Bez ohledu na to, jaký produkt nebo službu nabízíte, potřebujete mechanismus k identifikaci rizik selhání a plánování preventivních strategií. Analýza způsobů selhání a jejich důsledků (FMEA), vyvinutá americkou armádou na konci 40. let 20. století, je jedním z nejstarších nástrojů pro detekci a snižování rizik.
Cvičení FMEA lze provádět pro jakoukoli iniciativu, ať už se jedná o projekt, produkt, systém nebo poskytování služeb. Analýza usnadňuje systematické rozčlenění kritických problémů, navrhování praktických kroků k jejich řešení a shromažďování získaných zkušeností s cílem omezit budoucí rizika.
Vzhledem k tomu, že FMEA je proaktivní a na budoucnost orientovaný přístup, většina manažerů se spoléhá na šablony, které dodávají celé operaci strukturu. Tyto šablony mohou být vybaveny předem navrženými rozvrženími, Kanban tabulemi a kroky procesu, které vám pomohou důkladně zohlednit plýtvání, vady nebo škodlivé výsledky.
V tomto článku vám představíme 10 uživatelsky přívětivých šablon FMEA pro efektivní identifikaci selhání a prevenci zbytečných ztrát. ✨
Co je analýza způsobů selhání a jejich důsledků?
Analýza způsobů selhání a jejich důsledků (FMEA) je strukturovaná technika řízení rizik, která se používá k identifikaci a vyhodnocení potenciálních dopadů chyb nebo poruch v rámci procesu. Tato metoda identifikuje potenciální způsoby selhání, sleduje jejich původ a důsledky a pomáhá formulovat strategie k minimalizaci, zmírnění nebo nápravě těchto selhání. ☑️
Přístup FMEA se zaměřuje hlavně na tři klíčové faktory:
- Výskyt: Příčiny a četnost selhání v příslušném procesu návrhu, montáže, výroby nebo dodávky.
- Závažnost: Dopad výsledných důsledků
- Prevence: Kroky k prevenci nebo zmírnění problému
Jakmile provedete tato hodnocení, můžete se zabývat preventivními opatřeními proti selháním, kterým lze předejít. Můžete také zavést pohotovostní plány pro řízení nepředvídatelných rizik.
Existují především dva typy FMEA:
- Design FMEA (DFMEA): Používá se v počáteční nebo závěrečné fázi návrhu produktu k identifikaci potenciálních poruch souvisejících s návrhem, které mohou představovat riziko pro bezpečnost, zdraví nebo životní prostředí.
- Procesní FMEA (PFMEA): Odhalte rizika spojená se změnami procesů, které by mohly mít nepříznivý vliv na spolehlivost procesů, kvalitu produktů, veřejnou bezpečnost, spokojenost zákazníků a finance.
Jaké jsou kroky v rámci cvičení FMEA?
Existuje mnoho způsobů, jak postupovat při procesu FMEA. Zde jsou standardní kroky pro podrobné použití:
| Krok 1 | Identifikace kroku procesu/vstupu | Vytvořte mapu procesu, ve které uvedete všechny kroky a kritické vstupy analyzovaného procesu. |
| Krok 2 | Potenciální způsob selhání | Identifikujte potenciální rizika selhání pro každý proces nebo vstupní bod. |
| Krok 3 | Potenciální důsledky selhání | Předvídejte dopad selhání popsaných v kroku 2. |
| Krok 4 | Hodnocení závažnosti a četnosti | Každému účinku přiřaďte hodnocení v rozmezí od 1 (nízký dopad nebo nepravděpodobné) do 10 (vysoký dopad nebo velmi pravděpodobné). |
| Krok 5 | Potenciální příčiny | Proveďte analýzu příčin, abyste zjistili důvod každého selhání. |
| Krok 6 | Hodnocení detekce | Zhodnoťte pravděpodobnost detekce poruchy v případě jejího výskytu na stupnici od 1 (téměř jisté) do 10 (velmi nepravděpodobné). |
| Krok 7 | Číslo priority rizika (RPN) | Vyhodnoťte detekci, závažnost a četnost rizik a přiřaďte každému režimu selhání RPN. |
| Krok 8 | Akční plán | Vypracujte akční plán ke snížení RPN poruchových režimů, ve kterém určíte odpovědné strany, úkoly a časové harmonogramy. |
| Krok 9 | Následná kontrola | Zkontrolujte, co bylo implementováno, a v případě potřeby přehodnoťte RPN. |
10 bezplatných šablon FMEA pro proaktivní manažery
Jak jste viděli, provádění FMEA je časově náročné a intenzivní, proto je výhodné mít k dispozici speciálně navržené šablony, které vám pomohou.
