„Много съжаляваме“ беше всичко, което CrowdStrike можа да каже, след като грешна софтуерна актуализация причини известния „син екран на смъртта“ (BSD) за милиони потребители по целия свят. В допълнение към 10-процентното понижение на цената на акциите за един ден, CrowdStrike трябваше да отговаря пред разгневени клиенти и не по-малко пред Конгреса на САЩ.
Макар това да изглежда като краен случай, непреднамерените грешки са доста чести в бизнеса. Когато множество екипи от различни географски райони работят по сложни проблеми, много неща могат да се объркат.
Един от най-често срещаните и ефективни начини за предотвратяване на такива бедствия е вътрешният одит. С помощта на софтуер за управление на процесите и риска (GRC) организациите могат проактивно да идентифицират потенциални проблеми и да ги решават предварително.
В тази публикация в блога ще ви покажем как можете да създадете стратегия за одит и да я приложите с помощта на ефективен списък за вътрешен одит.
Какво е одит?
Одитът е процес на систематично проучване и оценка на процесите. Тези процеси могат да бъдат финансови, оперативни или свързани с съответствието.
Например, вътрешните одитори редовно проверяват банковите извлечения на своя бизнес, за да ги оценят за грешки или измамни транзакции.
Организация, предоставяща услуги, като ресторант или спа център, може да провежда одити на начина, по който персоналът изпълнява поръчките. Технологичните фирми често използват dogfooding като начин за провеждане на вътрешни одити.
Защо е необходим вътрешен одит?
Просто казано, вътрешният одит е предназначен да открива проблеми, преди дадена работа да бъде публикувана навън. Това гарантира следното:
- Точност: Одитите дават на екипите допълнителна възможност да се уверят, че работата е точна, пълна и без грешки.
- Управление на риска: Вътрешният одит идентифицира потенциалните рискове, които могат да бъдат намалени предварително, за да се избегнат загуби и санкции.
- Качество: Одитите също помагат за гарантиране на качеството на продукцията, като проверяват дали тя отговаря на изискванията и индустриалните стандарти.
- Ефективност: Вътрешните одити понякога оценяват ефективността, за да симулират реална ситуация.
- Съответствие: Като най-честата причина, вътрешните одити помагат за спазването на приложимите закони, регламенти и стандарти.
- Увереност на заинтересованите страни: В бизнеса, където има инвеститори или акционери, вътрешните одити изграждат доверие в дейността и отчетността на организацията.
Какви са видовете одити?
В зависимост от естеството на вашия бизнес, целите, нуждите и заинтересованите страни, можете да извършите редица различни одити. Повечето от тях попадат в следните три категории.
Вътрешен одит
Вътрешният одит се провежда от организацията за нейни собствени нужди. Одиторите са активни служители на вашата организация или експерти по темата в рамките на отдела, който го изпълнява.
Например, всяка година екипът за управление на талантите може да провежда вътрешен одит на структурите на възнагражденията за всеки служител. Това би се използвало за идентифициране на несъзнателни предубеждения или неравенства.
Външен одит
Външният одит включва привличането на независими експерти, които да оценят процесите или резултатите на дадена организация. В допълнение към екипа за вътрешен одит, външните одитори предоставят по-широк спектър от знания и опит. Това придава достоверност и изгражда доверие в организацията.
Индустриалните органи и организациите за стандартизация редовно провеждат външни одити на компаниите. Сертификатите ISO са най-търсените в различните индустрии.
Други примери включват Forest Stewardship Council за устойчиво управление на горите, LEED за проектиране и управление на сгради и Leaping Bunny за продукти, които са 100% свободни от тестове върху животни.
Одит за съответствие
Одитите за съответствие оценяват дали дадена организация спазва конкретни закони, регламенти или вътрешни политики. Тези одити се фокусират изключително върху съответствието с индустриалните стандарти, договорните задължения или правителствените регламенти, за да се избегнат санкции и да се поддържат етични практики.
