Průměrné auto má asi 30 000 dílů. I zdánlivě jednoduché plnicí pero má asi 25 různých dílů. Výroba některých z nich může trvat několik minut, zatímco jiné vyžadují několik dní.
Ve výrobě používají organizace několik metrik, aby přesně naplánovaly výrobní cyklus a dodaly každou součást včas. Jednou z nejdůležitějších metrik je doba cyklu.
Tato metrika, o které je známo, že pochází z oblasti štíhlé výroby, se nyní stala populární v odvětví výroby produktů a poskytování služeb. Podívejme se, proč a jak ji můžete využít ke zlepšení efektivity výroby.
Co je to doba cyklu?
Doba cyklu označuje skutečnou dobu trvání práce od začátku výrobního procesu až po jeho dokončení. Je důležité si uvědomit, že se jedná o měření skutečné doby na základě minulých výsledků, nikoli o předpovědi/prognózy do budoucna.
Podívejme se na několik příkladů. Pokud vyrábíte propisky, jedná se o dobu od vložení PPC pelet do vstřikovací formy až po dokončení montáže jedné propisky.
Pokud pečete chléb, je to doba od zahájení hnětení těsta do vytažení chleba z trouby. Pokud vyrábíte trička, je to doba od nastříhání materiálu po zabalení do balíčku připraveného k odeslání.
Pokud vám to připomíná jiné metriky související s časem, zde najdete vše, co potřebujete vědět o době cyklu vs. dodací lhůtě.
Doba cyklu a životní cyklus vývoje softwaru
Ačkoli pojem cyklus pochází z oblasti výroby, stal se důležitým měřítkem pro výpočet rychlosti vývoje softwaru, produktivity inženýrů a efektivity.
Nejprve si ale pojďme definovat, co to vlastně je. Ve vývoji softwaru se jedná o dobu od okamžiku, kdy tým začne pracovat na dané funkci, až po její nasazení do produkčního prostředí. Projektové týmy využívají dobu cyklu různými způsoby.
- Prognózy dodání: Předpovězte, jak dlouho může trvat dokončení úkolu/funkce.
- Plánování sprintu: Naplánujte funkce/úkoly tak, aby dobře fungovaly v rámci sprintu.
- Neustálé zlepšování: Začleňte zpětnou vazbu do vývojového procesu, abyste zlepšili kvalitu.
- Recenze: Doba cyklu pomáhá manažerům měřit produktivitu jednotlivců i týmů.
Doba cyklu v agilním projektovém řízení
Agilní vývoj softwaru je podobný štíhlé výrobě v tom, že se zaměřuje na plánování just-in-time, optimalizaci procesů, neustálé zlepšování a eliminaci plýtvání.
V rámci vývoje softwaru je proto doba cyklu klíčovým ukazatelem pro výpočet dodací lhůty, zlepšení efektivity a rychlosti dodání. Je důležitá pro podporu principu agilního vývoje, který spočívá v častém dodávání funkčního softwaru.
To platí zejména pro testování softwaru, kde sledování doby cyklu může hrát významnou roli v rychlosti nasazení.
Úloha a výhody cyklu
Stejně jako dodací lhůta, taktová doba, propustnost atd. je i doba cyklu metrikou související s časem/rychlostí, kterou organizace používají pro různé účely. Zde je uvedeno, jaké výhody to v jednotlivých případech přináší vaší organizaci/projektu.
Čím kratší je doba cyklu, tím vyšší je efektivita.
Zkrácení cyklu má přímý dopad na efektivitu procesu. Jakékoli zvýšení efektivity umožňuje týmu vyřídit více požadavků zákazníků nebo rychleji vyřešit problémy, což vede k produktivnějšímu vývojovému cyklu.
Například tým, který vylepší fáze integrace a testování kódu tak, aby zkrátil dobu cyklu ze dvou týdnů na jeden týden, může zdvojnásobit počet funkcí, které dodá ve stejném časovém rámci.
Rychlejší cykly mohou vést k vyšší kvalitě.
Lidé předpokládají, že rychle provedená práce – obvykle vnímaná jako spěch nebo shon – má vliv na kvalitu výstupu. Ve scrumovém projektovém řízení může platit opak.
Kratší cykly podporují častější testování a iterace, což vede k vyšší kvalitě softwaru. Rychlé zpětné vazby snižují pravděpodobnost, že se významné chyby dostanou do produkce.
Výpočet cyklických časů zvyšuje předvídatelnost
Když víte, kolik času úkol zabere, můžete lépe plánovat. Můžete přesněji předvídat termíny dodání a řídit očekávání zainteresovaných stran.
