Днес всеки професионален екип знае колко важни са данните. Независимо дали става дума за финансови таблици, векторни графични файлове, документи за съвместна работа или презентации, или нещо съвсем друго, данните са това, което позволява на вашия екип да върши работата си всеки ден. Следователно е логично управлението на данните да бъде в центъра на вниманието на вашия екип на всеки етап от процеса.
Опазването на данните на вашия екип не трябва да е сложно. Съставихме списък с 5 инструмента и стратегии, които всеки професионален екип може (и трябва!) да използва, за да опази информацията си.
Ето какво включва списъкът:
- Правете резервни копия рано и често
- Изберете платформа за съхранение в облак с възможност за дистанционно изтриване на данни.
- Дръжте под контрол достъпа до файлове и папки
- Паролите все още са важна част от сигурността на данните.
- Не оставяйте никое устройство без надзор
Архивирането на данните на вашия екип на сигурните сървъри на доставчик на облачно съхранение е чудесен начин да се предпазите от загуба на данни.
Правете резервни копия рано и често
Когато става въпрос за съхранение на данните ви, светът е луд. Много неща могат да се объркат. Какво ще стане, ако хардуерът на вашето устройство се повреди и загубите локално запазените си файлове? Какво ще стане, ако данните ви бъдат повредени от вирус? Какво ще стане, ако устройството ви бъде откраднато или унищожено? Без резервно копие на данните на вашия екип, всяка от тези ситуации може да означава, че данните ви са загубени завинаги.
Най-лесният начин да предотвратите загубата на данни е да ги архивирате в облака. Когато архивирате данни в облака, се създава копие на информацията ви, което се съхранява на защитения сървър на доставчика на облачно хранилище.
Очевидно е, че колкото по-често правите резервни копия на данните си, толкова по-малко информация ще загубите в случай на извънредна ситуация. Колко често екипът ви трябва да прави резервни копия на данните си зависи от редица фактори, като например естеството на работата на екипа.
Изберете платформа за съхранение в облак с възможност за дистанционно изтриване
Ако устройството ви бъде изгубено или откраднато, наличието на актуален архив на данните ви ще помогне на екипа ви да продължи да работи без прекъсване. Но какво ще стане, ако устройството ви попадне в неподходящи ръце? Всяка чувствителна информация, с която екипът ви е работил – номера на сметки, имена на клиенти и т.н. – може да бъде компрометирана.
За щастие, някои доставчици на облачно съхранение предлагат функции за дистанционно изтриване като предпазна мярка. Това означава, че ако някога загубите или ви бъде откраднато устройство, можете да изтриете файловете, свързани с приложението на доставчика на облачно съхранение, дори и да не разполагате с устройството.
Тъй като данните ви вече са архивирани в облака, можете да продължите да имате достъп до тях от други устройства и не е нужно да се притеснявате за риска от неразрешен достъп до данните ви от неоторизирани лица.
Ако изгубите устройството си, никога не знаете кой може да има достъп до данните ви. Дистанционното изтриване ви дава възможност да защитите данните си, независимо от обстоятелствата.
Дръжте под контрол достъпа до файлове и папки
В тази връзка е важно да следите кой има достъп до вашите данни и какво прави с тях. Повечето доставчици на облачни хранилища улесняват съвместната работа и споделянето на достъп до файлове и папки, което ви дава предимство. Сигурните инструменти за съвместна работа предоставят различни нива на разрешения в зависимост от ролите в екипа.
Като общо правило, предоставяйте достъп до файлове и папки само на хората, които наистина се нуждаят от него. Въпреки че е малко вероятно хора от други екипи да направят нещо умишлено, което да изложи данните ви на риск, ограничаването на достъпа до файлове и папки намалява вероятността от инциденти.
Разбира се, че е важно да имате няколко души, които работят по един проект, но също така е важно да следите кой има достъп до кои данни.
Паролите все още са важна част от сигурността на данните
Това е основен принцип на сигурността на данните, но все още много хора не са възприели най-добрите практики за пароли като навик. С всички лични и професионални акаунти, до които имаме достъп всеки ден, може да е трудно да запомним уникална парола за всеки един от тях, а мисълта да променяме всяка една от тези уникални пароли на всеки 6 месеца (както препоръчват повечето експерти по киберсигурност ) е направо плашеща.
Бонус: Научете как да внедрите рамка за управление на рисковете, свързани с киберсигурността
Но не се страхувайте! Има разнообразие от сигурни инструменти за пароли, които могат да ви помогнат да поддържате всичко в ред.
Не оставяйте нито едно устройство без надзор
Ако дадено устройство бъде изгубено или откраднато, веднага се притесняваме за сигурността на данните си. В края на краищата, кой знае кой може да има достъп до данните ни от устройството, когато то е извън погледа ни?
Но какво става, когато оставите мобилния си телефон, който използвате за достъп до служебните си имейли, на масата в кафенето, докато се изправяте, за да си вземете още сметана? А какво става, когато се отдалечавате от лаптопа или настолния си компютър на работа, без да излезете от профила си?
Независимо къде се намирате и колко бързо очаквате да се върнете към устройството си, най-добрият начин да поддържате сигурността на данните е да излезете от профила си, преди да напуснете, или да вземете устройството със себе си, ако е възможно.
Активирайте и двуфакторна автентификация, за да затрудните достъпа до вашата информация.
Използвайки тези прости инструменти за сигурност на данните и най-добри практики, вашият екип може да направи много за да запази вашите данни в безопасност.
Сигурността на данните е изключително важна за днешните професионални екипи, но въвеждането на най-добрите практики за сигурност на данните не трябва да бъде трудно. Тези 5 инструмента и стратегии са някои от любимите ни начини да поддържаме данните на всеки екип в безопасност и да гарантираме гладкото функциониране на вашия екип. Какви предпазни мерки за сигурност взема вашият екип? Ще се радваме да чуем вашето мнение в коментарите!
Това е спонсорирана публикация за Dropbox. Всички мнения са мои. Dropbox не е свързан с и не подкрепя никакви други споменати продукти или услуги.
*
Мелиса Палоти е професионален писател, компютърен маниак и фен на хокея, живее в Питсбърг, Пенсилвания. Можете да се свържете с Мелиса в Twitter или LinkedIn.