Jako nový produktový manažer se jako jedna z prvních věcí setkáte s abecední polévkou dokumentů: BRD, PRD, SRD a seznam pokračuje.
Může se vám zdát, že se musíte prokousat nekonečným množstvím zkratek, abyste mohli vůbec začít.
Dva z nejdůležitějších pojmů, které si musíte osvojit hned na začátku, jsou dokument obchodních požadavků (BRD) a dokument produktových požadavků (PRD).
Tyto dokumenty se mohou zdát podobné, ale slouží k velmi odlišným účelům a jejich záměna může později způsobit vážné potíže.
Jak je tedy od sebe odlišit a, co je ještě důležitější, kdy je použít? Pojďme se na to podívat. 📋
Co je dokument obchodních požadavků (BRD)?
Dokument obchodních požadavků (BRD) je formální zpráva, která popisuje obecné obchodní cíle, záměry a potřeby. Vysvětluje co a proč projektu nebo funkčnosti produktu.
BRD slouží jako základní průvodce, který zajišťuje, že obchodní analytici, produktoví manažeři a projektoví manažeři mají stejný pohled na obchodní cíle.
Považujte to za prohlášení o záměru. Stanovení metrik obchodních cílů objasní dopad vašeho projektu a pomůže vám upřednostnit to, co je nejdůležitější. Také sjednotí váš tým a udrží ho na stejné vlně.
Pojďme se podívat na klíčové součásti tohoto dokumentu. 👇
- Shrnutí: Shrnutí celého dokumentu s přehledem požadavků projektu.
- Cíle projektu/funkce: Popis cílů projektu (nebo cílů funkce), záměrů a výsledků.
- Rozsah projektu a obchodní požadavky: Definice rozsahu práce, aby se nepřekročily stanovené hranice.
- Zainteresované strany: Identifikace klíčových zainteresovaných stran projektu s konkrétními rolemi a odpovědnostmi.
- Časová osa: Podrobná časová osa projektu, včetně různých fází v rámci projektu.
- Rozpočet včetně analýzy nákladů a přínosů: Konkrétní rozpočet s přidruženými náklady na projekt a očekávanými přínosy. Analýza nákladů a přínosů pomáhá vytvořit argumenty pro návratnost investic (ROI) projektu.
- Omezení: Jakákoli omezení projektu, která mohou nastat, a zdroje k jejich překonání.
Zde je praktická šablona BRD, která vám pomůže rychle sestavit požadavky na váš projekt.
Šablona dokumentu s obchodními požadavky ClickUp
Šablona dokumentu obchodních požadavků ClickUp poskytuje robustní rámec pro nastínění obchodního řešení vašeho projektu. Jasně definuje cíle projektu a výstupy, čímž zajišťuje soulad všech členů týmu.
S touto šablonou můžete snadno vytvořit podrobné specifikace, díky nimž budou požadavky vašeho projektu transparentní a snadno sledovatelné.
Testování vašeho řešení je dalším důležitým krokem, ve kterém tato šablona vyniká. Můžete přímo dokumentovat testovací případy, což umožňuje snadnou referenci během testovací fáze. Tímto způsobem můžete před implementací ověřit každý požadavek na základě reálných scénářů.
Co je dokument s požadavky na produkt (PRD)?
Dokument s požadavky na produkt (PRD) je plán produktu, který definuje jeho účel, vlastnosti, funkčnost a chování. Jedná se o průvodce pro obchodní, technické a vývojové týmy pracující na produktu, který vám pomůže včas řešit rizika.
Jako produktový manažer jste zodpovědní za sestavení PRD. Co přesně do něj patří? Pojďme si to rozebrat. ⚒️
- Popis produktu: Poskytuje přehled o produktu a o tom, jak zapadá do širšího trhu nebo vize společnosti.
- Účel: Podrobnosti o tom, proč je produkt vyvíjen a jaké konkrétní obchodní problémy má vyřešit.
