Известният автор и компютърен учен Дамиен Конвей някога е казал: „Документацията е любовно писмо, което пишете на себе си. ”
Макар изявлението на Конвей да се отнасяше до принципите на кодирането, чистата и ясна документация е подценявана и често пренебрегвана част от управлението на бизнес, която предлага многобройни предимства.
Във всеки действащ бизнес има различни важни документи, които спомагат за гладкото функциониране. Вие работите усилено, за да създадете важни документи, като правни договори, досиета на служители, стандартни оперативни процедури, планове за действие при извънредни ситуации и др.
Но какво се случва, когато някой се нуждае от достъп до тях или трябва да ги провери? Първата стъпка е да ги дигитализирате.
Когато обаче се опитате да дигитализирате хартиените си записи, как да предотвратите тяхното изгубване или повреждане в нерегулирани системи за управление на документи?
Как гарантирате, че вашите служители могат да намират и използват необходимите им записи? И как спазвате постоянно променящите се закони и регламенти, които уреждат съхранението на записи?
Ако се сблъсквате с тези проблеми или искате да подобрите настоящата си система за управление на записи, тази статия е за вас. Съставихме списък с 10-те най-добри софтуера и системи за управление на записи през 2024 г.
Тези инструменти ще ви помогнат да организирате, управлявате и защитавате вашите записи, като същевременно ги направите достъпни за правилните хора в точното време. Прочетете повече, за да научите повече! ?
Какво е софтуер за управление на записи?
Софтуерът за управление на записи е решение, което предприятията използват за проследяване, съхранение, достъп, споделяне и организиране на документацията или записите, свързани с тяхната дейност. Софтуерът за управление на записи управлява всички записи от създаването им до момента на унищожаването на документите. Софтуерът за управление на записи е от съществено значение за осигуряване на обмен на знания, спазване на нормативните изисквания и управление на риска.
Какво трябва да търсите в софтуера за управление на записи?
Управлението на цифрови записи е от съществено значение за всеки бизнес, който иска да съхранява, достъпва и управлява документите си ефективно. Трябва да намерите такъв, който отговаря на вашите специфични нужди и цели.
Ето някои ключови характеристики, които трябва да търсите при избора на софтуер за управление на записи:
- Възможности за импортиране и сканиране: Искате софтуер, който лесно импортира документи от различни източници, като електронна поща, облачно хранилище или други приложения. Това ви позволява да консолидирате документите си и да ги споделяте с екипа си. Ако все още имате хартиени записи, се нуждаете от софтуер, който може да ги сканира и да ги преобразува в цифрови файлове.
- Контрол на достъпа и сигурност: Потърсете софтуер, който защитава чувствителните данни от неоторизиран достъп или нарушения. Трябва да можете да задавате разрешения и роли за различни потребители, групи или отдели. Уверете се, че избраният от вас софтуер за управление на записи криптира данните ви и отговаря на съответните закони и регламенти.
- Автоматизация и работни процеси: Изберете софтуер, който да оптимизира вашите бизнес процеси и да ви спести време и усилия. Трябва да можете да създавате работни процеси и да автоматизирате задачи, като одобрения, известия, напомняния или отчети. Трябва също да потърсите софтуер, който се интегрира с другите ви инструменти, като CRM, ERP или счетоводен софтуер.
- Персонализиране и мащабируемост: Идеалният софтуер е този, който се адаптира към променящите се нужди и предпочитания, като ви позволява да персонализирате полетата с данни, етикетите, категориите или изгледите. Изберете софтуерен продукт, който може да се мащабира или адаптира в зависимост от растежа или промените във вашия бизнес.
- Надеждност и достоверност: Накрая, имате нужда от софтуер за управление на записи, на който можете да разчитате и да имате доверие. Търсете софтуер с добра репутация, положителни отзиви и доволни клиенти. Трябва да търсите и такъв, който предлага поддръжка, актуализации и архивиране.
Имайки предвид тези характеристики, подгответе се да направите своя избор от нашия списък с 10-те най-добри софтуера и системи за управление на записи през 2024 г.
10-те най-добри софтуера за управление на записи, които можете да използвате
1. ClickUp
Мощният и гъвкав софтуер за управление на записи на ClickUp ви позволява да организирате, управлявате и споделяте данните си в цялата компания. Можете да създавате пространства и папки за различни отдели или проекти и да задавате разрешения и роли за всеки от тях.
Можете също да създавате нови документи с помощта на ClickUp Docs, които могат да бъдат споделяни и достъпни за други членове във вашето работно пространство. С ClickUp можете да задавате задачи като преглед, проверка или актуализиране на документи по време и след създаването им, за да не пропуснете нищо.