В областта на технологиите редовните одити за съответствие с GDPR или HIPAA са стандартна практика. Всяка индустрия има свои собствени изисквания за съответствие, за които организациите трябва да провеждат редовни одити.
Независимо дали го правите вътрешно или с външна помощ, одитите са необходимост, ако управлявате бизнес. Това гарантира на всички заинтересовани страни – клиенти, инвеститори, акционери, служители, доставчици, партньори и др. – че организацията отговаря на техните стандарти.
За да го постигнете, се нуждаете от цялостна и целенасочена стратегия за одит. Ето как можете да я създадете.
Подготовка за одит
Преди да започнете одит, се подгответе добре. Това ще създаде солидна основа за одитния процес в бъдеще.
1. Определете целите на одита
Определете ясно целта на одита. Проследете историята на проблема и разберете контекста, докато правите това.
Например, ръководител на инженерния отдел може да поиска DevOps одит, защото броят на отмените на производството през последните шест месеца е бил висок. В такъв случай не поставяйте за цел „провеждане на DevOps одит“. Вместо това, поставете за цел „идентифициране на причините за отмяната на производството“.
2. Определете обхвата на одита
В тази секция се определя как ще проведете одита. Добър начин за подход към това е метода 4W.
- Кой: Хората и отделите, отговорни за и изпълняващи одита
- Какво: Процесите или системите, които са обект на одит
- Кога: Срокът, в който трябва да бъде завършен одитът.
- Къде: Физическите граници на мястото, където трябва да се извърши одитът, ако има такива.
Например, при извършване на DevOps одит, обхватът може да изглежда както следва.
Кой: Инженерният ръководител отговаря за надзора на одита. Одитният екип, състоящ се от двама разработчици, двама анализатори по качеството и трима DevOps инженери, ще изпълни задачата.
Какво: Ще бъде одитиран CI/CD процеса, включително всички автоматизирани и ръчни процеси. Софтуерът за съответствие с SOC 2 също е включен.
Кога: Одитът ще бъде извършен в рамките на осем седмици, започващи на 1 юли 2025 г.
Къде: Одитът на процесите ще се проведе в средата за подготовка и производствената среда.
3. Разделете областите на одит
След като обхватът на работата е готов, раздели го на по-малки управляеми подпроекти, задачи и подзадачи. Групирай свързаните задачи и ги организирай систематично.
4. Създайте конкретни задачи и въпроси
Това е стъпката, в която действително създавате контролните списъци за вътрешен одит. Тук изброявате всички изпълними и измерими задачи за всяка област на одита.
Например, списъкът за одит на DevOps може да включва въпроси като:
- Кодът ли е без грешки преди пускането в производство?
- Кой процент от известните бъгове се изпращат в производство?
- Има ли преглед на кода от старши разработчик преди пускането в производство?
- Извършва ли се одит за съответствие с ИТ изискванията преди производството?
- Кой има достъп до производствения процес?
Ето някои съвети при създаването на вътрешния одит:
Дръжте го прост: Използвайте ясен и кратък език, който избягва ненужната сложност. Фокусирайте се върху изпълними задачи, които всеки може лесно да разбере и да следва.
Направете го уместен: Съгласувайте контролния си списък с целите, обхвата и приложимите стандарти на одита. Включете само елементи, които се отнасят пряко до областите, които одитирате.
Например, ако създавате списък за съответствие с GDPR, избягвайте да добавяте други правни изисквания към същия одит.
Поддържайте последователност: Използвайте стандартизирани формати, терминология и критерии за оценка за всички задачи.
5. Подгответе необходимата документация
Определете конкретните записи, отчети или данни, които ще потвърдят съответствието или оперативната ефективност за всеки елемент от списъка за проверка. Например, при финансов одит може да са ви необходими баланси, фактури и данъчни декларации.
За DevOps одита може да са ви необходими стандартни оперативни процедури (SOP), матрица на роли и отговорности, процеси за пускане в производство и др.
