Jak udržujete úzkou spolupráci mezi jednotlivými týmy a různými nástroji, když vaše společnost i zákazníci rostou? Přesně to byla výzva, které DataAutomation čelila v roce 2020, než vytvořila komplexní pracovní řešení pro zvýšení produktivity pomocí ClickUp!
Příběh společnosti DataAutomation
Společnost DataAutomation, založená v roce 2016, je platforma SaaS, která integruje software a automatizuje procesy, aby pomohla firmám optimalizovat výstupy, ušetřit čas a eliminovat lidské chyby.
V současné době DataAutomation používá více než 186 společností po celém světě a stala se lídrem v poskytování řešení pro hromadnou automatizaci a integraci aplikací. Jejím posláním je přizpůsobovat a propojovat software, aby se zákazníci mohli soustředit na efektivnější růst svého podnikání.
Výzva
Řešení DataAutomation vyžadují pečlivou koordinaci mezi týmy pro implementaci, prodej a marketing.
Aby mohla společnost DataAutomation uspokojit potřeby svých zákazníků a rostoucích týmů, potřebovala jednotnou sdílenou pracovní platformu, která by zlepšila mezifunkční spolupráci, pracovní procesy a přehlednost organizace.
Řešení
Věříme, že nahrazení tradičních pracovních postupů jasnými, automatizovanými procesy je klíčem k efektivitě podnikání. Naši zákazníci se spoléhají na sofistikovaná řešení, která vyžadují pečlivou spolupráci všech našich týmů v DataAutomation. Díky ClickUp můžeme konečně spolupracovat na jednom místě se sdílenou sadou nástrojů, což zlepšuje interní procesy a posouvá naše podnikání vpřed. Toto řešení nejen sjednocuje naše týmy, ale také jsme našli spolehlivého partnera, který sdílí naši filozofii umožňující efektivnější práci!
Věříme, že nahrazení tradičních pracovních postupů jasnými, automatizovanými procesy je klíčem k efektivitě podnikání. Naši zákazníci se spoléhají na sofistikovaná řešení, která vyžadují pečlivou spolupráci všech našich týmů v DataAutomation. Díky ClickUp můžeme konečně spolupracovat na jednom místě se sdílenou sadou nástrojů, což zlepšuje interní procesy a posouvá naše podnikání vpřed. Toto řešení nejen sjednocuje naše týmy, ale také jsme našli spolehlivého partnera, který sdílí naši filozofii umožňující efektivnější práci!
Sjednocení všeho na jednom místě
Renee nastoupila do společnosti DataAutomation v roce 2020 a okamžitě se ujala monumentálního úkolu: provést audit nástrojů a procesů implementačního týmu z hlediska neefektivnosti — a poté vytvořit systém pro jejich zlepšení.
Reneeina vize budoucnosti práce v DataAutomation, kterou nazývá Umbrella Philosophy, spočívá v tom, že každý tým a jeho práce by měly být soustředěny na jednom místě, kde mohou všichni spolupracovat, bez ohledu na jejich roli nebo technologické vybavení.
„Informační silosy jsou hlavní překážkou mezifunkční spolupráce, zejména v prostředí vzdálené práce, kde se nemůžete při čekání na kávu nenuceně dozvědět o iniciativách jiného oddělení,“ říká Renee.
„Kdykoli můžete otevřít své nástroje ve snaze zvýšit viditelnost a dostupnost informací, šetříte čas a snižujete náklady příležitosti. “
Konsolidace nástrojů
Zatímco nástroje DataAutomation v předchozích letech postačovaly, s rozšiřováním jednotlivých týmů se staly spíše přítěží, protože nesouvislé pracovní postupy vedly ke ztrátě produktivity a většímu stresu.
