Váš tým se možná sešel u konferenčního stolu, aby společně diskutoval a plánoval projekt. Ale i přes veškeré úsilí všech zúčastněných:
- Konečné časové rámce jsou mimo
- Zdroje jsou omezené a
- Termíny jsou nereálné (dokonce směšné!).
Jedná se o velmi časté problémy, které vznikají, když týmy plně neposoudí úroveň úsilí (LOE) potřebnou pro dané úkoly. Úroveň úsilí je klíčovým krokem pro zajištění úspěšné realizace projektu.
Správné stanovení LOE vyžaduje více než jen odhadování času. Ve skutečnosti vyžaduje důkladnou analýzu skutečné práce, která je s projektem spojena.
Pojďme si projít některé klíčové metody, tipy a osvědčené postupy pro stanovení úrovně úsilí v projektovém řízení.
Co je to úroveň úsilí v projektovém řízení?
Úroveň úsilí (LOE) je termín z oblasti projektového řízení, který představuje odhadovaný čas a zdroje potřebné k dokončení konkrétních úkolů nebo činností v rámci projektu.
Na rozdíl od tradiční práce založené na úkolech s jasným začátkem a koncem jsou úkoly LOE obvykle průběžné nebo podpůrné povahy. Mezi příklady patří dohled, údržba nebo administrativní práce.
LOE odráží celkovou náročnost a čas potřebný k dokončení úkolu. To zahrnuje aktivity související s podporou projektu, jako jsou schůzky, dokumentace, účetnictví rozpočtu projektu, komunikace a přepracování.
Obvykle se používá k odhadu úrovně úsilí pro úkoly, které přímo nevytvářejí výstupy, ale jsou nezbytné pro pokračování projektu.
Jak se LOE liší od jiných technik odhadování?
LOE se liší od běžnějších technik odhadování projektů, jako je odhadování shora dolů nebo zdola nahoru.
Zatímco tyto metody kladou důraz na rozdělení úkolů na měřitelné jednotky s předem stanovenými výsledky, LOE má spíše kontinuální charakter. Zaměřuje se na průběžné úkoly, které se mohou opakovat nebo trvat po celou dobu trvání projektu.
Například při odhadu zdola nahoru můžete vypočítat čas potřebný k návrhu produktu. Naopak odhady úrovně úsilí by měřily průběžný čas potřebný k řízení procesu návrhu produktu, jako jsou aktualizace stavu, koordinace týmu nebo iterace návrhu.
Zde jsou tři běžné složky zahrnuté do odhadů stupnice úrovně úsilí:
- Čas: Odhadovaný počet hodin nebo dnů potřebných k provedení průběžného úkolu (například podávání zpráv, správa nebo monitorování).
- Zdroje: Lidé, technologie nebo vybavení potřebné k dokončení těchto úkolů v rámci časového harmonogramu projektu ( ).
- Závislost úkolů: Jak tyto probíhající úkoly podporují nebo ovlivňují jiné činnosti pro plynulejší průběh projektu
Proč by se projektoví manažeři měli zaměřit na LOE?
Zaměření se na LOE vám pomůže získat jasnější a ucelenější obraz o plánování vašeho projektu. Zohlednění průběžných povinností, jako je dohled a komunikace, zlepšuje alokaci zdrojů a ověřuje, že každý aspekt životního cyklu vašeho projektu je dostatečně podporován.
To vám také umožní stanovit realistické časové harmonogramy, protože zohledníte čas a úsilí potřebné pro nezbytné, ale nedodatelné činnosti.
Navíc usnadňuje komunikaci se zainteresovanými stranami, poskytuje jim jasnou představu o tom, co projekt skutečně obnáší, a nastavuje realističtější očekávání.
Pokud LOE zanedbáte, riskujete přetížení zdrojů nebo zpoždění harmonogramu. Ještě horší je, že byste mohli podcenit potřeby projektu, což by vedlo k neefektivitě nebo zpožděním, kterým se dalo předejít.
💡Věděli jste? Diskrétní úsilí je měřitelný úkol s jasným začátkem a koncem, jako je například psaní zprávy. Naproti tomu LOE zahrnuje průběžné činnosti, jako je plánování schůzek a vytváření dokumentů, které nelze tak snadno sledovat, ale které udržují věci v pohybu!
Metody odhadu LOE
V závislosti na složitosti úkolu a dostupných údajích můžete použít různé metody k odhadu LOE pro úspěch projektu.
Zde jsou čtyři klíčové tipy s jejich silnými stránkami a omezeními.
