Rámec řízení programu: modely, klíčové výhody a zahájení

Pokud jste někdy řídili projekt, pravděpodobně víte, jak stresující tato práce může být. Jako projektový manažer máte vždy plné ruce práce s řešením důležitých problémů a rozhodováním.

Nyní si představte, že to děláte pro celý program, který není nic jiného než velký soubor aktivních projektů. Složitost se znásobuje, počet zúčastněných stran se zvyšuje a rozhodovací proces je mnohem kritičtější a kognitivně náročnější.

Právě v tom vám pomůže rámec řízení programu. 🥰

Jedná se o soubor mechanismů řízení, které vedou vedoucí pracovníky a vyšší manažery zabývající se více projekty k dohledu nad celkovým úspěchem programu. Cílem je minimalizovat rizika programu a zajistit, aby všechny výstupy projektu byly sladěny.

V tomto článku se budeme zabývat různými koncepty týkajícími se struktur řízení programů, které zvyšují efektivitu organizace, minimalizují konflikty a snižují rizika související s procesy. Budeme se zabývat následujícími tématy:

Co je řízení programu?

Programem se rozumí skupina projektů, které společně usilují o dosažení společného cíle. Program je sám o sobě považován za samostatnou entitu v rámci organizace, a proto potřebuje vizi, aby mohl fungovat v rámci celkových cílů podniku.

Právě zde přichází na řadu řízení programu. Jedná se o formulování, implementaci a dodržování osvědčených postupů a struktur, které jsou společné pro všechny projekty v rámci programu.

Od rozsahu a zamýšlených výsledků každého projektu až po rizika a omezení programu vám řízení programu poskytuje základní rámec pro řešení každodenních problémů a pomáhá klíčovým zúčastněným stranám pochopit, k čemu se zavazují. 🤝

Model řízení programu obvykle zahrnuje pět aspektů:

Model řízení programu: Hlavní výhody

Model řízení programu přináší konzistentnost, standardizaci procesů a předvídatelnost výsledků, komunikace a rozhodování. To minimalizuje riziko neúspěchu programu a zároveň zvyšuje efektivitu každého projektu a jednotlivých projektových týmů.

Mezi další hlavní výhody řízení programu patří:

Součásti programu a role

Stejně jako vláda vytváří politiku pro národ, model řízení programu zavádí rada pro řízení programu nebo řídící výbor společnosti. Tato rada může sestávat mimo jiné ze sponzora programu, sponzora jednotlivých projektů, vedoucích manažerů organizace a zástupců klientů.

Mezi další důležité součásti a role programu patří:

Vztah mezi řízením programu a správou programu

Cesta k lepšímu řízení programů vede přes robustní správu programů. Vztah mezi těmito dvěma pojmy je spíše jako mapa a cesta.

Stejně jako mapa ukazuje trasu k dosažení určitého cíle spolu s předpokládanou dobou a alternativními nouzovými trasami, programové řízení nastiňuje cestu k řízení programu a zvládání rizik při plnění jeho cílů. ✅

Bonusový tip: Hledáte snadný způsob, jak dohlížet na všechny své programy? Můžete použít šablonu pro správu programů ClickUp, abyste mohli sledovat a spravovat průběh svého programu v různých fázích v integrovaném zobrazení Gantt. A je to zcela zdarma!

Různé typy modelů řízení programů

Existují tři hlavní typy modelů nebo rámců řízení programů, z nichž každý se snaží organizovat vaše zdroje a týmy odlišným způsobem.

1. Funkční rámec řízení

V tomto typu modelu řízení jsou zdroje a lidé organizováni podle funkcí svých oddělení. V každém oddělení, které má v programu definitivní roli, je určen vedoucí funkce, který řídí provoz.

Projektový manažer má v tomto typu modelu řízení omezenou pravomoc nad zdroji a lidmi, protože většina rozhodovacích pravomocí spočívá na funkčních vedoucích. Pokud manažer potřebuje další zdroje pro určitou funkci, musí o ně požádat příslušného vedoucího. 🏬

Hlavní výhodou funkčního řízení je, že umožňuje specializaci. Vedoucí funkcí mají úplnou kontrolu nad procesy a informacemi uvnitř oddělení, což jim pomáhá budovat přímou odpovědnost za úkoly v rámci řídící struktury.

