Gemini Tasks, известен също като Gemini в Google Tasks, улеснява записването на напомняния.
Това е бърз начин да превърнете мимолетните си мисли в задачи.
В това ръководство ще ви покажем как да настроите Gemini Tasks ефективно.
Ще видите къде работи най-добре и как се интегрира в реалната работа, където сътрудничеството и контекстът са от решаващо значение.
Какво представляват Gemini Tasks?
Комбинацията Gemini + Google Tasks е функция на Google Workspace, базирана на изкуствен интелект, за управление на задачите ви. Тя е вградена в асистента Gemini и използва обработка на естествен език, което означава, че можете да създавате задачи само като говорите или пишете на обикновен английски.
Мислете за него като за асистент за продуктивност, който слуша вашите команди.
Когато помолите Gemini да създаде напомняне, то се свързва директно с вашия акаунт в Google Tasks. Този интегриран работен процес позволява безпроблемна синхронизация на задачите в Google Workspace, така че елементът от списъка с задачи, създаден с гласа ви, се появява автоматично в Google Calendar.
Основната му цел е да улесни личната продуктивност на всеки, който вече използва приложенията на Google.
📖 Прочетете още: Най-добрите приложения за напомняния, за да сте в крак с задачите си
Как да свържете Google Tasks с Gemini
Чували сте за използването на изкуствен интелект за задачи, но се притеснявате, че настройването му ще ви докара главоболие.
Това често спира хората, още преди да са започнали. Резултатът? Те пропускат удобството, което AI може да им предложи.
Свързването на Google Tasks с Gemini е изненадващо лесно и ви спестява тази досада. Интеграцията позволява на Gemini да чете, създава и променя елементи във вашия списък с задачи в Google Tasks.
За повечето хора, които използват Google за управление на проекти, тази връзка е автоматична. Въпреки това, притежателите на лични акаунти може да се наложи да я активират в настройките си.
Стъпка 1: Влезте в Gemini
Първо, отидете на gemini.google.com или отворете приложението Gemini на телефона си. Всичко, което трябва да направите, е да влезете с вашия Google акаунт. Тази проста стъпка за удостоверяване автоматично свързва основните функции.
Ако използвате фирмен акаунт, може да се наложи администраторът да одобри разширенията първо. За повечето потребители тази стъпка отнема по-малко от минута.
Стъпка 2: Свържете Google Workspace
След като влезете в профила си, намерете менюто с настройки и потърсете разширенията. Трябва да активирате разширението Google Workspace, за да дадете на Gemini разрешение за достъп до другите си приложения. Това е ключът, който отключва пълния му потенциал.
Ето какво позволявате на Gemini да прави:
- Достъп до Google Tasks: Може да създава, чете и променя вашите списъци със задачи.
- Синхронизация с Google Calendar: Всяка задача с краен срок ще се появи в календара ви.
- Интеграция с Gmail: Можете да създавате задачи директно от съдържанието на вашите имейли.
Ако някога промените решението си, можете да деактивирате тези разрешения в настройките на профила си в Google по всяко време.
📮 ClickUp Insight: 45% от участниците в нашето проучване казват, че държат отворени раздели с информация, свързана с работата, в продължение на седмици. За други 23% тези ценни раздели включват AI чат низове, пълни с контекст.
По принцип, огромното мнозинство изнася паметта и контекста си в нестабилни раздели на браузъра. Повторете след нас: Разделите не са бази на знания. 👀
ClickUp BrainGPT променя правилата на играта.
Това супер приложение с изкуствен интелект ви позволява да търсите в работното си пространство, да взаимодействате с множество модели с изкуствен интелект и дори да използвате гласови команди, за да извличате контекст от един интерфейс. Тъй като MAX се намира на вашия компютър, то не заема място в табовете и може да запазва разговорите, докато не ги изтриете!
Как да добавяте задачи и напомняния с Gemini
Ако сте уморени да кликате през безкрайни менюта, само за да добавите проста задача, създаването на задачи ще ви се струва като досадна работа и ще го избягвате.
