„Чрез въображението можем да визуализираме несъздадените светове на потенциал, които се крият в нас.“
„Чрез въображението можем да визуализираме несъздадените светове на потенциал, които се крият в нас.“
Този цитат от бестселъра на Стивън Р. Кови за самоусъвършенстване „7 навика на високоефективните хора“ обобщава какво означава да бъдеш най-добрата версия на себе си.
В ежедневната бизнес практика можете да помогнете на екипа си да постигне това, като идентифицирате и оптимизирате силните и слабите страни на служителите. В тази публикация в блога ви показваме как.
Разбиране на силните и слабите страни на служителите
Силните и слабите страни на служителите се отнасят до техническите, поведенческите и свързаните с нагласите умения на всеки член на екипа, които влияят на представянето му в ролята му.
Силни страни на служителите: Това са умения, качества и поведение, които им позволяват да се отличават в работата си.
Например, уменията за решаване на проблеми и логическо мислене са силни страни за един разработчик. Умението да разказваш истории е огромна сила за един писател.
Слаби страни на служителите: Това са области, в които служителят може да изпитва затруднения или да се нуждае от подобрение. Те могат да бъдат пропуски в знанията, опит в областта, поведение или лични навици.
Например, липсата на опит или познания в областта на здравеопазването може да бъде слабост за някой, който работи в този сектор. От друга страна, липсата на умения за управление на времето може да бъде огромна пречка за производителността.
Защо мениджърите трябва да разпознават силните и слабите страни на служителите?
В работата, свързана с познания, независимо от процеса и операционализирането на задачите, силните и слабите страни на всеки индивид играят огромна роля в резултатите на екипа. Например, ръководител в продажбите, който е точен и се представя добре, може да бъде пример за подчинените си. Колега, който винаги доставя работа под стандарта, може да понижи качеството на целия екип.
Това е само началото. Идентифицирането на силните и слабите страни на служителите предлага безброй предимства, като например следните.
Обективни оценки: Всяка организация, която се стреми да идентифицира силните и слабите страни на служителите си, ще въведе обективни оценки под формата на сертификати, прегледи, вътрешна/външна обратна връзка и т.н. Това помага изключително много при дългосрочното планиране на работната сила и организационния дизайн.
Подходящо разпределение на работата: Проектните мениджъри могат да разпределят задачите, които са най-подходящи за силните и слабите страни на всеки служител. Това подобрява скоростта на работа, качеството и общата удовлетвореност на служителите.
Целенасочено обучение и развитие: Идентифицирането на слабите страни позволява целенасочено обучение, което подпомага служителите да преодолеят ефективно трудностите си.
Стратегическо кариерно планиране: Редовното идентифициране на силните и слабите страни позволява на бизнес лидерите да планират кариерното развитие на всеки служител. Например, висшето ръководство може да каже: „Ако подобрите презентационните си умения до края на годината, има по-голяма вероятност да бъдете взети под внимание за повишение. “
Ангажираност на служителите: Когато на служителите се възлагат задачи, които съответстват на техните силни страни, те работят по-ефективно и с по-голяма мотивация.
Позитивна култура: Когато служителите работят в области, в които са добри, това създава чувство на позитивизъм и целеустременост. В резултат на това те стават по-отворени към помагане на другите и сътрудничество по идеи. От друга страна, неотстранените слабости могат да имат обратния ефект.
Ако сте убедени, че е време да погледнете стратегически на силните и слабите страни на вашите служители, нека видим как можете да го направите.
Идентифициране на силните страни на служителите
Интуитивно повечето хора знаят кои са техните силни страни. Въпреки това, на работното място вероятно има безброй скрити умения и таланти, които вашите служители притежават, но които никога не виждат бял свят – умения, които могат да направят голяма разлика за вашата организация. Първата стъпка за идентифициране на тези силни страни е да знаете как изглеждат те.
По-долу са дадени някои от най-важните примери за силни страни на служителите. Ще разгледаме и как можете да оцените екипите си по отношение на всяка от тези силни страни, като използвате инструмент за управление на проекти като ClickUp.
Техническа експертиза
Знанията и уменията на един служител в дадена област, като например разработване на софтуер или счетоводство, са неговата техническа експертиза. Например, един технически опитен софтуерен разработчик може бързо да диагностицира и отстрани грешки.
