Вътрешната комуникация може да определи успеха или провала на една организация.
Ако вашите служители нямат сигурен начин да комуникират и да си сътрудничат ефективно, производителността им се понижава, сроковете не се спазват и рискът от изтичане на поверителна информация се увеличава експоненциално.
Ето защо компаниите често използват интранет, за да свързват своите екипи. Но в ерата на интернет, имаме ли изобщо нужда от интранет за вътрешната комуникация на работното място? 🤔
Това е въпросът, на който ще отговорим тук. В тази публикация ще разгледаме функционалността и разликите между интранет и интернет, за да определим кое от двете е по-подходящо за вашата организация.
⏰60-секундно резюме
- Интранетът осигурява сигурна вътрешна комуникационна мрежа за компаниите, но за сметка на възможността за работа от разстояние.
- Интернет предоставя възможност за дистанционна работа, но е по-малко сигурен от интранет.
- ClickUp предлага най-доброто от двете – сигурна вътрешна комуникация и възможност за работа от разстояние.
- ClickUp включва вградени функции за управление на проекти, функции за управление на знания и клиентски портали.
- AI функциите на ClickUp улесняват намирането на информация от вашата база знания или извършването на действия по управление на проекти с прости текстови съобщения.
Какво е интернет?
Интернет не се нуждае от представяне. Ако обаче имате нужда от информация за това как работи, откъде произхожда и какви са основните му характеристики, ето кратък преглед:
Определение и произход на интернет
Интернет възниква като проект на американското правителство по време на Студената война през 60-те години на миналия век. Просто казано, това е огромна мрежа от взаимосвързани мрежи (откъдето идва и името интернет).
Мрежата на вашата телекомуникационна компания е свързана с друга телекомуникационна компания, тяхната мрежа е свързана с други телекомуникационни мрежи и т.н. И не става въпрос само за телекомуникационни мрежи – в интернет участват и много други мрежи, включително:
- Различни локални мрежи (LAN), свързващи устройства в рамките на една организация
- Мрежи от доставчици на услуги за облачни изчисления
- Мрежи от компании за виртуални частни мрежи (VPN) и др.
Те се свързват с глобална мрежа от подводни кабели за данни (наречени подводни кабели), които са свързани с мрежите на различни центрове за данни. Това създава огромна, глобална компютърна мрежа, по която данните пътуват по целия свят и информацията може да бъде търсена отвсякъде. 🛜
Основни характеристики
Интернет, такъв какъвто го използваме днес, е възможен благодарение на някои от основните му функции, които използваме всеки ден. Те включват:
- World Wide Web (WWW): Тази функция позволява създаването на уебсайтове и достъп до тях чрез интернет връзка. Тя определя как уеб страниците се проектират и зареждат от уеб браузърите.
- Търсачки: Търсачките като Google и Bing ни помагат да намираме информация, публикувана в интернет.
- Имейл: Осигурявана от различни доставчици на имейл услуги (например Gmail, Outlook и др.), тази функция играе ключова роля в професионалната комуникация, като позволява на служителите на компанията (и на хората като цяло) да обменят лесно всякакъв вид информация.
- Социални медии: Това са LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram и редица други подобни уебсайтове и приложения, които позволяват на хора от цял свят да се свързват и общуват.
- Електронна търговия: Комбинация от WWW с глобални стандарти в платежната индустрия и технология за платежни портали, която улеснява онлайн пазаруването и транзакциите.
- Незабавни съобщения (IM): Това се отнася за приложения за съобщения като WhatsApp, Facebook Messenger и Google Chat, които позволяват да изпращате съобщения и да чатите с хора от цял свят в реално време.
- Voice over Internet Protocol (VoIP): Протокол, който улеснява гласовите и видео разговорите по интернет чрез платформи като WhatsApp, Facebook, Skype, Zoom и др.
