Pracujete na důležité prezentaci pro klienta a potřebujete vysoce kvalitní obrázky svých produktů, aby vaše prezentace zazářila.
Ale vaše složka s obrázky je plná náhodných digitálních souborů bez popisků, kategorií nebo značek. 😞
Právě v takových případech potřebujete pracovní postup pro správu digitálních aktiv (DAM). Poskytuje jasný a strukturovaný proces pro efektivní nahrávání, organizování a přístup k digitálním aktivům.
V tomto blogovém příspěvku se budeme zabývat tím, co je to pracovní postup správy digitálních aktiv a jak jej vytvořit pro vaši organizaci. Pojďme na to!
Co je to pracovní postup správy digitálních aktiv?
Pracovní postup správy digitálních aktiv je posloupnost kroků, které provázejí aktivum během jeho životního cyklu – od jeho vzniku až po dokončení. Zahrnuje činnosti související se správou aktiv, jako je tvorba, kategorizace, organizace, kontrola, schvalování, ukládání, vyhledávání a distribuce.
Pracovní postupy správy digitálních aktiv si představte jako seznam úkolů pro správu digitálních aktiv. Nastiňují strukturu pro úspěšné dokončení vašich projektů. Zde je příklad:
Řekněme, že váš marketingový tým potřebuje grafiku pro novou kampaň. Takto může vypadat jejich pracovní postup správy digitálních aktiv👇
- Tvorba aktiv: Grafici vytvářejí obrázky pro produktovou kampaň.
- Nahrávání: Tým nahraje surové soubory do systému správy digitálních aktiv.
- Vytváření metadat: Tým přidává relevantní obrazové tagy a popisy, jako jsou názvy produktů a kampaní a použití (sociální média, tisk atd.).
- Organizace: Aktiva jsou tříděna podle předem definovaných kritérií – kampaně, produktové řady nebo typu obsahu.
- Schválení: Marketingový tým zkontroluje obsah, upraví a schválí návrh.
- Distribuce: Tým designérů sdílí finální soubory s marketingovým týmem.
- Archivace: Po skončení kampaně jsou obrázky odstraněny z aktivního vyhledávání a archivovány do marketingové databáze společnosti.
Jaký je účel pracovního postupu DAM?
Pracovní postupy DAM usnadňují správu digitálních aktiv.
Definují jasné odpovědnosti a časové harmonogramy pro správce aktiv a rychlý proces vyhledávání pro relevantní týmy, jako jsou prodejní nebo marketingové týmy, které s aktivy pracují. Správa digitálních aktiv také zlepšuje komunikaci mezi týmy a zajišťuje, že všichni členové týmu zapojení do projektu jsou na stejné vlně.
Zde je několik důvodů, proč je vytvoření pracovního postupu pro správu digitálních aktiv důležité pro vaši organizaci.
Strukturovaná správa aktiv
Workflow pro správu digitálních aktiv poskytuje strukturovaný proces pro správu digitálních aktiv vaší společnosti. Zaměřuje se na ukládání aktiv a jejich organizaci tak, aby byla snadno přístupná.
Rychlý přístup
Efektivní pracovní postup správy digitálních aktiv vám pomůže rychle najít správný soubor. Místo ztrácení času procházením náhodných, neoznačených souborů můžete snadno procházet nejnovější soubory podle jednotlivých fází pracovního postupu DAM.
DAM je aktivní pracoviště, což znamená, že když se tam aktiva dostanou, budete je vždy moci prohledávat, znovu používat a měnit jejich účel.
DAM je aktivní pracoviště, což znamená, že když se tam aktiva dostanou, budete je vždy moci prohledávat, znovu používat a měnit jejich účel.
Zabezpečení digitálních aktiv
Pracovní postupy DAM zahrnují kontrolu přístupu na podrobné úrovni , která vám umožňuje nastavit oprávnění pro každou položku. Tím je zajištěno, že k položkám mají přístup pouze oprávnění uživatelé. Pracovní postup správy digitálních aktiv také zajišťuje soulad s právními předpisy v oblasti bezpečnosti a ochrany osobních údajů, protože položky jsou před zveřejněním sledovány a kontrolovány. Navíc můžete sledovat všechny úpravy nebo změny souborů pomocí kontroly verzí.