За да прецените техническите умения на всеки отделен човек, можете да се съсредоточите върху времето, което му отнема да изпълни определен тип задача, или върху това колко добре я изпълнява.
Например, можете да използвате ClickUp Time Tracking, за да идентифицирате тенденциите при задачите, които отнемат най-малко време (като се коригирате според сложността на задачата). Можете също да разгледате задачите, които имат най-малко грешки, преработки или обратна връзка. Това помага да се измери качеството на резултатите, което е показател за техническата експертиза.
Решаване на проблеми
Решаването на проблеми е анализиране на ситуацията, идентифициране на основната причина и разработване на практични решения. Служителите с добри умения за решаване на проблеми могат да се отличат в управлението на взаимоотношенията с клиенти, предпродажбата, консултирането или управлението на кризи. Важно е да се отбележи, че всички се нуждаят от определено ниво на умения за решаване на проблеми!
Чудесен начин да направите това, особено сред служителите, които работят с външни клиенти, като продажби, предпродажби, успех на клиентите и т.н., е да провеждате периодични проучвания и да събирате обратна връзка. ClickUp Forms предлага прост, персонализируем начин да събирате необходимата ви информация и да я интегрирате без усилие в работните си процеси за управление на задачите.
Можете също така да започнете веднага с някой от шаблоните за обратна връзка на ClickUp.
Адаптивност
Адаптивността е готовността и способността на служителя да се приспособява към промените на работното място, независимо дали става въпрос за срокове на проекти, структура на екипа или приоритети. Адаптивният служител има по-голям шанс да се развива в мултифункционални екипи, които извършват висококачествена работа.
Идентифицирането на адаптивността може да е по-трудно от другите умения, но не е невъзможно. В ClickUp можете да разгледате:
- Времето, необходимо за изпълнение на конкретни задачи, за да разберете колко бързо служителят се включва в работата при всеки спринт (или колко време му е необходимо, за да свикне с новите проекти).
- Коментарите, чатовете и разговорите, които те водят, за да се запознаят по-бързо с променящите се приоритети.
- Показатели за напредъка им към определени цели или задачи
Лидерски умения
Днес организациите стават все по-плоски. Компаниите търсят самоуправляващи се служители, които могат да ръководят себе си и проектните екипи, с които работят. В този контекст лидерските умения могат да бъдат изключителна сила. Обикновено лидерските умения включват:
- Предоставяне на насоки и указания на членовете на екипа
- Делегиране на задачи и управление на проекти
- Улесняване на разрешаването на конфликти между вътрешни и външни заинтересовани страни
- Даване на обратна връзка и преоценка на напредъка към целите
- Мобилизиране на екипите за спазване на кратки срокове или изпълнение на сложна работа
- Ясно и ефективно общуване
- Да имаш емоционална осъзнатост и да размишляваш върху действията си
Някои от тези умения имат пряко влияние върху резултатите от проектите, което ще бъде видимо в таблата на ClickUp. Например, ясната комуникация може да включва писане на ясни описания и критерии за приемане за всяка задача, което води до по-малко грешки или преработки. Можете да измерите това, като използвате времето, необходимо за завършване на задачата, или времето в статуси като „преработка“.
Други обаче, като разрешаването на конфликти, са по-качествени. За да ги идентифицирате, може да е необходима 360-градусова обратна връзка. Можете да консолидирате и анализирате качествената обратна връзка на ClickUp Whiteboard, за да предприемете подходящи действия.
Шаблонът за анализ ClickUp Soar е създаден точно за тази цел. По време на периодичната оценка на представянето събирайте обратна връзка от вашите колеги и членове на екипа и ги класифицирайте като силни страни и възможности. Въз основа на вашия анализ определете вашите амбиции и проследявайте резултатите във времето.
Бонус: Не всички лидери са еднакви. Затова помислете какъв тип лидер сте. Стилът на лидерство на Майърс-Бригс е чудесна отправна точка.
Комуникативни умения
Добрата комуникация не се състои в това, което казвате, а в това, което получателят разбира.
