Работите по важна презентация за клиент и се нуждаете от висококачествени изображения на вашите продукти, за да направите презентацията си впечатляваща.
Но папката ви с изображения е пълна с произволни цифрови файлове без описания, категории или етикети. 😞
Точно в такива случаи се нуждаете от работния процес за управление на цифрови активи (DAM). Той осигурява ясен и структуриран процес за ефективно качване, организиране и достъп до цифрови активи.
В тази публикация в блога ще обсъдим какво е работният процес за управление на цифрови активи и как да създадете такъв за вашата организация. Да започнем!
Какво е работен процес за управление на цифрови активи?
Работният процес за управление на цифрови активи е поредица от стъпки, които превеждат актива през целия му жизнен цикъл – от замисъла до завършването. Той включва дейности по управление на активи, като създаване, категоризиране, организиране, преглед, одобрение, съхранение, извличане и разпространение.
Представете си работните процеси за управление на цифрови активи като списък с действия за управление на цифрови активи. Той очертава структура за успешното завършване на вашите проекти. Ето един пример:
Да предположим, че вашият маркетинг екип се нуждае от графики за нова кампания. Ето как може да изглежда работният процес за управление на цифровите активи👇
- Създаване на активи: Графичните дизайнери създават изображения за продуктовата кампания.
- Качване: Екипът качва необработени файлове в системата за управление на цифрови активи.
- Създаване на метаданни: Екипът добавя подходящи етикети и описания на изображенията, като имена на продукти и кампании, както и употреба (социални медии, печатни материали и др.).
- Организация: Активите се сортират въз основа на предварително определени критерии – кампания, продуктова линия или тип съдържание.
- Одобрение: Маркетинг екипът преглежда съдържанието, редактира и одобрява дизайна.
- Разпространение: Дизайнерският екип споделя окончателните файлове с маркетинговия екип.
- Архивиране: След приключване на кампанията изображенията се премахват от активните търсения и се архивират в маркетинговата база данни на компанията.
Каква е целта на работния процес за управление на цифрови активи?
Работните процеси на DAM улесняват управлението на цифровите активи.
Те определят ясни отговорности и срокове за мениджърите на активи и бърз процес на извличане за съответните екипи, като продажби или маркетинг, които работят с активи. Управлението на цифрови активи също подобрява комуникацията между екипите и гарантира, че всички членове на екипа, участващи в даден проект, са на една и съща страница.
Ето няколко причини, поради които създаването на работни процеси за управление на цифрови активи е важно за вашата организация.
Структурирано управление на активи
Работните процеси за управление на цифрови активи осигуряват структуриран процес за управление на цифровите активи на вашата компания. Те се фокусират върху съхранението на активи и поддържането им организирани , така че да са лесно достъпни.
Бърз достъп
Ефективният работен процес за управление на цифрови активи ви помага бързо да намерите правилния файл. Вместо да губите време в прелистване на случайни, необозначени файлове, можете лесно да навигирате в най-новите файлове, като следвате всеки етап от работния процес на DAM.
DAM е активно работно място, което означава, че когато активите се намират там, винаги ще можете да ги търсите, да ги използвате отново и да ги пренасочвате.
DAM е активно работно място, което означава, че когато активите се намират там, винаги ще можете да ги търсите, да ги използвате отново и да ги пренасочвате.
Сигурност за цифровите активи
Работните процеси за управление на цифрови активи включват контрол на достъпа на ниво гранулар , който ви позволява да задавате разрешения за всеки актив. Това гарантира, че само оторизирани потребители имат достъп до активите. Работният процес за управление на цифрови активи също така гарантира спазването на законите за сигурност и поверителност на данните, тъй като активите се проследяват и преглеждат преди публикуването. Освен това можете да проследявате всички редакции или промени във файловете с контрол на версиите.
5-те етапа на работния процес за управление на цифрови активи
Етапите на работния процес на DAM зависят от обхвата и сложността на конкретния проект. Например, маркетингова кампания за достъпност може да има различни етапи на работния процес в сравнение с управлението на активи на марката.
За маркетингова кампания за достъпност работният процес ще включва създаване на активи (добавяне на алтернативен текст за изображения и надписи за видеоклипове), спазване на указанията за достъпност и провеждане на тестове за достъпност.
Напротив, работният процес на DAM за управление на активи на марката се фокусира върху простото създаване на активи, добавяне на метаданни за лесно търсене и категоризиране, както и контрол на достъпа.