5 fází pracovního postupu správy digitálních aktiv
Fáze vašeho pracovního postupu DAM závisí na rozsahu a složitosti daného projektu. Například marketingová kampaň zaměřená na přístupnost může mít jiné fáze pracovního postupu než správa značkových aktiv.
V případě marketingové kampaně zaměřené na přístupnost by tento pracovní postup zahrnoval tvorbu aktiv (přidávání alternativního textu k obrázkům a titulků k videím), dodržování pokynů pro přístupnost a provádění testů přístupnosti.
Naopak, pracovní postup DAM pro správu značkových aktiv se zaměřuje na jednoduchou tvorbu aktiv, přidávání metadat pro snadné vyhledávání a kategorizaci a řízení přístupu.
5 běžných fází správy digitálních aktiv
- Tvorba aktiv: Prvním krokem je vytvoření aktiva. Tato fáze zahrnuje vymýšlení, navrhování nebo získávání aktiv, jako jsou dokumenty, audio a videa. Obecně platí, že značky v této fázi stanovují jasné pokyny, aby zajistily konzistentnost při tvorbě aktiv.
- Organizace aktiv: V této fázi jsou stávající aktiva kategorizována podle typu, projektu nebo oddělení a přesunuta do příslušných složek v rámci systému správy digitálních aktiv.
- Ukládání aktiv: Tato fáze zahrnuje ukládání aktiv takovým způsobem, aby byla snadno přístupná. Například použití relevantních značek, popisů a metadat může být užitečné pro filtrování nebo třídění aktiv.
- Distribuce aktiv: Tato fáze zahrnuje distribuci aktiv příslušným zainteresovaným stranám ke schválení a použití v projektu.
- Archivace aktiv: V této fázi je aktivum odstraněno z aktivního systému. Jakmile životní cyklus digitálního aktiva skončí, musí být aktivum archivováno, abyste jej mohli uchovat a znovu použít, čímž se zefektivní pracovní postup DAM.
Typy pracovních postupů DAM
Nyní je již jasné, jak funguje pracovní postup správy digitálních aktiv. Pojďme se tedy podívat na různé typy pracovních postupů DAM. Typ pracovního postupu můžete vybrat na základě toho, na čem pracujete, typu aktiv a fáze životního cyklu, ve které se nacházíte.
Projektový pracovní postup
Pro projektové řízení jsou nejvhodnější projektové pracovní postupy. Zahrnují správu více aktiv pro jeden projekt. Například použití projektového pracovního postupu pro uvedení produktu na trh vám pomůže spravovat více aktiv, jako jsou obrázky produktů, demo videa, reklamy, obrázky na úvodní stránce a další digitální obsah.
Aktiva můžete kategorizovat podle typu projektu, jména klienta nebo klíčových slov souvisejících s projektem.
💡Tip pro profesionály: Řešení pro správu projektů ClickUp vám pomůže vylepšit pracovní postupy založené na projektech. Můžete plánovat projekty, rozvrhovat úkoly, sledovat časové osy, spravovat aktiva a zdroje a zlepšit spolupráci.
Spolupracující pracovní postup
Jak název napovídá, tento pracovní postup DAM je určen pro projekty, které vyžadují spolupráci týmu. Umožňuje týmům pracovat na stejném obsahu v reálném čase, komunikovat a upravovat obsah.
Řekněme, že pracujete na vytvoření marketingové příručky. Budete potřebovat, aby týmy produktového, marketingového, prodejního, zákaznického a kreativního oddělení spolupracovaly a přidávaly své poznatky. To bude vyžadovat kolaborativní pracovní postupy, aby týmy mohly aktiva kontrolovat a upravovat.
V tomto pracovním postupu:
- Produktový tým nahraje technické specifikace a obrázky produktů.
- Členové marketingového týmu přidají pokyny pro značku, propagační obsah a texty.