1. Odborný posudek
Tato technika odhadu úsilí je užitečná pro řešení méně kvantifikovatelných úkolů, jako je administrativní pomoc nebo dohled. Odborníci v dané oblasti čerpají poznatky z minulých zkušeností, aby mohli nabídnout realistický odhad podobných situací.
👍 Výhody: Rychlý, opírá se o odůvodněné odborné znalosti a je účinný pro jedinečné nebo složité úkoly.
👎 Nevýhody: Subjektivní a může poskytovat nepřesné odhady, pokud jsou odborníci zaujatí nebo jim chybí klíčové podrobnosti.
🤔 Kdy použít: S zkušenými členy vývojového týmu nebo projektovými manažery, kteří již v minulosti řešili podobné úkoly.
2. Analogické odhadování
Předpověď LOE pro váš aktuální projekt závisí na historických datech z podobných projektů. Porovnáním úkolů z minulých projektů s podobným rozsahem můžete provést informované odhady času a zdrojů potřebných pro nový projekt.
👍 Výhody: Rychlé, nevyžaduje podrobné údaje a je vhodné pro plánování v rané fázi.
👎 Nevýhody: Méně přesné, protože závisí na přesnosti a relevanci minulých dat.
🤔 Kdy použít: V situacích, kdy nejsou k dispozici podrobné informace o úkolu, ale máte přístup k poměrně podobným údajům z minulých projektů.
3. Parametrické odhadování
Tato metoda odhadu úsilí vypočítává LOE pomocí statistických údajů aplikovaných na shromážděné parametry.
Například pokud údržba 10 serverů vyžaduje 10 hodin týdně, údržba 20 serverů bude pravděpodobně vyžadovat 20 hodin týdně. Je to ideální pro úkoly s jasnými, měřitelnými vstupy a výstupy.
👍 Výhody: Založeno na datech, přesnější pro opakující se úkoly a škálovatelné
👎 Nevýhody: Vyžaduje podrobné a spolehlivé údaje a nefunguje dobře u velmi variabilních úkolů.
🤔 Kdy použít: V případech, kdy jsou úkoly kvantifikovatelné a jsou k dispozici historické metriky dat.
4. Tříbodové odhadování
Technika odhadu LOE se třemi body, nazývaná také PERT (Program Evaluation Review Technique), používá tři různé odhady – optimistický, pesimistický a nejpravděpodobnější – k výpočtu průměrného odhadu. To pomáhá řešit nejistoty a proměnlivost v délce trvání úkolů.
👍 Výhody: Zohledňuje nejistotu a nabízí vyváženější odhady.
👎 Nevýhody: Vyžaduje větší úsilí a zahrnuje zvážení více scénářů.
🤔 Kdy použít: Při řešení velkých nejistot nebo když úkoly mají různé možné výsledky.
Použití těchto metod odhadu LOE je mnohem jednodušší díky nástrojům pro řízení projektů, které dokážou rychle shromažďovat a analyzovat vaše data. Tyto nástroje navíc také:
- Zobrazit data z předchozích projektů
- Organizujte příspěvky odborníků
- Zefektivněte svůj přístup k odhadu LOE
- Zlepšete přesnost předpovědí LOE
Přečtěte si také: Jak vypočítat dobu cyklu pro včasné dodání produktů
Jak vypočítat úroveň úsilí?
Výpočet LOE je jednodušší, než si možná myslíte.
Provedeme vás klíčovými kroky a vysvětlíme, jak vám software pro správu projektů ClickUp může pomoci tento proces zjednodušit a zpřesnit. Kromě toho vám pro lepší pochopení nabídneme několik příkladů úsilí LOE.
Krok 1: Definujte rozsah práce
Začněte jasným definováním rozsahu práce a záměru projektu. Poté si v plánovací fázi vytvořte ucelenou představu o úkolech a činnostech, které je třeba dokončit.
Rozdělení větších úkolů na menší, zvládnutelné části vám pomůže lépe odhadnout potřebné zdroje. K tomuto účelu mohou být obzvláště užitečné struktury rozdělení práce (WBS) nebo seznamy úkolů.
ClickUp vám může pomoci tím, že vám poskytne nástroje pro efektivní definování a správu rozsahu vašeho projektu.
S ClickUp Spaces můžete svůj projekt rozdělit do různých oddělení nebo týmů a vytvořit tak jasnou strukturu pro svou práci.
Složky a seznamy v rámci každého prostoru vám umožňují podrobně popsat každý aspekt projektu, aby byly zohledněny všechny úkoly.
Jakmile budete mít jasný rozsah projektu, přichází na řadu ClickUp Tasks. Rozdělí větší úkoly na dílčí úkoly, což usnadňuje správu a odhad času a zdrojů potřebných pro každý dílčí úkol nebo komponentu.