6. Финализирайте и стандартизирайте
Проведете малък мета-одит, за да проверите за излишни елементи, пропуски или неясни точки в контролния списък за одит. Използвайте резултатите, за да усъвършенствате контролния списък и да подобрите неговата използваемост и ефективност.
Форматирайте го за по-голяма яснота, с организирани раздели и място за бележки или констатации. Стандартизирайте го за бъдещи одити, за да гарантирате последователност и лекота на използване в цялата организация.
Пример за контролен списък за вътрешен одит
Когато подготовката ви е готова, ще разполагате с вътрешен одит списък, който ще прилича на този по-долу.
Цели и обхват на одита
Това е кратка секция, която очертава целите и задачите на одиторския процес. Тя включва също матрицата RACI и процесите на ескалация.
Контролен списък за одит
Това включва цялата работа, която трябва да бъде извършена като част от одиторския процес. Някои често използвани елементи са:
Подготовка
- Съберете цялата необходима информация и достъп
- Планирайте работата, която трябва да бъде изпълнена всеки ден
- Получете необходимите одобрения от ключовите заинтересовани страни.
Прилагане на одита
- Измерете ефективността на всеки процес
- Идентифицирайте пречките
- Прегледайте ключовите показатели за ефективност и съответните метрики.
- Оценете съответствието с политиката
- Изпълнете контролния списък за съответствие със Закона Сарбейнс-Оксли SOX.
Последващи действия
- Документирайте констатациите
- Дайте препоръки за коригиращи и превантивни действия.
- Разпределете отговорностите и сроковете за разрешаване на проблемите.
- Актуализирайте контролния списък за съответствие
- Планирайте последващи одити, за да следите напредъка.
Резултати от одита
Типичният резултат от вътрешен одит е доклад до съответния заинтересован субект, в който се описват констатациите и препоръките.
Например, ако одитът на DevOps разкрие, че отмяната на промени се дължи на изпращане на грешен или дефектен код в производството, това ще бъде отбелязано в одиторския доклад. Освен това, той може да предложи и формален процес на преглед на кода, за да се предотврати отмяната на промени в бъдеще.
Всичко е планирано и готово; нека видим как можете да проведете одит правилно.
Провеждане на одит: стъпка по стъпка
Само за да повторим, подготовката на одита е може би най-важната стъпка в процеса. Тя определя какво, как, кога и къде ще одитирате. Затова, преди да започнете да оценявате каквото и да било, завършете дейностите и планирането преди одита.
Създайте изчерпателен контролен списък за одит и след това започнете проверките.
1. Събиране на данни
Съберете всички налични данни. Например, ако провеждате DevOps одит, вашите данни може да включват:
- Съществуващи отчети от минали производствени цикли и отстъпки
- Автоматизирани аудиторски регистри
- Съществуващи ретроспективи за причините, поради които това се е случило
- Архитектурни проекти и други карти на процесите
- Обратна връзка от ръководителите и членовете на екипа относно процеса
В някои случаи може да искате да видите и данни от софтуера за GRC.
2. Извършете проверките си
Това може да звучи просто, но със сигурност не е лесно. Задачата на одиторския комитет е да оцени всяка една стъпка във всеки процес. Бъдете внимателни и изчерпателни.
- Прегледайте всички данни в подробности.
- Проверете всички процеси в обхвата на одита, като използвате вътрешния си одит списък.
- Ако нещо не е наред, задайте подходящи въпроси на съответния член на екипа.
- Записвайте ясно наблюденията си на всеки етап.
3. Съберете доказателства за одита
Разликата между одит и произволно мнение е в доказателствата. Подробният вътрешен одит ще предостави конкретни доказателства за неефективност, аномалии, грешки, измами или други отклонения от процеса. Концентрирайте се върху събирането на достатъчно, релевантни и надеждни доказателства, за да изградите солидна основа за вашите заключения.
4. Анализирайте доказателствата от одита
Анализирайте внимателно доказателствата, за да разберете какво се случва и защо. Използвайте техники за анализ на данни, бенчмаркинг и оценка на риска, за да идентифицирате модели, аномалии или области, които будят загриженост.