Можете да използвате и други функции, които опростяват организацията и визуализацията на данните, като например персонализираните полета на ClickUp, персонализираните изгледи на ClickUp и таблата на ClickUp.
Хиерархията на проектите в ClickUp ви помага да създавате работни пространства по различни подтеми за различни проекти, по които екипът ви може да работи. Например, в работния пространство „Креативен екип“ можете да добавите подкатегории за различни екипи и проекти.
Освен това можете да използвате шаблона „Книга за управление на записи“ на ClickUp, за да поддържате записи на важните документи на вашата организация. Той ви позволява да спазвате правилата за водене на записи и да събирате всички важни документи на едно място.
Тези функции ви позволяват да персонализирате структурата, визуализацията и анализа на данните си, което прави ClickUp идеален за управление на данни и сътрудничество.
Най-добрите характеристики на ClickUp:
- Използвайте ClickUp Docs за съвместно създаване и редактиране на документи.
- Използвайте персонализирани полета за съхранение и показване на информация като тип документ, статус, приоритет или собственик.
- Използвайте персонализирани изгледи, за да следите ключови показатели и индикатори.
- Задайте разрешения и контролирайте достъпа до пространства, папки и др.
Ограничения на ClickUp:
- Някои потребители съобщават за по-стръмна крива на обучение за напредналите функции.
Цени на ClickUp:
Оценки и рецензии за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 9000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 4000 рецензии)
2. FileHold
FileHold е мощна система за управление на документи, създадена с цел да опрости управлението на документи.
Той осигурява сигурно място за съхранение на всички видове записи и лесен за използване интерфейс за безпроблемна навигация.
Ако се фокусирате върху сигурността на данните, FileHold може да ви бъде от полза. FileHold помага на потребителите да организират и защитят лесно своите записи, като същевременно гарантира спазването на нормативните стандарти.
Най-добрите характеристики на FileHold:
- Използвайте управление на документи и записи на корпоративно ниво
- Използвайте усъвършенствани функции за сканиране и изображения на документи
- Автоматизирайте работните процеси, за да оптимизирате процесите
- Задайте контрол на достъпа въз основа на роли за повишена сигурност
Ограничения на FileHold:
- Ограничени интеграции с трети страни в сравнение с други алтернативи
- Дизайнът на интерфейса може да не е толкова модерен или интуитивен, колкото други решения.
Цени на FileHold:
- Enterprise: 10 $/месец на потребител
- Облачен/вътрешен сървър: 15 USD/месец на потребител
- Express: 15 долара на месец за пет потребители
- Облак (Microsoft Azure): 30 USD/месец на потребител
- Персонализиран план: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за FileHold:
- G2: 4,6/5 (над 30 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (45+ отзива)
3. DocSavy
DocSavy е софтуер за управление на записи, базиран в облака, който ви помага ефективно да съхранявате, организирате и получавате достъп до документи. Той ви позволява да дефинирате какво представляват вашите документи и къде трябва да бъдат съхранени, като използвате етикети, метаданни и асоциации.
Високоефективното пълнотекстово търсене и филтрите улесняват и ускоряват намирането на необходимите документи. В същото време, усъвършенстваните функции за сигурност защитават чувствителната информация. Простите, но удобни за ползване функции на DocSavy го правят наистина интелигентен инструмент за управление на записи.
Най-добрите характеристики на DocSavy:
- Качете, сканирайте или изпратете по имейл вашите документи и ги съхранявайте в облака.
- Присвойте етикети на вашите записи, като например тип документ, категория, статус или собственик.
- Търсете документи, използвайки ключови думи, фрази или оператори.
- Споделяйте документите си с членовете на екипа, клиентите или партньорите си чрез имейл, линкове или интеграции.
Ограничения на DocSavy:
- Липса на усъвършенствани функции за автоматизация в сравнение с по-надеждни решения.
- Ограничена мащабируемост за по-големи предприятия с комплексни нужди от управление на документи.
Цени на DocSavy:
- Стартови план: 0,99 $/месец на потребител
- План 20: 9,99 $/месец за трима потребители
- План 50: 49,00 $/месец за седем потребители
- План 100: 99 $/месец
- План 200: 149,99 $/месец
- План 300: 199,99 $/месец
- Персонализиран план
Оценки и рецензии на DocSavy:
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: Недостатъчно рецензии
4. Veeva Vault
Veeva Vault е облачна платформа, проектирана специално за силно регулирани индустрии, като например биологичните науки и здравеопазването. Това е високо защитено, цялостно решение, което ви позволява да управлявате съдържание и данни на една единствена платформа.
