Představte si, že šest měsíců školíte zaměstnance, aby vám v sedmém měsíci podal výpověď. Frustrující, že? Aby toho nebylo málo, jeho odchod spustí řetězovou reakci, kdy ostatní zaměstnanci udělají totéž. K tomuto cyklu dochází, když nesledujete a nespravujete fluktuaci zaměstnanců.
Fluktuace zaměstnanců označuje počet zaměstnanců, kteří opustili organizaci v určitém časovém období.
Existují čtyři typy fluktuace zaměstnanců: dobrovolná, nedobrovolná, odchod do důchodu a interní přesuny.
Zatímco ostatní typy fluktuace jsou ještě zvládnutelné, dobrovolná fluktuace nastává náhle. Její dopad je dalekosáhlý: vysoká fluktuace zaměstnanců snižuje morálku, příjmy a produktivitu, narušuje stabilitu organizace a často svědčí o špatném řízení.
Nejvýznamnější dobrovolná fluktuace v moderní době se odehrála v roce 2021 – Velká rezignace.
Nízké mzdy, nedostatek příležitostí k profesnímu růstu a nedostatek flexibilní pracovní struktury po pandemii přiměly miliony Američanů k odchodu ze zaměstnání a tento trend pokračoval i v roce 2022.
Vlna hromadných výpovědí dosáhla vrcholu mezi listopadem 2021 a dubnem 2022, kdy každý měsíc opustilo své zaměstnání více než 4,5 milionu lidí. Tento exodus vyvolal u firem obavy o jejich zisky a donutil je k inovacím v oblasti strategií pro přilákání a udržení talentů.
Skutečné náklady fluktuace zaměstnanců
Každý zaměstnavatel to intuitivně chápe a statistiky práce to potvrzují: fluktuace zaměstnanců je nákladná. Udržet si stávajícího, dobře vyškoleného zaměstnance, který ví, jak věci fungují, stojí mnohem méně než najímat a znovu školit nové zaměstnance.
Jak ale vypočítat přesné náklady na fluktuaci zaměstnanců? Jack Altman z Huffington Post vymyslel následující vzorec:
| Fluktuace zaměstnanců = (náklady na nábor + náklady na zaškolení + náklady na rozvoj + nevyužitý čas) X (počet zaměstnanců X roční procento fluktuace) |
Řekněme například, že vaše společnost má 50 zaměstnanců s roční fluktuací 20 %. Náklady na nábor, zaškolení, školení a ztrátu produktivity činí 100 000 dolarů.
V takovém případě by náklady na fluktuaci zaměstnanců činily = 100 000 $ x 50 x 20 % = 1 000 000 $.
Pro zjednodušení výpočtu jsou do tohoto vzorce zahrnuty pouze kvantifikovatelné náklady, jako jsou výdaje na nové přijímání zaměstnanců, zaškolování, školení a rozvoj zaměstnanců a neobsazená doba mezi odchodem zaměstnance a nástupem nového zaměstnance.
Podle výzkumu společnosti Gallup stojí nahrazení jednoho zaměstnance polovinu až dvojnásobek jeho ročního platu. Vzhledem k raketovému růstu mzdových nákladů se tato částka neustále zvyšuje.
Skutečné náklady fluktuace zaměstnanců však přesahují finanční ztráty. Zahrnují také nehmotné náklady, které nelze vyjádřit v číslech.
Přímé a nepřímé náklady spojené s fluktuací
Náklady na fluktuaci zaměstnanců můžeme rozdělit do dvou hlavních skupin: přímé náklady a nepřímé náklady.
Přímé náklady
Přímé náklady jsou ty, které lze vypočítat v číslech, například:
- Náklady na nábor: Zahrnují náklady na čas a peníze vynaložené na zveřejnění inzerátů, naplánování pohovorů s potenciálními kandidáty, výběr uchazečů a administrativní práci.
- Náklady na školení: Jedná se o výdaje na školení a rozvoj nových zaměstnanců, aby se dobře zapojili do vašeho ekosystému.
Nepřímé/nepeněžní náklady
Tyto náklady nejsou číselně měřitelné, ale mají trvalý vliv na firemní kulturu, například:
- Nízká morálka zaměstnanců: Nečekané změny ve struktuře týmu často vedou k nízké angažovanosti a morálce zaměstnanců, což zvyšuje riziko, že více lidí opustí pracovní sílu.