V té době se týmy Data Automation spoléhaly na několik platforem, které podporovaly funkce týmů:
- Trello pro řízení projektů
- Tettra pro dokumentaci procesů (SOP)
- Streak pro prodejní CRM
- Google Docs pro znalostní báze
- Google Forms pro projektové průzkumy a formuláře pro hlášení chyb
- Google Sheets pro databáze
- …a další
Po období výzkumu a srovnávání projektových platforem se Renee ve spolupráci s ostatními rozhodla, že ClickUp je jediný nástroj, který splňuje všechna kritéria a zároveň nabízí uživatelsky přívětivé a přizpůsobitelné uživatelské rozhraní, které je flexibilní pro potřeby všech, od inženýrů po prodejce.
Díky ClickUp již nejsou jednotlivé klíčové týmy společnosti DataAutomation odděleny různými nástroji. Všechny nevyřízené úkoly, pracovní postupy a projektové iniciativy jsou nyní soustředěny v jediném pracovním prostoru.
Vytvoření infrastruktury na podporu všech týmů
Prvním krokem k vytvoření efektivní organizace práce je infrastruktura. Týmy sice musí spolupracovat, ale zároveň potřebují oddělené prostory, kde mohou organizovat svou práci.
DataAutomation toho dosahuje organizací celé společnosti pomocí hierarchie ClickUp, která zahrnuje prostory, složky, seznamy a úkoly.
Projektoví manažeři a vedoucí týmů konečně mohou vidět, jak se všechna jejich práce propojuje a přispívá k celofiremním cílům.
Tato jediná sdílená infrastruktura přispívá k několika důležitým úspěchům společnosti DataAutomation:
- Celá organizace je nyní přehledně strukturována do prostorů, složek a seznamů.
- Projektoví manažeři nyní mají přehled na úrovni společnosti, funkcí na úrovni týmu a konkrétních projektů a úkolů na individuální úrovni.
- Týmy nyní mohou pomocí widgetů a dashboardů vidět slabá místa a úzká hrdla, čas strávený opravami chyb, aktualizacemi a administrativou, zdvojení práce, zpoždění v komunikaci atd.
- Zaměstnanci si užívají nový pocit klidu, protože vědí, že pracovní úkoly se již neztrácejí a není třeba trávit každý den další hodiny organizováním nebo hledáním pracovních úkolů.
Vytvoření systému pro organizaci úkolů a nevyřízených záležitostí
Před zavedením ClickUp se marketingové a implementační týmy DataAutomation spoléhaly na Trello jako základnu pro všechny úkoly (tiket), nevyřízené záležitosti a mezifunkční spolupráci mezi týmy.
Ačkoli tabule Trello byly v určitém okamžiku ideální, Renee a Addison Clearwood, její kolega projektový manažer ve společnosti DataAutomation, si uvědomili, že potřeby každého týmu již dávno překonaly možnosti tohoto nástroje:
- Úkoly se často zasekávaly nebo ztrácely v procesech kontroly, aniž by existoval jasný způsob, jak je sledovat.
- Prioritizace nevyřízených úkolů byla obtížná kvůli několika protichůdným stavům používaným různými týmy.
- Stavy pro marketing a implementaci nebyly v souladu s jejich CRM, což vyžadovalo další práci při mapování stavů napříč různými nástroji.
- Nedostatek dílčích úkolů znamenal, že nebylo možné snadno rozdělit a sdílet větší projekty mezi členy týmu, což vedlo k neefektivitě a izolovanosti informací.
Díky ClickUp mají týmy DataAutomation konečně k dispozici komplexní systém pro správu projektů, který umožňuje hladkou spolupráci na projektech (velkých i malých) napříč všemi týmy.
Kanbanové tabule jsou sice skvělé pro vizualizaci pracovních postupů, ale existují i jiné pohledy, které usnadňují organizaci nevyřízených pracovních úkolů a zákaznických ticketů.
