Знанията може да са нематериален актив за вашия екип, но безспорно са един от най-важните активи във вашата компания. В края на краищата, ако Джина е единствената, която може да изготви сложен доклад, какво ще направи вашият екип, ако тя напусне внезапно? 🤷🏽♀️
Успешното управление на знанията предоставя на екипа ви солидна рамка за извличане на тази информация от умовете, имейлите и чатовете на екипа ви и споделянето й с организацията. Въпреки това, начинът, по който управлявате тези знания, е това, което прави разликата между успеха и провала.
Независимо дали сте мениджър по управление на знанията или ръководител на екип, отговорен за управлението, записването и достъпа до знания, вие се нуждаете от ефективни стратегии за управление на знанията. В този наръчник ще обясним защо тези стратегии са важни и ще споделим 10 от най-добрите практики за управление на знанията за мобилизиране на информацията на вашия екип.
Какво е управление на знанията?
Управлението на знания (KM) е структуриран подход за събиране, организиране, споделяне и използване на знанията на вашата организация. Мислете за него като за вътрешна база от знания, която предоставя подходящата информация на подходящите хора в подходящия момент.
Управлението на знанията не се състои само в създаването на стандартни оперативни процедури, които никой няма да прочете отново. Този подход кодифицира и споделя знанията в едно единствено хранилище. Софтуерът за управление на знанията лесно организира знания като:
- Процеси за обслужване на клиенти
- Стъпки за въвеждане на нови служители
- Техническа документация за ИТ, като ръководства за потребители или ръководства за отстраняване на проблеми
- Протоколи от срещи и доклади
- Записи за комуникацията с клиенти
Най-доброто е, че управлението на знанията прави тази информация достъпна за всеки, който се нуждае от нея. Вместо да си разменяте съобщения в Slack, за да поискате определени файлове или процедури, екипът ви може да намери всичко, от което се нуждае, с едно просто търсене в инструмента за управление на знанията. Ако съхранявате чувствителна информация, можете да я заключите с многостепенни разрешения.
Видовете знания във вашия бизнес
Знаете ли, че има различни видове организационни знания? Може би не го осъзнавате, но вашият екип разполага с много ресурси от знания. Изисква се малко усилия, но вашият процес на управление на знанията трябва да събира тези три вида информация:
- Експлицитно знание: Тази информация е най-лесна за формализиране и споделяне с екипа. Тя включва технически спецификации, наръчници, стандартни оперативни процедури, формули и писмени документи. Вероятно вече разполагате с експлицитно знание, документирано някъде.
- Имплицитно знание: Този тип информация се отнася до твърдите умения и ноу-хау на даден човек. За разлика от експлицитното знание, тази информация не може да бъде получена от стандартните оперативни процедури (SOP). Трябва да извлечете знанията на служителите чрез интервюта, наблюдение и картографиране на процесите.
- Неизразени знания: Това е лична и контекстуална информация. По-скоро е „предчувствие”, което служителят има въз основа на дългогодишен личен опит. Трудно е да се запише, защото служителите обикновено дори не осъзнават, че притежават неизразени знания. Можете да опитате да запишете неизразените знания, като помолите служителите да опишат процеса на вземане на решения.
Явното знание е най-лесно за документиране, но има реална полза и от регистрирането на неявните и имплицитните знания във вашите системи. За щастие, една солидна платформа за управление на знанията ще ви преведе през процеса на документиране и на трите вида знания.
Значението на ефективната стратегия за управление на знанията
Вместо да повтаряте едни и същи грешки, управлението на знанията ви помага да се възползвате от колективното знание и да използвате новото знание за оптимизиране на процесите. От намаляване на недоразуменията до ускоряване на обучението на служителите, управлението на знанията има много предимства.
Използвайте организационните си знания по най-добрия начин
Колкото по-дълго един служител работи в дадена организация, толкова по-ценен е той. С течение на времето той е натрупал знания за компанията, които вероятно не са документирани никъде, което ви излага на риск да ги загубите.
Управлението на знанията предоставя на служителите структуриран процес за документиране на опита им и бързо споделяне с екипа. Вместо да позволявате тази информация да се губи в SOP в споделен диск някъде, вашето решение за управление на знанията свързва тези данни с вашите работни процеси. Това е най-добрият начин да мобилизирате знанията в ежедневната си работа без обемисти инструменти или допълнителни процеси.
Преодоляване на пропуските в знанията
Никой не знае всичко. Вместо да пита шест души за информация, един служител може бързо да потърси процедурите във вашата база от знания. Този подход ускорява работата на екипа ви и намалява броя на имейлите от типа „Виждал ли си този файл?“ – това е истинска печалба за всички.
