Všichni chceme mít svá IT data uspořádaná, ale je to složité. Ještě složitější je to při nakládání s hmotnými IT aktivy.
Sledování IT aktiv, jako je hardware, software, licence a další zdroje, může být náročné vzhledem k častým aktualizacím, změnám konfigurace a neustálé potřebě zajistit, že dodržujeme licenční smlouvy.
Dnes vám představíme výhody efektivní strategie správy IT aktiv, která vám pomůže udržet váš inventář aktuální. Řešení problému znehodnocení aktiv, složitosti licencování softwaru a sledování životního cyklu zařízení bylo vždy náročné.
Pojďme se do toho pustit!
Co je správa IT aktiv?
Správa IT aktiv (ITAM) je strategický proces dohledu nad celým životním cyklem technologických aktiv organizace – od nákupu přes nasazení a využití až po údržbu a konečnou likvidaci.
Správa IT aktiv zahrnuje úkoly jako
- Inventarizace hardwaru, softwaru a dat
- Sledování licencí a smluv
- Optimalizace využití aktiv, aby se zabránilo plýtvání
- Bezpečné likvidace aktiv po skončení jejich životnosti
ITAM a ITSM (správa IT služeb) se týkají IT aktiv a jejich správy, proto se často používají zaměnitelně. Jejich přístupy a cíle se však výrazně liší. Považujte je za dvě různé kapitoly stejné knihy.
Například ITAM funguje jako architekt a stavitel domu, zatímco ITSM funguje jako správce nemovitosti nebo údržbářský tým.
ITAM zajišťuje výběr, pořízení a konstrukci (nasazení) vhodných materiálů (aktiv) pro optimální funkčnost a nákladovou efektivitu. Na druhé straně ITSM hlavně udržuje dům (služby) v dobrém provozním stavu, rychle řeší provozní problémy (řeší incidenty) a zlepšuje uživatelský komfort (kvalitu služeb).
Zde je jednoduchý přehled, který vám pomůže pochopit nuance:
| Parametr | ITAM | ITSM |
| Vztahy | ITAM podporuje ITSM tím, že poskytuje přesné a aktuální informace o dostupných aktivech. ITSM se spoléhá na data ITAM, aby mohl poskytovat efektivní a spolehlivé služby. | ITSM potřebuje přesné údaje o základních IT aktivech z ITAM, aby mohlo činit informovaná rozhodnutí o alokaci zdrojů, upgradech služeb a řešení incidentů. |
| Rozsah | ITAM pokrývá celý životní cyklus majetku, od pořízení a nasazení až po optimalizaci, údržbu a případné vyřazení. S ITAM zvažujete náklady, rizika a soulad s předpisy pro každou fázi. | ITSM se soustředí hlavně na průběžné poskytování a podporu služeb, včetně správy incidentů, řešení problémů, správy změn a smluv o úrovni služeb (SLA). |
| Zaměření | ITAM vám pomáhá analyzovat jednotlivé prvky IT infrastruktury (hardware, software, data) jako samostatné entity. Sleduje jejich životní cyklus se zaměřením na finanční, smluvní a provozní dopady. | ITSM vnímá IT aktiva jako součásti služeb poskytovaných uživatelům. ITSM se zaměřuje na provozní dodávky a podporu těchto služeb, zajištění efektivity, dostupnosti a spokojenosti uživatelů. |
| Cíle | Cílem ITAM je minimalizovat výdaje na IT aktiva maximalizací využití, efektivní správou softwarových licencí a prevencí redundance. | ITSM se naopak snaží poskytovat uživatelům vysoce kvalitní IT služby minimalizací prostojů, rychlým řešením problémů a neustálým zlepšováním procesů poskytování služeb. |
| Klíčové metriky | ITAM vám ukáže náklady na jednotlivé prostředky, míru dodržování licenčních podmínek, míru využití prostředků a návratnost investic (ROI). | ITSM odhaluje průměrnou dobu opravy (MTTR), průměrnou dobu vyřešení (MTTR), dobu provozuschopnosti služby, spokojenost uživatelů a míru vyřešení incidentů. |
| Nástroje | ITAM poskytuje nástroje pro vyhledávání aktiv, CMDB (databázi pro správu konfigurace), systémy pro správu smluv a nástroje pro dodržování licenčních podmínek. | ITSM pomáhá pouze se servisními středisky, systémy pro správu ticketů, nástroji pro správu konfigurace, monitorováním a analytickými platformami. |
Výhody správy IT aktiv
Ukážeme vám, jak implementace efektivní správy IT aktiv (ITAM) přináší vašemu týmu nespočet výhod z finančního i provozního hlediska:
1. Snížení nákladů
ITAM vám pomáhá stanovit priority investic na základě využití aktiv a obchodních potřeb. Optimalizací přidělování zdrojů zajistíte, že budou zdroje směřovány do projektů s vysokou hodnotou.
