Какво правите, когато искате да разберете процеса на разработка, да разберете как да инсталирате софтуер или да разшифровате плановете за създаване на нов продукт?
Търсите документация!
Техническата документация обяснява продуктите и процесите по начин, който ги прави по-лесни за разбиране от целевата аудитория.
Въпреки че техническата документация не се радва на особено бляскава или вълнуваща репутация, това не означава, че не можете да се забавлявате малко, докато я създавате. Всъщност, изготвянето на технически документи е отлична възможност да проявите творческо мислене, да се сближите с колегите си и да предоставите важна информация на читателите.
С оглед на това ще споделим как да пишете техническа документация, която е наистина полезна. ✨
(Бонус: Ще ви предоставим и БЕЗПЛАТНИ шаблони и ще ви разкрием тайната на AI асистента, който може да ускори процеса!)
Какво е техническа документация?
Техническата документация е всяко писмено съдържание, което обяснява как работи даден продукт, система или процес. Тя превежда сложна информация – независимо дали става дума за код, API, вътрешни работни процеси или функции, насочени към потребителите – в ясни и полезни указания за конкретна аудитория.
Тази аудитория може да бъде съставена от разработчици, които интегрират вашия API, екипи за обслужване на клиенти, които следват стандартни оперативни процедури, или крайни потребители, които се учат да използват вашия продукт. Целта не е само да информирате, а да помогнете на някого да направи нещо успешно.
Техническата документация варира значително в зависимост от темата и целевата аудитория. За разлика от бизнес предложенията, бизнес плановете или прессъобщенията, техническата документация се фокусира върху (както сте се досетили) технически теми.
Когато е изготвена правилно, техническата документация намалява объркването, заявките за поддръжка и времето за въвеждане в работата. Когато е изготвена лошо (или изобщо не е изготвена), тя се превръща в пречка, която забавя екипите и разочарова потребителите.
Обикновено този тип документация се пише от професионални технически писатели. Въпреки това, софтуерните инженери, експертите по конкретни теми (SME) и членовете на екипа за софтуерни продукти на начално ниво често създават техническа документация като част от ежедневните си задачи.
Видове техническа документация (с примери)
Съществуват няколко различни вида техническо писане и документация, но повечето от тях попадат в две различни категории: продуктова документация или процесна документация. 📃
Ето едно бързо сравнение между двете:
Документация за продукта срещу документация за процеса
| Категория | Какво обхваща | Основна аудитория | Цел |
|---|---|---|---|
| Документация на процесите | Вътрешни работни процеси, стандартни оперативни процедури, политики, материали за въвеждане в работата | Вътрешни екипи (инженеринг, поддръжка, операции) | Осигурете последователност, обучение, съответствие и ефикасност на екипа. |
| Документация за продукта | Как работи продуктът: ръководства за потребители, API документи, бележки към версиите, уроци | Клиенти, разработчици, крайни потребители | Помогнете на потребителите да разберат, да се интегрират и да извлекат полза от продукта. |
Видове продуктова документация
Документацията за продукта се отнася изцяло до самия продукт, включително основните му характеристики, функционалност и подробни инструкции за употреба. Най-честият пример за документация за продукт са ръководствата за потребителско преживяване (UX) за това как да се използва конкретен софтуер или инструмент.
Различните видове техническа продуктова документация включват:
Ръководства за потребители и наръчници
Това са документи, предназначени за крайните потребители, които обясняват как да се използва продуктът. Те могат да бъдат ръководства за употреба, инструкции за експлоатация и ръководства за инсталиране. Обикновено включват функции, разходки из потребителския интерфейс, отстраняване на проблеми и често задавани въпроси.
📌 Пример: За потребителите, които се нуждаят от помощ при сглобяването на мебели от IKEA, шведската компания предоставя подробни страници за конкретни продукти на своя уебсайт. Всичко, което трябва да направите, е да намерите продукта чрез лентата за търсене и да откриете инструкциите за сглобяване, които могат да бъдат изтеглени като PDF файл от страницата на продукта.
