Přemýšleli jste někdy nad tím, proč se některé týmy neustále obnovují a prosperují, zatímco jiné se snaží udržet krok? Nejste sami! Mnozí z nás si kladou otázku, jak dosáhnout další úrovně inovace a produktivity v práci.
Tajemstvím úspěchu je zde „budování kapacit“.
Jde o to, aby každý člen týmu poznal a využil své jedinečné silné stránky.
V podnikání, kde změna je jedinou konstantou, je schopnost budovat a rozvíjet schopnosti „skutečným“ rozdílem mezi prosperitou a pouhým přežíváním.
Považujte budování kapacit za investici do vylepšení nástrojů vašeho týmu – s ostřejšími dovednostmi a pozitivním přístupem.
Tento blog podrobně popisuje budování kapacit a jeho výhody. Sdílíme příklady a strategie pro rozvoj organizačních kapacit ve vašich týmech nebo na individuální úrovni.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Budování kapacit rozvíjí dovednosti a schopnosti týmu prostřednictvím školení tvrdých a měkkých dovedností.
- Zaměřuje se na zlepšení schopnosti dodávek, což se liší od plánování kapacit, které rozšiřuje zdroje.
- Tento přístup přináší řadu výhod, včetně lepší spolupráce, inovací, strategického plánování, odolnosti a individuálního růstu.
- Organizace jej obvykle implementují prostřednictvím programů leadershipu, workshopů pro zvyšování kvalifikace, mentoringu, pracovních skupin a školení v oblasti advokacie.
- Proces implementace vyžaduje kategorizaci dovedností, přizpůsobení školení, dokumentaci procesů, měření pokroku a externí networking.
- Aby byly organizace úspěšné, musí posilovat sítě odborných znalostí, zapojovat zainteresované strany a zajišťovat udržitelnost.
- Komplexní aplikace, jako je ClickUp, umožňuje týmům odhalit mezery, stanovit cíle a sledovat pokrok, a to vše na jedné platformě.
Co je budování kapacit?
Termín budování kapacit označuje proces, který týmům umožňuje rozvíjet a posilovat dovednosti a schopnosti. To zase pomáhá týmu dosahovat cílů, zvládat výzvy na pracovišti, zavádět dobré řízení a efektivněji přispívat k růstu organizace.
Tento koncept se vztahuje na různé činnosti, od osvojování tvrdých dovedností, jako je cloud computing nebo sběr a analýza dat, až po rozvíjení měkkých dovedností, jako je prezentace, strategické myšlení a time management, a posuzování kapacit na institucionální úrovni.
Strategie budování kapacit pomáhá jednotlivcům převzít odpovědnost za své učení, identifikovat své potřeby a priority a vytvořit strategický plán, jak je řešit, což vede k organizační stabilitě.
Budování kapacit vs. plánování kapacit
Ačkoli budování kapacit a plánování kapacit se mohou zdát podobné, jedná se o dva odlišné pojmy, které jsou zásadní pro úspěch týmu.
Plánování kapacit se zaměřuje na schopnost vašeho týmu vykonat více práce díky rozšíření jeho zdrojů.
Budování kapacit však spočívá ve zlepšování schopnosti týmu vykonávat danou práci tím, že se vybaví potřebnými znalostmi a dovednostmi.
Proč je budování kapacit důležité?
Při budování kapacit pro váš tým nebo na úrovni organizace přicházejí ke slovu následující výhody:
1. Zvýšená spolupráce a produktivita
Společné porozumění překážkám a příležitostem k růstu ze strany členů vašeho týmu vede ke sdílení osvědčených postupů, sdružování zdrojů a učení se z zkušeností ostatních.
Je větší pravděpodobnost, že budou optimálně pracovat na dosažení společných cílů, což zvyšuje úroveň spokojenosti a snižuje vyhoření. Budování organizačních kapacit posiluje komunitu a poskytuje členům vzájemnou podporu při řešení složitých problémů v práci.