5 често срещани етапа в управлението на цифрови активи
- Създаване на активи: Първата стъпка е да създадете актив. Този етап включва идеи, изготвяне на чернови или придобиване на активи като документи, аудио и видео файлове. Обикновено марките определят ясни насоки на този етап, за да гарантират последователност при създаването на активи.
- Организация на активите: На този етап съществуващите активи се категоризират въз основа на тип, проект или отдел и се преместват в подходящи папки в системата за управление на цифрови активи.
- Съхранение на активи: Този етап включва съхранение на активи по начин, който ги прави лесно достъпни. Например, използването на подходящи етикети, описания и метаданни може да бъде полезно за филтриране или сортиране на активите.
- Разпространение на активи: Този етап включва разпространението на актива до съответните заинтересовани страни за одобрение и използване в проекта.
- Архив на активи: На този етап активът се премахва от активната система. След като жизненият цикъл на цифровия актив приключи, той трябва да бъде архивиран, за да можете да го съхраните и използвате отново, което прави работния процес на DAM по-ефективен.
Видове работни процеси за управление на цифрови активи
Досега стана ясно как работи работният процес за управление на цифрови активи. Сега нека обсъдим различните видове работни процеси за DAM. Можете да изберете типа работния процес въз основа на това, върху което работите, типа активи и етапа от жизнения цикъл, в който се намирате.
Работен процес, базиран на проекти
Работните процеси, базирани на проекти, са най-подходящи за управление на проекти. Те включват управление на множество активи за един проект. Например, използването на работен процес, базиран на проекти, за пускане на продукт на пазара ще ви помогне да управлявате множество активи, като изображения на продукта, демонстрационни видеоклипове, реклами, изображения на целеви страници и друго цифрово съдържание.
Можете да категоризирате активите въз основа на типа на проекта, името на клиента или ключови думи, свързани с проекта.
💡Съвет от професионалист: Решението за управление на проекти на ClickUp може да ви помогне да подобрите работните процеси, свързани с проекти. Можете да планирате проекта си, да графицирате задачи, да проследявате срокове, да управлявате активи и ресурси и да подобрите сътрудничеството.
Работен процес за сътрудничество
Както подсказва името, този DAM работен процес е предназначен за проекти, които изискват екипна работа. Той позволява на екипите да работят върху един и същ актив в реално време, като общуват и модифицират актива.
Да предположим, че работите по създаването на маркетингов наръчник. Ще ви е необходимо сътрудничеството на екипите по продукти, маркетинг, продажби, успех на клиентите и творчески екипи, които да добавят своите идеи. Това ще изисква съвместни работни процеси, за да могат екипите да преглеждат и редактират активите.
В този работен процес:
- Продуктовият екип ще качи техническите спецификации и изображенията на продукта.
- Членовете на маркетинговия екип ще добавят указания за марката, промоционално съдържание и текстове.
- Отделът по продажбите може да допринесе с казуси и презентации за продажби.
- Екипът за успех на клиентите споделя обратна връзка от клиенти и най-добри практики
💡Съвет от професионалист: Можете да използвате ClickUp Docs, за да създадете перфектния наръчник, като обменяте идеи, сътрудничите си с екипа в реално време и разпределяте задачи.
Работен процес, базиран на активи
Работните процеси, базирани на активи, се фокусират върху задачите, свързани с управлението на активите – блогове, целеви страници, видеоклипове и други медийни активи. Например, искате да създадете пускане на нов продукт. Работният процес може да включва:
- Качване на видеото за представяне на продукта в системата DAM с името на продукта
- Маркиране на видеото като „Видео за пускане на продукт“ 2024 и категоризиране като маркетингово видео
- Маркетинг екипът ще одобри стила на активите, а правният екип ще ги прегледа за съответствие с изискванията.
Работен процес за транзакции
Транзакционните работни процеси се използват за управление на продажбата на цифрови активи. Например, можете да използвате този работен процес, за да управлявате лицензирането на стокови снимки или музикални записи. Това включва проследяване на правата за използване и поддържане на съответствие с лицензионните споразумения.
Работен процес за одобрение
Работните процеси за одобрение, както подсказва името им, служат за одобряване на активите преди разпространението им. Често срещано приложение на работния процес за одобрение е процесът на преглед на съдържанието. Преди публикуването на цифрово съдържание (блог, публикация в социална мрежа или изображение за кампания), активът преминава през няколко етапа на преглед и проверки за качество, за да се гарантира, че отговаря на целите и насоките на марката.
