Нашето проучване за използването на AI показва, че 88% от хората използват AI инструменти на работа. Въпреки това, само 12% действително използват AI функции, вградени в инструменти за продуктивност.
Защо? Защото тези самостоятелни AI инструменти не разполагат с контекста, който да ви помогне да свършите работата си.
С прости думи:❗️Те са изолирани от работните процеси и данните, които определят ежедневните задачи❗️Тази разединеност води до фрагментирани преживявания и ограничена практическа стойност.
ClickUp Brain, AI асистентът на ClickUp, е проектиран да се справя с тези добре познати ситуации. Той се грижи за натоварената работа, за да можете да се съсредоточите върху решенията, а не върху дребните детайли.
Имате нужда от кратко описание на проекта въз основа на обсъжданията от срещата миналата седмица? Готово за секунди. Разхвърлени бележки от срещата? Организирани без усилие. Задачите се натрупват? Приоритизирани незабавно. Всичко това, без да се налага да отваряте друг раздел и да обяснявате работата си отново!
Искате да научите как да използвате ClickUp AI, за да превърнете работния си ден в успех, а не в мъчение? Тази публикация в блога ще ви помогне.
⏰ 60-секундно резюме
- Самостоятелните AI инструменти работят в изолирани системи, което изисква допълнителни усилия за прилагане на знанията в реалната работа.
- ClickUp AI е вграден директно във вашето работно пространство и предоставя препоръки и автоматизация в реално време, без да се налага да сменяте инструменти.
- Автоматизирайте писането, управлението на задачите и планирането на проекти с генериране на съдържание, обобщения и интелигентни предложения, базирани на изкуствен интелект.
- Получавайте ключова информация незабавно с управление на знанията, задвижвано от AI – вече не е нужно да претърсвате безкрайни документи и низове.
- Опростете работните процеси с автоматизация, задвижвана от AI, от задаване на задачи до актуализации и проследяване на проекти.
- Спестете време и намалете натовареността, като обобщавате задачите, генерирате отчети и транскрибирате срещи без усилие.
- Работете по-умно, а не по-усилено — ClickUp AI оптимизира работния ви процес, за да можете да се съсредоточите върху значима работа.
Какво е ClickUp AI?
ClickUp AI, известен също като ClickUp Brain , е вашият вграден асистент за продуктивност, създаден да ускори и улесни работата ви, без да се налага да използвате отделни AI инструменти. Тъй като е напълно интегриран в ClickUp, той разбира задачите, документите и работните процеси на вашия екип и ви дава по-умни предложения в реално време.
С автоматизираните обобщения и автоматизацията на работните процеси ще прекарвате по-малко време в натоварена работа и повече време в това, което наистина има значение. Накратко, ClickUp AI се адаптира към начина, по който работите. Независимо дали изготвяте маркетингово съдържание, обмисляте идеи или обобщавате сложни проекти, той предоставя персонализирани информации, за да продължите да напредвате.
➡️ Прочетете още: Разликата между машинно обучение и изкуствен интелект
Основни функции на ClickUp AI
AI захранва всеки аспект на ClickUp, от вашите персонализирани полета до автоматизацията. Но ако трябва да изберем три основни функции, ето какво препоръчваме:
1. AI Writing Assistant
Заседнали сте на черновата? ClickUp Brain ви помага да пишете, редактирате и превеждате различни видове съдържание, като бележки от срещи, имейли или публикации в блогове. Той може също така:
- Поправете правописа и граматиката, коригирайте тона и генерирайте идеи, когато ви липсват такива.
- Обобщавайте дълги документи мигновено
- Форматирайте съдържанието, за да бъде ясно и структурирано
- Създайте таблици за структурирани данни
- Генерирайте шаблони за AI, които могат да се използват многократно, за да поддържате последователност между проектите.
2. AI Knowledge Manager
ClickUp Brain е като цифрова банка за памет. Той бързо сканира работното ви пространство и извлича нужната информация, като подробности за проекти, бележки от срещи или заявки от клиенти.
Да предположим, че сте на среща:
- Помолете ClickUp Brain да извлече ключови решения и релевантни данни от минали дискусии, без да превключвате раздели.
