Намирате се в разгара на пускането на продукт на пазара и всичко върви гладко – докато не започнат да валят въпросите.
Вашите технически писатели се нуждаят от повече яснота относно работните процеси на функциите, вашият екип по продажбите иска документ, който да обяснява предимствата на продукта на клиентите, а вашият маркетинг екип отнема по-голямата част от времето ви, опитвайки се да разбере уникалните предложения и отличителни характеристики на продукта.
Защо се случи това?
Липса на адекватна продуктова документация!
Документацията на продукта не е просто наръчник или ръководство за употреба; тя е удобна за ползване карта, която води всеки член на екипа през вашия продукт – от продажбите и маркетинга до екипите за поддръжка на клиенти и разработка.
В това ръководство се разглежда как да създадете документация за продуктите, която вдъхва доверие сред заинтересованите страни и ви дава контрол върху процеса на управление на продуктите.
Какво е продуктова документация?
Документацията на продуктите се отнася до писмените и визуалните материали, които описват характеристиките, функционалността и употребата на даден продукт.
Това е вътрешна база от знания с подробни ръководства, стандартни оперативни процедури, съвети за отстраняване на проблеми, ръководства за инсталиране, API наръчници, продуктови стратегии, примери за употреба и ръководства за потребители.
Видове продуктова документация
Ето кратък преглед на видовете продуктова документация, които информират вашите екипи:
1. Документация за потребители
Този документ е предназначен за крайните потребители на продукта и предлага подробни инструкции за използването на всички функции. Той включва подробни стъпки за изпълнение на задачи, навигация в продукта и решаване на често срещани проблеми, както и екранни снимки, видеоклипове и често задавани въпроси, за да опрости сложните операции.
2. База от знания
Тази онлайн библиотека с информация за самообслужване включва статии, често задавани въпроси и ръководства за отстраняване на проблеми. Тя предоставя отговори на често срещани въпроси, помага на потребителите да решават проблемите самостоятелно и облекчава натоварването на екипите за поддръжка.
3. Комплект за разработка на софтуер (SDK)
SDK предлага на разработчиците ресурси – като инструменти, библиотеки, API и примерни кодове – за създаване или подобряване на приложения за конкретен продукт или платформа. То включва инструкции за интеграция и среди за разработка, което позволява на разработчиците да работят ефективно, без да започват от нулата.
Прочетете още: 10-те най-добри софтуера за техническа документация
4. Документация на функциите
В него се обясняват подробно функциите на продукта, как работят, как се използват и конкретни примери за употреба. Често срещан в B2B бизнеса, този технически документ подчертава и разширените възможности и опции за конфигуриране, които не са веднага видими за средния потребител.
5. Ръководства за отстраняване на проблеми
Тази техническа документация изброява често срещани грешки, техните причини и решения, което позволява на екипите за поддръжка и клиентите да разрешават бързо проблемите, без да се налага да се обръщат към по-високи нива на поддръжка.
Например, ако потребителите на услуга за съхранение в облак се сблъскат с проблеми при качването на файлове поради проблеми с разрешенията, техническата документация трябва да покаже съобщението за грешка, да обясни причината и да предостави стъпки за коригиране на разрешенията.
6. Маркетингова документация
Маркетинговата документация подчертава характеристиките, предимствата и конкурентните предимства/отличителни черти на продукта. Тя включва брошури, казуси, конкурентни анализи и презентации на продукти за потенциални клиенти и екипи по продажбите.
7. Ръководство за употреба
Тези подробни, изчерпателни ръководства обхващат сглобяването, конфигурирането или използването на даден продукт. Те предоставят изчерпателна информация от настройката до напредналите операции и са от решаващо значение за сложни продукти, като хардуерни устройства, уреди или сложен софтуер.
8. Бележки към версията
Бележките към софтуерните версии обобщават новите функции, поправките на грешки, подобренията и актуализациите на продукта. Бележките към версиите имат за цел да помогнат на съществуващите клиенти, администратори и разработчици да използват новите функции и да се запознаят с решените проблеми.
Най-добри практики в продуктовата документация
Лошата документация може да навреди на вашия продукт. Ето как можете да я направите ясна, въздействаща и лесна за ползване:
1. Използвайте стандартни шаблони и формати
Продуктовите мениджъри биха се съгласили, че създаването на продуктови документи от нулата отнема много време.