- Ztráta produktivity: Váš tým ztrácí produktivitu při hledání, zaškolování a trénování náhradních zaměstnanců.
Proto se stále více společností zajímá o fluktuaci zaměstnanců a zavádí programy pro udržení zaměstnanců, které zvyšují spokojenost a oddanost zaměstnanců.
Příčiny vysoké fluktuace zaměstnanců
Za vysokou fluktuaci zaměstnanců může řada faktorů, a to jak na individuální, tak na organizační úrovni:
- Nízké odměny a mzdy: Pokud společnosti nenabízejí adekvátní odměny a mzdy odpovídající dovednostem, odpovědnosti a životním nákladům zaměstnanců, vede to k jejich odchodu.
- Nedostatek zaměstnaneckých benefitů: Neposkytování základních benefitů, jako je zdravotní pojištění, důchodové pojištění, péče o děti, bonusy, flexibilní pracovní doba a možnosti osobního rozvoje, je hlavním důvodem vysoké fluktuace zaměstnanců.
- Nízká spokojenost v práci: Bez solidního platového ohodnocení a benefitů ztrácejí zaměstnanci motivaci, spokojenost v práci a loajalitu. Stávají se „tichými odcházejícími“, kteří vynakládají jen minimální úsilí, aby si udrželi práci, a jakmile najdou lepší příležitost, přecházejí do jiné společnosti.
- Není rovnováha mezi prací a soukromým životem: Nedostatek strukturovaného pracovního rozvrhu ovlivňuje rovnováhu mezi prací a soukromým životem zaměstnanců. Dlouhá pracovní doba jim nechává málo času na rodinu nebo jiné zájmy. Takové uspořádání nutí členy týmu hledat únikové cesty.
- Toxické vedení a firemní kultura: Vedoucí pracovníci, kteří se zabývají mikromanagementem, postrádají empatii a nedokážou ocenit dobrou práci členů svého týmu, vytvářejí náročné pracovní prostředí, které vede k odchodu nejlepších talentů.
- Nedostatečný růst: Příležitosti k zvyšování kvalifikace a povýšení na základě výkonu zvyšují spokojenost zaměstnanců a podporují jejich loajalitu. Bez nich se zaměstnanci cítí zaseknutí a nedocenění a opouštějí pracoviště, aby hledali naplňující práci.
Strategie ke snížení fluktuace zaměstnanců
Pokud má vaše firma potíže s udržením zaměstnanců, je čas se do toho ponořit hlouběji a udělat věci jinak.
Jako majitel firmy nebo personální manažer musíte vytvořit pracovní prostředí, ve kterém jsou zaměstnanci dobře odměňováni, cítí se oceněni a mají dostatek příležitostí k osobnímu a profesnímu růstu, aby necítili potřebu odejít.
Ačkoli boj proti nedobrovolné fluktuaci může být náročný, řiďte se těmito strategiemi pro vytvoření prosperující pracovní kultury a snížení dobrovolné fluktuace:
1. Obnovte procesy zapracování nových zaměstnanců
Stejné staré předformátované e-maily a nudné příručky stačí k tomu, aby vaši zaměstnanci usnuli (zejména pokud patří ke generaci Z). Musíte věci od začátku oživit, abyste zaměstnancům poskytli poutavý zážitek.
Posílejte personalizované e-maily, nabídněte plán mapování kariérního postupu, naplánujte individuální schůzky a zajistěte hladký nástup nových zaměstnanců. Vylepšete svůj program pro nové zaměstnance pomocí interaktivních sezení, aktivit na prolomení ledů, mentorských programů a jasného stanovení cílů, abyste dosáhli lepší míry udržení zaměstnanců.
Pokud jde o dokumentaci, můžete se inspirovat šablonami příruček pro zaměstnance a přetvořit své procesy zapracování nových zaměstnanců.
Například šablona příručky pro zaměstnance od ClickUp vám umožňuje sdělovat informace o historii vaší společnosti, kodexu chování, komunikačních zásadách a dalších záležitostech přizpůsobeným způsobem, který odráží jedinečnost vaší značky jako zaměstnavatele.
Můžete dokonce přidat grafiku, emodži a GIFy, abyste rozbili dlouhé stěny textu politiky, takže zaměstnanci budou nadšení, že si je mohou projít.
2. Zlepšete programy rozvoje a školení zaměstnanců
Místo stereotypních školicích a rozvojových programů proveďte důkladné posouzení potřeb, abyste identifikovali mezery v dovednostech zaměstnanců. Vytvořte seznam běžných problémů v konkrétních odděleních a pokuste se je řešit prostřednictvím školicích kurzů.
45 % členů vašeho týmu pro obsahový marketing má potíže s technickým SEO. Abyste tento problém vyřešili, můžete spolupracovat s odborníky z oboru a vytvořit personalizované školicí moduly zaměřené na technické SEO.
Potřebujete také výkonný software pro školení zaměstnanců, aby mohli sledovat svůj pokrok, přistupovat k programu z libovolného zařízení a poskytovat zpětnou vazbu ke školení. A to je vše – vytvořili jste program, který zvyšuje hodnotu dovedností vašeho týmu.
Rychlý tip: Použijte ClickUp Docs k vytvoření centralizované institucionální znalostní báze nebo vzdělávací wiki, kde budou mít zaměstnanci přístup k školicím materiálům, tutoriálům a osvědčeným postupům, čímž podpoříte kulturu neustálého vzdělávání.
Vytvořte v ClickUp Docs speciální prostor nebo složku pro vaše školicí materiály. V tomto prostoru/složce můžete vytvořit jednotlivé dokumenty pro různá témata, moduly nebo kategorie vašeho školicího programu. Tato hierarchická struktura vám pomůže logicky uspořádat obsah.
ClickUp Docs také podporuje formátování bohatého textu, což vám umožňuje prezentovat obsah školení poutavým a vizuálně atraktivním způsobem. K efektivní strukturalizaci obsahu použijte nadpisy, odrážky, bloky kódu a další možnosti formátování. Kromě toho můžete vložit obrázky, videa a další multimediální prvky, které obohatí zážitek z učení.
Díky fulltextovému vyhledávání mohou zaměstnanci snadno najít konkrétní informace nebo témata ve vašich školicích materiálech. Můžete také kontrolovat přístupová oprávnění, abyste zajistili, že pouze oprávněné osoby mohou prohlížet nebo upravovat obsah školení.
3. Oceňujte zaměstnance
Uznání a odměny, jako je zvýšení platu zaměstnance, motivují zaměstnance k lepším výkonům, dávají jim pocit ocenění a posilují jejich loajalitu.
Své zaměstnance můžete motivovat různými způsoby, například:
- Finanční pobídky ve formě zvýšení platu, bonusů, podílu na zisku, akcií, dárkových karet, cestovních poukazů, stipendií na vzdělávání a proplacení školného.
- Nefinanční pobídky, jako jsou vzdělávací programy pro profesní rozvoj, programy odměn zaměstnanců za dosažené úspěchy a dodatečná dovolená.
Váš systém oceňování zaměstnanců by měl dokonale vyvažovat finanční a nefinanční benefity. Tyto aspekty jsou nezbytné pro zvýšení celkové spokojenosti a morálky vašich zaměstnanců.
4. Včas identifikujte překážky
Překážky jsou normální. Ale když je necháte hromadit se, mohou narušit váš pracovní tok.
Pomocí systému monitorování zaměstnanců zjistěte, s jakými výzvami se vaši zaměstnanci potýkají. Může se jednat o dovednosti, zdroje, časové lhůty nebo cokoli jiného. Pokud tyto překážky odhalíte včas, můžete svým zaměstnancům poskytnout potřebné zdroje, aby je mohli efektivně překonat.
Pokud například nový zaměstnanec má potíže s včasným dodáním projektů, přiřaďte mu projektového partnera, který ho zaučí a pomůže mu být efektivnější.
Díky zobrazení pracovní zátěže v ClickUp a aplikaci Pulse ClickApp můžete sledovat, kdo pracuje na jakých úkolech, vizualizovat množství práce přidělené každému členovi týmu během konkrétního časového období a porovnávat pracovní zátěž každého jednotlivce s kapacitou, která je pro něj nastavena.
To vám pomůže shromažďovat zpětnou vazbu a názory vašeho týmu v reálném čase, což vám umožní identifikovat a řešit problémy dříve, než se vyhrotí.
5. Nabídněte flexibilní pracovní podmínky
Studie společnosti McKinsey uvádí, že 87 % zaměstnanců využívá možnost práce na dálku, pokud se jim naskytne příležitost. V jiném průzkumu společnosti McKinsey je flexibilita na pracovišti hlavním důvodem, proč se zaměstnanci vrací do práce.
Lze s jistotou říci, že nabídka flexibilních pracovních podmínek vám pomůže udržet stávající zaměstnance a přilákat nové.
Můžete zaměstnancům umožnit pracovat zcela na dálku nebo jim nabídnout hybridní řešení, které kombinuje to nejlepší z obou světů. Upřednostněte celkové blaho a spokojenost zaměstnanců a nechte je vybrat si pracovní režim, který maximalizuje jejich produktivitu.
A pokud máte obavy z neefektivní nebo neúčinné vzdálené spolupráce, vyzkoušejte zobrazení Chatu v ClickUp.
Chat View umožňuje vzdáleným týmům komunikovat v reálném čase a posiluje pocit sounáležitosti a bezprostřednosti prostřednictvím okamžitých zpráv, komentářů a @zmínek.
A to nejlepší? Všechny konverzace v Chat View jsou zaměřeny na úkoly. Tím je zajištěno, že všechny relevantní diskuse, rozhodnutí a informace jsou zdokumentovány a přístupné v rámci daného úkolu nebo projektu.
Navíc můžete sdílet soubory související s úkoly v rámci chatových vláken, což zefektivňuje proces sdílení práce, poskytování zpětné vazby a provádění revizí bez nutnosti používat externí nástroje.
6. Nastavte proces zpětné vazby
Konstruktivní zpětná vazba ohledně výkonu pomáhá zaměstnancům směřovat správným směrem – uvědomují si, co dělají dobře a co je třeba zlepšit. Průzkum Workleap uvádí, že 83 % zaměstnanců dává přednost zpětné vazbě, ať už pozitivní, nebo negativní.
Šablony pro hodnocení výkonu vám pomohou zavést transparentní systém zpětné vazby na vašem pracovišti a podpořit profesní rozvoj vašich zaměstnanců.
Například šablona pro hodnocení výkonu od ClickUp umožňuje sebehodnocení a shromažďuje hodnocení od kolegů a nadřízených. Tuto šablonu si přizpůsobte a provádějte čtvrtletní, pololetní nebo roční hodnocení.
7. Provádějte výstupní pohovory
Když se zaměstnanec rozhodne odejít, naplánujte s ním rozlučkový pohovor. Po předání výpovědi jsou zaměstnanci ochotnější upřímně sdělit, s jakými problémy se ve vaší organizaci potýkali a co je vedlo k rozhodnutí odejít.
Využijte tyto informace k vylepšení stávajících systémů a vytvoření lepšího pracovního prostředí pro zbývající zaměstnance, což v konečném důsledku sníží fluktuaci.
Pomocí zobrazení formuláře v ClickUp vytvořte šablony pro výstupní pohovory a zajistěte tak konzistentní a strukturovaný přístup k získávání cenné zpětné vazby.
Můžete také vytvářet další ankety, dotazníky a průzkumy spokojenosti zaměstnanců, sledovat jejich odpovědi a na základě získaných poznatků přijímat lepší rozhodnutí.
8. Zavádějte strategie pro udržení zaměstnanců pomocí jednotné platformy pro řízení lidských zdrojů
Správné řízení a nasazení těchto strategií může být náročné, zejména ve společnostech s velkým počtem zaměstnanců.
Pro zjednodušení potřebujete výkonný systém řízení lidských zdrojů s nástroji pro plánování, vytváření a implementaci strategií pro udržení zaměstnanců přizpůsobených vaší firmě nebo organizaci.
A co může být lepší volbou než ClickUp?
Platforma ClickUp pro řízení lidských zdrojů zefektivňuje nábor, zaškolování, školení, rozvoj a další procesy v oblasti lidských zdrojů a pomáhá vám snížit fluktuaci zaměstnanců. Podívejme se, jak můžete tento software co nejlépe využít:
- Organizujte žádosti o zaměstnání a údaje o uchazečích pomocí tohoto softwaru pro správu databáze zaměstnanců. Automatizujte oslovování uchazečů a nastavte vlastní stavy, abyste mohli žádosti o zaměstnání posouvat v náborovém procesu s minimální nebo žádnou manuální prací.
- Rozdělte rozsáhlé školicí moduly na menší části pomocí úkolů a vložte do nich související dokumenty a další zdroje, abyste k nim měli rychlý přístup. Zaměstnanci mohou sledovat svůj pokrok, spolupracovat s členy týmu a vyjasňovat si dotazy pomocí komentářů.
- Přizpůsobte systém HR svým potřebám pomocí vlastních polí, stavů, kontrolních seznamů a připomínek.
- Nastavte srozumitelný postup pro nábor, zapracování a školení pomocí závislostí.
- Sledujte zapojení zaměstnanců, jejich výkonnost a pracovní vytížení pomocí přizpůsobitelných dashboardů, generujte zprávy v reálném čase a včas identifikujte potenciální překážky.
- Synchronizujte své kalendáře Google, Outlook, Zoom nebo iCal s ClickUp, propojte je se svými úkoly a efektivně spravujte svůj rozvrh. Už nikdy nezmeškáte pohovor, individuální schůzku ani týmovou poradu.
Software pro správu zaměstnanců ClickUp navíc nabízí připravené a přizpůsobitelné šablony pro personální oddělení. Personální manažeři je mohou využít k urychlení svých každodenních pracovních postupů.
Například když projekt neprobíhá podle vašich plánů, použijte šablonu nápravných opatření v oblasti lidských zdrojů, abyste pochopili, co se pokazilo, a vymysleli plán, jak to napravit.
Úloha zdravotního pojištění a zaměstnaneckých benefitů
Nestačí jen usnadnit zaměstnancům pracovní život. Musíte také zajistit, aby měli vše, co potřebují k udržení produktivity.
Zaměstnanci ocení komplexní balíček rodinného zdravotního pojištění v době krize životních nákladů a inflace v oblasti zdravotnictví. Kromě obvyklého pojištění nabídněte plán, který zahrnuje duševní zdraví, pojištění očí a zubní pojištění.
Pro malé organizace, které se potýkají s vysokými sazbami zdravotního pojištění, mohou být programy proplácení zdravotních výdajů (HRA) schůdnou alternativou. Umožňují vám proplácet zaměstnancům způsobilé zdravotní výdaje bez daně.
Další možností je zdanitelný příspěvek na zdravotní péči, který vám umožní rozšířit zdravotní pojištění na zahraniční zaměstnance a nezávislé dodavatele.
Můžete také nabídnout firemní předplatné nebo proplacení wellness programů, jako je členství v posilovně nebo sportovním klubu.
Přidání těchto benefitů do balíčku pro zaměstnance zvýší celkové náklady společnosti jen o malou částku. Přesto budou mít trvalý pozitivní dopad na vaši pracovní kulturu, pohodu zaměstnanců a jejich udržení.
Snížení fluktuace zaměstnanců: cesta vpřed
Největší dopad má na tržby, ale důsledky vysoké fluktuace zaměstnanců jdou mnohem dál. Ovlivňuje to reputaci společnosti, což způsobuje, že noví talentovaní zaměstnanci váhají s nástupem do vaší organizace. Stávající zaměstnanci ztrácejí morálku a plánují odejít, což vede k začarovanému kruhu.
Vedoucí pracovníci musí vynaložit větší úsilí a navrhnout politiky a postupy příznivé pro zaměstnance, aby zabránili dalšímu odchodu a udrželi spokojenou a zdravou pracovní sílu, která se dobrovolně dostavuje do práce. Symbolická gesta nestačí – vaše strategie udržení zaměstnanců musí být v souladu s měnícími se normami na pracovišti.
Jako software pro správu talentů vám ClickUp umožňuje plánovat strategie udržení zaměstnanců šité na míru vaší organizaci a správně je aplikovat. Můžete efektivněji řídit své zaměstnance, zefektivnit jejich zaškolování a školení, porozumět jejich očekáváním a výzvám a zapojit je do programů odměn pomocí jedné platformy.
Často kladené otázky
1. Jaké jsou finanční dopady fluktuace zaměstnanců?
Náklady na fluktuaci zaměstnanců zahrnují jak hmotné, tak nehmotné náklady. Hmotné náklady zahrnují ušlý zisk a náklady na nábor a školení, zatímco nehmotné náklady se týkají nízké morálky zaměstnanců, ztráty produktivity a špatné pověsti společnosti.
2. Jak měříte náklady na fluktuaci zaměstnanců?
Náklady na fluktuaci zaměstnanců můžete měřit pomocí vzorce Jacka Altmana:
| Fluktuace zaměstnanců = (nábor + zaškolení + rozvoj + nevyplněná pracovní doba) X (počet zaměstnanců X roční procento fluktuace) |
3. Jaké jsou náklady na fluktuaci zaměstnanců?
Náklady na fluktuaci zaměstnanců zahrnují propad zisku společnosti, nízkou produktivitu, pokles morálky týmu a potíže s přilákáním nových talentů.