Navíc jsou zde velmi užitečné kontrolní seznamy úkolů ClickUp.
Umožní vám rozdělit úkol na řadu přímo proveditelných kroků nebo dílčích úkolů. Tím jasně vymezíte všechny požadované akce a zajistíte, že nic nebude opomenuto.
U každé položky v kontrolním seznamu lze sledovat pokrok, což usnadňuje správu složitých úkolů.
Krok 2: Odhadněte čas potřebný pro každý úkol
Jakmile definujete rozsah, budete muset vypočítat odhadovanou dobu dokončení každého úkolu. To zahrnuje posouzení, jak dlouho každá činnost trvá, včetně závislostí nebo potenciálních zpoždění.
Zvažte využití odborného posouzení nebo parametrického odhadu na základě povahy úkolů.
ClickUp Time Estimates tento proces zjednodušuje.
Můžete nastavit odhady pro jednotlivé úkoly, což vám pomůže pochopit, jak dlouho bude každý konkrétní úkol trvat, a učinit informovaná rozhodnutí o harmonogramu projektu.
U úkolů s více přidělenými osobami můžete každé osobě přiřadit odlišný odhad času. Tento přístup poskytuje přesnější přehled o pracovní zátěži a kapacitě než přiřazení celého odhadu každé jednotlivé osobě.
ClickUp navíc agreguje odhady pro dílčí úkoly a hlavní úkol, takže můžete rychle zjistit celkový odhadovaný čas pro velké úkoly s mnoha dílčími úkoly.
Přečtěte si také: Jak efektivně vypočítat pracovní hodiny pomocí moderních nástrojů
Krok 3: Využijte zdroje
Poté začněte odhadem a přidělením správných zdrojů, jako jsou členové týmu, nástroje a vybavení.
Nezapomeňte ověřit, zda jsou všichni členové týmu k dispozici podle výše vypočítaných odhadů času. Přesné přidělení zdrojů zajistí, že odhadovaný čas bude odpovídat skutečné kapacitě vašeho týmu.
Například pokud úkol zabere 10 hodin, ale váš tým má během týdne k dispozici pouze 5 hodin, budete muset provést úpravy.
Zde se hodí nástroj ClickUp Workload View. Poskytuje vám jasný přehled o kapacitách a pracovní zátěži vašeho týmu na jednom místě, takže můžete snadno odhalit přetížených členy týmu nebo nedostatky v zdrojích.
Tímto způsobem můžete zjistit, kdo je k dispozici a kdo je přetížený, a podle toho upravit přidělení úkolů.
Krok 4: Sledujte skutečně strávený čas
Jakmile bude projekt spuštěn, uvidíte, zda jsou vaše výpočty LOE přesné.
Pečlivě sledujte skutečný čas strávený na každém úkolu ve srovnání s odhadovaným časem. To vám umožní porovnat odhady se skutečným časem a identifikovat oblasti, které je třeba upravit pro budoucí plánování.
ClickUp Time Tracking je k tomu ideální.
Umožní vám sledovat skutečný čas strávený na úkolech a porovnat jej s původními odhady. Díky sledování těchto detailů můžete snadno zjistit, kde se vaše odhady mohly mýlit, a provést nezbytné úpravy.
Sledování času také poskytuje jasnější obraz o časovém řízení vašeho projektu a vylepšuje váš přístup k přesnější odhadům v budoucnu.
Přečtěte si také: 10 tipů, jak zlepšit své schopnosti time managementu v práci
Krok 5: Použijte matici úsilí a dopadu
Ve skutečnosti ne všechny úkoly mají stejnou důležitost nebo vyžadují stejnou úroveň pohodlí. Prioritu každého úkolu můžete určit pomocí matice úsilí a dopadu, která úkoly kategorizuje na základě jejich potenciálního dopadu a zdrojů, které musíte vynaložit.
Můžete použít šablonu ClickUp Effort-Impact Matrix Template k ohodnocení svých projektů podle očekávané pracovní zátěže. Tato šablona je ideální pro posouzení a vizualizaci očekávaného úsilí, které povede k úspěchu projektu.
Kromě zlepšení vaší schopnosti stanovovat priority vám tato šablona:
- Poskytuje cenné informace o potenciálních výzvách a předpokládaném nárůstu nákladů.
- Vytvořte snadno čitelnou matici, která mapuje výhody různých typů úkolů.
- Nabízí pět vlastních atributů pro seskupení úkolů podle jejich povahy.
