Американските специалисти губят 5,3 часа седмично в очакване на информация или пресъздаване на съществуващо институционално знание. Това не само е загуба на производителност за всеки служител, но и води до забавяне на проекти, некачествено изпълнение и, най-важното, до загуба на мотивация сред служителите.
В отдалечени среди липсата на достъп до информация/институционални знания може да бъде доста пагубна и често води до тихо напускане.
Можете да избегнете това с проста, повтаряема и последователна система, която показва на служителите как да изпълняват задачите си и да вземат правилни решения на работното място. С други думи, с работни процеси.
Работният процес обикновено е поредица от стъпки, през които преминава един проект или задача от началото до края. Това може да бъде толкова сложно, колкото внедряването на персонализирани микроуслуги в облака, или толкова просто, колкото одобряването на бизнес разход.
Има и несеквенциални работни процеси, като например работни процеси на състояния, които могат да се движат напред-назад, или работни процеси, управлявани от правила.
Независимо от вида си, добрият работен процес действа като пътна карта за изпълнение на задачите, като дава правилни указания и поставя подходящи ограничения.
Работният процес обаче е толкова добър, колкото и документацията, с която разполага. Без ясна, кратка и пълна документация вашите работни процеси вероятно ще бъдат забравени, ако не и игнорирани, и ще се върнете в изходна позиция.
В тази статия ще ви разясним защо се нуждаете от ефективна документация на работния процес, как да я създадете и какви инструменти можете да използвате, за да улесните работата си.
Какво е документация на работния процес?
Документацията на работния процес е процесът на записване на организационното знание и предоставянето му на лесен достъп за всеки, който се нуждае от него. Обикновено това е набор от документи, достъпни чрез защитен интерфейс, които описват как се извършва всеки аспект от вашия бизнес.
Основните характеристики на добрата документация на работния процес са:
Детайлен: Добрият документ за работния процес очертава всяка стъпка в процеса без предположения. Ако създавате документ за работния процес за одобрение на разходи, трябва да обхванете формата на заявката за възстановяване на разходи, платформата за подаването й, имената/наименованията на одобряващите лица, SLA за отговор, матрица за ескалация, контактно лице и т.н.
Достъпна: Документацията за работния процес, която не може да бъде намерена, е безполезна. Ето защо един добър документ за работния процес трябва да бъде лесно достъпен, в идеалния случай чрез търсене, на централизирана платформа, като споделен диск, локален интранет или защитен линк.
Ясно и кратко: Никой не обича да чете безкрайни страници с документация, за да изпълни най-простите задачи. Затова направете документацията кратка, с ясни инструкции. Използвайте визуални инструменти като диаграми, раздели с практически съвети/списъци за проверка, подчертавайте какво трябва и какво не трябва да се прави с емотикони и т.н.
Актуализирано: В организациите с хипер-растеж нещата се променят бързо. Уверете се, че редовно преглеждате работните си процеси. Задайте честота, например веднъж на три месеца или такава, която е подходяща за вашата организация. Ако става дума за развиващ се проект, актуализирайте документите в реално време.
Ако това ви се струва като много документи за нещо, което вашите екипи правят без усилие всеки ден, нека ви покажем как документацията на работния процес може да спести почти шест часа на човек и милиони долари в дългосрочен план.
Предимства на ефективната документация на работния процес
Често, когато говорим за работни процеси, целим ефективност на процесите, подобрена производителност, спестяване на време и т.н.
Ефективната документация на работния процес обаче е от полза и за служителите. Тя служи като самоучител за всеки служител за ориентиране в работата му. Ето как.
Споделяне на организационни знания: Ясно документираният работен процес гарантира, че всеки член на екипа ви знае какво трябва да знае, за да си върши работата добре.
Новите служители ще имат достъп до негласно знание и най-добри практики, което ще им попречи да повтарят същите грешки. Това ще ускори въвеждането на служителите, било то в организацията или в нови проекти.
По-добро сътрудничество: Работните процеси очертават всяка стъпка в процеса, като информират всеки член на екипа какво се случва преди и след завършване на задачата му.
Това им помага да съберат цялата необходима информация, да изпълнят ефективно задачата си и да я предадат на следващия човек.
Скорост на изпълнение: Когато всички знаят какво трябва да направят и как да го направят, те могат да изпълнят задачите си без отвличане на вниманието.