Sestavili jsme seznam 10 nejlepších šablon pro PowerPoint, Excel a ClickUp , které vám pomohou odhalit potenciální úskalí a bez námahy naplánovat cestu k úspěchu. Podívejme se na jejich užitečné funkce níže. 👀
1. Šablona ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma
Odborníci na zlepšování procesů rádi využívají rámec Lean Six Sigma ke zlepšení organizačních pracovních postupů. V kombinaci s procesem FMEA je tento nástroj ještě účinnější!
Šablona ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma je vaší tajnou zbraní pro přesné odhalení rizik procesů, osvětlení oblastí, které je třeba zlepšit, a vypracování dokonalého plánu nápravných opatření. 💡
Šablona vám poskytne přehlednou strukturu pro hodnocení procesů. Otevřete zobrazení seznamu FMEA a zkontrolujte zaznamenané selhání procesů, přičemž každé z nich obsahuje kontextové podrobnosti (jako funkce, závažnost, pravděpodobnost výskytu a možné příčiny) uložené v uživatelských polích.
V zobrazení podle výskytu uspořádejte selhání procesů jako karty Kanban podle pravděpodobnosti jejich výskytu. Zobrazení můžete přepnout tak, aby se zaměřilo na rizika detekce nebo závažnosti.
Nakonec v zobrazení tabulky výpočtu RPN najdete tabulku se seznamem všech poruch spolu s přiřazenými skóre pro závažnost, pravděpodobnost výskytu, pravděpodobnost detekce a výsledné číslo priority rizika (RPN). Použijte ji k výpočtu RPN a identifikaci procesů, které by měly být v akčním plánu upřednostněny.
Přímo v šabloně můžete vytvářet úkoly, které lze realizovat, a pomocí automatických připomínek je sledovat.
2. Šablona ClickUp 5 Whys
Vyřešte složité případy procesních toků jako skutečný detektiv pomocí šablony ClickUp 5 Whys. 🕵️
Tato šablona Whiteboard pomáhá odhalit příčinu problémů a zároveň zachovává vizuálně atraktivní a kreativní formát FMEA.
ClickUp Whiteboards jsou plátna, která vám umožňují vizualizovat pracovní postupy přidáváním tvarů, myšlenkových map, obrázků, lepících poznámek a grafů. Využijte tento nástroj k vytvoření složitých map procesů krok za krokem.
Šablona obsahuje předem navrženou mapu, která pětkrát klade otázku „Proč?“, aby vám pomohla dostat se k jádru problému. Začněte tím, že vložíte problém do určeného pole a zamyslete se nad proč. Mapa připomíná schodiště – čím dále jdete, tím blíže se dostáváte k odhalení opakujících se vzorců nebo základních příčin.
Pro ilustraci, první tři otázky „proč“ by mohly vypadat například takto:
Problém: Pomalá reakce zákaznického servisu.
1. důvod: Proč jsou reakční časy pomalé?
- Odpověď: Vedoucí pracovníci podpory jsou zahlceni velkým množstvím dotazů. 2. proč: Proč je tolik dotazů? Odpověď: Marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků. 3. proč: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- 2. proč: Proč je tolik otázek? Odpověď: Marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků. 3. proč: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků. 3. proč: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- 3. důvod: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Zaměřili se na širší publikum než obvykle.