- Cílová skupina: Identifikuje koncové uživatele, aby bylo možné porozumět jejich problémům a očekáváním, často včetně demografických údajů a chování potenciálních uživatelů.
- Klíčové vlastnosti: Zdůrazňuje základní vlastnosti a funkce produktu, přičemž každá vlastnost je pro přehlednost rozčleněna.
- Návrh uživatelského rozhraní: Zaměřuje se na vzhled a dojem z produktu a podrobně popisuje, jak s ním budou uživatelé interagovat.
- Technické specifikace: Zahrnuje technické podrobnosti pro tým inženýrů, včetně softwarové architektury, ukládání dat, požadavků na výkon a rámců.
PRD je živý dokument, který průběžně aktualizujete v závislosti na vývoji životního cyklu produktu.
Dobře zpracovaný PRD převádí vysoké obchodní cíle do podrobných a proveditelných kroků se zaměřením na potřeby uživatelů a technické specifikace.
Dokument také zdůrazňuje, zda produkt splňuje potřeby a očekávání zákazníků. Zaměřením se na perspektivu uživatele a upřesněním technických detailů pomáhá PRD týmům vytvářet funkční a efektivní produkty. To vede k lepším výsledkům jak pro podnik, tak pro koncové uživatele.
Je čas sepsat PRD? Tato šablona vám pomůže to udělat rychle a efektivně.
Šablona dokumentu s požadavky na produkt ClickUp
Šablona dokumentu s požadavky na produkt ClickUp poskytuje strukturovaný formát pro definování všech aspektů vašeho produktu, od jeho účelu přes základní funkce až po technické požadavky.
Slouží jako centrální bod pro spolupráci mezi týmy produktového, designového a technického oddělení. Tato šablona zajistí sladění a efektivní komunikaci během celého vývojového cyklu produktu.
Jedná se o praktickou příručku, která pomáhá všem zúčastněným udržet synchronizaci a zjednodušuje rozhodování.
🌟 Přečtěte si také: Dokumenty s požadavky na produkt: Průvodce pro odborníky
Uvědomili jsme si, že nám chybí efektivní způsob sledování úkolů a nemáme jasný přehled o tom, co produktový tým dělá, a tak jsme začali hledat novou platformu. Pak jsme našli ClickUp. Tato platforma byla perfektní kombinací – nebyla příliš technická a matoucí, ani příliš základní. Poskytla nám flexibilitu vytvářet, přesouvat a organizovat týmy a projekty podle našich vlastních představ.
Uvědomili jsme si, že nám chybí efektivní způsob sledování úkolů a nemáme jasný přehled o tom, co produktový tým dělá, a tak jsme začali hledat novou platformu. Pak jsme našli ClickUp. Tato platforma byla perfektní kombinací – nebyla příliš technická a matoucí, ani příliš základní. Poskytla nám flexibilitu vytvářet, přesouvat a organizovat týmy a projekty podle našich vlastních představ.
PRD vs. BRD: Klíčové rozdíly
PRD a BRD – jaký je mezi nimi skutečný rozdíl? Tyto dva dokumenty jsou klíčové a zabývají se různými částmi projektu.
Pojďme se podívat na to, jakou jedinečnou roli každý z nich hraje. 📊
1. Účel
PRD se zaměřuje na to, jak mohou funkce a vlastnosti produktu splnit obchodní potřeby. Zaměřuje se na to, jak dosáhnout výsledků.
💡Příklad: Produktem je mobilní bankovní aplikace s funkcemi, jako je zobrazení zůstatku na účtu, převody finančních prostředků a vícefaktorová autentizace pro iOS i Android.
🔎 Zaměření: Vlastnosti a funkce mobilní aplikace musí být navrženy a vytvořeny tak, aby splňovaly obchodní cíle.
BRD definuje obecné obchodní potřeby nebo problémy, které projekt nebo produkt řeší. Zaměřuje se na to, čeho chce podnik dosáhnout.