API документация
Документът за API обяснява крайните точки, удостоверяването, форматите на заявките/отговорите и кодовете за грешки, което е от решаващо значение за всеки SaaS или продукт, предназначен предимно за разработчици.
📌 Пример: Документацията на API на Stripe е златен стандарт. Тя включва автоматично генерирани примери за код на няколко езика, API експлорър на живо и контекстуални съвети. Stripe също така ясно версира документите си, за да избегне объркване сред разработчиците.
Бележки към версията и списък с промените
Те информират потребителите за промените и защо те са важни. Добре написаните бележки към версията и списъкът с промените намаляват броя на заявките за поддръжка и помагат на потребителите да се запознаят по-бързо с новите функции.
📌 Пример: ClickUp поддържа кратък списък с промените, който се актуализира с всяко ново издание. Ние също обобщаваме ключовите актуализации в бюлетин и видео, което помага на потребителите да останат ангажирани, без да се налага да преглеждат всяка бележка.
Примери за документация на процеси
Документацията на процесите е по-скоро технически документ, който остава зад кулисите. Целта на тези документи е да представят или обяснят процесите и процедурите, използвани за създаването на продукти. Документите за процесите включват неща като планове за проекти, планове за тестване и вътрешни ръководства за отстраняване на проблеми. 🎯
Целевата аудитория за документите за процесите са разработчиците и дизайнерите на продуктите и софтуера. Тези документи имат за цел да отговорят на често задавани въпроси, да представят пътни карти за създаване на инструмента и да предложат разяснения.
Стандартни оперативни процедури (SOP)
SOP са стъпка по стъпка инструкции за рутинни вътрешни операции. Те често се използват в обслужването на клиенти, DevOps, QA или финансите, за да се гарантира, че задачите се изпълняват по един и същи начин всеки път.
📌 Пример: Много екипи, които работят предимно дистанционно, разчитат на точна документация за асинхронно въвеждане, предаване на поддръжка и автоматизирани работни процеси. Тези стандартни оперативни процедури служат като основен източник на информация както за новоназначените, така и за опитни служители.
Документация за въвеждане в работата
Те са предназначени да помогнат на новите членове на екипа да се ориентират бързо, независимо дали са инженери, продуктови мениджъри или работят с клиенти. Обикновено включват ценностите на компанията, набор от инструменти, стандарти за кодиране и специфични за екипа работни процеси.
📌 Пример: GitLab предоставя като отворен код цялото си ръководство за въвеждане, включително шаблони за проблеми, специфични за ролята. Това ниво на прозрачност е част от тяхната култура „първо ръководството“ и значително намалява времето за достигане на продуктивност за новоназначените служители.
Независимо дали документирате вътрешни процеси или функции, свързани с клиенти, тези примери показват как най-добрите екипи превръщат знанията в предимство.
Как да пишете техническа документация
Добрата документация отговаря на правилните въпроси в подходящия момент и е толкова силна, колкото и процесът, който стои зад нея.
Готови ли сте да подходите по-добре към техническата документация и да създадете чернови, които ще направят вашия екип по-ефективен?
Ето как да пишете техническа документация, използвайки софтуер и инструменти за писане като ClickUp Docs и AI асистента за писане на ClickUp. ✍️
1. Проучете и създайте план за документацията
Преди да започнете да пишете, ориентирайте се. Техническата документация без план е като създаването на продукт без пътна карта – може да проработи, но няма да се разрасне.
Започнете с изясняване на целите си:
- Кой е вашият идеален читател? Разработчици? Вътрешен отдел за контрол на качеството? Клиенти без технически познания? Гласът, тонът и стилът на писане, които използвате, ще бъдат различни, ако създавате документация за широката публика, в сравнение с материали за вътрешна база от знания.
- Какъв проблем решавате с тази документация? Помислете какви въпроси може да има вашият идеален читател и какво се нуждае от вашата документация.
- Какво е желаното действие, което читателят трябва да предприеме след като прочете това?
