Линдзи Роси е оперативен мениджър в New Reach Marketing. Тя е специалист в изграждането на системи и подобряването на операциите в компанията. В свободното си време Линдзи обича да композира музика, да пее, да дава уроци по пеене и да прекарва време на открито.
Когато стартирате бизнес, лесно е да сглобите система за управление на проектите си, без да имате предвид мащабируемостта. Може би използвате инструменти като Google Sheets и приложения за текстови съобщения и вече сте надрасли настоящата си система.
Ако се чувствате неорганизирани и губите време, използването на ефективен инструмент за управление на проекти може да бъде решението, което ще подпомогне растежа и мащабируемостта на вашата компания.
New Reach Marketing стартира като малък бизнес през 2020 г. и по това време се управляваше изцяло чрез Google Sheets.
С нарастването на популярността на компанията ни и увеличаването на клиентите ни, осъзнахме, че системата, с която разполагахме, няма да бъде мащабируема или управляема.
В продължение на шест месеца тествахме няколко инструмента за управление на проекти (PM) и избрахме ClickUp, защото е лесен за използване, спестява време и може да се персонализира според спецификите на нашия бизнес.
Ето как преминаването към алтернативна платформа за управление на проекти се оказа едно от най-добрите решения, които сме взели като агенция.
Проблемът: Неорганизирани работни процеси, затруднения при управлението на проекти и недоразумения
Представете си, че пристигате на работа и веднага сте засипани с текстови съобщения, съобщения в Slack и списък със задачи, без да има яснота или йерархична подредба по важност на задачите.
Всяка сутрин прекарвате час или повече в опити да се организирате, но все още нямате представа как да започнете деня си.
Отваряте Google Drive, за да намерите подходящия Google Sheet и да прегледате съобщенията, за да се уверите, че нищо не е пропуснато.
Превъртате безброй редове с данни, за да намерите това, от което се нуждаете – системата работи, но едва-едва.
Това беше реалността в New Reach Marketing, преди да преминем към ClickUp.
С течение на времето ставаше все по-трудно да управляваме нашите електронни таблици. Само в електронната таблица с съдържанието достигнахме 648 реда, а в рамките на една таблица имахме няколко раздела, за да управляваме различни проекти за всички наши клиенти! 😱
Беше почти невъзможно да се следи всичко и постоянно нещо се пропускаше.
Нашето управление на проекти не беше оптимизирано за вида растеж, който очаквахме.
Ще ви покажа няколко екранни снимки от старите ни Google Sheets, а след това и новата ни система, за да видите как работехме преди и след внедряването на ClickUp.
Но първо, ето малко информация за това какъв тип компания сме и как успяхме да адаптираме ClickUp към нуждите на нашия бизнес.
Какво правим като агенция: Поглед отвътре към старата ни система
За да ви дадем по-подробна представа за това как ClickUp ни помогна да достигнем ARR от 800 000 долара, е необходимо да имате обща представа за това, с какво се занимаваме като компания.
New Reach Marketing е специализирана в SEO и маркетинг на съдържание. Имаме няколко клиента от различни ниши и с различни цели и обслужваме три различни типа клиенти, включително клиенти за изграждане на линкове и клиенти за съдържание.
Когато даден клиент иска да подобри общото си класиране в търсачките, той ни възлага изграждането на линкове. Ето седемте маркетингови кампании, от които избираме, когато изготвяме план за нашите клиенти в областта на изграждането на линкове:
- Публикации от гости
- Инфографики
- Списъци за промоционални дейности (което може да включва закупуване на обратни връзки, ако те генерират реферален трафик)
- Техниката „Небостъргач“
- Проследяване на споменавания
- Страници с ресурси
Всяка кампания преминава през три различни етапа, независимо от това каква кампания провеждаме.
- Търсене на потенциални клиенти
- Персонализация
- Промоционални дейности
Най-популярната ни кампания е публикуването на гостуващи статии – ето кратко обяснение как работи публикуването на гостуващи статии:
Стъпка 1: Търсене на потенциални клиенти
Намираме сайтове, които имат блогове, свързани с целевите ниши на клиента, и събираме данните за електронната им поща.