Способността да бъдеш разбран е изключителна сила. Например, проектен мениджър с отлични комуникативни умения има по-голям шанс да задоволи спонсора/клиента на проекта.
По-важното е, че днес комуникационните умения включват и текстови съобщения в асинхронен режим. Затова добрите комуникатори мислят за последствията от втори ред, пишат подробни отговори и избягват недоразуменията.
Оценете комуникационните умения на членовете на вашия екип, като използвате ClickUp Chat View.
- Колко често служителят трябва да повтаря едно и също нещо?
- Колко често използват различни инструменти като бели дъски, мисловни карти, документи, запис на екрана и др., за да внесат повече яснота?
- Колко често получателите на съобщението искат телефонно обаждане/лична среща, за да изяснят нещо?
- Колко съпричастни са към колегите, които се мъчат да разберат?
Петте силни страни, споменати по-горе – техническа експертиза, решаване на проблеми, адаптивност, лидерски умения и комуникативни умения – формират основата. В зависимост от работата, която се очаква да изпълнявате, обаче, съществуват и други силни страни.
Ето няколко примера за силни страни на служителите въз основа на ролите/функциите им:
Човешки ресурси: Емпатия, емоционална осведоменост, надеждност, внимателност
Продажби: навременност, организационни умения, изграждане на взаимоотношения, мотивация за постигане на квоти, положително отношение към отхвърлянето
Счетоводство и финанси: Внимание към детайлите, точност, актуални познания в областта на съответствието, управление на риска
Маркетинг: Разказване на истории, креативност, получаване на обратна връзка, експериментиране, вземане на решения въз основа на данни
Познаването на силните страни на човек е също толкова важно, колкото и идентифицирането на слабите страни. Нека разгледаме това, преди да преминем към това, което можете да направите, за да подобрите силните страни и да се справите със слабите страни.
Идентифициране на слабите страни на служителите
За начало, липсата на горепосочените силни страни на служителите ще се счита за слабост сама по себе си. Затова няма да обръщаме горния раздел за вас!
Ето някои конкретни слабости на служителите, за които трябва да внимавате.
Лошо управление на времето
Лошото управление на времето се отнася до неспособността да се прецени и управлява времето за изпълнение на възложената работа. Служителите с лоши умения за управление на времето се затрудняват да спазват сроковете или да приоритизират задачите ефективно.
Например, те може да отделят прекалено много време на задачи с ниска приоритетност, като оставят важни проекти незавършени. Това може да намали общата продуктивност на екипа и да доведе до забавяне на проектите.
За да идентифицирате лошото управление на времето сред членовете на вашия екип, функциите за проследяване на времето по проекти на ClickUp са вашата суперсила. Разгледайте времевите разписания, отчетите за времето и прогнозите за времето, за да разберете как всеки член на екипа управлява своето време.
Трудности при изпълнението на няколко задачи едновременно
Нека си признаем: когато се прави неправилно, мултитаскингът има отрицателно влияние върху производителността. Това обаче се случва, когато се опитвате да правите няколко неща едновременно.
Например, да пишете блог пост, да отговаряте на съобщения в Slack и да слушате онлайн обучение едновременно може да е малко прекалено.
Въпреки това, от всеки служител в съвременната работа, свързана с познания, се очаква да изпълнява няколко роли. Например, един разработчик може да работи по няколко проекта. Един писател може да има няколко статии в различни етапи на работния процес. Неспособността да се справяте с това може да бъде слабост, особено в малки екипи.
За да идентифицирате слабостите в многозадачността, използвайте софтуера за оценка на представянето, за да откриете:
- Задачи, които не спазват сроковете
- Задачи, които са останали в същото състояние прекалено дълго, особено в етапите на преработка/отстраняване на грешки
- Цели, които са почти постигнати
Емоционална реактивност
Както подсказва името, емоционалната реактивност се отнася до начина, по който човек реагира – или реагира прекалено – на дадена ситуация. Емоционално реактивният служител може да има затруднения да контролира чувствата си в стресови или предизвикателни ситуации, което води до импулсивни реакции или лоши междуличностни отношения.
Например, те могат да реагират с гняв на обратната връзка или да се затворят в себе си по време на събития с голямо напрежение, което създава напрежение на работното място и прекъсвания в работния процес.