2. Více prostoru pro inovace a kreativitu
Budování kapacit povzbuzuje jednotlivce k kreativnímu myšlení a k vývoji nových nápadů a řešení různých výzev.
Pomáhá jim to rozšířit rozsah jejich práce, aby mohli sloužit více lidem nebo efektivněji sloužit lidem, se kterými již pracují.
Tato tvůrčí svoboda vede ke zlepšení obchodních procesů a vyšší morálce zaměstnanců, což má zase pozitivní dopad na organizaci.
3. Strategické plánování a rozhodování s ohledem na celkový kontext
Budování kapacit pomáhá členům vašeho týmu vidět celkový obraz a předvídat problémy v práci – například eskalované rozpočty projektů, zpožděné dodávky a špatně řízené vyrovnávání zdrojů.
Díky tomu se přestanou neustále chovat reaktivně a stanou se lepšími stratégy. S jasným seznamem požadavků a strategickým plánem může váš tým činit informovaná rozhodnutí, i když dojde k narušení, a efektivně tak posílit kapacitu organizace.
4. Větší přizpůsobivost a odolnost
Budování kapacit vytváří prostředí pro neustálé učení a udržitelný rozvoj jednotlivců, aby mohli efektivně postupovat ve své kariéře, což je zásadní pro rychlejší adaptaci a budování odolnosti týmů.
Díky těmto vlastnostem jsou lépe připraveni reagovat na mimořádné události nebo krize a podporují rychlé zotavení a obnovu.
5. Splnění očekávání zainteresovaných stran
Nejlepší týmy fungují jako dobře namazaný stroj. Dodržují termíny, plní cíle a zajišťují spokojenost zainteresovaných stran s dosaženým pokrokem.
Budování kapacit sladí zdroje s požadavky projektu pro proaktivní a vědomé řízení.
6. Maximalizace individuálního růstu
Možnost rozpoznat silné a slabé stránky a zavést různé taktiky k jejich řešení zvyšuje důvěru členů vašeho týmu.
Jsou ochotni převzít více odpovědnosti a používat software pro správu zdrojů, aby mohli efektivně vykonávat svou práci. Podpora budování kapacit také rozvíjí jejich schopnost inspirovat a vést ostatní.
💡 Tip pro profesionály: Naučte se, jak využívat umělou inteligenci pro budování kapacit a další případy použití související s řízením projektů. Podívejte se na naše video níže. 👇🏼
Příklady iniciativ v oblasti budování organizačních kapacit
Ačkoli se jedná o široký pojem, může jej každý uplatnit na různých úrovních. Podívejme se na několik aktivit v oblasti budování kapacit:
1. Programy rozvoje vedoucích schopností
„Vůdce zná cestu, jde po ní a ukazuje ji ostatním.“
Bez pevného vedení je téměř nemožné cokoli dokázat. To ale neznamená, že lidé na vrcholu dělají pro organizaci důležitější rozhodnutí. Vaši manažeři a vedoucí týmů na různých úrovních přispívají k celkovému poslání a cílům.
Program rozvoje vedoucích pracovníků podporuje strategické myšlení, rozhodování a dovednosti v oblasti řízení týmu – například iniciativy budování kapacit pro školení zaměstnanců s vysokým potenciálem, aby byli připraveni na pozice na úrovni vedení.
2. Workshopy pro zvyšování kvalifikace
Jedním z nejjednodušších způsobů budování kapacit je zvyšování kvalifikace členů vašeho týmu prostřednictvím strukturovaných vzdělávacích taktik.
Například technologická společnost by mohla nově přijatým mladým programátorům nabídnout intenzivní kurzy programování, aby mohli udělat skok vpřed a dříve se zapojit do práce na složitých projektech. Nebo výrobní společnost může nabídnout školení o nových výrobních technologiích.
3. Mentorská partnerství
Účinnost iniciativ zaměřených na budování kapacit se zvyšuje díky mentorským partnerstvím, v rámci kterých zkušení odborníci vedou mladší zaměstnance. Například vedoucí schopnosti mladších zaměstnanců lze rozvíjet tím, že je spojíte se zkušenějšími zaměstnanci. Toto vedení může mít formu rozvoje kapacit, osobního růstu nebo kariérního poradenství.