💡 Съвет от професионалист: Помислете за целта на вашата техническа документация. Работете обратно оттам, като обмислите какво искате да включите и какви документи вече имате, които биха били полезни. Има ли остарели ръководства? Разпръснати знания в Slack нишки и Notion документи? Съберете ги на едно място.
Използвайте тази фаза, за да определите:
- Ясно очертани теми (и подтеми)
- Вашият стилов наръчник за документация (тон, терминология, форматиране)
- Процес на контрол и преглед на версиите
В белите дъски на ClickUp можете да записвате тези идеи и да провеждате мозъчна атака. Използвайте функцията „плъзгане и пускане” и се възползвайте от сътрудничеството в реално време, за да може целият екип да споделя идеи заедно.
А най-хубавото е, че можете да създавате задачи директно на таблото, за да преминете безпроблемно към следващата стъпка от процеса на изготвяне на техническата документация. 🌻
2. Структурирайте и проектирайте документацията си с оглед на използваемостта
Документацията трябва да е интуитивна за навигация, особено когато потребителите са стресирани, объркани или нямат много време. Структурата не е само въпрос на естетика, тя оказва пряко влияние върху използваемостта.
Използвайте шаблони и схеми, за да поддържате последователност. Добре дефинираната структура улеснява мащабирането и поддържа съгласуваност между множество сътрудници.
Например, шаблонът за процеси и процедури на ClickUp позволява на проектните мениджъри да документират повтарящи се задачи с ясни инструкции стъпка по стъпка и да ги организират по отдели. Използвайте изгледа „Бяла дъска“, за да начертаете работните потоци с диаграми и лепящи се бележки, които можете да премествате с мишката, или превключете на изгледа „Списък“, за да проследявате напредъка с полето „Степен на завършеност“.
Изгледът на таблото „Етап на документацията“ показва състоянието на всяка задача, а изгледът „Времева линия“ ви помага да забележите закъсненията по дни, седмици или месеци. Това е практичен начин да поддържате екипа си синхронизиран и процесите ви да протичат гладко.
Определете обхвата на документа си и изберете рамка за документацията на ранен етап:
- Diátaxis Framework помага на екипите да пишат по-целенасочена и лесна за ползване документация, като изяснява какъв вид документ пишете и защо. Той е особено полезен за продукти, насочени към разработчици или с голям брой API. Вместо да структурира документите около функциите на продукта, той ги разделя на четири различни типа въз основа на намерението на потребителя:
| Тип документация | Цел | Потребителски нужди |
|---|---|---|
| Уроци | Преподавайте, като насочвате през процеса | „Аз съм новак – покажете ми как да направя нещо реално. ” |
| Ръководства с инструкции | Решете конкретни проблеми | „Трябва да знам как да направя това веднага. ” |
| Референция | Предоставяйте точни технически подробности | „Трябва да потърся точна информация или синтаксис.“ |
| Обяснения | Задълбочете разбирането си | „Искам да знам как/защо работи това. ” |
- Тематичното създаване на съдържание е модулен подход, при който съдържанието се създава като независими „теми“, а не като дълги, линейни документи. Всяка тема обхваща един предмет и може да се използва повторно в различни формати или контексти.
🧠 Интересен факт: ClickUp използва тематично създаване на съдържание, за да разшири огромната си библиотека с помощно съдържание. Една тема „Създаване на табло“ може да се появи в ръководства за потребители, уроци за започване на работа и подсказки в приложението – с един единствен източник на информация зад нея.
Помислете как вашите потребители ще разберат най-добре вашите продукти или услуги и нека това ви насочи при изготвянето на техническата документация.
Например, вашите читатели са ли визуални ученици? Биха ли графиките, диаграмите и другите визуални средства подобрили потребителското преживяване? Интеграциите на ClickUp с инструменти като GitHub улесняват добавянето на визуални елементи в подкрепа на вашето писмено съдържание директно от вашите софтуерни работни пространства.