Красотата на Gemini е, че замества досадните кликвания с подсказки за разговор.
Просто кажете или напишете какво трябва да се направи и AI асистентът ще интерпретира вашата заявка. Макар това да изглежда като магия за прости напомняния, интерпретацията на AI понякога може да не е точна при по-сложни заявки.
💡Съвет от професионалист: Ако търсите готови за употреба подсказки, за да ускорите работния си процес с Gemini, разгледайте шаблона Gemini Prompts на ClickUp, който предлага 600 AI Gemini подсказки за бизнес и продуктивност.
Добавяне на задачи с конкретни подробности
Можете да добавяте задачи с дати, часове и бележки, като просто кажете какво искате. Естественият езиков анализ на Gemini разбира подробностите и ги попълва за вас. Това работи чудесно за прости, лични задачи, които не изискват много контекст.
Опитайте някои от тези подсказки, за да видите как работи:
- „Добавете задача да се обадите на зъболекаря утре в 14:00 ч.“
- „Напомни ми да подам тримесечния отчет до петък“
- „Създайте задача за пазаруване на хранителни продукти с бележка да купите мляко и яйца“.
Макар това да е идеално за лични напомняния, ще откриете, че добавянето на контекст на проекта, възлагането на задачи на колега или задаването на зависимости изисква друг инструмент.
🌼 Знаете ли, че: Освен прости напомняния, Gemini Agents вече могат да изпълняват многоетапни работни процеси във вашите приложения, като например проучване на пътуване и автоматично изготвяне на маршрут в Doc. За разлика от стандартните чатботове, тези агенти могат да навигират в уеб браузъри на живо и да използват „мислителни подписи“, за да останат на път по време на сложни, дългосрочни проекти. Те по същество действат като проактивна работна сила, преминавайки от просто отговаряне на въпроси към самостоятелно изпълнение на вашия списък със задачи.
Добавяне на задачи въз основа на контекста на разговора
Били ли сте някога на среща и сте имали страхотна идея, но сте я забравили малко по-късно? Това се случва, когато идеите ви са отделени от работата ви. Gemini се опитва да реши този проблем, като ви позволява да създавате задачи директно от текущите си разговори.
Ако обсъждате проект, можете просто да кажете: „Добави тази точка като задача“. Това е удобно за записване на действия по време на сесия за мозъчна атака.
Как да преглеждате и актуализирате задачите си в Gemini
Можете да видите задачите си, като попитате Gemini директно, отворите приложението Google Tasks или проверите календара си в Google. Gemini ще ви прочете списъка с задачи по ваша команда, но това не замества истинския табло за проекти.
Показване на предстоящи задачи и напомняния
За да получите представа за графика си, можете да зададете прости въпроси на Gemini. Той извлича информация от Google Tasks и я представя в разговорна форма.
Ето няколко съвета, които можете да опитате:
- „Какви задачи имам тази седмица?“
- „Покажи ми напомнянията ми за днес. ”
- „Какво има в списъка ми със задачи?“
Моля, имайте предвид, че резултатите са изцяло текстови. Няма да получите визуална времева линия, Kanban табло или матрица с приоритетен списък, които да ви помогнат да организирате работата си.
📖 Прочетете още: Визуално управление на задачите: инструменти и стратегии
Редактиране или изтриване на съществуващи задачи
По същия начин, по който създавате задачи с гласа си, можете да ги променяте. Можете да променяте крайните срокове, да маркирате елементи като изпълнени или да ги премахнете напълно.
Например, можете да кажете:
- „Промени задачата за посещението при зъболекаря за четвъртък. ”
- „Изтрийте напомнянето за пазаруване на хранителни продукти. ”
- „Отбележете задачата за тримесечния отчет като изпълнена. ”
Gemini се нуждае от достатъчно контекст, за да разбере за коя задача става дума. Ако трябва да редактирате или преорганизирате няколко задачи едновременно, ще трябва да го направите ръчно в приложението Google Tasks. Gemini понастоящем не поддържа масови действия.
