Zatímco píšu tento článek, přepínám mezi sedmi záložkami prohlížeče, aplikací ClickUp pro sledování času, aplikací Slack pro komunikaci a svým mobilním telefonem, který se nabíjí na dokovací stanici před mýma očima. Pokud se vám zdá, že je to příliš mnoho současně otevřených aplikací pro jeden úkol, ještě jsme ani nezačali.
„K provedení jedné transakce v rámci dodavatelského řetězce každá zúčastněná osoba přepínala přibližně 350krát mezi 22 různými aplikacemi a jedinečnými webovými stránkami,“ napsali výzkumníci v Harvard Business Review [HBR].
Ve své studii zjistili, že průměrný uživatel přepínal mezi různými aplikacemi a webovými stránkami přibližně 1200krát denně. Všechna tato rozptýlení samozřejmě mají svou cenu. V tomto blogovém příspěvku diskutujeme o nákladech spojených s neustálým přepínáním mezi aplikacemi [známým také jako toggle tax] a o tom, jak se jim můžete vyhnout.
Co je to daň z přepínání?
Přepínací daň je ztráta produktivity, ke které dochází v důsledku častého přepínání mezi úkoly nebo aplikacemi. Prvek „přepínání“ odkazuje na přepínání kontextu v práci. A prvek „daň“ odkazuje na cenu, kterou za to platíte:
- Fyzické přepínání mezi záložkami, aplikacemi nebo zařízeními
- Dodatečná doba načítání pro kteroukoli z těchto karet, aplikací nebo zařízení
- Přizpůsobení se nové aplikaci, jejímu rozhraní a účelu
- Shromažďování informací nebo provádění akce v nové aplikaci před přechodem k další v pracovním postupu
- Rozptýlení způsobené aplikacemi, které nejsou součástí pracovního postupu, jako je například nadměrné množství oznámení na osobním mobilním telefonu.
Přepínací daň může ovlivnit produktivitu organizace různými způsoby.
Jaký je dopad přepínací daně na produktivitu?
Na první pohled se používání více aplikací/karet jeví jako samozřejmé, dokonce nezbytné. Jak by mohl spisovatel psát bez rešerší? Jak by mohl vývojář programovat bez svých nástrojů? Jak by mohl pracovník zákaznického servisu získat přístup ke všem potřebným informacím bez použití více aplikací?
Zatímco určité přecházení mezi aplikacemi je nevyhnutelné, přepínací daň může být při nadměrném používání exponenciálně vysoká.
Stres a ztráta soustředění: Nadměrné přepínání způsobuje, že mozek produkuje kortizol, stresový hormon, který má významný vliv na práci. Snižuje soustředění, zpomaluje i ty nejjednodušší úkoly a ovlivňuje pohodu zaměstnance.
Neefektivita: Přepínání mezi aplikacemi vyžaduje, aby se lidé pokaždé znovu orientovali. Informace uchované v jejich krátkodobé paměti se ztrácejí, dochází ke ztrátě kontextu a celkový proces se stává neefektivním.
Neefektivita: Studie HBR zjistila, že lidé ztrácejí při každém přepnutí kontextu něco málo přes dvě sekundy. To znamená, že strávíte až čtyři hodiny týdně a pět pracovních týdnů ročně pouhým přeorientováním se. To způsobuje zbytečná zpoždění a celkovou neefektivitu.
Vyšší míra chybovosti: Neustálé přecházení pozornosti může vést k chybám a přehlédnutím, což pak zvyšuje náklady na jejich opravu.
Nižší kvalita práce: Přepínání mezi úkoly narušuje soustředění. Rozptýlená pozornost znamená, že kancelářští pracovníci tráví více času a kognitivního úsilí dokončením své práce, aniž by měli prostor pro zlepšení kvality.
Potlačení kreativity: Když musí někdo pro každý proces přecházet mezi desítkami aplikací, řídí se spíše kontrolním seznamem než svou kreativní myslí. Přepínání kontextu vede k nadměrnému přepínání, protože fragmentuje pozornost, narušuje soustředěnou práci a potlačuje kreativitu a inovace.
