През последните години управлението на човешките ресурси се разви далеч отвъд наемането на персонал и изплащането на заплати. Сега то е стратегически фактор за успеха на организацията. Въпреки това, дори и най-далековидните екипи по управление на човешките ресурси се сблъскват с едно значително предизвикателство: управление и съхранение на знания в бързо променяща се работна среда.
Макар 75% от организациите да признават, че това е от съществено значение за успеха през следващите 12–18 месеца, само 9% се чувстват подготвени да се справят с това – разлика, която може да попречи на растежа и ефективността.
Тук на помощ идва управлението на знанията в областта на човешките ресурси. То опростява начина, по който организациите съхраняват, споделят и използват своите знания. В този блог ще разгледаме управлението на знанията в областта на човешките ресурси, защо е важно и как да го приложите във вашата организация.
⏰ 60-секундно резюме
Общ преглед на управлението на знанията в областта на човешките ресурси: То включва систематично събиране и организиране на информация за човешките ресурси, осигуряване на лесен достъп до политики, процедури и мнения на служителите с цел повишаване на ефективността.
Значение: Добре внедрената система за управление на знанията повишава производителността, подобрява задържането на служителите и оптимизира процесите по набиране и назначаване на персонал, като предлага бърз достъп до важната информация.
Приложения: Централизираното управление на знанията в областта на човешките ресурси стандартизира процесите, намалява грешките и дава възможност на служителите да намират бързо отговори, подобрявайки процеса на вземане на решения.
Стратегии за усъвършенстване: Интегриране на събирането на знания в управлението на талантите, използване на образователни технологии за споделяне и оптимизиране на комуникацията за по-добро сътрудничество.
Стъпки за внедряване: Следвайте триетапен подход: измислете стратегии, създайте и организирайте знания и наблюдавайте ефективността, за да поддържате базата от знания актуална.
Избор на подходящото решение: Изберете лесни за употреба инструменти като ClickUp, които централизират HR данните, подпомагат сътрудничеството, гарантират сигурността и интегрират AI функции за по-ефективно управление на знанията.
Какво е управление на знанията в областта на човешките ресурси?
Управлението на знанията в областта на човешките ресурси е систематичен процес на събиране, организиране, споделяне и използване на информация в рамките на човешките ресурси на дадена организация. Представете си го като създаване на централизиран център, където вашият екип по човешки ресурси и служителите имат достъп до точна и актуална информация по всяко време.
Това включва политики, процедури, записи за служителите, тенденции в работната сила и прозрения за организационната култура.
Управлението на знанията в областта на човешките ресурси включва експлицитни, имплицитни и неявни знания. Заедно тези три вида знания гарантират, че критичната информация е лесно достъпна за тези, които се нуждаят от нея. Това намалява излишната работа, подобрява вземането на решения и повишава общата ефективност.
Значението на управлението на знанията в областта на човешките ресурси
Едно проучване установи, че средностатистическият служител прекарва почти четири часа дневно в търсене на информация. Проучването посочва още, че невъзможността да намерят информация кара 31% от служителите да се чувстват изтощени, а 16% напускат компанията си.
От тези статистически данни става ясно, че значението на системата за управление на знанията в областта на човешките ресурси не може да бъде преувеличено. Нека обсъдим защо.
🚀 Повишаване на производителността и задържането на служителите
Един ден от живота на мениджър по човешки ресурси се състои от много отговорности, включително отговаряне на въпроси относно възнагражденията, ключовите показатели за ефективност или конкретни политики.
Добре управляваната база от знания намалява необходимостта от задаване и отговаряне на въпроси, като осигурява лесен достъп до точна информация. Вместо да питат екипа по човешки ресурси, служителите намират отговорите си в централизирана база данни.
Това позволява на специалистите по човешки ресурси да се съсредоточат върху по-значима работа. Служителите също се възползват от бързите отговори на своите въпроси, което води до по-голяма удовлетвореност от работата и по-висока производителност.
🚀 Подобряване на процесите по набиране и назначаване на персонал
Набирането и назначаването на персонал са сред най-ресурсоемките процеси в областта на човешките ресурси. Управлението на знанията в областта на човешките ресурси създава централизирано място за длъжностни характеристики, критерии за оценка и данни за кандидатите, което ускорява вземането на решения за назначаване.