Krok 6: Přizpůsobte se průběžným změnám
Vaše projekty se budou často vyvíjet. Výpočty LOE by proto měly být dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobily změnám v rozsahu, dostupnosti týmu nebo kolísavým časovým omezením . Je pravděpodobné, že budete muset přehodnotit odhady času nebo přerozdělit zdroje, jakmile váš projekt bude vyžadovat změnu.
Pro správu těchto změn jsou velmi užitečné panely ClickUp. Poskytují přizpůsobitelný přehled o stavu vašeho projektu, který umožňuje sledovat průběh v reálném čase a podle potřeby upravovat plány.
Pomocí dashboardů můžete vizualizovat klíčové metriky, jako je strávený čas versus odhadovaný čas, alokace zdrojů a postup úkolů, a to vše na jednom místě.
Navíc vám ClickUp Dashboards umožňuje zobrazit data projektu za určité časové období. To vám pomůže zjistit, jak nedávné změny ovlivňují váš projekt, a včas upravit výpočty LOE a plány zdrojů.
Krok 7: Sledujte a optimalizujte pokrok
Je těžké udržet správný směr, pokud pravidelně nesledujete postup úkolů a skutečné vynaložené úsilí.
Monitorování vám totiž umožňuje sdílet s zainteresovanými stranami časově citlivé zprávy o stavu projektu nebo reakcích publika.
Využijte šablonu ClickUp Time Analysis Template k rozčlenění toho, jak váš tým využívá své pracovní hodiny.
Tipy a osvědčené postupy pro efektivní výpočet LOE
Správný výpočet LOE může rozhodnout o úspěchu nebo neúspěchu časového harmonogramu vašeho projektu. Jak ale zajistit, že dosáhnete cíle, aniž byste věci zbytečně komplikovali?
Pojďme se podívat na několik jednoduchých tipů a osvědčených postupů, které vám usnadní proces a udrží vše na správné cestě.
🎯 Zapojte svůj tým včas a často
Chybou, kterou mnoho projektových manažerů dělá, je snaha vypočítat úroveň úsilí izolovaně. Tajemstvím přesného odhadu úsilí je crowdsourcing. Nikdo neví lépe, jak dlouho úkol trvá, než lidé, kteří za něj odpovídají.
Zapojení vašeho týmu, od vývojářů po designéry, přináší cenné poznatky, které byste mohli přehlédnout.
Například můžete předpokládat, že vypracování přesné rozpočtové zprávy trvá dvě hodiny, ale vaše účetní oddělení vám možná připomene, že získání dat trvá další hodinu.
Udržujte tyto komunikační kanály otevřené po celou dobu trvání projektu, abyste mohli rychle reagovat na neočekávané zpoždění nebo překážky.
🎯 Plánujte podle Parkinsonova zákona
Parkinsonův zákon říká: „Práce se rozšiřuje tak, aby vyplnila čas, který je k dispozici pro její dokončení. “
I když to může znít pesimisticky, při výpočtu LOE je to důležitý bod, který je třeba zvážit.
Pokud dáte týmu dva týdny na dokončení úkolu, který ve skutečnosti zabere jeden týden, hádejte co – určitě to bude trvat dva týdny!
Chcete-li zmírnit Parkinsonův zákon, stanovte svému týmu termín, který je o něco přísnější, než je jejich komfortní zóna, ale do svého projektového plánu zahrňte rezervu, která zohlední potenciální zpoždění.
Cílem je posunout je směrem k efektivitě, aniž by byli vystaveni stresu. Je to balancování, ale tato proaktivní strategie zabraňuje prodlužování úkolů.
🎯 Nezapomeňte zohlednit „neviditelnou práci“
Neviditelná práce zahrnuje všechny ty malé, opakující se úkoly, které udržují váš projekt v chodu, ale nemají nutně definovaný výsledek – například schůzky, odpovídání na e-maily nebo přepínání mezi úkoly. Tyto činnosti se mohou zdát nepodstatné, ale pokud se nezohlední, mohou zabrat značné množství času.
Abyste měli jistotu, že pokryjete všechny aspekty, zohledněte ve svém LOE i neviditelnou práci a přidejte časovou rezervu. I když členové týmu tráví pouze hodinu denně na schůzkách nebo telefonátech, je to pět hodin práce týdně, které je třeba zohlednit.
Využijte funkce pro sledování času, jako jsou ty, které nabízí ClickUp, abyste zjistili, kolik času trávíte těmito menšími úkoly, a získali tak přesnější představu o celkovém pracovním zatížení.
🎯 Využijte historická data, ale nepřipoutávejte se k nim příliš
Při odhadování LOE jsou historická data vaším pomocníkem – minulé projekty vám mohou poskytnout přibližnou představu o tom, jak dlouho mohou podobné úkoly trvat.
