Според Statista, компаниите по целия свят работят средно с 130 SaaS приложения всяка. 😱
Взаимоотношенията с ИТ доставчиците, предоставящи тези приложения, трябва да се управляват цялостно, за да се гарантира, че получавате по-добра стойност при по-малък риск.
Нека разгледаме основните елементи на успешното управление на ИТ доставчиците, стъпките за създаване на ефективен процес и често срещаните препятствия, с които може да се сблъскате по пътя.
Основи на управлението на ИТ доставчици
Управлението на доставчиците се състои в изграждането на солидни взаимоотношения с външни доставчици на услуги, за да се гарантира, че те предоставят качествени услуги, като същевременно се минимизират рисковете и разходите.
Определение и значение на управлението на ИТ доставчиците
Управлението на ИТ доставчиците е стратегически процес, който включва идентифициране, подбор и надзор на външни доставчици, които предоставят стоки или услуги на вашата компания. То обхваща оценка на доставчиците, договаряне на договори, мониторинг на изпълнението и управление на взаимоотношенията.
Представете си, че доставчикът ви не успее да достави критично важен софтуер, който екипът ви използва ежедневно. Това може да изложи на риск цялата ви дейност.
Правилното управление на ИТ доставчиците ви помага да избегнете това. То гарантира, че доставчиците отговарят на очакванията, което означава по-малко изненади и стабилна работа, като същевременно се оптимизират разходите.
Доставка на ИТ доставчици срещу управление на ИТ доставчици
Докато управлението на доставчиците включва управление на взаимоотношенията с трети страни, доставката от доставчици е първата стъпка в тези взаимоотношения. Тогава оценявате съвместимостта, договаряте условията и решавате дали доставчикът е подходящ за вас.
Ето как се различават подходите при доставките от ИТ доставчици и управлението на ИТ доставчици.
| Критерии | Доставка на ИТ доставчици | Управление на ИТ доставчици |
| Цел | Фокусирайте се върху спестяванията: намиране на най-добрата цена при първоначалната покупка | Целта е да се спестят текущи разходи чрез изграждане на силни, сътруднически отношения. |
| Сътрудничество | Тясно сътрудничество с финансовия екип | Съвместни усилия с ИТ и вътрешни оперативни екипи |
| Фокусирайте се върху взаимоотношенията | Транзакционен, с фокус върху снабдяването, договорните условия и оптимизацията на цените. | Дългосрочни отношения на сътрудничество с доставчиците за максимизиране на стойността във времето |
| Обхват | Акцентът е върху първоначалния подбор на доставчиците и тяхното въвеждане в работата. | Обхваща производителността, разрешаването на проблеми и поддържането на взаимоотношенията. |
| Дейности | Това включва избор на доставчици, договаряне на договори и въвеждане, т.е. определяне на правилата за взаимодействие. | Включва мониторинг на производителността, разрешаване на проблеми и управление на взаимоотношенията. |
| Времева рамка | Еднократно за всеки доставчик; процесът на доставка рядко се повтаря след избора. | Непрекъснат процес, фокусиран върху поддържането на здрави и продуктивни взаимоотношения |
Прочетете също: Тествахме 10-те най-добри софтуера за управление на подизпълнители и системи за проследяване
Значението на стратегическото управление на ИТ доставчиците
Без стратегически подход доставчиците може да не са съгласувани с вашите цели. Ето защо стратегическото управление на доставчиците е важно:
- Икономии: Можете да договорите по-добри условия. Например, ако имате дългогодишни отношения с ИТ доставчик, може да получите отстъпка за подновяване на договора си.
- Сигурност: Като оцените практиките на доставчика за сигурност на данните, можете да избегнете потенциални нарушения на сигурността на данните.
- Производителност: За оперативна ефективност можете да държите доставчиците отговорни, ако зададете ключови показатели за ефективност (KPI) за времето за реакция и нивото на обслужване.
- Партньорства: С подходяща грижа вашите взаимоотношения с доставчиците могат да процъфтят, което да доведе до по-добро сътрудничество и иновации.
- Съгласуваност: Ако целта ви е да пуснете нов продукт на пазара, е от решаващо значение да се съгласувате с доставчици, които могат да предоставят необходимата технология и поддръжка.