Ролята на интернет в комуникациите и масовите медии
Интернет изигра най-голяма роля в революционизирането на комуникациите и масовите медии. Технологии като електронна поща, чат, социални медии, VoIP и видеоразговори промениха комуникационния пейзаж, позволявайки на хората да се свързват по целия свят. 🌍
За масовите медии интернет също играе важна роля чрез канали като социалните мрежи, които улесняват масовото стрийминг и консумация на медийно съдържание без значителни инвестиции. Това доведе до безпрецедентни промени в начина, по който живеем, работим и комуникираме.
Ето някои примери за тази промяна:
- Дистанционна работа: Благодарение на електронната поща, VoIP платформите, чат програми и други интернет базирани функции, е възможно да се работи изцяло дистанционно за организациите.
- Ерата на информацията: Живеем в ерата на информацията – епохата, в която новини, данни и информация достигат от единия край на света до другия в реално време.
- Глобализация: Благодарение на интернет, работата с таланти от всяка точка на света и обслужването на глобални клиенти станаха много по-лесни.
Разбиране на интранет
Макар интернет да е стандартната настройка за повечето глобални комуникации, някои компании използват интранет, за да улеснят комуникацията и споделянето на информация между своите служители.
Какво представляват те и как функционират? Ето кратко обяснение:
Дефиниция и функционалност на интранет
Интранетът е частна мрежа, внедрена от организациите, за да свърже устройствата, работещи в техните помещения.
Те създават сигурна вътрешна мрежа, която е недостъпна извън организацията, така че служителите могат да прехвърлят поверителни данни, да имат достъп до ресурси и да споделят информация, без да се страхуват от изтичане на информация.
Интранетът може да се използва и като:
✅ Система за управление на съдържанието: Повечето интранети разполагат със система за управление на съдържанието (CMS), която улеснява създаването и управлението на съдържанието за разпространение на информация в рамките на организацията.
✅ Канал за интеграция: Интранет платформите могат да бъдат интегрирани и с други инструменти, които вашата организация може да използва, като например система за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) или платформа за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM).
✅ Средство за комуникация: имейл, съобщения, чат и други социални интранет функции, които позволяват на членовете на екипа да комуникират помежду си.
✅ Дом на организационни диаграми: Интранет платформите също така предоставят на компаниите възможност да създават подробни организационни диаграми, които дават контролиран достъп на администраторите и мениджърите за бърз преглед на йерархията в екипа.
✅ Централизирано хранилище на файлове: Интранетът позволява на компаниите да създадат централизирано хранилище на файлове, в което да съхраняват всички файлове и документи, свързани с дейността на компанията.
Ролята на интранет в вътрешната комуникация и сътрудничеството
Във всеки случай, когато се внедрява интранет, той играе ключова роля във вътрешната комуникация и сътрудничеството в компанията. Ето някои от важните му функции в дейността на компанията:
🌟 Единствен източник на информация: Интранетът служи като единствен източник на информация за организацията. Той е официалният център за всички документи, актуализации и съобщения на компанията, което позволява на служителите да го използват за справка за цялата организационна информация.
🌟 Управление на човешките ресурси (HR): Интранетът играе важна роля и в управлението на човешките ресурси в една компания. Той позволява централизиране на фирмените политики, назначаването и обучението на служители, както и други HR процеси, като управление на отпуските и разпределяне на социални придобивки за служителите.
🌟 Канал за комуникация и сътрудничество: Интранетът предоставя вътрешни канали за ангажираност на служителите (т.е. електронна поща, съобщения и др.), за да комуникират с колеги и да сътрудничат чрез групови чатове или дискусионни форуми.
Пример за интранет в действие
Една компания за ИТ услуги внедрява фирмен интранет, използвайки Sharepoint и частна затворена мрежа, за да улесни комуникацията между служителите. Тя създава различни портали за служителите за назначаване, обучение и обсъждане в екип, за да управлява вътрешната комуникация и оперативните нужди.
Когато се присъедини нов служител, мениджърът по човешки ресурси го регистрира в портала за назначаване на нови служители на компанията, след което той преминава през програмата за обучение.
