Jako marketingový pracovník jsem byl hrdý na to, že jsem multitasker. Žonglování se strategiemi, tvorbou obsahu, operacemi a analytikou mi připadalo jako dokonalý důkaz efektivity. Ale pravdou bylo, že jsem se topil v moři otevřených záložek a nedokončených projektů.
Jeden obzvláště noční můrou naplněný den mi utkvěl v paměti. Psal jsem příspěvek do blogu – klíčový článek pro nadcházející zahájení kampaně. Ale moje soustředění bylo rozptýlené. Moje schránka neustále přetékala oznámeními, na obrazovce blikaly aktualizace sociálních médií a můj telefon vibroval příchozími zprávami. Neustálé přepínání mezi úkoly mě přivádělo do stavu přetížení a náchylnosti k chybám, což mělo negativní dopad na moje psaní.
V tom chaotickém okamžiku jsem si uvědomil, že můj multitaskingový přístup mi nepřináší produktivitu, ale vyčerpává mou pracovní paměť a brání mi v tom, abych odváděl kvalitní práci. Neustále jsem se snažil dohnat zpoždění a obětoval jsem přitom přesnost i kreativitu. Bylo na čase něco změnit.
Tehdy jsem narazil na koncept monotaskingu. Přijetí monotaskingu znamenalo upřednostnit hluboké soustředění před iluzí produktivity, kterou často poskytuje multitasking.
Znamenalo to plně se věnovat jedné úloze najednou, ponořit se do její složitosti a vyloučit všechny rušivé vlivy, které vyžadovaly mou pozornost.
V tomto článku se podělím o své zkušenosti s monotaskingem a o tom, jak mi pomohl získat zpět čas a duševní klid ve světě, který neustále vyžaduje obojí.
Co je monotasking?
Monotasking, neboli single-tasking, je praxe, při které se člověk plně soustředí na jeden úkol, aniž by se nechal rozptylovat.
Pomáhá to dosáhnout vyšší kvality práce, protože se plně soustředíte na svou práci. Také to zmírňuje psychický stres z neustálého přepínání mezi úkoly, což vám umožní udělat více během krátkých, intenzivních období soustředěné práce.
Historie monotaskingu
Zatímco mudrci, umělci, básníci a pedagogové možná praktikovali monotasking již v dávných dobách, akademické diskuse o tomto konceptu začaly až na konci dvacátého století. Když vědci poukázali na neefektivitu a kognitivní náklady spojené s multitaskingem, monotasking se ukázal jako silný protipól.
Mezi významné příklady patří:
1. Ve své knize Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990) Mihaly Csikszentmihalyi hovořil o dosažení „flow“, *„stavu, ve kterém jsou lidé tak ponořeni do činnosti, že nic jiného nehraje roli. “Aby bylo možné flow dosáhnout, doporučuje stanovit si realistické cíle odpovídající vašim schopnostem a plně se soustředit na jednu činnost, tj. monotasking, jak tomu dnes říkáme.
Znakem člověka, který má kontrolu nad svým vědomím, je schopnost soustředit pozornost podle libosti, nevnímat rozptýlení, soustředit se tak dlouho, jak je třeba k dosažení cíle, a ne déle. A člověk, který to dokáže, si obvykle užívá normální průběh každodenního života.
Znakem člověka, který má kontrolu nad svým vědomím, je schopnost soustředit pozornost podle libosti, nevnímat rozptýlení, soustředit se tak dlouho, jak je třeba k dosažení cíle, a ne déle. A člověk, který to dokáže, si obvykle užívá normální průběh každodenního života.
2. V článku z roku 2001 s názvem Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching (Výkonná kontrola kognitivních procesů při přepínání mezi úkoly) psychologové Rubinstein, Meyer a Evans zjistili, že „výkonná kontrola“ našeho mozku funguje ve dvou fázích: „změna cíle“ (rozhodnutí udělat jednu věc místo jiné) a „aktivace pravidla“ (změna pravidel pro to, co děláme).