Работен процес за архивиране
Този работен процес за управление на цифрови активи съхранява активите, когато те вече не се използват. Можете да съхранявате активите на подходящи места, където са лесно достъпни. Създаването на процес за възстановяване също е от съществено значение за осигуряване на безпроблемно извличане на активите.
Например, компаниите в регулирани сектори като банковото дело и здравеопазването могат да използват работни процеси за архивиране и софтуер за управление на документи, за да съхраняват записи на цифрови активи.
Компонентите на работния процес на DAM
Работният процес за управление на цифрови активи поддържа активите организирани, така че вашият екип да намира това, от което се нуждае, в точното време. Независимо от типа работния процес, който изберете, следните компоненти са задължителни за изграждането на „DAM(N)-добър“ работен процес. 😉
Медийна библиотека
Представете си медийната библиотека като хранилище за данни – централно място за съхранение на активи. Съхранявайте всичките си активи в медийната библиотека, поддържайте ги организирани и контролирайте достъпа до тях. След като преместите активите си в библиотеката, можете да я проверявате, да актуализирате активите, да премахвате активи и да ги реорганизирате според нуждите си.
Метаданни
Таксономията и маркирането на метаданни на активите са важни аспекти на работните процеси на DAM за подобряване на възможностите за търсене. Таксономията е като сортиране на файловете ви в папки с етикети, докато маркирането на метаданни е като добавяне на лепящи се бележки към тези файлове с допълнителни подробности.
Продължаващо предизвикателство за нас е маркирането на изображения. Докато автоматичното маркиране работи добре за текстово съдържание, надписите и другите ръчно добавени метаданни са важни за изображенията.
Продължаващо предизвикателство за нас е маркирането на изображения. Докато автоматичното маркиране работи добре за текстово съдържание, надписите и другите ръчно добавени метаданни са важни за изображенията.
Одобрение на активи
Създайте стандартен процес за преглед и одобрение преди разпространението на цифровите активи. За да проследявате къде се намират вашите активи в процеса на одобрение, можете да създадете етикети като „в процес на преглед“, „в очакване на одобрение“, „задържан“ и „одобрен“.
💡Съвет от професионалист: Функцията „Персонализирани статуси“ на ClickUp ви позволява да персонализирате статусите в зависимост от проекта, по който работите. Например, можете да използвате статуси като „в процес“, „в очакване“, „преглед“, „задържане“ и др., когато работите с активи като изображения или блогове.
Софтуер за управление на цифрови активи
Изберете софтуер за управление на цифрови активи, който отговаря на специфичните нужди на вашата марка. Потърсете DAM решение с следните характеристики:
- Служи като единствен източник на информация за всички цифрови активи.
- Разполага с функции за автоматично маркиране и персонализирани статуси.
- Предлага проследяване на активи и анализи на използването
- Интегрира се с други бизнес платформи
Контрол на достъпа въз основа на роли
Този компонент е от решаващо значение за осигуряване на сигурността на вашите цифрови активи. Той ограничава достъпа и предотвратява потенциални нарушения на данните. При внедряването на контрол на достъпа разберете различните роли в организацията си и техните изисквания. Освен това, редовно преглеждайте и актуализирайте достъпа, за да поддържате сигурността, като същевременно осигурявате лесен достъп.
💡Съвет от професионалист: Използвайте шаблона на ClickUp за матрица за контрол на достъпа въз основа на роли, за да осигурите лесно подходящ достъп. Присвойте роли с нива на разрешения в организацията, контролирайте дейностите на потребителите и проследявайте кой има достъп до кои активи.
Разработване и поддържане на работния процес на DAM
Представете си кухнята на ресторант, където готвачите са заети с приготвянето на множество ястия. 🍜
Какво се случва, ако съставките не са правилно етикетирани и организирани? Забавени доставки, сол в крем брюле, захар в спагети и безкрайни оплаквания от клиенти!
По същия начин, без подходящи работни процеси за управление на цифрови активи, може да се окажете в хаос – загубени изображения, повече време, прекарано в търсене, и забавени доставки на проекти.
Ключови стъпки при създаването на система за работни процеси за управление на цифрови активи
Нека обсъдим стъпките за изграждане на солидна система за работни процеси за управление на цифрови активи.
Стъпка 1: Оценете изискванията за цифровите активи
Разберете вида на цифровите активи, с които разполагате – изображения, видеоклипове, документи и други мултимедийни ресурси. Приоритизирайте управлението на активите въз основа на тяхното използване и важност.