Съществената роля на системата за управление на доставчиците в ИТ
Системата за управление на доставчиците (VMS), която често включва софтуер за управление на доставчиците, е централизирано командно център за цялата информация за доставчиците, от познания за договорите и изпълнението до съответствие и риск.
Системата за управление на доставчиците ви помага да:
- Достъп до договори, показатели за управление на ефективността и история на комуникацията – всичко на едно място.
- Автоматизирайте рутинни и ежедневни задачи като въвеждане на нови доставчици и обработка на фактури.
- Наблюдавайте представянето и предприемайте мерки, ако даден доставчик не е последователен.
- Гарантирайте спазването на законите за защита на данните и интелектуалната собственост (IP).
- Улеснете комуникацията, споделяйте навременни актуализации и разрешавайте проблеми.
- Използвайте данни и информация за представянето на доставчиците за избор и управление на доставчиците.
Взаимодействие с други субекти
Управлението на ИТ доставчиците не функционира в изолация. То взаимодейства с различни функции във вашата организация.
- Доставка: За да се подобри процесът на доставка, се събира обратна информация за предизвикателствата при доставките, с цел да се усъвършенства изборът на доставчици в бъдеще.
- Управление на договори: Това обхваща целия процес на сключване на договори: преддоговорни преговори, изготвяне на договори и изпълнение.
- Въвеждане: Процесът на въвеждане определя тона на взаимоотношенията с доставчика. Ако доставчикът не бъде въведен правилно, може да възникнат недоразумения.
- Наблюдение на представянето на доставчиците: Установяват се ключови показатели за ефективност (KPI), за да се измерва представянето на доставчиците спрямо договорените нива на обслужване.
- Управление на взаимоотношенията и рисковете: За да се сведе до минимум отпадането на клиенти и да се поддържа постоянно качество на услугите, се идентифицират рисковете, свързани с доставчиците, като финансова нестабилност, проблеми с производителността или несъответствие с изискванията.
💡Съвет от професионалист: Ако търсите просто решение за управление на договори, опитайте шаблона за управление на договори на ClickUp. Той включва персонализирани изгледи като „Основен списък с договори“, „Напредък по договорите“ и „Формуляр за заявка за договор“, така че цялата информация, свързана с договорите, е лесно достъпна на една единствена платформа.
Стъпки за внедряване на ефективен процес за управление на ИТ доставчиците
Внедряването на управление на ИТ доставчиците гарантира, че вашата организация получава максимална полза от взаимоотношенията си с доставчиците.
Стъпка по стъпка ръководство за внедряване на управление на ИТ доставчици
Създайте стабилен, безрисков и ефективен процес за управление на ИТ доставчиците, като следвате тези стъпки:
📌 Оценете доставчиците: Какви услуги предоставят? Отговарят ли на очакванията? Това ще ви помогне да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
📌 Определете целите си: Искате ли да намалите разходите? Да подобрите качеството на услугите? Определете ясно целите, които да направляват стратегията ви.
📌 Разработване на рамка: Създайте рамка за процеси, роли и отговорности с насоки за избор на доставчици, изпълнение и управление на взаимоотношенията.
📌 Изберете VMS: Изберете платформа, която може да централизира информацията за доставчиците, да автоматизира задачите и да предоставя информация за представянето на доставчиците.
📌 Обучете екипа си: Провеждайте обучения, за да помогнете на екипа си да се ориентира в VMS и да разбере ролята си в управлението на взаимоотношенията с доставчиците.
📌 Внедрете процеса: Съобщете промените ясно на всички заинтересовани страни и осигурете необходимата подкрепа.
📌 Наблюдавайте и коригирайте: Редовно измервайте ефективността на управлението на доставчиците и събирайте обратна информация от екипа си и доставчиците, за да направите корекции.
Различните фази на управлението на ИТ доставчиците и тяхното прилагане
Управлението на доставчиците изисква внимателно планиране и изпълнение. Нека видим как да го направим.
1. Изградете стратегия за управление на доставчиците
За да разработите по-добра стратегия за управление на доставчиците:
- Идентифицирайте ключовите заинтересовани страни: Кои лица ще участват в управлението на доставчиците? Включете представители от ИТ, снабдяване, финанси и други съответни отдели.