Въвеждането на нови служители в работата има за цел да им осигури плавен старт. Вместо да им давате купчина документи в първия им работен ден, предоставянето на достъп до солиден софтуер за управление на знанията може да направи чудеса за тяхното преживяване.
Добре организираната база от знания им позволява безпроблемен достъп до политики, ръководства за обучение и ресурси, съобразени с техните роли.
🔍 Знаете ли, че: структурираният процес на въвеждане в работата може да подобри ангажираността на вашите служители към организацията 18 пъти?
🚀 Оптимизиране на обучението и развитието
Обучителните програми са по-ефективни, когато съответните ресурси са лесно достъпни и се актуализират редовно. С управлението на знанията в областта на човешките ресурси вашият екип разполага с едно място, където може да намери актуализирани обучителни модули, подробни ръководства и видеоклипове.
Това означава, че служителите се обучават по-бързо и прилагат новите умения по-ефективно. Предимствата обаче надхвърлят удобството.
Когато ученето е лесно и достъпно, всички печелят: служителите се развиват, а вашата организация става по-адаптивна към променящия се свят.
➡️ Прочетете повече: Искате да разработите HR технологичен стек? Използвайте тези 10 най-добри инструмента, за да изградите своя технологичен стек.
Приложения на управлението на знанията в областта на човешките ресурси
Подходящите стратегии за управление на знанията централизират и оптимизират достъпа до политики, процедури и важни документи. От осигуряването на по-гладки процеси до предоставянето на знания на служителите, необходими за успеха им, ето как това прави разликата:
🌟 Стандартизиране на HR процесите за по-добра използваемост
HR процесите, като назначаване на нови служители, оценка на представянето или администриране на социални придобивки, често се различават между екипите или местоположенията, което създава объркване и неефективност. Централизираната система за управление на знанията елиминира този проблем, като гарантира, че всички са на една и съща страница.
Тъй като всички имат достъп до едни и същи политики и правила, вероятността от недоразумения и грешки в комуникацията автоматично намалява. Процесите също са стандартизирани, независимо от местоположението, отдела и екипа.
🌟 Намаляване на грешките и ограничаване на излишните усилия
Колко пъти вие или вашият екип сте били принудени да повторите дадена задача поради липса на информация или остарели документи?
Платформа за управление на знанията в областта на човешките ресурси като ClickUp елиминира тези предизвикателства, като предоставя един надежден източник на информация.
С всичко от списъци за проверка на съответствието до наръчници за обучение на едно място, рискът от грешки намалява значително. Освен това, вместо няколко екипа да създават без да знаят един и същ ресурс, добре организираната база от знания предотвратява дублирането на работата.
🌟 Подобряване на опита на служителите и информираното вземане на решения
Служителите искат отговори и ги искат бързо. Управлението на знанията в областта на човешките ресурси им улеснява самостоятелното намиране на информация, включително заявления за отпуск, заплати и социални придобивки или с кого да се свържат за подкрепа.
Така, вместо да прекарват часове всеки ден в търсене на информация, те се фокусират върху завършването на задачите си. Самообслужването спестява време на човешките ресурси и дава повече възможности на служителите.
И още нещо: управлението на знанията предоставя на HR специалистите необходимата информация, за да вземат по-добри решения. Когато данните и информацията са лесно достъпни, откриването на тенденции или разрешаването на проблеми става много по-лесно.
➡️ Прочетете още: Търсите шаблони за база от знания? Прочетете нашия наръчник за най-добрите безплатни шаблони за база от знания!
Подобряване на управлението на знанията в HRM
Сега, когато вече знаете колко е важно и какво влияние има управлението на знанията, следващият въпрос е как да подобрите съществуващото управление на знанията в областта на човешките ресурси.
Нека да разгледаме:
✅ Интегриране на събирането на знания в управлението на талантите
Всеки служител е съкровищница от умения, опит и познания. Вграждането на улавянето на знания в управлението на талантите гарантира, че тази ценна информация няма да изчезне, когато служителите сменят позициите си или напуснат компанията.
📌 Пример: Изходящите интервюта и оценките на представянето могат да се използват за документиране на работни процеси, уникални подходи или тактики за решаване на проблеми, от които другите в организацията могат да се поучат.
Какво още? Опитайте се да запишете ролите и отговорностите на всеки служител от техните мениджъри. Включването на тази информация в базата от знания гарантира, че всеки знае своите задължения.
