Създаването на уики е стратегически ход към изграждането на по-добро бъдеще за вашата компания (организация) и членовете на екипа. Вие полагате основите за централизиране на информацията за компанията и изграждане на пространство за сътрудничество, което ще се разраства с времето.
Това сътрудничество повишава производителността на вашите служители чрез по-добър достъп до информация и подходящи указания за навигация във вътрешните процеси. Създаването на собствена уики страница обаче изисква време и добре установена процедура.
Този блог обхваща стъпка по стъпка процеса на създаване на уики с един от най-добрите софтуери за уики. Преди да преминем към това, обсъдихме определението за уики, неговите видове и защо трябва да създадете такова.
Как да създадете уики: стъпки и най-добри практики
Какво е уики?
Уики страницата е онлайн център на общността, където хората споделят своя опит, идеи и информация. Докато някои уики платформи, като Уикипедия, са обществено достъпни, организациите използват други, за да събират и управляват вътрешна информация, което позволява на екипите да споделят знания и да работят заедно по-ефективно.
В корпоративна среда уики страницата е колективен мозък, който насърчава сътрудничеството между служителите и взаимното обучение и централизира цялото знание в компанията.
Мислете за това като за инструмент за управление на работата, който разбива информационните силози и дава на всеки достъп до необходимата информация, необходима за изпълнението на работата му. Като елиминирате хаоса от непрекъснатото препращане на информация, вашият екип се фокусира повече върху това, което е важно в дадения срок.
Какво да съхранявате в уики на компанията
Ето списък с нещата, които можете да съхранявате във фирмената уики:
- Политики и процедури на компанията: Кодекс за поведение, наръчник за служители, график за почивни дни, указания за работа от разстояние и др.
- Корпоративна култура и ценности: Декларации за мисията и визията, програми за признание на служителите, инициативи за разнообразие, равнопоставеност и приобщаване, проучвания за удовлетвореността на служителите и формуляри за обратна връзка и т.н.
- Материали за въвеждане в работата: организационна структура, ресурси за обучение, специфични за дадена длъжност, въведение в инструментите и софтуера на компанията, често задавани въпроси за нови служители, технологичен стек и как да го използвате ефективно.
- Документация по проекта: Цели и резултати от проекта, актуализации на статуса, отчети за напредъка и др.
- Информация за екипа и отдела: специфични за отдела работни процеси и инструменти, списъци с контакти, роли и отговорности
- Вътрешна база от знания: Техническа документация, речник на вътрешни термини и акроними, ръководства с инструкции, изследователски доклади и пазарни анализи.
- Информация за продукти или услуги: Предлагани услуги и основни характеристики, спецификации на продукти, пътни карти, предстоящи актуализации на продукти, вътрешни бележки за пускане на пазара, истории за успеха на клиенти, казуси, конкурентен анализ и др.
- Обучение и развитие: Критерии и шаблони за оценка на представянето, пътища за развитие на умения, графици за обучение, ресурси за обучение и т.н.
- Вътрешни комуникации: обявления и актуализации за цялата компания, вътрешни бюлетини, протоколи от срещи, отчети за финансовите резултати, календари с фирмени събития, етикет на комуникацията
- ИТ поддръжка и ресурси: Процедури за достъп до системата (VPN, настройка на електронна поща и др.), протоколи за сигурност и политики за защита на данните, ръководства за отстраняване на проблеми
- Информация за клиенти и потребители: Политики и процедури за обслужване на клиенти, процеси за привличане на клиенти, споразумения за ниво на обслужване (SLA)
- Информация за човешките ресурси и заплатите: График и процеси за изплащане на заплатите, регистрация и заявления за социални придобивки, процеси за подаване и одобрение на молби за отпуск
- Правни и нормативни изисквания: Промишлени регулации и нормативни изисквания, насоки за интелектуална собственост (IP), договори и правни шаблони, споразумения за поверителност и неразкриване (NDA)
- Планиране на събития и ресурси: Ръководства за планиране на събития, контакти и споразумения с доставчици, обратна връзка и резултати от предишни събития
Видове уикита
Има два вида уикита – вътрешни и външни. Нека видим разликата между тях, тъй като всеки от тях играе различна роля по отношение на използваемостта.