Software pro správu IT aktiv navíc pomáhá identifikovat a eliminovat nevyužité nebo nadbytečné aktiva. Výsledkem je snížení zbytečných obnov licencí a nákupů hardwaru.
A protože máte přístup k přesným údajům o aktivech, budete moci s dodavateli vyjednat lepší smlouvy o softwarových licencích a údržbě. Díky vyjednávání získáte nejlepší podmínky a zároveň zvýšíte nákladovou efektivitu a provozní účinnost.
2. Vylepšená bezpečnost a soulad s předpisy
Významnou úlohou softwaru pro správu IT aktiv je vytvoření podrobného soupisu všech IT aktiv, včetně hardwaru, softwaru a umístění datových úložišť. Tímto způsobem identifikujete, sledujete a zabezpečujete citlivá data. Minimalizujete také zranitelnost a eliminujete riziko nesouladu s předpisy, čímž se vyhnete nákladným pokutám a právním důsledkům.
Kromě toho vám nástroj ITAM také pomáhá proaktivně spravovat smlouvy a jejich obnovování, aby se předešlo bezpečnostním zranitelnostem a přerušením služeb. Kontinuální monitorování pomáhá sledovat přístup k datům, jejich využití a anomálie, což umožňuje včasné odhalení podezřelých aktivit nebo pokusů o neoprávněný přístup.
3. Zvýšená efektivita a produktivita
Znalost umístění a stavu všech aktiv pomáhá zaměstnancům rychle najít to, co potřebují, a zvyšuje tak produktivitu. Automatizace časově náročných úkolů, jako je sledování inventáře všech aktiv a aktualizace softwaru, uvolní IT pracovníky pro strategičtější iniciativy.
ITAM dokonce zlepšuje váš rozhodovací proces. Využijte spolehlivé a aktuální údaje k informovanému rozhodování o správě životního cyklu aktiv, nákupu a alokaci zdrojů.
Procesy ITAM
Správa IT aktiv (ITAM) je nepřetržitý proces, který zajišťuje, že všechny aspekty životního cyklu aktiv vaší IT infrastruktury, od hardwaru a softwaru po data, jsou sledovány, optimalizovány a zabezpečeny.
Zde je podrobný postup standardního procesu ITAM:
Krok 1: Požádejte
- Uživatel podá žádost: Zaměstnanec potřebuje nový notebook, softwarovou licenci nebo přístup k datům. Proveďte to prostřednictvím systému ticketingu, e-mailu nebo osobně.
- Ověření požadavku: IT oddělení zkontroluje požadavek, ověří jeho naléhavost, oprávněnost a soulad s rozpočtem a zásadami.
- Schválení/zamítnutí: Schvalte nebo zamítněte žádost na základě ověření. Pokud je schválena, přejde do fáze plnění.
Krok 2: Plnění
- Identifikace aktiv: Na základě požadavku identifikuje IT tým příslušné aktivum – konkrétní model notebooku, typ softwarové licence nebo úroveň přístupu k datům.
- Nákup nebo poskytnutí: Dále tým vybuduje, zakoupí, pronajme nebo licencuje aktivum. Tento proces může zahrnovat komunikaci s dodavatelem, aktivaci licence a nastavení přístupu k datům.
- Dodání a instalace: IT tým nainstaluje prostředek na zařízení nebo pracoviště uživatele. To může zahrnovat fyzické dodání, instalaci softwaru nebo nastavení oprávnění pro přístup k datům.