💡 Příklad: Podnik potřebuje pohodlnější způsob, jak mohou zákazníci spravovat své finance, aby se v příštím roce zvýšila retence o 15 % a snížil počet návštěv poboček o 30 %.
🔎 Zaměření: Obchodním cílem je zlepšení pohodlí a retence zákazníků.
2. Cílová skupina
PRD je zaměřeno na:
- Vývojové týmy – inženýři, designéři, technici
- Týmy zajišťující kvalitu
- Produktoví manažeři
BRD se zabývá:
- Obchodní partneři
- Vrcholový management
- Marketingové týmy
- Externí klienti
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon pro softwarové a produktové inženýry
3. Rozsah
PRD má úzký rozsah a zaměřuje se na specifické vlastnosti a schopnosti produktu. Jde především o detaily – jak přesně bude produkt fungovat, technické požadavky, okrajové případy a uživatelské příběhy.
💡Příklad: PRD pro mobilní aplikaci může obsahovat podrobnosti, jako je přihlášení pomocí otisku prstu, design hlavního ovládacího panelu a mechanismy pro řešení chyb.
Na druhou stranu, BRD pokrývá celkový obraz a zaměřuje se na obecné obchodní cíle a strategie. Nezabývá se podrobnostmi toho, jak budou věci vytvořeny.
💡Příklad: BRD může obsahovat cíle jako „zvýšit zapojení zákazníků“ nebo „poskytnout rychlý přístup k bankovním službám“. Zabývá se také potřebami trhu a očekávanou návratností investic.
4. Hlavní cíle
PRD poskytuje vývojovému týmu jasné a praktické pokyny pro vývoj produktu. Překlenuje propast mezi obchodními požadavky a technickým provedením a zajišťuje, že produkt splní to, co si podnik předsevzal.
Cílem BRD je sjednotit všechny zúčastněné strany ohledně obchodních potřeb a vytvořit společnou vizi projektu. Pomáhá objasnit, proč se projekt realizuje, a zajišťuje, že všichni chápou jeho účel.
Přečtěte si také: 10 tipů, jak pracovat rychleji a dosáhnout svých cílů
Kdy použít BRD a PRD
Nejste si jisti, zda právě teď potřebujete BRD nebo PRD?
Zde je podrobnější pohled na to, kdy které z nich použít. 📂
Případy použití BRD
BRD se obvykle vytváří na začátku projektu. Zajišťuje soulad mezi zúčastněnými stranami, minimalizuje nejednoznačnost a pomáhá identifikovat potenciální rizika. Je také zásadní pro zajištění podpory vedení a schválení rozpočtu.
V následujících případech je vhodné vypracovat BRD:
- Plánování projektů a stanovení strategického směru: Pomocí BRD nastíňte potřeby a cíle projektu, zajistěte, aby všichni byli na stejné vlně, a vyvarujte se nákladným zpožděním, která s sebou přinášejí změny rozsahu.
- Vytváření a nahrazování aplikací: Shromážděte všechny obchodní požadavky potřebné k vytvoření nové aplikace nebo nahrazení staré aplikace v tomto dokumentu.
- Reakce na žádosti o nabídky (RFP): Vypracujte BRD jako odpověď na RFP pro nové projekty, ve kterém podrobně popíšete obchodní potřeby a očekávání.
- Definování obchodních potřeb: Pokud se společnost rozšiřuje, BRD pomáhá definovat a dokumentovat nezbytné obchodní potřeby.
- Řešení obchodních problémů: BRD pomáhá podrobně popsat obchodní problémy a požadované výsledky.
- Prioritizace potřeb trhu: Vstupujete na nový trh? BRD identifikuje klíčové příležitosti a sladí je s obchodními cíli.
Věděli jste? Jiné typy obchodních dokumentů, jako jsou dokument funkčních požadavků (FRD) a dokument tržních požadavků (MRD), používají technická a marketingová oddělení. Dokument softwarových požadavků (SRD) definuje funkce a výkonnostní standardy softwaru. Často také popisuje funkce a podrobnosti, které musí produkt mít, aby vyhověl potřebám interních a externích zainteresovaných stran.
