Работният плот на вашия Mac е хаотична джунгла от файлове, икони и папки?
Истината е, че подреждането на работния плот на Mac не е ракетостроене.
Разбира се, има много приложения за продуктивност за Mac потребители. Но понякога са ви необходими само няколко съвета за цифрово подреждане, за да постигнете желания резултат.
В тази публикация в блога ще ви научим стъпка по стъпка как да организирате файловете на Mac. Ще обсъдим и как можете да разширите тази структура в софтуер за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp.
12 начина за организиране на файлове и папки на Mac
1. Организирайте елементите в папки
На вашия Mac кликнете върху иконата „Finder” (синьо-бялата икона с лице) в „Dock”, за да отворите прозореца „Finder”.
Ще можете да видите раздела „Последни“, в който са изброени всички ваши най-скорошни файлове, независимо от това къде са съхранени в системата.
Сега преминайте до мястото, където искате да създадете папката с документи. Да приемем, че в този пример искате всичко да е на работния плот. Кликнете върху раздела „Работен плот“ под „Любими“ в страничното меню на прозореца „Finder“.
След това натиснете клавишите „Shift-Command-N“, за да създадете нова папка на „Работния плот“. Тази папка ще служи като временно място, където да съберете всички разхвърляни файлове, преди да започнете да ги организирате.
На екрана ви ще се появи папка с име „Untitled Folder” (Папка без име).
Преименувайте папката на „Организирай“, след което кликнете върху нея и я плъзнете в секцията „Фаворити“ на страничната лента с менюта на „Finder“ (точно под „Работен плот“), както е показано на екранната снимка по-долу.
💡Съвет от професионалист: Можете да направите това с няколко файла едновременно – просто натиснете и задръжте клавиша „Command“, след което кликнете върху елементите (не е необходимо да са един до друг) и ги плъзнете в папката.
Можете също така бързо да групирате елементите на работния плот в папки . Изберете всички елементи, които искате да групирате, кликнете с Control върху един от елементите и след това изберете „Нова папка с избраното“. Не забравяйте, че заключените елементи не могат да бъдат групирани.
2. Създайте подпапки
Върнете се в папката „Организирай“ и създайте подпапки за всяка основна категория, в която искате да организирате вашите файлове.
За този пример сме избрали следните категории: „Папка с документи“, „Шаблони за YouTube“, „Медии на склад“, „Шаблони за PPT“, „Снимки на софтуер“, „Маркетингови материали“ и „Уроци за инсталиране на приложения“.
3. Обединете сходни папки
Макар че това може да изглежда като намиране на дублиращи се папки, не е толкова просто. Например, ако създадете папка със същото име за същото място, може случайно да презапишете първата папка и да загубите ценна информация.
Но, както при повечето неща, има изход.
Всъщност, ето два начина да обедините папки на Mac по безопасен начин.
Обединяване на папки с помощта на Finder
Когато добавите папка на място, където вече има папка със същото име, ще се появи съобщение, което ви пита дали искате да спрете този процес, да замените папката на това място или да обедините двете папки. Ако имате различни файлове със същото име, изберете „Спри“, за да предотвратите презаписването на файловете.
Сега, в случай че искате да запазите и двете папки, трябва да плъзнете папката и да задържите клавиша Option, преди да я пуснете, за да се появи нова опция, наречена „Merge” (Обединяване). Кликнете върху нея.
Към имената на файловете с едно и също име ще бъде добавено „2“, което ще ви гарантира, че ще запазите както оригиналния, така и новия файл, без да загубите никакво съдържание.
Обединяване на папки с помощта на Terminal
Вторият метод използва Terminal и команда, наречена „ditto”. Това ще обедини съдържанието на две папки, включително всички подпапки в тях.
Отворете Терминал и въведете: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Трябва да добавите действителните имена на папките на мястото на „source_folder” и „target_folder”.
Освен това, вместо да въвеждате пътя към папката, можете да я плъзнете и пуснете в прозореца на терминала.
4. Добавете папките си в любими
Ако имате прекалено много папки и подпапки, намирането на конкретна папка, която използвате често или за специални нужди, може да се окаже трудна задача. Добрата новина е, че можете да добавите всяка папка към любимите си в страничната лента на Finder. Ето как да го направите:
- Отворете нов прозорец на Finder
- Намерете папката, която искате да добавите към любимите
- Плъзнете го в страничната лента
5. Сортирайте файловете по тип
Можете също да сортирате файловете си по „Тип“, за да групирате сходни файлове (PDF, изображения, документи и др.).
Кликнете с десния бутон на мишката навсякъде в папката с изтеглени файлове и изберете „Сортиране по“ > „Вид“. Това ще ви помогне да видите кои файлове имате и къде да ги преместите.
След като сте сортирали файловете според желаната категоризация, преместете ги в съответните подпапки. Например, снимките и видеоклиповете се преместват в папката „Stock media“, а екранните снимки – в папката „Software screenshots“.
6. Използвайте етикети
За да дадете приоритет на важните файлове, кликнете с десния бутон върху файла, изберете „Етикети“ и задайте персонализирани етикети като „Спешно“ или „Завърши“. Файловете с етикети ще се показват с цветни точки до имената си за лесно разпознаване.
