Отказ от отговорност: Тази статия има за цел да предостави списък за съответствие с SOX и инструменти, които могат да бъдат полезни. Тя не е предназначена да замести професионални правни или финансови съвети.
SOX, съкращение от Sarbanes-Oxley Act, е съществен елемент от финансовото регулиране на компаниите. Това е набор от правила, предназначени да поддържат прозрачността на финансите на компаниите и да защитават инвеститорите.
Мислете за това като за финансова проверка на здравето на компаниите. По същия начин, по който отивате на лекар за рутинна проверка, фирмите преминават през SOX одити, за да се уверят, че са в оптимално финансово състояние.
Тези одити са критериите, чрез които компаниите демонстрират своята прозрачност, отчетност и честност пред инвеститорите.
В тази статия ще разгледаме подробно SOX съответствието и корпоративната отговорност, ще обсъдим основните му компоненти, често срещаните предизвикателства, пред които са изправени предприятията, и инструментите, които улесняват постигането му.
Какво е съответствие със SOX?
SOX, съкращение от Sarbanes-Oxley Act, е като набор от правила, които публичните компании трябва да спазват, за да следват етични финансови практики, които гарантират добро корпоративно управление. Федералният закон на САЩ изисква организациите да спазват специфични изисквания за финансово отчитане, сигурност на информацията и одит, за да се предотврати възможността от корпоративна измама.
Законът SOX е създаден през 2002 г., след като големи публично търгувани компании като Enron, Tyco и WorldCom са заловени да представят неверни финансови отчети. Поредицата от финансови измами и скандали допринесе за финансовата криза през 2002 г.
Това доведе до създаването на правен акт, който да гарантира, че всички публични компании са честни и прозрачни, така че заинтересованите страни като инвеститори (банки, акционери, широката общественост и др.) да могат да се доверят на информацията, която компаниите им предоставят за своите финансови данни.
С въвеждането на SOX компаниите вече имат законово задължение да бъдат по-предпазливи и прозрачни при работата с финансовите си данни и отчитането им – подобно на това, как GDPR изисква допълнителна грижа при обработката на лични данни.
Кой трябва да спазва SOX?
SOX е предназначен главно за големите играчи в бизнес света, особено за тези, които работят с големи количества клиентски данни.
Ето още няколко примера:
- Счетоводни фирми, които одитират тези компании
- Публични компании в САЩ (тези, от които можете да купувате акции)
- Чуждестранни компании, регистрирани на американските фондови борси
Но дори и да не сте в този списък (например малки частни компании или стартиращи фирми), спазването на принципите на SOX е разумно, тъй като помага за предотвратяване на измами, подобрява корпоративното управление и помага за защита срещу нарушения на сигурността.
Прочетете също: 5 предпазни мерки за сигурността на данните, които всеки професионален екип трябва да вземе
Ключови изисквания за съответствие със SOX
Нека за момент оставим настрана юридическия жаргон и разгледаме по-подробно този въпрос.
Помислете за изискванията за съответствие със SOX като основни съставки в рецептата ви за „поддържане на честността в компанията“.
Ето кратко резюме на основните изисквания за съответствие със SOX:
1. Вътрешни контроли
По отношение на SOX, вътрешните контроли са като ключалки и алармени системи, които пазят финансовата информация на компанията безопасна и точна.
Компаниите трябва да въведат и поддържат тези контроли, за да защитят личните данни. Това гарантира, че никой не фалшифицира отчетите или „случайно” не изгубва няколко милиона долара.
Пример за процес на вътрешен контрол е разделянето на задълженията (SOD), при което няколко души не участват в критични задачи като одобряване на плащания. Това гарантира, че няма конфликт на интереси между влиятелни заинтересовани страни в организацията. Целта е да се предотврати евентуална манипулация на чувствителна финансова информация.
2. Финансово отчитане
Финансовото отчитане се състои в това да бъдете честни и ясни, когато информирате света за финансовото състояние на вашата компания.
Компаниите трябва да гарантират, че финансовите им отчети са точни, пълни и подадени навреме. Скъпата яхта на компанията не може да бъде скрита в категорията „офис консумативи“!