В зависимост от целта си, изберете подходящия тип за вашата компания.
Вътрешна уики
Вътрешната уики страница, наричана още частна уики страница, е затворен сайт за вашите служители, които си сътрудничат в реално време, за да поддържат и актуализират вътрешната информация на компанията. Уики страницата на вашата компания се превръща в основен източник за тях, когато искат да научат повече за правилата, да проверят референции, когато се затруднят, и да получат знания от експерти.
Вътрешната уики страница позволява на всеки да споделя бележки и предложения и да допринася с ресурси, особено за виртуален екип.
Организациите съхраняват собствени данни и чувствителна информация за компанията на вътрешни уики страници. Хоствайте уикито на екипа на свой собствен сървър или уики хостинг услуга, за да имате пълен контрол над данните и личните страници.
Ако търсите усъвършенствана сигурност за защита на данните си, трябва да хоствате вътрешната уики на вашия сървър. Необходим ви е ИТ екип, който да следи редовните актуализации и пространството за съхранение на уики синтаксиса.
Външна уики
Външните уикита са публични уикита, достъпни за всеки, който има интернет връзка. Страницата в Уикипедия е най-добрият пример за външно уики, което приема приноси от милиони потребители по целия свят.
Фендъм уики е друг пример за външно уики; това е общност от хора, които споделят едни и същи интереси и обичат да пишат за тях онлайн.
Външните уикита могат да служат и като уебсайтове за самообслужване, за да намалят броя на запитванията от клиенти и да съкратят времето за изчакване на отговори на техните въпроси.
Идеята е да създадете уики, съдържащо най-често срещаните проблеми, с които клиентите могат да се сблъскат, и да го направите обществено достъпно.
Ако клиентът се затрудни, той има достъп до уикито и може да опита да разреши проблема самостоятелно. Това е изгодно и за клиента, тъй като проблемите му се разрешават бързо, и за вашата компания, тъй като екипът ви за поддръжка се фокусира върху разрешаването на по-сложни проблеми.
Вътрешните и външните уикита помагат за централизиране на знанията ви за продуктите и организацията.
Причини да създадете уики страница
Въпреки че концепцията за уики е почти толкова стара, колкото и интернет, използването на уики страници за продуктивност е сравнително ново. В общи линии, фирмените уикита се използват за две основни цели:
- За да намерите информация и да научите нещо
- Да допринесете с познания и да научите нещо
Нека разгледаме по-подробно предимствата от създаването на уики.
Спестете време
Уики означава „бърз“ на хавайски. Така Wikipedia получи своето име – едно място за бърз достъп до информация.
Уики страницата помага на вашия екип да се ориентира, като се превръща в универсален източник на знания, който им помага да свършат работата си по-бързо. От опитни служители до новопостъпили, всички се нуждаят от бърза информация, за да изпълняват задачите си. С екипна уики страница те знаят къде се намират данните, без да зависят от други екипи, като например ИТ отдела.
Но трябва да създадете уики, за да спрете да ги изпращате на непродуктивно пътуване в лабиринта от информация, което ще им отнеме значително време от продуктивните им часове. Резултатът е ниска производителност и изчерпване на служителите.
Пример: Джена наскоро се присъедини към вашия дизайнерски екип. Вместо да търси указания за бранда, тон и стандарти за дизайн, тя отива в раздела „Стилово ръководство“ на вашата уики страница. Джена получава незабавен достъп до указанията и стандартите. Същото важи и когато иска да научи повече за политиките на компанията и кодекса за поведение на работното място.
Насърчавайте сътрудничеството
Уики сайтовете са чудесни платформи за насърчаване на сътрудничеството между служители от различни екипи. Организациите създават уикита като системи за знания, които разчитат на екипна работа, входни данни и принос от различни потребители.
Мислете за статиите в уики като платформа, на която служителите могат да споделят своите идеи и мисли, да добавят страници и съдържание, да се позовават на насоките на общността и да актуализират материала, така че да е актуален за настоящия момент.
Това е особено полезно за екипи, които работят в отдалечена или хибридна работна среда. Различните часови зони пречат на потока от информация между екипите, които работят заедно по даден проект. Уики решава този проблем, като се превръща в общ източник за получаване на всички най-нови актуализации по проекта и избягване на забавяния, независимо от местоположението на екипите.