Добрата документация на работния процес също така посочва проблемите, с които човек може да се сблъска, и възможните решения за тях, като изглажда препятствията в процеса.
Съгласуваност в екипа: Когато целият екип следва стандартен работен процес, той прави по-малко грешки и постига постоянни резултати всеки път.
Това, от своя страна, прави клиентското преживяване последователно, укрепва възприемането на марката и води до повече продажби, по-високи печалби и по-бърз растеж.
Отчетност: Добрият работен процес не се състои само от стъпките в процеса, но и от заинтересованите страни, които участват в него.
Тя очертава отговорностите на всеки член на екипа, като ги прави отговорни за изпълнението на работа, която отговаря на вашите организационни стандарти.
Сигурност: Според Световния икономически форум 95% от проблемите с киберсигурността се дължат на човешка грешка. Това може да бъде попадане в фишинг измама или случайно въвеждане на тайни в кода.
Добре документираният работен процес очертава какво не трябва да се прави, като напомня на служителите за мерките за сигурност, които трябва да спазват.
Непрекъснато усъвършенстване: Документирането на работните процеси дава ясна представа за това как се изпълнява всяка задача.
Това помага на организациите да преразгледат своите процеси и да ги подобряват непрекъснато. Това дава възможност на организациите да бъдат наясно с практиките си и да ги усъвършенстват редовно.
По същество, работните процеси са „начинът“ на правене на бизнес. Те са вашите рецепти – уникалните начини, по които реализирате проектите си.
Те са ваша интелектуална собственост. Правилната документация на вашите работни процеси помага на цялата ви организация да се възползва от вашата интелектуална собственост. Ето как можете да постигнете това.
Документиране на работния процес срещу документация за работния процес – едно и също ли са?
Документиране на работния процес и Документация на работния процес се отнасят до различни аспекти на управлението на процесите, въпреки че звучат подобно. Ето разбивка на всеки термин:
1. Документиране на работния процес
- Определение: Отнася се до поредицата от процеси или стъпки, през които преминава един документ през своя жизнен цикъл, от създаването до завършването или архивирането.
- Цел: Оптимизира движението, одобряването и управлението на документи в рамките на организацията, за да се гарантира ефективност и съответствие.
- Примери: Процес на одобрение на документи, при който проектът преминава през преглед и редактиране от страна на няколко заинтересовани страни, преди да бъде финализиран. Автоматизиране на одобрението на фактури, при което документът се прехвърля от счетоводния отдел към ръководството за подпис.
- Процес на одобрение на документи, при който черновият вариант преминава през преглед и редактиране от страна на няколко заинтересовани страни, преди да бъде финализиран. Автоматизиране на одобряването на фактури, при което документът се прехвърля от счетоводния отдел към ръководството за подписване.
- Процес на одобрение на документи, при който черновият вариант преминава през преглед и редактиране от страна на няколко заинтересовани страни, преди да бъде финализиран. Автоматизиране на одобряването на фактури, при което документът се прехвърля от счетоводния отдел към ръководството за подписване.
- Препращане на документи към подходящите лица или отдели.
- Определяне на йерархии за одобрение.
- Проследяване на статуса на документите (например, в очакване, одобрени, отхвърлени).
- Осигуряване на съответствие с нормативните изисквания и одитни следи.
- Правна проверка на договори.
- Канали за публикуване на съдържание.
- Управление на документи в областта на човешките ресурси (например, досиета на служители, формуляри за назначаване).
2. Документация на работния процес
- Определение: Дейността по документиране на процес или работния процес, описваща как се изпълнява дадена задача, проект или набор от задачи.
- Цел: Помага при формализирането и стандартизирането на процесите, за да се гарантира последователност, яснота и обучение за служителите.
- Примери:Създаване на стъпка по стъпка ръководство за назначаване на нов служител. Записване на процедурите за управление на жалби от клиенти в екип за поддръжка.
- Създаване на подробно ръководство за назначаване на нов служител. Записване на процедурите за управление на жалби от клиенти в екип за поддръжка.
- Създаване на подробно ръководство за назначаване на нов служител. Записване на процедурите за управление на жалби от клиенти в екип за поддръжка.
Ключови елементи
- Ясни инструкции стъпка по стъпка.