„Dříve jsme organizovali naše nevyřízené úkoly v několika systémech; nejprve na vysoké úrovni v tabulkách, které sledovaly úroveň úsilí vs. úroveň dopadu, a poté jsme je přesunuli do Trella, kde byly rozděleny na podrobnější úkoly. Vlastní pole ClickUp nám umožnila přesunout nevyřízené úkoly na jedno místo.“
„Dříve jsme organizovali naše nevyřízené úkoly v několika systémech; nejprve na vysoké úrovni v tabulkách, které sledovaly úroveň úsilí vs. úroveň dopadu, a poté jsme je přesunuli do Trella, kde byly rozděleny na podrobnější úkoly. Vlastní pole ClickUp nám umožnila přesunout nevyřízené úkoly na jedno místo.“
Týmy DataAutomation nyní mohou vizualizovat a organizovat nevyřízené úkoly pomocí zobrazení Seznam, Tabulka a Kalendář v ClickUp.
Každé zobrazení je vysoce přizpůsobitelné a může zobrazovat relevantní informace (například vlastní pole ) na jedné obrazovce, což usnadňuje pochopení a stanovení priorit jakéhokoli typu nevyřízených úkolů na první pohled.
Vytváření odpovědnosti a transparentnosti
Díky funkci Multiple Assignees (více přiřazených osob) může každý zaměstnanec společnosti DataAutomation okamžitě rozpoznat, kdo je zodpovědný za který úkol. A tento úkol lze sdílet s libovolným počtem osob pomocí funkce Watchers (sledující), která umožňuje komukoli dostávat oznámení o úkolech.
Díky podrobným oprávněním a zobrazením může každý tým organizovat práci do samostatných složek a zároveň všem umožnit přehlednost na více místech, což pomáhá vytvářet transparentnost napříč projekty všech týmů.
Udržování plynulé komunikace v týmu
Navíc každý projekt nyní disponuje jasnou komunikací a aktualizacemi pokroku díky komentářům a přiřazeným komentářům.
Kdokoli může aktualizovat svůj pokrok přidáním komentářů (nebo jejich přiřazením, aby se neztratily), aby úkoly a pracovní konverzace pokračovaly. A když se úkoly posouvají vpřed, všichni zůstávají synchronizovaní se stejným stavem v rámci každé úrovně prostoru, což všem poskytuje konzistentní přehled bez zmatků způsobených přílišným množstvím stavů.
„Díky této zastřešující filozofii může každý jednotlivec vidět pracovní postupy v rozsahu, který je pro něj relevantní: administrátoři vidí pouze to, co se děje napříč všemi divizemi, zatímco vývojáři se mohou zaměřit na konkrétní úkoly související s jejich doménou a zákaznická podpora se může zaměřit ještě více, a to pouze na hlášení chyb,“ vysvětluje Renee.
„Správné dimenzování informací usnadňuje identifikaci vzorců a úzkých míst nebo situací, kdy jsou určité týmy přetížené.“
Automatizace pracovních postupů pomocí šablon a automatizací
DataAutomation zná z první ruky sílu automatizovaných procesů; je to řešení, které poskytuje svým klientům a které je také jádrem její organizace. Jako malý, ale vysoce efektivní tým, který pracuje v mnoha různých pracovních postupech, jsou šablonové procesy nezbytné pro snížení manuální práce a úsporu času.
Využití pracovních šablon pro zobrazení, seznamy, úkoly a dokumenty
DataAutomation nyní disponuje šablonami pro zobrazení, seznamy, úkoly a dokumenty, což představuje obrovskou úsporu času a snižuje nesrovnalosti a chyby ve všech vrstvách pracovního prostoru.
„Šablony pro opakující se typy úkolů, jako jsou úkoly CRM, jsou neocenitelné pro rychlé spuštění a organizaci relevantních dat. Samotné vytváření šablon může pomoci identifikovat, které informace jsou skutečně podstatné a které jen zbytečně zamlžují situaci,“ říká Renee.
Díky šablonám úkolů ClickUp mají Renee a její týmy k dispozici šablony pro opakující se nebo podobné pracovní projekty, které mohou vytvořit během několika sekund. Šablony lze použít pro vše od přidělených osob a popisů až po dílčí úkoly a závislosti, což snižuje množství práce potřebné k zaznamenání nového projektu.
