Představte si, že si na začátku dne vytvoříte seznam úkolů, ale než skončíte, ztratíte přehled o všech úkolech. To se může stát, když máte příliš mnoho práce; sledování úkolů a správa termínů se stávají chaotickými.
Jaké je tedy řešení? Sledovače úkolů v Google Sheets.
Sledovače úkolů Google Sheets se hodí jak pro nováčky, tak pro zkušené profesionály. Jsou jednoduché, snadno použitelné a užitečné pro plánování a sledování vašich úkolů.
V tomto blogu se podělíme o bezplatné šablony Google Sheets pro sledování denních úkolů, které vám usnadní správu úkolů a týmů. Zůstaňte s námi až do konce!
Co dělá šablonu pro sledování úkolů dobrou?
Šablony pro sledování úkolů vám pomohou sledovat a spravovat vaše každodenní úkoly. Dobrá šablona pro sledování úkolů obsahuje následující prvky:
- Popisy úkolů: Šablona by měla obsahovat prostor pro popisy úkolů, jako je přidávání odkazů, obrázků, dokumentů a dalších zdrojů.
- Prioritizace: Dobré šablony pro sledování úkolů vám umožňují kategorizovat každý úkol podle jeho priority na základě termínů splnění nebo důležitosti úkolu.
- Štítky úkolů: Šablona by vám měla umožnit používat štítky k označování úkolů, aby se snadno vyhledávaly a byly přístupné.
- Přizpůsobení: Šablona musí být editovatelná a přizpůsobitelná tak, aby vyhovovala konkrétním obchodním potřebám.
- Vizualizace dat: Šablony pro sledování úkolů musí obsahovat tabulky a grafy, které umožňují zobrazit nevyřízené úkoly, dokončené úkoly atd.
- Poznámky: Pro přehlednost musí být k dispozici sekce pro poznámky, do které lze přidávat další podrobnosti o úkolech.
Bezplatné šablony pro sledování úkolů v Google Sheets
Šablony Google Sheets pro sledování denních úkolů jsou cennými nástroji, které vám pomohou zefektivnit správu úkolů. Zde je několik bezplatných šablon Google Sheets pro sledování úkolů:
1. Šablona pro sledování denních a měsíčních úkolů od Template.net
Šablona Daily and Monthly Task Tracker Template od Template.net je základní šablona, která vám umožní efektivně plánovat a spravovat vaše úkoly. Pomůže vám zjednodušit pracovní postupy, sledovat pokrok a nikdy nezmeškat termíny.
Jak je používat:
- Plánujte a prohlížejte úkoly na denní a měsíční bázi.
- Zaměřte se na správu času
- Vytvářejte vlastní seznamy úkolů, včetně aktualizací stavu, priorit a termínů splnění.
- Upřednostňujte úkoly podle jejich termínů
- Sledujte pokrok v reálném čase
Ideální pro: Každého, kdo chce mít pořádek a efektivně spravovat svůj čas. Je to perfektní řešení pro zaneprázdněné osoby, které musí zvládat každodenní úkoly i dlouhodobé projekty.
2. Šablona pro sledování denních úkolů od Template.net
Šablona Daily Task Tracker Template od Template.net je jednoduchá šablona Google Sheets, která vám pomůže udržet přehled o vašich denních úkolech. Přizpůsobitelná šablona seznamu úkolů vám umožní efektivně strukturovat váš pracovní plán.
Jak je používat:
- Vytvářejte a organizujte vlastní seznamy úkolů na jednom místě.
- Zefektivněte každodenní úkoly a zvyšte produktivitu.
- Sledujte nevyřízené a dokončené úkoly
- Spolupracujte na úkolech s členy týmu
Ideální pro: Zaneprázdněné profesionály, kteří plánují a stanovují priority svých úkolů denně nebo měsíčně a sledují jejich průběh v reálném čase, aby se vyhnuli zmeškání termínů.
3. Šablona pro sledování úkolů od Template.net
Šablona Task Tracker Template od Template.net je další šablona Google Sheets pro sledování denních úkolů, která usnadňuje monitorování úkolů. Můžete si ji stáhnout ve formátu Excel nebo Google Sheets a efektivně sledovat své úkoly a termíny.
Jak je používat:
- Kategorizujte úkoly pro snadné sledování
- Sledujte průběh úkolů pomocí grafů.
- Vytvořte si vlastní stavy úkolů, například „k provedení“, „čekající“, „dokončeno“, „pozastaveno“ atd.
- Přizpůsobte si pole a poznámky pro každý úkol.
Ideální pro: Každého, kdo hledá organizovaný způsob, jak kategorizovat a sledovat průběh úkolů, aby efektivně dodržoval termíny.
4. Šablona pro sledování stavu úkolů od Template.net
Šablona Task Status Tracker Template od Template. net vám ušetří námahu s pamatováním si úkolů a usnadní jejich sledování. Poskytuje profesionální rozvržení pro sledování aktivit a aktualizací vašeho projektu.
Jak je používat:
- Zadejte a uspořádejte data do sloupců
- Přidejte přizpůsobitelná pole podle svých konkrétních potřeb.
- Upravte sekce a přidejte další informace.
- Vizualizujte data pomocí tabulek a grafů
Ideální pro: Zaneprázdněné profesionály, kteří chtějí rychlý přehled o postupu úkolů pomocí tabulek a grafů.
5. Šablona seznamu úkolů Google Sheets od Zapier
Šablona Google Sheets To-Do List Template od Zapier je šablona Google Sheets pro sledování denních úkolů, pomocí které můžete nastavit svůj pravidelný seznam úkolů a sledovat jejich postup. Ačkoli se nejlépe hodí pro osobní úkoly, můžete tuto šablonu použít i pro práci a sdílet ji se svým týmem, aby byli všichni informováni.
Jak je používat:
- Pomocí sekcí úkoly, dny a poznámky si vytvořte svůj seznam úkolů.
- Označte úkoly s vysokou prioritou a vyberte barvy, které budou označovat stav každého úkolu.
- Přidejte vlastní sloupce, jako je typ úkolu, odhadovaný čas, úkoly k provedení později atd.
- Úkoly odškrtávejte po jejich dokončení přidáním stavu nebo jejich vyškrtnutím.
Ideální pro: Každého, kdo si chce vytvářet denní seznamy úkolů, aby je stihl včas dokončit.
6. Šablona pro sledování postupu úkolů v Google Sheets od Unito
Šablona Google Sheets Task Progress Tracker Template od společnosti Unito je komplexní šablona Google Sheets, která vám umožňuje propojit vaše nástroje a vybrat úkoly, které chcete synchronizovat. Tato šablona tabulky vám pomůže vytvářet zprávy o postupu pro snadnou analýzu.
Jak je používat:
- Pomocí karty pro výpis dat synchronizujte všechny úkoly svého projektu.
- Vytvářejte zprávy o postupu, abyste mohli sledovat otevřené, dokončené a zpožděné úkoly.
- Vytvářejte sloupcové, výsečové a burndown grafy pro sledování pokroku podle úkolů a sprintů.
- Sledujte pracovní zátěž jednotlivých členů týmu a plánujte zdroje.
Ideální pro: Vedoucí projektů a manažery, kteří hledají rychlý a snadný způsob, jak vytvářet zprávy o postupu úkolů a sdílet je se zainteresovanými stranami.
Omezení používání Google Sheets pro sledování úkolů
Ačkoli šablony Google Sheets pro sledování denních úkolů vám mohou pomoci efektivně sledovat vaše úkoly, můžete narazit na několik problémů.
📮 ClickUp Insight: Když systémy selžou, zaměstnanci začnou být kreativní – ale to není vždy dobré. 17 % zaměstnanců se spoléhá na osobní řešení, jako je ukládání e-mailů, pořizování screenshotů nebo pečlivé psaní vlastních poznámek, aby mohli sledovat svou práci. Mezitím 20 % zaměstnanců nemůže najít to, co potřebuje, a musí se obrátit na kolegy, což narušuje soustředění obou stran. S ClickUp můžete e-maily proměnit ve sledovatelné úkoly, propojit chaty s úkoly, získat odpovědi od AI a mnoho dalšího v rámci jediného pracovního prostoru!💫 Skutečné výsledky: Týmy jako QubicaAMF ušetřily pomocí ClickUp více než 5 hodin týdně, což je přes 250 hodin ročně na osobu, díky odstranění zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!
Zde jsou nevýhody používání Google Sheets pro sledování vašich každodenních úkolů:
- Omezená spolupráce: Google Sheets není nejvhodnějším nástrojem pro spolupráci. Je náchylnější k chybám a může se zpomalit, pokud na něm pracuje více lidí najednou.
- Problémy se škálovatelností: Jak se seznam úkolů prodlužuje, šablony Google Sheets se stávají nepřehlednými. Musíte udržovat samostatné listy, což ztěžuje vyhledávání a sledování úkolů.
- Omezená automatizace: Šablony Google Sheets neumožňují automatizovat pracovní postupy ani přiřazování úkolů. Vyžadují mnoho ruční práce, včetně aktualizace stavu úkolů, přizpůsobení atd.
- Bezpečnostní rizika: Neobsahuje žádné robustní bezpečnostní funkce, jako je podrobné řízení přístupu, což činí tento nástroj rizikovým pro ukládání citlivých projektových dat.
- Chybějící upozornění: Šablony Google Sheets neposkytují automatická upozornění na dokončení úkolů nebo blížící se termíny.
Alternativní šablony pro sledování a správu úkolů
Pokud vás omezují šablony Google Sheets, je čas hledat alternativy. Pro efektivní sledování a správu úkolů doporučujeme ClickUp.
ClickUp je komplexní nástroj pro správu úkolů, který vám pomůže vytvářet a spravovat osobní i pracovní úkoly. Umožňuje vám stanovit cíle a milníky, vytvářet seznamy úkolů, spolupracovat s týmem na úkolech, sledovat časové osy, spravovat zdroje a automatizovat připomenutí a pracovní postupy.
S ClickUpem můžete také vizualizovat úkoly podle svých představ pomocí přizpůsobených zobrazení, včetně zobrazení tabulky, seznamu, kalendáře a tabule.
Například tabulkový pohled ClickUp vám pomůže vytvořit okamžité tabulky a vizualizovat data projektu v polích a řádcích. Tento pohled můžete také použít k vytvoření databází a organizaci úkolů jako záznamů. A to nejlepší? Pomocí tohoto pohledu můžete propojit zákazníky s objednávkami a odkazy na hlášení chyb.
Pokud jste zvyklí pracovat s Google Sheets, ale nechcete se potýkat s jeho omezeními, je pro vás ideálním řešením tabulkový pohled ClickUp.
Další informace: Šablony tabulek a šablony pro sledování cílů v Google Sheets
Kromě toho nabízí ClickUp několik šablon pro správu úkolů. Tyto šablony vám usnadní každodenní práci a jsou skvělou alternativou k Google Sheets. Podívejme se na tyto šablony podrobněji.
1. Šablona ClickUp pro jednoduchou správu úkolů
Pokud s řízením úkolů teprve začínáte a hledáte aplikace pro denní kontrolní seznamy, vyzkoušejte šablonu ClickUp Simple Task Management Template.
Tato šablona pro sledování projektů je ideální pro organizaci vašich úkolů, ať už se jedná o každodenní činnosti nebo pracovní úkoly. Šablona nabízí zobrazení seznamu, tabule a dokumentu, abyste mohli úkoly vizualizovat podle svých představ. S touto šablonou můžete:
- Vizualizujte a stanovujte priority úkolů
- Sledujte své úkoly
- Přidejte podrobnosti úkolů pomocí vlastních polí.
Proč je doporučujeme
Šablona, která je jedním z nejjednodušších způsobů, jak udržet svou práci organizovanou, obsahuje vestavěné pokyny, jak ji použít k vytvoření dlouhodobého systému správy úkolů.
Ideální pro: Každého, kdo začíná se sledováním úkolů a hledá bezplatnou, jednoduchou šablonu seznamu úkolů.
2. Šablona pro správu denních úkolů ClickUp
Šablona ClickUp Daily Task Management Template je plánovač, který vám umožní naplánovat každodenní schůzky, úkoly, události a pochůzky. Tento přizpůsobitelný plánovač vám pomůže dodržovat časový harmonogram, abyste nemuseli pracovat celý den.
S tímto denním plánovačem můžete:
- Kategorizujte úkoly jako pracovní, osobní nebo cíle.
- Sledujte pokrok pomocí tabulek a grafů.
- Upřednostňujte úkoly
- Zlepšete si time management
Šablona vám pomůže soustředit se a motivovat se, abyste mohli věci vyřídit rychle a bez odkládání.
Proč je doporučujeme
Můžete si stanovit konkrétní cíle a klíčové milníky, naplánovat si den pomocí zobrazení Kalendář a sledovat pokrok pomocí Ganttových diagramů.
Ideální pro: Zaneprázdněné profesionály, kteří každý den zvládají příliš mnoho úkolů a schůzek. Je ideální pro lidi, kteří chtějí plánovat svůj den tak, aby dosáhli rovnováhy mezi osobním a pracovním životem.
3. Šablona denního seznamu úkolů ClickUp
Šablona ClickUp Daily Task List Template je plánovač a sledovač rutinních úkolů, který vám pomůže vybudovat si dobré návyky a plánovat a stanovovat priority každodenní práce, aniž byste se cítili přetížení. Nabízí také možnosti přizpůsobení, jako jsou vlastní zobrazení, pole, stavy a pracovní postupy, včetně Ganttova diagramu, seznamu a kalendáře.
S touto šablonou můžete:
- Vytvářejte a spravujte podrobný seznam úkolů.
- Organizujte úkoly a soustřeďte se na to, co je nejdůležitější.
- Sledujte všechny úkoly na jednom místě
Proč je doporučujeme
Šablona seznamu úkolů obsahuje integrované funkce a automatická oznámení, která vám pomohou dodržovat termíny.
Ideální pro: Každého, kdo se snaží vybudovat si návyk plánovat a stanovovat priority každodenní práce pro lepší správu času.
4. Šablona seznamu úkolů projektu ClickUp
Šablona seznamu úkolů projektu ClickUp kombinuje základní a pokročilé funkce, což z ní činí jednu z nejlepších šablon pro správu úkolů.
Tuto šablonu pro správu projektů lze použít ke sledování a správě osobních úkolů i úkolů týmu. Obsahuje pět zobrazení: Dokument, Tabule, Seznam, Kalendář a Vložit. Kromě toho můžete přidat vlastní stavy, jako například „Úkol“, „Probíhá“ a „Dokončeno“, abyste mohli úkoly efektivně sledovat.
Proč je doporučujeme
Hlavní předností šablony je, že díky funkci Embed view můžete do šablony vkládat videa, která vám pomohou lépe se v práci orientovat.
Ideální pro: Zaneprázdněné profesionály, kteří chtějí spravovat osobní a pracovní úkoly na jednom místě, aby se nemuseli přepínat mezi různými tabulkami.
5. Šablona pro správu úkolů ClickUp
Šablona pro správu úkolů ClickUp je šablona pro správu projektů, kterou každý tým potřebuje k zajištění úspěšných výsledků projektů. Díky integrovaným nástrojům je tato šablona ideální pro správu více projektů a spolupráci s vaším týmem na různých pracovních postupech na jednom místě.
Šablona obsahuje šest dynamických zobrazení, z nichž vyniká zejména zobrazení Tým.
S touto šablonou můžete:
- Rozdělte úkoly do tří seznamů – nápady, nevyřízené úkoly a úkoly k provedení.
- Spolupracujte s týmy
- Organizujte úkoly podle priority, stavu nebo oddělení.
- Sledujte a optimalizujte pracovní postupy
Proč je doporučujeme
Zobrazení Tým (dříve Box) vám umožňuje přehledně zobrazit pracovní vytížení všech členů týmu a promyšleně přidělovat úkoly. Nabízí předem připravená vlastní pole, takže můžete zobrazit, komu byl který úkol přidělen, kdy je jeho termín a jeho průběh v reálném čase. Navíc můžete přidat vlastní pole pro podrobnosti, jako jsou rozpočty, odkazy nebo jiné přílohy.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří chtějí zefektivnit projektové procesy a zlepšit spolupráci pro úspěšné výsledky projektů.
6. Šablona ClickUp Work To Do
Šablona ClickUp Work To Do je perfektním nástrojem pro organizaci vašich týdenních úkolů. Pomůže vám naplánovat denní úkoly podle týdenního plánu, abyste měli produktivní týden. Stručně řečeno, tato šablona obsahuje vše, co potřebujete k dokončení úkolů.
S šablonou Work To Do od ClickUp můžete:
- Sledujte pokrok pomocí Ganttových diagramů a Kanbanových tabulek.
- Zaměřte se na prioritní úkoly
- Rozdělte složité projektové úkoly na lépe zvládnutelné úkoly.
- Sledujte dobu trvání úkolů
Chcete-li tuto šablonu použít, stanovte si jasné cíle a začněte vytvářet své úkoly. ClickUp Tasks vám umožňuje plánovat a organizovat úkoly s popisy, podúkoly a termíny splnění. K úkolům můžete přidávat štítky pro snadné vyhledávání, přiřazovat úkoly členům týmu a dokonce si prohlížet časovou osu úkolů v kalendářovém zobrazení.
Proč je doporučujeme
Tato šablona je díky zobrazení týdenního kalendáře vynikající pro stanovení rozsahu a priorit vašeho týdenního pracovního plánu.
Ideální pro: Lidi, kteří chtějí plánovat denní úkoly dopředu a mít věci hotové. Je to ideální nástroj pro udržení produktivity po celý týden.
7. Šablona ClickUp Simple To-Dos
Šablona ClickUp Simple To-Dos zjednodušuje správu úkolů tím, že shromažďuje všechny vaše úkoly na jednom místě. Umožňuje vám zobrazit priority, přiřazené osoby a termíny, abyste nezmeškali důležité informace.
S touto šablonou můžete:
- Uspořádejte úkoly do různých kategorií
- Přiřazujte úkoly členům týmu
- Vytvořte jasný seznam úkolů, který může každý sledovat.
Stejně jako ostatní šablony ClickUp i tato obsahuje vlastní stavy, pole a zobrazení. Má stavovou tabuli, která zajišťuje snadný přístup ke všem úkolům. Šablona také umožňuje sledovat úkoly pomocí značek a usnadňuje správu úkolů pomocí automatizací.
Proč je doporučujeme
Tato jednoduchá šablona vám pomůže, když musíte zvládat více úkolů najednou. Můžete si stanovit priority úkolů a pomocí zobrazení prioritních úkolů zajistit, že je budete řešit ve správném pořadí.
Ideální pro: Projektové manažery a vedoucí týmů, kteří chtějí zjednodušit správu úkolů a sjednotit lidi, zdroje, časové plány, priority a vše ostatní.
8. Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp
Šablona ClickUp Calendar To Do List je nástroj, který vám poskytne rychlý přehled vašich týdenních, čtrnáctidenních nebo měsíčních plánů úkolů. Pomůže vám zůstat organizovaní, abyste mohli dosáhnout všech svých stanovených cílů.
S touto šablonou můžete:
- Naplánujte si úkoly, abyste nezmeškali termíny.
- Uspořádejte úkoly do skupin pro větší přehlednost.
- Zobrazit podrobné informace o úkolech
- Sledujte průběh úkolů
- Získejte přehled o tom, jak dlouho trvá dokončení úkolu.
Tato šablona obsahuje pět přizpůsobených zobrazení v různých konfiguracích ClickUp: podle role, žádosti o schůzku, podle kategorie, podle harmonogramu a průvodce pro začátečníky. Můžete také vylepšit sledování seznamu úkolů v kalendáři pomocí varování o závislostech, sledování času a dalších funkcí.
Proč je doporučujeme
Šablona obsahuje přehled žádostí o schůzky, který umožňuje sledovat nadcházející schůzky a úkoly, které je třeba před nimi dokončit.
Ideální pro: Každého, kdo má nabitý program a chce mít přehled o všech svých schůzkách a úkolech v nadcházejících týdnech.
A to není vše. Kromě těchto šablon vám funkce Task Templates (Šablony úkolů) aplikace ClickUp umožňuje také vytvářet vlastní šablony. Tímto způsobem můžete vytvářet šablony pro opakující se úkoly a pracovní postupy a zvýšit tak produktivitu. Navíc jsou jednoduché, přizpůsobitelné a nevyžadují žádné školení.
Spravujte své úkoly lépe s ClickUp
Šablony Google Sheets pro sledování denních úkolů jsou nepochybně užitečné při správě úkolů a seznamů úkolů.
Google Sheets však není dokonalý. Pokud pravidelně potřebujete zpracovávat více úkolů a spolupracovat s různými týmy, bude sledování všeho pomocí šablon Google Sheets náročné. Právě v takových případech přichází na řadu software pro správu úkolů, jako je ClickUp.
Galerie šablon ClickUp nabízí několik šablon tabulek, které jsou ideální pro správu osobních úkolů i profesionálních projektů. Tyto bezplatné šablony mají mnoho možností přizpůsobení a dalších funkcí, včetně oznámení a automatizace pracovních postupů.
Kromě toho ClickUp přináší spoustu pohodlí díky svým funkcím pro správu úkolů a umělé inteligenci.
Proč se tedy trápit s Google Sheets? Zaregistrujte se na ClickUp a stáhněte si tyto šablony ještě dnes.