- 2. proč: Proč je tolik otázek? Odpověď: Marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků. 3. proč: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků. 3. proč: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- 3. důvod: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Zaměřili se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků. 3. proč: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- 3. důvod: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Zaměřili se na širší publikum než obvykle.
- 3. důvod: Proč marketingové kampaně zvýšily zájem zákazníků? Odpověď: Zaměřily se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Zaměřili se na širší publikum než obvykle.
- Odpověď: Zaměřili se na širší publikum než obvykle.
Šablona je barevně odlišená, což vám umožňuje vizuálně oddělit problémy, příčiny a důvody. Navíc podporuje týmy k vymýšlení chytrých řešení prostřednictvím úprav a korektur v reálném čase.
Získáte také barevně označenou legendu, která usnadní orientaci v mapě. Přesuňte ji po tabuli, změňte tvary a barvy zahrnutých položek nebo nahraďte zástupný text vlastním.
3. Šablona ClickUp Cause and Effect Whiteboard
Určete příčiny problémů, oblasti, které je třeba zlepšit, a potenciální rizika pomocí šablony ClickUp Cause and Effect Whiteboard Template, výkonného nástroje pro vizualizaci a stanovení priorit úkolů.
Obsahuje předem připravený diagram příčin a následků na bílé tabuli. Je plně přizpůsobitelný vašim potřebám – stačí rozložit složité problémy na mikroprocesy a identifikovat rizikové faktory. Zde je praktický příklad, jak diagram používat:
- Hlavní problém: Identifikujte hlavní problém, např. Prodej triček poklesl za poslední dva měsíce o 20 %.
- Hlavní příčiny: Pomocí spojovacích prvků rozveďte a propojte hlavní problém s příčinami, jako je nízká poptávka nebo slabá reklama.
- Hlavní příčiny: Propojte hlavní příčiny s hluboce zakořeněnými důvody vašeho problému. V našem příkladu mohou být příčinou agresivní reklamy konkurence nebo zastaralé designy triček.
Vytvořte tolik větví a spojů, kolik potřebujete, abyste se dostali k jádru problému. Využijte barevné kódování, abyste jasně rozlišili příčiny jednotlivých problémů a zdůraznili souvislosti pro svůj tým. Pokud chcete, můžete vytvořit úkol pro analýzu jednotlivých příčinných souvislostí a brainstorming možných řešení na stejné tabuli. 🧠
4. Šablona ClickUp pro analýzu kritické cesty
Šablona ClickUp Critical Path Analysis je ideální pro mapování úkolů, které jsou nezbytné pro včasné dokončení projektu, a těch, které lze odložit, pokud potřebujete přesunout zdroje, abyste dodrželi harmonogram. 📅
Pomocí kalendářového zobrazení šablony zkontrolujte nadcházející úkoly a upravte termíny jejich splnění přetažením koncové lišty úkolu. Zkontrolujte atributy úkolů pomocí vlastních polí, jako jsou Doba trvání, Realizační tým a Průběh.
V zobrazení Ganttova diagramu můžete vizualizovat závislosti, trvání a přestávky projektu pomocí barevného kódování. Dostupné možnosti zahrnují:
- Úkoly označené blokem s modrými diagonálními čarami znamenají, že úkol je dokončen.
- Šedé čáry se šipkami spojující úkoly označují vzájemné závislosti mezi nimi.
- Červený ovál symbolizuje úkol s blokující závislostí.
Když povolíte funkci Reschedule Dependencies (Přeplánovat závislosti), posunutí úkolu se závislostmi automaticky upraví plány následujících propojených úkolů.
Sledujte celé projekty v zobrazení podle oddělení, které seskupuje úkoly podle příslušných oddělení nebo dodavatelských týmů. Nebo můžete otevřít zobrazení seznamu, kde najdete přehledný seznam úkolů seřazených podle jejich stavu.