Правилното отчитане също помага за спазването на правните задължения (като съответствие с GDPR) чрез прозрачно обработване на лични данни.
3. Сигурност на данните
Сигурността на данните е от голямо значение за компаниите, особено с нарастващата им зависимост от съхранението в облака и увеличаването на нарушенията на сигурността. Компаниите трябва да защитят финансовите си данни от хакери, любопитни конкуренти или всеки друг, който не бива да наднича в цифрите им.
Това означава да създадете силни пароли (а „password123” няма да свърши работа), да използвате криптиране и да гарантирате, че само оторизираните лица имат достъп до чувствителна информация, наред с други неща.
Подобно на списъка за GDPR, тези практики помагат на обработващите данни да поддържат контрол върху сигурността и поверителността на данните.
Прочетете също: Как да създадете списък за съответствие
4. Защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения
SOX изисква от компаниите да имат система, чрез която служителите да могат да докладват подозрителни дейности, без да се страхуват, че ще бъдат уволнени или понижени в длъжност.
Например, ако забележите, че някой от счетоводството фалшифицира цифрите или укрива разходи, можете да го докладвате анонимно. Компанията е длъжна по закон да ви защити от репресии.
Подобно на субект на данни, който може да подаде жалба до надзорния орган съгласно GDPR, това правило позволява на служителите да изразяват мнението си. Те могат да го правят, без да се притесняват за сигурността на работното си място.
5. Одитна следа
Компаниите трябва да водят подробни записи на всички свои финансови дейности, от продажби и отчети за разходи до записи за заплати. Представете си го като финансов дневник, в който се отбелязва всеки входящ и изходящ лев.
Този одит помага да се докаже, че компанията спазва правилата, и улеснява откриването на евентуални нередности. Освен това помага за разрешаването на спорове, като предоставя ясни доказателства за дейностите по обработка на данни и гарантира отчетност чрез проследяване на това кой е одобрил или започнал всяка транзакция.
По същия начин, по който GDPR изисква записване на операциите по обработка на данни, SOX потвърждава прозрачността във всички финансови сделки.
💡Важно да запомните: Изискванията за съответствие със SOX съществуват, за да защитят инвеститорите, служителите и обществеността от финансови злоупотреби. Постигането на съответствие със SOX помага за поддържането на честност в бизнес света. То осигурява допълнителна защита, подобна на Общия регламент за защита на данните (GDPR) за защита на данните на клиентите.
Контролен списък за съответствие със SOX
Списъкът по-долу предоставя обща информация за основните стъпки за постигане и поддържане на съответствие със SOX.
I. Създаване на рамка за контрол
Започнете с създаването на адекватна структура за вътрешен контрол. Това е основата на вашия план за съответствие. Уверете се, че прилагате надеждно и точно финансово отчитане. Разпределете ясни роли на всички, които участват в поддържането на тези контроли.
Изключително важно е да разработите ефективни процедури и да ги прилагате последователно в цялата организация. Представете си го като начина, по който длъжностното лице по защита на данните управлява обработката на лични данни в компании, които спазват правилата на GDPR.
II. Редовни одити и оценки
Създайте система за постоянно наблюдение и редовни одити. Това ще ви помогне да откривате и отстранявате проблемите навреме. Планирайте редовни SOX одити и чести проверки на финансовите отчети, практиките и системата за управление на инциденти.
Това е като ежегодна проверка на финансовото състояние, която поддържа фискалните въпроси на вашата организация в добро състояние. Тези прегледи са подобни на начина, по който компаниите редовно следят за спазването на изискванията на органите за защита на данните.
III. Документация и отчетност
Водете подробни записки за всички ваши финансови процеси, решения и промени. Това създава ясна документация за бъдещи справки.
Доброто водене на документация улеснява отчитането пред регулаторните органи, като показва, че сте сериозни в спазването на правилата. Това е сравнимо с начина, по който оценката на въздействието върху защитата на данните отразява прозрачността при обработката на лични данни съгласно GDPR.
Задължително четиво: Имате затруднения да поддържате актуални финансовите си и оперативни данни? Разгледайте нашия списък с 10-те най-добри софтуера и системи за управление на записи през 2024 г.