Можете да използвате Veeva Vault за създаване, съхранение, достъп и споделяне на документи, като клинични проучвания, регулаторни документи, документи за качество и др.
Veeva Vault гарантира абсолютна цялост на данните и съответствие с нормативните изисквания. Неговите надеждни мерки за сигурност отговарят на най-високите стандарти за качество, мащабируемост и производителност.
Най-добрите характеристики на Veeva:
- Управлявайте целия жизнен цикъл на вашите документи, от създаването до одобряването, разпространението и архивирането им.
- Уверете се, че вашите документи отговарят на съответните закони и регламенти, като FDA, EMA или ISO.
- Използвайте електронни подписи, за да удостоверявате документите си по сигурен и ефективен начин.
Ограничения на Veeva:
- Потребителите съобщават, че версията за предприятия е сравнително скъпа в сравнение с други инструменти.
- Опциите за персонализиране могат да бъдат ограничени за определени специфични за индустрията изисквания.
Цени на Veeva:
- Безплатно завинаги
- Предприятие: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии на Veeva:
- G2: 4. 1/5 (40+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 20 рецензии)
5. SharePoint
SharePoint е платформа за управление на документи и сътрудничество, разработена от Microsoft. Широко популярна сред предприятия от всички размери и индустрии, SharePoint ви позволява да наблюдавате и създавате отчети за обработката на записи в съответствие с определени политики и процеси.
SharePoint е идеален за управление на записи, ако използвате пакета Microsoft, тъй като се интегрира безпроблемно с приложенията на Office 365, като Word, Excel, PowerPoint и OneDrive.
Инструментът ви позволява да съхранявате, организирате и споделяте документи по сигурен начин, като подобрявате сътрудничеството и производителността.
Най-добрите характеристики на SharePoint:
- Създайте библиотеки с документи, за да съхранявате и управлявате документите си на едно централизирано място.
- Проследявайте и възстановявайте промените в документите, използвайки историята на версиите.
- Достъпвайте и редактирайте документите си с помощта на приложенията на Office 365
Ограничения на SharePoint:
- Ограничения на пространството за данни за библиотеката с документи
- Опциите за персонализиране изискват технически познания.
Цени на SharePoint:
- SharePoint (План 1): 5,00 $/месец на потребител
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за SharePoint:
- G2: 4/5 (над 8000 рецензии)
- Capterra: 4,3/5 (над 5000 рецензии)
6. Fluix
Fluix е софтуерно решение без код, което помага на компаниите да дигитализират документи и да автоматизират рутинни задачи, всичко на едно място. То е проектирано да помага на екипите да оптимизират процесите, свързани с документи, да подобрят ефективността и да гарантират съответствие, дори когато са в движение.
Fluix е идеален за мобилни екипи, като ви позволява лесно да подписвате и управлявате документи на вашите мобилни устройства. Можете също да работите офлайн и да синхронизирате данните си, когато сте онлайн.
Най-добрите характеристики на Fluix:
- Достъпвайте документите си по всяко време и навсякъде, използвайки iOS или Android устройства.
- Добавяйте бележки и редактирайте документите си с помощта на подчертавания, бележки, печати или рисунки.
- Автоматизирайте работните потоци и процесите, свързани с документи, като одобрения, уведомления или напомняния.
Ограничения на Fluix:
- Ограничени интеграции с приложения на трети страни в сравнение с други платформи
Цени на Fluix:
- Fluix core: 30 $/месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за Fluix:
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: 4,8/5 (над 40 рецензии)
7. Платформа Alfresco
Alfresco е отворен код, сигурен уеб интерфейс, който помага на предприятията да управляват и защитят своите хартиени и цифрови записи на едно място.
С Alfresco получавате цялостно решение за управление на жизнения цикъл и управление на всички ваши записи. Използването му също така гарантира, че ще останете в съответствие със законите и регламентите.
Alfresco заслужава вашето внимание, ако търсите гъвкаво и мащабируемо решение, което може да се адаптира към нуждите и предпочитанията на организации от всякакъв мащаб.
Най-добрите характеристики на платформата Alfresco:
- Организирайте и съхранявайте вашите записи в централизирано хранилище, използвайки метаданни, категории и етикети.
- Оптимизирайте процесите и работните потоци, като одобрения, прегледи или одити.
- Комуникирайте и сътрудничейте с членовете на екипа си чрез чат, видео или социални медии.
Ограничения на платформата Alfresco:
- Изисква помощ за настройка и персонализиране, което може да бъде предизвикателство за по-малките организации.
- Потребителският интерфейс може да не е толкова интуитивен, колкото други решения.