📖 Прочетете още: Как да използвате Gemini в Gmail за по-умно управление на имейлите
Как да автоматизирате задачи с Gemini Scheduled Actions
Ръчното създаване на едни и същи повтарящи се задачи всяка седмица е загуба на време и усилия.
Например, може да имате седмичен доклад, който да подадете, или ежедневно събрание, за което да се подготвите, и забравянето на тези повтарящи се задачи може да доведе до проблеми. Отворете Gemini (уеб или приложение).
✅ Дайте указания за планиране. Трябва да бъдете конкретни относно какво и кога.
- „Всяка сутрин в 8:00 ч. обобщавайте непрочетените ми имейли и показвайте първите ми три събития в календара.“
- „Всеки петък в 16:00 ч. ме питайте за седмичните ми постижения и изготвяйте имейл с отчет за състоянието на работата ми до моя мениджър. ”
- „Всеки понеделник в 9:00 ч. ми дай 5 идеи за блог публикации за моя проект. “
✅ Потвърдете действието: Gemini ще покаже обобщение на графика. След това можете да го редактирате или коригирате според нуждите си.
✅ Управление на действия: Можете да ги намерите в Настройки > Планирани действия. Оттам можете да ги спрете, редактирате или изтриете.
Това създава фалшиво усещане за автоматизация. Все още ви липсва възможността да свържете действията между различните си инструменти. Истинската автоматизация на работния процес включва тригери, условия и действия, които движат работата напред.
| Повтарящи се напомняния | ✓ | ✓ |
| Действия, базирани на тригери | ✗ | ✓ |
| Работни процеси с различни инструменти | ✗ | ✓ |
| Условна логика | ✗ | ✓ |
| Задачи на екипа | ✗ | ✓ |
Ограничения на Gemini Tasks: къде се проваля
Опитахте да използвате Gemini за екипен проект и сега всичко е малко хаотично.
Задачите са разпръснати. Никой не знае кой за какво отговаря, а списъкът ви със задачи е напълно отделен от плана на проекта.
Този хаос е пряк резултат от използването на инструмент за лична продуктивност за съвместна работа.
Gemini + Google Tasks е наистина полезно за лични напомняния. Но не е предназначено за управление на проекти с екипи, срокове и взаимосвързани части. Ето къде се проявяват недостатъците му:
- Липса на ясна организация на проектите: Задачите са просто списък. Те плават в празнота, без връзка с по-големите проекти, етапи или цели, които трябва да подкрепят.
- Фокус върху един потребител: Няма начин да се справяте с управлението на задачите, да проследявате напредъка на съвместната работа или да управлявате сътрудничеството в екипа и споделените работни натоварвания.
- Ограничена видимост: Не можете да видите цялостната картина. Няма табла, отчети или изгледи за проследяване на напредъка, които да ви покажат в какъв етап се намира проектът.
- Загуба на контекст: Изкуственият интелект не запазва историята на проекта и не разбира взаимоотношенията между различните задачи, което води до огромно разширяване на контекста, което коства на работниците 23 минути на прекъсване, за да възвърнат концентрацията си.
- Без зависимости: Не можете да свързвате задачи, които трябва да бъдат изпълнени в определен ред, което прави невъзможно създаването на надеждни работни процеси.
📖 Прочетете още: Как да използвате Gemini в Google Docs за по-добро писане
Защо ClickUp Brain превъзхожда Gemini Tasks по отношение на продуктивността на екипа
Личните AI асистенти са страхотни за записване на идеи.
Въпреки това, продуктивността на екипа често се нарушава по-късно, когато тези идеи трябва да бъдат превърнати в споделена, координирана работа.
Задачите са създадени, но контекстът се намира другаде. Решенията са в бележките от срещите. Последващите действия изчезват в чата. Проектите се забавят не защото хората забравят, а защото работата губи своята свързваща тъкан.