- Определяне на роли и отговорности на всеки етап.
- Определяне на използваните инструменти, системи или документи.
- Очертаване на точки за вземане на решения и непредвидени обстоятелства.
- Примери за употреба:
Примери за употреба:
- Наръчници за обучение на служители.
- Стандартни оперативни процедури (SOP).
- Документация на процеса на разработка на софтуер.
Основни разлики:
| Аспект | Документиране на работния процес | Документация на работния процес |
|---|---|---|
| Фокус | Потокът и автоматизацията на документи чрез процеси. | Записване и формализиране на начина, по който се изпълняват работните процеси. |
| Цел | Управлявайте и премествайте документи ефективно. | Осигурете последователно разбиране и изпълнение на задачите. |
| Пример | Процес на одобрение на документи. | Писмена SOP за одобряване на документи. |
| Автоматизация | Често включва инструменти за автоматизиране на работата с документи. | Обикновено включва създаването на писмени или цифрови ръководства. |
| Употреба | Използва се предимно за обработка на документи в организации. | Използва се за създаване на наръчници, ръководства и инструктивни материали. |
По същество, Документалният работен процес се отнася до движението и управлението на документи, докато Документацията на работния процес се отнася до подробното описание на начина, по който функционира работният процес, което може да включва документалните работни процеси като подгрупа.
Как да създадете процес за документиране на работния процес
Може би си мислите: „Все още нямаме работни процеси, какво да документирам?“
Всеки човек има някакъв работен процес, който следва съзнателно или подсъзнателно. Документирането на работните процеси е съвсем друго нещо. Нека видим как да го направим добре.
1. Съберете вече документирани работни процеси
Един добър процес на документиране на работния поток събира най-разпръснатите идеи в организацията в една стабилна система, която дава сила на всички.
Потърсете съществуваща документация или карти на процесите. Не забравяйте, че те не е необходимо да бъдат написани в софтуера за управление на работния процес или като документ.
Те могат да бъдат и в имейли, изпратени от мениджърите до членовете на екипа им, диаграми, нарисувани на бяла дъска, или презентации, създадени за въвеждане/обучение.
Бъдете отворени към формите, в които съществува текущата документация на работния процес. Консолидирайте цялата тази информация. Организирайте я стъпка по стъпка.
2. Говорете с екипите
Във всяка организация съществува негласно знание сред членовете на екипа – знание, за което те не подозират, че притежават. Разговорите с тях за техните бизнес процеси хвърлят светлина върху неща, които може да не са очевидни в документацията на процесите.
3. Интервюирайте отделните членове на екипа
Макар че провеждането на групови срещи помага за разбирането на динамиката, индивидуалните интервюта предлагат по-задълбочена информация. Ето няколко въпроса, които могат да ви помогнат в тези разговори.
- Какви са стъпките, които следвате като част от целия си работен процес?
- В какъв ред се изпълняват тези стъпки?
- Кои са заинтересованите страни за всеки етап?
- С какви предизвикателства сте се сблъскали на всеки етап и как сте ги преодолели?
- Къде са пропуските във вашия работен процес? Как ги запълвате в момента?
- Какви са вашите резултати?
- Какви са вашите резултати и мерки за успех?
4. Документирайте работния процес
Направете изчерпателен списък на цялата информация, която сте събрали досега. Структурирайте я като процес, от начало до край, стъпка по стъпка.
Включете колкото се може повече подробности на всеки етап. Някои фактори, които трябва да имате предвид при документирането на работните процеси, са:
- Проследяване на целите: Какво се цели да се постигне с този процес и как се измерва това
- Заинтересовани страни: Кой отговаря за всеки етап, каква е матрицата за ескалация и с кого да се свържете в случай на притеснения/въпроси
- Зависимости: дали резултатът от всяка стъпка зависи от действията или одобрението на някого
- Достъп: Какви разрешения за инструменти, среди, активи и ресурси трябва да бъдат дадени, за да се завърши работният процес
- Резултати: Очаквани резултати в края на всяка стъпка, включително показателите за всяка от тях
- Важен етап: Конкретни етапи в работния процес, които трябва да бъдат завършени
- Времеви рамки: SLA и разумни срокове за всеки етап от работния процес
- Прегледи: Cadence за прегледи/срещи за проследяване на напредъка
- Речник: Значение и указания за употреба на термини, специфични за обхвата на проекта
5. Проектиране на документа за работния процес
Въпреки че стъпка 3 обяснява подробно работния процес, тя може да не е най-полезна, ако се състои само от дълги текстове.