💡 Професионален съвет: Оптимизирайте съществуващото си съдържание по отношение на граматика, тон и яснота с ClickUp Brain. Този инструмент извършва незабавна проверка на граматиката и правописа и предоставя обратна връзка за подобряването им. Можете да го използвате и за ускоряване на процеса на създаване на съдържание. Използвайте специфични за ролята подсказки, за да генерирате важни документи, като работни процеси, роли и отговорности.
✅ Използване на образователни технологии за споделяне на знания
Образователните технологии, като системи за управление на обучението и софтуер за съвместна работа с документи, позволяват на служителите да имат достъп до ресурси, да споделят идеи и да учат един от друг.
Тези инструменти оживяват споделянето на знания чрез видео уроци, форуми за обмен на опит между колеги и специфични за дадена роля програми за обучение.
📌 Пример: Облачната LMS система позволява на екипа по човешки ресурси да организира и провежда обучителни програми на различни места, като гарантира последователност и адаптира съдържанието за различните екипи.
✅ Оптимизиране на вътрешните комуникации за по-добро сътрудничество
Докато оптимизирате настоящата си система за управление на знанията, ясно определете кой ще отговаря за нея, за да избегнете недоразумения или дублиране на работата.
Ефективното управление на знанията се основава на добрата комуникация. За да подобрите сътрудничеството, се уверете, че екипът, отговорен за създаването на хранилището, разполага с ясни канали за обмен на информация.
➡️ Прочетете още: Безплатни шаблони за наръчник за служители в Word и ClickUp
Прилагане на практически стратегии за управление на знанията в областта на човешките ресурси
Готови ли сте да изградите своя практичен подход към управлението на знанията в областта на човешките ресурси? Ето три прости стъпки, които трябва да следвате:
Фаза 1: Идеи за стратегии за управление на знанията в областта на човешките ресурси
Първата фаза на управлението на знанията включва идентифициране на специфичните нужди и цели на вашата организация. Това ще ви помогне да разберете какви знания искате да съберете, включително документи за политики, най-добри практики или специфични за служителите идеи.
📌 Пример: Ако искате да включите политика за отпуски, роли и отговорности на длъжностите, често задавани въпроси от служителите и т.н., ангажирайте ръководителите на отдели и заинтересованите страни, за да идентифицирате проблемните точки в съществуващите процеси и да определите целите за управление на знанията.
Тези стъпки гарантират, че всички имат еднаква визия, минимизират бъдещи проблеми и поставят реалистични очаквания.
💡 Професионален съвет: Използвайте инструмент като ClickUp Whiteboards, за да обсъдите и решите какво ще съдържа вашата база от знания. Whiteboards ви позволява да сътрудничите в реално време и незабавно да превърнете идеите си в задачи.
Фаза 2: Процеси на създаване и публикуване
След като сте очертали стратегията, следващата стъпка е разработването и организирането на знанията. Това включва събиране на информация, проверка на нейната точност и структуриране за лесен достъп. Вашата цел трябва да бъде да направите информацията лесна за намиране, разбиране и прилагане.
Започнете с категоризиране на информацията. Създайте съдържание, маркирайте всеки документ или ги разделите на раздели.
📌 Пример: Разделете съдържанието на раздели като „Политики за служителите“, „Ресурси за обучение“ и „Кариерно развитие“. Освен това, разделите всеки раздел, например „Политики за служителите“, на подкатегории като „Политики за отпуски“, „Кодекс за поведение“ и „Здравни обезщетения“.
Използвайте ClickUp, за да усъвършенствате базата си от знания с многостепенни йерархии. Създавайте папки, списъци, файлове и други, за да организирате по-добре информацията си. Използвайте цветни етикети и етикети за приоритет, за да я управлявате по-добре.
След като приключите, помислете как да представите информацията. Самият текст може да изглежда прекалено обширен или сух, затова помислете за различни формати. Кратко ръководство, диаграми и постъпкови наръчници опростяват сложните теми. Освен това, добавянето на видеоклипове, като например презентация на процеса на оценка на представянето, прави съдържанието по-разбираемо и интересно.
След като създадете базата, използвайте инструмент за управление на знанията с изкуствен интелект, като ClickUp, за да я публикувате. ClickUp ви помага да създадете интуитивни интерфейси и е подходящ за мобилни устройства. Мощната му функция Connected Search позволява на вашите служители бързо да намират всеки файл и статия, независимо дали са съхранени в ClickUp или в свързано приложение.