Тук влиза в игра конвергентното AI работно пространство, като ClickUp, една платформа, в която съжителстват проекти, документи, разговори и анализи.
С контекстуална изкуствена интелигентност, като ClickUp Brain, вградена като интелигентен слой, който разбира вашата работа, тя ефективно решава проблема с разрастването на работата, известен още като фрагментиране на работните дейности в SaaS приложения, които не комуникират помежду си.
Когато изкуственият интелект разбира цялото работно пространство, работата остава свързана
Производителността се подобрява, когато изкуственият интелект разбира повече от едно-единствено подсказване или гласова команда. Той трябва да знае към кой проект принадлежи дадена задача, кой документ я обяснява, кой е собственикът на работата и какво зависи от нея по-нататък.
В конвергентното AI работно пространство на ClickUp този контекст вече съществува. Задачи, документи, чат, календари и цели се намират в една система. ClickUp Brain работи в цялата система, свързвайки работата, вместо да я фрагментира.
Срещите се превръщат директно в задачи за действие
Срещите са мястото, където се създава контекстът и често мястото, където той се губи. Записват се бележки, но задачите за действие са разпръснати в различни инструменти. Инструмент като Gemini изисква допълнителна настройка, когато се опитвате да свържете този контекст с вашите задачи.
С AI Notetaker на ClickUp срещите се записват автоматично. Решенията, последващите действия и ключовите точки от дискусиите се записват в момента, в който се случват. ClickUp Brain след това преобразува тези бележки в структурирани задачи и подзадачи, които вече са свързани с правилния проект, документ и хора.
Резултатът е прост. По-малко ръчно почистване, ясна отговорност и по-бързо изпълнение!
📖 Прочетете още: Как да подобрите сътрудничеството на работното място
Документи, чат и задачи, които се подсилват взаимно
Работата протича по-бързо, когато знанията, комуникацията и изпълнението са свързани.
Като конвергентно AI работно пространство, ClickUp ви предоставя пълен набор от функции. ClickUp Docs не са статични файлове. Те са пряко свързани със задачите, които поддържат. ClickUp Chat поддържа разговорите свързани с реалната работа, а не разпръснати в отделни канали.
ClickUp Brain работи и с двете. Може да обобщава документи, да извлича задачи за действие, да отговаря на въпроси в чата и да превръща разговорите в задачи, без да губи контекста. Вместо да обясняват отново работата, екипите продължават да напредват.
AI агенти, които действат в контекста
След като работата е структурирана, AI и автоматизационните функции на ClickUp се задействат, за да помогнат за намаляване на ръчния труд.
С ClickUp Automations задачите могат да се разпределят въз основа на ролята или натоварването, което позволява по-ефективно разпределение на задачите. Промените в статуса могат да задействат предаване на задачи. Крайните срокове могат автоматично да уведомяват съответните лица.
За по-сложни работни процеси задачите могат да бъдат делегирани на Super Agents за проследяване, отчитане или изпълнение. Тъй като агентите вече разбират работната среда, вашата работа протича безпроблемно!
Една платформа, един слой интелигентност
ClickUp също така предоставя достъп до множество AI модели в Brain, което позволява на екипите да избират подходящата интелигентност за задачи като писане, планиране, анализ или изпълнение.
Можете също да споменете @brain навсякъде – в задачи, документи, коментари или чат – и да получите отговори, основани на реалния контекст на проекта, интегрираните приложения и дори знания от интернет.
Разликата е ясна. Обикновената изкуствена интелигентност ви помага да запомните неща. Контекстуалната изкуствена интелигентност помага на екипите да работят.
Чрез обединяването на задачи, документи, чат, автоматизация и ClickUp Brain, ClickUp се превръща в цялостна работна платформа, задвижвана от изкуствен интелект, където идеите не само се записват. Те се изпълняват.