IV. Обучение и осведомяване на служителите
Създайте подробни програми за обучение за целия си персонал. Уверете се, че всички разбират изискванията на списъка за одит за съответствие със SOX и своята роля в него. Провеждайте редовни обучения, за да държите всички в течение с стандартите за съответствие и най-добрите практики.
Този подход е подобен на списъците за съответствие с GDPR, които гарантират, че персоналът е запознат с правата на субектите на данни и как да борави с чувствителни данни по подходящ начин.
V. Оценка и управление на риска
Редовно оценявайте потенциалните финансови рискове, въведете мерки за сигурност и разработете стратегии за ефективно смекчаване и намаляване на риска. Това включва справяне с киберзаплахи, промени на пазара и слабости във вътрешния контрол, за да се минимизират инцидентите, свързани със сигурността.
Проактивният подход към управлението на риска е от решаващо значение. Това е като извършването на оценки на въздействието върху защитата на данните при обработката на данни с висок риск съгласно GDPR.
VI. Технологии и управление на данните
Използвайте надеждни технологични решения за управление и защита на вашите финансови данни. Това включва инсталиране на сигурни бази данни и методи за криптиране. Уверете се, че вашите практики за обработка на данни отговарят на изискванията на SOX, особено в областите на целостта и сигурността на данните.
Подобно на GDPR, който регулира обработката на лични данни, SOX се фокусира върху защитата на финансовата информация от неоторизиран достъп или злоупотреба.
Задължително четиво: 7-те най-добри софтуерни инструмента за съответствие със SOC 2 през 2024 г.
Често срещани предизвикателства при спазването на SOX
Управлението на съответствието със SOX може да бъде сложно, като организациите трябва да се справят с няколко предизвикателства, за да се придържат към нормативните изисквания.
Проблеми с управлението на данните
Сигурното боравене с големи обеми данни е голямо предизвикателство. Организациите събират данни постоянно и трябва да ги управляват, като ги предпазват от неоторизиран достъп.
Администраторите на данни трябва да провеждат оценки на въздействието върху защитата на данните, за да защитят личните данни по време на обработката. Това е особено важно за чувствителни данни, като биометрични данни, които се нуждаят от строги мерки за сигурност.
Променящи се регулации
Друго препятствие е да се справите с променящите се изисквания за съответствие. SOX регламентите, подобно на GDPR, могат да се променят и развиват, а организациите трябва да се адаптират бързо.
Компаниите трябва да комуникират новите мерки за съответствие, използвайки ясен и прост език, така че всички да ги разберат. Редовните обучения помагат на всички да бъдат информирани и да спазват изискванията.
Несъответствие в собствеността на контрола
Понякога има несъответствие между това кой отговаря за контрола и кой отговаря за ежедневните операции. Отговорните за контрола може да не интегрират напълно отговорностите за съответствие в своите рутинни дейности, което води до пропуски.
Например, ако служителят по защита на данните не се занимава редовно с обработка на данни, това може да доведе до несъответствие с изискванията за защита на данните.
Сложна документация
Прекалено голямото количество документация може да затрудни усилията за постигане на съответствие.
Макар че подробните записи са необходими, прекалено сложната документация може да скрие важни резултати за съответствието. За ефективно управление на съответствието е от жизненоважно значение да се създадат кратки, леснодостъпни формуляри.
Предизвикателства при управлението на доставчиците
Управлението на външни доставчици добавя сложност към SOX съответствието. Организациите трябва да гарантират, че доставчиците спазват същите стандарти за съответствие, особено в дейностите по управление и обработка на данни.
Това изисква редовно и систематично наблюдение на съответствието на доставчиците, за да се гарантира, че те спазват законовите задължения и защитават личните данни.
Инструменти за улесняване на съответствието със SOX
За да улесните спазването на SOX, можете да използвате няколко инструмента за управление на съответствието и софтуерни решения, за да оптимизирате различни аспекти на процеса.
Ето няколко от тях:
- Можете да използвате платформи за управление на съответствието и GRC софтуер, за да приложите цялостни рамки, специфични за SOX, GDPR и други регламенти. Те помагат на организациите да обработват данни ефективно, като същевременно спазват стандартите за съответствие.