Krok 3: Nasazení
- Konfigurace a zapojení: Tým nakonfiguruje prostředky podle potřeb uživatele, včetně nastavení aplikací, migrace dat a bezpečnostních nastavení.
- Školení a podpora uživatelů: Uživatel absolvuje školení, jak efektivně a bezpečně používat daný prostředek. Poskytuje se také průběžná podpora pro řešení případných problémů.
- Dokumentace a vedení záznamů: Zaznamenávejte a ukládejte všechny podrobnosti o nasazení, včetně konfigurací, školicích materiálů a zdrojů podpory, pro budoucí použití.
Krok 4: Monitorování
- Sledování výkonu aktiv: IT tým sleduje výkon aktiv, včetně míry využití, aktualizací softwaru a bezpečnostních zranitelností.
- Kontroly dodržování předpisů: Provádějí pravidelné kontroly, aby zajistily správné používání licencí, dodržování předpisů v oblasti zabezpečení dat a dodržování interních zásad.
- Proaktivní údržba: Na základě monitorovacích dat tým plánuje preventivní údržbu, aby optimalizoval výkon aktiv a zabránil prostojům.
Krok 5: Služby
- Správa incidentů: IT tým řeší problémy nebo incidenty související s aktivy, jako jsou selhání softwaru, narušení bezpečnosti nebo problémy s přístupem k datům.
- Podpora servisního střediska: Uživatelé dostávají průběžnou podporu při používání majetku prostřednictvím servisního střediska nebo jiných kanálů podpory.
- Zpětná vazba od uživatelů: Tým shromažďuje zpětnou vazbu od uživatelů ohledně výkonu a použitelnosti aktiv a využívá ji ke zlepšení budoucích procesů ITAM.
Krok 6: Vyřazení
- Posouzení konce životnosti: Když aktivum dosáhne konce své životnosti, tým posoudí jeho stav, otázky bezpečnosti dat a dopad na životní prostředí.
- Vyřazení z provozu: IT tým bezpečně vyřadí aktivum z provozu, včetně vymazání dat, likvidace hardwaru a ukončení licence.
- Hlášení a analýza vyřazení: Zaznamenejte podrobnosti o vyřazení z provozu a analyzujte proces pro budoucí vylepšení.
Celý proces není žádná věda. Přesto může být zjednodušení celého pracovního postupu náročné.
Níže uvádíme několik osvědčených postupů pro vytvoření konkrétního a efektivního procesu a pracovního postupu správy IT aktiv.
Osvědčené postupy správy IT aktiv
Správa podnikových aktiv není jen jejich sledování. Zahrnuje také snižování nákladů a začlenění automatizace a samoobslužných funkcí do procesu.
Postupujte podle těchto postupů a vytvořte ve své organizaci efektivní systém správy IT aktiv:
1. Automatizujte ITAM pro vyšší efektivitu
Pomocí automatizovaných nástrojů vyhledávejte a sledujte veškerý hardware, software a data ve vaší síti. Stejně tak automatizujte pracovní postupy pro poskytování nových aktiv, včetně instalace softwaru, konfigurace a nastavení přístupu uživatelů.
Zaveďte automatizované monitorovací systémy pro sledování výkonu aktiv, využití licencí a dodržování předpisů. Využijte data v reálném čase k vytváření reportů a proaktivnímu identifikování potenciálních problémů.
Prostřednictvím samoobslužných portálů můžete také umožnit uživatelům žádat o jednoduché IT prostředky a služby (jako je resetování hesel a stahování softwaru). Tím se uvolní IT zdroje pro úkoly vyšší úrovně.
2. Důležitost správy IT aktiv v reálném čase
Získejte okamžitý přehled o svém IT prostředí na základě údajů v reálném čase. Identifikujte a řešte potenciální problémy, jako jsou bezpečnostní zranitelnosti, nesoulad s licenčními podmínkami nebo nevyužité prostředky, než se z nich stanou závažné problémy.
Zajistěte, aby vaši uživatelé měli přístup k nejnovějším verzím softwaru a okamžitou technickou podporu, která řeší problémy ihned po jejich vzniku.