Стъпка 2: Персонализация
Разглеждаме блога на потенциалния клиент, намираме нещо, което ни харесва в него, и персонализираме шаблона на имейла. Оставяме и коментар в блога, за да подготвим потенциалния клиент. Това помага за повишаване на процента на отговорите, тъй като изпращаме „студени“ имейли.
Стъпка 3: Провеждане на кампании за привличане на клиенти
Изпращаме имейли до потенциалните клиенти и когато получим отговор, изпращаме идеи за теми за техния блог. След като медията избере тема, изпращаме заявката за съдържание на нашия редактор и включваме линкове към сайта на клиента ни в тези гостуващи публикации.
За нашите клиенти в областта на съдържанието извършваме задълбочено проучване на ключови думи, създаваме персонализирани графики, за да насърчим органичното линкване, и изготвяме статията така, че да изпревари по рейтинг конкурентните статии, които се класират по ключовата дума, към която се стремим.
Преди правехме всичко това в Google Sheets, но то не се управляваше като отделни проекти, така че не можехме да мащабираме дейността си или лесно да управляваме нещата.
Разгледайте старата ни таблица със съдържание ⬇️
Малко е объркващо, нали? А това дори не е пълната картина на цялата информация, която съхраняваме чрез Google Sheets.
За нас беше наистина трудно да знаем колко статии подготвяхме за нашите клиенти и колко време са престояли във всеки етап! Нещата се губеха и отнемаше много време да изготвим отчет за даден клиент.
Ето как управлявахме статусите на активните кампании на нашия клиент. Там също съхранявахме архивите на кампаниите (всички подробности за всяка кампания, която провеждахме) и работния лист на клиента ⬇️
А това е пълна картина на нашите клиенти, техните цели и процента на напредъка в сравнение с постигнатото през месеца. Това е специално за нашите клиенти в областта на изграждането на линкове, тъй като преди ClickUp дори не разполагахме със система за проследяване на клиентите, с които работим на място.
Както можете да видите, имахме система, но тя определено не беше мащабируема. 😬
Първият ни проектен мениджър избра Asana като решение, но то дори не се доближи до решаването на проблема – само влоши нещата.
Първият проблем беше, че се опитаха да преминат от Google Sheets към Asana на етапи, вместо да направят плавен преход. Това създаде още повече проблеми с комуникацията, тъй като едни и същи проекти се управляваха на няколко места.
Поради това екипът ни губеше повече време, отколкото когато използвахме изключително Google Sheets, и, честно казано, хората дори не използваха платформата особено често.
Освен това на екипа му беше много трудно да се ориентира в работния процес, а платформата не беше достатъчно адаптивна, за да отговори на нуждите на нашата агенция. Прекарахме много време в опити да разберем как работи Asana, а времето е пари, така че загубихме и много пари.
Но, е, такава е същността на стартъпа – много трудности, свързани с растежа, и крива на обучение.
Решението: Преход към универсална платформа за управление на проекти
В крайна сметка ClickUp имаше всичко, от което се нуждаехме, за да се разрастнем бързо. Успяхме да пренесем системата, която използвахме в Google Sheets, в ClickUp, което значително улесни прехода за екипа. Не променяхме процесите, а просто подобрявахме операциите.
ClickUp е лесен за използване, разполага с невероятна йерархична система и позволява сътрудничество в екип, персонализиране и автоматизация – това беше всичко, което търсехме.
Успяхме да прехвърлим екипа си безпроблемно към ClickUp за малко повече от месец. Това е доказателство за това колко лесен за ползване и интуитивен е ClickUp, както и колко много ресурси предлагат на начинаещите. Така че, ако се притеснявате от преминаването, не се тревожете. Ако аз мога да го направя, и вие можете. 😊
Как използваме ClickUp като агенция: поглед отвътре към новата ни система
Сега, след като видяхте стария начин на работа, нека ви покажа как използваме ClickUp като агенция днес.
Нека започнем с нашето пространство за съдържание!
По-долу е показан изглед от таблото, който показва статуса на всяка статия, по която работим в момента. Ако погледнете старата ни електронна таблица, ще забележите, че нямаше начин да видим колко пъти сме правили проследяване на статиите или да разберем колко статии има във всеки етап. Освен това нямахме крайни срокове, нито истинска организация.
