И така, искате да организирате виртуална конференция. Чудесно!
Виртуалните събития преживяват голям разцвет и вероятно сте присъствали на поне дузина от тях – да, тези щастливи часове на работа от дома и йога класове на живо все още се броят.
Онлайн събитията са икономично и приобщаващо решение за хората, които се сблъскват с ограничения за пътуване, и вероятно ще останат актуални дълго след като светът се върне към „нормалното“ състояние.
Но откъде да започнете? И как да направите виртуалната си среща успешна?
Разбираме ви, и ние сме били на ваше място!
ClickUp наскоро проведе своя собствена мащабна уеб конференция, LevelUp, управлявана изцяло в самата ClickUp! Но независимо дали планирате конференция за максимална продуктивност или бебешко парти на сестра си в Zoom, има пет основни стъпки за планиране на виртуалното събитие на вашите мечти.
5 стъпки към виртуален успех
Когато обобщите списъка с задачи за всяко виртуално събитие, има няколко стъпки, които са общи за много успешни планове.
Затегнете коланите и подгответе разширението ClickUp Chrome за някои бележки, защото сме тук, за да споделим тези стъпки с вас точно... сега!
Стъпка 1: Изберете събитието си
Преди да започнете с планирането, трябва да определите типа на виртуалното събитие, което ще организирате. Може би е конференция, а може би уебинар? И каква е разликата? Има четири основни типа виртуални събития, в които вероятно ще попадне вашето събитие.
Виртуалната конференция е идеална за по-дълги виртуални събития с подробна програма, от която всеки участник може да избира, за да планира деня си. Виртуалната конференция обикновено се провежда в реално време и е идеалният тип събитие за генериране на потенциални клиенти и онлайн контакти.
Уебинарът е по-кратък от конференцията и е самостоятелно виртуално събитие, което служи за целите на урок или „наръчник“. Уебинарът не предлага много възможности за създаване на контакти, тъй като този тип събития често се записват, за да могат да се възпроизвеждат по всяко време, когато участникът пожелае, но обикновено включват сесия с въпроси и отговори, ако и когато събитието се провежда в реално време.
Вътрешни и външни хибридни събития са събития, които се провеждат едновременно онлайн и на живо.
Въведете: виртуални сватби и годежни партита.
Много срещи, празнични партита и екипни събития също се провеждат в този формат! Ако събитието е ограничено само до членове на екипа в рамките на дадена компания, то се счита за вътрешно хибридно събитие. Но ако на партито са поканени потенциални клиенти, потребители или други фирми, то се счита за външно хибридно събитие – и чудесна възможност за създаване на контакти!
Стъпка 2: Изберете платформа за виртуални конференции
След като решите какъв тип виртуално събитие най-добре отговаря на вашите цели, обмислете как ще излъчвате събитието.
Има много платформи за стрийминг за всеки бюджет, така че преди да се ангажирате с дадена опция само въз основа на цената, първо обмислете целта и обхвата на вашето събитие.
Запитайте се:
- Каква е целта на вашето събитие? Върнете се към типа виртуално събитие и отбележете качествата, които са ви накарали да изберете най-подходящия за вас формат, и защо.
- Колко участници очаквате? Ще има ли хиляди гости или десетина от най-близките ви приятели?
- Какви функции са ви абсолютно необходими? Ако участието на публиката е важна част от вашето събитие, потърсете платформи, които позволяват на участниците да чатят, да вдигат ръка или да говорят с колегите си. Ако вашето събитие е десетминутно урок за това как да оформите и оцветите веждите си у дома, може би е по-добре да се фокусирате върху платформа, която ви позволява да излъчвате на живо и да записвате за по-късно.
Задаването на тези въпроси може да породи и други, които не са изброени тук. И това е добре! Най-малкото, тези три въпроса ще насочат мисленето ви в правилната посока, за да изберете най-подходящата платформа за стрийминг.