Няма инструмент, който (все още) да може да измери точно емоционалните реакции на човек, така че за да идентифицирате тази слабост, разчитате на собствената си емпатия, наблюдателност и емоционална осведоменост.
Липса на внимание към детайлите
Служителите, които не обръщат внимание на детайлите, са склонни да правят чести грешки или да пропускат важни аспекти от работата си. Това се превръща в слабост, защото с времето може да се утежни.
Например, грешка от 0,1 долара при въвеждането на данни за над 100 000 транзакции означава загуба от 10 000 долара. По същия начин, неправилно поставена точка и запетая в кода на приложението може да доведе до грешка, която ще отнеме часове, за да бъде открита и отстранена. Неправилно подредено лого в публикация в социалните медии може да струва репутацията на марката.
Липса на самоанализ
Мнозина от нас се борят с това. Липсата на самоанализ води до това, че или не познавате собствените си слабости, или не развивате устойчивост към тях. И двете в крайна сметка водят до професионално изчерпване, което се проявява в намалена ефективност, умствена умора, стрес и незаинтересованост.
Един от най-добрите начини да идентифицирате тези слабости е да провеждате периодично задълбочена оценка. Шаблонът за личен SWOT анализ на ClickUp предлага солидна рамка. Той ви помага да идентифицирате силните и слабите страни, възможностите и заплахите, като ви позволява да оцените проблемите си в контекста.
Бонус: Още шаблони за анализ на пропуските и шаблони за SWOT анализ за самооценка
Сега, след като сте идентифицирали някои общи силни и слаби страни на служителите, нека видим как можете да превърнете вторите в първите.
Подобряване на силните страни на служителите
Най-добрият начин да подобрите силните страни на вашите служители е да им помогнете да се възползват от тях. Ето някои стратегии, които ще ви помогнат.
1. Упражнявайте се и усъвършенствайте се
Ако членовете на вашия екип са добри в нещо, насърчавайте ги да продължават да го правят. Има ли някой, който е отличен програмист на Python? Дайте му проекти, за да може да практикува програмиране всеки ден.
Предоставете на служителите възможности да работят по задачи, в които се отличават, като им позволите да изграждат увереност в способностите си. След това им дайте възможност да разширят уменията си в свързани библиотеки и съпътстващи инструменти.
2. Поставете амбициозни цели
Включете усилването на силните страни на служителите като част от кариерните цели. Например, ако някой е добър в решаването на проблеми в рамките на проекта, предложете му по-добра позиция. Ако един член на екипа е силен във визуалния дизайн, поставете му за цел да научи дизайн на потребителското преживяване през следващата година.
Използвайте ClickUp Goals, за да зададете конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето (SMART) цели за всеки член на екипа, които последователно подобряват настоящите им умения.
3. Предлагайте повече възможности
Дайте възможност на служителите да вземат решения в областите, в които са силни. Използвайте техния опит, като ги включвате в стратегически дискусии и им давате отговорност за вземането на решения.
Повишете морала и креативното мислене на служителите, като им дадете свобода да проучват нови идеи, да поемат рискове и да експериментират с иновативни подходи.
Справяне със слабите страни на служителите
Сега нека преминем към това как можете да помогнете на служителите да преодолеят своите слабости. Ето някои ефективни стратегии:
1. Обучение и развитие
Предлагайте специфични програми за обучение за всяка от слабите страни на служителите (след като обсъдите това с тях).
- Ако става въпрос за технически умения, изпратете ги на обучителен лагер или ги запишете на онлайн курс.
- Ако става въпрос за меки умения, намерете им треньор.
- Ако проблемът е свързан с управлението на времето, помогнете им с инструменти като таймер Pomodoro, приложение за блокиране на календара или матрици за приоритизиране.
2. Подобрения в процесите
Създайте процеси и работни потоци, които помагат на членовете на екипа да преодолеят своите слабости. Например:
- Ако липсата на внимание към детайлите е проблем, създайте списъци за проверка, за да операционализирате качеството.
- Ако проблемът е липсата на самоанализ, насърчавайте лични прегледи преди всяка индивидуална среща.
3. Културни промени
Служителите, които се справят със стреса, често изпитват намалена продуктивност и удовлетворение от работата. Това може да се прояви в слабости, като нетърпение или липса на увереност.