Бонус: Софтуер за маркетингови агенции
Сега, когато използваме ClickUp, можем да видим колко статии се подготвят за даден клиент, като филтрираме изгледите. Само с едно кликване получаваме цялостна картина за текущото състояние на нещата. Можем също така да следим сроковете и да управляваме екипа си много по-лесно.
Имаме много персонализирани статуси, но това ни върши работа, тъй като се сблъскваме с много различни сценарии, свързани с различни уебсайтове. Настроихме автоматизация за всеки статус, за да се отразява правилната дата на падеж при преминаването му през работния процес, и работим за още по-голямо подобряване на потока от съдържание, докато разширяваме дейността си.
Ето един поглед отвътре към това как управляваме съдържанието на нашия сайт в ClickUp ⬇️
Ето кратък преглед на това как управляваме кампаниите на клиентите си с ClickUp ⬇️
Кампаниите преминават през тези три статуса отново и отново, докато не приключат, което обикновено се случва само ако решим да поемем по друг път или клиентът прекрати договора. Това се управлява много лесно чрез ClickUp.
А сега нека да разгледаме нашия нов и подобрен списък с клиенти ⬇️
Не е ли прекрасно? Тук имаме всичко, което ни е необходимо да знаем за нашите клиенти, и сме свързали активните кампании с всеки клиент. Можем също така лесно да преместваме клиентите между различните статуси.
Настроихме няколко автоматизации, за да намалим административните задачи. Например, когато се увеличат часовете, посветени на клиента на седмица, ClickBot пише коментар, в който споменава и уведомява члена на екипа, отговорен за разпределянето на времето за всеки проект (търсене на потенциални клиенти, персонализация, контакти).
Преди да започнем да използваме ClickUp, когато даден клиент искаше да преустанови работата, това се съобщаваше чрез Slack и понякога ставаше наистина объркващо. Сега е достатъчно едно кликване и целият екип знае статуса на клиента.
Имаме също така списък за всеки тип клиент, за който споменах по-рано. В крайна сметка планираме да се разширим още повече и знаем, че можем да го направим благодарение на безкрайните възможности, които предлага ClickUp.
Топ 5 на най-обичаните предимства на ClickUp
1. Удобен за ползване
Едно от нещата, които най-много харесваме в ClickUp, е колко е лесен за ползване. Той е изключително лесен за употреба и много интуитивен. Ето четири неща, които направиха прехода към ClickUp безпроблемен:
- Възможност за настройка на всичко за един месец, дори и без опит
- Лесно прехвърляне на данни от Google Sheets към ClickUp — дори вградихме стария ни Google Sheet с клиенти за изграждане на линкове, докато екипът не се почувства по-уверен в работата с ClickUp. След като всички се ориентираха, създадохме изгледа „Списък“. Това улесни прехода за всички
- Няколко ресурса са достъпни чрез ClickUp University и блога на ClickUp
- Бързи отговори от отдела за обслужване на клиенти, ако забележите грешка или се нуждаете от помощ
2. Предлага ясна йерархия
Много ни харесва йерархията в ClickUp, защото с нея е лесно да поддържаме нещата организирани. С ClickUp можете:
- Вижте всичко наведнъж
- Разгледайте цялото пространство
- Разделяне на пространствата и преглед на папките
- Разделяйте папки и преглеждайте списъци
Можете също така да филтрирате изгледите по отговорно лице, етикети, потребителски полета и други!
Ето един пример за това как използваме йерархията на ClickUp:
Ето преглед на различните ни пространства (Spaces) – ако кликнете върху „Всичко“, ще видите буквално всичко, което се случва в ClickUp за вашия бизнес. Оттам можете да разгледате отделните си пространства.
Ако кликнете върху пространството „Съдържание“, например, ще можете да видите всичко, което се случва в това пространство. Аз съм го подредил по цветове, така че ако разгледам цялото ни съдържание в изглед „Списък“, то ще бъде разпределено по цветове.
Ако кликнете върху папката „Guest Post Content“, ще видите всичко, което се съдържа в нея.