След като завършат обучението, те могат да работят с членовете на екипа в вътрешни групови чатове и портали за дискусии. Те също така получават достъп до ресурси и файлове от централизираното пространство за документи на компанията, хоствано на Sharepoint.
Интранет срещу интернет: основни разлики
Има някои фундаментални разлики във функционалността и естеството на интернет и интранет. Докато интернет няма собственик, интранетът е частна собственост на организацията, която го внедрява. Достъпът до интранет е ограничен само до оторизирани потребители (т.е. служители) и е достъпен само в рамките на кампуса. 🏢
Поради тези причини сигурността на интранет е по-висока от сигурността на публична мрежа като интернет, която е достъпна за всички. Това обаче означава, че проблемите с мрежата трябва да се решават от самата организация.
Ето един обзор на разликите между интернет и интранет:
| Критерии | Интернет | Интранет |
| Собственост | Публично | Частно |
| Достъпност | В световен мащаб | Вътре в организацията |
| Сигурност | По-малко сигурен, докато не използвате механизми за сигурност | Висока |
| Анонимност | Възможно | Невъзможно |
| Достъп в движение | Възможно | Невъзможно |
| Изисквания за ИТ поддръжка и обслужване | Ниска | Висока |
| Мащабиране | Просто | Сложен |
Избор на най-добрия вариант за вашия целеви пазар и организационни нужди
Коя от тези опции е по-добрият избор за вашата организация: интранет или интернет? Отговорът зависи от нуждите на вашата организация.
Ако сигурността и поверителността на данните са от първостепенно значение във вашата индустрия, имате нужда от интранет. Той предлага по-добра защита на личните данни благодарение на изолирания си характер и по-добро наблюдение на мрежовата активност поради липсата на анонимност, частна собственост и централизирана комуникация. 🔏
Въпреки това, вашите служители не могат да имат достъп до интранет порталите или документите, съхранявани в тях, от места извън вашата организация.
В резултат на това те не могат да работят дистанционно. Ако дистанционната работа е фактор във вашия бизнес, трябва да изберете интернет-базирано решение за управление на проекти и сътрудничество за вашето работно място.
Внедряване на интранет: най-добри практики
Внедряването на интранет се извършва от вътрешния ИТ екип на вашата организация. Въпреки това, има някои добри практики, които трябва да имате предвид при внедряването му. Те са:
1. Определяне на подходящото интранет решение за вашата организация
Първо, трябва да определите подходящото софтуерно решение за интранет за вашата организация. Някои примери са Sharepoint, Workvivo и Simpplr, и трябва да изберете едно от тях, като имате предвид бюджета на вашата организация, размера на екипа и изискванията за комуникация. Мащабируемостта и белият етикет са други фактори, които трябва да се вземат предвид при избора на интранет платформа.
2. Използване на софтуерни инструменти
След като създадете интранет инфраструктурата си, разработете вътрешни софтуерни инструменти за конкретни цели. Това означава създаване на вътрешни портали за HR процеси, споделяне на информация и други бизнес операции.
Не е необходимо да ги създавате от нулата – има много платформи, съвместими с интранет, които улесняват създаването на вътрешни портали. Примери за такива платформи са Notion или самохостинг WordPress на Xampp сървър.
3. Интегриране със съществуващи системи
След като създадете вътрешните си портали, свържете ги с наличните си технологии. Това означава да ги свържете с вашата електронна поща, CRM решение, ERP решение и всички други технологични инструменти, които може да използвате за продуктивността на екипа.
По този начин те могат да извличат и подават необходимата информация от подходящите системи, за да предоставят на членовете на вашия екип актуална информация. ℹ️
Той ви позволява също да настроите автоматизирани правила за изпълнение на определени задачи (като създаване на контакт в CRM, когато вашият екип по продажбите получи ново имейл), което намалява необходимостта от превключване между няколко приложения.