- Можете също да използвате софтуер за управление на одити , за да централизирате и автоматизирате одитните процеси. Тези инструменти опростяват управлението на вътрешните системи, като улесняват проследяването и завършването на одити.
- Инструментите за оценка на риска ви позволяват да идентифицирате и управлявате ефективно потенциалните рискове. Тези инструменти гарантират, че обработвате данни в голям мащаб, като обръщате необходимото внимание на легитимните интереси и потенциалните уязвимости.
- Накрая, софтуерът за анализ и управление на данни поддържа цялостен анализ на обработените данни, генерирайки подробни отчети за преглед на съответствието. Тези инструменти помагат за проследяване и анализ на събраните данни.
Прочетете също: Как да използвате изкуствен интелект за управление на данните
Съответствието със SOX е по-добро с ClickUp
Управление на задачите за съответствие
Дотук разгледахме какво означава съответствие със SOX, някои от основните му изисквания и някои от ежедневните предизвикателства.
Едно обаче е сигурно – има много стъпки и процедури, които екипите трябва да следват, за да гарантират съответствие. Това става трудно за големите компании, където различни екипи се нуждаят от обща платформа за делегиране, одобряване и преглед на задачите.
За щастие, имаме точно подходящия инструмент за вас – ClickUp, платформа „всичко в едно“ за вашите нужди, свързани със съответствието. Нека разгледаме заедно нейните функции.
ClickUp Tasks помага за опростяване на сложните процеси по списъка за одит за съответствие със SOX, като ги разбива на по-малки, по-лесно управляеми стъпки.
Можете да създадете индивидуални задачи за всяка секция на SOX, да ги възложите на членовете на екипа и да зададете крайни срокове, за да гарантирате навременното им изпълнение. Този структуриран подход помага да се поддържа организиран и в правилната посока процесът на одит.
Освен това, ClickUp ви позволява да проследявате напредъка на всяка задача, да задавате напомняния и да си сътрудничите с екипа си в реално време. Това помага за планираното завършване на процесите по съответствие, което в крайна сметка помага на екипите да се фокусират върху целите си.
Задачите могат да бъдат персонализирани с конкретни полета, като ниво на риск, тип контрол или съответната секция от SOX. Тези персонализирани полета организират всички необходими подробности и улесняват идентифицирането на области, които изискват специално внимание.
Документация и одитни следи
ClickUp Docs предоставя централизирано място за съхранение на цялата ви документация, свързана със съответствието, включително политики, процедури, записи за обработка на данни и доказателства за съответствие.
Това гарантира, че всички необходими документи са лесно достъпни и добре организирани на едно място, което улеснява по-доброто управление и бързото им извличане, когато е необходимо. Функцията за история на версиите е от решаващо значение за създаването на одитни следи чрез проследяване на промените в документите във времето.
Той е особено полезен и за обработката на заявки за достъп до данни или предоставянето на отчети на органите за защита на данните, тъй като предлага надежден регистър на промените, направени във всички документи, свързани със съответствието.
За по-голяма сигурност ClickUp включва и настройки за разрешения, които ви позволяват да контролирате кой има достъп до чувствителни документи, свързани със съответствието. Освен това системата е съобразена със стандартите GDPR и SOX, което гарантира, че вашата документация остава сигурна и в съответствие с ключовите правила за защита на данните и отчетност.
По-добро обработване на съответствието и оценка на риска
Функциите на ClickUp улесняват управлението на процесите по съответствие и провеждането на оценки на риска. Ето как те могат да ви помогнат да поддържате съответствие със SOX.
1. Визуален преглед на съответствието
ClickUp Dashboard предоставя визуална снимка на състоянието на съответствието ви, което ви позволява бързо да откриете проблеми или потенциални въпроси.
Могат да се създават персонализирани изгледи за проследяване на различни аспекти на съответствието, като ефективност на контрола или резултати от одити. По този начин вашият екип остава информиран и може да се съсредоточи върху областите с висок приоритет.
2. Категоризация и приоритизиране на рисковете
С помощта на изгледа „Табло“ на ClickUp можете да приоритизирате рисковете въз основа на тяхното потенциално въздействие и вероятност.