Каква е разликата между Gemini Tasks и специализирано приложение за управление на задачи като ClickUp?
Основната разлика се състои в личните напомняния и управлението на екипни проекти. Макар и двете да използват изкуствен интелект за създаване на задачи, тяхната цел и възможности са коренно различни.
| Създаване на задачи чрез AI | ✓ | ✓ |
| Организация на проекти | ✗ | ✓ |
| Сътрудничество в екип | ✗ | ✓ |
| Зависимости между задачите | ✗ | ✓ |
| Множество изгледи (списък, табло, календар, диаграма на Гант) | ✗ | ✓ |
| Персонализирани полета и работни процеси | ✗ | ✓ |
| Свързана документация | ✗ | ✓ |
| Отчети и табла | ✗ | ✓ |
| Автоматизация на работния процес | Ограничено | ✓ |
📖 Прочетете още: Техники за изкуствен интелект: овладяване на машинно обучение, дълбоко обучение и NLP
Направете повече с ClickUp!
Нека бъдем ясни: Gemini Tasks е фантастичен инструмент за това, за което е създаден – записване на бързи лични напомняния и задачи с гласа ви.
Естественият езиков интерфейс е безпроблемен и е чудесен пример за това как изкуственият интелект може да улесни ежедневието. ✨
Но когато става въпрос за управление на реална работа, личните AI асистенти имат ограничения.
Бързо ще разберете, че за да бъдете продуктивни, не е достатъчно само да имате списък със задачи. Необходими са задачи, които са свързани с проекти, екипи и цели.
Търсенето на „как да използвате Gemini Tasks“ често завършва с откритието, че ви е необходим инструмент, създаден за сътрудничество, а не само за разговори.
Подходящият подход зависи от вашите нужди. За екипи, които са готови да преминат от лични списъци със задачи към свят на свързано, задвижвано от изкуствен интелект управление на работата, ClickUp е готов да помогне.
Започнете безплатно с ClickUp и усетете разликата на едно наистина интегрирано работно пространство, където изкуственият интелект разбира целия контекст на вашия проект, а не само отделни задачи.
Често задавани въпроси
Gemini Tasks се синхронизира по подразбиране с приложенията на Google Workspace, като Tasks и Calendar, но не се интегрира директно с софтуер за управление на задачи на трети страни. Вашите задачи ще останат в екосистемата на Google, освен ако не ги преместите ръчно.
Вашите данни се регулират от политиката за поверителност на Google. За стандартните потребители на Gemini Google може да използва разговорите, за да подобри продуктите си. Въпреки това, за потребителите на Workspace Enterprise/Business с добавката Gemini Google изрично заявява, че данните не се използват за обучение на моделите им.
Макар Google Tasks да позволява „споделени списъци“ (записани в група или пространство), способността на Gemini да взаимодейства с тези споделени списъци в момента е много ограничена в сравнение с личните списъци. Той не може да „възложи“ задача на колега чрез гласова команда.
Gemini Tasks се използва предимно за създаване на лични напомняния и индивидуални задачи чрез команди на естествен език. Синхронизира се с Google Tasks и Calendar, за да подпомага личната продуктивност.
Gemini Tasks подходящ ли е за продуктивността на екипа? Gemini Tasks не е предназначен за продуктивността на екипа. Липсват му основни функции като възлагане на задачи, видимост на споделени проекти, зависимости и съвместни работни процеси, от които екипите се нуждаят, за да работят ефективно.
Основните ограничения са липсата на функции за сътрудничество в екип, липсата на структура на проектите, липсата на зависимости между задачите, ограничената автоматизация и липсата на функции за отчитане или табло.
Да, ClickUp може да се справи с всичко, което прави Gemini Tasks, като например създаване на задачи с помощта на изкуствен интелект, като същевременно предоставя и цялостен набор от функции за управление на проекти, сътрудничество в екип, автоматизация и отчитане. Това го прави подходящ както за лична, така и за екипна продуктивност.