Tyto fáze nám pomáhají přepínat mezi úkoly, aniž bychom si to uvědomovali, což je velmi užitečné. Problém nastává, když přepínání mezi úkoly koliduje s tím, co potřebujeme udělat efektivně a bezpečně.
I když se čas potřebný k přepínání mezi úkoly může zdát zanedbatelný – jen zlomek sekundy pokaždé –, při neustálém přeskakování k dalšímu úkolu se sčítá a snižuje produktivitu.
Multitasking může vypadat jako způsob, jak ušetřit čas. Krátké mentální pauzy způsobené přepínáním mezi úkoly však mohou zabrat až 40 procent našeho produktivního času.
Multitasking může vypadat jako způsob, jak ušetřit čas. Krátké mentální pauzy způsobené přepínáním mezi úkoly však mohou zabírat až 40 procent našeho produktivního času.
Tito vědci a mnoho dalších z oboru psychologie, neurovědy a produktivity přispěli k porozumění, výzkumu a prosazování monotaskingu. Pokud chcete hlouběji porozumět původu a aplikacím monotaskingu, máme pro vás doporučení.
Doporučená literatura: Deep Work od Cala Newporta
Ve své průkopnické práci s názvem Deep Work (Hluboká práce), vydané v roce 2016, Cal Newport tvrdí, že ve světě plném rozptýlení, jako jsou sociální média a neustálé připojení k internetu, je schopnost hluboce se soustředit na úkoly stále vzácnější a cennější.
Hlubokou práci definuje jako profesionální činnost prováděnou ve stavu soustředění bez rozptylování, která posouvá vaše kognitivní schopnosti na hranici možností. Hluboká práce úzce souvisí s monotaskingem, který také vyžaduje intenzivní soustředění na více než jeden úkol, aby bylo možné dosáhnout kvalitnějších výsledků.
Kniha zdůrazňuje, že hluboká práce je v dnešní znalostní ekonomice, kde jsou pro úspěch klíčové vysoká kvalita práce a rychlé učení, stále důležitější. Pracovníci, kteří dokážou hlubokou práci vykonávat soustavně, budou prosperovat, zatímco ti, kteří toho nejsou schopni, zůstanou pozadu.
Newport hovoří o čtyřech pravidlech hluboké práce:
- Pravidlo č. 1: Pracujte intenzivně. Soustřeďte se intenzivně na jeden úkol po delší dobu a minimalizujte rozptýlení.
- Pravidlo č. 2: Přijměte nudu. Newport navrhuje, že abyste svůj mozek naučili hluboké práci, musíte se smířit s nudou a vyhýbat se rozptýlení, kdykoli se nudíte.
- Pravidlo č. 3: Přestaňte používat sociální sítě. Newport doporučuje minimalizovat nebo zcela vyloučit používání sociálních sítí, které jsou zdrojem ztráty času a často i hlavním zdrojem rozptýlení.
- Pravidlo č. 4: Vyprázdněte mělčiny. Toto pravidlo vybízí jednotlivce, aby omezili povrchní práci (úkoly, které nevyžadují kognitivní úsilí, logistické úkoly) a vytvořili tak více volného času pro hlubokou práci.
- Newport tvrdí, že soustředěná práce vede k vyšší produktivitě, lepší kvalitě práce a rychlejšímu osvojování dovedností.
Základní komponenty monotaskingu
Jak přejít z multitaskingu na monotasking? Zde je několik věcí, které jsem se naučil z vlastní zkušenosti a díky začlenění základních prvků monotaskingu do svých pracovních sezení:
Prioritizace úkolů
Vytvářím pořadí úkolů podle priority a termínů. To mi pomáhá rychle identifikovat nejnaléhavější úkoly, které vyžadují plnou pozornost. Udržuji je na vrcholu svého seznamu úkolů a pracuji na nich jako první věc během dne, abych zajistil, že moje úsilí bude mít zamýšlený dopad.