Pokud jste někdy přepnuli pomocí kláves Alt-Tab do aplikace a řekli si: „Počkat, co jsem to vlastně dělal?“, zaplatili jste daň za přepínání. Člověk, který vydělává 100 000 dolarů ročně, může zaplatit až 9 000 dolarů [až pětitýdenní mzdu] na dani za přepínání.
To se může v jednotlivých odvětvích výrazně lišit. Zde je návod, jak na to.
Jak přepínací daň ovlivňuje různá odvětví
Celkový dopad, o kterém jsme hovořili výše, se týká všech odvětví. Některá odvětví však pociťují daň z přepínání jinak než ostatní. Zde je vysvětlení, jak.
Finance
Finanční týmy jsou zodpovědné za složité výpočty, reporting, prognózy a dodržování předpisů. Pro každý úkol přepínají mezi softwarem pro ERP, finanční plánování, mzdy, dodržování předpisů atd. kromě projektového řízení, e-mailů a nesčetných tabulek.
Největší daň z přepínání pro zaměstnance finančních týmů jsou chyby a nepřesnosti vyplývající z ručního přenosu dat mezi systémy. Chybějící nula ve výpočtu může vést k nadměrným složeným účinkům napříč systémy!
Marketing
Marketingové týmy jsou známé tím, že používají různé aplikace pro plánování, tvorbu obsahu, navrhování kreativních řešení, publikování, distribuci, monitorování, analýzu dat, řízení projektů, řízení vztahů se zákazníky [CRM] a další.
I když je marketing jedním z nejkreativnějších oddělení v organizaci, jeho pracovníci jsou neustále rozptylováni svými nástroji. Tato rozptýlenost ovlivňuje kreativitu a vede k nudě v rámci organizace.
Lidské zdroje
Nástroje týmu HR zahrnují aplikace pro nábor, zaškolování, správu zaměstnanců, správu benefitů, řízení výkonu atd. Například specialista na získávání talentů zpracovává jednoho uchazeče přepínáním mezi systémem pro sledování uchazečů [ATS], e-mailem, nástrojem pro plánování pohovorů, systémem pro správu dokumentů, Microsoft Teams atd.
Tato fragmentace může zpomalit nábor nových zaměstnanců a zvýšit riziko ztráty špičkových talentů v důsledku zpoždění.
Produkt
Produktové týmy jsou známé svými technologickými nástroji. Dokumenty, plány, cíle, úkoly, sledování chyb, integrace DevOps, poznámky ze standupů, zpětná vazba a retrospektivy, demo prezentace, software pro fakturaci času a tak dále. Téměř všechny tyto obchodní nástroje jsou nezbytné.
Bez konsolidace a integrace této sady nástrojů může přepínání mezi nimi zbytečně prodloužit cykly, snížit kvalitu a bránit inovacím.
Ať už jste marketingový pracovník, spisovatel, programátor, vedoucí zákaznického servisu nebo umělec, přepínání mezi úkoly je zbytečné. I když je určité přepínání mezi úkoly nevyhnutelné, zde je návod, jak můžete minimalizovat čas strávený přepínáním pomocí jednoduchých změn ve vašich pracovních postupech.
Jak snížit daň z přepínání
Je důležité si uvědomit, že pouhá existence více aplikací nevede k toggle tax. V moderní znalostní práci je k vykonávání práce nezbytná celá řada aplikací. V mnoha případech tyto aplikace také urychlují úkoly.
Toggle tax nastává, když dochází k nadměrnému přepínání mezi těmito aplikacemi způsobem, který je zbytečný a komplikovaný. Zde je návod, jak spravovat více projektů a úkolů najednou a přitom se snadno vyhnout toggle tax.
Přehodnoťte své pracovní postupy
Věnujte čas přemýšlení o svých současných pracovních postupech. Například jako marketingový tým přemýšlejte o všech úkolech, které děláte, a o tom, jak práce plynule přechází z jednoho kroku do druhého.
Zmapujte nástroje, které v tomto procesu používáte. ClickUp Whiteboard nabízí skvělý prostor pro spolupráci, kde můžete nakreslit stávající pracovní postupy.
Identifikujte duplicity a nadbytečnosti. Například můžete k vytváření obsahu používat Google Docs, Microsoft Word a Notepad.
Navrhněte si ideální stav. Pomocí ClickUp Mind Maps si představte, jak by mohl vypadat váš nejefektivnější proces. Nebo použijte zobrazení ClickUp k vizualizaci vašeho pracovního postupu více než 15 přizpůsobitelnými způsoby.