Dalším příkladem jsou dva zaměstnanci se stejnými zkušenostmi, ale z různých oddělení, kteří se navzájem mentorují, aby zdokonalili své dovednosti v oblasti time managementu a dosáhli tak lepších výsledků ve svých současných pozicích.
4. Pracovní skupiny
Někdy je třeba opravit také organizační procesy. Pracovní skupiny zaměřené na odstranění neefektivnosti zahájí budování kapacit posouzením systémů, identifikací nesrovnalostí a jejich opravou.
Pokud například váš finanční tým stále ručně vytváří faktury a účtenky v Excelu, vytvořte šablony pro tyto často používané dokumenty. Nebo pokud neexistuje správný proces pro zaškolování nových zaměstnanců, vytvořte snadno sledovatelný pracovní postup.
Odstraněním těchto neefektivit zaměstnanci ušetří čas a získají jasnější představu o tom, jak vykonávat svou práci. Zaměření na definování produktivity zaměstnanců optimalizuje výkon a kvalitu práce.
5. Školení v oblasti politiky a prosazování zájmů
Dalším způsobem, jak budovat kapacity, je povzbuzovat členy týmu k účasti na aktivitách, které zvyšují povědomí veřejnosti o poslání vaší organizace v oblasti sociální odpovědnosti.
Může se jednat například o školení v oblasti organizování kampaní na podporu konkrétních cílů, dobrovolnictví v nevládních a neziskových organizacích nebo poradenství v oblasti vývoje technik a strategií fundraisingu pro organizaci.
Tato forma školení zvýší alokaci zdrojů a sílu dobrovolníků vložené do organizace.
Složky aktivit budování kapacit
Při budování kapacit přispívají k praktickým zkušenostem tyto tři prvky, bez ohledu na oblast zaměření nebo oddělení.
1. Posilte ekosystém
V rámci budování kapacit je jednou z nejlepších věcí vytvoření sítě nebo ekosystému dodavatelů, konzultantů a poskytovatelů technologií, kteří společně řeší vaše různé potřeby.
Síťový přístup na systémové úrovni zajišťuje, že iniciativy nejsou izolované, ale mají podporu komplexních odborných znalostí, zdrojů a infrastruktury.
2. Zapojte zainteresované strany
Zapojením zainteresovaných stran do stanovování cílů a jejich realizace budou vaše aktivity v oblasti budování kapacit pravděpodobně relevantní pro potřeby a kontext vaší cílové skupiny. Tato relevance zajišťuje, že úsilí v oblasti budování kapacit bude dobře přijato a bude cílené.
3. Zvažte budoucí dopady těchto snah
Vytvořte iniciativy pro budování kapacit, které lze v průběhu času škálovat a přizpůsobovat a které přinášejí dlouhodobé výhody. Předvídejte potřebu zdrojů, aby členové týmu, kteří potřebují největší podporu, nemuseli čekat příliš dlouho.
Zároveň posilujte jednotlivce, aby v iniciativách pokračovali samostatně. To zahrnuje rozvoj dovedností v technických oblastech a oblastech, jako je mentorství, školení a předávání znalostí.
Pokud budete při budování kapacit klást důraz na tyto složky, posílíte partnerství a dosáhnete výsledků, které pro svůj tým požadujete.
📮ClickUp Insight: 37 % zaměstnanců zasílá následné poznámky nebo zápisy z jednání, aby sledovali úkoly, ale 36 % stále spoléhá na jiné, roztříštěné metody.
Bez jednotného systému pro zaznamenávání rozhodnutí se klíčové informace, které potřebujete, mohou ztratit v chatech, e-mailech nebo tabulkách. 📊 Chcete pochopit dopad na produktivitu vašeho týmu? Získejte kompletní zprávu o stavu komunikace na pracovišti.