Ale pozor: nespoléhejte se na něj příliš.
To, že úkol A naposledy trval 10 hodin, neznamená, že tomu tak bude i tentokrát. Proměnné se mění – lidé se zlepšují ve své práci, technologie se zdokonalují a někdy se objevují nové překážky.
Nejlepší přístup? Použijte historická data jako výchozí bod, ale vždy ponechte prostor pro úpravy na základě specifik vašeho aktuálního projektu.
Analyzujte současné podmínky, abyste mohli upřesnit své odhady. Jsou do projektu zapojeni noví členové projektového týmu? Je rozsah projektu větší než minule?
Praktické aplikace odhadu úrovně úsilí
Chcete, aby odhad LOE nebyl jen teorií?
Prozkoumejte tyto praktické aplikace, abyste mohli využít LOE pro lepší plánování a realizaci projektů. 🗂️
1. Sprinty vývoje softwaru
V agilním vývoji softwaru pracují týmy v krátkých, iterativních cyklech známých jako sprinty.
Odhad LOE je zde klíčový pro určení, kolik času a úsilí budou vývojáři, designéři a testeři potřebovat k dokončení funkcí a oprav chyb plánovaných pro sprint.
Předpokládejme, že tým má za úkol vyvinout novou funkci. V takovém případě LOE odhaduje průběžné úsilí potřebné pro testování, kontrolu kódu, odstraňování chyb a testování kvality – úkoly, které nemusí mít pevně stanovený konec, ale jsou nezbytné pro hladký vývojový cyklus.
Výpočtem LOE mohou projektoví manažeři zajistit správné přidělení zdrojů a dodržení harmonogramu sprintu.
👀 Bonus: Ponořte se do dalších agilních technik odhadování pro chytřejší řízení projektů.
2. Plánování marketingové kampaně
Při plánování marketingové kampaně LOE odhaduje průběžné úkoly, jako je sledování sociálních médií, optimalizace výkonu reklamního projektu nebo koordinace s influencery.
Například projektový manažer kampaně může pomocí LOE určit, kolik týdenního úsilí je zapotřebí k úpravě výdajů na reklamu, reagování na dotazy zákazníků a interakci s publikem na různých platformách.
Zatímco výstupy projektu mohou zahrnovat tvorbu obsahu nebo vývoj reklam, LOE zajišťuje, že jsou zohledněny základní, ale průběžné úkoly, jako je sledování výkonu. To zaručuje dlouhodobý úspěch kampaně.
3. Řízení projektů SaaS
U produktů SaaS pomáhá odhad LOE projektovým manažerům určit čas a zdroje potřebné pro nepřetržité činnosti, jako je testování produktů, údržba serverů a kontrola dat.
Například zatímco vývoj funkce produktu může mít jasný časový harmonogram, úsilí potřebné pro průběžné úkoly, jako je sledování dat nebo správa dotazů zákazníků, je třeba vypočítat samostatně.
LOE zajišťuje, že těmto činnostem je přiděleno dostatek času a zdrojů, čímž se předchází zpožděním nebo problémům s dodržováním předpisů v budoucnu.
4. Iniciativy v oblasti výzkumu a vývoje
V projektech výzkumu a vývoje (R&D) se LOE používá k odhadu nepřetržitého úsilí potřebného pro experimentování, analýzu dat a podávání zpráv.
Řekněme, že tým pracující na novém výzkumu nemusí mít pevně stanovený časový harmonogram, kdy dojde k průlomovým objevům.
Přesto musí odhadnout průběžné úsilí potřebné k provádění kvantitativních a kvalitativních testů, analýze dat a dokumentaci výsledků. LOE potvrzuje, že tyto průběžné činnosti jsou dobře podporovány, i když jsou výsledky nejisté nebo časový harmonogram flexibilní.
Zlepšete odhad LOE pomocí ClickUp pro lepší řízení projektů
Odhady LOE jsou nezbytné v mnoha odvětvích. Sledují probíhající, často přehlížené úkoly, které jsou nezbytné pro udržení projektů na správné cestě. Tímto způsobem můžete zaručit, že je vždy vynaloženo nezbytné úsilí.
Začlenění LOE do fáze plánování projektu výrazně zjednodušuje přidělování zdrojů a správu časových harmonogramů.
Zvažte použití ClickUp, abyste měli pod kontrolou veškerý čas strávený malými i velkými úkoly. ClickUp také automaticky generuje zprávy na základě metrik, které zadáte a které chcete analyzovat. Na co ještě čekáte?
Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp.