Ferdinand de Lesseps, který po úspěšném vybudování Suezského průplavu překypoval (přílišnou) sebedůvěrou, se pokusil postavit průplav na úrovni mořské hladiny přes Panamskou šíji. Bohužel však hrubě podcenil technické obtíže panamského terénu.
Sužován nemocemi a nedostatkem odborných znalostí musel projekt v roce 1889 opustit. Jeho společnost zkrachovala poté, co na něj vynaložila 287 milionů dolarů.
De Lesseps se stal obětí toho, co psychologové Daniel Kahneman a Amos Tversky nazývají „plánovací omyl“.
Co je to plánovací omyl? Proč jsme mu náchylní? Jak se naše předsudky projevují v naší práci a životě? A co můžeme udělat, abychom plánovací omyl zmírnili? Čtěte dál a dozvíte se to!
Podrobné vysvětlení plánovacího omylu
V roce 1979 psychologové Kahneman a Tversky definovali plánovací omyl jako „tendenci podceňovat množství času potřebného k dokončení budoucího úkolu, částečně kvůli spoléhání se na příliš optimistické scénáře výkonu“.
Zjednodušeně řečeno, plánovací omyl je kognitivní zkreslení, které vede k podcenění času potřebného k dokončení úkolu a k přecenění vaší schopnosti jej splnit.
Mezi charakteristiky plánovacího omylu patří například:
- Ovlivňuje to předpovědi vašich úkolů (a úkolů vašeho týmu), ale ne úkolů ostatních.
- Vaše předpovědi se opírají především o intuitivní, ale nepřesné úsudky.
- Chyby jsou spíše výsledkem zaujatosti a přání než náhody.
- K tomu dochází bez ohledu na to, zda plánovač v minulosti zažil podobné neúspěchy.
- Stává se to bez ohledu na osobnostní rysy, kulturu, pohlaví, rozsah úkolu nebo čas.
Proč se to ale stalo?
Důvody pro plánovací omyl
Lidé vnímají události asymetricky. Máme vrozenou touhu být pozitivní a plní naděje. Chceme věřit, že máme sílu a kontrolu nad splněním úkolu, i když všechny důkazy naznačují opak. Zde je důvod.
Máme rádi sklenice napůl plné
Když se pustíme do plánování projektu, pravděpodobně se zaměříme na pozitivní stránky. Věříme, že jsme se poučili z minulých neúspěchů a dnes jsme lepší. Chceme vytvořit plán, který nám dodá dobrý pocit a vypadá dobře.
Jak často jste slyšeli vývojáře říkat: „To je pětiminutová oprava chyby“? Vývojář věří, že je dostatečně zkušený, aby chybu vyřešil za pět minut, ale realita je daleko od toho.
Jsme odolní vůči změnám
Změna vyžaduje, abychom upravili svůj původní pohled na svět. Pokud uprostřed projektu obdržíme nové informace, které nám ukazují, že jsme se odchýlili od plánu, reagujeme jejich odmítnutím.
Projektoví manažeři často přehlížejí velké odchylky v postupu jako drobné výkyvy, protože se projevuje kotevní efekt. Svůj myšlenkový proces zakotvují spíše v původním plánu než v nových informacích.
Negativní informace nemáme rádi
Když jsme uprostřed projektu, zejména pokud je již značná část práce hotová, neradi slyšíme špatné zprávy. Informace, které zpochybňují náš optimistický výhled, ignorujeme, protože by mohly celý projekt zcela narušit.
Ve skutečnosti vnímáme ty, kteří berou negativní informace vážně, jako cyniky nebo pesimisty. V důsledku toho je tlak okolí a sklon k konformitě vede k tomu, že přijímají obecně rozšířené názory.
Jsme naladěni na optimismus
Bungee skokani věří, že mají nižší riziko zranění než ostatní skokani, a to navzdory skutečnosti, že neexistují žádné údaje, které by to potvrzovaly. V praktičtějším příkladu předpokládáme, že zvládnout práci na plný úvazek a vedlejší činnost je snadné! To jsou příklady optimistického zkreslení.
Výzkumy ukazují, že optimistické zkreslení je jedním z nejčastějších a nejrozšířenějších lidských zkreslení. Vychází ze dvou kognitivních tendencí: lidé přeceňují pravděpodobnost, že se jim přihodí pozitivní události, a podceňují pravděpodobnost nepříznivých událostí.
Tendence a společenský tlak udržovat nerealisticky pozitivní pohled vedou k přehnané sebedůvěře, špatnému posouzení rizik a nedostatku nouzových plánů.
Optimistická zaujatost podporuje mylné plánování mezi projektovými manažery několika klíčovými způsoby.
- Při plánování se často soustředíte na představované úspěšné výsledky a ignorujete potenciální úskalí.
- Přeceňujete své schopnosti
- Neplánujete zpoždění ani komplikace, protože si myslíte, že je nepravděpodobné, že k nim dojde.
- Ignorujete historická data a spoléháte se na nejlepší scénáře
- Přičítáte minulé neúspěchy vnějším faktorům, které nemůžete ovlivnit.
Naše úvahy jsou motivovány
Motivované uvažování je forma emocionální zaujatosti, při které přijímáte důkazy, které jsou v souladu s vašimi současnými přesvědčeními, a odmítáte jakékoli informace, které jsou v rozporu s tímto stavem mysli.
Například pokud váš klient chce, aby byla webová stránka vyvinuta za dva týdny, ale vy víte, že realizace projektu bude trvat déle, souhlasíte s tím. Přesvědčíte sám sebe, že se jedná pouze o pět stránek, že již máte šablonu, obsah je připraven atd.
Takto to přispívá k plánovací chybě:
- Přeceňujete pravděpodobnost pozitivních výsledků, což vede k optimistickému zkreslení.
- Je pravděpodobnější, že si budete minulé úspěchy pamatovat v lepším světle kvůli zaujatosti podporující výběr.
- Anchoring vás vede k tomu, abyste se soustředili na konkrétní detaily, místo abyste viděli celkový obraz.
- Zpracováváte informace způsobem, který podporuje již existující předpoklady, přesvědčení a postoje.
Všichni jsme trochu zaujatí, sebevědomí, optimističtí a motivovaní. Co je na tom špatného, ptáte se možná.
Nepříznivé účinky plánovacího omylu na plánování projektů
Pokud se necháte unést plánovací chybou, pravděpodobně uděláte několik chyb. To může mít extrémní důsledky.
Nesprávné pochopení časových harmonogramů: Chybný odhad času způsobuje, že týmy podceňují čas potřebný k dokončení inovativních projektů. Možná jste příliš sebevědomí, abyste si nechali prostor pro experimentování, neúspěchy a přepracování. To vede k příliš optimistickým odhadům času, které nezohledňují celý rozsah projektu.
Nízký rozpočet: Když se přesvědčíte, že něco lze udělat rychle, podceníte také potřebné zdroje. Můžete tak najmout pouze jednoho autora, aby dokončil elektronickou knihu, která ve skutečnosti vyžaduje služby autora, redaktora a designéra.
Ignorování vnějších rizik: Plánovací omyl působí jako klapky na očích, které nutí týmy soustředit se úzce na konkrétní úkoly a přehlížet vnější rizika, jako je regulační prostředí, konkurence, dynamika trhu atd.
Sebeuložený tlak: Týmy se cítí nuceny předkládat příliš optimistické časové plány, aby projekty byly schváleny a financovány, i když vědí, že odhady jsou nereálné. To vytváří tlak, který zaměstnance vystavuje riziku neúspěchu a vyhoření.
Potlačená inovace: Inovativní projekty jsou složité a nejisté, což ztěžuje přesný odhad potřebného času a zdrojů. Plánování projektů v takových případech je náchylné k zaujatosti. Podcenění času potřebného k vytvoření něčeho zcela nového podkopá samotný cíl, který jste si stanovili.
Pokud se právě teď posmíváte s předpokladem, že k plánovacímu omylu jsou náchylní pouze mladí nebo příliš nadšení lidé, zamyslete se znovu.
Příklady plánovacího omylu z reálného světa
Chyby v plánování nerozlišují mezi malými softwarovými projekty a velkými infrastrukturními projekty. Zde jsou příklady toho, jak nereálné plány, předsudky, tlak a očekávání akcionářů ovlivnily velké projekty v průběhu historie.
Opera v Sydney
Stavba jedné z nejznámějších budov na světě, opery v Sydney, byla kvůli chybám v plánování zpožděna nejméně o deset let. Původní odhad z roku 1957 počítal s náklady 7 milionů dolarů a dobou výstavby šest let. Zmenšená verze původního projektu byla nakonec otevřena o 16 let později a stála 102 milionů dolarů!
Opera v Sydney se potýkala s problémy kvůli:
- Spěšný začátek: Vzhledem k politické situaci a příznivému veřejnému mínění chtěla australská vláda zahájit stavbu dříve, než bylo reálné.
- Neúplné plány: Architekt ještě neměl hotové konečné plány, což vedlo k provizorním opatřením a nepředvídaným konstrukčním problémům.
- Podceněná složitost: Problémy s mušlovitou střechou vedly k jejímu kompletnímu přepracování a přestavbě.
Kanadská pacifická železnice
V roce 1871 souhlasila kolonie Britská Kolumbie se začleněním do Kanady. Na oplátku Kanada slíbila vybudování transkontinentální železnice spojující obě území.
Projekt, který měl být dokončen do roku 1881 s úvěrem ve výši 25 milionů dolarů, trval o čtyři roky déle, než bylo plánováno, a vyžadoval další úvěry ve výši 22,5 milionu dolarů. Zde je důvod.
- Nedostatek vnějšího pohledu: Plánovači dostatečně nepochopili členitý terén, kterým museli vést trať.
- Nedostatek pracovní síly: Vzhledem k minimální mzdě a nebezpečným podmínkám panoval velký nedostatek pracovníků, který museli dodavatelé kompenzovat lidmi ze zahraničí.
- Regulační otázky: Politický tlak, problémy s pozemkovými smlouvami a síla lidu přispěly ke zpoždění výstavby.
Webová stránka Healthcare.gov
20. října 2013 prezident Barack Obama řekl: „Nebudu to zlehčovat: webová stránka je příliš pomalá, lidé se zasekávají během procesu podávání žádostí a myslím, že je fér říci, že nikdo není tímto stavem více frustrován než já.“ Mluvil o velmi očekávané webové stránce healthcare.gov.
Jedním z hlavních důvodů tohoto velkého neúspěchu byla chybná plánování.
- Podcenění nákladů: Vyšetřování ukázalo, že předpokládané náklady na vývoj webových stránek činily 292 milionů dolarů, ale ve skutečnosti stály 2,1 miliardy dolarů.
- Nezkušenost: Centra pro služby Medicare a Medicaid (CMS) neměla zkušenosti s realizací softwarových projektů, zejména tak komplexních.
- Časové omezení: Dodavatelé obdrželi konečné specifikace pouze několik měsíců před zahájením projektu, což výrazně zkrátilo dostupný čas.
Pozitivní stránkou tohoto debaklu je, že nejste jediný, kdo naplánoval 12měsíční projekt vývoje softwaru, který trvá 18 měsíců a ještě déle.
Nebo si snad dokážete odpustit, že jste si vyhradili 15 minut na úklid domu, ale po třech hodinách jste zjistili, že stále uklízíte?
Chybné plánování má důsledky v našem osobním i profesním životě. Vytváří zbytečný tlak, udržuje nás v zajetí našich předsudků a způsobuje začarovaný kruh přepracování nebo nedostatečné výkonnosti. Abyste se tomu vyhnuli, potřebujete data, plánovací rámce a otevřenou mysl.
Jak se vyhnout chybám v plánování
Přesvědčení, že něco lze zvládnout za kratší dobu, než ve skutečnosti trvá, patří mezi nejčastější chyby v úsudku, a to jak v osobním, tak v pracovním životě.
Řešení: praxe, praxe, praxe. Chce to praxi, abyste si uvědomili, že upadáte do pasti plánovacího omylu, a ještě více praxe, abyste si osvojili návyk budovat struktury, které vám zabrání podlehnout.
Zde je podrobný návod, jak k tomu přistupovat se správnými úmysly, postupy a strategickým plánovacím softwarem, jako je ClickUp.
Důvěřujte historickým údajům
Podívejte se na dobu, za kterou byl úkol dokončen minule, od začátku do konce. Použijte techniky referenčního třídního prognózování – v podstatě se jedná o proces prognózování budoucnosti na základě podobných úkolů, minulých situací a výsledků.
Analýzou toho, jak dopadly podobné projekty v minulosti, můžete na základě vzorců zpoždění, výzev a rizik spojených s náklady projektu vytvořit přesné předpovědi.
- Identifikujte relevantní referenční třídu dat z podobných projektů z minulosti.
- Konsolidujte tyto údaje na základě toho, jak dlouho tyto projekty trvaly, a to jak uvnitř organizace, tak mimo ni.
- Použijte tato data k nastavení realističtějších očekávání pro aktuální projekt, místo abyste se spoléhali na odhady vycházející z vaší intuice.
- Vytvořte nouzové plány pro řešení časových omezení, překážek a dalších potenciálních překážek.
Získávání a uchovávání historických dat je pro většinu firem nejobtížnější částí. Nástroje pro plánování projektů ClickUp jsou navrženy tak, aby shromažďovaly a třídily informace o tom, jak vaše práce postupuje.
ClickUp Time Tracking vám umožňuje sledovat, jak dlouho trvá daný úkol. Zobrazení ClickUp Workload umožňuje týmům zaznamenávat svou dostupnost a projektovým manažerům přidělovat zdroje podle toho. ClickUp Goals vám umožňuje stanovit cíle a sledovat pokrok v reálném čase.
Pokud vyvíjíte produkt, ClickUp for Product Planning má vše, co potřebujete, abyste se vyhnuli chybám v plánování, včetně odhadů, sledování času a přizpůsobitelných dashboardů. Nic nenechává náhodě ani vašemu optimismu!
Stanovit záměry implementace
Implementační záměry jsou strategie typu „pokud-pak-pak“, které se používají k regulaci vlastního chování nebo vytváření návyků. Jedná se o jednoduché, realistické a proveditelné způsoby, jak dosáhnout cílů projektového řízení.
Stanovte si konkrétní záměry, jak a kdy práci dokončíte. Používejte věty typu „pokud-pak“, například:
- Orientace na úkol: Pokud musím dodržet termín, dokončím kódování do x-2 dnů.
- Orientace na překážky: Pokud onemocním, upravím svou strategii řízení kapacit a využiji čas Johna Doe, aby mě zastoupil.
- Orientace na výsledky: Pokud se práce zpozdí, přehodnotím časový harmonogram a předem o tom informuji klienta.
- Procesně orientovaný: Pokud existuje závislost, budu věnovat zvláštní pozornost zjednodušení pracovního postupu.
Použití nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, poskytuje jednoduchý a vizuální způsob, jak zvládat závislosti. ClickUp Tasks vám umožňuje propojit položky a přidat závislosti, abyste nikdy žádnou nezmeškali. Pomocí zobrazení Ganttova diagramu můžete vizualizovat dopad zpoždění a podle toho zavést nápravná opatření.
V případě potřeby proveďte důkladnou analýzu SOAR, abyste identifikovali své silné stránky, příležitosti, aspirace a výsledky.
Tento přístup k projektu překonává optimistické předsudky tím, že záměrně zohledňuje nepříznivé situace.
Vyzkoušejte efekt segmentace
Ve vzdělávání má segmentační efekt za cíl zlepšit výsledky učení rozdělením lekcí na malé segmenty namísto souvislých celků.
V projektovém řízení to jednoduše znamená rozdělit velký projekt na menší části, což usnadňuje jeho řízení. Při tom je třeba zohlednit následující skutečnosti.
- Práce mimo práci: Zaznamenejte čas strávený každou částí úkolu, včetně výzkumu, experimentování, rozhovorů atd.
- Konzistence: Rozdělte projekt podobným způsobem jako svůj běžný plán. To vám pomůže při hledání ekvivalentních historických dat pro vytváření předpovědí.
- Plánování pro případ nouze: Plánování dokončení jednotlivých částí namísto celého projektu vám také pomůže zvážit potenciální překážky a pracovat po malých krocích.
Použijte metodu tříbodového odhadu.
Použijte metodu tříbodového odhadu, abyste se vyhnuli chybám v plánování a vytvořili realističtější časový plán projektu. Tato metoda zahrnuje tři různé scénáře při odhadování délky trvání úkolu.