Направете документа си лесен за преглед, така че читателите да могат да намерят точно информацията, която търсят. Съдържанието е от голямо значение за яснотата, особено когато става въпрос за по-дълги наръчници с инструкции. 👀
Бързи съвети за дизайн с оглед на използваемостта:
- Поддържайте навигацията лесна (не повече от 2–3 клика до всяка страница)
- Използвайте смислени заглавия и подзаглавия
- Избягвайте дълги текстове – разделяйте информацията с точки, бележки и визуални елементи.
Удобството за ползване се отнася до хората и начина, по който те разбират и използват нещата, а не до технологията.
Удобството за ползване се отнася до хората и начина, по който те разбират и използват нещата, а не до технологията.
💡 Съвет от професионалист: Използвайте вложени страници в ClickUp Docs, за да отразите логично структурата си. Създайте шаблони за документи, които можете да използвате многократно за често срещани видове ръководства (или изберете от над 1000 съществуващи шаблона на ClickUp ). И визуализирайте картата на сайта или потока на потребителите с ClickUp Whiteboards, преди да започнете да пишете.
Шаблонът за техническа документация на ClickUp ви помага да създавате ясни, структурирани и ефективни технически документи. Това е съвместен документ на ClickUp с предварително дефинирани раздели за подробности за продукта, функции и отстраняване на проблеми.
Създадена, за да намали объркването и да подобри удовлетвореността на потребителите, тя е идеална за екипи, които се стремят към яснота и последователност.
3. Създайте съдържанието за вашия технически документ
Сега идва процесът на писане. Тук техническата прецизност се среща с яснотата. Стремете се към точност и четливост, като имате предвид целевата си аудитория.
Може би пишете ръководство за инсталиране, в което обяснявате как да настроите продукта си. Или може би създавате SOP за добавяне на нови функции или софтуерна документация за използване на API. Избягвайте жаргона, освен ако аудиторията ви не го очаква. Запишете знанията си и обяснете термините в текста. Пишете в активно глаголно време, доколкото е възможно, за да опростите концепциите.
Ето няколко добри практики:
- Оптимизирайте за лесно сканиране (потребителите ще натиснат CTRL+F, преди да прочетат)
- Една идея на раздел
- Използвайте кратки параграфи и ясен език.
- Използвайте щедро екранни снимки, примери и фрагменти от код.
Независимо какъв технически документ изготвяте, използвайте ClickUp Docs, за да създадете директно съдържанието. Тези персонализирани документи са мястото, където можете да сътрудничите, да добавяте раздели и таблици и да вграждате връзки и изображения с едно кликване на мишката. Падащите менюта с предложения ви помагат да довършите изреченията си, да промените цветовите схеми, да актуализирате типографията и др.
Софтуерът и инструментите за помощ при писане премахват необходимостта от догадки при създаването на документи. Получете подкрепа за правописа и граматиката, пренапишете големи части от текста и се възползвайте от автоматично генерирани заглавия и резюмета въз основа на подсказки.
📮ClickUp Insight: 37% от нашите респонденти използват изкуствен интелект за създаване на съдържание, включително писане, редактиране и имейли. Този процес обаче обикновено включва превключване между различни инструменти, като инструмент за генериране на съдържание и вашето работно пространство.
С ClickUp получавате подпомагане при писането, базирано на изкуствен интелект, в цялото работно пространство, включително имейли, коментари, чатове, документи и др., като същевременно се запазва контекста от цялото ви работно пространство.
Ако сте в затруднение и се нуждаете от помощ за генериране на идеи, не можете да сгрешите с ClickUp Brain, единственият асистент, задвижван от изкуствен интелект, който ви дава предложения, съобразени с вашата роля. С десетки примери за употреба, това е перфектният инструмент за писане с изкуствен интелект за генериране на идеи и измисляне на подходящи теми.
Включете целия екип в действието и възложете задачи в ClickUp за мозъчна атака, проучване на теми и други. Когато повече хора работят по един и същ проект, можете да сте сигурни, че ще обхванете всички аспекти и ще създадете документация, която ще впечатли (и помогне) на вашата аудитория.