Pokud například víte, že průměrná doba cyklu pro dodání nové funkce je tři týdny, můžete spolehlivě naplánovat vydání. Tato předvídatelnost buduje důvěru u všech zúčastněných stran.
Výpočty doby cyklu podporují přizpůsobivost
Agilita vyžaduje, abyste byli schopni reagovat na změny a uspokojovat požadavky zákazníků. Doba cyklu je přímým ukazatelem toho, jak rychle můžete reagovat. Pomocí benchmarkingu v oboru můžete rozumně měřit konkurenční výhodu svého podnikání na základě doby cyklu.
Doba cyklu odráží snahu o neustálé zlepšování.
Sledování doby cyklu podporuje kulturu neustálého zlepšování v rámci vývojového týmu a pomáhá mu důsledně identifikovat neefektivnosti a oblasti, které je třeba zlepšit.
Tým může například zjistit, že revize kódu je úzkým hrdlem, a k řešení tohoto problému zavést párové programování, čímž zlepší celkový proces a zkrátí dobu cyklu.
Kratší cykly = spokojení zákazníci
Každý zákazník je potěšen, když může získat výstup rychleji. Kratší cykly tedy přímo zvyšují spokojenost zákazníků.
Zvažte scénář, ve kterém softwarový tým zkrátí dobu cyklu pro požadavky na nové funkce z jednoho měsíce na dva týdny. Zákazníci tak získají výhodu v podobě rychlejších aktualizací, což může mít přímý dopad na konečný výsledek.
Všechno výše uvedené = spokojené týmy
Doba cyklu je klíčovým ukazatelem výkonu jednotlivců i týmů. Efektivní doba cyklu dává členům týmu pocit úspěchu a ocenění. Splnění požadavků zákazníků zvyšuje morálku týmu.
Neustálé zlepšování urychluje jejich osobní učení a dává jim pocit hrdosti na svou práci. Celkově lze říci, že trendy v délce cyklu mohou být často měřítkem pokroku týmu.
Nyní, když znáte tyto výhody, jak je můžete využít? Pojďme se na to podívat.
Jak vypočítat dobu cyklu?
Doba cyklu je jednoduše čas, který vám zabere dokončení úkolu od okamžiku, kdy jste s ním začali. Vzorec pro výpočet doby cyklu je proto velmi jednoduchý.
Vzorec pro výpočet doby cyklu pro jednotlivé pracovní úkoly
Doba cyklu = čas dokončení – čas zahájení
Výše uvedený vzorec se nejlépe používá pro jednotlivé pracovní úkoly. Od hnětení těsta na chléb až po kódování jedné funkce. Pokud jste začali v 12:30 a skončili ve 23:00, je vaše doba cyklu pro tento úkol dvě hodiny.
Vzorec pro výpočet cyklu pro dávky
Ve většině případů však cyklus jedné části procesu, jako je hnětení těsta nebo kódování, nemusí být sám o sobě nejdůležitější. Projektový manažer má větší užitek z informace o cyklu od vývoje po nasazení.
Tato sbírka úkolů se nazývá dávka a měří se jako doba cyklu dávky.
Doba cyklu dávky = Čistá doba cyklu/Počet vyrobených jednotek
Čistá doba cyklu je součet dob cyklu všech úkolů v dávce. Obvykle se měří v hodinách, dnech nebo týdnech, v závislosti na rozsahu a velikosti projektů. Ve výrobě se také nazývá čistá doba výroby.
Počet vyrobených jednotek je počet všech pracovních položek (např. funkcí, oprav chyb, uživatelských příběhů), které byly v daném časovém rámci dokončeny.
Pokud se vám to zdá docela jednoduché, zamyslete se znovu. Doba cyklu, zejména doba cyklu dávky, je souborem několika pohyblivých částí, z nichž každá má svou vlastní složitost. Malý nesprávný krok může zkreslit výpočty a způsobit různé problémy.
Důsledky nesprávného výpočtu doby cyklu
Mezi nejčastější důsledky nesprávného výpočtu doby cyklu patří:
Nepřesné časové plány projektů: Nadhodnocení doby cyklu může vést k neefektivnímu využití zdrojů a zpoždění dodávky, zatímco podhodnocení vede k agresivním termínům, stresovým situacím, nespokojenosti týmu a snížení kvality.
Špatné přidělování zdrojů: Týmy mohou na základě nesprávně vypočítaných cyklických časů přidělovat příliš mnoho nebo příliš málo zdrojů, což vede k úzkým hrdelům nebo nevyužitým zdrojům.
