Някога прекарвали ли сте часове в ровене из цифровото си хранилище, търсейки онзи файл, който ясно си спомняте, че сте запазили?
Тези случаи се случват по-често, отколкото ни се иска. Не можем да намерим нужните ни файлове никъде и екипът ни се уморява да ни чака.
Не е нужно да е така. Софтуерът за организиране на файлове може да ви помогне да решите любопитния случай (случаи) с изгубените файлове. Такъв инструмент ви позволява да управлявате, запазвате и търсите цифрови активи въз основа на специфична номенклатура и организационна структура, така че файловете ви винаги да са на една ръка разстояние.
Нека разгледаме 10-те най-добри софтуера за управление на файлове за 2024 г., да анализираме техните функции, предимства и недостатъци и да разгледаме как те могат да ви помогнат да бъдете по-организирани в работата си.
Какво трябва да търсите в софтуера за организиране на файлове?
Вашият софтуер за организиране на цифрови файлове трябва да отговаря на конкретните нужди на вашия бизнес. Ето някои ключови функции, които трябва да търсите:
- Удобен интерфейс: Изберете софтуер за управление на файлове с интуитивен потребителски интерфейс, който гарантира, че всички членове на екипа могат лесно да навигират във файловете.
- Функции за организиране на файлове: Потърсете функции като създаване на папки, категоризиране на файлове и маркиране, за да поддържате структурирана и организирана файлова система.
- Функция за търсене: Надеждна функция за търсене е от съществено значение за бързото намиране на файлове. Инструментът трябва да поддържа търсене по ключови думи, филтри и разширени опции за търсене.
- Контрол на версиите: Когато работите съвместно върху документи, функциите за контрол на версиите са от решаващо значение за проследяване на промените, връщане към предишни версии и избягване на загуба на данни.
- Мерки за сигурност: Дайте предимство на софтуер с криптиране, контрол на достъпа и опции за сигурно споделяне, за да защитите чувствителните файлове и да гарантирате поверителността на данните.
- Кръстосана платформена съвместимост: Изберете софтуерно решение, което работи безпроблемно на различни операционни системи и устройства, за да подобрите гъвкавостта и достъпността.
- Синхронизиране на файлове: Лесните функции за синхронизиране поддържат файловете актуални на различни устройства, което намалява риска от несъответствия в данните.
- Персонализирани шаблони: Изберете инструмент, който предлага предварително форматирани персонализирани шаблони, като SOP шаблони или шаблони за брандиране. Те спестяват време и осигуряват последователност между различните файлови формати.
10-те най-добри софтуера за организиране на файлове
На пазара се предлагат много софтуери за управление на файлове, но не всички могат да организират файловете по начина, по който искате. Изпробвахме няколко инструмента и избрахме нашите 10 фаворита:
1. ClickUp
Софтуерът за управление на проекти ClickUp помага на фирми от всякакъв мащаб да организират систематично файловете и документите, свързани с проектите. Използвайте функцията за универсално търсене на ClickUp, за да намерите всеки файл, независимо дали се намира в ClickUp, свързано приложение или локалния ви диск. С универсалното търсене можете да добавяте персонализирани команди за търсене, като преки пътища към връзки, съхранение на текст за по-късно и други, за да търсите всичко на едно място.
Универсалното търсене е достъпно отвсякъде в работната ви среда, включително от командния център, глобалната лента с действия или работния ви плот – файловете ви са винаги на разстояние от един клик или натискане на клавиш!
За гъвкавост и по-добра организация можете да групирате, сортирате и филтрирате външните си файлове и файловете в ClickUp, като използвате изглед „Списък“, или да ги подредите в стил Kanban с изглед „Табло“. За да видите цялото си работно пространство от птичи поглед, използвайте изглед „Всичко“.
ClickUp прави още една крачка напред, за да намали натоварването на заетите екипи и да повиши тяхната продуктивност, като предлага готови за употреба шаблони.