3. Snižte náklady na správu IT služeb
Sledujte míru využití a identifikujte nedostatečně využívaná aktiva. Zvažte změnu účelu, sdílení nebo vyřazení nepotřebných aktiv, abyste snížili náklady na hardware a software.
Kromě toho automatizujte správu licencí, abyste zajistili dodržování předpisů, a vyjednejte s dodavateli optimální licenční modely. Vyhněte se nákupu zbytečných licencí nebo překračování limitů použití.
Proaktivní monitorování a prediktivní údržba založená na datech v reálném čase vám pomohou identifikovat potenciální poruchy hardwaru a zabránit nákladným výpadkům a opravám.
4. Zlepšete míru a dobu řešení problémů
Vytvořte komplexní znalostní databázi a poskytněte uživatelům samoobslužné nástroje pro řešení problémů.
Pomůže to uživatelům samostatně řešit běžné problémy, čímž se sníží pracovní zátěž vašeho týmu. Zaveďte automatizované systémy pro vytváření ticketů a pracovní postupy, abyste mohli prioritizovat, přiřazovat a sledovat řešení incidentů. Zajistí to rychlejší reakční časy a lepší míru řešení.
Sledujte a analyzujte interakce uživatelské podpory v reálném čase. Identifikujte trendy, úzká místa a oblasti, které je třeba zlepšit, abyste mohli zdokonalit provoz svého servisního středis .
5. Udržujte soulad s ITAM
Pravidelně provádějte automatické kontroly dodržování licenčních podmínek softwaru, porušení bezpečnosti dat a dodržování interních zásad.
Zaveďte strukturovaný proces správy auditů, abyste mohli sledovat zjištění týkající se dodržování předpisů, nápravná opatření a dokumentaci auditů.
Nejlepší postup je informovat uživatele o jejich rolích a odpovědnostech při udržování souladu s předpisy. Pořádejte interní školení, abyste je seznámili s osvědčenými postupy v oblasti bezpečnosti a předpisy o ochraně osobních údajů.
6. Seznamte se se vzorci samoobsluhy uživatelů a spravujte úrovně smluvních služeb
Využijte data ze samoobslužných portálů, abyste pochopili, které IT prostředky a služby uživatelé často požadují. Poté stanovte priority a vylepšete samoobslužné možnosti.
Sledujte úroveň smluvních služeb (SLA) prostřednictvím monitorování výkonu IT služeb poskytovaných externími dodavateli. Zajistěte, aby plnili své závazky SLA v oblasti reakce, řešení a dostupnosti služeb. Pokud ne, zpřísněte na ně dohled.
A v neposlední řadě udržujte otevřené komunikační kanály s uživateli a dodavateli. Proaktivně řešte jejich obavy a spolupracujte na optimalizaci samoobslužných možností i smluvních IT služeb.
Potenciální výzvy praktik ITAM
Ačkoli ITAM nabízí řadu výhod, čelí také výzvám. Zde je několik potenciálních překážek:
Distribuovaná správa
Ačkoli je dobré provádět inventuru všech IT aktiv, která organizace pořizuje, udržovat data v pořádku je také náročné, zejména při práci s rozptýlenými týmy.
Toto distribuované řízení s roztříštěnými informacemi ztěžuje aktualizaci dat v reálném čase. I samotné vyhledávání informací se stává výzvou.
ClickUp Docs pomáhá zaznamenávat a centrálně ukládat informace o IT aktivech, aby se předešlo takovým scénářům. Dokument můžete snadno sdílet se svým týmem, s konkrétními oprávněními založenými na rolích, které určují, kdo může dokument prohlížet, upravovat nebo k němu přistupovat.
Obtíže s automatizací ITAM
Implementace a údržba sofistikovaných automatizačních nástrojů se může jevit jako příliš nákladná a složitá. A protože automatizaci integrujete do stávajících IT systémů a databází, může dojít k problémům.