Time management
Raději si pro každý úkol vyhradím konkrétní časový rámec a rozdělím ho na malé časové bloky. Tento přístup mi pomáhá dodržovat termíny, aniž by mě rozptylovaly jiné věci.
Správné prostředí
Monotasking vyžaduje prostor bez zbytečného hluku, digitálních oznámení a přerušení. Pro mě nejlépe funguje moje odlehlá kancelář nebo pracovna, se zavřenými dveřmi a mobilními zařízeními odloženými stranou.
„Proč“
Znalost „proč“ za každou činností mi dává přesvědčení, že se mám soustředit na daný úkol. Například, pokud připravuji pokyny pro značku, které má můj tým dodržovat, mým „proč“ je zlepšení kvality práce a efektivity mého týmu.
Mentální příprava
Jako multitasker, který se stal monotaskerem, se musím psychicky připravit na to, abych se dostal do správného rozpoložení. Dělám to tak, že si na pár minut v klidu sednu, zhodnotím důležitost úkolu, vytvořím si mentální mapu toho, jak chci postupovat, a pustím se do práce.
Dělejte si přestávky
Je důležité pravidelně si dělat přestávky, abyste si odpočinuli a načerpali nové síly. Když jsem doma, ráda se procházím po své terase se zahradou, a když pracuji v kanceláři, chodím se na chvíli projít po okolí, abych se nadýchala čerstvého vzduchu.
Reflexe a přizpůsobení
Každý týden si sednu a zhodnotím pokrok v plnění úkolů, abych posoudil svou produktivitu a zjistil, co lze zlepšit. Monotasking je často obtížný, protože jsem zvyklý žonglovat mezi úkoly, ale tyto sebereflexivní sezení mi pomáhají vidět věci v širších souvislostech.
Podrobněji se zaměřím na tipy, strategie a nástroje, které mi pomohly vybudovat si návyk monotaskingu. Než se k tomu ale dostanu, rád bych se podělil o pozitivní změny, které monotasking přinesl do mého života.
Výhody monotaskingu
Multitasking je zabiják produktivity. Studie zjistila, že vyšší míra multitaskingu v médiích (např. přepínání mezi více aplikacemi a platformami sociálních médií současně) může snížit hustotu šedé hmoty v přední části cingulární kůry mozku, která reguluje empatii a emoční kontrolu.
Rozvíjení schopnosti monotaskingu má mnoho výhod. Zpočátku se možná setkáte s některými potížemi, ale to je malá cena za vytvoření zdravého návyku, který obohatí váš život.
- Jak se vyhnout rozptylování: Studie Stanfordské univerzity zjistila, že lidé, kteří multitaskují v méně náročných médiích, se méně rozptylují. Snadno se jim daří zabránit tomu, aby je ovlivňovaly vnější podněty nesouvisející s jejich úkolem.
- Zvýšená produktivita: Pokud se plně soustředím na jeden úkol, mohu ho dokončit rychleji a efektivněji. Nemusím ztrácet čas přecházením mezi různými úkoly, což mě často vyčerpává a rozptyluje.
- Lepší kvalita práce: Když se plně ponořím do úkolu a věnuji mu veškerou pozornost, mám více času prozkoumat jeho hloubku, což vede k promyšleným a vysoce kvalitním výsledkům. Monotasking také podněcuje mou kreativitu, protože získávám mentální prostor pro zkoumání nápadů a řešení bez přerušení.
- Snížení stresu: Práce na jedné úloze mi pomáhá zbavit se mentálního nepořádku, který vzniká při snaze vybalancovat více úkolů se stejným úsilím. Bez rozptylování konkurenčními požadavky, které mě táhnou různými směry, mohu svou práci snadno dokončit.
- Vylepšené kognitivní funkce: Monotasking podporuje lepší koncentraci a kognitivní výkon tím, že minimalizuje kognitivní zátěž. Trvalé soustředění na jeden úkol zlepšuje zapamatování a zpracování informací, což vede k lepšímu vybavování a porozumění. Po letech praktikování monotaskingu jsem dokázal zdokonalit své schopnosti řešení problémů a snadno se přizpůsobuji složitým učebním prostředím.
Tipy pro efektivní monotasking
Klíčovým prvkem pro to, aby monotasking fungoval, je správné nastavení mysli. Buďte ochotni vynaložit úsilí, abyste se soustředili na jeden úkol, a snažte se odolat pokušení kontrolovat telefon nebo přejít k jinému úkolu.
Zde je několik tipů, taktických postupů a každodenních návyků, které mi pomohly učinit monotasking nedílnou a produktivní součástí mého rozvrhu. Vyzkoušejte je sami, přizpůsobte je svým potřebám a naplánujte si své pracovní dny efektivněji.
1. Začněte v malém
Když jsem začal praktikovat monotasking, zaznamenal jsem v prvních dnech výrazný pokles produktivity. Udržet soustředění mi připadalo nemožné a samotná myšlenka na pokračování v úkolu po delší dobu mi způsobovala úzkost. Chvíli mi trvalo, než jsem si uvědomil svou chybu – snažil jsem se dokončit obrovské úkoly ve velmi krátkých termínech.
Tak jsem se tím inspiroval a nastavil si pracovní schéma tak, že jsem se soustředil na jeden malý, ale obtížný úkol s rozumným časovým limitem. To změnilo všechno. Začít s malými úkoly mi umožnilo pohodlně se do práce ponořit, postupně se soustředit a postupně nabrat tempo, abych se mohl déle udržet v pracovním rytmu.
Například pokud musím pro svou společnost vytvořit případovou studii, začnu tím, že nejprve opatrně otestuji terén, místo abych se do toho hned vrhl po hlavě. To může zahrnovat přímé rozhovory se zákazníky, sběr sekundárních údajů od našich klientů nebo prostudování referencí od bývalých klientů.
Po odhadnutí, jak dlouho to asi potrvá, si stanovím vhodný termín. Myšlenka je jednoduchá – nepřetěžujte se!
Tipy v kostce:
- Na začátku se věnujte malým, ale významným úkolům, abyste nabrali správný elán.
- Stanovte si rozumný časový plán pro dokončení úkolu
- Dělejte to každý den, aby se monotasking stal vaším zvykem.
2. Vytvořte si vyhrazený pracovní prostor
Za ta léta jsem o svých pracovních návycích zjistila jedno: i když mohu pracovat odkudkoli, potřebuji k práci svůj malý koutek. Doma jsem si vytvořila speciální pracovní prostor, kde mám po ruce vše potřebné – od svých oblíbených pracovních pomůcek a kancelářských potřeb až po nejlepší svačinky a svou láhev HydroJug. Pokud pracuji na cestách, vytvořím si provizorní pracovní prostor ve svém hotelovém pokoji.
Proč to dělám, když bych si mohl jednoduše užívat práci z postele? No, u svého stolu se okamžitě dostanu do pracovního režimu. Když sedím u stolu, nemusím se přesvědčovat, abych se posadil a soustředil se na monotasking – vše probíhá jako přirozený proces. Snažím se také udržovat stůl co nejvíce uklizený a minimalistický, aby mě nic vizuálně nerozptylovalo.
Tipy v kostce:
- Pokud pracujete z domova, pořiďte si samostatné pracovní místo.
- Mějte po ruce vše potřebné, abyste nemuseli zbytečně opouštět své pracovní místo.
- Udržujte svůj stůl a digitální zařízení v pořádku
3. Vytvořte si seznam úkolů podle priority
Na začátku týdne si v aplikaci pro správu úkolů vytvořím podrobný seznam úkolů. Tento seznam obsahuje všechny malé i velké úkoly, které chci během týdne splnit.
Některé z těchto úkolů mají vysokou prioritu. Všechny své úkoly označuji podle vysoké, střední nebo nízké priority. Abych zachoval kvalitu, věnuji se každý den pouze dvěma až třem úkolům s vysokou prioritou. Toto rozdělení mi také pomáhá soustředit se nejprve na nejdůležitější a nejvýznamnější úkoly, čímž zajišťuji, že nebráním pokroku v našem pracovním postupu.
V posledních několika letech jsem přešel z papírových poznámkových bloků a lepících papírků na digitální poznámkový blok ClickUp . Používám ho jako svůj druhý mozek – od vytváření seznamů úkolů a jejich řazení podle priorit až po zaznamenávání náhlých myšlenek, vše se odehrává v této aplikaci.
Jakmile dokončím úkol, odškrtnu si ho ze seznamu a přejdu k dalšímu. Je to jednoduchý nástroj, ale má obrovský vliv na to, jak si organizuji svůj rozvrh!
Tipy v kostce:
- Používejte aplikaci pro pořizování poznámek, abyste si zapsali své denní úkoly, a soustřeďte se na dva až tři prioritní úkoly denně.
- Seřaďte je podle priority, aby vám nic neuniklo.
- Zapište si rušivé myšlenky do poznámkové aplikace, abyste se mohli soustředit na úkol, který máte před sebou.
4. Vyhraďte si čas na různé úkoly
Říkejte mi třeba produktivní geek, ale miluji si plánovat kalendář pomocí nástroje pro časové blokování, kde si pro různé úkoly vyhradím konkrétní časové bloky.
Například se snažím nejnáročnější část práce, jako je brainstorming nových nápadů, výzkum a psaní, vykonávat v první polovině dne, protože to jsou hodiny, kdy jsem nejproduktivnější. Pro každodenní porady s týmem nebo schůzky s klienty preferuji odpoledne. Večery si vyhrazuji pro kontrolu práce svého týmu, analýzu výsledků kampaní a dokumentaci úspěchů a neúspěchů.
Podle techniky Pomodoro jsem si pro každý úkol stanovil 25 až 30 minutový blok, po kterém následuje krátká přestávka. Během těchto krátkých bloků se soustředím pouze na jeden úkol a přestávky mi skvěle pomáhají předcházet vyčerpání.
Integrace PomoDone do ClickUp je jednou z mých oblíbených funkcí – časovač mohu spustit z jakékoli úlohy v ClickUp nebo přímo z rozšíření PomoDone.
Jsem také velkým zastáncem teorie „hluboké práce“ Cala Newporta. Svým týmům doporučuji, aby si ve svém rozvrhu vyhradili dvě až čtyři hodiny na hlubokou práci. Další praktikou, která nám pomohla, je zavedení pátků bez schůzek – celý den bez rušivých vlivů, aby si tým osvojil zvyk monotaskingu.
Tipy v kostce:
- Používejte aplikaci pro pořizování poznámek, abyste si zapsali své denní úkoly, a soustřeďte se na dva až tři prioritní úkoly denně.
- Seřaďte je podle priority, aby vám nic neuniklo.
- Zapište si rušivé myšlenky do poznámkové aplikace, abyste se mohli soustředit na úkol, který máte před sebou.
5. DND a digitální detox
Během soustředěných pracovních sezení nechávám svůj mobilní telefon a tablety v režimu „nerušit“. Na svém stolním počítači a notebooku vypínám oznámení ve všech komunikačních aplikacích. K těmto aplikacím se vracím během přestávek Pomodoro, abych se dozvěděl, co dělá můj tým.
Další strategií, která mi pomohla, je minimalizace digitálních interakcí (zejména sociálních médií), pokud nesouvisí s prací. Také ráda jednou za čas provádím úplnou digitální detoxikaci, něco jako méně intenzivní verzi „think weeks“ Billa Gatese, abych získala jasnější myšlenky a soustředění. Ano, při eliminaci rozptýlení pociťuji FOMO, ale klid, který mi přináší posezení o samotě se svými myšlenkami, je nenahraditelný!
Tipy v kostce:
- Používejte aplikaci pro pořizování poznámek, abyste si zapsali své denní úkoly, a soustřeďte se na dva až tři prioritní úkoly denně.
- Seřaďte je podle priority, aby vám nic neuniklo.
- Zapište si rušivé myšlenky do poznámkové aplikace, abyste se mohli soustředit na úkol, který máte před sebou.
Populární použití a příklady monotaskingu
Monotasking není jen o tom, že se věnujete jedné úloze najednou. Jeho využití je mnohem širší.
Věděli jste například, že monotasking je v souladu s principy všímavosti, protože podporuje uvědomění si přítomného okamžiku během provádění jedné úlohy?
A nejde o žádný nový trend. Populární osobnosti z oblasti byznysu, sportu a dokonce i literatury praktikují soustředěnou práci již řadu let, aby dosáhly vrcholu své kariéry.
Zatímco Bill Gates si bral „týdny na přemýšlení“, J. K. Rowlingová, zastánkyně hluboké, soustředěné práce, se údajně ubytovala v hotelovém pokoji, aby dokončila sérii Harry Potter. Tato izolace jí usnadnila schopnost monotaskingu a plného ponoření se do tvůrčího procesu.
Oprah Winfrey také zdůrazňuje důležitost soustředěné pozornosti během rozhovorů. Vypíná si telefon a udržuje oční kontakt, aby se plně soustředila na svého partnera v rozhovoru a vytvořila prostor pro smysluplnější konverzaci.
Závěr? Když se věnujete monotaskingu, patříte k elitě!
Výzvy monotaskingu
Jako zvyklý multitasker, který se přizpůsobuje singletaskingu, to není vždy úplně snadné.
Zde je několik výzev, kterým můžeme čelit v každodenním životě při monotaskingu, a řešení, která jsem vymyslel, aby vše fungovalo:
Vnější rozptýlení
Existuje příliš mnoho vnějších podnětů , které se mě snaží odvést od práce – vyskakující oznámení o nové e-mailové zprávě, které mě láká k otevření; textová zpráva s žádostí o „rychlý hovor“ od kolegy; nebo moje kočky a psi, kteří na mě zírají a diví se, proč si s nimi nehraju.
No, na to poslední nemám řešení. Prostě si dám pauzu a pár minut si hraju s míčkem, než se zase pustím do práce. Pravidla si tu nestanovuju já, ale oni.
Pro první dva typy jsem však vymyslel několik rychlých způsobů, jak je řešit.
Jak tomu čelím: Omezil jsem přístup, aby se ke mně rozptýlení nedostalo.
Jak? Vypnutím oznámení na všech zařízeních na určitou dobu, ponecháním telefonu v letovém režimu (a ve většině případů mimo dohled) a nalezením místa pro práci, kde mě nikdo nebude rušit (moje domácí zvířata jsou samozřejmě výjimkou).
Pocit přetížení
Když vím, že mě dnes čeká dlouhý seznam úkolů, které musím splnit, je pro mě obtížné soustředit se na jednu věc. Ať se snažím sebevíc pracovat na blogovém příspěvku, který má být zveřejněn zítra, moje mysl mi neustále připomíná úkoly, které mám ještě před sebou:
Musím projednat nadcházející kampaň s marketingovým týmem, musím zkontrolovat a dokončit obsahový kalendář na příští měsíc a ach jo, tento týden musím také nakoupit potraviny!
... a díky těmto nechtěným vnitřním pop-upům se cítím vyčerpaný rychleji, než bych měl.
Jak tomu čelím: Snažím se své rušivé myšlenky zapsat na papír nebo do aplikace s úkoly, abych je dostal z hlavy. Jsou zapsané, nezapomenu na ně – ujišťuji sám sebe.
Tento trik funguje téměř okamžitě, ale když ne, uchýlím se k matici priorit , abych si úkoly seřadil podle toho, co je urgentní, neurgentní, důležité a nedůležité. Pomáhá mi to rozhodnout, které úkoly vyřídit okamžitě, naplánovat na později, delegovat na svůj tým nebo vyškrtnout ze seznamu.
Být pronásledován pocitem, že „neděláte dost“
Když jsem pohroužen do časově náročného úkolu a na mém seznamu čeká ještě několik dalších úkolů, najednou mě přepadne myšlenka.
Dělám dost? Mám toho tolik na práci a tak málo času! Jak to všechno stihnu, když se musím věnovat jen jedné věci?
Ach jo. Teď jsem ve stresu a moje soustředění je pryč.
Jak tomu čelím: Snažím se přesvědčit sám sebe, abych změnil způsob uvažování. Místo toho, abych se soustředil na to, že jsem uvízl u jedné úlohy, přeformuluji to tak, že postupuji vpřed, jednu úlohu po druhé. Nemůžeš vystoupat po schodech, pokud nepostavíš nohu na první schod, říkám si.
Obvykle mi tato povzbuzující řeč pomáhá. Jinak si zapisuji všechny mikroúkoly, které jsem dosud splnil. Například pokud mám za úkol vytvořit obsahový návrh pro blogový příspěvek, mikroúkoly nebo dílčí úkoly by byly vymýšlení témat, hledání klíčových slov, vyhledávání relevantních obsahových částí pro referenci a vytvoření osnovy. Okamžitě se pak cítím dobře, co se týče mé produktivity.
Jak implementovat monotasking v ClickUp
Jedním z nástrojů, který mi pomohl učinit monotasking nezbytnou součástí mého života, je ClickUp. Existuje spousta aplikací pro blokování času a soustředění, ale žádná z nich se nespojuje s mým pracovním postupem tak jako ClickUp.
Pomáhá mi dosáhnout mých cílů v oblasti time managementu, zlepšit mé schopnosti v oblasti řízení úkolů, sladit mé soustředění s mým každodenním rozvrhem a umožňuje mi spolupracovat s mým týmem, a to vše na jedné platformě. Není třeba přeskakovat mezi několika aplikacemi, takže nedochází k přepínání mezi úkoly.
Takto používám ClickUp k implementaci monotaskingu:
Řízení času a pozornosti
- Nastavte si termíny zahájení a dokončení, sledujte, kolik času strávíte na daném úkolu, přidávejte poznámky pro kontext a získejte přehled o své produktivitě (a produktivitě svého týmu) pomocí funkce Time Management od ClickUp.
- Vizualizujte své denní, týdenní nebo měsíční úkoly pomocí kalendářového zobrazení ClickUp . Plánujte a sdílejte úkoly pomocí rychlé funkce drag-and-drop, organizujte schůzky a vytvářejte barevně odlišené bloky pro různé úkoly.
- Synchronizujte moje úkoly v ClickUp s kalendářem a aplikacemi pro sledování času v mém technologickém balíku (například Google Calendar) a pohodlně spravujte svůj rozvrh z jedné platformy.
- Odstraňte rozptýlení pomocí režimu Focus Mode v ClickUp Docs. Režim Page Focus Mode skryje postranní panel, takže se mohu soustředit pouze na text, na kterém pracuji, a režim Block Focus Mode sníží průhlednost ostatního textu a obsahu v dokumentu, takže se mohu soustředit pouze na odstavec, který píšu.
- Změňte termín splnění zpožděné úlohy, která blokuje ostatní, a nechte ClickUp automaticky upravit termíny splnění závislých úloh.
Když chci zorganizovat své pracovní hodiny strukturovanějším způsobem, používám šablony pro blokování času. Například šablona ClickUp pro denní blokování času mi pomáhá sladit můj rozvrh s hodinami nejvyšší produktivity a udržuje mě soustředěného na jeden prioritní úkol najednou.