5. Докладвайте резултатите от одита
Сега съберете резултатите от одита в един документ. Той трябва да включва:
- Цели: Кратко въведение за това, което сте си поставили за цел да постигнете.
- Констатации: Наблюдения и заключения въз основа на одита
- Препоръки: Предложения за подобрения при констатирани неефективности или несъответствия.
- Следващи стъпки: Бъдещи планове за следващия одит или необходими промени
Въпреки че одитите са част от дейността на всяка организация, има редица неща, които могат да се объркат. Ето някои добри практики, за да избегнете това.
Най-добри практики за използване на контролен списък за одит
Контролният списък за одит е вашата карта на съкровището. Той ви показва пътя, по който трябва да поемете, за да изпълните мисията си по одит. Ясната, подходяща и използваема карта на съкровището е от решаващо значение за вашия успех. Вземете предвид тези съвети, докато създавате своя собствена карта.
Проверете своя контролен списък за одит: Да, прочетохте правилно. За да се уверите, че вашият контролен списък остава актуален и ефективен, преглеждайте го редовно. Актуализирайте го, за да отразява организационните процеси, отговорните заинтересовани страни, промените в системата и т.н.
Погледнете отвън навътре: Не се изолирайте от външния свят, докато създавате своя вътрешен одит. Периодично обмисляйте индустриалните стандарти и регулаторните промени. Това помага одитният списък да бъде подходящ за времето и мястото.
Получаване на обратна връзка: Одиторите трябва да поддържат дистанция и авторитет, за да бъдат взети на сериозно. Това обаче не трябва да пречи на събирането на значима обратна връзка от вътрешни заинтересовани страни, много от които може да са част от процеса, който одитирате. Създайте процес за преглед на документацията за събиране на обратна връзка.
Адаптирайте стандартизирани контролни списъци: Отрасловите организации и сертифициращите организации със сигурност вече разполагат с надеждни контролни списъци за одит. Потърсете такива, които са достъпни по лицензи Creative Commons, и ги адаптирайте към вашите процеси.
Запазете го в цифров формат: Използвайте цифров контролен списък, за да максимизирате достъпността и ефективността. Може дори да откриете полза от инструменти за управление на съответствието, които предоставят сигнали в реално време, автоматизация и функции за сътрудничество. Да видим как би работило това.
Инструменти и ресурси за създаване на контролни списъци за одит
Одитите са продължителни процеси, които отнемат много време и усилия. Мощен инструмент за управление на проекти като ClickUp може да ви улесни в това. Ето как.
Структурирано планиране с шаблони
Не се чувствайте принудени да започнете своя одитиращ шаблон от празна страница. Адаптирайте всеки от публично достъпните контролни списъци според вашите нужди.
Можете също да използвате напълно персонализирания и лесен за начинаещи шаблон за одити на ClickUp, за да структурирате работата си. С помощта на този шаблон можете да идентифицирате ключови области за нуждите на съответствието, да събирате данни, да организирате знания и да планирате и изпълните одита без никакви проблеми.
Ефективни и многократно използваеми списъци
Добрият списък е основата на вашия одит. Затова създайте шаблон за списък, който можете да използвате многократно. Ако не сте сигурни откъде да започнете, разгледайте шаблона за вътрешен одит на ClickUp. Можете да използвате този лесен за начинаещи и готов за употреба шаблон, за да:
- Идентифицирайте елементите на одита
- Създавайте списъци за многократна употреба със съответните резултати от одита, нива на усилие и други персонализирани полета.
- Копирайте и използвайте при необходимост.
- Сътрудничейте със заинтересованите страни и останете гъвкави
Управление на задачите за одити
Какво е одит, ако не поредица от конкретни задачи? Управлявайте ефективно вашите одити с ClickUp Tasks. Разделете одита на задачи и подзадачи. Създайте по-малки контролни списъци в рамките на задачите, ако е необходимо. Сътрудничество с подходящите хора, като ги @споменавате в коментарите. Можете също да възлагате задачи на хората, ако е необходимо.