- Prodejní oddělení může přispět případovými studiemi a prodejními prezentacemi.
- Tým pro úspěch zákazníků sdílí zpětnou vazbu od zákazníků a osvědčené postupy.
💡Tip pro profesionály: Pomocí ClickUp Docs můžete vytvořit perfektní strategii tím, že budete brainstormovat nápady, spolupracovat s týmem v reálném čase a přidělovat úkoly.
Pracovní postup založený na aktivech
Pracovní postupy založené na obsahu se zaměřují na úkoly související se správou obsahu – blogy, vstupní stránky, videa a další mediální obsah. Například chcete vytvořit novou produktovou kampaň. Pracovní postup může zahrnovat:
- Nahrání videa o uvedení produktu na trh do systému DAM s názvem produktu
- Označte video jako „Video k uvedení produktu na trh“ 2024 a zařaďte jej do kategorie marketingových videí.
- Marketingový tým schválí styl aktiv, zatímco právní tým zkontroluje jejich soulad s předpisy.
Transakční pracovní postup
Transakční pracovní postupy se používají ke správě prodeje digitálních aktiv. Tento pracovní postup můžete například použít ke správě licencí na stockové fotografie nebo hudební skladby. To zahrnuje sledování práv k použití a dodržování licenčních smluv.
Schvalovací pracovní postup
Schvalovací pracovní postupy, jak již název napovídá, slouží ke schvalování aktiv před jejich distribucí. Běžným použitím schvalovacího pracovního postupu je proces kontroly obsahu. Před zveřejněním digitálního obsahu (blog, příspěvek na sociálních sítích nebo obrázek kampaně) prochází aktivum několika fázemi kontroly a kontrolou kvality, aby bylo zajištěno, že je v souladu s cíli a pokyny značky.
Archivační pracovní postup
Tento pracovní postup DAM uchovává aktiva, když již nejsou používána. Aktiva můžete ukládat na vhodná místa, kde jsou snadno přístupná. Pro zajištění plynulého načítání aktiv je také nezbytné vytvořit proces obnovy.
Například společnosti v regulovaných odvětvích, jako je bankovnictví a zdravotnictví, mohou k ukládání záznamů o digitálních aktivech používat archivační pracovní postupy a software pro správu dokumentů.
Součásti pracovního postupu DAM
Pracovní postup správy digitálních aktiv udržuje aktiva organizovaná, takže váš tým najde to, co potřebuje, ve správný čas. Bez ohledu na to, jaký typ pracovního postupu si vyberete, následující komponenty jsou nezbytné pro vytvoření „DAM(N)-dobrého“ pracovního postupu. 😉
Mediální knihovna
Představte si mediální knihovnu jako datový sklad – centrální úložiště pro ukládání aktiv. Ukládejte všechna svá aktiva do mediální knihovny, zajistěte jejich organizaci a udržujte kontrolu přístupu. Jakmile přesunete svá aktiva do knihovny, můžete knihovnu kontrolovat, aktualizovat aktiva, odstraňovat je a podle potřeby je reorganizovat.
Metadata
Taxonomie a označování metadat aktiv jsou důležitými aspekty pracovních postupů DAM, které zvyšují vyhledatelnost. Taxonomie je jako třídění souborů do označených složek, zatímco označování metadat je jako přidávání poznámek s dalšími podrobnostmi k těmto souborům.
Trvalou výzvou pro nás je označování obrazových dat. Zatímco automatické označování funguje dobře u textového obsahu, u obrazových dat jsou důležité popisky a další ručně přidaná metadata.
Trvalou výzvou pro nás je označování obrazových dat. Zatímco automatické označování funguje dobře u textového obsahu, u obrazových dat jsou důležité popisky a další ručně přidaná metadata.
Schvalování aktiv
Vytvořte standardní proces kontroly a schvalování před distribucí digitálních aktiv. Chcete-li sledovat, kde se vaše aktiva v procesu schvalování nacházejí, můžete vytvořit značky jako „v kontrole“, „čeká na schválení“, „pozastaveno“ a „schváleno“.