Например, шаблонът за структура на папки за управление на проекти на ClickUp ви позволява да създадете единна структура за всичките си проекти, да организирате различни версии на файлове и записи и да си сътрудничите с членовете на екипа.
Можете да добавите до осем персонализирани атрибута, като дата на преглед, отдел, бележки, напредък, тип ресурс и други, за да запазите важната информация за проектите и лесно да визуализирате данните за тях.
Той ви помага да проследявате по-добре проектите и ви спестява време при търсенето на документи.
Най-добрите функции на ClickUp
- Организирайте файлове и папки с етикети и тагове, за да улесните намирането им.
- Изберете от над 15 персонализирани изгледа, за да организирате и визуализирате файловете и папките си по начина, по който искате.
- Увеличете отделните задачи, за да намерите бързо свързаните файлове.
- Намалете мащаба, за да получите цялостен преглед на напредъка на проекта и пречките с гъвкавите табла на ClickUp.
- Създавайте списъци със задачи, изготвяйте планове за проекти и проектирайте ефективно отчети за състоянието на проектите с шаблоните за управление на проекти на ClickUp.
- Насладете се на лесен за използване потребителски интерфейс, подходящ за екипи с различни нива на техническа експертиза.
- Пишете, редактирайте, сътрудничете си по документи и проверявайте историята на версиите с ClickUp Docs, мощна алтернатива на Google Docs.
- Автоматизирайте повтарящите се задачи и извличайте полезна информация от вашите файлове и данни с ClickUp Brain.
Ограничения на ClickUp
- Леко заучаване за начинаещи
- Някои от функциите все още не са достъпни в мобилното приложение.
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Неограничен: 7 долара на потребител на месец
- Бизнес: 12 долара на потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain: Наличен във всички платени планове за 5 $/член на работната среда/месец
Оценки и рецензии за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 9000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 4000 рецензии)
2. OneDrive
OneDrive е сред най-популярните софтуери за организиране на файлове за бизнеса и професионалистите. Като част от екосистемата на Microsoft, той организира вашите файлове на различни устройства и в реално време.
OneDrive ви предоставя персонализиран контролен панел, чрез който можете да споделяте файлове, да си сътрудничите с други хора и да следите файловете си от други инструменти на Microsoft. Можете да организирате файловете си по-добре, като ги кодирате с цветове, създавате преки пътища и работите офлайн с файловете на устройството.
Абонаментът за OneDrive работи на различни устройства и версии на Windows, така че не се налага да се притеснявате за потребителския интерфейс или достъпността на файловете.
Най-добрите функции на OneDrive
- Поддържайте безпроблемна синхронизация на файловете между устройствата
- Използвайте функцията за история на версиите, за да проследявате или възстановявате стари файлове.
- Възползвайте се от офлайн режима, за да организирате локалните файлове.
Ограничения на OneDrive
- Случайни проблеми със синхронизирането на файлове
- Някои потребители смятат, че функцията за търсене е неефективна, особено когато има голям брой файлове.
Цени на OneDrive
- OneDrive for Business (План 1): 5 USD/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
Оценки и рецензии за OneDrive
- G2: 4. 3/5 (над 9000 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 11 000 отзива)
3. Abelssoft
Софтуерът за управление на цифрови файлове Abelssoft подрежда всеки файл на мястото му и освобождава работното ви бюро от ненужни файлове.
Можете да зададете неограничен брой правила за сортиране на PDF файлове, снимки, аудио файлове, документи, видеоклипове и други видове медийни файлове на вашия компютър. След като зададете правилото, можете автоматично да класифицирате файловете в подходящите папки с едно кликване. Това също така улеснява намирането на подходящите файлове в подходящия момент!
Abelssoft работи на Windows 11, Windows 10, Windows 8. 1, Windows 8 и Windows 7.
Най-добрите функции на Abelssoft
- Задайте правила, за да решите кои файлове да преместите и къде
- Използвайте функцията „плъзгане и пускане“, за да присвоявате файловете автоматично към правилната папка, спестявайки ценно време.