След като отворите папката, можете да видите всичките си списъци в нея. Както виждате, съдържанието ни е разделено на две папки и всяка от тях съдържа списъци, които ни помагат да поддържаме реда. Можем също така да видим колко задачи има във всеки списък. Успях наистина да разбера йерархията на ClickUp, след като преминах курса „Въведение в ClickUp“ в ClickUp University.
3. Подпомага сътрудничеството в екипа
ClickUp насърчава сътрудничеството в екипа. Обичаме възможността да:
- Назначете няколко отговорни лица за една задача. Това е полезно, когато няколко души трябва да предприемат действия по дадена задача или да следят напредъка ѝ. Например, ако авторът трябва да внесе промяна в статия, а редакторът ни трябва да прегледа тази промяна
- Създавайте подзадачи/списъци с задачи за членовете на екипа. Можете също да възлагате подзадачи и елементи от списъка с задачи в рамките на самата задача, за да сте сигурни, че всеки има възможността да изпълни работата си
- Изпращане на линкове към задачи. Това е полезно при по-спешни заявки. Понякога изпращаме задачи в Slack, за да сме сигурни, че всички са информирани. Други примери за употреба могат да бъдат изпращането на задачи към клиенти. Можете също да настроите интеграция между ClickUp и Slack, за да изпращате автоматизирани съобщения, ако предпочитате това.
- Поканете гости. Използваме тази функция често за гостуващи автори и свободни писатели, които са част от екипа ни. Тя ни дава възможност да поканим нашите автори изключително в нашето пространство за съдържание, така че те да нямат достъп до чувствителна информация за клиентите.
4. Възможност за висока степен на персонализация
Намирането на платформа с много възможности за персонализиране беше от решаващо значение за нашия бизнес. ClickUp ви позволява да персонализирате настройките си чрез:
- Създаване на пространства и внедряване на оперативни процеси според нуждите на вашата компания. Можете дори да активирате ClickApps като отчитане на работното време, прогнози за време, спринтове и персонализирани полета, в зависимост от вашите нужди
- Създаване на персонализирани изгледи според нуждите. Те включват опции като изглед „Табло“, изглед „Списък“, вграждане на Google Sheets, изглед „Документ“, изглед „Календар“ и други. Можете също така да закрепвате и да защитавате изгледите
- Персонализирани полета за съхранение на важна информация. Това е от решаващо значение за нашия бизнес и е ценно приложение на ClickUp, което използваме във всички области. Използваме персонализираните полета, за да съхраняваме, наред с другото, информация за клиенти и съдържание. Имате няколко опции, от които да избирате
- Създавайте персонализирани статуси. Можете да именувате и подреждате статусите както пожелаете! Обичаме възможността да ги актуализираме и преместваме по всяко време
5. Полезни функции за автоматизация
ClickUp разполага с няколко функции за автоматизация, които можете да приложите на всяко ниво – пространство, папка или списъци. Автоматизации:
- Спестете време
- Интуитивно и лесно за настройка
- Помогнете да се гарантира, че задачите няма да бъдат пропуснати
- Намаляване на административните задачи, което ни спестява пари
Решаване на проблемите ни и мащабиране с ClickUp
ClickUp помогна на нашата компания да се разрасне и ни даде възможност да приемаме повече клиенти и работа.
С преминаването към ClickUp успяхме да решим по-голямата част от проблемите си като компания. Това ни отвори повече възможности за разширяване на бизнеса и продължаване на растежа. Преди да преминем към ClickUp, предлагахме само един пакет на клиентите си, а сега имаме три.
Това ни даде възможност да приемаме нови клиенти и да наемаме нови служители. Систематизирахме процесите и вече разполагаме с регистър на всичко, върху което работим за всеки клон на компанията, събрано на едно място.
Така че, ако се разпознавате в нашата история или просто планирате да разширите бизнеса си, тогава горещо ви препоръчваме да използвате ClickUp, за да съберете цялата си работа на едно място, да поддържате работния си поток организиран, последователен и лесен за управление, като същевременно елиминирате ненужните затруднения, причинени от използването на множество приложения. 🙏