- Поставете ясни цели: Какво искате да постигнете? Независимо дали става въпрос за подобряване на нивото на обслужване или за намаляване на разходите, ясните цели ще ви помогнат да определите стратегията си. Използвайте инструменти като ClickUp Goals, за да определите ясни общи цели и да конкретизирате действията, които трябва да предприемете с доставчиците още в самото начало.
- Разработване на политики: За да се постигне последователност и отчетност, създайте политики, които очертават как доставчиците ще бъдат подбирани, управлявани и оценявани.
2. Определете критерии за избор на доставчици и тръжна документация
Целта тук е да наемете подходящите доставчици. За да го направите:
- Определете критерии за избор: Дефинирайте качествата (факторите) на доставчиците, като например опит, технически възможности, репутация на доставчика и финансова стабилност.
- Създайте тръжна документация: Тя трябва да очертава вашите изисквания и да служи като официална покана към доставчиците да подадат оферти.
- Оценявайте предложенията: След като получите офертите, сравнете ги с вашите критерии за избор и включете ключовите заинтересовани страни, за да гарантирате цялостна оценка.
3. Приемане на доставчици
За да успеете в избора и назначаването на доставчици:
- Провеждайте интервюта: Обсъждайте предложения, възможности и оценявайте културното съответствие.
- Договаряне на договори: Определете ясни очаквания относно резултатите, сроковете и условията за плащане.
- Включване на доставчика: Предоставяне на обучение и ресурси за интегриране на доставчика
4. Категоризирайте доставчиците и договорите
Не всички доставчици са еднакви. Категоризирането ви помага да ги управлявате ефективно. Ето как да го направите.
- Сегментирайте доставчиците: Групирайте доставчиците според тяхната важност и услугите, които предлагат. Например, можете да ги категоризирате като тактически, оперативни или стратегически доставчици.
- Класифицирайте договорите: Идентифицирайте рисковете и стойността на договорите и ги подредете по приоритет.
5. Наблюдавайте ефективността и преглеждайте резултатите
За да разберете дали отговарят на вашите очаквания:
- Определете ключови показатели за ефективност (KPI): За да измервате ефективността на доставчиците, вземете предвид сроковете за доставка, качеството на услугите и бързината на реакция.
- Провеждайте редовни прегледи: Въведете прегледи на представянето, за да обсъждате проблеми, да отпразнувате успехите и да поставяте цели за подобрение.
6. Управление на взаимоотношенията с доставчиците и отлива на доставчици
За да изградите силни взаимоотношения с доставчиците си за дългосрочен успех:
- Насърчавайте отворената комуникация: Бъдете прозрачни с доставчиците си. Това помага за изграждането на доверие и сигнализира за проблеми, преди те да ескалират.
- Решаване на проблема с отлива на доставчици: Идентифицирайте причината за отлива: производителност, несъответствие, качество, конкуренция и др. и го намалете чрез ясни и кратки договори и редовни прегледи на производителността.
7. Намалете рисковете и се подгответе за бъдещето
За да подобрите управлението на ИТ доставчиците, следвайте тези практики:
- Анализирайте: Разберете причината и сериозността на рисковете, свързани с финансите, съответствието или сигурността на данните.
- Разработване на планове за действие при извънредни ситуации: Създайте планове за справяне с потенциални рискове. Например, какви стъпки ще предприемете, за да намерите заместник, ако доставчикът не изпълни задълженията си?
- Бъдете гъвкави: Пазарът на доставчици се променя постоянно. Бъдете информирани за тенденциите в бранша и бъдете готови да адаптирате стратегията си за управление на ИТ доставчиците според нуждите.
Например, шаблонът за управление на доставчици на ClickUp ви помага да поддържате контрол върху всичките си взаимоотношения с доставчици.
Ето как може да ви помогне този шаблон:
- Подобрете проследяването на доставчиците с ClickUp Time Tracking, етикети, предупреждения за зависимости и др.
- Проследявайте статуса на оценките на доставчиците с персонализирани статуси.
- Визуализирайте данните за доставчиците с помощта на персонализирани полета; използвайте 16 различни персонализирани атрибута, за да запазите важната информация за доставчиците.