5. Šablona rozhodovací matice ClickUp Assumption Grid
Rozhodování může být opravdovou hlavolamem, ale s šablonou ClickUp Assumption Grid Decision Matrix Template se stanete profesionálem v jejich řešení! Tato šablona vám umožní prozkoumat různé možnosti daného problému tím, že zjednoduší předpoklady a vyhodnotí související nejistoty s týmy předtím, než učiníte rozumná rozhodnutí.
Kategorizujte nápady podle úrovně rizika na přehledné a vizuálně atraktivní tabuli. Pomocí vestavěného průvodce se orientujte v ose rizika pomocí předem připravených polí (kvadrantů), z nichž každé je barevně označeno tak, aby znázorňovalo více perspektiv:
- Žlutá: Jisté, vysoké riziko 💛
- Červená: Nejistá, vysoké riziko ❤️
- Zelená: Jisté, nízké riziko 💚
- Šedá: Nejisté, nízké riziko 🖤
Využijte Pool of Ideas ke spolupráci s týmem a uspořádejte příspěvky do karet. Jakmile vyhodnotíte rizika a jistoty, přesuňte je pomocí funkce drag-and-drop do příslušného pole.
Prozkoumejte zobrazení seznamu, kde uvidíte své úkoly seskupené podle stavu (k provedení, v procesu nebo hotové). Mnoho projektových manažerů považuje zobrazení tabule za pohodlnější pro rozhodování, protože zobrazuje komponenty diskuse jako přetahovatelné karty v jediném okně.
6. Šablona FMEA pro PowerPoint od SlideTeam
Chcete svému týmu sdělit plán analýzy způsobů selhání a jejich důsledků? Upoutejte jejich pozornost pomocí šablony FMEA PowerPoint od SlideTeam.
Pomocí ilustrativního nástroje projděte všechny kroky FMEA jeden po druhém a na závěr vytvořte přesvědčivý akční plán. Doporučujeme u každého kroku uvést popis a příklad s využitím tabulek pro jasnou vizualizaci.
Tato šablona obsahuje předem navržené snímky pro DFMEA a PFMEA s tabulkami a výsečovými grafy, stejně jako tabulku pro výpočet rizik FMEA, aby bylo možné prezentovat úrovně rizik přehledným a srozumitelným způsobem.
Tato šablona zaujme na první pohled bohatými ikonami a grafikou. Její padesát čtyři snímků lze přizpůsobit z hlediska obsahu, barevného schématu, velikosti textu a písma. Přidejte prvky, jako jsou tvary, grafy a obrázky, vložte poznámky Post-it pro zvýraznění důležitých bodů nebo přidejte sloupcové a čárové grafy pro zobrazení pokroku. 📊
7. Maticový graf PowerPoint pro interpretaci FMEA od SlideTeam
Vysvětlete svým posluchačům, jak předcházet potenciálním selháním, pomocí maticového grafu PowerPoint pro interpretaci FMEA od SlideTeam. Tato šablona s jedním snímkem vám pomůže posoudit závažnost a pravděpodobnost výskytu selhání a rozdělit priority do kategorií vysoká, střední nebo nízká, abyste mohli vytvořit účinný akční plán. 📈
Pomocí maticového grafu znázorněte závažnost rizika na stupnici od 1 (nízký dopad) do 10 (vysoký dopad) a míru výskytu od 1 (málo pravděpodobné) do 10 (velmi pravděpodobné). Váš tým bude vědět, které procesy upřednostnit, podle pokynů na pravé straně šablony pro potenciální selhání.
Přizpůsobte snímek tak, aby odpovídal konkrétním požadavkům podniku nebo publika. Změňte barevné schéma maticového grafu, přidejte nebo upravte textové položky nebo vložte ikony a tvary pro ilustraci kritických částí FMEA.