- Когато клиент поиска актуализация, можете да помолите ClickUp Brain да извлече бързо най-новия статус на проекта и ключовите етапи.
- Използвайте ClickUp Brain, за да обобщавате автоматично сложни документи
📮ClickUp Insight: Наскоро открихме, че около 33% от работниците в сферата на знанието изпращат съобщения на 1 до 3 души дневно, за да получат необходимата им информация.
Ами ако имахте цялата информация документирана и лесно достъпна? С AI Knowledge Manager на ClickUp Brain на ваша страна, превключването на контекста става нещо от миналото. Просто задайте въпроса директно от работното си пространство и ClickUp Brain ще извлече информацията от работното ви пространство и/или свързани приложения на трети страни!
3. AI Project Manager
Бихте ли предпочели да имате личен проектен мениджър, който да поддържа проектите ви в движение без ръчно усилие? AI Project Manager на ClickUp революционизира производителността, като автоматизира задачите по управление на проекти и опростява работните процеси. От генериране на standups, актуализации на задачи и подзадачи до създаване на подробни планове за проекти и проследяване на напредъка, той гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато.
Той може да ви помогне с:
- Разпределяне на задачи: Предлага подзадачи и помага за оптимизиране на създаването на задачи.
- Приоритизиране на задачите: Организирайте и управлявайте задачите ефективно въз основа на нивата на приоритет на задачите си или за да генерирате информация за по-добро вземане на решения.
- Прогнози за времевата линия: Помогнете за създаването на подробни планове и времеви линии за проектите, като използвате подсказки и исторически данни.
➡️ Прочетете още: ClickUp AI срещу Notion AI: Кой AI инструмент е най-добър?
Как да използвате ClickUp AI?
Готови ли сте да направите работния си ден продуктивен? Ето как AI асистентът на ClickUp може да ви помогне:
👉🏽 Забележка: Можете да получите безплатен достъп до ClickUp AI, но с определени ограничения на функциите. За разширени AI възможности изберете платен план – от 7 долара на месец.
1. Стартирайте от всяка точка в ClickUp
ClickUp Brain е интегриран в цялата платформа. Това означава, че можете да получите достъп до AI от практически всяка част на платформата. Ето как:
- Достъп до лентата с инструменти: Иконата на ClickUp AI е винаги в лентата с инструменти, готова да ви помогне незабавно.
- Бутон „Попитай AI“: Наличен в „Задачи“, „Документи“, „Коментари“ и „Чат“, за да можете да задавате въпроси на AI точно там, където ви трябват.
- Плаваща икона AI: Когато не сте в задача или документ, потърсете иконата AI в долния десен ъгъл за бърз достъп, без да превключвате екрани.
⚠️ Не сте сигурни какво да попитате? ClickUp AI идва с предварително проектирани подсказки, които ще ви помогнат да започнете бързо. Няма нужда да се учите на инженерство на подсказки. Изберете и усъвършенствайте подсказката и оставете AI да свърши тежкия труд.
2. Създавайте и управлявайте задачи
ClickUp Brain генерира задачи незабавно от документи, коментари, коментари в пощенската кутия, чат съобщения и дори бели дъски.
Поставете курсора върху коментар или съобщение и изберете иконата ClickUp AI. След това кликнете върху Създаване на задача с AI.
ClickUp Brain може да ви помогне:
✅ Създайте задачата в подходящия списък и пространство
✅ Напишете ясен заглавие и описание, богати на контекст.
✅ Свържете го с оригиналния коментар
ClickUp Brain също така изготвя описания на задачите, за да може екипът ви да знае точно какво да прави.
Освен това, той разделя големите задачи на подзадачи. Просто отворете задачата и кликнете върху опцията генериране на подзадачи под заглавието на задачата. Можете да преименувате всяка подзадача и да отмените избора на нежеланите, като кликнете върху отметката до тях.
3. Задавайте въпроси за задачите и документите
Вместо да се ровите в безкрайни задачи, докато управлявате множество проекти, екипи или заинтересовани страни, ClickUp Brain позволява на проектните мениджъри да получават незабавни отговори в реално време въз основа на данните за задачите.
Това е идеалната функция за балансиране на спешната работа с по-големите цели. 🔭
📌 Примери за подсказки:
- Кои са най-спешните задачи в моите проекти?
- На кои срокове трябва да се фокусирам днес?
- Кои задачи са просрочени?
- Кои задачи все още са отворени и възложени на моя екип?
4. Обобщавайте задачи, документи и коментари
Дългите задачи, безкрайните документи и безкрайните коментари затрудняват намирането на важната информация. ClickUp Brain незабавно обобщава ключовите моменти, за да получите най-важните актуализации, без да се налага да превъртате.
Например, излиза актуализация на проект и изведнъж се появяват над 30 коментара, в които се обсъжда препятствие. Крайни срокове, решения и действия? Важни детайли като крайни срокове и действия се губят в процеса. За да поправите това, кликнете върху Обобщение с AI и за секунди ще получите:
✅ Общ преглед на проекта
✅ Взето ключово решение
✅ Следващи стъпки
✅ Действия
Можете също да накарате ClickUp Brain да:
- Идентифицирайте пречки, рискове и приоритети: обобщете задачите си, за да видите какво забавя напредъка.
- Обобщавайте документи без усилие: AI изготвя обобщение на документите и го вмъква като подзаглавие на документа за лесно справяне.
- Проследявайте напредъка незабавно: актуализациите, генерирани от AI, подчертават промените в приоритетите на задачите, крайните срокове и сътрудничеството в екипа за секунди.
- Обобщавайте чат съобщения или актуализации от канали: Помолете AI да ви информира за актуализациите от определен период.
📌 Примери за подсказки:
- Обобщете последните актуализации по задачата за преработване на уебсайта.
- Обобщете този документ с изискванията към продукта в ключови решения и действия.
- Дайте ми кратък преглед на напредъка на този спринт.
- Обобщете какво се е променило в тази задача през изминалата седмица.
5. Напишете чернови на имейли, блог публикации или доклади
Написването на всякакви съобщения отнема време, а фината настройка за яснота само увеличава натоварването ви.
ClickUp Brain ускорява този процес, като генерира структурирани чернови, резюмета и доклади въз основа на вашите нужди. Усъвършенствайте текста, генериран от AI, вместо да започвате от нулата.
Ето как ви помага:
- Имейли: Генерирайте професионални имейли за актуализации на проекти, комуникация с клиенти или вътрешни съобщения.
- Блог публикации: Създавайте конспекти или пълни чернови въз основа на конкретна информация
- Отчети: Извличайте ключови заключения от дискусии или данни и ги форматирайте в структурирани отчети.
- Бележки от срещи: Обобщете ключовите изводи от срещите за справка.
- Редактиране и пренаписване: Помолете AI да усъвършенства черновия вариант или да го направи по-лесен за четене с помощта на точки, подзаглавия и по-къси параграфи.
📌 Примери за подсказки:
- Напишете имейл, с който да информирате заинтересованите страни за графика на проекта.
- Обобщете дискусията от тази среща в конкретни действия.
- Създайте план за блог публикация за подобряване на производителността на работното място.
6. Превеждайте и локализирайте съдържанието си
Комуникацията с глобални екипи и клиенти е трудна, когато съдържанието трябва да бъде адаптирано за различни езици и културни контексти.
ClickUp Brain се включва като ваш преводач, задвижван от изкуствен интелект. В момента поддържа 12 езика, включително английски, френски, испански, немски, корейски, арабски и други.
Можете да:
- Преобразувайте имейли и документи на различни езици с едно кликване
- Адаптирайте тона, изразяването и културните нюанси за различни целеви аудитории.
📌 Примери за подсказки:
- Преведете тази актуализация за клиента на испански език с официален тон.
- Преведи този маркетингов имейл/рекламен текст на френски, като запазиш разговорния стил.
- Локализирайте този продуктов наръчник за немски клиенти.
7. Транскрибирайте гласови клипове
Вие сте на среща, записвате гласови бележки в движение или получавате аудио актуализация от колега. По-късно трябва да преиграете клипа няколко пъти, за да уловите ключовите детайли – бавен и досаден процес.