- Достъп до четири изгледа, включително оценки на доставчици, информация за доставчици и формуляр за оценка на доставчици, за да организирате и получите достъп до подробностите по договорите.
Предизвикателства в управлението на ИТ доставчиците
Управлението на ИТ доставчиците може да бъде предизвикателство. Нека разгледаме подробно основните предизвикателства.
Предизвикателства и потенциални рискове в управлението на ИТ доставчиците
Някои от най-често срещаните предизвикателства в управлението на ИТ доставчиците включват:
1. Неточни очаквания
Това се случва, когато не успеете да комуникирате изискванията си или доставчиците дават прекалено големи обещания. За да се справите с това:
- Сътрудничество за установяване на постижими цели и етапи
- Документирайте ясно очакванията в договорите и споразуменията за ниво на обслужване (SLA).
- Обучете доставчиците относно бизнес изискванията, системите и очакванията.
2. Въпроси, свързани с договорите
За да се гарантира, че договорите са ясни, изчерпателни и изпълними:
- Ясно дефинирайте показателите и целите на договора
- Включете клаузи за прекратяване на партньорството.
- Създайте механизми за адаптиране на договорите към променящите се нужди и изисквания.
- Уверете се, че всички екипи спазват условията на договора.
- Преглеждайте периодично договорите, за да идентифицирате и отстраните пропуските.
3. Значението на въпросите, свързани с поверителността и сигурността
Организациите трябва да гарантират, че доставчиците спазват съответните нормативни изисквания, като например HIPAA за организации в областта на здравеопазването. Неспазването на тези изисквания може да доведе до значителни глоби и санкции.
Като дават приоритет на поверителността и сигурността в управлението на доставчиците, организациите могат да защитят чувствителната информация, да поддържат съответствие с нормативните изисквания и да избегнат скъпоструващи нарушения на сигурността на данните.
Ролята на вътрешните одити за намаляване на предизвикателствата
Вътрешните одити могат да идентифицират потенциални рискове и да гарантират съгласуваност между дейностите на доставчиците и политиките на организацията. Такива одити редовно оценяват съответствието и ефективността на доставчиците.
Ето какво включва вътрешният одит:
- Оценявайте спазването от страна на доставчиците на политиките и процедурите на организацията и другите приложими нормативни изисквания.
- Оценявайте представянето на доставчиците спрямо установени показатели и SLA.
- Обединете доставчиците и вътрешните екипи, за да подобрите взаимоотношенията и сътрудничеството.
- Направете предложения за подобряване на процеса на управление на доставчиците и разрешаване на идентифицираните проблеми.
- Помогнете за създаването на ясна документация за транзакциите и дейностите на доставчиците.
Никой одит не е наистина пълен без инвентаризация. Шаблонът за ИТ инвентаризация на ClickUp осигурява перфектния баланс между видимост и контрол на достъпа, така че да можете:
- Получете пълна видимост на вашите ИТ активи
- Лесно проследяване на хардуерни и софтуерни инструменти
- Организирайте управлението на лицензите
Използвайте този шаблон, за да:
- Проследявайте цялото си хардуерно и софтуерно оборудване, както и лицензите си.
- Следете жизнения цикъл на вашите активи и знайте какво има на склад с помощта на персонализирани статуси в ClickUp, като „Налично“, „Поръчката е изпълнена“ и „За поръчка“.
- Записвайте важната информация за всеки актив, като марка, модел и сериен номер.
- Достъп до различни изгледи, като „Обобщение“, „Текущ инвентар“ и „По статус“, за да визуализирате инвентара си.
- Използвайте вградената функция за проследяване на времето, за да следите колко дълго се използват активите или колко бързо се изпълняват новите поръчки.
- Задайте повтарящи се задачи, за да се уверите, че инвентарът ви е актуален.
Стратегии за управление на ИТ доставчици
Стратегическото планиране гарантира, че взаимоотношенията с доставчиците са в съответствие с дългосрочните цели на организацията. По този начин можете да използвате възможностите на доставчиците, за да стимулирате иновациите и да подобрите процесите.
Ролята на стратегическото планиране и иновациите в управлението на ИТ доставчиците
За да включат стратегическо планиране и иновации в управлението на ИТ доставчиците, организациите трябва:
- Създайте култура на иновации, като поканите доставчиците да представят нови идеи за подобряване на услугите. Например, ако доставчик на софтуер е разработил нова функция, която може да подобри вашите ИТ операции, насърчете го да я сподели.