Pět kroků k budování kapacit na pracovišti
Se správným přístupem může budování kapacit znamenat zásadní změnu pro váš tým (a organizaci). Zde je pět kroků, které vám pomohou začít:
1. Rozdělte schopnosti do kategorií: základní, podpůrné a strategické
Posuďte konkrétní potřeby svého týmu. Proveďte průzkumy a rozhovory a uspořádejte skupinové diskuse, abyste pochopili různé překážky, kterým čelí jednotliví členové týmu.
Na základě shromážděných informací vytvořte seznam všech základních dovedností (klíčových), užitečných dovedností (podpůrných) a dovedností, které mohou poskytnout konkurenční výhodu (strategických).
Mezi základní schopnosti patří například základní pracovní dovednosti, podpora, týmová spolupráce a komunikační dovednosti, zatímco strategie může zahrnovat pokročilé technické znalosti (např. programování).
Na základě klasifikace stanovte SMART cíle pro budování kapacit. Například:
Konkrétní: Zlepšete znalosti svého týmu softwarových vývojářů v oblasti JavaScriptových frameworků, jako jsou Node.js a React.
Opatření: Každý člen týmu by měl absolvovat pokročilý kurz vývoje full-stack a realizovat projekt s využitím těchto technologií, přičemž by měl prokázat alespoň 20% zvýšení efektivity vývoje. Vizualizujte a spravujte jakýkoli projekt pomocí tabule ClickUp Whiteboard.
Dosažitelné: Poskytněte přístup k online kurzům a interním školením a vyhraďte pravidelné hodiny pro vzdělávání.
Relevantní: Rozšíření dovedností je nezbytné pro zvýšení kvality vašich softwarových produktů.
Časově ohraničené: Snažte se dokončit školení do devíti měsíců.
Budování kapacit a plánování kapacit můžete provádět v aplikaci Excel, abyste získali cenné informace o pracovním vytížení vašeho týmu pro současné i budoucí projekty. Excel však nemusí být nejlepším nástrojem pro budování kapacit kvůli omezeným funkcím pro spolupráci a nedostatku interaktivních zobrazení pro správu projektů, jako jsou seznam, kalendář a tabule.
Alternativně nabízí ClickUp vše, co potřebujete pro efektivní proces budování kapacit, a hotové šablony, které vám pomohou rychle začít.
Dosáhněte úspěchu rychleji pomocí ClickUp Goals. Definujte jasné časové plány, měřitelné cíle a automatické sledování pokroku na platformě, aby měl váš tým vždy vše pod kontrolou.
2. Přizpůsobte vzdělávací programy v různých formátech
Jakmile stanovíte cíl, uvědomte si, že jednotlivci mohou mít různé výchozí body. Přizpůsobte programy budování kapacit tak, aby je členové vašeho týmu mohli přizpůsobit na základě cílů a záměrů.
Zajistěte, aby materiály a metody výuky vyhovovaly různým stylům učení a schopnostem.
Zahrňte workshopy, školení na pracovišti a online kurzy, aby byl proces rozvoje dovedností poutavý a efektivní.
Například pro zlepšení znalostí frameworků JavaScriptu může tým provádět interaktivní cvičení v programování, účastnit se workshopů, kde může programovat v reálném čase a získávat okamžitou zpětnou vazbu, a spolupracovat se zkušenými vývojáři, kteří sdílejí osvědčené postupy a tipy.
Navíc povzbuzujte svůj tým, aby pracoval na malých projektech nebo úkolech s využitím těchto rámců, než bude připravený pustit se do velkých projektů.
3. Dokumentujte kritické procesy pomocí nástrojů pro spolupráci
Aby váš tým dosáhl cíle, musí mít jasný plán, jak ho dosáhnout. Tím se nejen odstraní nejistota ohledně dalších kroků a zlepší se efektivita, ale také se podpoří dlouhodobá udržitelnost, jak budou zaměstnanci postupovat dál.
Vypracujte podrobné příručky s podrobnými pokyny, časovými harmonogramy, rolemi a odpovědnostmi a všemi nezbytnými šablonami nebo protokoly pro využívání zdrojů.