- Получете безплатни актуализации за най-малко шест месеца.
- Бързо намирайте всякакъв тип файлове, запазени на вашия компютър
Ограничения на Abelssoft
- Работи само на Windows PC. Не е подходящ за други операционни системи.
- Не поддържа организиране на файлове, намиращи се в облака.
Цени на Abelssoft
- Тестова версия: Безплатна
- Пълна версия: 29,95 $
Оценки и рецензии за Abelssoft
- G2: Недостатъчно отзиви
- Capterra: Недостатъчно рецензии
4. Tabbles
Tabbles е софтуер за управление на файлове и съвместна работа с документи, фокусиран върху структурирането на файлове чрез тагове.
Той ви позволява да добавяте етикети към всеки тип файл, включително изображения и музикални файлове, намиращи се на локални дискове, мрежови устройства или в облака. Можете също да използвате функцията за автоматично етикетиране, за да маркирате автоматично файловете си въз основа на тяхното име, съдържание или път.
Tabbles предлага функции за съвместна работа: добавяйте коментари към файлове или отметки и общувайте с екипа си. Освен таговете и съдържанието на файловете, коментарите също могат да се търсят, което прави извличането на файлове бързо и безпроблемно.
Най-добрите функции на Tabbles
- Организирайте файловете с автоматично маркиране
- Търсете файлове въз основа на етикети, коментари и съдържание на файловете с помощта на унифицирано поле за търсене.
- Маркирайте файловете, запазени в облачните папки на Google Drive или Dropbox, с услуги за синхронизиране на файлове.
Ограничения на Tabbles
- Липса на модерен потребителски интерфейс
- Има лека крива на обучение
Цени на Tabbles
- Безплатно завинаги
- Базов: 3 евро/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
- Pro: 5 евро/потребител на месец (фактурира се ежегодно)
- Корпоративно: 6 евро/потребител на месец
Оценки и рецензии за Tabbles
- G2: Недостатъчно отзиви
- Capterra: 4. 3/5 (20+ отзива)
5. DocuWare
DocuWare е създаден, за да намали хартиените документи чрез интелигентно качване и организиране на тежки документи в облака.
Той разполага с функция OCR (оптично разпознаване на символи), която ви помага да дигитализирате стари документи и да ги съхранявате за лесен достъп. Екипите могат да използват DocuWare на различни устройства за по-гладко сътрудничество и проследяване на файлове. Той също така осигурява сигурност и съответствие на корпоративно ниво, за да пази вашите файлове в безопасност.
Мощната индексация, сканирането на устройството и проследяването на версиите на DocuWare го правят един от най-интуитивните софтуери за организиране на файлове за бизнеса.
Най-добрите функции на DocuWare
- Сканирайте и сортирайте физическите файлове, за да намалите рисковете и тежестта на хартията.
- Спестете време, като търсите с помощта на подробни филтри.
- Внедрете облачното решение за гъвкавост и достъпност
- Интегрирайте с други бизнес инструменти за по-висока продуктивност
Ограничения на DocuWare
- Сложната крива на обучение може да се окаже прекалено трудна за екипи, които не са технически подготвени.
- Мобилното приложение не предлага всички функции и възможности.
Цени на DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Индивидуални цени
- DocuWare Cloud 15: Персонализирана цена
- DocuWare Cloud 40: Индивидуални цени
- DocuWare Cloud 100: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за DocuWare:
- G2: 4,5/5 (над 200 отзива)
- Capterra: 4. 6/5 (80+ отзива)
6. Bynder
Bynder е софтуер за управление на файлове и активи за предприятия.
Инструментът ви позволява да търсите файлове с персонализирани филтри, да контролирате правата за достъп и да ги споделяте с вътрешни или външни заинтересовани страни. Можете да контролирате файловете дори след като сте ги споделили, като добавите дати на изтичане на правата за достъп и проследявате историята на споделянето.