Фаза 3: Наблюдение на ефективността и усъвършенстване на системите за знания
Вашата база от знания е активна! Но работата ви не свършва дотук.
Проверявайте редовно, за да оцените ефекта. Използвайте анализи, за да проследявате моделите на използване, включително кои са най-посещаваните страници, къде потребителите прекарват най-много време, кои статии имат най-висок процент на отпадане и къде се появяват затруднения.
Събирайте обратна връзка от служителите и екипите по човешки ресурси, за да идентифицирате пропуски или области за подобрение. Въз основа на получената информация, обновете системата, за да подобрите опита. Включете нови функции, усъвършенствайте остарялото съдържание и се адаптирайте към организационните промени.
💡 Професионален съвет: Използвайте формулярите на ClickUp, за да събирате обратна връзка от вашите служители. Това ви помага да събирате релевантни данни и да превръщате отговорите в проследими задачи, което улеснява подобряването на вашата база от знания.
Избор на подходящото решение за управление на знанията в областта на човешките ресурси
Един от основните проблеми, с които се сблъскват служителите при търсенето на информация, е огромният брой приложения, които трябва да проверяват. За да се справите с това, трябва да изберете решение за управление на знанията в областта на човешките ресурси, което централизира данните и опростява достъпа до тях.
Ето основните фактори, които трябва да се имат предвид при избора на подходящия инструмент:
- Удобен за ползване интерфейс: Изберете решение с интуитивен дизайн, за да гарантирате, че служителите и екипите по управление на човешките ресурси лесно навигират и извличат информация. Търсете платформи с функции като ясни менюта, надеждна функция за търсене и съвместимост с мобилни устройства.
- Централизирана интеграция: Подходящото решение трябва да комбинира множество източници на HR данни в една кохерентна платформа. То трябва да се интегрира със съществуващите инструменти, като HR системи, софтуер за управление на проекти или приложения за комуникация.
- AI поддръжка: Изберете софтуер за управление на знания с AI поддръжка. AI помага за намирането на подходящи статии в базата данни, бързото отговаряне на въпроси и по-доброто създаване и форматиране на съдържание.
- Функции за сътрудничество: Потърсете функции като дискусионни форуми, секции за коментари или възможност за лесно споделяне на ресурси между екипите.
- Сигурност и съответствие: HR специалистите работят с чувствителни данни, затова сигурността трябва да бъде безкомпромисна. Уверете се, че платформата отговаря на индустриалните стандарти и предлага функции като достъп въз основа на роли, криптиране и одитни следи.
ClickUp – вашият ключ към ефективно управление на знанията
ClickUp е универсалното приложение за работа, което комбинира управление на проекти, управление на знания и чат – всичко това подкрепено от изкуствен интелект, който ви помага да работите по-бързо и по-умно.
Той централизира данните, опростява работните процеси и насърчава сътрудничеството, което го прави идеален за организации, фокусирани върху подобряването на HR процесите.
Управлението на знания на ClickUp ви позволява да документирате, споделяте и отговаряте незабавно на всякакви въпроси с помощта на свързана изкуствена интелигентност. То ви позволява да импортирате съществуващите организационни знания от вашите текущи инструменти по сигурен начин.
Поддържайте контрол над чувствителната информация, като използвате разширените настройки за разрешения на ClickUp, за да решавате кой да вижда или редактира конкретни ресурси.
Грешките никога не са постоянни, благодарение на историята на версиите, която позволява промените да бъдат отменени, когато е необходимо. С всичко централизирано в Docs Hub, ClickUp осигурява стабилно управление на знанията.
Използваме ClickUp за управление на всички наши проекти и задачи, както и като база от знания. Този инструмент се използва и за мониторинг и актуализиране на нашата OKR рамка, както и за няколко други случая, включително диаграми на потоци, формуляри за заявки за отпуск и работни потоци. Страхотно е, че можем да обслужваме всички тези функции в рамките на един продукт, тъй като нещата могат много лесно да се свързват помежду си.
Използваме ClickUp за управление на всички наши проекти и задачи, както и като база от знания. Този инструмент се използва и за мониторинг и актуализиране на нашата OKR рамка, както и за няколко други случая, включително диаграми на потоци, формуляри за заявки за отпуск и работни потоци. Страхотно е, че можем да обслужваме всички тези функции в рамките на един продукт, тъй като нещата могат много лесно да се свързват помежду си.