💡Tip pro profesionály: Funkce Custom Statuses (Vlastní stavy) v ClickUp vám umožňuje přizpůsobit stavy podle projektu, na kterém pracujete. Například při práci s aktivy, jako jsou obrázky nebo blogy, můžete použít stavy jako „v procesu“, „čeká na schválení“, „k nahlédnutí“, „pozastaveno“ atd.
Software DAM
Vyberte si software pro správu digitálních aktiv, který odpovídá specifickým potřebám vaší značky. Hledejte řešení DAM s následujícími funkcemi:
- Slouží jako jediný zdroj pravdivých informací pro všechna digitální aktiva.
- Obsahuje funkce automatického označování a vlastní stavy.
- Nabízí sledování aktiv a analýzu využití.
- Integrace s jinými obchodními platformami
Řízení přístupu na základě rolí
Tato součást je zásadní pro zajištění bezpečnosti vašich digitálních aktiv. Omezuje přístup a zabraňuje potenciálnímu narušení dat. Při implementaci kontrol přístupu porozumějte různým rolím ve vaší organizaci a jejich požadavkům. Navíc pravidelně kontrolujte a aktualizujte přístup, abyste zachovali bezpečnost a zároveň zajistili snadnou dostupnost.
💡Tip pro profesionály: Použijte šablonu matice řízení přístupu na základě rolí ClickUp, abyste snadno zajistili odpovídající přístup. Přiřazujte role s úrovněmi oprávnění v organizaci, kontrolujte aktivity uživatelů a sledujte, kdo má přístup k jakým aktivům.
Vývoj a údržba pracovního postupu DAM
Představte si kuchyni restaurace, kde kuchaři pilně připravují několik jídel. 🍜
Co se stane, když nejsou ingredience správně označeny a uspořádány? Zpožděné dodávky, sůl v crème brulé, cukr ve špagetách a nekonečné stížnosti zákazníků!
Bez správných pracovních postupů DAM můžete skončit v chaosu – ztracené obrázky, více času stráveného hledáním a zpožděné dodávky projektů.
Klíčové kroky při vytváření systému pracovního postupu DAM
Pojďme si popsat kroky k vytvoření spolehlivého systému pracovního postupu pro správu digitálních aktiv.
Krok 1: Posouzení požadavků na digitální aktiva
Porozumějte typu digitálních aktiv, která máte – obrázky, videa, dokumenty a další multimediální zdroje. Upřednostněte správu aktiv na základě jejich využití a důležitosti.
Krok 2: Identifikujte potřeby
Spolupracujte s ostatními členy týmu a získejte přehled o stávajících procesech správy aktiv. Zjistěte, proč je nutné vytvořit pracovní postup DAM, například pro zlepšení organizace aktiv a procesu jejich vyhledávání, posílení spolupráce v týmu a zajištění efektivního schvalovacího procesu.
Krok 3: Stanovte si cíle
Stanovte cíle pro vytvoření pracovního postupu DAM. Může se jednat o urychlení tvorby obsahu, zkrácení doby vyhledávání nebo zrychlení procesu kontroly.
Pomocí ClickUp Goals můžete stanovit cíle s jasnými časovými lhůtami. Pomáhá sledovat automatický pokrok v plnění cílů a spravovat všechny vaše cíle na jednom centrálním místě pro větší efektivitu.
Krok 4: Vytvořte pracovní postup DAM
Vytvořte návrh pracovního postupu DAM a naplánujte jeho integraci. Podrobně popište konkrétní úkoly, odpovědnosti a časové harmonogramy pro každou fázi implementace.
Pomocí nástroje ClickUp Whiteboards můžete snadno vytvářet pracovní postupy DAM . Umožňuje vám kreslit diagramy pracovních postupů, vytvářet procesní toky a mapovat odpovědnosti zúčastněných stran. Navíc můžete s členy svého týmu brainstormovat efektivní pracovní postupy a přiřazovat úkoly, abyste zvýšili odpovědnost.