Шаблоните на ClickUp също ви помагат да започнете при създаването на широка гама от технически документи. Ресурси като шаблони за SOP, шаблони за корици на технически доклади и шаблони за доклади за грешки незабавно създават рамка, в която просто трябва да попълните вашите конкретни данни.
4. Доставяйте, тествайте и получавайте обратна връзка от колегите си и тестовите групи
Добрата техническа документация започва с първи чернови вариант, но не свършва дотам. Тя включва няколко повторения и много фини настройки.
Планирайте разговори с определени членове на екипа, за да оцените напредъка и да идентифицирате области за подобрение. Те могат да посочат идеи или функции, които сте пропуснали.
Помолете ги да си водят бележки, да добавят предложения и да задават въпроси директно в документа. Направете промени и продължавайте да усъвършенствате съдържанието, докато не стане перфектно. 🏅
Когато става въпрос за редактиране, е важно да получите отзиви за вашите писателски умения, както и за техническите аспекти на документа. Рецензентите трябва да обръщат внимание на използваемостта, четимостта и лекотата на разбиране.
Тествайте документацията си с реални потребители. Наблюдавайте как взаимодействат с нея. Намират ли това, от което се нуждаят? Екипите за поддръжка все още отговарят ли на същите въпроси?
Можете да събирате тази обратна връзка чрез:
- Вградени коментари в ClickUp Docs
- Вградени форми за обратна връзка
- Тестване на използваемостта (дори неформалното тестване с няколко потребители е от голяма полза)
💡 Професионален съвет: Вградете формуляри ClickUp в Docs, за да събирате структурирана обратна връзка. Създайте изглед за проследяване на обратната връзка, като използвате табло или таблица, за да сортирате и разрешавате грешки в документацията, както и всяка друга заявка за функционалност.
5. Публикувайте съдържанието и автоматизирайте действията, за да го актуализирате при необходимост.
След като премине задълбочена проверка, съдържанието ви е готово за публикуване. Предимството на използването на ClickUp Docs е, че е лесно да го споделяте благодарение на персонализираните разрешения.
Създайте ограничени права за преглед на вътрешната софтуерна документация или я отворете за публичен достъп, ако създавате материали за крайни потребители.
Планирайте задачи за преглед като част от работните си процеси, за да актуализирате съдържанието при необходимост. Използвайте времеви линии и календарни изгледи, за да видите кога е публикувано съдържанието, и планирайте прегледи, за да гарантирате актуалността и релевантността на информацията.
С ClickUp Automations можете автоматично да задействате известие, когато бъде добавена нова функция. Създайте незабавно нова задача за актуализиране на техническата документация и я възложете на подходящия член на екипа.
С подходящите инструменти и процеси вашата документация може да разшири знанията, да съкрати времето за поддръжка и да изгради доверие у потребителите, без да се превърне в кошмар за управление. Независимо дали сте професионалист или тепърва започвате, писането на техническа документация има много предимства.
Защо е важно да се пише техническа документация?
Техническата документация е ключов инструмент, който помага на хората да разберат вашите продукти, услуги и процеси. Тя не само помага на потребителите, но и ви позволява да изградите по-добър и по-ефективен екип. Ето някои от причините, поради които техническата документация е от решаващо значение за вашия успех. 💪
- Помага за по-добро вземане на решенияЦентрализираната техническа документация позволява на екипите бързо да разберат инструментите и процесите, без да се налага да претърсват имейли или чатове, което ускорява разработването на функции и намалява грешките.
- Подобрява потребителското преживяванеВграждането на ясни, добре написани документи и визуални елементи (графики, инфографики) в продуктите помага на потребителите да решават проблеми, без да напускат приложението, като подобрява използваемостта както за технически, така и за нетехнически потребители.