- Optimistický odhad: Nejlepší scénář, kdy vše proběhne hladce
- Nejpravděpodobnější odhad: Rozumné výsledky, které očekáváte na základě zkušeností a údajů
- Pesimistický odhad: Nejhorší scénář, kdy dojde k významným zpožděním a problémům
Vážený průměr těchto tří hodnot dává nejpravděpodobnější odhad pro daný úkol. Zkuste vytvořit vlastní tříbodový odhad času potřebného pro každý úkol pomocí ClickUp Time Estimates.
Nevymýšlejte znovu kolo
Projektoví manažeři se při odhadování délky trvání projektu často spoléhají na intuici. To vede k opakovanému provádění zbytečných výpočtů. Tomu se můžete vyhnout pomocí šablon přizpůsobených vašim potřebám.
Bezplatné a přizpůsobitelné šablony ClickUp
Předběžný plán projektu: Šablona plánovacího dokumentu ClickUp pomáhá projektovému týmu dosáhnout úspěchu tím, že zachycuje cíle, záměry a akční body. Pomáhá také rozdělit úkoly na zvládnutelné části pro rychlejší dodání.
Plánování projektu: Šablona pro plánování projektu ClickUp je rámec vhodný pro začátečníky, který umožňuje okamžité plánování budoucích úkolů. Poskytuje vám strukturu pro vypracování plánu, organizaci úkolů, stanovení priorit pro činnosti s velkým dopadem a sladění členů týmu, a to vše na jednom místě.
Rozhodování: Šablona dokumentu ClickUp pro rozhodovací rámec vám pomůže rychle a přesně zvážit klady a zápory jakéhokoli rozhodnutí tím, že:
- Analýza všech možných variant
- Identifikace nápadů s nejvyšší prioritou pro další postup
- Sladění týmů s ohledem na to, co je nejdůležitější pro společný úspěch
Nenašli jste, co potřebujete? Podívejte se na těchto deset bezplatných šablon strategického plánování, které vám pomohou vytvořit rámec pro jakékoli rozhodnutí, které potřebujete učinit.
Buďte pesimisté
Podle obecně rozšířeného názoru mají pesimisté větší šanci přežít zombie apokalypsu, protože zůstávají ostražití, připravují se na nejhorší scénáře, činí obtížná rozhodnutí a opouštějí předsudky.
Ačkoli projektové řízení není vždy zombie apokalypsa, trochu pesimismu neuškodí.
Pesimistický pohled vede k realističtějšímu hodnocení, zahrnujícímu rezervy a nepředvídané okolnosti. Donutí vás podívat se na data z minulosti a identifikovat vše, co se může pokazit, což vám poskytne racionálnější pochopení vašich silných a slabých stránek.
Co je lepší než pesimista? Pesimista s vhodnými nástroji pro vizualizaci projektových plánů a jejich hodnocení.
Vše kromě zaujatosti: Vyhněte se chybám v plánování s ClickUp
Daniel Kahneman ve své knize „Thinking, Fast and Slow “ (Myšlení, rychlé a pomalé) napsal: „Většina z nás vnímá svět jako příznivější, než ve skutečnosti je, své vlastnosti jako lepší, než ve skutečnosti jsou, a cíle, které si klademe, jako dosažitelnější, než ve skutečnosti jsou.“
To, co se nepodařilo Ferdinandovi de Lessepsovi, dokázaly Spojené státy americké se Panamským průplavem. Postupovaly podle učebnic, pečlivě využívaly historická data k realistickým odhadům, plánovaly všechny možné výsledky, prováděly důkladné průzkumy a sjednotily všechny zúčastněné strany projektu. Projekt dokončily za deset let.
Navzdory nesčetným varovným příkladům je plánovací omyl všudypřítomným kognitivním zkreslením, které vede lidi a týmy k podceňování času, nákladů a rizik budoucích úkolů a projektů.
I když můžete použít veškerou svou vůli, abyste se tomu vyhnuli, více vám může pomoci nastavení správných systémů.
Software pro řešení problémů a řízení rizik, jako je ClickUp, je jedním z nejúčinnějších nástrojů pro přijímání realistických rozhodnutí založených na datech. Díky funkcím pro řízení projektů, zaměření na data, intuitivním šablonám a speciálně navrženému umělému inteligenci ClickUp strukturalizuje vaše myšlenky a usnadňuje rozhodování. Vyzkoušejte ClickUp. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes.