Какъв е статутът на тази задача? Това е прост въпрос.
Но получаването на ясен отговор може да бъде предизвикателство в един натоварен екип: актуализациите са разпръснати из чат-нишки, имейли и набързо нахвърлени бележки. Крайните срокове наближават незабелязано, задачите се пренебрегват и, преди да се усетите, прекарвате повече време в проследяване на работата, отколкото в нейното изпълнение.
Microsoft Planner в Teams ви помага да създадете структурирано, споделено пространство, в което задачите, крайните срокове и отговорностите са ясно определени.
В тази статия ще разгледаме как да използвате Microsoft Planner в Teams, за да поддържате реда в екипа си. 📊
❗️Капацитетът на Planner бързо се изчерпва. Обикновено следващата стъпка е Monday.com.
Екипите, които преминаха от Planner към Monday.com, се сблъскаха със същите ограничения в рамките на 6 месеца: скокове в цените, ограничени възможности за отчитане и липса на реална йерархия. Този списък ви показва как да пропуснете междинния етап. 👇🏼
Как се използва Microsoft Planner в Microsoft Teams?
Следвайте тези стъпки, за да настроите, организирате и управлявате задачите си с помощта на Microsoft Planner директно в Teams.
- Добавете Planner към Teams от менюто „Приложения“
- Създайте или свържете план в канал на екипа
- Организирайте работата си с помощта на групи и етикети
- Възлагайте задачи с отговорници, крайни срокове и известия
- Филтрирайте, групирайте и визуализирайте напредъка с помощта на диаграми
- Актуализирайте задачите лесно при промяна на приоритетите
Microsoft Planner може да ви помогне да внесете структура в работния процес на вашия екип.
Независимо дали го настройвате за първи път или търсите начини да оптимизирате съществуващия си работен процес, това постъпково ръководство ще ви запознае с практическата страна на използването на Planner в Teams.
Да започнем! 💪
Стъпка № 1: Намерете и добавете Microsoft Planner в Teams
Първо, нека добавим Planner в Teams.
Отворете Microsoft Teams и погледнете менюто вляво. Кликнете върху иконата Приложения (трите точки), за да получите достъп до интеграциите на Microsoft Teams. Въведете Задачи от Planner и To Do (или просто Planner) в лентата за търсене.
Кликнете върху „Добави“, за да го интегрирате в Teams. След като направите това, Planner ще бъде достъпен директно в Teams, така че няма да се налага да преминавате между различни приложения, за да управлявате задачите си.
🔍 Знаете ли, че... Преди официалното си пускане през 2016 г. Microsoft Planner е имал кодовото име „Project Work Tracker“. Той е разработен в отговор на нарастващата нужда от лесно управление на задачите в рамките на Microsoft 365.
Стъпка № 2: Създайте нов план в канал на екипа
Кликнете върху раздела „Teams“ в лявото меню и изберете канала, в който искате да добавите Planner. В горната част на канала кликнете върху иконата „+“ (плюс), за да добавите нов раздел. Изберете „Planner“ от списъка с приложения.
Изберете Създаване на нов план, дайте му име като „Маркетингов спринт“ или „Пътна карта на проекта“ и решете дали искате да уведомите екипа, като отбележите опцията „Публикувай в канала за този раздел“.
Кликнете върху Запази и ето – новият ви план е готов за действие.
Стъпка № 3: Добавете съществуващ план към канал на екипа (по избор)
Вече използвате Microsoft Planner другаде? Няма проблем, можете да го прехвърлите в Teams само с няколко стъпки.
Отворете съществуващото си табло в Planner в уеб браузър или в приложението Planner, кликнете върху … (три точки) в горната част и изберете „Копирай линк към плана“. След това преминайте към Teams, отворете съответния канал и кликнете върху иконата „+“ (плюс), за да добавите нов раздел.
Изберете раздела Уебсайт, дайте му име, поставете копирания линк към Planner и натиснете Запази. И ето – съществуващият ви план вече е безпроблемно интегриран в Teams за лесен достъп.
Стъпка № 4: Организирайте задачите в групи
„Групите“ са като категории, които помагат за организирането на задачите. Вместо да изсипвате всичко в един дълъг списък, можете да разделите задачите по етап, отдел или приоритет.
В таблото си в Planner кликнете върху Добави нова група вдясно.
Дайте му име, като например „Завърши“, „В процес“ или „Завършено“. Повторете това, за да организирате планера си в толкова категории, колкото ви трябват. По този начин ще имате ясна структура за управление на работата.
📮ClickUp Insight: 92% от служителите използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение.
Независимо дали изпращате бележки за последващи действия или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен. Решението за управление на задачи на ClickUp осигурява безпроблемно превръщане на разговорите в задачи — така екипът ви може да действа бързо и да остане синхронизиран.
Стъпка № 5: Добавяне и възлагане на задачи
Сега е време да започнете да добавяте задачи и да ги възлагате на членовете на екипа. Кликнете върху + Добави задача под съответната категория. Дайте име на задачата, задайте краен срок и я възложете на някого от екипа ви. Кликнете върху Добави задача и тя ще се появи в списъка.
🧠 Интересен факт: Planner използва табло в стил „Канбан“, което помага на потребителите да преместват задачите през различни етапи, което го прави чудесен инструмент за Agile екипи, управляващи работни потоци. Задачите могат да се синхронизират и с Microsoft To Do, което позволява на потребителите да управляват личните си задачи и целите на екипа на едно място.
Стъпка № 6: Настройте известията
Искате ли екипът ви да е в крак с актуалните новини? Настройте известия в Planner.
Кликнете върху Настройки (икона на зъбно колело), отидете в Известия, изберете необходимите ви известия (например, възлагане на задачи и промени в крайните срокове) и натиснете Запази. Няма повече извинения от типа „Не съм видял тази задача“.
🧠 Интересен факт: Думата „plan“ (план) произлиза от латинското planum, което означава равна повърхност или чертеж и символизира ясен път, по който да се върви.
Стъпка № 7: Използвайте филтри и групиране, за да следите работата
Когато планът ви се напълни, бързото намиране на задачи става от съществено значение. Тук на помощ идват филтрите и групирането. Ето как да използвате тези функции на Microsoft Teams:
- В горната част на таблото ви в Planner използвайте бутона Филтър, за да сортирате задачите по: Краен срок (Кои са просрочените? Кои предстоят скоро?) Приоритет (Кои са спешни? Кои могат да почакат?) Напредък (Кои задачи са в процес на изпълнение или са завършени?) Отговорен член (Кой работи по какво?)
- Краен срок (Кои задачи са просрочени? Кои предстоят скоро?)
- Приоритет (Какво е спешно? Какво може да почака?)
- Напредък (Кои задачи са в процес на изпълнение или са завършени?)
- Назначен член (Кой работи по какво?)
- Можете също да използвате функцията Групирай по, за да организирате задачите по: Категория (Завършени, В процес, Задачи за изпълнение) Назначено на (Чудесно за да видите кой има прекалено много работа) Краен срок (За да видите бързо крайните срокове)
- Категории (Завърши, В процес, Завършено)
- Възложено на (Чудесно за да видите кой има прекалено много работа)
- Краен срок (За да видите набързо крайните срокове)
- Краен срок (Кои задачи са просрочени? Кои предстоят скоро?)
- Приоритет (Какво е спешно? Какво може да почака?)
- Напредък (Кои задачи са в процес на изпълнение или са завършени?)
- Назначен член (Кой работи по какво?)
- Категории (Завърши, В процес, Завършено)
- Възложено на (Чудесно за да видите кой има прекалено много работа)
- Краен срок (За да видите набързо крайните срокове)
Тези инструменти ви помагат да се съсредоточите върху най-важното, без да се налага да превъртате дълъг списък със задачи.
Стъпка № 8: Проследявайте напредъка с визуални диаграми
За да получите бърз преглед на напредъка на екипа, превключете към изглед „Диаграми“. В раздела „Planner“ кликнете върху „Диаграми“ в горната част. Ще видите разбивка на задачите по статус и друга важна информация.
Ако предпочитате визуалните представяния, това е чудесен начин да откриете пречките и да коригирате натоварването, преди нещата да излязат от релси.
Стъпка № 9: Редактирайте или премествайте задачите според нуждите си и използвайте разширените функции (по избор)
Задачите не са неизменни – можете лесно да ги актуализирате или премествате в зависимост от напредъка на работата. Кликнете върху дадена задача, за да редактирате подробностите, да добавите бележки, да прикачите файлове или да актуализирате списъка с дейности.
За да преместите задача между групи, просто я плъзнете и пуснете. Можете също да отворите задачата и ръчно да промените групата ѝ. Това улеснява адаптирането при промяна на приоритетите.
Искате ли да отидете още по-далеч в настройките на Planner? Опитайте тези допълнителни функции:
- Прикачване на файлове: Качвайте документи директно към задачите, за да е всичко на едно място
- Използвайте етикети: Маркирайте задачите с различни цветове за бърза визуална организация (например „Висок приоритет“, „Нисък приоритет“)
- Копиране на задачи: Дублирайте задачите, ако те трябва да се повтарят в различни планове
🔍 Знаете ли, че... Microsoft Teams беше създаден, за да замести Skype for Business, и беше пуснат на пазара през 2017 г. като пряк отговор на Slack.
Какви са ограниченията на Microsoft Planner в Teams?
Въпреки че Microsoft Planner е надежден инструмент за управление на задачи в Teams, той има и някои недостатъци. В зависимост от нуждите на вашия екип може да срещнете ограничения, засягащи работния процес, възможностите за персонализиране или мащабируемостта.
Ето някои основни предизвикателства, които трябва да имате предвид:
- Ограничения за задачите и плановете: Един план може да съдържа само 3 000 активни и 9 000 задачи, включително завършените. Потребителите или групите могат да притежават само до 400 плана
- Ограничен брой групи и назначени лица: Всеки план е ограничен до 200 групи, а една задача може да бъде възложена най-много на 20 потребители, което затруднява управлението на сложни работни процеси
- Липсват усъвършенствани инструменти за управление на проекти: Planner не поддържа диаграми на Гант, няма аудитна следа и не разполага с вградена функция за отчитане на времето, прекарано по задачите
- Няма опция за отмяна: Ако изтриете задача или план, те се губят завинаги – няма кошче, от което да ги възстановите
- Изисквания за Microsoft 365: Planner не е самостоятелен инструмент. Можете да го използвате само с абонамент за Microsoft
🔍 Знаете ли, че... Първият известен планиращ дневник в света датира от Китай през 10-ти век, където длъжностните лица са използвали дървени таблетки, за да следят срещите и графиците си.
Защо ClickUp е по-мощна алтернатива на Microsoft Planner?
Когато екипите надхвърлят възможностите на основните табла за задачи, ClickUp замества Planner с гъвкави работни процеси, автоматизация и сътрудничество в реално време.
- Създавайте подробни задачи с подзадачи, приоритети и няколко отговорни лица
- Използвайте изгледите (Списък, Табло, Календар, Времева линия), за да следите работата си визуално
- Автоматизирайте възлагането на задачи, актуализациите и проследяването
- Създавайте подзадачи, обобщения и актуализации с ClickUp Brain
- Сътрудничество в реално време чрез чат, SyncUps и коментари
Днешната работа не функционира както трябва. Нашите проекти, знания и комуникация са разпръснати в несвързани инструменти, които ни забавят.
ClickUp решава този проблем с приложението за всичко в работата, което обединява проекти, знания и чат на едно място — всичко това с помощта на изкуствен интелект, който ви помага да работите по-бързо и по-умно.
Ето как можете да започнете да използвате ClickUp! 🤩
Управление на задачите
ClickUp Tasks поддържа вашите задачи структурирани, така че управлението им никога да не ви се струва прекалено обременяващо. Получавате гъвкавост и контрол, за да разделите работата на етапи, да проследявате напредъка и да съхранявате всичко на едно място. Добавяйте подробни описания, крайни срокове, прикачени файлове, приоритети и няколко отговорни лица, за да не пропуснете нищо.
Имате ли нужда да разделите големи проекти на по-малки части? Подзадачите ви помагат да превърнете прекалено амбициозните цели в управляеми стъпки за секунди.
Освен това, с изгледите на ClickUp и автоматизацията на ClickUp, задвижвана от изкуствен интелект, възможностите надхвърлят управлението на задачите. Превключвайте между изгледите, за да видите какво е спешно, автоматизирайте повтарящата се работа и дори използвайте ClickUp Brain – вградения асистент с изкуствен интелект – за да генерирате актуализации на задачите или подзадачи.
Например, стартирате нова маркетингова кампания. В Planner бихте създали основна задача за нея, бихте назначили няколко членове на екипа и… това е всичко.
Но с ClickUp можете да приложите на практика всичките си умения за управление на задачи! Създайте задача Стартиране на маркетингова кампания за второто тримесечие, добавете подзадачи като Дизайн на шаблони за имейли и Изготвяне на публикации в социалните медии*. След това можете да зададете крайни срокове, да разпределите задачите по екипи и да следите напредъка.
🔍 Знаете ли, че... Древните египтяни планирали цялата си година според циклите на наводненията на река Нил, създавайки една от най-ранните известни календарни системи, основани на природни явления.
За да сте сигурни, че сте обхванати всички детайли, разчитайте на списъците за проверка на задачите в ClickUp. Тази функция помага на екипите да поддържат организация и гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато.
Всеки списък за проверка на задачите функционира като вграден списък със задачи в рамките на дадена задача, което улеснява разбиването на работата на по-малки дейности. Трябва ли да делегирате? Можете да възлагате елементи от списъка за проверка на различни членове на екипа, така че отговорностите да са напълно ясни.
Освен това напредъкът се вижда незабавно, тъй като всяка задача се отбелязва като изпълнена, което поддържа синхронизацията между отдалечените екипи.
Да приемем, че управлявате работния процес по публикуването на блог. Възлагайте задачи от списъка за проверка, като изготвяне на чернови, дизайн, SEO и планиране на графика на членовете на екипа, проследявайте напредъка в реално време и елиминирайте многократните размени на съобщения за проследяване на напредъка.
⚙️ Бонус: Ето най-пълното ръководство за ClickUp! Научете всичко, което трябва да знаете за платформата – от възможностите ѝ като софтуер за управление на задачи до интеграциите и разширените функции, задвижвани от изкуствен интелект.
Освен това, гледайте това видео за това как да следите приоритетите си:
Безпроблемно сътрудничество в екипа
ClickUp Chat ви позволява да се откажете от преминаването от едно приложение в друго — тази функция прави ClickUp уникален за безпроблемно сътрудничество в екип.
Да речем, че работите по пускането на нов продукт и вашият списък с задачи обхваща всичко, но в последния момент получавате обратна връзка. Вместо да препълвате Slack със съобщения, преминайте към Chat, който е пряко свързан с вашите задачи.
Обсъждайте промените в частни пространства или провеждайте бързи аудио- или видеоразговори с SyncUps. С интегрирания Brain можете да превърнете съобщенията в задачи за изпълнение само с едно кликване. Имате нужда от спешна актуализация на задачата? Помолете ClickUp Brain в чата да обобщи дългите чат-нишки и да определи действията, които трябва да се предприемат.
📖 Прочетете още: Как Teams подобрява производителността си с ClickUp
Готови шаблони за планиране
Да бъдете в крак с ежедневните си задачи не трябва да е трудно. Шаблонът за ежедневен планирач на ClickUp ви помага да организирате, приоритизирате и проследявате всичко на едно място – така че да можете да се съсредоточите върху това, което е важно.
С този шаблон за ежедневен планирач можете да категоризирате задачите в раздели като „Лично“, „Работа“ или „Цели“, което улеснява прегледа на това, което изисква вашето внимание. Инструментите за определяне на приоритети ви помагат да се заемете първо с най-важните и спешни задачи, докато визуалните инструменти за проследяване, като графики и диаграми, ви позволяват да следите напредъка си с един поглед.
🔍 Знаете ли, че... Матрицата на Айзенхауер, популярен метод за управление на времето, е вдъхновена от бившия президент на САЩ Дуайт Д. Айзенхауер, който е известен с това, че подреждаше задачите по приоритет въз основа на спешност и важност.
Кога трябва да преминете от Microsoft Planner към ClickUp?
Microsoft Planner в Teams е чудесен начин да поддържате задачите си организирани, да сътрудничите с екипа си и да следите сроковете.
Но ако се нуждаете от повече гъвкавост, автоматизация и разширени функции, може би ще потърсите нещо по-мощно.
ClickUp – приложението за всичко, свързано с работата – предлага надеждно управление на задачите, сътрудничество в реално време и персонализирани работни процеси. На едно място получавате всичко необходимо, за да планирате, проследявате и оптимизирате работата на екипа си.
Защо да се задоволявате с по-малко? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес! ✅