Bynder използва изкуствен интелект, за да премахва дублиращите се файлове и да добавя метаданни към цифровите активи, за да подобри възможностите за търсене. Той ви позволява да изтегляте файлове във формати, специфични за канала, и да ги изрязвате или редактирате, за да поддържате еднородност в различните точки на контакт.
Най-добрите функции на Bynder
- Намирайте важни документи за секунди с интуитивната структура на филтрите на Bynder.
- Споделяйте файлове директно от вашата система за управление на цифрови активи (DAM)
- Защитете цифровите си активи, като ограничите достъпа и правата за използване на споделените файлове.
- Интегрирайте API на Bynder с вашия софтуер за планиране на ресурсите на предприятието (ERP)
Ограничения на Bynder
- Има значителна крива на обучение
- Потребителският интерфейс може да бъде подобрен
Цени на Bynder
- Управление на цифрови активи (DAM): Персонализирано ценообразуване
- DAM + Мащабиране на операциите с съдържание: Персонализирано ценообразуване
- DAM + Интегрирана цифрова екосистема: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Bynder
- G2: 4,5/5 (над 600 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 200 отзива)
7. Dokmee
Системата за управление на документи Dokmee (Dokmee DMS) предлага безпроблемно решение за заснемане, съхранение, търсене, извличане и споделяне на файлове.
Подходящ за фирми от всякакъв мащаб, този инструмент ви позволява да организирате файловете в различни папки, ръчно или с помощта на автоматизация. Той ви дава възможност да контролирате вашите цифрови активи – да споделяте всякакъв тип файлове, да си сътрудничите с членовете на екипа и да се възползвате максимално от контрола на версиите за редактиране на документи.
Можете да персонализирате работния си процес, за да отговаря на нуждите на вашия бизнес. Пощенската кутия за работния процес е достъпна както за уеб, така и за мобилни версии на софтуера, което ви позволява да одобрявате и управлявате файловете си, докато сте в движение.
Най-добрите функции на Dokmee
- Проследявайте активността на файловете с вграден аудитен дневник.
- Сортирайте файловете в папки и нива, ръчно или автоматично.
- Добавяйте бележки към файловете и ги споделяйте с екипа си.
- Настройте персонализирани правила, за да улесните работния си процес.
Ограничения на Dokmee
- Някои потребители намират потребителския интерфейс за труден за навигация.
- Функцията за търсене трябва да бъде по-мощна.
Цени на Dokmee
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Dokmee
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: 4,7/5 (над 50 отзива)
8. Google Drive
Като част от екосистемата на Google Workspace, Google Drive е сред най-популярните решения за организиране на файлове в облака. Drive ви позволява да имате достъп до документи, снимки и други файлове от вашите синхронизирани устройства, свързани с интернет.
Можете да създавате папки, да категоризирате файлове и да използвате мощни функции за търсене, за да улесните намирането им. Функциите за съвместна работа позволяват редактиране и споделяне в реално време, което подобрява екипната работа и производителността.
Най-добрите функции на Google Drive
- Интегрирайте с други мощни инструменти в екосистемата на Google
- Отбележете важните файлове, като ги маркирате със звездичка или ги добавите към страницата „Приоритет“.
- Използвайте историята на версиите за подробен запис на промените.
- Контролирайте кой може да преглежда, редактира или коментира вашите файлове и поддържайте поверителността на данните.
Ограничения на Google Drive
- Не работи добре офлайн
- Липса на опции за персонализиране
Цени на Google Drive
- Business Starter: 7,20 $/потребител на месец
- Бизнес стандарт: 14,40 $/потребител на месец
- Business Plus: 21,60 $/потребител на месец
- Enterprise: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Google Drive
- G2 (за Google Workspace): 4,6/5 (над 42 000 отзива)
- Capterra: 4. 8/5 (над 27 000 рецензии)
9. Dropbox
Dropbox е софтуер за споделяне на файлове с надеждно съхранение в облак и функции за организиране на файлове. Подходящ е за индивидуални потребители и екипи от всякакъв размер.