A výše v hierarchii je vedoucí oddělení schopen s větší jistotou odpovídat na dotazy a navrhovat plány zdrojů.

2. Rámec řízení projektů

Tento model řízení organizuje zdroje a lidi kolem projektů namísto funkcí. Rozhodovací pravomoc má projektový manažer, který přiděluje úkoly různým členům týmu, včetně vedoucích funkcí (pokud tyto role existují).

Pokud hrozí zpoždění projektu, může projektový manažer díky vzájemné spolupráci využít své zkušenosti a přidělit další zdroje z jakéhokoli oddělení.

Model řízení projektů umožňuje větší autonomii na úrovni projektu a urychluje provádění projektových pracovních postupů.

To však může ztížit specializaci, protože vedoucí funkcí nemusí vždy vědět, kdy bude projekt vyžadovat další zdroje. Špatně organizovaný rámec může vést k nezainteresovanosti vedoucích oddělení, kteří nemusí mít jasnou představu o budoucích požadavcích na zdroje, což zvyšuje riziko vzniku úzkých míst.

3. Rámec řízení matice

Matricový model řízení využívá schopnosti funkčního i projektového řízení a často jej upřednostňují prozíraví manažeři ve velkých, mezifunkčních týmech.

V tomto rámci řízení programu patří zdroje a lidé do svých příslušných oddělení a řídí je vedoucí dané funkce. Rozdíl spočívá v tom, že zde existuje také projektový nebo programový manažer, který koordinuje spolupráci mezi různými vedoucími funkcí a zúčastněnými stranami.

Rozsah pravomocí koordinátora v maticovém modelu je subjektivní. V slabších maticových modelech vidíme, že rozhodovací pravomoc je nakloněna ve prospěch vedoucích oddělení, zatímco v silnějších modelech má větší slovo při rozhodování projektový manažer.

Nejlepší je usilovat o vyvážený model řízení maticí, ve kterém projektoví manažeři a vedoucí funkcí sdílejí stejnou autoritu a odpovědnost za rozhodnutí. A v případě problémů nebo konfliktů v rámci projektového řízení se spustí eskalační mechanismus, kdy buď projektový manažer, nebo vedoucí funkce eskaluje záležitost na radu pro řízení projektů a programů. Rada vyslechne obě strany, než učiní konečné rozhodnutí.

Jak vytvořit strukturu řízení programu: 7 kroků

Vytvoření struktury řízení programu je pro většinu organizací sedmibodový proces. Abychom jej však mohli správně implementovat, potřebujeme podporu kvalitního softwarového nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp .

Nástroje pro řízení projektů slouží jako centralizované centrum všech informací a procesů souvisejících s projektem, což usnadňuje programovým manažerům sledování všeho. Software navíc hraje klíčovou roli při předběžném testování účinnosti jakéhokoli rámce řízení projektů nebo programů.

Projděme si všechny kroky k implementaci rámce – předvedli jsme také některé užitečné funkce v rámci ClickUp, které tento proces zjednodušují. 🌝

Krok 1: Identifikujte klíčové zainteresované strany

Prvním krokem je identifikace všech zainteresovaných stran v rámci programu. Zainteresovanou stranou je každý, na koho má program dopad, a je důležité je identifikovat a určit míru jejich vlivu nebo zájmu. Mezi hlavní zainteresované strany mohou patřit sponzor a manažer programu, ale také koncoví uživatelé, majitelé podniků, projektoví manažeři, regulační orgány a externí partneři.