Případy použití PRD
PRD se používá během celého životního cyklu vývoje produktu. Začíná definováním produktu a jeho požadavků a pokračuje zajištěním, že produkt je vyroben podle plánu.
Zde je několik příkladů použití PRD:
- Převedení obchodních potřeb do funkcí produktu: Dokument popisuje, jak bude produkt fungovat, a uvádí jeho funkce.
- Poskytování jasných požadavků: PRD definuje technické detaily, aby vývojáři přesně věděli, co je třeba vytvořit.
- Definování uživatelských příběhů: Vypracování PRD s uživatelskými příběhy je nezbytné pro vyjasnění požadavků a zaměření se na potřeby uživatelů. Například: „Jako uživatel chci filtrovat data podle časového rozsahu.“
- Zajištění souladu produktu s obchodními cíli: Sladí funkčnost produktu s obecnými obchodními cíli, jako je například návrh živého chatbota nebo přidání často kladených dotazů (FAQ) za účelem snížení počtu dotazů zákaznické podpory.
- Koordinace mezifunkčních týmů: PRD propojuje týmy designérů, kontroly kvality a inženýrů, aby sladily své úsilí.
- Řízení okrajových případů a zpracování chyb: Dokument specifikuje, jak zacházet s okrajovými případy a chybami, aby byla zajištěna plynulá uživatelská zkušenost a efektivní správa chyb.
Přečtěte si také: 10 nejlepších nástrojů pro správu produktového backlogu
Osvědčené postupy pro vytváření BRD a PRD
Správné nastavení BRD a PRD znamená dodržování osvědčených postupů.
Software pro správu produktů ClickUp vám pomůže tyto postupy snadno implementovat a udržet vše pod kontrolou. Podívejte se, jak na to. 🎯
Tipy pro psaní BRD
Vytvoření BRD se může jevit jako obrovský úkol, ale stane se mnohem zvládnutelnějším, když jej rozdělíte na jasné cíle a stanovíte priority práce na základě vašeho časového harmonogramu.
Postupujte podle těchto tipů a budete na dobré cestě k napsání kvalitního BRD.
Tip 1. Poučte se z předchozích úspěšných projektů
Začněte tím, že se ohlédnete za úspěšnými projekty vaší organizace. Tyto příklady obsahují cenné poučení pro vytvoření vašeho nového BRD.
Věnujte pozornost:
- Co fungovalo dobře a co ne
- Výzvy, které se objevily během procesu
- Závislosti, které měly vliv na váš projekt
- Metody získávání informací, které pomohly shromáždit přesné požadavky
Využijte tyto poznatky k vytvoření nového BRD a zajistěte, aby byl na správné cestě. Reflektování minulých zkušeností vám pomůže vyhnout se běžným úskalím a zlepšit váš přístup. Navíc použití softwaru pro správu dokumentů ke shromažďování, organizování a kontrole vašich výzkumů může zefektivnit proces a zlepšit celkovou kvalitu vašeho dokumentu.
Tip 2. Zaznamenejte své požadavky
Zásadní je shromáždit a pochopit potřeby vašich stakeholderů – od celkových cílů až po technické detaily.
Zde je několik běžných metod získávání informací, které můžete použít:
- Brainstorming
- Analýza dokumentů
- Focus groups
- Analýza rozhraní
- Rozhovory
- Pozorování
- Prototypování
- Průzkumy a dotazníky
Ujistěte se, že vše zaznamenáváte jasně a stručně – tyto požadavky budou vodítkem pro zbytek vašeho projektu. Dalším tipem, jak to udělat efektivně, je vytvořit sdílený dokument pro všechny zúčastněné strany.
ClickUp Docs je váš nepostradatelný nástroj pro shromažďování a organizování požadavků vašeho týmu.
Umožňuje hladkou spolupráci tím, že zainteresovaným stranám umožňuje upravovat dokumenty v reálném čase v rámci jednotného pracovního prostoru.