Тази функция помага да се идентифицират областите, които се нуждаят от внимание, като осигурява проактивен подход към управлението на риска. По същия начин, по който бихте оценили обработката на данни в голям мащаб съгласно GDPR, ClickUp ви помага ефективно да се справите с рисковете и да ги намалите.
3. Персонализирани полета за оценка на риска
С помощта на персонализираните полета на ClickUp можете да присвоите оценки на риска и стратегии за намаляване на риска на всяка задача или контрол за съответствие.
Това може да ви помогне, като ви предложи цялостен, основан на данни подход към управлението на риска. Чрез количествено измерване на рисковете вашият екип може да се съсредоточи върху смекчаването на най-належащите проблеми, като по този начин гарантира по-добри резултати по отношение на съответствието.
4. Автоматизация на задачите, свързани със съответствието
ClickUp Automation опростява повтарящите се задачи, като изпращане на напомняния за тестове за контрол или ескалиране на проблеми с висок риск.
Макар функциите на ClickUp да са изключително лесни за използване за SOX съответствие, има още по-лесен метод за изпълнение на вашата работа по съответствие: шаблони.
Но има и още. В допълнение към функциите, които улесняват съответствието, ClickUp предлага и редица шаблони, които ще ви помогнат. Те са чудесни за повишаване на ефективността на процесите по съответствие, като предлагат структуриран подход – това помага да се спести време и да се намали рискът от грешки. Те са особено полезни за съответствие с SOX, тъй като правят сложните одитни процеси по-лесни за разбиране.
Шаблон за план за съответствие на ClickUp
Шаблонът за план на проекта за съответствие на ClickUp е универсален инструмент за подобряване на усилията за съответствие. Той предлага структуриран подход за управление на сложни изисквания за съответствие, като разбива различните процеси на управляеми стъпки.
Основните характеристики на този шаблон включват:
- Персонализирани статуси: Проследявайте напредъка си в съответствието със статуси като „В съответствие“, „В процес“, „Не в съответствие“, „Частично в съответствие“ и „Завърши“. Това ви помага бързо да визуализирате къде се намира всяка задача в процеса на съответствие.
- Потребителски полета: Шаблонът включва 11 атрибута, като например „1-ва степен на съответствие“, „Дата на 2-ри преглед“ и „Категория на заплаха за съответствието“. Тези полета ви позволяват да категоризирате и управлявате задачите ефективно, като ви дават ясен преглед на напредъка на проекта ви.
- Персонализирани изгледи: Достъп до четири различни изгледа, включително „Изисквания за съответствие“, „Статус на съответствие“, „Добавяне на изисквания“ и „Ръководство за начало“. Тези изгледи ви помагат да организирате работата си и да се уверите, че обхващате всички аспекти на съответствието.
- Функции за управление на проекти: Използвайте маркиране, вложени подзадачи, множество изпълнители и етикети за приоритет, за да подобрите проследяването и управлението на съответствието на проектите.
Шаблонът е полезен за мениджърите по риска и екипите по съответствие, които работят по различни регламенти като GDPR или HIPAA. Той предлага ясна рамка за дефиниране на правила, разпределяне на задачи, определяне на крайни срокове, проследяване на напредъка и записване на резултатите – което е от решаващо значение за потвърждаване, че вашата организация изпълнява основните изисквания за съответствие.
ClickUp прави SOX съответствието постижимо
Разбирането на изискванията на SOX и внедряването на процесите за съответствие може да бъде малко обременяващо за всяка организация. Но добрата новина е, че не е трудно да се спазват изискванията и да се работи усърдно.
С подходящите инструменти, стратегии и процеси е лесно да се спазват регулациите, а понякога дори е и изгодно. Това е особено вярно, ако използвате инструменти като ClickUp, които предлагат лесни за употреба шаблони и цял набор от функции, които ви помагат да проследявате, управлявате и одобрявате всичките си задачи, свързани със съответствието.
Готови ли сте да поемете контрола над процесите си за съответствие?
Регистрирайте се в ClickUp още днес и прокарайте пътя към 100% съответствие с SOX!