Стъпка 2: Идентифициране на нуждите
Сътрудничейте с други членове на екипа и получите информация за съществуващите процеси за управление на активи. Разберете необходимостта от създаване на DAM работен процес, като например подобряване на организацията на активите и процеса на извличане, подобряване на сътрудничеството в екипа и осигуряване на ефективен процес на одобрение.
Стъпка 3: Задайте цел(и)
Определете целите за създаване на работния процес за управление на цифрови активи. Те могат да бъдат ускоряване на създаването на съдържание, намаляване на времето за търсене или по-бърз процес на преглед.
Можете да използвате ClickUp Goals, за да зададете цели с ясни срокове. Този инструмент ви помага да проследявате автоматично напредъка по целите и да управлявате всичките си цели на едно централно място за по-голяма ефективност.
Стъпка 4: Създайте работен процес за DAM
Създайте дизайн на работния процес за DAM и планирайте неговата интеграция. Определете конкретните задачи, отговорности и срокове за всеки етап от внедряването.
Можете лесно да създавате работни процеси за управление на цифрови активи с помощта на ClickUp Whiteboards. То ви позволява да рисувате диаграми на работни процеси, да изграждате потоци от процеси и да картографирате отговорностите на заинтересованите страни. Освен това можете да обсъждате ефективни работни процеси с членовете на екипа си и да възлагате задачи за действие, за да подобрите отчетността.
Стъпка 5: Намерете подходящия инструмент
Най-важното решение е да интегрирате решение за работния процес за управление на цифрови активи, което отговаря на вашите нужди. Когато преценявате различните опции, имайте предвид бизнес нуждите, адаптивността, мащабируемостта, цените и възможностите за интеграция.
Можете да опитате ClickUp, за да създадете работен процес за управление на цифрови активи. Решението ClickUp for Marketing предоставя централизирано място за всички ваши творчески процеси. Можете да създадете специално пространство, където да съхранявате всички цифрови активи на едно място, да изпълнявате кампании и проекти за съдържание, както и да създавате пътни карти и предварително дефинирани работни процеси.
Стъпка 6: Определете ролите и отговорностите на заинтересованите страни
Посочете отговорностите на заинтересованите страни на всеки етап от работния процес, за да гарантирате отчетност и гладка работа.
Например, създателите на съдържание, като дизайнери и писатели, могат да поемат отговорността за етапа на създаване на активите. Маркетинг мениджърът или проектният мениджър може да даде първоначалното одобрение за актива, старшият мениджър може да сподели своето мнение, а маркетинг координаторът може да отговаря за разпространението на съдържанието в социалните медии и други платформи.
Стъпка 7: Използвайте инструменти за автоматизация
Автоматизирайте повтарящи се задачи, като промяна на статуса на активите на марката, докато те преминават през работния процес. Освен това, автоматизирайте процеси като одобрение.
ClickUp предлага над 100 персонализирани автоматизации на работния процес. Можете да използвате ClickUp Automation, за да автоматизирате рутинни задачи и процеси на одобрение. Например, можете да настроите автоматизация на процеса на одобрение, за да преместите даден актив автоматично от етап „преглед“ към „проверка на качеството“ след изпълнение на определени условия.
Стъпка 8: Въведете работния процес за управление на цифрови активи
Внедрете работния процес и проследявайте използването. Получете ценна информация за това, което работи и какво не.
Стъпка 9: Работете върху подобренията и оптимизацията
Проследявайте работния процес на DAM, събирайте обратна връзка и обсъждайте с вътрешни и външни екипи, за да откриете пропуски. Действайте въз основа на обратната връзка и осигурете непрекъсната оптимизация на работния процес.
Отличен начин да оптимизирате работния процес на DAM е да използвате диаграмите на Гант в ClickUp. Те помагат да проследявате приоритетите и крайните срокове за завършване на всеки етап от работния процес и да управлявате пречките, за да поддържате нещата в движение.
Инструменти и функции за работни процеси за DAM системи
Без подходящи инструменти за работния процес е невъзможно да се поддържат работните процеси на DAM. Тук се нуждаете от инструменти като ClickUp.
ClickUp е платформа „всичко в едно“ за продуктивност, сътрудничество и управление на работния процес, която може да ви помогне лесно да настроите и оптимизирате процесите за управление на цифрови активи. Нека видим как ClickUp помага за управлението на работния процес на DAM.
Проследяване на работния процес
ClickUp предлага над 15 персонализирани изгледа, като например Табло, Списък и Календар, които ви помагат да проследявате работния процес по най-добрия възможен начин. Например, изгледът Табло на ClickUp ви предоставя панорамен поглед върху всички етапи и задачи от работния процес. Можете да преглеждате задачите в персонализирани колони, да премествате активи чрез плъзгане и пускане през етапите на работния процес и да ги проследявате лесно.