Когато вашите служители започнат да виждат ползите от уики сайтовете, те естествено ще се включат в превръщането им в по-надежден източник на институционално знание.
Най-хубавото е, че това не е запазено само за вашите опитни служители; новите членове на екипа също получават трибуна, от която да споделят и да придобиват знания от самото начало.
Организирайте съдържанието
Уикита може да ви напомнят за познати инструменти като електронни таблици. В края на краищата, електронните таблици са известни с това, че обработват огромни количества данни.
Въпреки това, има две области, в които електронните таблици изостават значително от уики сайтовете – сътрудничеството и организацията. Вече обяснихме първата; нека се съсредоточим върху организацията.
Уики позволява на потребителите да добавят етикети към съдържанието и да създават категории със структуриран дизайн. Етикетите са уики инструменти, които позволяват на потребителите да намират информация по-бързо. Членовете на екипа се маркират взаимно, за да ги насочат към източника и да избегнат объркване.
Този начин на организиране на съдържанието е полезен и при привличането на нови заинтересовани страни (доставчици, търговци, агенции и др.).
Традиционно, въвеждането в работата включва множество размени на имейли и разпръснати документи. Външният уебсайт Wiki позволява на новите ви заинтересовани страни лесно да имат достъп до насоки за съответствие, протоколи за сътрудничество и графици на проекти в различни категории в един единствен източник.
Свържете свързаната информация
Друга забележителна характеристика на уики сайтовете е тяхната способност за свързване. Връзка, използваща CSS код, е хипервръзка към други свързани страници или външни уеб страници.
Тази функция за вътрешно свързване прави уикито по-мощно, защото дава възможност на потребителя да влезе в подробностите на даден проект или информация, без да напуска уики сайта.
Непрекъснатият поток от информация го прави и лесен източник на знания за новите ви служители. Позволете им да разгледат цялата уики страница на свой собствен темп, без да се налага да губят часове в търсене на подходяща информация в други страници и статии.
Освен това, уикито е система за управление на съдържание с отворен код и функции за съвместна работа, която ви позволява да създавате индивидуални потребителски акаунти с достъп въз основа на роли.
Ревизии на съдържанието
Да имате своя уики е значително постижение, но това е само върхът на айсберга. Ключовите сътрудници продължават да редактират съдържанието в уикито на екипа, за да бъдат в крак с променящите се бизнес изисквания.
Въпреки това, трябва да използвате една от най-популярните уики платформи и да разчитате на инструменти за обработка на текст, за да проследявате ревизиите онлайн. Връщането към оригиналното уики съдържание е възможно само ако някой е оставил бутона за история на ревизиите включен по време на редактирането.
Софтуерът или платформата за уики запазва всяка ревизирана версия на промените, а администраторите имат последната дума за това какво да бъде включено в уикито и какво не. Вграденият механизъм улеснява проследяването на промените и кога са направени от други потребители.
Как да създадете уики страница
Следвайте тези стъпки, за да създадете ефективна уики страница за вашата компания. По-късно ще ви покажем и как ClickUp може да ви помогне.
Стъпка 1: Определете целта и обхвата
Определете основната цел на уикито. Дали е за вътрешна документация, споделяне на знания, въвеждане на нови служители или всичко изброено? Определянето на това ще ви помогне да оформите съдържанието и структурата.
След като изясните целта, решете какъв тип информация ще включите в уикито.
Стъпка 2: Изберете уики платформата
Изберете уики платформа, която отговаря на нуждите на вашата организация. Някои популярни опции включват:
- ClickUp: Чудесно за създаване на съвместни и взаимосвързани уикита
- Confluence (от Atlassian): Чудесно за екипи, които използват Jira и други инструменти на Atlassian.
- Google Sites: Прост и икономичен вариант за основни уикита
- SharePoint: Идеален за екипи, които вече използват инструменти на Microsoft Office
- Gitbook: Идеална платформа за публикуване на технически знания
- MediaWiki: Гъвкава платформа с отворен код, често използвана за по-големи уикита.