Seskupení zúčastněných stran projektu vám pomůže jasněji naplánovat priority a komunikační procesy. Šablona ClickUp Stakeholder Analysis Template je dobrým výchozím bodem pro identifikaci, seskupení a analýzu zúčastněných stran programu a jejich vlivu na projekty v rámci programu, stejně jako pro zdokumentování jejich očekávaných přínosů. 📒

Krok 2: Zřídit správní radu a definovat jednotlivé role a odpovědnosti

Jakmile definujete všechny zúčastněné strany, musíte sestavit hlavní programovou radu. Počet členů a jednotlivé role a odpovědnosti závisí na složitosti vašeho portfolia.

Můžete vytvořit různé úrovně řídících orgánů, jako je řídící výbor pro práci na strategii programu, správní rada pro dohled nad implementací osvědčených postupů a specializovaný programový tým pro výkonné úkoly.

Klíčem je zajistit, aby členové nebyli přetíženi svými povinnostmi, což by mohlo ovlivnit jejich pracovní styl a schopnost řádně plnit své úkoly.

Tip: K definování rolí v rámci programové rady můžete použít šablonu ClickUp RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) Planning Template.

Krok 3: Definujte standardy programu

Programy se po celou dobu svého životního cyklu řídí konkrétními standardy. Tyto standardy často definují sponzoři programu nebo klienti. V mnoha případech však mohou být také stanoveny vládními nebo průmyslovými předpisy. Při vytváření modelu řízení programu je nutné, aby je řídící orgán definoval a zdokumentoval.

Standardy by se měly týkat všech aspektů programu – od komunikace a podávání zpráv až po kontrolu výstupů. Mezi standardy programu, které můžete zdokumentovat, patří:

Jakmile vaše řídící orgán programu dokončí tyto standardy, zdokumentujte je na jednom místě pomocí ClickUp Docs. Jedná se o robustní dokumentační funkci zabudovanou do sady produktivity ClickUp, která vám a členům vašeho projektového týmu pomůže spolupracovat na vytváření dokumentů. Všechny dokumenty jsou uloženy ve vyhrazených projektových prostorech pro snadné vyhledávání.

Hledáte standardizovaný formát pro dokumentaci zahájení programu? Šablona návrhu programu ClickUp je pro vás tou správnou volbou. Obsahuje všechna potřebná pole a vizualizace, které vám pomohou zaznamenat klíčové cíle programu, priority úkolů a zásady přidělování zdrojů pomocí standardního jazyka používaného v oboru.

Krok 4: Vytvořte procesy řízení a standardní operační postupy (SOP)

Jakmile vaše řídící orgán definuje standardy, začněte navrhovat procesy řízení, abyste zajistili jejich implementaci na provozní úrovni. Navrhované procesy by měly zahrnovat plánování, provádění, monitorování a podávání zpráv. Mezi procesní oblasti, které byste v této fázi mohli řešit, patří:

Toto může být nejobtížnější krok, protože musíte zohlednit procesní toky v celé organizaci, abyste mohli vyvinout vyvážené standardní operační postupy (SOP). Proto velké týmy často používají ClickUp Whiteboards k vizualizaci procesních map pomocí vývojových diagramů, map aktivit a dalších vizualizací. Každá tabule je sdílená a vhodná pro spolupráci – vaši kolegové mohou sdílet své příspěvky a společně pracovat na mapování procesů v reálném čase.

Kromě toho knihovna ClickUp obsahuje mnoho působivých šablon pro správu programů, které pomáhají s modelováním správy programů. Například šablonu ClickUp Decision Log Template lze použít k vedení záznamů o všech rozhodnutích přijatých členy týmu a správní radou. Lze v ní ukládat všechny informace, jako jsou kategorie rozhodnutí, problémy a další sledovatelné podrobnosti.

Jakmile formulujete své procesy, ClickUp Automations vám pomůže automatizovat opakující se části vašeho pracovního toku. Můžete automatizovat administrativní úkoly, jako je nastavení nebo aktualizace stavu projektů, předávání úkolů, oznámení a připomenutí. Vaše vedení vám za to poděkuje. 😀

Krok 5: Sladění rámce s řízením a strategií organizace

Procesy řízení programu by měly být v souladu s zásadami a strategiemi řízení vaší organizace. Bez tohoto souladu může váš program neustále čelit problémům způsobeným vnitřními konflikty.