Ето защо е от съществено значение да проектирате документацията за работния процес по такъв начин, че да е лесна за използване и справка впоследствие. Ето няколко прости начини, по които можете да проектирате работния си процес:
- Диаграми за визуализиране на процеса
- Контролни списъци за определяне на задачи и подзадачи
- Диаграми на Гант за преглед на времеви графики и припокриващи се задачи
- Заглавия и подзаглавия, които подчертават важните стъпки
- Предупредителни прозорци за подчертаване на критични фактори
6. Използвайте софтуер за документиране на работния процес
Един надежден софтуер за документиране на работния процес ще ви помогне основно в три аспекта:
- Оптимизиране: Дайте структура на работния процес, за да бъде по-лесен за четене и следване
- Връзки: Свържете различни свързани работни процеси, за да получите по-добра представа за цялостната картина
- Интерактивност: Улеснете създаването на практически стъпки, като създаване на задачи или изпращане на известия
Можете да направите това с широко достъпни инструменти като електронни таблици, презентации или софтуер за картографиране на процеси. Въпреки това, специално разработеният софтуер за документиране на работния процес ще се окаже много по-ефективен.
ClickUp Mind Maps предлага прост и визуален начин за проектиране на работни процеси. Можете да използвате съществуващи шаблони, за да проектирате незабавно диаграма на работния процес, или лесно да премествате връзките между стъпките, за да предложите зависимости. Можете да използвате възли, за да създадете референтни точки, които предлагат ресурси за всяка стъпка.
ClickUp Docs предлага цялостно решение за записване, споделяне и съвместна работа по документи за работния процес. С вложени страници, маркери и свързани документи, можете да използвате ClickUp Docs за създаване на документация за сложни процеси.
Можете да споделяте документи по сигурен начин, да сътрудничите в реално време, да редактирате динамично и да ги свързвате с работни процеси, за да променяте статуса на проектите. Полезна е и възможността ClickUp Docs да предлага различни опции за форматиране, които правят документацията на работния процес по-лесна за използване.
ClickUp Tasks ви позволява да превърнете работните процеси от Mind Maps или Docs в изпълними задачи в софтуера за управление на проекти.
Ако вече използвате ClickUp за задачи, можете да ги свържете с Mind Maps, за да ги начертаете. Ако току-що започвате с ClickUp, можете също да създавате задачи от инструмента Mind Maps, базиран на възли.
7. Преглеждайте и актуализирайте редовно
Документацията за работния процес трябва да бъде динамичен документ, който се актуализира и подобрява редовно в съответствие с развитието на процеса. При всяка проверка ангажирайте екипа, за да съберете по-задълбочени познания за работните процеси и да направите съответните корекции.
8. Използвайте ClickUp Brain
ClickUp AI е функция, базирана на изкуствен интелект, интегрирана в платформата ClickUp, която повишава производителността чрез автоматизиране на задачите, подпомагане при създаването на съдържание и предоставяне на информация на потребителите. Тя е проектирана да помага на екипите да работят по-ефективно, като използва изкуствен интелект за оптимизиране на работните процеси, подобряване на комуникацията и вземане на решения, базирани на данни. Ето някои от основните функции на ClickUp AI:
Основни характеристики на ClickUp Brain:
Автоматизация на задачите
ClickUp AI може да автоматизира повтарящи се задачи, като възлагане на задачи, определяне на крайни срокове или актуализиране на статуси въз основа на предварително дефинирани тригери. Това помага за намаляване на ръчната работа и позволява на екипите да се съсредоточат върху по-важни задачи.
Създаване на съдържание
ClickUp AI може да ви помогне при писането и редактирането на съдържание, като генерира резюмета, изготвя чернови на имейли, пише доклади или предлага подобрения на съществуващ текст. То е полезно за маркетингови екипи, създатели на съдържание и всеки, който се нуждае от помощ при писмената комуникация.