- Helpjuice: Създаден за съхранение на информация за обслужване на клиенти
Прочетете повече: Най-добър софтуер за вътрешна уики страница на компанията
Стъпка 3: Планирайте структурата
Определете широки категории за вашата уики страница и разделите всяка от тях на по-конкретни подкатегории или страници. Свържете ги всички с добре организирана структура на менюто, за да направите уики страницата по-достъпна.
Например, екипите по човешки ресурси могат да решат да разделят уикито на категории като „Политики“, „Специални проекти“, „Програми за въвеждане в работата“ и т.н. В категорията „Политики“ могат да има подкатегории като „Политики за отпуск“, „Социални придобивки“, „Кодекс за поведение“ и т.н.
Стъпка 4: Настройте разрешения за сигурност и контрол на достъпа
Определете кой ще има достъп до уикито и какво ниво на достъп трябва да има (например, преглед, редактиране или управление). Решете дали уикито ще бъде отворено за всички в компанията или дали определени страници трябва да бъдат ограничени до конкретни отдели (например, HR или IT).
На този етап трябва да определите и някои правила за използване. Посочете всички насоки, които искате служителите да следват, и процеса за актуализиране на съществуващите уикита.
Стъпка 5: Попълнете уикито със съдържание
Започнете със събирането на всички документи, политики и знания, които планирате да добавите към уикито. Това може да включва сътрудничество между отделните отдели.
Започнете да създавате страници за всяка категория и подкатегория. Опитайте се информацията на всяка страница да бъде кратка, ясна и уместна. Когато е уместно, свържете страниците помежду им за по-лесна навигация.
Стъпка 6: Добавете функции за сътрудничество
Изберете платформа, на която членовете на екипа могат да оставят коментари или да задават въпроси относно конкретни уики страници. Това ще насърчи сътрудничеството и ще позволи на уикито да се развива с времето.
Можете също да проследявате ревизиите, за да предотвратите загуба на информация и да улесните връщането на промените.
Стъпка 7: Споделете уикито и обучете членовете на екипа
След като основната структура и съдържание на уикито са готови, поканете служителите да имат достъп до уикито и ги насърчете да допринесат. Ако е необходимо, провеждайте обучение за ефективното използване на уикито.
Най-добри практики за създаване и използване на уики
За да извлечете максимална полза от уикито си, имайте предвид следните предложения:
- Съгласувайте членовете на екипа и колегите относно използването на уикито като ваша вътрешна база от знания.
- Създайте шаблони за различни видове страници (например, документация за проекти или наръчници за служители) и определете правила за форматиране. Това гарантира последователност в представянето на информацията.
- Оптимизирайте го за търсене. Използвайте подходящи ключови думи и ясни заглавия на страниците, за да улесните служителите при търсенето на информация в уикито. Организирайте страниците логично, за да направите прегледа на уикито интуитивен. Ако избраната от вас платформа го поддържа, маркирайте страниците с свързани термини, за да подобрите резултатите от търсенето.
- Определете екип или лице, което редовно да проверява уикито за остаряла информация и да я актуализира, за да се гарантира точността й.
- Осигурете механизъм, чрез който служителите да могат да подават обратна връзка или да предлагат промени в уики страниците.
- Използвайте аналитични данни, за да проследите колко често се посещава уикито и кои страници са най-посещаваните. Въз основа на обратната връзка и данните за използването, коригирайте структурата, съдържанието или разрешенията, за да подобрите ефективността на уикито.
Създавайте уикита без усилие с помощта на ClickUp
Сега, когато вече знаете как да създадете уики, нека видим как ClickUp улеснява тази задача.
Ето трите функции, които ще ви помогнат да създавате, пишете и проектирате вашите уики страници, без да се чувствате като на изпитание.
ClickUp Docs – Най-добрият софтуер за вътрешна уики страница на компанията
ClickUp Docs е мястото, от което да започнете да създавате уикита. То ви позволява да създавате и добавяте съдържание, както и да редактирате документи от нулата. За да структурирате информацията си по подходящ начин, използвайте многото опции за стилизиране в документите, като например маркери, таблици и точки.