Използваме ClickUp за управление на всички наши проекти и задачи, както и като база от знания. Този инструмент се използва и за мониторинг и актуализиране на нашата OKR рамка, както и за няколко други случая, включително диаграми на потоци, формуляри за заявки за отпуск и работни потоци. Страхотно е, че можем да обслужваме всички тези функции в рамките на един продукт, тъй като нещата могат много лесно да се свързват помежду си.
Ето конкретни функции на ClickUp, които ще изведат управлението на знанията ви на следващото ниво:
ClickUp Brain
Представете си инструмент, който отговаря на всеки ваш въпрос, свързан с работата. Това е точно това, което прави ClickUp Brain! Той търси в цялото ви работно пространство, за да ви даде точни отговори за секунди.
Търсенето обхваща уикита, документи, клипове, задачи, коментари и свързани приложения. И още нещо: уикитата се класират по-високо в резултатите от търсенето, което гарантира, че изкуственият интелект връща само най-релевантната информация.
Можете също да използвате ClickUp Brain, за да създадете своя база от знания. Напишете статии, като зададете тона и подсказките. Проверете граматиката и правописа на текущото съдържание и го подобрете за по-голяма яснота.
ClickUp Docs
ClickUp Docs е вашето решение за създаване на уики за сътрудничество. То поддържа сътрудничество в реално време, коментари и етикети, за да гарантира, че вашият екип допринася за изграждането на база от знания.
Използвайте богати функции за форматиране, вложени страници и опции за стилизиране, за да създадете лесни за навигация уикита. Добавяйте таблици, маркери, цветно кодиране, заглавия, кодови блокове и банери.
Вградете медийни елементи като изображения, видеоклипове, презентации и контролни списъци, за да направите базата си от знания интерактивна и привлекателна.
Clickup е най-простият и лесен за настройка инструмент за управление на проекти за нас. Проследяването на задачите е изключително лесно с много подробни детайли. Споделянето с екипи и каненето на нови членове да сътрудничат на борда и задачите е изключително лесно.
Clickup е най-простият и лесен за настройка инструмент за управление на проекти за нас. Проследяването на задачите е изключително лесно с много подробни детайли. Споделянето с екипи и каненето на нови членове да сътрудничат на борда и задачите е изключително лесно.
Шаблони на ClickUp
ClickUp предлага хиляди шаблони, включително такива за създаване на база от знания. Тези шаблони са лесно достъпни и могат да се редактират в Docs.
📌 Пример: Шаблонът за база от знания на ClickUp предоставя рамка за създаване и организиране на цифрова библиотека с информация. Добавете статии с информация, уики страници, ресурси и често задавани въпроси и ги направете достъпни за цялата организация за справка.
Предизвикателства и най-добри практики
Внедряването на управление на знанията в областта на човешките ресурси е естествено, но може да представлява и предизвикателство. Това може да включва фрагментирани данни на различни платформи, затруднения при актуализирането на ресурсите и осигуряването на достъпност за служителите.
Ето някои от най-добрите практики, които можете да следвате:
- Започнете с ясна стратегия, която съгласува целите за управление на знанията с нуждите на организацията.
- Използвайте една платформа за съхранение и достъп до цялата информация за човешките ресурси.
- Планирайте редовни прегледи, за да гарантирате, че съдържанието остава точно.
- Насърчавайте участието на екипа в актуализирането и споделянето на знания чрез насърчаване на сътрудничеството.
- Внедрете разширени разрешения и криптиране за защита на чувствителна информация.
Опростете управлението на знанията в областта на човешките ресурси с ClickUp
Управлението на знанията в областта на човешките ресурси се състои в създаването на достъпна и сътрудническа система. Подходящите инструменти са от съществено значение за повишаване на ефективността и ефикасността на процесите в областта на човешките ресурси, от централизиране на базата от знания до подобряване на сътрудничеството и опростяване на работните процеси.
ClickUp предлага цялостно решение за трансформиране на начина, по който HR екипите управляват и споделят знания. С функции като редактиране в реално време, контрол на версиите, разширени разрешения и централизиран Docs Hub, то опростява организирането и достъпа до критична информация.
Регистрирайте се безплатно още днес!