4. Осигуряване на използваемост и положително преживяване за потребителя
Накрая, уверете се, че интранет порталите и другите инструменти, които внедрявате, остават използваеми и осигуряват положително потребителско преживяване. Често компаниите усложняват процесите с инсталирането на интранет, като не вземат предвид обратната връзка от служителите.
За да избегнете това, включете служителите си както в планирането, така и в реализацията на интранет. Освен това, продължавайте да събирате редовно обратна връзка от тях дори и след реализацията, за да гарантирате неговата използваемост в дългосрочен план.
Как ClickUp може да ви помогне с вътрешната и външната комуникация
Досега оценихме ролята, която интранетът играе във вътрешната комуникация на компанията, и как трябва да бъде внедрен. Той е сигурен и може да се персонализира, но не е идеален за отдалечен достъп. Интранетът е също така сложен и скъп за настройка.
Ако това не ви допада, има по-умна и по-добра алтернатива – ClickUp!
Като универсално приложение за работа, ClickUp включва всички функции на сигурна интранет платформа, комбинирана с функционалност за управление на проекти и клиентски портали.
Това го прави най-добрият избор както за вътрешна, така и за външна бизнес комуникация. Той също така предлага мощни функции за сътрудничество, които помагат на членовете на вашия екип и оторизираните външни потребители (клиенти, консултанти) да разработват стратегии, планират и изпълняват проекти.
Ние използваме ClickUp за управление на всички наши проекти и задачи, както и като база от знания. Той се използва и за мониторинг и актуализиране на нашата OKR рамка и за няколко други случая, включително диаграми на потока, формуляри за заявки за отпуск и работни потоци. Страхотно е, че можем да обслужваме всичко това в рамките на един продукт, тъй като нещата могат много лесно да се свързват помежду си.
Ние използваме ClickUp за управление на всички наши проекти и задачи, както и като база от знания. Той се използва и за мониторинг и актуализиране на нашата OKR рамка и за няколко други случая, включително диаграми на потока, формуляри за заявки за отпуск и работни потоци. Страхотно е, че можем да обслужваме всичко това в рамките на един продукт, тъй като нещата могат много лесно да се свързват помежду си.
Нека разгледаме как ClickUp се справя отлично с ролята на интранет платформа.
Функции на ClickUp за управление на интранет и екстранет
Функциите на ClickUp са проектирани да подобрят комуникацията между вашите служители. Ето някои от тези функции:
1. Комуникация
ClickUp Chat е функция за незабавни съобщения, която позволява на членовете на вашия екип да комуникират лесно помежду си. За безпроблемна комуникация тя свързва разговорите с контекста (т.е. проекти, файлове и т.н.), така че вашият екип може лесно да намери всякаква информация за файлове или проекти, докато чати. Тя позволява също така изпращане на файлове заедно със съобщенията, предлагайки по-добра алтернатива на имейла. 📩
Но това не е всичко – ClickUp Chat се захранва от изкуствен интелект и изпълнява няколко действия по ваша команда. ClickUp Brain, функцията за изкуствен интелект, включена в ClickUp, прави това възможно. Можете да я използвате за:
- Обобщение на разговор
- Предоставяне на информация за напредъка на проекта от последния ви вход в системата
- Намиране на файл от някоя от папките с проекти
2. Управление на знанията
Функциите за управление на знанията на ClickUp са по-стабилни от тези на интранет платформите. Те включват вградени функции за редактиране и организиране на документи, с които да изградите вашата вътрешна база от знания.
Можете да използвате ClickUp Docs, за да създавате и съхранявате документи, свързани с всичките ви проекти, и да ги организирате в папките на проекта в ClickUp, за да ги намирате лесно. Като алтернатива можете да създадете централизирано хранилище на всички политики и процедури, които всеки трябва да спазва, докато работи по даден проект.
Освен това, свързаното търсене в ClickUp, задвижвано от изкуствен интелект, извлича файлове от всяка точка на работното пространство и интегрирани приложения на трети страни!