Nespokojenost zákazníků: Zákazníci očekávají včasné dodání produktů a aktualizací. Z pohledu zákazníka mohou nesprávně vypočítané cykly působit podezřele, což vede ke ztrátě důvěry, negativním recenzím a v konečném důsledku ke ztrátě zakázek.
Finanční ztráty: Podcenění doby cyklu může vést ke zpožděním nebo překročení nákladů. Nadhodnocení může mít za následek plýtvání zdroji, zbytečné výdaje a promarněné příležitosti na trhu.
Stresující zážitek: Všechny zúčastněné strany, včetně zákazníků, partnerů a zaměstnanců, mohou čelit nadměrnému stresu vyplývajícímu z nereálných očekávání založených na nesprávně vypočítaných dobách cyklu. Riziko vyhoření je také vysoké.
To může nakonec vést k fluktuaci zaměstnanců, což způsobí další výdaje na najímání, zaškolování a vzdělávání nových talentů, nemluvě o ztrátě institucionálních znalostí.
Příklady výpočtu cyklu
Abyste se ujistili, že cykly nepočítáte nesprávně, musíte pochopit, jak to dělat správně. Zde je několik příkladů výpočtu cyklu pomocí výše uvedeného vzorce.
Doba cyklu vývoje softwarových funkcí
Vývojář softwaru zaznamená 3 hodiny na opravu chyby. Průměrná doba potřebná na všechny opravy chyb je jejich individuální doba cyklu opravy chyb.
Jako tým dokončíte a spustíte osm funkcí za měsíc s 22 pracovními dny. Vaše doba cyklu je:
Doba cyklu = 22 dní/8 funkcí = 2,75 dne na funkci
Výrobní jednotka
Automobilka vyrobí za měsíc 300 automobilů. Pokud je celková doba výroby od zahájení montáže prvního automobilu do dokončení 300. automobilu 9 000 hodin:
Doba cyklu = 9000 hodin/300 automobilů = 30 hodin na jeden automobil
E-commerce platforma
E-commerce platforma zpracovává a odesílá 1000 objednávek za týden a pracuje 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Doba cyklu je tedy:
Doba cyklu = 7 dní x 24 hodin/1000 objednávek = 0,168 hodiny na objednávku, tj. přibližně 10 minut.
Nyní, když víte, jak vypočítat dobu cyklu, zde je návod, jak ji můžete využít ve svém každodenním projektovém řízení.
Využití cyklu k dosažení a měření cílů projektu a dodání
Měření, zaznamenávání a optimalizace cyklických časů je jedním z nejdůležitějších aspektů každého projektového řízení. Jak jsme viděli výše, může to mít vliv na různé metriky, od morálky týmu až po konečný výsledek zákazníka.
Abyste mohli důsledně sledovat a zlepšovat cykly, začněte používat speciálně navržený software pro řízení projektů, jako je ClickUp. Podívejme se, jak na to.
1. Změřte dobu cyklu
Především nastavte systémy pro měření cyklických časů. Tyto informace jsou obvykle k dispozici v časových rozvrzích, ale většina softwarových týmů nakonec vyplňuje časové rozvrhy nahodile.
Chcete-li přesně sledovat dobu cyklu, vyzkoušejte funkce sledování času ClickUp, které umožňují každému členovi týmu spustit/zastavit časovač nebo zadat čas ručně. Týmy mohou sledovat čas pro každý úkol/podúkol. A co víc? Více členů týmu může sledovat čas pro stejný úkol.
2. Analyzujte cykly
Jakmile zaznamenáte čas potřebný pro každý úkol, můžete začít analyzovat trendy. Dashboard ClickUp je skvělým místem, kde můžete shromáždit všechny potřebné informace na jednom místě.
Využijte tyto poznatky z agilního softwaru pro řízení projektů ClickUp k informovanému strategickému rozhodování, jako je přerozdělení zdrojů nebo úprava pracovních postupů, k optimalizaci cyklických časů a zlepšení výsledků a výkonu projektů.
3. Identifikujte faktory snižující produktivitu
Výsledkem analýzy cyklu je identifikace faktorů, které snižují produktivitu. Mezi nejčastější patří následující.
Úzká místa
Úzkým hrdlem je situace, kdy určitá fáze procesu zpomaluje tok práce, což způsobuje zpoždění a prodlužuje cykly. Tomu lze zabránit následovně:
- Měření doby cyklu pro každou jednotlivou pracovní položku ve vaší dávce
- Hodnocení položek, které zabírají zbytečně mnoho času
- Zavedení cílených zlepšení k odstranění těchto překážek, jako je přerozdělení zdrojů nebo zefektivnění pracovního postupu.