Kromě toho automatizace vyžaduje také nákladná bezpečnostní opatření, která zabraňují neoprávněnému přístupu nebo narušení dat. Navíc, pokud se v určitém okamžiku zcela spoléháme na automatizaci za účelem zvýšení efektivity, můžeme přehlédnout jemné nuance nebo potřeby uživatelů.
Složité pracovní postupy ITAM
ITAM zahrnuje složité pracovní postupy pro pravidelné shromažďování, ukládání a aktualizaci dat o IT aktivech, což ponechává prostor pro nespravovaná nebo nezaúčtovaná zařízení a software.
Používání těchto zařízení může zůstat pro tým správy IT aktiv neviditelné, což vede k bezpečnostním rizikům a problémům s dodržováním předpisů.
Kromě toho je pravidelné aktualizování dat poměrně složité. Někteří uživatelé mohou potřebovat pomoc nebo váhat s poskytnutím přesných informací. Nebo dokonce odmítat sledování z důvodu obav o ochranu soukromí.
Některá aktiva, jako jsou mobilní zařízení nebo cloudové zdroje, mohou být obtížná sledovat a efektivně vyúčtovat.
Rostoucí náklady na správu IT služeb
Bylo by užitečné mít přesné prognózy IT nákladů a návratnosti investic do správy softwarových aktiv a optimalizačních iniciativ, ale nakonec se to stává složitým. Stávající procesy a smlouvy s dodavateli mohou být také přepracovány za účelem snížení nákladů.
Identifikace a změna účelu nevyužívaných aktiv může být frustrující, protože to vyžaduje úsilí. Neidentifikovaná nebo zastaralá aktiva často vedou k neočekávaným výdajům, zejména když se objeví bezpečnostní zranitelnosti nebo problémy s dodržováním předpisů.
Obtížnost dodržování předpisů
Držet krok s neustále se měnícími předpisy v oblasti ochrany osobních údajů a bezpečnosti může být obtížné.
A udržování pečlivé dokumentace a auditních stop pro zajištění souladu s předpisy vyžaduje čas a úsilí.
A co potenciální lidské chyby? Náhodné nedodržení předpisů v důsledku lidských chyb nebo nedostatečné informovanosti vede k pokutám a sankcím.
Jak zefektivnit správu IT aktiv
Prostudujte si tyto tipy, abyste překonali překážky a zajistili efektivní správu digitálních aktiv:
Přistupujte k automatizaci postupně
Začněte v malém. Automatizaci zavádějte postupně a zaměřte se na opakující se úkoly, jako je správa aktiv nebo správa softwarových licencí. Vyberte automatizační nástroje, které jsou intuitivní a pro IT tým snadno naučitelné a použitelné.
Zajistěte hladkou integraci se stávajícími systémy, abyste se vyhnuli datovým silům a zachovali přesnost. Automatizujte rutinní úkoly, ale zachovejte lidskou kontrolu nad složitými rozhodnutími a detekcí anomálií.
Podporujte transparentnost uživatelů prostřednictvím komunikace a vzdělávání o bezpečnostních rizicích a postupech hlášení. Využijte nástroje k automatickému zjišťování a aktualizaci informací o aktivech napříč systémy a lokalitami.
Umožňuje uživatelům prostřednictvím zabezpečených portálů samostatně aktualizovat informace o svých zařízeních a softwaru. Zvažte fyzické nebo digitální řešení pro označování, abyste mohli přesně sledovat mobilní zařízení a další užitečná aktiva.
Spravujte náklady na správu IT služeb
Provádějte pravidelné audity nákladů. Analyzujte své současné výdajové vzorce a identifikujte oblasti, které lze optimalizovat, jako jsou nevyužité softwarové licence nebo nadbytečný hardware.
Zvažte také vývoj robustních prognostických modelů s využitím datové analýzy k předpovědi budoucích IT nákladů a návratnosti investic pro potenciální optimalizační iniciativy.
Držte krok se změnami v oblasti dodržování předpisů
Přihlaste se k odběru aktualizací a účastněte se relevantních konferencí nebo workshopů, abyste byli informováni o měnících se požadavcích na dodržování předpisů. Používejte správná softwarová řešení, která automatizují kontroly dodržování předpisů, generují zprávy a zefektivňují procesy auditu.
Provádějte pravidelné hodnocení rizik, abyste identifikovali potenciální mezery v dodržování předpisů a zranitelnosti a mohli je vyřešit, než se stanou problémem. Spolupracujte s odborníky na bezpečnost a dodržování předpisů nebo vyhledejte odborné poradenství a pomoc od zkušených konzultantů v oblasti IT bezpečnosti a dodržování předpisů.
Udělejte z ClickUp svou platformu pro správu IT aktiv.
Jste unaveni z práce s tabulkami a chaotickými pracovními postupy pro vaše IT aktiva? ClickUp je vaše všestranné řešení, které vám umožní snadno zvládat a organizovat všechny aspekty procesů.
Šablona ClickUp ITAM spojuje správu incidentů, správu problémů, správu změn, jednoduchá řešení správy aktiv a správu znalostí. Naše šablona ITSM Known Errors zjednodušuje sledování známých chyb ve vašich systémech. Prozkoumejte všechny naše IT šablony, jakmile se změní váš účel.
Přizpůsobte si pracovní postupy podle svých představ pro každou fázi ITAM, od nasazení a konfigurace až po údržbu a vyřazení.
Hierarchie ClickUp vám poskytuje flexibilitu a kontrolu pro organizaci všeho od malých týmů až po celé společnosti. Sledujte stavy, přiřazujte úkoly a automatizujte rutinní akce pro zefektivnění procesů správy aktiv.
ClickUp Dashboard poskytuje přizpůsobitelný vizuální panel a přehledy, díky kterým budete vždy informováni a budete moci jednat proaktivně. Získejte okamžitý přehled o využití aktiv, dodržování licenčních podmínek a harmonogramu údržby.
Pomocí ClickUp Tasks můžete plánovat, organizovat, spolupracovat a sledovat incidenty, jako jsou výpadky serverů, chyby softwaru a poruchy hardwaru. Můžete také komunikovat se svým IT týmem a zainteresovanými stranami prostřednictvím chatu, komentářů a sdílení souborů. Zajistěte také bezpečnost dat a detailní kontrolu pomocí flexibilních oprávnění pro různé týmy a jednotlivce.
Funkce ClickUp Collaboration Detection zajišťuje, že všichni členové vašeho týmu budou na stejné vlně. Pomáhá sledovat přístupové protokoly a udržovat řetězec odpovědnosti za aktiva.
Rozlučte se s roztříštěnými údaji o aktivech, protože vlastní pole ClickUp vám umožňují vytvořit komplexní inventář hardwarových a softwarových aktiv a dat, včetně dat nákupu, licencí a umístění.
Zjednodušte dodržování předpisů pomocí specializovaných funkcí pro GDPR, HIPAA a další rámce pro dodržování předpisů. Automatizujte audity a generujte zprávy pro nepřetržité dodržování předpisů.
Ať už jste malý tým nebo velká společnost, ClickUp se přizpůsobí vašim potřebám.
Jste připraveni převzít kontrolu nad svými IT aktivy?
Časté dotazy
1. Co je správa IT aktiv?
Správa IT aktiv je strategický dohled nad technologickými aktivy organizace, od jejich pořízení až po vyřazení. Zahrnuje sledování, optimalizaci, zabezpečení a zajištění souladu hardwaru, softwaru a dat.
2. Jaký je rozsah správy IT aktiv?
Správa IT aktiv zahrnuje celou technologickou cestu organizace, od pořízení hardwarových a softwarových aktiv po optimalizaci jejich využití, zajištění bezpečnosti a souladu s předpisy a jejich odpovědnou likvidaci. Jedná se o komplexní přístup k maximalizaci hodnoty IT investic v průběhu jejich životního cyklu.
3. Jaké jsou tři hlavní výstupy správy IT aktiv?
Správa IT aktiv má tři klíčové cíle:
- Efektivní využití zdrojů maximalizací využití aktiv a minimalizací plýtvání
- Zvýšená bezpečnost a soulad s předpisy díky správě zranitelností a dodržování předpisů
- Optimalizace nákladů prostřednictvím kontroly licencí, snížení údržby a inteligentní správy životního cyklu aktiv