Използвайте шаблони за работни процеси
ClickUp също улеснява работата ви с персонализирани, готови за употреба шаблони за работни процеси. Например, можете да използвате шаблона за работния процес на ClickUp, за да визуализирате работния процес за управление на цифровите активи от начало до край. Освен това можете да сътрудничите по-добре, да проследявате напредъка, за да се уверите, че всичко върви по план, и лесно да идентифицирате потенциални препятствия.
Ролята на управлението на проекти в поддържането на работния процес на DAM
Интегрирането на управлението на проекти с DAM платформи оптимизира вашите работни процеси.
Каквито и да са вашите цели – лесен достъп до цифрови активи, ефективно управление на етапите на работния процес или намаляване на времето, прекарано в административни и повтарящи се задачи – управлението на проекти в DAM гарантира, че всички са на една и съща страница.
В по-широк смисъл, управлението на проекти в DAM може:
- Осигурете централизирана платформа, на която екипите да комуникират, споделят активи и проследяват напредъка.
- Поддържайте структуриран и организиран подход към управлението на активи
- Подобрявайте работните процеси, като добавяте елементи като автоматизация на задачите, проследяване на времето и разпределение на ресурсите.
- Проследявайте по-добре жизнения цикъл на активите, като се уверявате, че те се управляват, съхраняват и поддържат правилно, което намалява риска от загуба или повреда.
Какви са предимствата на работния процес за управление на цифрови активи?
Сега, когато знаем какво е DAM работен процес и как да създадем такъв, нека разгледаме неговите предимства.
Повишава производителността
Работните процеси на DAM определят процесите и стъпките, като елиминират пречките. Например, чрез определяне на процеса на одобрение, работните процеси на DAM премахват специалните срещи за преглед, които прекъсват работните процеси. В резултат на това се изпълняват повече задачи за по-кратко време.
Поддържа последователност на марката
Солидният имидж на марката се дължи на последователността, а работните процеси за управление на цифрови активи гарантират, че активите отговарят на насоките на марката. Това помага за поддържането на последователен имидж на марката във всички канали.
Увеличава възвръщаемостта на инвестициите
Освен че подобряват производителността и използването на активите, работните процеси за управление на цифрови активи също така намаляват разходите за лицензиране. Те повишават видимостта на наличните активи, общото използване на активите, активите за многократна употреба и лицензионните споразумения, което помага за намаляване на ненужните разходи за активи и ефективно разпределяне на ресурсите.
Какви са предизвикателствата на работния процес на DAM?
Работните процеси за управление на цифрови активи са полезни, но само когато се прилагат и следват стъпка по стъпка. Въпреки че работният процес за управление на цифрови активи е изключително полезен, може да се сблъскате със следните предизвикателства.
- Собственост: Неправилното разбиране на задачите или отговорностите може да забави целия работен процес. Затова се уверете, че сте определили ролите и отговорностите на заинтересованите страни в началото на създаването на работния процес.
- Изолиран работен процес: Ако екипите смятат, че работният процес е предназначен само за маркетинг или управление на продукти, той ще се превърне в изолиран. За да преодолеете това предизвикателство, интегрирайте работните процеси на DAM с други инструменти, като управление на проекти, софтуер за дигитално работно място, системи за управление на съдържание и др.
- Прекомерна зависимост от автоматизация или ръчни процеси: Автоматизацията е от съществено значение в работните процеси на DAM, но прекомерната автоматизация води до непредвидени предизвикателства, като например нежелани одобрения. Затова следвайте балансиран подход.
Предефинирайте управлението на активи с работни процеси за DAM
Работните процеси на DAM определят стъпка по стъпка процеса от създаването на активи до тяхното разпространение. Те гарантират последователност, контролирани действия, подобрено сътрудничество и установяване на собственост.
За да постигнете най-добри резултати, обаче, работните процеси за управление на цифрови активи трябва да се следват правилно. Затова се уверете, че вашите работни процеси не функционират изолирано – в множество инструменти и процеси. Интегрирайте работните процеси с всеобхватна платформа за продуктивност като ClickUp.
ClickUp предлага множество инструменти и шаблони, които могат да ви помогнат да създавате, споделяте и управлявате цифрови активи. Той осигурява безпроблемно сътрудничество и улеснява внедряването на работни процеси за управление на цифрови активи.
Искате да научите повече? Регистрирайте се в ClickUp още днес!