- Сътрудничество с ключови доставчици по проекти за научноизследователска и развойна дейност. Това може да включва съвместно създаване на нови продукти или услуги, които са от полза и за двете страни.
- Включете показатели, които оценяват приноса на доставчика към иновациите в оценките на неговото представяне. Това насърчава доставчиците да се фокусират върху предоставянето на добавена стойност, която надхвърля основните изисквания.
Управление и управление на риска в управлението на ИТ доставчиците
Организациите трябва да установят ясни политики, процедури и мерки за отчетност, за да гарантират последователни и ефективни взаимоотношения с доставчиците. Ключовите елементи включват:
- Насоки за избор на доставчици, мониторинг на представянето и управление на взаимоотношенията, които трябва да бъдат документирани и съобщени на всички заинтересовани страни.
- Роли и отговорности на вътрешни екипи и външни доставчици в управлението на взаимоотношенията, включително мениджър по взаимоотношенията с доставчиците, който да контролира комуникациите.
- Оценка на риска, свързан с доставчиците, и стратегии за намаляване на риска
- Одити на външни доставчици за съответствие с политиките на организацията, нормативните изисквания и договорните задължения.
- Междинни комитети за управление на жизнения цикъл на доставчиците, които могат да включват персонал от областите ИТ, снабдяване и съответствие.
Ключови елементи на управлението на договори
Управлението на договорите определя условията на взаимоотношенията. То трябва да включва:
- Услуги, които ще бъдат предоставени, очаквани резултати и график за изпълнение
- Конкретни показатели и цели за измерване на ефективността на доставчиците. Например, SLA може да предвижда, че доставчикът трябва да отговори на заявките за поддръжка в рамките на 24 часа.
- Създайте механизми за адаптиране на договора към променящите се нужди. Например, процес за изменение на договора.
- Ясни стъпки за разрешаване на спорове и прекратяване на договора, така че и двете страни да знаят как да се справят с конфликтите.
- Преглед на договорите, за да се разрешат евентуални проблеми и да се гарантира, че договорите остават актуални и практични.
Методи за създаване на взаимоизгодни отношения с доставчиците
Изграждането на силни, взаимноизгодни взаимоотношения с доставчиците може да насърчи сътрудничеството и да стимулира иновациите. Методите включват:
- Структуриране на договори и показатели за ефективност, за да се стимулират външните доставчици. Например, бонуси за ефективност за постигане или надхвърляне на целите.
- Предоставяне на обратна връзка на доставчиците относно тяхното представяне и признаване на техния принос
- Разпределяйте ресурси, като например организиране на събития или обучения за доставчиците, за да им покажете, че цените партньорството с тях.
- Насърчаване на мултифункционалните екипи да работят в тясно сътрудничество с доставчиците за решаване на проблеми, стимулиране на иновациите и укрепване на взаимоотношенията.
Стратегии за дългосрочни партньорства и изграждане на доверие с доставчиците
Когато инвестирате в дейности за изграждане на доверие и се ангажирате с дългосрочни партньорства, можете да създадете по-ценни и продуктивни взаимоотношения с доставчиците си. Стратегиите включват:
- Поддържане на отворена комуникация с доставчиците относно организационните цели, предизвикателства и приоритети
- Демонстрирайте ангажираност към партньорството, като назначите мениджър на доставчиците или чрез съвместни иновационни проекти.
- Признаване на постиженията на партньорството, като успешни реализации на проекти или иновативни решения.
- Проактивно решаване на проблеми чрез редовни проверки преди те да ескалират
Инструменти за ефективно управление на производителността на доставчиците
Управлението на доставчиците е сложен и критичен процес. Дори когато става въпрос само за няколко доставчици, залогът е голям.
Използването на специализиран софтуер като ClickUp може да опрости процеса на управление на доставчиците.
Платформата ClickUp IT и PMO е цялостно решение за управление на ИТ и проектни практики. Интуитивният й интерфейс и високата степен на персонализация я правят идеална за управление на взаимоотношенията с доставчиците.