Някои от най-добрите ни предложения за стрийминг платформи:
С разрастването на света на виртуалните събития се разраства и изборът от платформи за стрийминг, от които можете да избирате! Изберете внимателно, тъй като това ще бъде вашата виртуална сцена – и не забравяйте, че не е нужно да се задоволявате с първото, което ви хрумне! Ето някои от нашите фаворити:
- Brandlive: Brandlive е уникален с това, че предлага три различни продукта за стрийминг в зависимост от типа виртуална конференция, която планирате. Продуктите му включват Allhands, Streams и Showrooms, което ви позволява да изберете преживяване, съобразено с категорията на вашето виртуално събитие – от ежедневни работни срещи до виртуални представяния на продукти. Това гарантира, че получавате функциите, от които се нуждаете!
- HeySummit: Тази платформа за стрийминг ще ви помогне да създадете начална страница за уебсайта на конференцията си преди събитието, за да проследявате регистрациите и да започнете по-рано с маркетинга на конференцията. Ако планирате поредица от лекции или сесии с няколко лектори, HeySummit може да е подходящ вариант за вас.
- AirMeet: Подобна платформа, създадена за виртуални срещи на високо равнище и семинари. Тя акцентира върху социалния аспект на провеждането на онлайн събитие или уебинар и обещава богато преживяване за създаване на контакти.
- Zoom: Ах, изпитаното и доказаното. Zoom се превърна в широко известна марка през последната година и вероятно сте достигнали 40-минутния лимит един-два пъти, но с платените си опции Zoom може да бъде домакин на събития от всякакъв мащаб. Функцията за разделителни сесии предлага възможности за контакти между участниците и организаторите, а възможностите за мобилни устройства позволяват на потребителите да се включват откъдето и да е.
Стъпка 3: Поддържайте интереса на аудиторията
Едно от основните предизвикателства при виртуалните конференции е, че събитието е, всъщност, виртуално.
В добре организирана конференция на живо в една зала се натрупва определена енергия – когато денят протича точно както сте го предвидили и всички са изпълнени с вълнение.
Но не се притеснявайте, това усещане е възможно и при онлайн събитията.
Просто трябва да проявите малко повече креативност, за да задържите вниманието на участниците върху вашето съдържание.
Когато структурирате събитието си, разпределете начина, по който предоставяте информацията, и обмислете използването на комбинация от съдържание на живо и предварително записано.
Особено при по-дълги събития като конференции или срещи на високо равнище, смесеното съдържание дава на вашите презентатори кратка почивка от говоренето и може да послужи като резервен план в случай на техническа грешка или грешка в графика.
Смесеното съдържание също променя начина, по който участниците усвояват информацията, и може да им помогне да запомнят важни идеи и ключови моменти от деня!
Това може да означава включване на видеоклипове, създадени от вашата компания, които са свързани с темата на събитието, или дори страхотен GIF. А кой не обича добрите GIF-ове?
Съвет от професионалист: Споделяйте и обсъждайте идеи за съдържание с екипа си по време на процеса на планиране, като ги съхранявате в ClickUp! Вградете YouTube видеоклипове, Vimeo URL адреси, Google Drive файлове и екранни записи директно в описанията на задачите и коментарите, за да сте винаги на разстояние от секунди от съдържанието, от което се нуждаете.
Друг начин да задържите вниманието на хората? Изберете водещ или подходящи лектори, които да поддържат темпото на програмата.
Един добър лектор може да ви помогне да продадете повече билети за събитието си и да задържите вниманието на гостите си! Особено гост-лектори, които са специалисти в темата на събитието ви или експерти в бранша, са известни имена в компанията или са професионални оратори, които знаят как да запълнят неочаквани паузи.
Точно както Ейми Полер и Тина Фей са водили четири пъти церемонията по връчването на наградите „Златен глобус“, а ClickUp покани световноизвестния организационен психолог Адам Грант като основен лектор на LevelUp 2021. 😉
Дори и да имате отличен лектор или водещ, обмислете следните опции, за да попълните програмата си със значими възможности да покажете знанията си:
- Предложете почивки или панелни дискусии през деня, за да могат участниците да се учат от модератора и да обсъждат заедно. Това е чудесен начин за вашите гости да се опознаят и да създадат контакти от двете страни.