Софтуерът за уики ClickUp ви позволява да си сътрудничите с колегите си в реално време. Функцията за незабавно и живо сътрудничество ви позволява да следите промените, докато те се правят, и да добавяте коментари, за да споделяте мислите си незабавно. Това позволява на редактора да прегледа и преработи промените, преди да ги публикува.
Ако ревизиите изискват вътрешни дискусии, маркирайте членовете на екипа и им възложете задачи от уикито, за да ускорите работата. Или просто започнете чат с помощта на ClickUp Chat.
Не се колебайте да включвате мултимедийни файлове като видеоклипове с инструкции или наръчници в документите. Добавете диаграми, схеми и други интерактивни елементи, за да направите вашата уики визуално привлекателна и лесна за разбиране.
Ако документирате процес или споделяте инструкции, направете бърз запис на екрана с ClickUp Clips и вградете видеото във вашата уики.
Освен това, ClickUp ви позволява да свържете уики страници с вашите съществуващи работни процеси. Свържете се с съществуващи документи, добавете джаджи в документите, за да възлагате задачи, и актуализирайте статуса на проекта, за да държите всички в течение за напредъка. По този начин информацията и действителните задачи се събират на едно място.
ClickUp AI – AI Wiki Creator
Дори най-опитните автори могат да сметнат за предизвикателство създаването на нови страници от нулата в уики. Шаблоните за писане на съдържание на ClickUp помагат на ключовите сътрудници да структурират съдържанието си. Най-доброто допълнение към това е помощникът за писане ClickUp Brain AI.
AI Writer на ClickUp е един от най-добрите AI инструменти за писане, редактиране и форматиране на съдържание за вашите уики страници. Ако ви липсват идеи, стартирайте подсказка и подгответе първия си чернови вариант за секунди. Вътрешният редактор ви помага да изпипате съдържанието, за да го направите по-ясно и по-привлекателно.
Имате нужда от творчески тласък? ClickUp Brain е вашият партньор за мозъчна атака, който ще ви помогне да разгърнете творческия си потенциал, за да създадете забавно и уместно съдържание.
Използвайте предварително структурирани заглавия, за да форматирате съдържанието си и да спестите време. Обобщете бележките си от срещите и актуализациите на задачите и ги добавете към уикито си, за да сте сигурни, че никакви важни дискусии не се пропускат във вашия софтуер за управление на знанията.
Шаблони на ClickUp
Шаблонът ClickUp Wiki улеснява значително работата ви, като оптимизира процеса на организиране и споделяне на знания с вашите екипи.
Шаблоните за база от знания като този се предлагат с готови стилове за изграждане на хранилището. Този адаптивен дизайн изглежда чист на всички устройства, а шаблоните са достъпни в различни приложения.
Използвайте персонализирани статуси, за да създавате задачи и да следите напредъка на уики страницата. По същия начин добавяйте атрибути, за да управлявате уики платформата и страниците си и да получавате по-точна информация.
Създаването на уики е предизвикателно и отнема много време, но с подходящия софтуер за уики, като ClickUp, изграждането на страници за вашата компания и уики е лесно.
ClickUp е полезен, особено когато вашите работни процеси и проекти са свързани с голям обем документи. Предварително създадените шаблони за уики на ClickUp ви позволяват да създавате подробни стандартни оперативни процеси (SOP), насоки и инструкции за вашия екип. Персонализирайте шаблоните, за да отговарят на вашите бизнес нужди и изисквания за информация.
Например, създайте шаблон за комуникационен план във вашите уики страници за вътрешна и външна комуникация в рамките на организацията. Посочете целевата аудитория, начина на комуникация, честотата на комуникацията и структурата на съобщението в шаблона.
Създайте първата си уики страница още днес с ClickUp
С документи за съвместна работа, интегриран AI, wiki шаблони и виртуални бели дъски, ClickUp е идеалният инструмент за създаване на фирмени и лични wiki страници. Но това не е всичко. С ClickUp можете също да ги свържете с задачи по проекти, да организирате фирмени документи и да дадете възможност на всички да си сътрудничат.
За поток от информация в реално време, ClickUp се интегрира с други инструменти за управление на работата, като повишава производителността на вашия екип и точността на данните.
Искате първата ви уики страница да бъде голям успех? Регистрирайте се в ClickUp.