ClickUp Brain може лесно да транскрибира гласови клипове, преобразувайки ги в текст за лесно преглеждане, редактиране и споделяне на информация.
Можете също да зададете повторен въпрос на AI, за да получите точно информацията, от която се нуждаете. Например, попитайте: Тези бележки от срещата включват ли някакви задачи за мен или моя екип?
🎤 Някои практични приложения:
- Записи от срещи: Преобразувайте дискусиите в бележки и точки за действие.
- Сесии за мозъчна атака: Записвайте и структурирайте ключови идеи от устни бележки
- Обратна връзка от клиенти: Превърнете вербалните наблюдения в практически препоръки
8. Получавайте отговори, специфични за дадена роля
Намирането на подходящи актуализации, отчети и информация за различните заинтересовани страни често означава пресяване на безкрайни данни.
ClickUp Brain ви улеснява тази задача. Той се позовава на заглавието на вашия профил, сканира документите и задачите в работната среда, до които имате достъп, и извлича само най-релевантната информация, за да получите точно това, от което се нуждаете.
Ето какво сканира AI за всяка роля:
🚀 Проектни мениджъри: Задачи и отчети, подчертаващи потенциални пречки
👥 Ръководители на екипи: Неизпълнени задачи и лицата, на които са възложени
📊 Ръководители: Ясна картина на резултатите и крайните срокове
💬 Търговски екипи: Билети и коментари за идентифициране на често срещани проблеми
💻 Разработчици: Неразрешени проблеми и ги подрежда по спешност
➡️ Прочетете повече: Как да използвате AI за подобряване на ефективността на работното място
9. Създавайте персонализирани автоматизации, използвайки естествен език
Последното нещо, което искате да правите като ръководител на екип, е ръчно да актуализирате прости задачи, които възникват ежедневно/ежеседмично/често.
Интуитивният AI Builder на ClickUp прави всичко това за вас. Напишете какво ви е необходимо на обикновен език и ClickUp Brain ще конфигурира автоматизацията във всеки Space, Folder или List.
📌 Някои примери за автоматизация :
- Напредък на задачите: Когато дадена задача е маркирана като „Завършена“, преместете я в „Преглед“ и я възложете на QA
- Проследяване на проекти: Автоматично актуализирайте статуса на проекта, когато 80% от задачите са изпълнени
- Уведомления за екипа: Изпратете уведомление в Slack, когато бъде добавена задача с висок приоритет
- Задачи: Когато бъде подадена нова маркетингова заявка, автоматично я присвойте на екипа за съдържание.
⚠️ Не забравяйте: Не всички автоматизации работят перфектно от самото начало. ClickUp Brain ви помага да изясните стъпките и да усъвършенствате инструкциите, за да гарантирате, че автоматизацията ви работи безпроблемно.
➡️ Прочетете още: Най-добрите AI инструменти за сътрудничество, които можете да използвате
Незабавни обобщения на срещи и задачи за действие
AI бележникът на ClickUp може да ви помогне да оптимизирате работните процеси по време на срещи, като автоматично транскрибира и обобщава дискусиите и извлича практическите елементи. Той облекчава тежестта на ръчното водене на бележки, позволявайки на участниците да се съсредоточат върху разговора!
- Автоматизирано обобщаване: AI генерира кратко обобщение на ключовите точки, обсъдени в частен ClickUp Docs.
- Действия: Идентифицира и извлича действия от транскрипта, което улеснява последващите действия.
- Интеграция с ClickUp Tasks: Действията и обобщенията могат да бъдат безпроблемно интегрирани в съществуващи или нови ClickUp Tasks и работни процеси.
AI агенти в ClickUp
Чат агентите в ClickUp са проектирани да обработват самостоятелно запитвания и да изпълняват действия въз основа на заявки от членове на екипа. Тези агенти проявяват автономност, реактивност и проактивност, което им позволява да вземат решения, да се адаптират към промени в реално време и да поемат инициатива за постигане на конкретни цели.
Сред типовете агенти, Answers Agent отговаря на въпроси в каналите, използвайки определени източници на знания, докато Triage Agent гарантира, че задачите са подходящо свързани с релевантни канали въз основа на определени критерии. Потребителите могат да създават или персонализират тези агенти в ClickUp Chat, като достъпят иконата „светкавица”, което им позволява да определят условия, инструменти и източници на знания за персонализирани действия.
Забележка: Агентите са достъпни в бета версия към датата на публикуване на тази статия.
Как да внедрите ClickUp AI във вашия работен процес?
Сега, когато знаете какво могат да правят инструментите на ClickUp AI, е време да ги интегрирате в работното си пространство.
ClickUp Brain се адаптира към всеки работен процес, независимо дали управлявате проекти, провеждате маркетингови кампании или проследявате инженерни задачи.
Например, Джейми е ръководител на проектен екип, отговорен за планирането и изпълнението на множество проекти в различни екипи. Най-големите предизвикателства:
🛑 Бавно планиране на проекти: Постоянно обсъждане за финализиране на графиците и крайните резултати
🛑 Сложни задачи: Ръчно проверяване на наличността и балансиране на натоварването
🛑 Отнемащи време срещи за обсъждане на състоянието: Решенията и действията се губят в дълги чат низове.
🛑 Хаотично проследяване на напредъка: Ръчното проследяване и безкрайните вериги от имейли усложняват нещата.
За да продължи да изпълнява задачите си без забавяния, тя се обръща към ClickUp Brain. Ето как той оптимизира работните й процеси без усилие:
1. Направете мозъчна атака и напишете план за проекта за минути
За стартирането на нов проект – преработване на уебсайт – Джейми се нуждае от структуриран план на проекта с график, резултати, рискове и етапи.
Ето как изглежда процесът с AI на ClickUp:
- Отваря се нов ClickUp Doc
- Използвайте функцията Write with AI (Пишете с AI)
- Въведете подробно указание в текстовото поле
📌 Примерна подсказка: Създайте план за проект за преработване на уебсайт. Включете ключови етапи, срокове, обхват на работата и потенциални рискове. Направете го подходящ за маркетингов екип и проектен мениджър.
- AI генерира структуриран план, обхващащ резултати, крайни срокове, зависимости и оценки на риска.
- Джейми преглежда и усъвършенства плана за минути, а не за часове.
Джейми може също да постави предишен проектен план в AI прозореца и да попита: Използвайте следния проектен план като шаблон и го усъвършенствайте за нашия нов проект.
💡 Професионален съвет: След като въведете плана на проекта в ClickUp Doc, споделете го с екипа, за да получите обратна връзка. Можете също да го превърнете в уики, което да служи като основен източник за подробности за проекта, указания и ключови актуализации.
2. Създавайте и възлагайте задачи от плана на проекта
След това превърнете плана в изпълними задачи за екипа.
В документа на ClickUp Джейми подчертава ключовите действия в документа, като например „Създаване на wireframes и дизайн макети“. ClickUp Brain създава задачата и я свързва обратно с документа, като поддържа всичко свързано и включва подробности като статус, изпълнител и приоритет.
Освен това, AI на ClickUp бързо генерира описание на задачата с важни подробности, което тя преглежда и усъвършенства, преди да го финализира.
📌 Примерна подсказка: Създайте подробно описание на задачата „Създаване на wireframes и дизайн макети“. Дизайнът трябва да следва указанията на марката, да е отзивчив за мобилни устройства и настолни компютри и да включва варианти за A/B тестване.
3. Генерирайте екипни събрания и актуализации на напредъка
Проектът на Джейми напредва бързо, но успявате ли да следите напредъка?
ClickUp Brain генерира отчети в реално време и доклади за напредъка, което спестява време и поддържа всички в синхрон.
Срещите на екипа се предлагат в три формата:
- Списък с точки: Кратък преглед на завършените задачи
- Накратко: Кратък преглед на завършените задачи
- Традиционен подход: Подробен анализ на напредъка, препятствията и следващите стъпки
📌 Пример: Джейми се нуждае от бърза актуализация за работата на екипа си. Тя отваря ClickUp Brain, кликва върху Write StandUp, избира членовете на екипа си за дизайн и задава времевия диапазон за последните 24 часа. AI генерира обобщение в:
🔢 Формат на списък с точки:
- ✅ Завършено: Финализирани са прототипите на началната страница
- ⏳ В процес: Дизайн на мобилен потребителски интерфейс
- 🛑 Блокирано: Очаква се обратна връзка от клиента
📝 Кратък формат:
Дизайнерският екип завърши структурата на началната страница. Дизайнът на мобилното потребителско интерфейс все още е в процес на разработка, но е забавен поради очаквана обратна връзка от клиента. Лиза чака одобрение, преди да продължи напред.
📜 Традиционен формат:
През последните 24 часа екипът по дизайн финализира структурата на началната страница. Дизайнът на мобилното потребителско интерфейс е в процес на разработка, но в момента е блокиран, тъй като Лиза чака одобрение от клиента. Ако обратната връзка не бъде получена до утре, това може да се отрази на цялостния график. На клиента е изпратено писмо за последващи действия с цел актуализация.
➡️ Прочетете още: AI подкасти, за да научите повече за изкуствения интелект
Най-добри практики за ефективно използване на ClickUp AI
AI на ClickUp е мощен инструмент, но само ако го използвате правилно. Ето някои практични стратегии, за да извлечете максимална полза от него:
1. Напишете по-добри подсказки
ClickUp Brain не може да чете мисли (все още 😉 ). Колкото по-конкретни и ясни са вашите инструкции, толкова по-добри са резултатите. Добавете и подробности като аудитория, формат или тон.
| ❌ Обобщете този доклад. | ✅ Обобщете този доклад в три ключови извода за актуализация за главния изпълнителен директор. Запишете показателите, които са оказали влияние. |
2. Запазвайте, споделяйте и използвайте отново AI подсказки
Ако намерите подсказка, която дава отлични резултати, запазете я. ClickUp Brain ви позволява да запазвате подсказки в своя интерфейс. Наличието на библиотека с добре изработени подсказки може да ви спести време и да поддържа последователност.
3. Повторете резултата
Създаденото от AI съдържание не винаги е перфектно от първия път. Ще трябва да помолите AI да усъвършенства резултата, докато отговорът отговаря на вашите нужди.
4. Адаптирайте тона според аудиторията си
ClickUp Brain може да адаптира стила си на писане, за да отговаря на различни аудитории, но само ако го насочите. Искате официален доклад или неформална актуализация? Просто задайте тона и той ще го изпълни.
| Пример за употреба | Тон | Подсказка |
| 📊 Актуализации за лидерството | Професионалист | Обобщете актуализацията на този проект в официален тон за изпълнителна аудитория. Бъдете кратки, подчертайте ключовите показатели и се фокусирайте върху стратегическите прозрения. |
| 💬 Чат на екипа, актуализации в Slack | Неформално | Обобщете актуализацията на този проект в приятелски и неформален тон за екипа. Бъдете кратки и мотивиращи. |
| 🎯 Комуникация с клиенти | Уверен, убедителен | Напишете актуализация на проекта за клиент, като използвате уверен и успокояващ тон. Подчертайте напредъка и следващите стъпки. |
5. Обучете екипа си да използва AI ефективно
Определете ясни насоки за това къде трябва да се използва AI (например изготвяне на доклади, обобщаване на срещи, мозъчна атака за идеи) и къде човешкият принос е от решаващо значение (например стратегическо вземане на решения, творческо разказване на истории).
Обмислете да организирате семинар за AI или да създадете наръчник с примери, за да помогнете на екипа си да започне.
Превключете производителността си на автопилот с ClickUp Brain
AI трябва да работи за вас, а не обратното, и с ClickUp Brain най-накрая това се случва.
Самостоятелните AI инструменти могат да предлагат автоматизация, но често им липсва контекстът, необходим за истинско оптимизиране на работата. Те работят в изолирани системи, което изисква допълнителни усилия за интегрирането им във вашите процеси.
ClickUp Brain решава този проблем, като вгражда AI директно във вашия работен процес, превръщайки го в интуитивна и безпроблемна част от начина, по който управлявате задачите, проектите и сътрудничеството. Резултатът? По-малко време, прекарано в превключване между инструменти, и повече време, посветено на значима работа.
Искате да прекарвате по-малко време в управление и повече време в работа? Регистрирайте се в ClickUp още днес! 🙌