Krok 5: Pořiďte si správný nástroj
Nejdůležitějším rozhodnutím je integrace řešení pracovního postupu pro správu digitálních aktiv, které odpovídá vašim potřebám. Při zvažování možností vezměte v úvahu potřeby podniku, přizpůsobivost, škálovatelnost, cenu a integrační možnosti.
K vytvoření pracovního postupu pro správu digitálních aktiv můžete vyzkoušet ClickUp. Řešení ClickUp for Marketing poskytuje centralizované místo pro všechny vaše kreativní procesy. Můžete vytvořit vyhrazený prostor pro ukládání všech digitálních aktiv na jednom místě, provádět kampaně a projekty obsahu a vytvářet plány a předdefinované pracovní postupy.
Krok 6: Definujte role a odpovědnosti zúčastněných stran
Uveďte odpovědnosti zainteresovaných stran v každé fázi pracovního postupu, abyste zajistili odpovědnost a hladký průběh operací.
Například tvůrci obsahu, jako jsou designéři a autoři, mohou převzít odpovědnost za fázi tvorby aktiv. Marketingový manažer nebo projektový manažer může dát první souhlas s aktivem, vedoucí manažer může dále sdílet svou zpětnou vazbu a marketingový koordinátor může být odpovědný za distribuci obsahu na sociálních médiích a dalších platformách.
Krok 7: Používejte automatizační nástroje
Automatizujte opakující se úkoly, jako je změna stavu značkových aktiv v průběhu pracovního postupu. Navíc můžete automatizovat procesy, jako je schvalování.
ClickUp nabízí více než 100 přizpůsobitelných automatizací pracovních postupů. Pomocí ClickUp Automation můžete automatizovat rutinní úkoly a schvalovací procesy. Můžete například nastavit automatizaci schvalovacího procesu tak, aby se aktivum po splnění určitých podmínek automaticky přesunulo ze fáze „kontrola“ do fáze „kontrola kvality“.
Krok 8: Implementujte pracovní postup DAM
Zaveďte tento pracovní postup a sledujte jeho využití. Získejte cenné informace o tom, co funguje a co ne.
Krok 9: Pracujte na vylepšení a optimalizaci
Sledujte pracovní postup DAM, sbírejte zpětnou vazbu a diskutujte s interními a externími týmy, abyste odhalili mezery. Reagujte na zpětnou vazbu a zajistěte neustálou optimalizaci pracovního postupu.
Skvělým způsobem, jak optimalizovat pracovní postup DAM, je použití Ganttových diagramů ClickUp. Pomáhají sledovat priority a termíny dokončení jednotlivých fází pracovního postupu a řídit úzká místa, aby vše fungovalo hladce.
Nástroje a funkce pracovního postupu pro systémy DAM
Bez správných nástrojů pro pracovní postupy je nemožné udržet pracovní postupy DAM. Právě v tomto případě potřebujete nástroje jako ClickUp.
ClickUp je komplexní platforma pro produktivitu, spolupráci a správu pracovních postupů, která vám pomůže snadno nastavit a optimalizovat procesy správy digitálních aktiv. Podívejme se, jak ClickUp pomáhá spravovat pracovní postupy DAM.
Sledujte pracovní postup
ClickUp nabízí více než 15 přizpůsobitelných zobrazení, jako jsou tabule, seznam a kalendář, které vám pomohou sledovat pracovní postupy tím nejlepším možným způsobem. Například zobrazení tabule ClickUp vám poskytuje pohled z ptačí perspektivy na všechny fáze pracovního postupu a úkoly. Úkoly můžete zobrazit v přizpůsobených sloupcích, přetahovat aktiva mezi fázemi pracovního postupu a snadno je sledovat.
Použijte šablony pracovních postupů
ClickUp vám také usnadní práci díky přizpůsobitelným šablonám pracovních postupů, které jsou připravené k okamžitému použití. Můžete například použít šablonu pracovního postupu ClickUp k vizualizaci pracovního postupu správy digitálních aktiv od začátku do konce. Navíc můžete lépe spolupracovat, sledovat pokrok, abyste se ujistili, že vše probíhá podle plánu, a snadno identifikovat potenciální překážky.