8. Šablona FMEA pro Excel od Visual-Paradigm
Milovníci tabulek nyní mohou dokumentovat proces FMEA na jednom listu pomocí šablony Excel FMEA od Visual-Paradigm. Obsahuje komplexní sekce pro každý krok FMEA spolu s otázkami, které slouží jako vodítko během celého procesu.
Šablona se skládá ze dvou hlavních částí: záhlaví a sloupců. Záhlaví obsahuje administrativní údaje, jako je název procesu, odpovědná osoba a datum, pro analýzu FMEA a sledování dokumentů. Sloupce v těle šablony jsou uspořádány hierarchicky, aby byly záznamy ve všech formulářích FMEA konzistentní.
V hlavní části listu se podívejte na zkoumaný proces, potenciální způsoby selhání, účinky a příčiny. Ohodnoťte závažnost, četnost výskytu a detekovatelnost na stupnici od 1 do 10 a vypočítejte RPN. 🧮
Tuto šablonu lze podle potřeby rozšířit o další sekce. Můžete například přidat další řádky, abyste mohli zahrnout další kroky procesu nebo komponenty produktu. Můžete také odstranit řádky, změnit rozložení tabulky nebo zvolit jiné písmo.
9. Šablona Excel pro analýzu způsobů selhání a jejich dopadů od GoLeanSixSigma
Pokud jste v provádění FMEA nováčky, šablona Excel Failure Mode & Effect Analysis Template od GoLeanSixSigma je skvělým místem, kde začít. Obsahuje samostatné listy s praktickými příklady implementace FMEA pro různé scénáře.
Tato šablona je plně editovatelná a obsahuje předem připravené otázky, které vám pomohou efektivněji vyplnit tabulku. Ať už pracujete ve finančnictví, zdravotnictví nebo pohostinství, nabízí vám přehled toho, co byste si měli v každé fázi FMEA poznamenat. K dispozici jsou také samostatné listy, které vysvětlují stupeň závažnosti, výskyt a stupnici detekce.
Šablona obsahuje záhlaví s přehledem procesů a hlavní tabulku s fázemi FMEA. Ačkoli neobsahuje nástroje pro spolupráci v reálném čase , můžete ji kdykoli sdílet se svými spolupracovníky prostřednictvím e-mailu.
10. Šablona pro analýzu způsobů selhání a jejich důsledků v Excelu od CIToolKit
Identifikujte jednotlivé kroky procesu, prozkoumejte příčiny selhání a vytvořte plány následných opatření pomocí šablony Excel Failure Mode and Effect Analysis Template od CIToolKit. Tato snadno použitelná šablona obsahuje předformátovanou tabulku FMEA, kterou lze upravit podle různých požadavků projektu.
Šablona podporuje pětistupňový proces FMEA. Předpokládejme, že provozujete podnik zabývající se rozvozem jídla. V takovém případě můžete identifikovat následující:
- Krok procesu: Jak se proces provádí? (přijímání objednávek)
- Potenciální způsob selhání: Jak může proces selhat? (chybí požadované informace)
- Potenciální dopad selhání: Jaký by byl dopad, pokud by došlo k selhání? (nesprávné pořadí)
- Potenciální příčiny: Co může způsobit selhání? (špatná pozornost)
- Aktuální kontroly: Jak tomu zabránit v budoucnu? (použijte kontrolní seznam pro přijímání objednávek)
Šablona obsahuje řádky pro závažnost, výskyt, detekci a nápravná opatření. Můžete odstranit nebo přidat řádky nebo změnit typografii tabulky tak, aby odpovídala vaší značce. 🔠
Detekujte, předcházejte a vyhrajte s těmito šablonami
Díky špičkovým šablonám zaměřeným na FMEA, které jsme představili, se můžete rozloučit s začínáním od nuly a přejít k efektivní analýze rizik a plánování opatření.
Pro větší pohodlí se podívejte do knihovny šablon ClickUp, která obsahuje více než 1 000 předem navržených, uživatelsky přívětivých šablon pokrývajících vše od projektové dokumentace a řízení až po implementaci nápravných akčních plánů. 🏇