Zapojte všechny členy týmu do procesu dokumentace. Získejte informace a zkušenosti z první ruky, které jsou nezbytné pro pochopení toho, jak procesy fungují a kde je možné provést zlepšení.
Spravujte časové osy více projektů L&D, sledujte pokrok a zajistěte, aby všechny aspekty projektu byly v souladu s cíli týmu a organizace pomocí Ganttových diagramů ClickUp.
Nastavte závislosti na svých úkolech propojením s úkoly, soubory, dokumenty a dalšími položkami. Vizualizujte jakýkoli proces se svým týmem a usnadněte jeho sledování. Tato funkce je důležitá pro výčet kroků potřebných k budování kapacit a zajištění toho, že všechny činnosti probíhají podle plánu.
Zaveďte rutinu pro revizi a aktualizaci procesní dokumentace – postupy se vyvíjejí a v průběhu času se získávají nové poznatky.
4. Definujte metriky měření a hodnocení
Sledujte pokrok všech členů týmu a vyhodnoťte celkový dopad vaší strategie budování kapacit pomocí následujících metrik:
Získávání dovedností: Změřte zlepšení konkrétních kompetencí nebo dovedností před a po absolvování školení. K tomuto účelu použijte hodnocení kapacit, testy nebo simulace.
Úroveň zapojení: Sledujte úroveň zapojení a účasti v programu. Vytvořte dotazníky týkající se spokojenosti v práci, relevance školení a použitelnosti, abyste zjistili názory svého týmu.
Míra dokončení: Sledujte procento členů týmu, kteří školení dokončili. Nízká míra dokončení může naznačovat problémy s návrhem programu nebo jeho relevancí.
Využití dovedností: Kvantifikujte zlepšení pracovního výkonu po školení. Hledejte změny v úrovni produktivity (např. rychlejší dokončování úkolů) a kvalitě výstupů (např. lepší zpětná vazba od zainteresovaných stran).
Sledujte schopnosti svého týmu pomocí šablony matice schopností ClickUp!
5. Spojte se s jinými organizacemi
Ačkoli je nezbytné mít nástroje pro plánování a budování kapacit pro interní sdílení znalostí a rozvoj, musíte se také zavázat k navazování kontaktů s kolegy z jiných organizací a učení se od nich.
Vytvořte seznam problémů a výzev, s nimiž byste rádi získali pomoc od ostatních, a začněte je hledat, abyste pochopili, co udělali a co byste rádi napodobili.
Takovéto propojení často vede k vytvoření podpůrných sítí, které nabízejí poradenství, mentoring a příležitosti pro profesní rozvoj. To nejen zvyšuje schopnosti jednotlivých organizací, ale také posiluje odvětví a komunity.
Zvažte také použití šablon pro plánování kapacit, abyste mohli spravovat své zdroje a zjistit, zda jsou poddimenzované, naddimenzované nebo plně využité.
Například šablona pro plánování zdrojů od ClickUp je pohodlný způsob, jak přidělovat zdroje v rámci týmu a vizualizovat kapacitu zdrojů na jednom místě. Využijte tyto poznatky k optimalizaci pracovního vytížení, předvídání potenciálních problémů a sladění týmů v tom, co je pro organizaci nejdůležitější.
Využijte potenciál svého týmu pomocí budování kapacit Aktivity
Mnoho týmů v rámci organizace se často ocitá v situaci, kdy jsou přetížené a snaží se držet krok s měnícími se požadavky, ale nemají k tomu potřebné kompetence ani předvídavost, aby se mohly posunout vpřed.
Změňte situaci pomocí budování organizačních kapacit.
Identifikujte mezery v dovednostech členů vašeho týmu, abyste mohli přizpůsobit vzdělávací programy tak, aby odpovídaly cílům vaší organizace a podporovaly řízení talentů – získejte přístup ke stovkám předem připravených rámců pro strukturované učení, sledování pokroku a měření vašich snah o budování kapacit.