Интелигентни предложения
Изкуственият интелект може да предлага интелигентни предложения въз основа на контекста на задачите или разговорите. Например, той може да предложи следващи стъпки, да даде съвети за приоритизиране на задачите или да препоръча подходящи документи и ресурси, които да се използват.
Подобрено търсене
С помощта на AI-базирани възможности за търсене, потребителите могат бързо да намерят нужната им информация, независимо дали става въпрос за конкретна задача, документ или разговор. AI разбира контекста и може да извлича релевантни резултати по-ефективно.
Обработка на естествен език (NLP)
ClickUp AI използва NLP, за да разбира заявки на естествен език. Това означава, че потребителите могат да взаимодействат с платформата, като задават въпроси или дават инструкции на ежедневен език, което прави инструмента по-интуитивен за използване.
Сътрудничество и комуникация
ClickUp Brain може да ви помогне и при изготвянето на бележки от срещи, обобщаването на дискусии или дори препоръчването на действия въз основа на разговори в чата на ClickUp или коментарите към задачите. Той подобрява сътрудничеството чрез автоматизиране на части от комуникационния процес.
Примери за употреба на ClickUp Brain:
- Управление на проекти: Автоматизирайте актуализациите на статуса, възлагането на задачи и управлението на крайните срокове.
- Създаване на съдържание: Създавайте публикации в блогове, доклади или чернови на документация.
- Решения, основани на данни: Получете информация от данните по проекта, за да подобрите вземането на решения и резултатите от проекта.
- Сътрудничество в екип: Обобщавайте срещите и давайте препоръки за следващите стъпки, за да оптимизирате работните процеси.
Примери и шаблони за документация на работния процес
Работен процес за въвеждане на нови служители
От всички работни процеси в областта на човешките ресурси, въвеждането на нови служители е най-сложното и обширно. Ако искате да опишете работния процес за въвеждане на нови служители, следните стъпки може да ви бъдат полезни.
Ние сме запазили този пример в основните му черти, като сме ви оставили достатъчно възможности да го персонализирате/разширите според нуждите си.
Поддържайте интереса им, докато се присъединят: Обикновено минават няколко седмици между приемането на офертата и присъединяването към организацията.
- През това време поддържайте връзка по имейл веднъж седмично.
Отговорност: Ръководител на отдел „Човешки ресурси“ | График: От приемане на офертата до постъпване на работа | Зависимости: Няма
Първи ден: Изпълнете следните административни задачи.
- Обсъдете трудовия договор и го подпишете
- Предоставяне на пакет за добре дошли
- Осигуряване на активи – работна станция, електронна поща, Slack, HRMS, визитни картички, паркинг и др.
- Събиране на данни за сметката за заплати
- Свържете се с приятел/ментор
- Споделете графика за ориентация
- Заведете ги на обяд или на виртуално кафе
Отговорност: Ръководител на отдел „Човешки ресурси“ | Срок: Един ден | Зависимости: Правни въпроси, човешки ресурси, заплати, ИТ, приятел
Ориентация: Подгответе ги за успех в ролята им с помощта на следното.
- Уверете се, че са се записали за всички подходящи ориентационни/обучителни сесии за тяхната длъжност
- Ако се налага да пътуват за лична среща, направете съответните уговорки
- Свържете ги с екипа за ориентация за всякакви въпроси.
- Представете ги на други нови служители, които може да се присъединят към тях за ориентация
Отговорност: Ръководител на отдел „Човешки ресурси“ | Срок: Три дни | Зависимости: Отдел „Човешки ресурси“, обучители
Планирайте подходящи срещи
- Докладване на среща с мениджъра за обсъждане на следното Роли и отговорности 30/60/90-дневни цели Разговор за кариерата Мерки за успех Механизъм за обратна връзка Незабавни задачи
- Роли и отговорности
- Цели за 30/60/90 дни
- Разговор за кариерата
- Мерки за успех
- Механизъм за обратна връзка
- Незабавни задачи
- Планирайте срещи с екипите, с които новият служител ще работи, с конкретни цели за всеки разговор
- Роли и отговорности
- Цели за 30/60/90 дни
- Разговор за кариерата
- Мерки за успех
- Механизъм за обратна връзка
- Незабавни задачи
Отговорност: Отчетен мениджър | Срок: Две седмици | Зависимости: Наличност на съответните заинтересовани страни
Шаблон за работния процес на документацията на проекта ClickUp
Всеки проект се нуждае от уики – документация, която очертава цялото институционално знание за проекта, заедно с етапи, задачи, зависимости и отговорности. Този шаблон за работния процес на документацията на проекта от ClickUp съдържа всичко необходимо, за да ви подготви за успех. Той използва:
- Документи за обзор на проекта
- Цели за задачи и етапи
- Задачи за всяка стъпка
- Крайни срокове за всяка задача
- Гледка на диаграма на Гант за визуализиране на напредъка
Шаблон за процеси и процедури на ClickUp
Независимо дали става въпрос за назначаване на нови служители, одобряване на разходи, публикуване на съдържание, преговори за продажби или внедряване на софтуер, документацията на бизнес процесите може да помогне на екипите да работят с увереност.