- Намалява натоварването на отдела за обслужване на клиентиИзчерпателните ръководства и често задаваните въпроси дават възможност на потребителите да разрешават сами проблемите си, което намалява повтарящите се запитвания към отдела за обслужване. Проучванията показват, че 80% от хората сменят марката поради лошо обслужване на клиенти, което подчертава значението на добрата документация за задържането на клиентите.
- Намалява грешките и подпомага обучениетоЕдинният източник на информация намалява грешките и ускорява въвеждането в работата, като предоставя последователна и точна информация на новоназначените служители и заинтересованите страни.
- Съхранява идеи и насочва бъдещи проектиДокументацията служи като хранилище за идеите на разработчиците и пътна карта за развитието на продукта, като помага на екипите да останат съгласувани и да иновативни по ефективен начин.
- Подобрява комуникацията в екипаСъвместната документация насърчава връзките между екипите и позволява на отделните лица да работят независимо, като се позовават на споделеното знание, което подобрява общата производителност.
- Повишава сигурността и съответствиетоДокументирането на протоколите за сигурност и най-добрите практики подпомага спазването на нормативните изисквания и укрепва сигурността на организацията.
Създайте техническа документация, която дава възможност – с ClickUp
Ефективната техническа документация е форма на комуникация, която помага на читателите да разберат по-добре вашите продукти и улеснява софтуерните екипи в иновациите и проектирането.
Ако сте готови да подобрите уменията си за техническо писане и да създадете документация, която читателите ви ще харесат, регистрирайте се в ClickUp още днес. 🏆
От изготвянето на самото съдържание до задействането на задачи и сътрудничеството с колеги, това е универсален инструмент, който ще направи задачите по техническо писане (и всичко останало) да изглеждат като детска игра.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какви са случаите на употреба на техническата документация?
Техническата документация подпомага вътрешните екипи, външните потребители и партньорите, като обяснява как работят системите, продуктите или процесите. Често срещани примери за употреба са API ръководства за разработчици, SOP за оперативни екипи, наръчници за въвеждане на нови служители, документи за конфигуриране за ИТ и ръководства за отстраняване на проблеми за обслужване на клиенти. Тя е от решаващо значение за разширяване на знанията, намаляване на натоварването на поддръжката и осигуряване на последователност на продуктите.
2. Как техническата документация се различава от потребителската документация?
Потребителската документация е подгрупа на техническата документация, написана за крайните потребители, за да могат да работят с даден продукт. Техническата документация обхваща по-широк спектър, включително вътрешни инженерни спецификации, архитектурни диаграми и API документи.
| Аспект | Техническа документация | Документация за потребители |
|---|---|---|
| Аудитория | Разработчици, ИТ екипи, вътрешен персонал | Клиенти, крайни потребители |
| Тип съдържание | Спецификации, API, вътрешни работни процеси | Ръководства, уроци, често задавани въпроси |
| Сложност | Високо ниво, изисква технически познания | Опростена, фокусирана върху задачите |
| Цел | Обяснете как работи или е изградено нещо | Помогнете на потребителите да изпълнят задачите си |
3. Какъв е форматът на техническия документ?
Типичният технически документ включва заглавие, резюме, съдържание, ясно структурирани раздели (като въведение, предварителни условия, стъпки, резултати) и подкрепящи визуални елементи (например екранни снимки, диаграми или код). Той трябва да е модулен, лесен за преглед и търсене. Структурата може да следва рамка като Diátaxis или тематично базиран авторски подход, в зависимост от вашата аудитория и типа съдържание.
4. Как да пишете техническа документация в областта на ИТ?
Започнете с ясна цел и определете аудиторията си – мрежови инженери, системни администратори или крайни потребители. Планирайте съдържанието, като проверите съществуващите ресурси, очертаете темите и стандартизирате форматирането. Пишете с кратък и недвусмислен език и включете стъпки за конфигуриране, инструкции за командния ред и екранни снимки. Използвайте инструменти като ClickUp, за да си сътрудничите с малки и средни предприятия, да управлявате обратната връзка и да поддържате документацията актуална с промените в продукта.