Konsolidujte nástroje a informace
Aby práce probíhala hladce, je třeba konsolidovat informace a umožnit přístup všem členům týmu. Například jako personalista, pokud máte informace o uchazečích v ATS, nabídkový dopis v Google Docs a jednání o podmínkách v e-mailu, je přepínání mezi těmito třemi zdroji zbytečné.
Zkuste nastavit celý pracovní postup v jednom nástroji. Formuláře ClickUp pomáhají shromažďovat informace o uchazečích na jednom místě. Můžete nahrát nabídkový dopis ve formátu PDF do jejich žádosti a spravovat jednání o podmínkách v komentářích. To pomáhá zvládat životní cyklus uchazeče bez přepínání mezi více aplikacemi.
Najděte způsoby, jak integrovat své nástroje. Pokud potřebujete používat různé softwarové programy, zajistěte, aby informace proudily do a z vašeho primárního nástroje. ClickUp nabízí více než 1000 integrací, které se stanou vaším jediným rozhraním pro všechny pracovní postupy.
Vytvořte si možnosti reportingu. Díky těmto integracím vám ClickUp Dashboard umožňuje zobrazit všechny potřebné reporty na jednom místě. Zobrazte si metriky získávání talentů, jako jsou míra přijetí, doba odezvy, zkušenosti uchazečů atd. Tyto informace využijte k optimalizaci pracovních postupů, abyste se vyhnuli placení toggle tax.
Vytvořte si komplexní pracoviště s vyhledáváním
Konsolidace informací umožňuje přístup. Ale to samo o sobě nestačí. Představte si, že jste členem týmu vývojářů softwaru, kde musíte trávit čas hledáním kritérií přijatelnosti pro funkci, kterou programujete.
Aby byly týmy efektivní, musí být schopny najít informace bez nutnosti platit dodatečnou daň za přepínání. Univerzální vyhledávání ClickUp je navrženo právě proto, aby tomu zabránilo.
- Rychle najděte jakýkoli soubor, ať už je v ClickUp, připojené aplikaci nebo na vašem lokálním disku.
- Přidejte vlastní vyhledávací příkazy, jako jsou zkratky k odkazům, ukládání textu pro pozdější použití a další funkce, abyste mohli vyhledávat cokoli na jednom místě.
- Rozšiřte vyhledávání na své oblíbené aplikace a vyhledávejte vše na jednom místě.
- Vyhledávejte prakticky odkudkoli, včetně Command Center, globální akční lišty nebo plochy.
Automatizujte
Týmy přepínají mezi různými aplikacemi pro malé úkoly, jako je aktualizace stavu nebo odškrtávání úkolů, z nichž mnohé lze snadno automatizovat. Automatizace zefektivňuje pracovní postupy, zpracovává opakující se úkoly a minimalizuje manuální úsilí.
Automatizace ClickUp
S více než 100 automatizacemi ClickUp eliminujte zbytečnou práci, jako je přidělování úkolů, zveřejňování komentářů, změna statusů, oznamování zpoždění atd.
Například informace o zákazníkovi zadané do softwaru pro správu objednávek mohou být automaticky aktualizovány v ClickUp, což umožňuje jediný sdílený pracovní postup a eliminuje nutnost ručního zadávání stejných údajů na více místech.
ClickUp Brain
Využijte umělou inteligenci k eliminaci přepínací daně. Od shrnutí poznámek z jednání po získání odpovědí – ClickUp Brain může být vaším osobním asistentem pro vaše jedinečné potřeby.
Ušetřete na přepínací dani s ClickUp
Většina práce v digitálním světě závisí na datech z různých zdrojů. Hodnota, kterou tato data poskytují, je často největším rozlišovacím prvkem organizace. Cena, kterou za to platíte, tj. daň z přepínání, však může být často příliš vysoká a žádná technika time managementu tomu nemůže zabránit.
ClickUp je tu, aby vám pomohl. Díky velkému množství funkcí, zobrazení, integrací a univerzálnímu vyhledávání založenému na umělé inteligenci je ClickUp navržen tak, aby byl vaším všestranným pracovním prostorem.
Zefektivněte svou práci. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!