Váš nový člen týmu, který touží prokázat svou hodnotu, pravidelně zůstává déle v práci, aby dokončil úkoly. Když však přijde výplata, jeho přesčasy se v ní neodrazí, což vyvolává frustraci a zmatek.
Zní vám to povědomě?
Přesný výpočet odpracovaných hodin není jen o sledování času – jde o budování důvěry a zajištění toho, že každá minuta úsilí je uznána a odměněna.
Ať už řídíte malou firmu nebo velkou organizaci, správné vykazování odpracovaných hodin zaměstnanců je zásadní.
V tomto blogu se podíváme na to, jak počítat odpracované hodiny a zajistit přesnou odměnu, a to včetně různých metod a nástrojů pro výpočet odpracovaných hodin.
Porozumění odpracovaným hodinám
Když mluvíme o odpracovaných hodinách, máme na mysli celkový čas, který zaměstnanec nebo dodavatel odpracuje – nebo má odpracovat – během určitého období, například dne, týdne nebo měsíce.
Podle amerického zákona o spravedlivých pracovních podmínkách (FLSA) sem patří skutečný čas strávený činnostmi souvisejícími s prací, za které by měli být zaměstnanci placeni.
Ačkoli ne každá organizace potřebuje sledovat odpracované hodiny (zejména pokud neplatí hodinovou mzdu), podniky, které spolupracují s freelancery, dodavateli, stavebními dělníky nebo zaměstnanci na částečný úvazek, musí být při výpočtech pečlivé.
Přesné sledování času je zásadní pro pochopení produktivity vašeho týmu a efektivity vašeho podnikání. Když máte jasnou představu o tom, jak je čas využíván, můžete lépe posoudit výkonnost, určit oblasti, které je třeba zlepšit, a zefektivnit své provozní činnosti.
Přečtěte si také: Kolik hodin týdně byste měli pracovat, abyste předešli vyhoření?
Kroky pro výpočet odpracovaných hodin
Projdeme si kroky, jak snadno a efektivně spočítat odpracované hodiny zaměstnanců, aby vše sedělo.
Krok 1: Určete přesný čas začátku a konce
Chcete-li přesně sledovat čas, začněte zaznamenávat přesný čas začátku a konce každého pracovního období. Můžete použít časomíru, digitální software nebo dokonce ruční časovou kartu – cokoliv vám nejlépe vyhovuje.
Klíčem je zajistit, aby vaše metoda sledování poskytovala přesné údaje a zohledňovala přesčasy nebo neplacené přestávky na základě vaší pracovní smlouvy.
Krok 2: Převádějte formáty času pro větší přehlednost
Pro zjednodušení výpočtů převedete čas zahájení a ukončení do vojenského času nebo 24hodinového formátu. To znamená, že 9:00 ráno se stane 09:00 a 5:00 odpoledne se stane 17:00.
24hodinový formát eliminuje záměnu mezi AM a PM, což usnadňuje odečítání bez chyb. Převedení času do tohoto formátu zajišťuje přehlednost při odečítání času zahájení od času ukončení.
Krok 3: Odečtěte čas zahájení od času ukončení
Po převodu času odečtěte čas zahájení od času ukončení, abyste vypočítali celkový počet odpracovaných hodin.
Pokud zaměstnanec pracuje od 9:00 do 17:00, jednoduše odečtete 9:00 od 17:00, což dá výsledek 8 hodin. Tento krok vám dá celkový počet odpracovaných hodin v daném období.
Krok 4: Zohledněte přestávky
Dále odečtěte neplacené přestávky od celkového počtu odpracovaných hodin.
Pokud si například zaměstnanec během své 8hodinové směny vezme 30minutovou přestávku na oběd, odečtěte těchto 30 minut od celkového počtu odpracovaných hodin.
Pokud tedy průměrný počet odpracovaných hodin v původním výpočtu činil 8 hodin, po započítání 30minutové přestávky by upravený celkový počet hodin činil 7,5 hodiny.
Krok 5: Převést konečný výstup do desítkového formátu
Pro usnadnění výpočtu mezd převedete celkový počet odpracovaných hodin do desítkového formátu.
Pokud tedy zaměstnanec odpracuje 7 hodin a 30 minut, mělo by to být převedeno na 7,5 hodiny.
Desetinné hodiny zjednodušují výpočet mzdy, zejména při práci s zlomky hodiny.
Přečtěte si také: Jak spravovat čas pomocí techniky Pomodoro
Krok 6: Sečtěte celkový počet hodin za výplatní období
Sečtěte celkový počet odpracovaných hodin za celé výplatní období.
Pokud zaměstnanec odpracoval 35 hodin v prvním pracovním týdnu, 37,5 hodin ve druhém týdnu a 40 hodin ve třetím týdnu, celkový počet hodin za měsíc je 112,5 hodin.
Sečtení těchto hodin poskytuje komplexní přehled o celkovém pracovním nasazení a je zásadní pro přesný výpočet mezd.
Krok 7: Vypočítejte celkovou mzdu
V posledním kroku jednoduše vynásobte celkový počet odpracovaných hodin hodinovou sazbou, abyste určili dlužnou částku.
Pokud je hodinová mzda zaměstnance na plný úvazek 40 dolarů a odpracoval 37,5 hodin, vypočítáte 40 dolarů krát 37,5, což je 1 500 dolarů. To je celková částka, kterou musíte za jeho práci zaplatit.
Ale co přesčasy?
Zpracování přesčasových hodin vyžaduje pečlivý výpočet.
Začněte tím, že určíte standardní počet hodin za výplatní období, například 40 hodin týdně. Jakékoli odpracované hodiny nad tento limit se považují za přesčasy.
Například pokud zaměstnanec odpracuje 45 hodin za týden, 5 hodin jsou přesčasy. Vypočítejte mzdu za přesčasy na základě sazby za přesčasy ve vaší společnosti, která je často stanovena na 1,5násobek.
Pravidelné audity a správné postupy při zaznamenávání odpracovaných hodin mohou pomoci efektivně spravovat přesčasy a zajistit, aby byli zaměstnanci správně odměňováni.
Výběr správných nástrojů pro výpočet odpracovaných hodin
Správné nástroje vám usnadní výpočet odpracovaných hodin a minut. Ať už řídíte malý tým nebo velkou organizaci, správný nástroj vám pomůže zefektivnit proces a zajistit přesnost.
Pojďme se podívat na různé dostupné nástroje, prozkoumat, jak fungují, a zjistit, který z nich by mohl být pro vaši organizaci nejvhodnější.
Ruční výpočet
Ruční výpočet je staromódní způsob sledování odpracovaných hodin.
K sečtení odpracovaných hodin budete potřebovat pero, papír nebo základní kalkulačku. Zapište si čas začátku a konce práce z telefonu, hodinek nebo nástěnných hodin a na konci dne si sami spočítejte výsledek.
Je to jednoduché a přímočaré, ale vyžaduje to určité úsilí, abyste to zvládli správně.
Výhody
- Jednoduché a bez nutnosti speciálních nástrojů
- Nákladově efektivní, zejména pro malé podniky
Nevýhody
- Časově náročné a náchylné k chybám
- Při sčítání hodin se snadno dělají chyby, zejména u dlouhých období.
- Může vyžadovat vaši fyzickou přítomnost na pracovišti.
Tabulky
Tabulky představují vylepšení oproti ručním výpočtům, protože umožňují používat vzorce k automatizaci některých matematických operací.
Nástroje jako Microsoft Excel nebo Google Sheets vám umožňují sledovat odpracované hodiny, počítat součty a generovat základní přehledy.
Výhody
- Pomáhá organizovat a automatizovat části výpočtového procesu.
- Snižuje pravděpodobnost chyb
- Nástroje jako Excel nebo Sheets lze přizpůsobit pomocí vzorců pro rychlejší výpočty a lepší vizualizaci dat.
Nevýhody
- Správa může být náročná a vyžaduje pravidelné aktualizace.
- S rostoucím množstvím dat se to může stát složitým.
- Chybí sledování v reálném čase a integrace s jinými systémy.
Platformy jako ClickUp poskytují šablony, které tento proces usnadňují.
Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp zjednodušuje sledování času, nákladů a zdrojů. Snadno sleduje fakturovatelné hodiny a využití zdrojů v rámci více projektů.
Oceníte vizuální nástroje, jako jsou tabulky a grafy, které vám poskytnou přehled o postupu v reálném čase. Integrace s aplikacemi jako Stripe a PayPal navíc zajistí synchronizaci všech vašich finančních údajů.
Šablona obsahuje vlastní stavy ClickUp, jako jsou Schváleno a Vyžaduje pozornost, a nabízí 12 vlastních polí ClickUp, jako jsou Hodinová sazba a Placená nemocenská, což umožňuje důkladné sledování.
Šablona také umožňuje automatické generování faktur na základě vašeho časového rozvrhu, což vám ušetří čas a sníží počet chyb.
👀 Bonus: Vyzkoušejte další šablony časových rozvrhů od ClickUp, abyste co nejlépe využili své úsilí v oblasti time managementu.
Software pro sledování času
Tyto nástroje jsou navrženy tak, aby pomáhaly strukturovat proces zaznamenávání a výpočtu odpracovaných hodin.
Aplikace pro sledování času automaticky zaznamenává čas zahájení a ukončení práce; některé dokonce nabízejí funkce jako automatické odečítání přestávek a výpočet přesčasů.
Výhody
- Poskytuje automatické sledování odpracovaných hodin, aby se snížilo riziko lidské chyby.
- Zahrnuje podporu pro automatizované výkazníky a reporty.
Nevýhody
- Může to být nákladné, zejména pro malé podniky.
- Pro tým to může znamenat určitou náročnost na učení.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon pro zaznamenávání času v Excelu, Wordu a ClickUp
Nástroje pro řízení projektů
Tyto nástroje nabízejí komplexní způsob sledování odpracovaných hodin a správy úkolů, projektů a termínů na jednom místě. Jedním z takových nástrojů je řešení pro správu času ClickUp.
Sledování času projektu ClickUp je neuvěřitelně univerzální. Čas můžete sledovat prakticky z jakéhokoli zařízení, ať už používáte telefon Android, iPhone, stolní počítač nebo notebook.
Sledujte čas pro celé vaše pracoviště nebo se zaměřte na konkrétní úkoly a využijte flexibilitu globálního časovače, který vám umožní pozastavit a obnovit sledování.
S touto funkcí můžete:
- Vytvořte přizpůsobitelné časové rozvrhy: Sledujte čas podle dne, týdne, měsíce nebo vlastních rozsahů. Vizualizujte součty podle dat a získejte cenné informace o svých časových záznamech.
- Porozumějte sledovanému času: Analyzujte, kolik času zabírají jednotlivé úkoly nebo skupiny úkolů pro každého člena týmu.
- Vytvářejte přizpůsobitelné zprávy: Vytvářejte zprávy na základě svých záznamů o čase, včetně odhadů a oddělení fakturovatelných a nefakturovatelných hodin.
- Porovnejte odhady času: Zkontrolujte, zda je váš tým na dobré cestě, porovnáním odhadovaných časů se skutečně zaznamenanými časy, což vám pomůže posoudit, zda plníte svůj harmonogram.
💡Tip pro profesionály: Automatizujte připomenutí výkazů práce v pravidelných intervalech – denně, týdně nebo dvakrát týdně pomocí automatizace ClickUp. Tím zajistíte, že záznamy do výkazů práce budou zadávány včas, a snížíte riziko opomenutí záznamů.
A tady je další výhoda: pokud již používáte nástroje jako Toggl, Everhour nebo Clockify, ClickUp se s nimi hladce integruje, takže všechna vaše časová data se bezproblémově synchronizují do vašeho pracovního prostoru ClickUp. Díky tomu je správa vašeho času a projektů ještě efektivnější!
Výhody
- Kombinuje sledování odpracovaných hodin s řízením úkolů a vykazováním
- Zefektivňuje pracovní postupy a dobře se integruje s dalšími funkcemi pro správu projektů.
- Zvyšuje produktivitu a pomáhá přesně odhadnout dobu dokončení.
Nevýhody
- Nastavení a správa může být složitá.
- Pro nezkušené uživatele může být naučení se jeho používání náročnější.
Přečtěte si také: 11 nejlepších aplikací pro správu času v roce 2024 (recenze a ceny)
Časomíry
Jedná se o tradičnější způsob sledování odpracovaných hodin, který je však stále široce používán. Zaměstnanci se přihlašují a odhlašují a hodiny zaznamenávají jejich odpracované hodiny.
Tato metoda je jednoduchá a může být účinná v prostředí, kde zaměstnanci pracují na místě.
Výhody
- Jednoduché a snadné použití
- Poskytuje přehledný záznam odpracovaných hodin za týden.
Nevýhody
- V prostředí vzdálené nebo flexibilní práce to může být obtížné.
- Může vyžadovat údržbu a může být předmětem fyzického zásahu.
Biometrické systémy
Tyto systémy využívají otisky prstů, rozpoznávání obličeje nebo jiné biometrické údaje ke sledování odpracovaných hodin.
Tyto systémy jsou vysoce bezpečné a snižují riziko podvodného zaznamenávání docházky (kdy jeden zaměstnanec zaznamenává docházku za jiného).
Výhody
- Vysoce přesný a bezpečný
- Snižuje riziko zneužití pracovní doby a podvodného zaznamenávání docházky
Nevýhody
- Instalace a údržba mohou být nákladné.
- Může to vyvolat obavy zaměstnanců ohledně ochrany osobních údajů.
Mzdové systémy
Software pro výpočet mezd, jako je Paychex, Paycor, Jibble atd., často zahrnuje sledování času jako součást svých funkcí.
Tyto systémy integrují odpracované hodiny zaměstnanců se zpracováním mezd a automaticky vypočítávají mzdy na základě zaznamenaných hodin a platných sazeb.
Výhody
- Integrované sledování času zjednodušuje výpočet mezd
- Zajišťuje dodržování pracovněprávních předpisů a snižuje administrativní zátěž.
Nevýhody
- Může to být nákladné, zejména pro malé podniky.
- K plnému využití všech funkcí může být nutné absolvovat školení a provést nastavení.
Výhody přesného výpočtu pracovní doby
Přiznejme si to: sledování odpracovaných hodin není jen o počítání čísel. Jde o to, aby byl váš tým spokojený a podával špičkové výkony.
Zde je přehled všech výhod, které přesný výpočet času přináší vašim zaměstnancům.
Spokojení zaměstnanci = lepší pracovní výsledky
Když zaměstnanci vidí, že jejich odpracované hodiny jsou přesně sledovány, vnímají to jako ocenění svého času. To zvyšuje jejich morálku a motivaci.
A spokojení zaměstnanci jsou také produktivnější. Výzkumy dokonce naznačují, že spokojenější zaměstnanci jsou o 13 % produktivnější.
Úspora času a peněz
Tradiční způsoby sledování času, jako jsou papírové výkazníky, jsou pomalé a náchylné k chybám. Oprava chyb a správa těchto záznamů může zabrat spoustu času.
Díky digitálním nástrojům pro sledování času můžete omezit chyby a umožnit svému týmu soustředit se na skutečnou práci.
Zabraňuje vyhoření zaměstnanců
Dobré sledování času pomáhá udržet pracovní zátěž pod kontrolou.
Díky jasnému přehledu o tom, jak je čas využíván, můžete lépe přidělovat zdroje, stanovovat realistické termíny a zajistit, aby pracovní zátěž všech byla spravedlivá.
To pomáhá předcházet vyhoření a udržuje očekávání pod kontrolou, takže váš tým může zůstat produktivní a vyhnout se přetížení.
Přečtěte si také: Jak řešit běžné problémy s časovým managementem
Sledujte odpracované hodiny lépe s ClickUp
Přesné sledování času zvyšuje efektivitu a spokojenost ve vaší organizaci. S tolika dostupnými nástroji může výběr toho správného znamenat velký rozdíl.
Moderní řešení, jako je ClickUp, mohou celý proces zefektivnit a usnadnit přesnější zaznamenávání a sledování odpracovaných hodin zaměstnanců.
Vyzkoušejte ClickUp a uvidíte, jak vám usnadní život!