Čekací doby a zpoždění
Řekněme, že vaše jednotlivé cykly trvají celkem 20 hodin, ale cyklus dávky pro stejný proces trvá 80 hodin. To znamená, že někde dochází k čekání.
Pomocí Ganttových diagramů ClickUp můžete vidět mezery mezi koncem jednoho cyklu a začátkem dalšího ve stejné dávce. Pochopte neefektivnosti pro lepší plánování zdrojů napříč úkoly a projekty.
Nadměrné zpracování
Nadměrné zpracování nastává, když do produktu nebo služby vkládáte více práce, než vyžaduje klient nebo než je nezbytné pro projekt. To může vést ke špatnému řízení času projektu.
Nejlepší způsob, jak se vyhnout nadměrnému zpracování, je porovnat cykly s jinými projekty/průmyslovými standardy. Pokud vám dodání něčeho trvá příliš dlouho, podívejte se, proč tomu tak je.
Pokud si nejste jisti, kde začít, vyzkoušejte několik šablon pro správu času. Použijte je v různých projektech a sbírejte data pro benchmarking.
4. Zlepšete procesy
Na základě přesných výpočtů a poznatků vylepšete své procesy a zkraťte cykly.
Automatizujte procesy, které není nutné provádět ručně. ClickUp Automations nabízí více než 100 šablon pro různé potřeby projektového řízení.
Zjednodušte předávání úkolů pomocí úkolů, podúkolů a kontrolních seznamů v ClickUp. Napište komplexní uživatelské příběhy do popisů úkolů a použijte kontrolní seznamy pro kritéria přijatelnosti.
Zefektivněte dokumentaci produktů pomocí ClickUp Brain. Využijte umělou inteligenci k psaní dokumentace nebo korekturám, úpravám a shrnování vaší práce.
Dodávejte projekty vždy včas s ClickUp
Ať už jste nezávislý interiérový designér nebo projektový manažer ve velké softwarové vývojářské organizaci, doba cyklu je vaším primárním měřítkem produktivity a efektivity.
Jako výrobce nebo poskytovatel služeb vám to pomůže pochopit, jak dlouho trvá daný úkol. Minimálně můžete cykly využít k předpovědi termínů dodání pro své zákazníky. Maximálně můžete provést jednoduché výpočty ziskovosti, abyste zjistili, zda je vaše podnikání při tomto tempu udržitelné.
Doba cyklu může být využita k optimalizaci složitých montážních linek, uspokojení potřeb osobního rozvoje, navržení správné cenové strategie nebo zlepšení rozpočtování.
Začlenění cyklických časů do vašich projektů je účinnou strategií, jak dosáhnout vyšší produktivity a efektivity. Zrychluje dodací lhůty a zlepšuje celkovou kvalitu výstupů.
ClickUp vám mimořádně usnadňuje začlenění výpočtů doby cyklu do pracovních postupů vašich projektů. Přesvědčte se sami. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky o době cyklu
1. Jaký je vzorec pro výpočet cyklu?
Vzorec pro výpočet cyklu pro jednotlivé pracovní úkoly je následující:
Doba cyklu = čas dokončení – čas zahájení
Vzorec pro výpočet cyklu pro dávky, tj. soubory pracovních položek, které dokončují úkol/dodávku, je následující.
Doba cyklu dávky = Čistá doba cyklu/Počet vyrobených jednotek
2. Jak vypočítám délku svého cyklu?
Určete datum zahájení a ukončení: Stanovte datum zahájení projektu a předpokládané nebo skutečné datum ukončení.
Vypočítejte dobu trvání: Odečtěte datum zahájení od data ukončení.
Pokud plánujete a nemáte stanovené datum ukončení, můžete odhadnout délku trvání na základě podobných projektů z minulosti.
Doba cyklu = datum ukončení projektu – datum zahájení projektu
3. Jak se počítá doba cyklu stroje?
- Určete počáteční a koncový bod operace, kterou měříte.
- Změřte celkovou dobu výroby, včetně skutečné doby zpracování, doby nakládky a vykládky, doby kontroly a veškeré prostoje mezi operacemi.
- Spočítejte počet vyrobených jednotek.
- Doba cyklu se vypočítá podle vzorce: Doba cyklu stroje = Celková doba výroby / Celkový počet vyrobených jednotek
Například pokud stroj potřebuje 120 minut na výrobu 60 jednotek, doba cyklu stroje bude 120/60 = 2 minuty na jednotku.
To znamená, že stroj potřebuje v průměru 2 minuty na dokončení jednoho cyklu provozu, během kterého vyrobí jednu jednotku.