- Насърчавайте здравословния баланс между работата и личния живот
- Създайте атмосфера, в която служителите могат да използват своите силни страни, като същевременно минимизират слабите си страни.
- Предлагайте семинари за справяне със стреса, подкрепа за психичното здраве и др.
- Включете в политиката си отпуски за научна работа, отпуск по майчинство/бащинство и др.
- Създайте отворена среда, в която служителите да могат да обсъждат своите трудности.
В допълнение към всичко това, има едно нещо, което можете да направите като мениджър или бизнес лидер, за да помогнете на вашите служители да се възползват от силните си страни и да минимизират слабите си страни: дайте им обратна връзка!
Ролята на обратната връзка и оценката на представянето
Добрата обратна връзка е конструктивна, навременна и предоставя конкретна информация за действията, задачите или поведението на служителя. За да помогнете на служителите да подобрят силните си страни и да преодолеят слабостите си, предоставяйте им редовна обратна връзка.
Ето няколко съвета как да го направите успешно.
Бъдете обективни: Празнувайте успехите и ги напътствайте в преодоляването на неуспехите. Давайте конкретна и практична обратна връзка. Например, можете да кажете: „Работата ви по годишния отчет не отговори на очакванията, защото имаше печатни грешки и погрешни твърдения. ”
Не бъдете неясни: Не казвайте „твърде много грешки“, освен ако не можете да го подкрепите с цифри. Посочете проблемите, като използвате примери.
Подкрепете служителите: Научете ги как да искат обратна връзка, за да не реагират емоционално на вашето мнение. Предложете им примери за обратна връзка, за да им покажете как изглежда тя.
Насърчавайте автономността: Позволете на членовете на екипа да обработват, приемат и действат по вашата обратна връзка по свой собствен начин. Поканете ги да не са съгласни и да спорят с вас, когато сметнат за подходящо.
Поддържайте структура: Използвайте инструменти за обратна връзка от служителите, за да улесните оценяването на представянето. Шаблонът за оценка на представянето на ClickUp ви помага да проследявате напредъка на служителите си, да оценявате постиженията им, да предоставяте обратна връзка и да постигате целите си.
Бонус: Разгледайте някои от другите шаблони за оценка на представянето
Започнете от самото начало: Не чакайте, докато някой стане служител, за да идентифицирате силните и слабите страни и личностните черти. Използвайте оценки и анализи като част от интервюто за работа и процеса на набиране на персонал. Включете това в ключовите показатели за ефективност на човешките ресурси и го превърнете в постоянна практика.
След това използвайте тази информация, за да разработите процеса на въвеждане в работата. Включете специфично обучение, обучителни лагери или семинари в процеса на въвеждане, за да подготвите новия служител за успех.
Използвайте списъците за проверка или шаблоните на ClickUp, за да персонализирате опита на всеки нов служител и да се уверите, че те са съобразени с техните силни и слаби страни.
Цялостно управление на персонала с ClickUp
Всеки има силни и слаби страни. Всъщност, една силна страна може да се превърне и в слаба. Например, човек, който обръща голямо внимание на детайлите, може да не е добър в разглеждането на цялостната картина. Човек с изключителни технически умения може да няма умения за работа с хора.
Като ръководител на отдел „Човешки ресурси“ или мениджър на екип, вашата задача е да помагате на хората да станат най-добрата версия на себе си. Това означава да използвате техните силни страни, като същевременно минимизирате слабите им страни.
За да направите това, първо трябва да идентифицирате споменатите силни и слаби страни. Инструмент за управление на проекти като ClickUp събира тези безценни данни, докато работите.
Можете да получите информация за процеса на наемане, графиците за задачите, пречките в проектите, недоразуменията, натоварването на служителите и други, като просто настроите табла в инструмента, който вече използвате.
Можете да намерите качествени и количествени данни за вашите решения, свързани с хората, на едно място. И още нещо? Тъй като данните са от ClickUp, можете да бъдете сигурни, че информацията е обективна и не се основава на личните мнения на мениджърите и лидерите.
Дайте възможност на вашите служители. Опитайте ClickUp безплатно още днес!