- Ако е възможно, активирайте функциите за чат на вашата платформа, за да могат участниците да общуват и да създават контакти помежду си по всяко време. Живейте малко
- Оставете време за въпроси и отговори на живо в края на всяка секция. Виртуалната конференция ще изглежда по-лична и вашите гости ще се чувстват по-ангажирани, ако знаят, че са част от разговора. Помолете друг член от екипа ви да следи чата на събитието, за да не остане нито един въпрос без отговор.
Стъпка 4: Управлявайте всички променливи елементи на едно място
Разбира се, че всяка виртуална конференция, независимо от размера й, изисква МНОГО планиране и ако сте стигнали до този етап, вероятно вече го усещате. Следете напредъка си в графика на виртуалното събитие, като организирате задачите си в онлайн платформа за управление на проекти.
С други думи, трябва да използвате ClickUp.
ClickUp е лепилото, което ще държи заедно планирането на вашето виртуално събитие, а едно от основните му предимства е възможността за персонализиране. Това означава, че всеки член на екипа може да работи по начина, по който желае.
Как използвахме нашата собствена платформа, за да планираме LevelUp? Ето няколко малки, но важни стъпки, които имат голямо значение:
- Създайте един списък за всичко, свързано с предстоящата ви конференция, и добавете персонализирани полета към задачите си за всеки отдел, за да покажете с кои заинтересовани страни и организатори е свързана задачата.
- Бързо намирайте задачите, които са ви възложени във всеки списък, с филтри и режим „Аз“. Намерете най-неотложните си задачи, като премахнете всички разсейващи фактори и се съсредоточите върху задачите, които се отнасят до определени организатори на събития или само до вас.
- Използвайте Dashboard, за да видите лесно нефилтрирано обобщение на това колко близо сте до завършването на проекта си. По принцип това е поглед от птичи поглед върху това как вървят нещата. Използвайте Dashboard по време на срещи, когато докладвате на заинтересованите страни или проектните мениджъри.
- Провеждайте срещите си директно в ClickUp! Превърнете всяка среща в Zoom среща с интеграцията на Zoom във вашата задача в ClickUp.
Стъпка 5: Рекламирайте я до дупка
Почти сте готови! Имате:
✅ Типът на събитието
✅ Услугата за стрийминг
✅ Дневният ред
✅ Най-добрият инструмент за управление на проекти. Кашлица, кашлица, ClickUp.
Сега е време да привлечете участниците към виртуалните места, като приложите цялостна маркетингова стратегия за постигане на целите си.
Виртуалните конференции ви дават гъвкавостта да привлечете аудитория от цял свят, стига да знаете как да достигнете до нея! ClickUp може да ви помогне да управлявате публикациите си в социалните медии, видеоклиповете в YouTube канала на вашата компания, имейл маркетинга, PR стратегиите и много други.
Използвайте персонализирани полета, за да имате бърз достъп до публикации, формуляри, документи, URL адреси и дори основна информация за преглед или справка. Те остават с вашите задачи и подзадачи във всеки етап от процеса на планиране, а възможностите на персонализираните полета са неограничени! Забавлявайте се с тях. 🤓
Ако вашата маркетингова стратегия включва добавяне на VIP статус в списъка с гости, сделки с влиятелни лица за промотиране на събитието или спонсорство, тогава е време да използвате Центъра за шаблони на ClickUp.
Създайте или приложете предварително създаден шаблон за планиране на събития от Центъра за шаблони на ClickUp.
Изберете един от готовите шаблони на ClickUp, предназначени за планиране на събития, или създайте свой собствен, за да покриете бързо всички необходими основи за повтарящи се задачи.
На старт, готов, старт!
Не забравяйте, че това е само началото!
Това може би са петте основни стъпки за планиране на следващото ви виртуално конферентно събитие, но възможностите са безкрайни, а пазарът на онлайн събития става все по-голям! Оставете ClickUp да се погрижи за организационната страна, а вие дайте воля на творчеството си!