ClickUp ви позволява да извършвате следните дейности с лекота:
Проследяване на задачите
За да възлагате задачи и да следите изпълнението им, използвайте следните функции:
- ClickUp Tasks, за да разделите проектите на изпълними задачи и да ги възложите на доставчиците въз основа на техните силни страни и договорените резултати.
- ClickUp Chat, където комуникацията с доставчиците може да бъде централизирана, за да се подобри прозрачността и отчетността.
- ClickUp Inbox, като център за управление, където всички коментари, актуализации и въпроси от доставчиците могат да бъдат разгледани своевременно.
Разпределение на ресурсите
Инструментите на ClickUp за разпределение на ресурсите за управление на доставчиците включват:
- ClickUp Kanban Board, за да премествате задачите през различни етапи на изпълнение, което ви позволява да коригирате разпределението на ресурсите на доставчиците в движение.
- ClickUp Gantt Charts, за да организирате работните процеси, да приоритизирате крайните срокове и да елиминирате пречките, които съответстват на процеса ви за разпределение на ресурсите.
Анализ на данни
За да измервате ефективността, следете данните за доставчиците и управлението на проектите с помощта на ClickUp:
- С ClickUp Dashboard лесно проследявайте ефективността, идентифицирайте областите, които се нуждаят от подобрение, и вземайте решения, основани на данни, относно взаимоотношенията с доставчиците.
- Включете над 1000 инструмента, включително Tableau, като използвате ClickUp Integrations, за да консолидирате данни и да извлечете полезни заключения.
ClickUp улеснява значително създаването на управление на ИТ доставчици от нулата. За допълнителна помощ с процеса, можете да използвате ClickUp Brain, AI-базирания асистент на ClickUp.
Независимо дали искате актуална информация за състоянието на договорите си, да следите доставките спрямо SLA или да извлечете конкретни показатели за ефективността от миналата седмица, просто попитайте AI и тя ще свърши работата за вас!
И това не е всичко – ако искате да създадете договор от нулата или да актуализирате нова секция, помолете AI писателя да генерира първи чернови вариант. Точно така – прегледите на договорите са лесни като детска игра с ClickUp Brain.
От определянето на ясни цели и SLA до мониторинг, преглед и изпълнение на договори, ClickUp предлага перфектното решение, за да бъдете в крак с процеса на управление на ИТ доставчиците!
Използване на запитване за оферта (RFP) в управлението на доставчиците
Процесът на подаване на заявка за оферта (RFP) е критичен компонент от управлението на ИТ доставчиците, който позволява на организациите да идентифицират и избират най-подходящите доставчици.
Това включва изпращане на официално запитване за оферти до потенциални доставчици, оценяване на отговорите им и избор на доставчика, който най-добре отговаря на изискванията на организацията.
Предизвикателствата в процеса на RFP включват:
- Сложност на изискванията: Ясното дефиниране на изискванията може да бъде трудно, което може да обърка доставчиците.
- Времеви ограничения: Процесът на RFP може да отнеме значително количество време, което да забави обхвата и графика на проекта.
- Различна реакция на доставчиците: Доставчиците могат да интерпретират RFP по различен начин, което води до несъгласувани предложения, които са трудни за сравнение.
Решението за такива предизвикателства – шаблонът за RFP процес на ClickUp.
С шаблона за RFP процес на ClickUp организациите могат:
- Уверете се, че няма да пропуснете важни дати, като поддържате процеса на RFP в правилната посока.
- Централизирайте всички документи и комуникации, свързани с RFP, за да улесните екипите в достъпа до необходимата им информация.
- Улеснете сътрудничеството, като поддържате съгласуваност между всички участници през целия процес на RFP.
Подобрете управлението на доставчиците си с ClickUp
Ефективният процес за управление на ИТ доставчиците осигурява конкурентно предимство, позволяващо на бизнеса да се адаптира бързо към промените на пазара.
Използването на специализиран софтуер за управление на ИТ доставчици като ClickUp гарантира, че вашата организация е устойчива, гъвкава и способна да се възползва от експертния опит на доставчиците, за да стимулира бъдещи подобрения и да постигне стратегическите си цели.
Започнете да използвате ClickUp още днес, за да видите от първа ръка как той може да промени стратегията ви за управление на ИТ доставчиците.