Pokud například struktura řízení vaší organizace svěřuje velkou část pravomocí vedoucím funkcí, pak zavedení maticového modelu řízení nemusí být pro společnost vhodné. Týmy, zejména projektový manažer a vedoucí funkcí, budou neustále v rozporu, což poškodí produktivitu, pokrok programu a dokonce i vaši pracovní kulturu.

V této fázi můžete jmenovat recenzenta, který zkontroluje proveditelnost vaší politiky řízení. Pokud používáte ClickUp, recenzent může pomocí komentářů nebo korektury poukázat na nesrovnalosti ve vašem modelu.

Krok 6: Zajistěte mechanismus eskalace

Eskalační mechanismus spočívá v tom, že nezbytné hierarchické kanály jsou obsazeny manažery s příslušnou pravomocí přijímat klíčová rozhodnutí. Cílem je vytvořit řetězec velení, který bude řešit problémy a rizika, které způsobují potíže v nižších úrovních hierarchie.

Tento eskalační mechanismus by měl být systematický, umožňovat předkládání potřebných informací a souborů a poskytovat způsob rychlé komunikace řešení.

ClickUp vám pomůže zabudovat do vašeho modelu řízení programu robustní eskalační mechanismus. Pomocí ClickUp Forms můžete vytvořit eskalační formulář, který mohou členové týmu odeslat, aby eskalovali problém s relevantními podrobnostmi, jako jsou zapojené zainteresované strany, rozdíly v názorech, potenciální dopad každého přístupu atd. Každé odeslání se stane úkolem přiděleným členovi programové rady, který může problém vyřešit.

Členové představenstva mohou také využít více než 15 zobrazení ClickUp, včetně zobrazení Seznam, Tabule a Časová osa, k analýze eskalovaného problému. Například mohou použít zobrazení Seznam k seřazení eskalovaných úkolů podle priority a rychle se rozhodnout, která záležitost musí být vyřešena jako první.

ClickUp také nabízí funkci živého chatu ClickUp Chat pro okamžitou komunikaci o problémech s programem nebo jakékoli jiné naléhavé diskusi – můžete mluvit s jednotlivcem nebo celým týmem, aniž byste museli psát formální e-maily. Díky speciální integraci Zoom můžete dokonce organizovat schůzky Zoom přímo z pracovního prostoru ClickUp.

Podobně může zobrazení časové osy pomoci programovému manažerovi zjistit, které projekty zaostávají za harmonogramem, a přijmout nápravná opatření, aby se vrátily do správného tempa. Projektoví manažeři mohou toto zobrazení použít ke sledování celého životního cyklu projektového řízení pro strategické rozhodování.

Krok 7: Sdílejte strukturu se všemi zúčastněnými stranami

Jakmile zavedete strukturu řízení programu, sdílejte ji se všemi zúčastněnými stranami, aby se seznámily s novými zásadami a osvědčenými postupy.

Tento krok patří mezi nejdůležitější, protože způsob, jakým komunikujete a sdílíte informace o struktuře řízení programu, hraje zásadní roli v bezchybném provádění projektů v budoucnu. Otevírá také kanál pro zpětnou vazbu od zainteresovaných stran, na které mají změny dopad.

Řízení programů s ClickUp: dokonalé řešení pro projektové manažery

Účinné procesy řízení programů jsou nezbytné pro úspěšné dokončení vašich aktivních projektů a stabilní návratnost investic. Bez vhodného rámce se vaše projektové týmy budou dostávat do konfliktů ohledně zdrojů a pořadí řešení problémů, což může rychle vést k nežádoucímu vývoji.

Naštěstí díky našim doporučeným krokům můžete snadno sestavit radu pro řízení programu a stanovit zásady řízení, které povedou vaše projekty k úspěchu. A ClickUp může celý proces výrazně usnadnit díky šablonám a funkcím přizpůsobeným pro programové týmy. Zaregistrujte se zde a začněte. 💖