Kdykoli se objeví nový nápad nebo požadavek klienta, může kdokoli během několika sekund vytvořit sledovatelný úkol.
Každý tým nyní může sledovat, kdo na čem pracuje, kdo je zodpovědný za kontrolu a co je třeba udělat, než bude úkol označen jako dokončený.
Navíc tým Renee nyní může používat šablony také pro dokumenty, což usnadňuje vytváření interních znalostních bází a dokumentů SOP.
Úspora času, aby se bylo možné soustředit na to, co je důležité, díky automatizaci
Jak již název napovídá, DataAutomation plně využívá automatizace ClickUp, aby ušetřila co nejvíce času pro každého zaměstnance.
Nyní lze změnu stavu, přiřazeného pracovníka nebo termínu splnění provést automaticky na základě libovolného počtu spouštěčů v ClickUp.
Sledování pomocí dashboardů a sledování času
Sledování postupu práce a výkonu týmu je pro úspěch společnosti DataAutomation jako firmy zásadní.
Před zavedením ClickUp bylo obtížné sledovat práci, protože byla rozdělena mezi nespočet různých projektových nástrojů. Nyní, když je práce každého týmu převážně soustředěna v ClickUp, lze vytvářet dashboardy pro sledování pokroku téměř čehokoli.
Každý tým má svůj vlastní dashboard, kde může sledovat dobu, po kterou jsou tikety otevřené, stav chyb, úzká místa v pracovním postupu a další informace – vše na jednom místě.
Správa časových zdrojů je další důležitou funkcí pro Renee a každý tým.
Díky funkci Time Tracking může každý zaměstnanec (a dodavatel) automaticky sledovat čas potřebný k dokončení jakéhokoli úkolu – odkudkoli pomocí globálního sledování času ClickUp. Odhady času se také používají k nastavení měřítek pro novou práci, aby bylo možné stanovit očekávání a vytvořit jasná měřítka pro podobnou práci, u které bylo sledováno časové rozložení.
Díky implementaci dashboardů a sledování času do každodenních pracovních postupů má DataAutomation nyní úplný přehled o postupu práce v každém časovém úseku a může lépe než dříve spravovat zdroje týmu.
Výsledky a další kroky
Díky zavedení ClickUp ve svých marketingových, implementačních a prodejních týmech přešla společnost DataAutomation od používání nesourodých nástrojů v různých odděleních k jediné platformě, kde mohou týmy spolupracovat na jednom místě.
Od zahájení postupného zavádění ClickUp v jednotlivých týmech na konci roku 2020 týmy DataAutomation těží z následujících výhod:
- Rychlejší reakční časy a lepší komunikace v týmu
- Lepší přehled o mezifunkčních projektech a jejich vztahu k celopodnikovým cílům
- Schopnost rychle identifikovat úzká místa v pracovních postupech a optimalizovat je
- Méně stresu a společný pocit klidu
Co čeká DataAutomation v budoucnu
Během několika málo měsíců pomohla Renee se svým týmem společnosti DataAutomation přejít z několika nesourodých platforem na jednu společnou pracovní platformu, která již přinesla velké úspěchy v oblasti týmové spolupráce, produktivity a kvality pracovního života.
„Nyní jsme všechny týmy, včetně prodeje, sjednotili v pracovním prostoru ClickUp. V rámci ClickUp jsme vytvořili CRM, které sjednocuje veškerou práci z různých prostorů. Momentálně je to první verze, ale postupně přidáváme automatizace a vylepšení,“ vysvětluje Renee.
„Díky ClickUp jsme zaznamenali zlepšení v oblasti viditelnosti a reakčních časů. Máme jasný klesající trend v trackerech „time in status“, což je jasným znamením, že úkoly jsou méně náchylné k uvíznutí.“
Chcete se dozvědět více?