem a neefektivitě.
Dodržováním e-mailové etikety můžete budovat trvalé vztahy, jasně sdělovat své záměry a zajistit, aby všichni byli na stejné vlně.
20 tipů a osvědčených postupů pro e-mailovou etiketu
Nyní, když znáte význam e-mailové etikety, pojďme se podívat na 20 nejdůležitějších tipů a osvědčených postupů, které byste měli mít na paměti při psaní e-mailů:
1. Pozdravte jako profesionál
Začátek e-mailu zdvořilým pozdravem navodí profesionální tón a projeví úctu k příjemci. Typ pozdravu by měl odpovídat formálnosti vašeho vztahu s příjemcem a kontextu komunikace.
Použití oslovení „hey there“ vůči klientovi nebo nadřízenému by tedy bylo nevhodné. Stejně tak by oslovení „Dear
Zde je několik neformálních pozdravů, které můžete použít v neformálních e-mailech:
- Ahoj
- Ahoj
- Ahoj,
- Dobrý den
Pro formální komunikaci nebo při prvním psaní někomu můžete použít tyto oslovení:
- Vážený pane
- Dobré ráno/dobré odpoledne/dobrý večer
- Vážený pane
Vyhněte se příliš neformálním oslovení jako „Ahoj!“ nebo neosobním jako „Vážení“. Navíc se vyhněte vynechání oslovení, protože přechod přímo k obsahu může působit nezdvořile nebo hrubě. Chvíle věnovaná správnému oslovení příjemce může mít velký vliv na to, jak bude váš e-mail přijat.
2. Podepište se stylově
Ukončení e-mailu vhodným pozdravem je stejně důležité jako jeho zahájení pozdravem. Správný pozdrav poskytuje jasné zakončení vašeho e-mailu a zanechává konečný dojem profesionality.
Podpisy, které můžete použít v oficiálních e-mailech:
- S pozdravem
- S pozdravem
- Přeji vám hezký den.
- Děkuji
Neformální e-maily lze zakončit například takto:
- Nejlepší
- Na zdraví!
- Díky
- Šťastný
- Brzy se ozvu
- S pozdravem
Po podpisu nezapomeňte uvést své jméno.
Vyhněte se používání pozdravů jako Xoxo (příliš intimní), s úctou nebo s pozdravem (příliš zastaralé) nebo pouhému napsání svého jména (příliš strohé).
Pro profesionální komunikaci také doporučujeme přidat e-mailový podpis, který čtenáři poskytne všechny vaše kontaktní údaje a dodá vašemu e-mailu uhlazenější vzhled.
3. Vytvořte perfektní předmět e-mailu
Představte si, že obdržíte dva e-maily. Předmět prvního e-mailu zní „schůzka“, zatímco druhý má předmět „Projekt X: Schůzka týmu 15. července v 10 hodin“.
Který z nich si pravděpodobně prohlédnete jako první?
První předmět je krátký, vágní a nic neříká o obsahu e-mailu. Druhý předmět je naopak stručný a výstižný a jasně informuje o tom, čeho se e-mail týká.
Jasné a relevantní předměty pomáhají příjemci upřednostnit váš e-mail a zajistit, že vaše zpráva dostane potřebnou pozornost.
Při psaní předmětu e-mailu dbejte na to, aby byl stručný, výstižný a akční. Berte jej jako nadpis svého e-mailu – měl by upoutat pozornost a poskytnout kontext. Vyhněte se používání velkých písmen, nadměrné interpunkce nebo příliš obecných výrazů, které nevyjadřují konkrétní povahu vašeho e-mailu.
4. Buďte jasní, ale vyčerpávající
Ideální e-mail představuje rovnováhu mezi stručností a komplexností. Stručnost znamená jít přímo k věci a vyhnout se zbytečným detailům. Komplexnost naopak zajišťuje, že jsou pokryty všechny podstatné informace.
Například:
- Toto je zdlouhavé: Píšu vám, abych vám oznámil, že jsem dokončil zprávu a je připravena k posouzení. Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další informace, neváhejte mě kontaktovat.
- Stručně řečeno: Zpráva je kompletní a připravená k posouzení. Pokud budete potřebovat další informace, dejte mi prosím vědět.
Při psaní e-mailu používejte krátké odstavce, abyste rozčlenili důležité informace a usnadnili čtení. Vyhněte se dlouhým, nesouvislým větám – nechoďte kolem horké kaše. Ujistěte se však, že poskytujete všechny potřebné podrobnosti a souvislosti, abyste se vyhnuli zbytečnému dohadování.

5. Používejte interpunkci správně
Správná interpunkce zvyšuje čitelnost vašeho e-mailu a usnadňuje jeho pochopení. Pomáhá jasně sdělit vaši zprávu a předchází nesprávným interpretacím.
Používejte interpunkci v přiměřené míře, aniž byste ji nadužívali nebo naopak podceňovali. Někteří lidé například mají tendenci používat mnoho vykřičníků, což může při formální komunikaci působit příliš emotivně.
Zde je několik pravidel, která je třeba mít na paměti:
- Zajistěte, aby každý řádek končil koncovým interpunkčním znaménkem
- Nepoužívejte v e-mailu příliš mnoho otazníků (nebo vykřičníků). Pokud máte mnoho otázek, zkuste některé z nich formulovat jinak.
- Vždy používejte čárku k oddělení položek v seznamu a před spojkou spojující dvě nezávislé věty.
- Přidejte čárku, abyste zdůraznili oslovení
6. Gramatika je klíčová
Gramatika není důležitá, když komunikujete neformálně přes Slack nebo WhatsApp. E-maily však fungují jinak. Je zásadní dodržovat základní gramatická pravidla, jako je shoda podmětu s přísudkem, správné zájmena, správné časy sloves a pády.
Při chatování možná nepřemýšlíme o rozdílu mezi slovy jako „its/it’s“, „loose/lose“, „I/me“, „they’re/their“ atd.
Například napsání „They’re going to review there report“ místo „They’re going to review their report“ vyvolá zmatek. Navíc vám to nepomůže udělat dobrý dojem.
I přes všechna pravidla je samozřejmě přirozené, že se někdy stane chyba. V takovém případě zvažte použití umělé inteligence v e-mailech nebo nástrojů pro psaní e-mailů, abyste mohli psát zprávy bez chyb.
7. Zkontrolujte si e-mail
V návaznosti na výše uvedené: před odesláním e-mailu si jej vždy zkontrolujte. Pomůže vám to odhalit chyby v pravopisu, gramatice a interpunkci, které vám mohly uniknout. Můžete také použít aplikace pro kontrolu gramatiky.
Korektura však není jen o opravování překlepů. Zahrnuje také kontrolu celkového toku a srozumitelnosti vašeho e-mailu. Ujistěte se, že vaše věty jsou dobře strukturované a vaše myšlenky logicky uspořádané. Můžete také zkusit přečíst svůj e-mail nahlas, abyste odhalili příliš dlouhé věty.

8. Zachovejte profesionalitu
Profesionální a zdvořilé e-maily jsou v pracovním prostředí nutností. Váš tón, jazyk a celkový přístup by měly odrážet zdvořilost a ohleduplnost vůči příjemci. Například:
❌„Ahoj, potřebuji tu zprávu co nejdříve. Díky.“ Toto není ani profesionální, ani zdvořilé.
✅„Ahoj Johne, prosím, pošli mi vyplněnou zprávu do konce dne. Děkuji.“ Toto je profesionální, jasné a zdvořilé
Vyhněte se slangu nebo příliš neformálnímu jazyku – ujistěte se, že příjemce nebude vaši komunikaci považovat za matoucí. Uveďte vhodný předmět, pozdrav a rozloučení. Rozdělte obsah do odstavců, aby se lépe četl.
9. Emoji používejte s mírou
Emoji mohou vašim e-mailům dodat osobní nádech a učinit je přátelštějšími. Měly by se však používat vždy s mírou a pouze v příslušných kontextech.
V profesionálním prostředí je nejlepší používat emodži pouze v případě, že dobře znáte příjemce a jste si jisti, že je přijme pozitivně. Pokud máte pochybnosti, je bezpečnější je úplně vynechat.
Pokud plánujete používat emodži, dbejte na to, abyste je používali s mírou. Při výběru emodži se navíc vyhněte jakýmkoli kulturním faux pas. Například některá gesta, která považujeme za normální, mohou být v jiných kulturách vysoce neuctivá.
Zde je příklad e-mailu, ve kterém je použití emodži na konci e-mailu vhodné: „Ahoj Johne, jen se ptám na tu zprávu. Přeji ti hezký den!🙂”
Nadměrné používání emodži není profesionální: „Uvidíme se zítra brzy ráno! 🙂🙂✨✨”
10. Označte přílohy
Pokud do e-mailu vkládáte přílohy, uveďte je v textu a ujistěte se, že jsou správně pojmenovány. To pomůže příjemci pochopit jejich význam. Zvažte přidání jednoduché poznámky „V příloze naleznete zprávu. “
Můžete také přidat podrobnější popis, pokud je to relevantní. Například: „V příloze naleznete zprávu o prodeji za 2. čtvrtletí. Obsahuje nejnovější údaje o prodeji a analýzu výkonnosti. Pokud budete potřebovat další informace, dejte mi vědět. “
11. Počkejte 24 hodin, než se ozvete
Trpělivost je při e-mailové komunikaci ctností. Než odešlete následný e-mail, dejte příjemci alespoň 24 hodin na odpověď. Správná doba pro následný e-mail se samozřejmě liší podle naléhavosti situace a vašeho vztahu.
Navíc, když se ozýváte, buďte zdvořilí a ohleduplní. Můžete uznat, že mohou být zaneprázdněni. Pokud se jedná o naléhavou záležitost, můžete zdvořile zmínit její naléhavost.
Například: „Ahoj Sarah, chtěl bych navázat na svůj předchozí e-mail týkající se našeho setkání. Mohla bys prosím potvrdit svou dostupnost? Do zítřka musíme dokončit plán. Díky!“
💡 Tip pro profesionály: Máte potíže si zapamatovat, kdy a komu máte zaslat odpověď? Nastavte si připomenutí v ClickUp, abyste už nikdy nezapomněli na důležitou zprávu.
12. Odpovídejte včas
Většina z nás má neuvěřitelně nabitý program, což ztěžuje rychlé odpovídání na e-maily. Snažte se však odpovídat na e-maily od svých kolegů do 24 hodin.
Pokud je e-mail od neznámé osoby nebo externího kontaktu a není časově citlivý, můžete s odpovědí počkat několik dní. Pokud je označen jako urgentní, snažte se odpovědět co nejrychleji.
Včasné odpovědi prokazují profesionalitu a respekt vůči odesílateli. Pokud potřebujete více času na vypracování důkladné odpovědi, můžete odesílateli zaslat krátký e-mail s potvrzením, že jeho e-mail byl přijat a bude vyřízen.
E-maily můžete naplánovat pomocí řešení pro správu e-mailů, abyste mohli včas odpovídat. Můžete také vytvořit šablony e-mailů, které urychlí proces odpovídání.
Bonus: Naučte se, jak vytvářet e-mailové šablony v Gmailu s pomocí našeho komplexního průvodce!
13. Používejte CC a BCC vhodným způsobem
Funkce CC (kopie) a BCC (skrytá kopie) používejte uvážlivě a ve vhodných situacích.
Funkci CC byste měli používat k zahrnutí osob, které by měly být informovány o obsahu e-mailu, ale nejsou jeho primárními příjemci. Tím budou všichni informováni, aniž by od nich byla vyžadována nějaká akce.
Na druhou stranu, použijte BCC při odesílání e-mailů velké skupině lidí, kteří by měli být informováni, ale nemusí nutně vidět e-mailové adresy ostatních, například v případě organizačního oznámení nebo když je třeba dbát na ochranu soukromí.
14. Používejte funkci „odpovědět všem“ s rozvahou
Kdo má rád, když má schránku plnou e-mailů, které se ho netýkají? Nikdo!
Pro mnoho z nás znamená snaha o prázdnou doručenou poštu a udržení pořádku v ní odstranění zbytečně zkopírovaných e-mailů.
Proto byste měli funkci „odpovědět všem“ používat uvážlivě a vyhýbat se nepořádku. Než kliknete na „odpovědět všem“, zvažte, zda všichni příjemci potřebují vidět vaši odpověď. Pokud se vaše odpověď týká pouze jedné nebo dvou osob, odpovězte přímo jim.
15. Nastavte si zprávu o nepřítomnosti v kanceláři

Jednou z nejlepších strategií správy e-mailů je nastavení zprávy o nepřítomnosti. Pokud jste pryč a nemůžete odpovídat na e-maily, nastavte automatickou e-mailovou odpověď, která informuje odesílatele o vaší nepřítomnosti a v případě potřeby jim poskytne alternativní kontakty.
Zvažte zahrnutí podrobností, jako jsou:
- Termíny nebo délka vaší nepřítomnosti
- Alternativní kontaktní osoba pro urgentní záležitosti
Nezapomeňte o tom informovat osobu, kterou uvádíte ve své zprávě o nepřítomnosti.
16. Udržujte neutrální nebo pozitivní tón
Najít správný tón v e-mailu může být náročné. Může to však mít významný vliv na to, jak bude vaše zpráva přijata. Používejte tón, který je vhodný pro účel e-mailu a váš vztah s odesílatelem.
Zde je několik věcí, které byste měli mít na paměti:
- Vyhněte se negativním slovům, jako jsou chyby, neúspěch, potíže atd.
- Používejte málo nebo vůbec žádná přídavná jména, včetně slov jako opravdu, velmi, hluboce atd.
- Vyhněte se příliš strohým nebo příliš neformálním zprávám
Pokud máte pochybnosti, řiďte se příkladem příjemce. Pokud píše neformálně a vede nezávaznou konverzaci, udělejte totéž. Pokud je přímý, pište také krátké zprávy.
Pokud se rozhodnete použít k napsání e-mailu umělou inteligenci, použijte takovou, která vám umožní nastavit tón před vytvořením e-mailu.

17. Dvakrát zkontrolujte příjemce
Před odesláním e-mailu vždy zkontrolujte, zda jste zadali správnou adresu příjemce. Odeslání e-mailu nesprávné osobě může vést k nedorozumění nebo porušení důvěrnosti, zejména pokud e-mail obsahuje citlivé informace.
Pokud navíc odpovídáte na e-mail, ujistěte se, že je adresován schránce zamýšleného příjemce, a ne celé skupině.
18. Používejte humor s mírou
Stejně jako tón hlasu může být i humor v e-mailech ošemetnou záležitostí. Bez neverbálních signálů není žádná záruka, že příjemce váš vtip pochopí.
Humor je navíc velmi subjektivní. To, co se vám může zdát vtipné, může být někým jiným špatně pochopeno nebo dokonce považováno za urážlivé.
Proto je lepší jej v profesionální komunikaci nepoužívat, pokud příjemce dobře neznáte a nejste si jisti, že ocení váš humor.
19. Používejte standardní fonty a formátování
Používání výrazných fontů, barev a dodatečného formátování se může jevit jako skvělý způsob, jak váš e-mail odlišit od ostatních, ale může to mít katastrofální výsledky.
Představte si, že dostanete e-mail napsaný fontem Comic Sans a zvýrazněný modrou barvou. Věřili byste, že odesílatel je profesionál? Asi ne.
Proto je vždy lepší držet se standardního fontu a formátování. Nepoužívejte tučné písmo, kurzívu ani různé barvy, aby váš e-mail vynikl. Udržujte jej čistý a konzistentní, aby se lépe četl.
20. Poznejte své publikum
A nakonec, pište pro své čtenáře. Pokud posíláte e-mail svým kolegům, přizpůsobte svůj jazyk podle jejich úrovně znalostí, role a kontextu.
Například při zasílání e-mailu technicky zaměřenému publiku můžete uvést:
„Výkonnostní metriky za druhé čtvrtletí ukazují 15% nárůst dostupnosti serverů díky nedávné modernizaci infrastruktury.“
Pokud však potřebujete sdělit totéž technicky neznalému publiku, bude lepší použít následující formulaci:
„Naše nedávná modernizace infrastruktury zlepšila spolehlivost serverů, což vedlo k menšímu počtu výpadků.“
Porozumění vašemu publiku vám pomůže vytvořit zprávu, která bude pro něj relevantní a srozumitelná.
Zlepšení týmové komunikace pomocí Clickup a e-mailu
Pracujete na více projektech pro různé klienty? Od řešení nesourodých aktualizací projektů po odpovídání různým členům týmu a vyřizování dotazů se vaše doručená pošta může snadno proměnit v chaotický nepořádek a vaše e-mailová etiketa může utrpět.