Можете да получите бърз достъп до маркираните файлове, като кликнете върху съответния цвят в „Tags“ (Маркировки) в страничната лента на „Finder“.
Прочетете още: 10-те най-добри приложения за списъци със задачи за Mac
7. Опитайте с интелигентни папки
За да групирате динамично файловете на вашия Mac, отворете „Finder“ и отидете на „Файл“ > „Нов интелигентен папка“.
След това кликнете върху бутона (+) в горния десен ъгъл на прозореца до „Запази“, за да добавите критерий за търсене.
Ще видите две падащи менюта, от които да направите своя избор.
В този пример сме избрали „Дата на последното изменение“ и „преди“, за да бързо да получим достъп до всички файлове, които отговарят на тези критерии (без да ги преместваме от първоначалните им местоположения).
Кликнете върху бутона „Запази“ в горния десен ъгъл на прозореца и дайте име на „Интелигентната папка“.
„Интелигентната папка“ ще се появи автоматично в страничното меню „Фаворити“.
💡Съвет от професионалист: Ако имате две папки с едно и също име на различни места, задръжте клавиша „Option“ и плъзнете едната папка върху другата. Когато се появи подкана, изберете „Merge“ (Обединяване), за да комбинирате съдържанието на двете папки. Това елиминира дублираните файлове, докато комбинирате файловете.
8. Разработете система за именуване на файлове
Стратегическото организиране на файловете с помощта на система за именуване може да ви спести време при търсенето на файлове.
В зависимост от работния ви процес или личните ви документи, включете следното в името на файла:
- Име на проект/лично име
- Описание на този конкретен файл
- Датата, на която сте започнали да работите върху файла
- Всяка версия
- Инициалите ви, ако става въпрос за файл, който ще изпратите на други хора
Не забравяйте, че в зависимост от изгледа на Finder, файловете ви ще бъдат организирани по азбучен ред.
💡Съвет от професионалист: Поставянето на датата в началото на името на файла ще ви помогне да ги подредите в хронологичен ред, за да ги намирате по-бързо.
9. Използвайте стекове, за да организирате файловете автоматично
Стековете на работния плот ви позволяват да подреждате файловете в подредени групи на работния плот. Стековете са подобни на интелигентните папки, но са предназначени за работния плот. Стековете могат да бъдат групирани по вид, дата или етикети.
Например, ако групирате по вид, всичките ви фотографии ще се появяват в една купчина, презентациите – в друга и т.н. Всички нови файлове, които добавяте, веднага се преместват в съответната купчина, което ви позволява да поддържате всичко в ред без усилие.
Уверете се, че сте на работния си плот, и след това кликнете View > Use Stacks > Tags (Изглед > Използване на стекове > Етикети).
За да видите, отворите или затворите стека, просто кликнете върху него и файловете ще се разгърнат на работния ви плот. Но ако искате да видите файловете, без да отваряте стека, всичко, което трябва да направите, е:
- Преместете мишката върху купчина
- Плъзнете наляво или надясно с тракпада или мишката, иконата на стека и името се променя, за да съответства на всеки файл в стека.
- Кликнете два пъти върху желания файл, за да го отворите.
10. Съхранявайте файлове в iCloud Drive
С iCloud Drive можете да синхронизирате папките и файловете си на няколко устройства. Това ще ви помогне да възстановите файлове на вашите Apple устройства, ако използвате няколко iPad-а или iPhone-а.
Ето как можете да активирате iCloud Drive на вашия Mac:
- Отворете „Системни настройки“.
- Кликнете върху Apple ID > iCloud.
- Активирайте iCloud Drive.
- Кликнете отново върху iCloud Drive
- Изберете Опции, за да изберете папките и приложенията, които искате да синхронизирате с вашия Mac.
💡Съвет от професионалист: Ако активирате iCloud Desktop and Documents, можете да получите същите елементи на работния плот на друг Mac, като влезете със същия iCloud акаунт и активирате iCloud Desktop and Documents на този Mac.
11. Подредете файловете на работния си плот
Освен сортиране на файловете на работния плот по име, вид, дата на добавяне, размер, етикети и т.н., можете също да промените показването на папките по размер на иконите, разстояние между решетките, размер на текста и др.
Подредете и променете размера на елементите според вашите предпочитания, за да получите по-персонализиран и естетичен работен плот. Можете също така да пренаредите файловете по желание – просто кликнете върху работния плот, изберете „View“ > „Clean Up By“ и след това изберете как искате да подредите файловете.
12. Използвайте външни приложения
Накрая, ако предпочитате, можете да използвате приложения на трети страни, за да организирате ефективно файловете и папките си. Те не само ви помагат да проследявате и изтривате лесно дублиращите се файлове, но и да търсите и почиствате хаоса в папката „Изтеглени файлове“.
Ето го!
С тези стъпки сте на прав път към подреден работен плот на Mac. Ключът е последователността – отделете няколко минути дневно за организиране на файловете и папките в системата си и скоро това ще стане втора природа.
Не забравяйте, че малко усилия днес ще ви спестят много неприятности по-късно.
Организирайте файловете си без усилие с ClickUp
Сега, когато вече знаете трикове за MacBook за организиране на файлове, защо да спирате дотук? Нека направим още една крачка напред и да разгледаме ClickUp, ефективен софтуер за управление на задачи, който надхвърля решенията за управление на задачи и файлове.
Софтуерът за управление на документи включва разширени функции като ClickUp Docs за организиране на файлове, което го прави чудесен избор за хора, които искат да оптимизират своето дигитално работно пространство.
Той предоставя усъвършенствани инструменти и функционалности за категоризиране, търсене и оптимизиране на вашите текстови документи, задачи и проекти по динамичен и сътруднически начин.
Говорим за по-добра организация на работа!
Заинтригувани ли сте?
1. Разгледайте ClickUp Docs
За начало, ClickUp Docs може да функционира като цифров шкаф за архивиране, в който ефективно да съхранявате информация.
Да предположим, че отделяте по един документ за всеки клиент, в който да свържете важни активи, като договори, резюмета на проекти, фактури и шаблони на директории. Можете също да вградите файлове от Google Drive или Dropbox директно в документа, за да имате лесен достъп до тях.
Ако файловете и папките, свързани с клиенти, се съхраняват локално (например на вашия MacBook), просто ги плъзнете в подходящия ClickUp Doc. Така всичко ще бъде на едно място и ще можете да избегнете превключването между приложенията, докато работите.
Можете също да създавате линкове за споделяне и да управлявате разрешенията за членовете на екипа си в ClickUp Docs. Контролът върху поверителността и редактирането гарантира, че само оторизираните лица могат да виждат и имат достъп до чувствителна информация.
За да стигнете още по-далеч, създайте задачи в ClickUp за всеки клиент, прикачете съответните документи, задайте крайни срокове и разпределете задачите на членовете на екипа. Тази интеграция оптимизира работния процес по управление на документи и организацията на проекти.
2. Използвайте ръководството за йерархията на проектите в ClickUp
След това идва Ръководството за йерархията на проектите в ClickUp, което ви дава възможност да видите цялостната картина, без да пропускате никакви важни детайли.
Нека ви обясним как.
Във всяко работно пространство на платформата можете да създавате пространства за конкретни проекти или отдели, като „Маркетинг“ или „Проекти на клиенти“. Всяко пространство може да съдържа „папки“ за организиране на свързани файлове.
Тази йерархия гарантира, че всеки файл има своето място в системата, което улеснява намирането и управлението на вашите документи. Например, в пространството „Проекти на клиенти“ създайте папка за всеки клиент, която съдържа списъци с договори, фактури и резултати.
3. Използвайте списъците на ClickUp
Използвайте ClickUp List View, за да подобрите тази организация, като използвате критерии като типове файлове, имена на папки и файлове, крайни срокове и статуси на приоритет като „В употреба“, „Архивирано“ или „В процес на преглед“.
Можете също да персонализирате списъците с цветове, за да покажете статуса на проекта или да разграничите по-добре работата си визуално. Но това не е всичко.
4. Опитайте свързаното търсене в ClickUp
Трябва да намерите бързо конкретен файл?
Просто въведете името му в лентата за търсене и ClickUp ще ви покаже точно това, което търсите, независимо дали се намира в работната среда на ClickUp, свързано приложение (например Dropbox, Slack и Google Drive) или на вашия локален диск. Това е силата на свързаното търсене в ClickUp.
Например, можете да филтрирате задачите по крайни срокове, за да определите кои от тях изискват спешно внимание, като предложения с наближаващ краен срок или предстоящи подновявания на договори. Или маркирайте файловете с етикети като „Правни“, „Финансови“ или „Лични“, а след това филтрирайте по тези етикети, за да намерите конкретни документи.
Освен това, ClickUp Brain, вграденият AI асистент на ClickUp, запомня вашите навици при търсене и се подобрява с времето, предоставяйки ви още по-точни резултати.
Например, ако често търсите „договори“, свързани с конкретни клиенти, ClickUp Brain ще даде приоритет на тези резултати при бъдещи търсения. Това означава, че колкото повече използвате платформата, толкова по-умна става тя, което ви позволява да намирате файлове по-бързо и по-точно.
Прочетете още: Управлявайте времето си с 10-те най-добри календарни приложения за Mac
Не позволявайте на цифровото разхвърляне да ви забавя
Има по-важни неща за вършене, отколкото да губите ценно време в търсене на важни документи, тъй като неефективността може бързо да се натрупа.
Вместо това, поемете контрол над времето си със стратегическа организация на файловете.
Правилното структуриране на файловете ви намалява разсейването, минимизира грешките и осигурява по-гладка работа. Тази практика е от съществено значение за координирането на мащабни проекти, управлението на клиентски записи и надзора на чувствителни документи.
За щастие, ClickUp предоставя инструменти за създаване на централизирано и ефективно работно пространство – от организиране на задачи с йерархията на ClickUp и използване на изглед на списък за подробно филтриране до използване на разширени функции като AI.
И така, какво чакате? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и започнете.