Цени на платформата Alfresco:
- Alfresco Community: Безплатен
- Основен екип: 2 $/месец на потребител
- Enterprise: 22 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за платформата Alfresco:
- G2: 3,6/5 (над 40 рецензии)
- Capterra: 4. 1/5 (20+ отзива)
8. OpenText
OpenText е пълнофункционално, високомащабируемо софтуерно решение за управление на записи от корпоративно ниво, което помага на организациите да подобрят ефективността и съответствието си.
Сигурната, единна платформа на OpenText ви позволява да организирате и споделяте електронно и физическо съдържание в цялата компания.
Това е идеалното решение, ако искате да се възползвате от силата на трансформиращата изкуствена интелигентност с софтуер за управление на документи.
Най-добри характеристики на OpenText:
- Дигитализирайте хартиените си документи с помощта на скенери, мобилни устройства или електронна поща.
- Архивирайте вашите записи за дългосрочно съхранение и съответствие с изискванията, като използвате сигурни и икономични опции за съхранение.
- Уверете се, че вашите записи отговарят на съответните закони и регламенти, като GDPR, HIPAA или SOX.
- Използвайте OpenText Magellan, гъвкава платформа за изкуствен интелект и анализи, за да автоматизирате работните процеси.
Ограничения на OpenText:
- По-висока цена в сравнение с много от конкурентите, особено за малки и средни предприятия.
- Сложните функции може да изискват допълнително обучение.
Цени на OpenText:
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за OpenText:
- G2: 4,3/5 (над 20 рецензии)
- Capterra: Недостатъчно рецензии
9. Ademero
Ademero е инструмент за управление на документи, създаден да опрости организирането и извличането на документи. Той помага на организациите да оптимизират процесите, свързани с документи, и да подобрят общата ефективност при воденето на архиви.
Ако използвате Quickbooks за счетоводството на вашия бизнес, тогава Ademero би бил идеалният избор с неговата тясна интеграция и автоматизирани работни процеси.
Най-добрите характеристики на Ademero:
- Сканирайте хартиените си документи с помощта на скенери, мобилни устройства или електронна поща.
- Индексирайте документите си с помощта на метаданни
- Търсете документи по ключови думи, фрази или оператори
Ограничения на Ademero:
- Ограничен брой разширени функции и по-малко интуитивен потребителски интерфейс в сравнение с други корпоративни решения.
Цени на Ademero:
- Хостинг стандарт: 35 $/месец на потребител
- Хостинг Premium: 70 $/месец на потребител
Оценки и рецензии на Ademero:
- G2: Недостатъчно рецензии
- Capterra: 4,3/5 (41+ отзива)
10. Hyland
Hyland е водеща платформа за управление на корпоративно съдържание, която предлага управление на документи, управление на записи и автоматизация на бизнес процеси.
Hyland помага на организациите във всички отрасли да интегрират безпроблемно своето съдържание, данни и процеси, за да предоставят правилната информация на правилните хора, където и когато е необходимо.
Това е надежден избор за организации с разнообразни нужди в областта на управлението на записи.
Най-добрите характеристики на Hyland:
- Сканирайте хартиени документи с помощта на скенери, мобилни устройства или електронна поща.
- Оптимизирайте процесите и работните потоци, като одобрения, прегледи или одити, с помощта на инструменти и шаблони за плъзгане и пускане.
- Уверете се, че вашите записи отговарят на съответните закони и регламенти, като GDPR, HIPAA или SOX.
Ограничения на Hyland:
- Внедряването и персонализирането може да изискват помощ от консултантите на Hyland, което е свързано с допълнителни разходи.
Цени на Hyland:
- Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за Hyland:
- G2: 4,3/5 (над 150 отзива)
- Capterra: Недостатъчно рецензии
Изберете най-добрата система за управление на записи за вашия бизнес
Старателно поддържаните записи са гръбнакът на всеки бизнес. Те съдържат ценна информация, като договори, фактури, отчети и др. Надеждна система за управление на записи може да ви помогне да подобрите ефективността и сътрудничеството и да гарантирате сигурността и съответствието на документите.
Всеки софтуер в този списък предлага уникални функции и предимства. Който и вариант да изберете, уверете се, че е съобразен с променящите се изисквания на вашата компания и отговаря на изискванията за аудиторска сигурност.
Тук, многофункционалната платформа за управление на проекти ClickUp се отличава от останалите. Нейните усъвършенствани функции, ориентиран към потребителя дизайн и възможност да ви предостави персонализирани опции за ефективно управление на записите я правят всеобхватно решение за работното място, на което можете да се доверите с вашите документи и бизнес.