Инструментът предлага набор от филтри за управление на множество файлове. Можете да организирате съдържанието с помощта на ключови думи, да групирате файловете въз основа на дейност или времеви период или да категоризирате файловете в съществуващи подпапки въз основа на интелигентните препоръки на Dropbox.
За да сътрудничите по файлове, можете да споделяте папки с членовете на екипа и да контролирате кой може да ги преглежда или редактира. Можете да персонализирате структурата на вашата система за архивиране, така че разрешените членове на екипа да имат достъп до необходимите файлове.
Най-добрите функции на Dropbox
- Организирайте и споделяйте файлове между устройства, свързани с интернет.
- Редактирайте файлове директно в Dropbox, без да преминавате към друга платформа.
- Бъдете в течение с последните промени, направени във файловете
- Контролирайте кой има достъп до вашите файлове с функции като защита с парола, разрешения за изтегляне и изтичащи линкове.
Ограничения на Dropbox
- Синхронизирането на файлове между устройства е процес, който отнема много време.
- Скъпи абонаменти
Цени на Dropbox
- Основно: Безплатно
- Плюс: 11,99 $/потребител на месец
- Професионална версия: 22 $/потребител на месец
- Стандартен: 24 $/потребител на месец
- Разширено: 32 $/потребител на месец
- Enterprise: Индивидуални цени
Оценки и рецензии за Dropbox
- G2: 4. 4/5 (над 23 000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 21 000 отзива)
10. WinZip
Подходящ за лична и бизнес употреба, WinZip предлага лесен начин за търсене, отваряне, редактиране, преместване и споделяне на файлове от вашия компютър, мрежа или облачно хранилище.
Инструментът може да разархивира различни формати за компресиране, като Zip, Zipx, RAR, VHD и други, и да създава криптирани Zip или Zipx файлове. Можете да преобразувате файлове в PDF, да добавяте воден знак и да споделяте файлове удобно, всичко това от една платформа.
WinZip Enterprise предлага солидни опции за персонализиране. Компании с различни размери могат да адаптират функциите и интеграциите според нуждите на своя бизнес.
Най-добрите функции на WinZip
- Архивирайте, разархивирайте и организирайте цифровите си активи, за да ускорите производителността си.
- Защитете чувствителна информация като пароли и лични данни с функциите за криптиране на WinZip.
- Получете разширени опции за сигурност и лицензиране с WinZip Enterprise
- Използвайте интеграцията с SharePoint и интеграцията с облачното съхранение в Enterprise настройката.
Ограничения на WinZip
- Скъп за функциите, които предлага
- Липсват усъвършенстваните и разширени опции за сигурност, които предлагат другите съвременни инструменти.
Цени на WinZip
- WinZip Standard: 29,95 долара
- WinZip Pro Combo: 59,95 долара
- Big Zipper: 84,95 долара
Оценки и рецензии за WinZip
- G2: Недостатъчно отзиви
- Capterra: 4,5/5 (над 40 отзива)
Бъдете в крак с вашите файлове с софтуера за организиране на цифрови файлове
Системите за организиране на файлове осигуряват бърз достъп до нужните файлове в точното време, спестяват време и правят екипите по-функционални. Изберете инструмент, с който да управлявате работния си процес и свързаните с него файлове на едно място, без да превключвате между приложения.
И какво може да бъде по-добър вариант от ClickUp?
Този безплатен софтуер за управление на проекти организира файловете в йерархична структура, което ви позволява да визуализирате работния си процес, да намирате файлове и да ги споделяте с екипите си безпроблемно. ClickUp е силно персонализируем, така че можете да го адаптирате към нуждите на вашите екипи и да повишите производителността. Кажете сбогом на хаоса и никога повече не губете файлове. Регистрирайте се в ClickUp още днес.