Преодолейте информационните силози
С увеличаването на броя на отделите, екипите и хората във вашата организация, вероятността за възникване на информационни силози се увеличава. Преди да се усетите, всеки във вашата компания ще говори на различен език. Стратегиите за управление на знанията дават на всички достъп до една и съща информация и ги поставят на една и съща страница.
Създайте култура на знанието
Екипите с богати знания са продуктивни екипи. Следвайки доказани стратегии за управление на знанията, се създава култура, в която членовете на екипа с удоволствие споделят информация. С течение на времето това стимулира сътрудничеството и доверието, което води до повече иновации и креативност. 🧠
10 стратегии за управление на знанията за вашия екип
Знанията са огромно богатство, но не е лесно да се управляват. Следвайте тези 10 стратегии за управление на знанията, за да събирате, организирате, управлявате и мобилизирате ценните знания на вашите заинтересовани страни на едно място.
1. Подкрепете култура на непрекъснато учене
Колкото повече вашият екип научава, толкова повече знания ще придобива. За съжаление, трудно е да се инвестира в непрекъснато обучение, особено ако вашият екип има много строги срокове. Въпреки това, изграждането на култура на обучение е чудесен начин да подобрите опита на служителите, да повишите морала и да насърчите споделянето на знания.
Това не отнема много време и не отвлича вниманието на екипа ви от основните му задължения. Ефективни начини за споделяне на знания са месечните обучения, годишните конференции или седмичните обяди с обучение.
2. Използвайте софтуер за управление на знанията
Ефективното управление на знанията изисква централизирана база от знания. За щастие, не е необходимо да я създавате от нулата: софтуерът за управление на знанията ще свърши цялата работа за вас.
Всъщност повечето инструменти автоматизират събирането и разпространението на знания. Подходящото решение ще предлага функции като възможност за търсене, инструменти за сътрудничество и възможности за интеграция, което ще улесни стартирането и работата с него за споделяне на знания.
3. Провеждайте одити на знанията
Не всяко знание е ценно, затова е добра идея да прегледате информацията в базата си от знания. Одитите на знанията идентифицират какво знание притежава екипът ви, какво липсва и какво вече не е актуално. Годишните одити непрекъснато актуализират и усъвършенстват стратегията ви за управление на знанията и поддържат програмата ви за управление на знанията подредена и приложима. Освен това, те са добра възможност за подобряване на процесите, които са остарели или просто не са полезни.
4. Насърчавайте работата, основана на сътрудничество
Има време и място, където екипът ви може да работи като „самотни рейнджъри“, но знанието е по-полезно, когато се споделя. Инструменти като интранет, уики и вътрешни социални мрежи улесняват сътрудничеството, като правят лесно задаването на въпроси и споделянето на информация. Груповите сесии за мозъчна атака също са чудесни за синтезиране на различни гледни точки за по-силни и по-добри идеи.
5. Създайте ясни практики за управление на документацията и съдържанието
Софтуерът за управление на знанията е необходим, но все пак се нуждаете от официални политики, които да подкрепят този инструмент. Без ясни политики може да управлявате знанията непоследователно и да пропуснете важни данни.
Работете с екипа си, за да създадете общи практики за управление на документацията и съдържанието. Може да се наложи да въведете политики за:
- Управление и създаване на документи
- Разделяне на разрешенията, включително кой има достъп до какво и защо
- Организиране и маркиране на файлове
- Одити на знанията
- Архивиране на знания
Както винаги, документирайте тези политики във вашата платформа за управление на знанията, така че екипът ви да има достъп до тях.
6. Разработване на ефективни процеси за въвеждане в работата
Ефективното въвеждане в работата е най-добра практика в управлението, но е и интелигентна стратегия за управление на знанията. Добрите процеси на въвеждане в работата помагат на новите служители бързо да усвоят организационните знания и да разберат своите роли. Вместо да казвате на новите хора да „се оправят сами“, създайте шаблони за процесите на въвеждане в работата, така че всички новоназначени служители да получават една и съща информация в един и същ формат.
7. Обърнете се към експерти по темата (SME)
Малко общо знание е добре, но експертният опит е на стойност злато. Всеки член на вашия екип е експерт в нещо, затова помолете ги да споделят този опит с цялата компания!
Помолете ИТ отдела да създаде най-добри практики за киберсигурност или помолете колегите от обслужването на клиенти да предоставят списък с неща, които трябва и не трябва да се правят при взаимодействия с клиенти.
Специалистите в тези области имат ценни знания от първа ръка, които останалата част от компанията може да не знае. Например, може би вашите клиенти предпочитат определени изрази – запишете ги в платформата за управление на знанията, за да бъдат всички на една и съща страница, благодарение на специалистите. 🤝
8. Интегрирайте управлението на знанията в бизнес процесите
Знанията без приложение не са много ценни, затова интегрирайте вашата база от знания в бизнес процесите си. Например, ако вашият екип по продажбите съставя подробен отчет за взаимоотношенията на клиента с вашата компания, прочетете го преди следващото си обаждане до клиента. Още по-добре е да го интегрирате в работните си процеси по управление на проекти, така че екипът да преглежда тази информация всеки път.