💡Съвет от професионалист: Извличането на информация от вашата база знания също е лесно с ClickUp. Просто задайте въпрос на ClickUp Brain и той ще намери отговора във вашите документи.
3. Интеграции
ClickUp се интегрира с бизнес и продуктивни приложения на трети страни като Google Drive, Slack, Hubspot и др. Тази функционалност ви позволява да управлявате цялата си работа от един единствен табло, като по този начин елиминирате необходимостта да превключвате между различни приложения.
Има над 1000 интеграции на ClickUp, които можете да използвате, за да го свържете с широка гама от бизнес приложения, което го прави по-гъвкав от всяка друга интранет платформа.
Функции за управление на задачите и сътрудничество за вътрешна комуникация
ClickUp предлага и множество функции за управление на задачи и сътрудничество, които помагат на членовете на вашия екип да управляват работната си натовареност. Ето кратък преглед на тези функции:
1. Управление на задачите
ClickUp включва вграден мениджър на задачи, който помага на служителите да управляват цялата си работна натовареност по проекти от едно място. Използвайте ClickUp Tasks, за да разделите работната натовареност по проекти на изпълними стъпки и да ги разпределите между различните членове на екипа. 🪜
Към всяка задача могат да се прикачат файлове, които съдържат информацията, необходима за нейното изпълнение. ClickUp Tasks позволява на членовете на екипа ви да се маркират взаимно, за да изяснят съмненията си.
2. Сътрудничество
ClickUp предлага функции за планиране и стратегическо мислене, с които членовете на вашия екип и клиентите ви могат да си сътрудничат по проекти. ClickUp Whiteboards дава възможност на членовете на вашия екип и клиентите ви да създават мисловни карти и диаграми на стратегията на проекта, процеса на изпълнение и много други.
След като стратегията или процесът са разработени, задачите за всички етапи могат да бъдат стартирани от самата бяла дъска.
Използване на ClickUp Docs и Whiteboards за споделяне на знания и сътрудничество: пример
Софтуерна компания търси система за вътрешна комуникация. Тя разглежда различни интранет платформи, но никоя от тях не отговаря на изискванията, защото инструментите не позволяват външен достъп, а за компанията е от решаващо значение да включи своите клиенти в проектите.
След това се натъква на ClickUp и започва да използва ClickUp Docs за създаване на база от знания за специфични за проекта документи за спецификации на софтуерни изисквания (SRS) и вътрешни процеси. Предварително проектирани шаблони за уики помагат на компанията в тази задача. 🤩
След като бъде завършена, уикито или базата от знания се споделя между всички служители, които я използват, когато се чувстват объркани относно изискванията на даден проект или политиката на компанията. Това значително намалява запитванията към отдела по човешки ресурси и ръководителите на проектни екипи, спестявайки ценно време. ⌛
Компанията започва да използва и ClickUp Whiteboards за планиране и разработване на стратегии с клиентите си. Това подобрява качеството на планирането на проектите и елиминира възможността за недоразумения. Резултатът е по-малко грешки във всеки спринт и по-бързо завършване на проектите, което в крайна сметка води до по-голяма удовлетвореност на клиентите.
Оптимизирайте и обезопасете вътрешната комуникация с ClickUp
Интранет решението е важно за успеха на компанията, като по същество служи като нейна цифрова централа. Но макар да предоставя функции за сътрудничество и сигурност, то е скъпо и сложно за настройка и няма възможност за отдалечен достъп.
Тук е мястото, където ClickUp блести. Той съчетава сигурността на интранет с солидни функции за управление на проекти, комуникация, сътрудничество и интеграция – всичко това в една унифицирана платформа. В допълнение, той е подходящ за работа от разстояние, което го прави идеален за вашето модерно, глобално и дигитално работно място.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да се възползвате от тези предимства и да оптимизирате сътрудничеството по проектите във вашата организация!