Стандартните формати и шаблони за техническа документация предлагат ясна структура, улесняват създаването и поддържането и правят документацията по-лесна за ползване от потребителите.
Предимствата са ясни:
- Последователност: Използването на един и същ формат за бележките към софтуерните версии, ръководствата за отстраняване на проблеми и ръководствата за потребители позволява на потребителите бързо да намират важната информация.
- Ефективност: Наличието на стандартен шаблон за писане на техническа документация повишава ефективността, като предоставя предварително определена структура за различни видове документи.
- Мащабируемост: С добавянето на нови функции документацията може лесно да се актуализира, като се използва същата структура.
Например, шаблонът за документация на проекти на ClickUp съхранява всички подробности за вашите проекти подредени на едно централизирано място за лесен достъп.
Например, ако вашият софтуер включва уникален многоетапен процес на одобрение:
- Очертайте обхвата на проекта, целите и сроковете за завършване – обзор на проекта с помощта на ClickUp Docs.
- Добавете специален раздел „Работен процес за одобрение“ към шаблона си за документация.
- Следете напредъка на проекта с помощта на Gantt Chart View и коригирайте графиците според нуждите.
Адаптирайте шаблона според нуждите си, като персонализирате заглавията, разделите и стиловете, за да отразят уникалните характеристики на вашия продукт, като същевременно запазите основните елементи еднакви във всички документи.
Прочетете още: 10 инженерни шаблона за софтуерни и продуктови инженери
2. Напишете ясни и кратки инструкции
Ефективната продуктова документация разчита на яснота. Без нея потребителите може да имат затруднения да разберат как да използват продукта, което води до объркване, грешки и намалена използваемост.
Ясните и кратки инструкции намаляват необходимостта от допълнителна поддръжка, като позволяват на потребителите да решават проблемите самостоятелно.
Ето как да направите документацията си по-забележителна:
Използвайте прост език: Избягвайте технически жаргон, освен ако не е необходимо. Ако трябва да го използвате, дайте ясни определения.
Пример:
Преди: Удостоверяване чрез протокола OAuth2
След: Влезте безопасно в системата, използвайки OAuth2
Бъдете директни: Фокусирайте се върху практически стъпки и елиминирайте ненужни думи или обяснения.
Пример:
Преди: Препоръчително е да кликнете върху бутона „Запази“.
След: Кликнете върху „Запази“
Използвайте активен глас: Това прави инструкциите по-ясни и по-лесни за следване.
Пример:
Преди: Настройките трябва да бъдат конфигурирани от потребителя.
След: Конфигурирайте настройките
Избягвайте предположенията: Никога не приемайте, че потребителите вече знаят определени термини или стъпки. Обяснете всички предварителни условия.
Пример:
Преди: Инсталирайте приставката и продължете
След това: Изтеглете приставката от [линк], след което кликнете върху „Инсталирай“.
Освен това, раздели инструкциите си на малки, лесни за усвояване стъпки. Използвай номерирани списъци за последователни инструкции и точки за допълнителни подробности или съвети. Дръж се на кратки изречения и параграфи, всеки от които се фокусира върху една основна идея, за да подобриш четимостта и разбираемостта.
За технически термини включете речник в началото или края на документа или използвайте подсказки за определения. Илюстрирайте инструкциите с примери или сценарии, за да помогнете на потребителите да разберат как да прилагат стъпките.
💡Съвет от професионалист: За да опростите работата си, използвайте ClickUp Brain, AI писател, за преформулиране на сложни изречения в по-прост и лесен за разбиране език. Вградената проверка на правописа също предоставя корекции в реално време за неправилно изписани думи, което прави инструкциите ви безгрешни и лесни за разбиране, като същевременно поддържа висококачествено съдържание.
3. Използвайте визуални помощни средства
Включете мултимедийни елементи, за да разделите сложните процеси или техническите детайли на по-лесно смилаеми части, което ще ги направи по-разбираеми.
Изображения, екранни снимки, видеоклипове и GIF файлове осигуряват яснота, разбираемост и по-добро запаметяване.
Основната причина да добавяте продуктова документация е да решите проблемите на членовете на екипа си или на крайните потребители и да им помогнете да извлекат максималното от софтуера, и точно това правят визуалните помощни средства.