Tato přizpůsobitelná šablona mi umožňuje:
- Vyhraďte si na každý úkol konkrétní čas
- Analyzujte, které úkoly musím udělat hned, které mohou počkat a které mohu delegovat pomocí matice priorit.
- Předejděte vyčerpání tím, že přesně odhadnete čas potřebný k dokončení úkolu
- Zobrazte si celý seznam úkolů na daný den na první pohled
- Nastavte si časové bloky, abyste si mohli udělat pauzu a zamyslet se nad svým dnem
Tento rámec funguje jak pro osobní použití, tak pro správu denních plánů mého týmu. V dnech, kdy mám na starosti mnoho úkolů vyžadujících spolupráci, mi tato šablona pomáhá přiřazovat opakující se úkoly členům týmu, přidávat dobu trvání každého úkolu a nastavovat vlastní kategorie, jako například Nápady, Psaní nebo Úpravy.
- Vytvářejte připomenutí odkudkoli ve svém pracovním prostoru s přílohami, daty a opakujícími se plány. Nastavil jsem také připomenutí ClickUp pro konkrétní komentáře v rámci úkolu, abych si pamatoval, kde navázat na důležité konverzace.
Správa úkolů
- Přizpůsobil jsem náš ClickUp Workspace tak, aby vyhovoval mému pracovnímu postupu, a to nastavením vlastních stavů a polí (například naše projekty v oblasti psaní mají často stavy jako „Brainstorming“, „Researching“, „Writing“ a „Final Draft“).
- Přidejte priority, abyste zvýraznili úkoly podle toho, zda jsou urgentní, vysoké, normální nebo nízké priority.
- Propojte související úkoly, abyste pochopili vzájemné vztahy mezi nimi, našli sdílené zdroje, sledovali pokrok a odstranili překážky, například propojením úkolu psaní blogu s optimalizací SEO.
- Rozdělte své denní, týdenní nebo měsíční cíle na menší cíle pomocí ClickUp Goals. Můžu nastavit jasné časové plány, přiřadit úkoly jednomu nebo více členům týmu a sledovat své úkoly pomocí automatického sledování pokroku.
Pořizování poznámek
- Dělejte si poznámky, vytvářejte seznamy denních úkolů a zapisujte si náhodné myšlenky nebo nápady, které vám přijdou na mysl, pomocí ClickUp Notepad . Můžu přetahovat položky nebo je vkládat pod sebe a vytvářet tak vizuální hierarchii (například přidat „Provést rozhovor s SME“ jako vloženou položku pod „Napsat příspěvek do blogu“) a proměnit tyto poznámky v akční položky/úkoly pouhými několika kliknutími.
... a to je jen špička ledovce. Jako nástroj určený k podpoře soustředěné práce podporuje většina funkcí ClickUp monotasking. Jakmile si tento zvyk osvojíte, můžete aplikaci prozkoumat do hloubky a objevit další funkce, které minimalizují rozptýlení, šetří čas a zlepšují kvalitu práce.
Monotasking – moje cesta k produktivitě a dokonalosti
Monotasking mi pomohl lépe spravovat svůj čas a zvýšit produktivitu. Proto ho často doporučuji členům svého týmu, kteří mají potíže udržet tempo.
Když se soustředím jen na jednu věc najednou, zjistil jsem, že úkoly zvládám s nově nabytou jasností a efektivitou. Nejde jen o to, že úkoly odškrtávám rychleji, ale o to, že je dělám lépe.
Monotasking má tu zvláštní schopnost uvolnit mou kreativitu a schopnost řešit problémy, takže si kladu otázku, proč jsem se vůbec kdy zabýval multitaskingem. Rád zastavím rozptýlení a soustředím se na přítomný okamžik, na svůj flow.
Technologie má obecně špatnou pověst, protože rozptyluje pozornost, ale díky softwaru jako ClickUp si dokážu udržet laserovou koncentraci a důsledně dodržovat termíny. Vyzkoušejte ClickUp sami a sledujte, jak se zvýší vaše produktivita!