V tomto případě mohou pomoci nástroje pro správu doručené pošty a e-mailové projektové řízení. Promění vaši doručenou poštu v kolaborativní pracovní prostor, kde můžete snadno spravovat více projektů.
ClickUp je nástroj pro komunikaci a produktivitu e-mailů, který vám pomůže zdokonalit umění správy doručené pošty. Funkce ClickUp pro správu e-mailových projektů vám umožňují vytvářet neomezený počet projektů, sledovat produktivitu týmu a dodržovat e-mailovou etiketu.

Funkce jako více než 50 receptů na automatizaci úkolů, přizpůsobitelné zobrazení, integrace třetích stran, klávesové zkratky, šablony a další činí ClickUp ideálním nástrojem pro správu úkolů v e-mailech.
Max Segal, manažer počítačových a informačních systémů, o ClickUp říká:
Automatické vytváření úkolů z e-mailových adres složek a integrace se Slackem společnosti výrazně zvýšily efektivitu pracovního postupu!
Automatické vytváření úkolů z e-mailových adres složek a integrace se Slackem společnosti výrazně zvýšily efektivitu pracovního postupu!
Zde je návod, jak můžete ClickUp využít pro dosažení stejných výsledků na svém pracovišti:
Integrace s Gmailem a Outlookem

Integrace ClickUp s Gmailem umožňuje automatickou synchronizaci mezi těmito dvěma platformami. E-maily v Gmailu můžete automaticky převést na nové úkoly v ClickUp. Můžete také připojit e-maily k úkolům, nahrát k nim přílohy e-mailů a mnoho dalšího.
Integrace ClickUp s Outlookem vám nabízí podobné funkce, včetně automatického vytváření úkolů z e-mailů.
Odesílejte e-maily přímo z ClickUp
ClickUp vám umožňuje odesílat e-maily a odpovídat na zprávy přímo z platformy. Můžete přidávat přílohy, propojovat e-maily s úkoly, označovat členy svého týmu, aby všichni měli aktuální informace, a dokonce odpovídat na oznámení.
Pomocí ClickUp Tasks můžete také propojit přijaté e-maily s pracovními položkami a nastavit automatizaci e-mailů pro drip kampaně nebo newslettery.
Rozšíření pro Chrome vám umožňuje vytvářet úkoly z e-mailů a dokonce k úkolům připojovat e-maily.
Přidat komentáře
ClickUp vám umožňuje odesílat a odpovídat na komentáře k úkolům přímo z vaší doručené pošty. Můžete přidávat přílohy a zajistit, aby všechny konverzace související s konkrétním úkolem byly na jednom místě.
Šablony
ClickUp nabízí širokou škálu předem připravených šablon, které usnadňují správu e-mailů. Šablona ClickUp pro e-mailový marketing vám umožňuje plánovat kampaně, naplánovat zprávy, sledovat metriky úspěchu, automatizovat e-maily pomocí spouštěčů a odesílat cílené e-maily, kdykoli je to nutné.
Psaní a úprava e-mailů
ClickUp Brain je výkonný asistent s umělou inteligencí, který vám umožní psát e-maily okamžitě. Můžete jej použít k psaní obsahu specifického pro danou roli, nastavení profesionálního tónu, přidání hlavních bodů a stanovení programu. Můžete také použít AI Writer od ClickUp Brain ke zlepšení svého psaní, opravě pravopisu nebo gramatiky, prodloužení nebo zkrácení textu nebo jeho zjednodušení.
Zvládněte e-mailovou etiketu pro profesní úspěch s ClickUp
Zvládnutí e-mailové etikety je nezbytné pro vytváření jasné, uctivé a efektivní komunikace. Od korektury vaší zprávy po nastavení uctivého tónu, e-mailová etiketa hraje klíčovou roli v tom, jak jsou vaše e-maily vnímány a jak na ně lidé reagují.
Využití nástrojů, jako je ClickUp, může zefektivnit správu e-mailů a zajistit, že budete organizovaní, dodržíte termíny a budete komunikovat jasně a přesně. Od vytváření šablon a automatizace následných kroků až po korekturu e-mailů a vytváření úkolů z nich – ClickUp vám umožní toto vše a ještě mnohem více.
Objevte všechny možnosti ClickUp sami s vlastním bezplatným účtem. Zaregistrujte se ještě dnes!