Автоматизация на одитите
Одитите са набор от малки повтарящи се задачи, много от които могат да бъдат ефективно автоматизирани. ClickUp Automations включва предварително проектирани шаблони и тригери, които поддържат широк спектър от сценарии.
- Имате нужда да актуализирате елементи в няколко списъка? Автоматизирайте процеса въз основа на тригери в един от списъците.
- Трябва да уведомите заинтересована страна за елементи, които са в сериозно несъответствие? Автоматизирайте маркирането и @споменаванията.
- Имате нужда да създадете нови задачи въз основа на резултатите от одита? Автоматизирайте създаването на задачи въз основа на промяна в статуса.
Съвместни прозрения
Подредете заключенията си в ClickUp Docs. Споделете ги безопасно с други хора, за да получите коментари и предложения. При необходимост можете да създавате задачи директно от документите.
За по-сложни проблеми използвайте изкуствен интелект. ClickUp Brain ви помага да генерирате идеи, да обобщавате бележки и да получавате незабавно актуална информация за напредъка. Можете също да получите отговори на вашите въпроси относно управлението на одиторския проект.
С това одитът ви е приключен и докладът е готов. Какво следва?
Действия и подобрения след одита
Одитът не е последната стъпка. Всъщност той е само важен етап в цикъла на непрекъснато усъвършенстване. Това означава, че след одита ви предстои много работа.
Прилагайте коригиращи действия: Изпълнете препоръките от одита, за да отстраните несъответствията, да запълните пропуските в контрола и да коригирате неефективностите.
Например, ако препоръката на DevOps одита е да добавите стъпка за основен преглед, приложете я като част от управлението на инженерния си проект.
Разпределете отговорностите: Интегрирайте препоръките от одита във вашите процеси. Разпределете отговорностите, определете срокове и следете напредъка.
Въведете превантивни мерки: След като сте отстранили проблема, въведете мерки, за да предотвратите повторното му възникване.
Например, можете да внедрите автоматизирана проверка на кода като част от вашия DevOps процес. Можете също да настроите процес на одобрение, който гарантира, че старши разработчик одобрява кода за пускане в производство.
Актуализирайте политиките: Въз основа на препоръките от одита актуализирайте вътрешните контроли, политиките, стандартните оперативни процедури, обучението и т.н. Създайте процес за редовно наблюдение на промените в правната рамка и се адаптирайте съответно. Направете това част от организационното си знание.
Проследявайте напредъка: Не чакайте следващия одит, за да разберете дали е проработило! Проследявайте и измервайте напредъка си на всеки етап. Използвайте таблата на ClickUp за наблюдение в реално време и отчитане на резултатите.
Например, можете да създадете джаджи в ClickUp Dashboards за задачи с преглед на кода и връщане назад. Използвайте това, за да следите корелацията между двете и да се уверите, че вашите препоръки за одит са полезни за решаването на основните проблеми.
Никога не пропускайте одит с ClickUp
Нека си признаем. Грешки се случват постоянно, особено когато са замесени хора. Макар че това не може да бъде напълно избегнато, те могат да бъдат сведени до минимум с подходящи процеси.
Един добър вътрешен одит поддържа точността, ефективността, ефикасността и целостта на организационните процеси. Той също така помага за поддържането на стандартите на системите за безопасност, законови, регулаторни и системи за управление на качеството. Честите вътрешни и външни одити се занимават с рисковете и ги намаляват.
От друга страна, честите одити могат да отнемат значително време, ресурси и бюджети. Единственият начин да провеждате одити последователно и да подобрявате непрекъснато процесите е да ги операционализирате.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp е мощна опция за това. С ефективното си управление на задачите, оптимизирани работни процеси, мониторинг в реално време и лесно сътрудничество, ClickUp поддържа управлението на одити в голям мащаб. Настройте вашите персонализирани одити в ClickUp. Опитайте ClickUp безплатно още днес!