Jak každý projektový manažer ví, vytváření odhadů pro projekt je zásadní, ale také stresující. Zatímco v průběhu projektu je snazší odhady pochopit a vytvořit, v počátečních fázích je náročné sestavit přesné odhady.
Jak vytváříte odhady v raných fázích projektu, kdy máte k dispozici jen málo dat?
Jednou z technik projektového řízení, která vám může pomoci, je analogické odhadování. Analogické odhadování v projektovém řízení je základní technikou odhadování, která pomáhá sestavit odhady nákladů a posoudit délku trvání projektu a potřebné zdroje v počátečních fázích.
Podívejme se, co je to za techniku, jak funguje, jaké jsou její metodiky a další informace.
Co je analogické odhadování v projektovém řízení?
Analogické odhadování v projektovém řízení je agilní technika, která využívá historická data z minulých projektů s podobnými výstupy nebo úkoly k předpovědi nákladů, trvání a zdrojů aktuálního projektu. Čím více informací z minulosti je k dispozici, tím lepší je předpověď v analogickém odhadu.
Zde je návod, jak můžete analogické odhady využít v projektovém řízení:
- Vyberte srovnatelný projekt: Vyberte minulý projekt, který se velmi podobá novému. Pokud se například váš aktuální projekt týká průzkumu trhu, vyberte minulý projekt, který zahrnuje podobné činnosti. Podobnosti mezi minulým projektem a projektem, pro který vytváříte odhad, rozhodují o přesnosti předpovědí.
- Najděte položky relevantní pro oba projekty: Identifikujte hodnoty, jako jsou náklady, doba trvání, rozsah a konkrétní úkoly, které jsou v obou projektech podobné, a vytvořte odhady.
- Zapište si podobnosti: Vytvořte seznam podobných položek v obou projektech, abyste je mohli snadněji porovnat.
- Vyberte si své odhady: Porovnejte obě položky projektu a vyberte odhady, které potřebujete pro aktuální projekt, na základě požadavků zainteresovaných stran, jako je rozpočet, časový rámec, rozsah, denní/týdenní pracovní doba členů týmu a požadované zdroje na základě údajů z minulých projektů.
Analogické vs. parametrické odhady
Parametrické odhadování je technika založená na datech a přesnosti, která využívá jednotkové sazby činností a statistické vztahy mezi proměnnými k přesnému definování nákladů, zdrojů a trvání projektu.
Parametrické i analogické odhadovací techniky v projektovém řízení využívají historická data odlišným způsobem. Zde je několik rozdílů mezi analogickým a parametrickým odhadem.
| Hlavní rozdíly | Analogické odhady | Parametrické odhady |
| Základ odhadu | Vytvoří obecný odhad projektu na základě historických dat podobných projektů. Zahrnuje použití podrobností, jako je rozsah, náklady a doba trvání předchozích projektů a odborné posouzení. | Využívá výpočty na základě jednotek a statistické analýzy k odhadu trvání, finančních prostředků a zdrojů projektu. Zahrnuje identifikaci a využití parametrů v historických informacích, které korelují s trváním, náklady nebo hodnotami zdrojů projektu, k odhadu aktuálních hodnot projektu. |
| Přesnost a použitelnost | Slouží jako výchozí bod pro odhady projektů. Je méně přesný než parametrický odhad a nejvhodnější pro projekty s omezenou dostupností dat. | Nabízí větší přesnost než analogický odhad díky podrobným výpočtům a statistickým vztahům. Nejvhodnější pro dobře definované projekty. |
| Složitost | Jednoduchá a rychlá technika bez použití statistických přístupů. | Složitější a časově náročnější než analogické odhady Vyžaduje statistické výpočty a úpravy |
Rozdíly jsou nyní jasné, ale kdy použít parametrické a analogické odhady v projektovém řízení?
- Použití analogického odhadu: Projektoví manažeři běžně používají analogický odhad v počátečních fázích k vytvoření hrubých odhadů. Tuto techniku použijte, když nejsou k dispozici podrobné údaje.
- Použití parametrického odhadu: Parametrický odhad je přístup založený na datech, který vyžaduje podrobné výpočty a data z hodnocení projektu. Tato technika se používá hlavně u projektů, které nabízejí podrobné informace a definované parametry, jako jsou jednotkové ceny materiálů, práce nebo jiných složek projektu.
Metodiky analogického odhadování
Analogické odhadování v projektovém řízení je technika odhadování shora dolů, což znamená, že získáte kompletní odhad projektu a poté jej rozdělíte na menší projektové prvky. Zde jsou dvě metodiky analogického odhadování, které můžete použít.
Analogické odhady založené na parametrech
Tato metodika odhaduje rozpočet, rozsah a zdroje aktuálního projektu pomocí konkrétních proměnných nebo parametrů z předchozích projektů. Stručně řečeno, využívá kritické parametry projektu, které mají vliv na výsledky a KPI projektového řízení.
Pokud například průzkum trhu v minulém projektu analýzy prodeje trval 10 hodin, můžete tento parametr použít k odhadu trvání podobného úkolu průzkumu trhu v aktuálním projektu. Podobně mohou projektoví manažeři odhadnout další parametry aktuálního projektu, jako jsou náklady nebo zdroje, pomocí srovnání.
Analogické odhady založené na posouzení životního cyklu
Pomocí této metodiky projektoví manažeři zohledňují komplexní pohled na předchozí fáze životního cyklu projektu – od začátku až po dokončení – aby odhadli zdroje, náklady a časové rámce nového projektu.
Řekněme, že jste v minulosti měli projekt vývoje softwaru s fázemi sběru zdrojů, návrhu, vývoje, testování, nasazení, analýzy metrik projektu a zpětné vazby. Při použití analogického odhadu založeného na hodnocení životního cyklu musíte analyzovat konkrétní zdroje a čas přidělený každé fázi projektu. Tyto informace pomáhají odhadnout parametry nového projektu vývoje softwaru.
Výhody a nevýhody analogického odhadování
Stejně jako jiné techniky projektového řízení má i analogické odhadování své výhody a nevýhody.
Výhody
- Minimální požadavky na zdroje a náklady: Analogické odhady poskytují základní odhady rychle a s minimálními zdroji. Jedná se o nákladově efektivní techniku, která vyžaduje méně procesů a dokumentace.
- Postupné zlepšování odhadů: Ačkoli analogické odhady jsou vhodné pro rané fáze projektu, jsou užitečné v jakékoli fázi projektu pro zpřesnění vašich odhadů.
- Odhad na detailní úrovni: Analogický odhad v projektovém řízení pomáhá odhadnout časový rámec a úsilí potřebné pro jednotlivé úkoly, což vám následně pomůže analyzovat celkový obraz.
- Analýza proveditelnosti: Tato technika pomáhá projektovým týmům vyhodnotit proveditelnost, rozpočet a potenciální návratnost, čímž zajišťuje informované rozhodování.
Nevýhody
- Omezená přesnost: Tato technika může být nepřesná kvůli omezeným informacím o projektu a změnám proměnných, jako jsou zdroje a míra inflace.
- Na základě předpokladů: Tato technika se opírá o předpoklady založené na datech z minulých projektů. Historická data však nemusí přesně odrážet aktuální projekt.
- Nevhodné pro jedinečné projekty: Pokud nemáte k dispozici žádná historická data, analogické odhady nebudou proveditelné.
Podrobný průvodce analogickým odhadem
Mezi agilními technikami odhadování je analogické odhadování jednou z nejjednodušších a nejužitečnějších při vytváření odhadů pro počáteční fáze projektu. Abyste tuto techniku využili na maximum, využijte software pro řízení projektů, jako je ClickUp.
ClickUp je komplexní řešení pro všechny úkoly související s projekty. Ukládá informace o projektech, umožňuje nastavit pracovní postupy, sledovat pokrok, přidělovat úkoly a zefektivnit procesy projektu.
Zde je návod, jak můžete využít výhody softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp, k vytváření odhadů pro váš další projekt pomocí analogického odhadování.
Krok 1: Zjistěte nové požadavky na doménu a technologii projektu
Identifikujte předchozí oblast projektu (ať už se jedná o marketing, vývoj produktu, stavebnictví nebo jinou oblast) a potřebné technické zdroje. Váš nový projekt může být například vývoj softwaru nebo marketingová iniciativa produktu. Jakmile identifikujete oblast, pochopíte, jaká technologie je pro projekt potřebná. To usnadňuje vyhledávání podobných minulých projektů.
Krok 2: Najděte podobný projekt z minulosti
Začněte tím, že vytvoříte seznam minulých projektů (řekněme deset nebo více) na základě proměnných, jako je doména, týmy, cíle projektového řízení nebo kontext. Poté vyberte projekty, které považujete za srovnatelné, až budete mít dva nebo tři projekty pro srovnání.
Krok 3: Porovnejte projekty
Jakmile bude seznam srovnatelných projektů připraven, začněte srovnávání na základě nejrelevantnějších proměnných. Čím více podobných proměnných najdete, tím přesnější budou vaše odhady projektu.
V rámci seznamu můžete přidat jednotlivé projekty jako úkoly v ClickUp. Navíc pomocí vlastních polí ClickUp můžete specifikovat všechny důležité faktory (rozpočet, časový plán, zdroje atd.), na základě kterých chcete projekty porovnávat. Hodnoty těchto konkrétních proměnných lze poté přiřadit každému úkolu projektu.
Kromě zobrazení seznamu vám ClickUp Kanban Board pomůže zobrazit úkoly na první pohled, seskupit je podle společných znaků, priority nebo stavu, třídit je pomocí vlastních polí a filtrovat úkoly podle přidělených osob.
Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Time Tracking k informovanému rozhodování při porovnávání projektů. Získáte tak cenná historická data, která můžete využít k vytvoření realističtějších a přesnějších odhadů času pro vaše nové projekty.
Krok 4: Vytvořte odhady nákladů a trvání plánovaného projektu
Náklady a doba trvání jsou dvě hlavní proměnné, které projektoví manažeři odhadují jako první. Jakmile porovnáte projekty, získáte hrubý odhad doby trvání projektů a souvisejících nákladů. Odhadněte také další proměnné na základě projektových aktivit a požadavků zainteresovaných stran.
Pomocí šablony pro analýzu nákladů ClickUp můžete zobrazit rozpočty a sledovat celkové náklady projektu. Tato šablona zlepšuje alokaci zdrojů, pomáhá vám udržovat přehled o nákladech v reálném čase a pomáhá vám pochopit kompromisy mezi náklady a hodnotou v průběhu životního cyklu projektu.
Krok 5: Identifikujte podobné činnosti v minulých projektech
Najděte podobné aktivity v minulých projektech a vytvořte konečný odhad. Pokud se například jedná o projekt vývoje produktu, identifikujte podobné aktivity a témata v minulých projektech v konkrétních fázích vývoje, jako je návrh nebo nasazení. Vytvořte odhady nákladů, trvání a zdrojů pro tyto jednotlivé úkoly.
Tip pro profesionály: ClickUp Brain dokáže prohledat rozsáhlé dokumenty o vývoji produktů a během několika sekund je pro vás shrnout. Tyto souhrnné dokumenty vám pomohou rychle pochopit klíčové aspekty dokumentů o vývoji produktů a usnadní a zrychlí vyhledávání podobných aktivit v minulých projektech.
Krok 6: Vytvořte konečné odhady na základě shromážděných dat
Jakmile budou vaše odhady hotové, můžete začít s realizací projektu. Použijte své konečné odhady (jednu hodnotu nebo rozsah hodnot) k vytvoření pracovního postupu pro realizaci projektu.
Šablona rozdělení práce ClickUp vám pomůže vytvořit jasný přehled o úkolech projektu, časových harmonogramech a výstupech a přesněji odhadnout náklady a zdroje projektu na detailní úrovni. Použijte tuto šablonu, abyste zajistili, že jsou úkoly definovány, zdroje přiděleny a pokrok sledován konzistentně.
Podívejte se na tyto šablony struktury rozdělení práce!
Jakmile budete mít odhady hotové, ClickUp vám pomůže vytvořit plán projektu, který podrobně popisuje strategické kroky, které musí váš tým podniknout, aby byly výsledky projektu dodány včas. Tento plán jasně ukazuje časový harmonogram projektu, jeho rozsah, priority, očekávání a cíle, aby projekt postupoval rychleji.
Kombinujte analogické odhady s šablonou Roadmap Template od ClickUp a zajistěte si plynulé a strategické plánování projektů. Tato plně přizpůsobitelná projektová roadmapa je nabitá nástroji, které vám pomohou sledovat projekty, vytvářet strategie a stanovovat priority úkolů a spolupracovat s interními týmy, abyste zajistili dodání v termínu.
Příklad analogického odhadování
Projektový manažer má za úkol odhadnout náklady a délku trvání nové marketingové kampaně na sociálních médiích. Zde jsou podrobnosti:
- Projekt: Marketingová kampaň na sociálních médiích propagující spuštění nové webové stránky
- Cíl: Zvýšit návštěvnost nové webové stránky – 18 000 návštěvníků za měsíc.
- Výzva: Vzhledem k tomu, že se projekt nachází v rané fázi, manažer nemá k dispozici podrobný harmonogram ani odhad nákladů.
- Řešení: Manažer používá analogické odhady v projektovém řízení k vytvoření hrubých odhadů. Postup je následující: Projektový manažer vybere deset podobných projektů sociálních médií z minulosti. Po důkladném prozkoumání každého projektu manažer najde nejvíce podobné proměnné – náklady, trvání, aktivity, rozsah, cílová skupina a sociální kanály. Na základě těchto údajů projektový manažer vypočítá odhady pro aktuální projekt. Vzhledem k tomu, že počáteční odhady nemusí být přesné, může manažer odhady postupně upřesňovat pomocí dalších podrobností v průběhu projektu.
- Projektový manažer uvede deset podobných projektů sociálních médií z minulosti.
- Po důkladném přezkoumání každého projektu manažer najde nejvíce podobné proměnné – náklady, trvání, činnosti, rozsah, cílová skupina a sociální kanály.
- Na základě těchto údajů projektový manažer vypočítá odhady aktuálního projektu. Vzhledem k tomu, že počáteční odhady nemusí být přesné, může manažer odhady postupně upřesňovat na základě podrobnějších údajů získaných v průběhu projektu.
- Projektový manažer uvede deset podobných projektů sociálních médií z minulosti.
- Po důkladném přezkoumání každého projektu manažer najde nejvíce podobné proměnné – náklady, trvání, činnosti, rozsah, cílová skupina a sociální kanály.
- Na základě těchto údajů projektový manažer vypočítá odhady aktuálního projektu. Vzhledem k tomu, že počáteční odhady nemusí být přesné, může manažer odhady postupně upřesňovat pomocí podrobnějších údajů v průběhu projektu.
Získejte správné odhady projektů s ClickUp
Analogické odhady v projektovém řízení jsou mezi profesionály velmi oblíbené. Ptáte se proč? Kvůli jejich snadnému použití, rychlým výsledkům a menšímu počtu procesů.
Při zahájení nového projektu je analogické odhadování preferovanou metodou pro získání hrubého odhadu nákladů, zdrojů a trvání projektu. I když se jedná o základní techniku, odhady mohou být velmi spolehlivé.
S ClickUp je proces analogického odhadování ještě jednodušší. Snadno použitelné a přizpůsobitelné projektové tabule a šablony ClickUp vám umožní získat odhady projektu během chvilky. Zaregistrujte se nyní zdarma a vyzkoušejte si to!
Často kladené otázky (FAQ)
Jaký je rozdíl mezi parametrickým a analogovým odhadem?
Hlavní rozdíl mezi parametrickým a analogickým odhadem v projektovém řízení spočívá v tom, že parametrická odhadovací technika využívá srovnání a výpočty na základě jednotek. Parametrické odhady využívají statistické vztahy mezi proměnnými k výpočtu aktuálních nákladů nebo zdrojů projektu. Analogické odhady naopak využívají historická data z podobných minulých projektů pro nový projekt.
Co je analogový odhad?
Analogický odhad je metoda, která využívá informace z podobných minulých projektů k odhadu nákladů a trvání aktuálního projektu. Analogická metoda odhadu zahrnuje výběr minulého projektu, který se velmi podobá novému, aby bylo možné vytvořit přesné odhady.
Co je to analogický princip odhadování?
Princip analogie při odhadování projektů spočívá v použití parametrů minulého projektu podobného novému projektu k odvození odhadů nákladů atd. Tento princip tvoří základ analogického odhadování v projektovém řízení, kde se odhady vytvářejí na základě historických údajů z minulých projektů.