Tip 3. Používejte jasný jazyk bez odborných výrazů
BRD mohou být často dlouhé a podrobné, což může vašemu týmu ztěžovat jejich sledování.
Aby bylo vše srozumitelnější, používejte v celém dokumentu jasný a přímý jazyk. Vaše vysvětlení by měla být srozumitelná a stručná, aby všichni pochopili klíčové body.
Navíc na konci přiložte slovníček nezbytných odborných termínů. Ušetříte tak čas a předejdete pozdějším nedorozuměním.
Tip 4. Přidejte vizuální prvky a vzájemné hodnocení
Diagramy, grafy a další vizuální pomůcky rozčleňují textově náročné dokumenty a pomáhají lépe sdělit vaše myšlenky. Jsou srozumitelnější pro jednotlivce a činí váš obsah poutavějším.
Díky bohatým možnostem formátování textu v Docs můžete snadno kategorizovat obsah do různých sekcí, což usnadňuje sledování všeho, od zápisů z jednání až po důležité výzkumy, v různých fázích projektu.
Kromě toho můžete přidat tabulky, kontrolní seznamy, sloupce, bannery, seznamy úkolů a další multimediální prvky, jako jsou obrázky, videa, ikony a emodži.
Po dokončení BRD nechte své kolegy, aby jej zkontrolovali a ověřili. Zpětná vazba od kolegů vám pomůže odhalit případné mezery nebo nesrovnalosti, které vám mohly uniknout.
Tento krok je zásadní, protože vám umožňuje řešit případné problémy dříve, než se z nich stanou skutečné potíže. Provádění úprav během fáze přezkumu je mnohem efektivnější než snaha o řešení problémů uprostřed projektu, kdy by mohly narušit průběh a způsobit zpoždění.
Přečtěte si také: 11 nejlepších softwarových nástrojů pro správu produktů
Naši inženýři a produktoví manažeři byli zahlceni ručními aktualizacemi stavu mezi Jira a dalšími nástroji. Díky ClickUp jsme získali zpět hodiny času, které jsme ztráceli duplicitními úkoly. Ještě lepší je, že jsme zrychlili vydávání produktů díky zlepšení předávání práce mezi odděleními QA, technického psaní a marketingu.
Naši inženýři a produktoví manažeři byli zahlceni ručními aktualizacemi stavu mezi Jira a dalšími nástroji. Díky ClickUp jsme získali zpět hodiny času, které jsme ztráceli duplicitními úkoly. Ještě lepší je, že jsme zrychlili vydávání produktů díky zlepšení předávání práce mezi odděleními QA, technického psaní a marketingu.
Šablony PRD jsou skvělým způsobem, jak začít. Psaní podrobného dokumentu s množstvím specifikací a výzkumů však může být zdrcující.
Zjednodušili jsme pro vás tento proces. Zde je několik tipů, jak napsat PRD.
Tip 1. Výzkum, výzkum a zase výzkum
Pokud chcete vytvořit výjimečný produkt, musíte dokonale porozumět problému, který řeší. A to začíná výzkumem.
Postupujte takto:
- Poznejte své zákazníky: Ponořte se hluboko do jejich potřeb a problémů, kterým čelí. Proč je to pro ně důležité? Jaký je dopad nebo cena toho, že se to nevyřeší?
- Analyzujte své konkurenty: Zjistěte, jak vaši konkurenti řeší stejný problém. Jaké jsou jejich silné a slabé stránky? A co je ještě důležitější, jak můžete nabídnout lepší řešení?
- Konzultujte se svými marketingovými, prodejními a technickými týmy: Vaše interní týmy mohou mít nové poznatky o problému, které vám pomohou lépe vytvořit funkci produktu.
- Posuďte schopnosti svého týmu: Zjistěte, zda váš produktový tým dokáže daný problém vyřešit a s jakými nástroji a technologiemi již umí pohodlně pracovat.
- Prostudujte dostupné technologie: Podívejte se na řešení, která vám mohou pomoci vyřešit problém. Jaké jsou jejich výhody a nevýhody?