Ето шаблон за процеси в ClickUp, който можете да персонализирате. Този шаблон използва персонализирани статуси, персонализирани полета, изглед на табло/таблица и функции за управление на проекти, за да отговаря на всеки процес, от който се нуждаете.
Шаблон за бяла дъска за работния процес на ClickUp
Шаблонът за бяла дъска за процеса на работа предлага прост, визуален начин за представяне на сложни работни процеси на вашите екипи. Той премахва напрежението от празния екран, като ви предоставя диаграма, с която да започнете проектирането на работния процес.
Можете лесно да превърнете различните стъпки в работния си процес в задачи, да добавите крайни срокове и да ги възложите на членове на екипа.
Подобрете документацията на работния процес с ClickUp
Добрата документация на работния процес е в основата на организационната ефективност. Управлението на проекти и документацията са неразривно свързани в ClickUp.
Напишете по-добра документация за работния процес
Разделете информацията и добавете визуални подсказки с опции за форматиране, така че вашата документация да бъде използвана, а не игнорирана.
Започнете да документирате работните процеси с ClickUp Docs. Форматирайте ги, за да подчертаете важните неща, и добавете бутони, банери или дори кодови блокове, за да подчертаете важните моменти.
Направете работните процеси приложими
Визуализирайте работните си процеси с ClickUp Mind Maps. Създавайте задачи директно от работните процеси и ги превръщайте в проекти. Използвайте вложени подзадачи и списъци за проверка, за да достигнете до всяко ниво на детайлност, от което се нуждаете.
Маркирайте служителите, отговорни за всяка задача, като им предоставите ясна представа. Просто възпроизвеждайте работния процес всеки път, когато имате нужда от него.
Преглед и разрешаване на работни процеси
Използвайте някоя от над 15-те мощни гледни точки, за да разберете състоянието на всеки от вашите работни процеси.
- Изглед на таблото, за да видите състоянието на вашите работни процеси
- Box view за получаване на обща представа
- Календарно представяне на просрочени, текущи и бъдещи задачи
- Изглед на дейностите за проследяване на актуализации/разговори
- Изглед на натоварването, за да видите представянето на членовете на екипа
Използвайте най-удобния за вас изглед, за да идентифицирате препятствия и да се намесите, ако е необходимо.
Сътрудничество с екипа
Ако работният процес включва екип, документацията също трябва да го включва. Споделете документите за работния процес с екипа си, поощрявайте обратната връзка и им позволете да редактират/оставят коментари.
Оставете ClickUp Brain да свърши работата за вас
Използвайте ClickUp AI, за да обобщите дълги документирани работни процеси, да генерирате действия, да редактирате/форматирате текст, да автоматизирате задачи/подзадачи и много други.
Документацията на работния процес е основата на един добър процес. Пилотите на дълги разстояния и медицинските сестри в интензивните отделения използват документацията на работния процес, за да изпълняват работата си правилно.
Например, с помощта на солиден контролен списък и административна подкрепа, Питър Проновост, специалист по интензивно лечение в болницата „Джонс Хопкинс“, помогна за предотвратяването на 43 инфекции и спаси осем живота и два милиона долара.
Зрелите предприятия спестяват милиони долари и подобряват ефективността си многократно с ясна и достъпна документация на работния процес.
Вие също можете да го направите с ClickUp. Достъп до Docs, Tasks, Mind Maps, Whiteboard, десетки шаблони за документация на работния процес, AI и много други безплатно, завинаги в ClickUp! 🦄ˀ