Úloha projektového řízení při udržování pracovního postupu DAM
Integrace správy projektů s platformami DAM zefektivňuje vaše pracovní postupy.
Ať už jsou vaše cíle jakékoli – snadný přístup k digitálním aktivům, efektivní správa fází pracovního postupu nebo snížení času stráveného administrativními a opakujícími se úkoly – projektová správa v DAM zajišťuje, že všichni budou na stejné vlně.
V širším smyslu může projektové řízení v DAM:
- Poskytněte týmům centralizovanou platformu pro komunikaci, sdílení aktiv a sledování pokroku.
- Udržujte strukturovaný a organizovaný přístup ke správě aktiv.
- Zlepšete pracovní postupy přidáním prvků, jako je automatizace úkolů, sledování času a přidělování zdrojů.
- Lepší sledování životního cyklu aktiv zajistí jejich správnou správu, ukládání a údržbu, čímž se sníží riziko ztráty nebo poškození.
Jaké jsou výhody pracovního postupu DAM?
Nyní, když víme, co je to pracovní postup DAM a jak jej vytvořit, podívejme se na jeho výhody.
Zvyšuje produktivitu
Pracovní postupy DAM definují procesy a kroky a eliminují tak překážky. Například definováním schvalovacího procesu pracovní postupy DAM odstraňují ad hoc schůzky k posouzení, které narušují pracovní postupy. Výsledkem je, že se více úkolů zvládne za kratší dobu.
Zachovává konzistenci značky
Pevný image značky vychází z konzistence a pracovní postupy DAM zajišťují, že aktiva jsou v souladu s pokyny pro značku. To pomáhá udržovat konzistentní image značky napříč kanály.
Zvyšuje návratnost investic
Kromě zvýšení produktivity a lepšího využití aktiv pracovní postupy DAM také snižují náklady na licence. Zvyšují přehlednost dostupných aktiv, obecného využití aktiv, opakovaně použitelných aktiv a licenčních smluv, což pomáhá snížit zbytečné výdaje na aktiva a efektivně alokovat zdroje.
Jaké jsou výzvy pracovního postupu DAM?
Pracovní postupy DAM jsou prospěšné, ale pouze pokud jsou implementovány a dodržovány krok za krokem. Ačkoli je pracovní postup správy digitálních aktiv nesmírně prospěšný, můžete se setkat s následujícími výzvami.
- Vlastnictví: Nesprávné pochopení úkolů nebo odpovědností může zastavit celý pracovní postup. Proto na začátku vytváření pracovního postupu jasně definujte role a odpovědnosti zúčastněných stran.
- Izolovaný pracovní postup: Pokud týmy považují pracovní postup za určený pouze pro marketing nebo správu produktů, dojde k jeho izolaci. Chcete-li tento problém překonat, integrujte pracovní postupy DAM s dalšími nástroji, jako jsou projektový management, software pro digitální pracoviště, systémy pro správu obsahu a další.
- Přílišná závislost na automatizaci nebo manuálních procesech: Automatizace je v pracovních postupech DAM nezbytná, ale přílišná automatizace s sebou nese neočekávané výzvy, jako jsou nechtěná schválení. Proto je třeba postupovat vyváženě.
Nová definice správy aktiv pomocí pracovních postupů DAM
Pracovní postupy DAM definují postupný proces od vytváření aktiv až po jejich distribuci. Zajišťují konzistenci, kontrolované akce, lepší spolupráci a stanovení vlastnictví.
Pro dosažení nejlepších výsledků je však nutné správně dodržovat pracovní postupy DAM. Zajistěte proto, aby vaše pracovní postupy nefungovaly izolovaně – napříč více nástroji a procesy. Integrujte pracovní postupy do komplexní platformy pro zvýšení produktivity, jako je ClickUp.
ClickUp nabízí celou řadu nástrojů a šablon, které vám pomohou vytvářet, sdílet a spravovat digitální aktiva. Zajišťuje hladkou spolupráci a usnadňuje implementaci pracovních postupů DAM.
Chcete se dozvědět více? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!