Tip 2. Definujte účel a zásady
Jakmile si nastudujete vše, co potřebujete vědět, bude tento krok snadný.
Začněte tím, že vytvoříte jasnou hodnotovou nabídku, která vysvětluje, jak váš produkt splňuje konkrétní potřebu. Toto prohlášení by mělo být stručné – jako elevator pitch, který můžete přednést za méně než minutu.
Dále definujte hlavní zásady pro váš produkt. Tyto zásady pomohou vašemu týmu řídit celý proces vývoje produktu.
💡 Příklad: Pokud vytváříte lékařské zařízení, zásady by byly následující:
- Bezpečnost
- Spolehlivost
- Snadné použití
Tyto zásady posílí vaši hodnotovou nabídku a provedou váš tým procesem vývoje.
Tip 3. Identifikujte profily uživatelů, cíle a úkoly
Musíte mít jasno v tom, pro koho produkt vytváříte.
Chcete-li získat jasnou představu o uživatelích vašeho produktu, začněte tím, že:
- Vytváření uživatelských profilů: Definujte své cílové uživatele vytvořením podrobných uživatelských profilů. Můžete začít uvedením pohlaví, věku, odvětví, pracovní pozice a dalších demografických údajů cílového uživatele. Bylo by užitečné, kdybyste zahrnuli také jejich zvyky, postoje, potřeby a přání, které mohou mít vliv na produkt.
- Identifikace cílů uživatelů: Pochopte hlavní cíl uživatelů při používání produktu. Čeho chtějí dosáhnout? Jaké překážky jim v tom brání?
- Shromažďování úkolů uživatelů: Spolupracujte se svým týmem na nastínění úkolů, které uživatelům pomohou dosáhnout jejich cílů. V tomto cvičení podporujte kreativní myšlení.
Tip 4. Specifikujte vlastnosti produktu
Jakmile váš tým začne vyplňovat většinu PRD, musíte začít popisovat podrobné vlastnosti vašeho produktu. Poznamenejte si omezení, která mohou být kladena na design produktu, a zhodnoťte všechny předpoklady učiněné při definování požadavků.
Upozorňujeme, že funkčnost každého produktu spadá pod funkční požadavky, které zdůrazňují, co produkt musí být schopen dělat.
Omezení, jako je výkon, bezpečnost a použitelnost, spadají pod nefunkční požadavky.
Pro zjednodušení tohoto procesu ClickUp Brain, asistent využívající umělou inteligenci v rámci platformy ClickUp, zefektivňuje proces dokumentace.
Můžete zadat všechny podstatné podrobnosti, jako jsou cíle produktu, funkce, cílová skupina a omezení. Na základě těchto informací vám AI vygeneruje PRD.
ClickUp Brain také poskytuje souhrny a přehledy v reálném čase z existujících úkolů a dokumentů v rámci pracovního prostoru ClickUp. To pomáhá vašemu týmu vyhledávat relevantní informace, aniž by bylo nutné ručně prohledávat více dokumentů.
👀 Bonus: Zvažte použití nástrojů bez kódování pro produktové manažery. Nabízejí efektivní způsob správy produktových plánů, zpracování zpětné vazby od zákazníků a upřednostnění uživatelské zkušenosti.
Vytvářejte vynikající BRD a PRD pomocí ClickUp
Dokumenty s obchodními a produktovými požadavky jsou klíčové pro úspěšné řízení vašich projektů. Pomáhají sjednotit váš tým tím, že řeší všechny obchodní cíle a specifikace produktů.
ClickUp, komplexní nástroj pro řízení projektů, vám pomůže posunout vaše podnikání o úroveň výš díky centralizaci pracovních postupů a komunikace. Díky výkonným funkcím pro dokumentaci a umělé inteligenci ClickUp zlepšuje spolupráci, omezuje nedorozumění, zabraňuje rozšiřování rozsahu projektu a zvyšuje produktivitu.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!