9. Задайте ясни организационни цели и показатели
Тази стратегия за управление на знанията е задължителна за всеки проектен екип, работещ с данни. Поставете ясна цел за вашата стратегия за управление на знанията и определете показатели, подкрепящи тази цел. Независимо дали разчитате на софтуер за управление на знанията за производителност или за здрав разум, важно е да проверявате показателите си и да видите дали управлението на знанията помага или вреди на вашия екип.
Повечето софтуерни продукти за управление на знанията разполагат с вградени в платформата показатели. Проследявайте тези ключови показатели за ефективност (KPI) във времето, за да видите колко добре вървят нещата:
- Статистика за използването
- Скорост на създаване на съдържание
- Ефективност на търсенето
- Задържане и удовлетвореност на служителите
- Време за отговор
10. Използвайте изкуствен интелект и машинно обучение
Псс, ще ви разкрием една малка тайна: не е необходимо да пишете или организирате цялото това знание ръчно. Изкуственият интелект (AI) и машинно обучение допълват всяка стратегия за управление на знанието, като помагат при задачи като:
- Създаване на съдържание
- Редактиране
- Организация
- Анализиране на показателите за използване
Дори ако вашата платформа за знания не включва изкуствен интелект, потърсете автоматизации, базирани на тригери. Тези автоматизации с функция „плъзгане и пускане” улесняват работата с информацията, без да се губи време.
Използвайте софтуер за управление на знанията
Стратегиите за управление на знанията са в основата на всеки аспект от процеса на управление на знанията. Въпреки това, все още се нуждаете от начин да интегрирате тези знания в работния си процес, и тук на помощ идват инструменти за управление на знанията като ClickUp.
Разбира се, ние сме най-популярният софтуер за управление на проекти в света, но също така сме и система за управление на знания за създаване и управление на всички видове документи, бази данни и персонализирани уикита. 🙌
Съчетайте проектите с организационното знание
Управлението на проекти е нашата основна дейност, но това е само върхът на айсберга. Проектните мениджъри разчитат на ClickUp, за да добавят коментари към всяка задача или документ, да задават задачи в реално време и да споделят прикачени файлове от базата знания. Провеждайте мозъчна атака в Mind Map, Whiteboard, Doc или wiki и я свържете с вашите задачи и проекти с едно кликване.
Сътрудничество в реално време
Защо да помолите един член на екипа да създаде страница за вътрешната ви уики, когато можете да помолите целия екип да се включи? ClickUp Docs поддържа сътрудничество в реално време, етикети, коментари и задачи за действие. Можете дори да преобразувате текст в задачи с едно кликване, за да мобилизирате знанията си без никакви усилия.
Между другото, не е необходимо да създавате тези документи от нулата. Изберете шаблон на ClickUp, добавете данните си и сте готови. Например, шаблонът ClickUp Wiki съдържа всичко необходимо за създаване на подробна уики страница с атрактивно форматиране.
За по-практична помощ, опитайте ClickUp AI. Ускорете стратегиите си за управление на знанията, като помолите AI чатбота да обобщи бележките от срещите или да форматира таблиците.
Проследявайте показателите за използване в персонализиран табло
Любопитни ли сте колко често вашият екип използва ресурсите и документите? Таблото на ClickUp ви позволява лесно да видите всички показатели за управление на знанията на високо ниво. Просто изберете показателите, които са най-важни за вас, и то ще проследява данните за вас. Вижте кои уикита са най-посещавани, кои служители допринасят най-много за базата от знания и колко ефективно базата от знания оптимизира работните процеси. Всичко е 100% персонализирано, така че можете свободно да настройвате таблото по време на работа.
ClickUp: Вашият софтуер „всичко в едно“ за база от знания
Знанията са нематериален, но изключително ценен актив за вашата компания. Вместо да позволявате знанията да се разпиляват, следвайте тези стратегии за управление на знанията, за да получите контрол над вътрешните си знания.
Стратегиите за управление на знанията са задължителни, но все пак се нуждаете от солиден софтуер за управление на знанията, който да подкрепи вашите големи планове. Изберете ClickUp, за да съчетаете управлението на проекти с управлението на знанията. Нашата всеобхватна работна платформа спестява на екипа ви неудобството да превключвате между платформи, като събира всичко – включително вашите знания – на едно място. ✨
Използвайте ClickUp, за да съхранявате знанията на екипа си. Създайте безплатното си работно пространство в ClickUp сега!