При създаването на продуктова документация, ето някои визуални помощни средства за техническите екипи, които подобряват яснотата.
| Вид визуален елемент | Най-добър пример за употреба | Пример |
| Снимки на екрана | За да покажете конкретни части от потребителския интерфейс и да насочите потребителите визуално | Снимка на екрана, показваща точно къде да кликнете в менюто с настройки |
| Диаграми | За обясняване на сложни работни процеси или системни процеси, които са трудни за описание с думи | Диаграма, показваща как данните преминават през CRM системата |
| Анотирани екранни снимки | За да посочите конкретни части от екрана, с бележки, показващи точно на какво да се фокусирате | Снимка на табло с стрелки и етикети, сочещи към всяка функция |
| Инфографики | За представяне на големи количества информация в лесен за четене визуален формат | Инфографика, обобщаваща разликите между ценовите планове |
| Видеоклипове и GIF файлове | За постъпкови визуални демонстрации или интерактивни функции | GIF, показващ как да премествате елементи в мениджъра на задачи |
Не забравяйте да включвате алтернативен текст или текстово обяснение към визуалните елементи с цел достъпност.
💡Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Whiteboards, за да събирате и организирате техническите спецификации с екипа си по време на процеса на разработване на продукта. Създавайте и проектирайте макети за потребителски интерфейси или секции от документацията директно на Whiteboard и сътрудничество с членовете на екипа в реално време, като позволявате на всеки да допринесе с идеи, да прави редакции и да дава обратна връзка незабавно.
ClickUp Clips също променят правилата на играта в този случай. Но повече за това по-късно.
Сега, след като сте усвоили най-добрите практики, е време да съживите документацията на вашите продукти с помощта на ClickUp.
Как да създадете работния процес за продуктовата документация с помощта на ClickUp
Софтуерът за управление на продукти на ClickUp е проектиран да оптимизира начина, по който екипът по продукти създава, управлява и актуализира документацията в процеса на разработване на продукти.
Ето как можете да използвате ClickUp, за да създадете добър работен процес за продуктовата документация:
1. Разберете крайния потребител
Искате да създадете продуктов документ, който наистина помага на потребителя. Започнете с това да разберете кой ще използва документа, техническите му умения и устройствата, на които ще използва това съдържание.
Освен това, извлечете полезна информация от взаимодействията с клиентите, анализите на използването на продуктите и формулярите за обратна връзка, за да се уверите, че документацията на вашите продукти отговаря на изискванията на аудиторията и ги удовлетворява.
След това създайте подробни конспекти директно в ClickUp Docs, за да планирате съдържанието и структурата на всеки тип документ. Използвайте заглавия, за да организирате разделите, таблици, за да структурирате сложната информация, и списъци за стъпка по стъпка ръководства.
ClickUp Docs ви позволява да:
- Сътрудничеството е лесно с вградени коментари, които позволяват дискусии в екипа директно в документа.
- Следете промените и се връщайте към предишни версии, когато е необходимо.
- Свържете свързани документи, за да подобрите навигацията и контекста в продуктовата документация.
Можете също да използвате шаблон за документ с изисквания към продукта (PRD), за да дефинирате изискванията към продукта. Този структуриран формат дава на техническите писатели и разработчиците ясни указания за създаване на точна документация.
Прочетете още: 20 безплатни шаблона за управление на продукти
2. Разпределете роли и отговорности
Разпределете ясни роли за изготвяне, преглед и актуализиране на всеки документ, за да предотвратите затруднения и да насърчите отговорността.
Използвайте ClickUp Tasks, за да създадете задачи за всяка секция от документацията и да ги възложите на конкретни членове на екипа.
Можете също да използвате персонализираните полета на ClickUp, за да попълните роли като „Автор“, „Рецензент“ и „Одобряващ“ във всяка задача и да получите обща представа за напредъка им.
3. Изготвяне и преглед
След като техническият писател сподели черновата на продуктовия документ в ClickUp Docs, всички заинтересовани страни, като продуктовия мениджър, маркетинг специалистът и др., могат да го редактират, да добавят коментари и да се уверят, че продуктовата пътна карта съдържа всичко, от което се нуждаят членовете на продуктовия екип или потребителите.
На този етап можете да използвате ClickUp Clips, за да записвате инструкции и да обяснявате функциите визуално. Това е особено полезно за документиране на сложни функционалности, тъй като Clips ви позволява да записвате екрана си, докато предоставяте коментари.
Използвайте ClickUp Forms, за да създадете формуляри за събиране на обратна връзка от членове на екипа, потребители или заинтересовани страни. Продуктният мениджър може да преобразува отговорите в задачи, да ги възложи на съответните екипи и да проследява напредъка директно от ClickUp.
4. Публикувайте и разпространявайте
След като документацията бъде прегледана и финализирана, публикувайте я и я разпространете до всички заинтересовани страни, като потребители, вътрешни екипи или разработчици. ClickUp служи и като софтуер за база от знания, който може да съхранява продуктовата документация и да я прави лесно достъпна за вашите клиенти/екипи.
Използвайте календарния изглед на ClickUp, за да следите крайните срокове и да зададете ясни графици за публикуване на документи. Това гарантира навременното финализиране и разпространение, за да бъдат всички информирани.
5. Повторете и подобрете
Документацията на продуктите се нуждае от постоянни актуализации, за да остане актуална. Затова я обновявайте редовно въз основа на обратната връзка от потребителите, промените в продуктите и новите функции, за да я поддържате валидна и точна.
За да обсъждате актуализациите на документацията в реално време, използвайте ClickUp Chat. Създайте специални чат канали за конкретни теми или проекти. Обменяйте обратна връзка, разрешавайте запитвания и координирайте актуализациите ефективно.
С помощта на електронната поща в ClickUp можете също да изпращате автоматизирани имейли въз основа на потребителски полета, подадени формуляри или събития, свързани със задачи.
Например, изпратете имейл, когато дадена задача е маркирана като „В процес на преглед“ или когато подаден формуляр посочва проблем с висок приоритет. По този начин екипът ви ще бъде информиран за важни промени.
6. Интегрирайте ClickUp с вашия технологичен стек
ClickUp Integrations ви позволява безпроблемно да свържете своя ClickUp акаунт с съществуващите си инструменти за управление на проекти. Това помага за синхронизиране на актуализациите на документацията с напредъка в разработката.
Например:
- Интеграцията между GitHub и Jira ви позволява да проследявате документацията, свързана с конкретни промени в кода или актуализации на продуктите.
- С интеграцията на Slack можете да споделяте актуализации или да задавате въпроси в рамките на екипа си, като по този начин ускорявате комуникацията по отношение на задачите, свързани с документацията.
7. Автоматизирайте повтарящите се задачи
Не позволявайте рутинните задачи да забавят процеса на документиране. Използвайте ClickUp Automations, за да поддържате гладкото протичане на процесите, като автоматизирате повтарящи се, последователни и организирани задачи.
Ето как продуктовите екипи използват ClickUp Automations:
- Автоматично възлагайте задачи за преглед на членовете на екипа, когато документът достигне статуса „Чернова завършена“.
- Изпращайте напомняния за предстоящи крайни срокове, за да предотвратите забавяния.
- Актуализирайте автоматично статуса на задачите, например премествайте документа в „Окончателна проверка“, след като всички коментари са интегрирани.
- Уведомявайте екипа си за публикуването или актуализирането на документи, като държите всички в течение без ръчно проследяване.
Нашите инженери и продуктови мениджъри бяха затрупани с ръчни актуализации на статуса между Jira и други инструменти. С ClickUp си възвърнахме часовете, загубени за дублиращи се задачи. Още по-добре, ускорихме пускането на продуктите на пазара, като подобрихме предаването на работата между QA, техническото писане и маркетинга.
Нашите инженери и продуктови мениджъри бяха затрупани с ръчни актуализации на статуса между Jira и други инструменти. С ClickUp си възвърнахме часовете, загубени за дублиращи се задачи. Още по-добре, ускорихме пускането на продуктите на пазара, като подобрихме предаването на работата между QA, техническото писане и маркетинга.
Поддържане и актуализиране на продуктовата документация
Създаването на продуктова документация е само половината от работата. Ето как да я поддържате актуална и релевантна с постоянна поддръжка:
1. Изгответе график за актуализиране на документацията
Планирайте редовни прегледи на документацията около пускането на продукти, големи актуализации или тримесечни проверки. Включете екипите за разработка и поддръжка, за да се уверите, че съдържанието е технически точно и лесно за ползване.
2. Гарантирайте точност и последователност във времето
Използвайте стилови ръководства и шаблони, за да поддържате последователен тон и формат. Редовно преглеждайте и актуализирайте документите си, за да отразявате промените в стандартите на продуктите или компанията.
3. Включете мултифункционални екипи
Сътрудничеството между продуктовите мениджъри, разработчиците и отдела за обслужване на клиенти е от съществено значение. Техните мнения относно актуализации, обратна връзка и проблеми поддържат документацията точна и актуална.
4. Използвайте контрол на версиите за документацията
Използвайте функциите за контрол на версиите на документите, за да следите актуализациите, да се връщате към предишни версии и да поддържате ясна история на промените – особено в среда на съвместна работа.
Преодоляване на предизвикателствата при документирането на продукти
Документацията на вашата система може да е настроена, но все пак могат да възникнат предизвикателства. Ето как да се справите с тях и да поддържате всичко в ред:
1. Поддържане на документацията актуална
С развитието на продуктите се развива и документацията. Пренебрегването на актуализациите води до дезинформация, намалена ефективност и грешки в използването или разработването на продуктите.
За да поддържате продуктовата си документация актуална:
✅ Задайте редовни интервали за преглед и актуализиране на документацията, например след всяко пускане на продукт на пазара или на тримесечие.
✅ Проследявайте промените и актуализациите, за да сте сигурни, че документацията отразява най-новата версия на продукта.
✅ Настройте автоматични напомняния или задачи, за да уведомявате членовете на екипа, когато документацията се нуждае от актуализиране.
2. Гарантиране на точност
Неправилната или остаряла информация, като технически спецификации, води до голям брой заявки за поддръжка, намалено доверие и повишени разходи за поддръжка.
За да гарантирате точността на документацията на вашите продукти
✅ Редовно проверявайте документацията от експерти по темата (SME) и коректори, за да откривате грешки и да поддържате точността.
✅ Използвайте изкуствен интелект за документиране на задачи като писане на ръководства за потребители, стандартни оперативни процедури, протоколи от срещи, бизнес доклади, търговски предложения и маркетингови материали.
✅ Водете дневник на промените и актуализациите, за да следите точността на информацията във времето.
3. Управление на големи обеми документация
Управлението на големи обеми документация може да наруши последователността, да забави проследяването на актуализациите и да доведе до хаос в организацията на документите.
За управление на големи обеми продуктова документация:
✅ Използвайте структурирани формати и ясна категоризация, за да улесните навигацията в големи обеми документация.
✅ Въведете система за управление на документи, за да съхранявате и организирате цялата документация на едно място.
✅ Използвайте етикети и категории, за да сортирате и извличате документи лесно.
4. Справяне с разнообразни потребителски нужди и нива на експертиза
Потребителите на даден продукт включват лица с различно ниво на опит – от начинаещи, които се нуждаят от подробни инструкции, до напреднали потребители, които търсят подробна техническа информация. Освен това някои потребители имат различни предпочитания по отношение на визуални или текстови инструкции.
За да отговорим на нуждите на разнообразната потребителска база:
✅ Създайте персонализирана документация за различни типове потребители, като начинаещи, напреднали потребители и администратори.
✅ Използвайте достъпен език и сведете до минимум техническия жаргон, за да направите документа разбираем за потребители с различно ниво на експертиза.
✅ Предлагайте документация в различни формати (текст, видеоклипове, инфографики), за да отговорите на различни предпочитания за учене.
Подобрете работата си с продуктовата документация с ClickUp
Документацията на продуктите не е просто нещо, което е хубаво да имате – тя е от съществено значение.
С шаблоните, функциите за управление на задачите, вградения AI писател и инструментите за автоматизация на ClickUp можете ефективно да създавате и поддържате структурирани, впечатляващи и лесни за ползване документи.
От организиране на подробни ръководства за потребители и комплекти за разработка на софтуер до оптимизиране на съвместните прегледи и интегриране на обратна връзка, софтуерът за управление на продукти на ClickUp гарантира, че всяка част от вашата документация е ясна, актуална и полезна.
Освен това ClickUp предлага сътрудничество в реално време и интеграция с други инструменти, което улеснява съгласуването на документацията с актуализациите на продуктите и нуждите на потребителите.
Това освобождава вашите екипи за поддръжка и продажби и дава на вашите потребители знанията, от които се нуждаят, за да извлекат максималното от вашия продукт.
Искате ли да пренесете документацията на вашите продукти на по-високо ниво? Регистрирайте се в ClickUp още днес.