Неотдавнашно проучване установи, че мениджърите губят 683 часа годишно поради разсейване – това е една трета от работното им време! 42% от анкетираните заявиха, че едва успяват да работят продуктивно без прекъсване в продължение на един час, а средно хората прекарват близо 127 часа годишно, за да се възстановят от разсейването. Това струва на американската икономика 468 милиарда долара годишно.
Експерти от различни индустрии постоянно работят за подобряване на производителността на служителите. Организациите пробват модерни инструменти, автоматизация, генеративна изкуствена интелигентност и др., за да подкрепят служителите си. Въпреки това, добавянето на повече технологии без да се коригират основните поведения може да доведе до незадоволителни резултати.
Една от най-често използваните поведенчески тактики за постигане на максимална производителност са спринтовете за производителност. Но какво е спринт за производителност? Какво го прави ефективен? Как се реализира спринт за производителност?
Ние имаме отговорите. Стартирайте часовниците си сега! ⏱️
Разбиране на спринтовете за продуктивност
Подобно на модела за гъвкаво разработване, който разделя големи и сложни проекти на по-малки спринтове, спринтовете за продуктивност подобряват концентрацията и ефективността, като разделят задачите на кратки, интензивни периоди на работа, последвани от кратки почивки.
Нека влезем в подробности.
Какво представляват спринтовете за продуктивност?
Спринтът за продуктивност е кратък период на интензивна работа, последван от по-кратка почивка. Той е подобен на техниката Помодоро, която препоръчва 25 минути работа, последвани от петминутна почивка.
Единствената разлика е, че в спринта за продуктивност вие избирате колко дълго трябва да се концентрирате и колко почивка ви е необходима в зависимост от вашата способност за концентрация. За разлика от спринта за гъвкавост, който обикновено трае две седмици, спринтът за продуктивност може да бъде толкова дълъг, колкото ви е необходимо: един час, няколко дни, една седмица или един месец. Въпреки това е най-добре спринтовете да не са прекалено дълги, защото тогава могат да се окажат контрапродуктивни.
Предимства на спринтовете за продуктивност
Спринтовете за продуктивност, точно като спринтовете, планирани в Scrum събитията, предлагат изключителни ползи за текущата работа. Нека разгледаме най-значимите от тях.
Фокус
Преди началото на спринта екипите колективно вземат решения относно задачите, върху които да работят, очакваните резултати, приблизителното време, зависимостите и т.н. Така че добре проектиран спринт за продуктивност предлага ясен, кратък и управляем списък с резултати, които трябва да бъдат постигнати в определен срок.
Тази яснота създава идеални условия за всеки индивид да се фокусира върху една задача в даден момент. Независимо дали работят индивидуално или в екип, те знаят кога и къде да се явят и какво да правят.
Скорост
Спринтът обикновено е период на продуктивно време без отвличане на вниманието. Това означава, че няма срещи, дейности за изграждане на екип, спешни въпроси и т.н., които да отнемат от графика. В резултат на това екипите изпълняват задачите си с по-голяма скорост.
Управление на времето
Спринтовете по своята същност са ограничени във времето. Тази същност създава чувство за спешност. Членовете на екипа разбират какво трябва да правят по време на работните си часове, което ги мотивира да управляват ефективно деня си.
Използване на ресурсите
Като екип, спринтът за продуктивност позволява по-добро използване на ресурсите. Той помага на отделните лица да планират работата си въз основа на зависимостите и етапа, в който се намират в работния процес.
Например, анализаторът по качеството може да планира работата си в спринт два дни след като разработчикът е завършил своята работа.
Нива на енергия на служителите
Важна част от всеки спринт е почивката. В края на интензивен период на работа, спринтовете за продуктивност насърчават почивка, понякога с продължителност, равна на половината от времето на самия спринт.
Това дава на всеки член на екипа време да се възстанови от интензивността на работата. По този начин се признават усилията им и се насърчава подмладяването.
Ако сте софтуерен инженер, вероятно сте свикнали с планирането на спринтове и методологията Scrum. Спринтовете обаче не трябва да се ограничават до agile/Scrum. Те могат да се прилагат към всякакъв вид роля или работа. Да видим как.
Как да планирате и изпълните спринт за продуктивност
Идеята на спринтовете за продуктивност не е да постигате неразумно висока производителност всеки ден от годината. Вместо това, един добър спринт за продуктивност ви помага да планирате работата си по най-ефективния начин, без да се изчерпвате.
Ето стъпка по стъпка ръководство, за да започнете с помощта на надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp Sprints.
1. Поставяне на ясни цели
Преди да започнете спринт, трябва да знаете какво искате да постигнете. Поставянето на правилни цели помага да насочите цялата работа, извършена по време на спринта, в правилната посока.
Направете целите си SMART. Поставете конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето цели.
Не забравяйте, че макар най-добрата практика за поставяне на цели да е ориентирана към резултатите, при спринтовете за продуктивност нещата стоят малко по-различно. Тук се фокусирате върху поставянето на цели за задачите, които трябва да изпълните, за да постигнете целите на организацията си.
Например, ако целта ви е да стартирате маркетингова кампания за пускането на нов продукт, вашите SMART цели могат да бъдат:
- Създайте слоган за кампанията до втория ден.
- Напишете творчески брифинги за 20 социални медийни съдържания до 3-тия ден.
- Финализирайте бюджета за дигитална реклама до 5-ия ден.
Тези цели ви позволяват да планирате работата си ефективно. Например, можете да планирате сесия за мозъчна атака с маркетинговия екип на първия ден, 2-3 часа фокусирано време за написване на резюмета на втория ден и 2-3 часа за изготвяне на бюджет на петия ден. Ако имате затруднения с поставянето на цели, шаблонът за SMART цели на ClickUp може да ви помогне.
2. Разделяне на целите на конкретни задачи
След като определите целите си, задайте задачите, необходими за постигането им. Не е нужно да започвате от нулата всеки път. Изпробвайте шаблона за гъвкаво планиране на спринтове на ClickUp, за да подготвите екипа си за успех.
Макар че шаблонът предлага структура, определянето на задачите и проектирането на проекта е ваша отговорност. Затова помислете как бихте разделили задачите си. Например, задачите, свързани със създаването на слоган, могат да бъдат:
- Брейнсторминг с творческия екип
- Създаване на списък с всички възможни слогани
- Избор на най-добрите слогани
- Експериментиране с прилагането на слогана в различни канали
- Финализиране на слогана
Планирайте крайни срокове за всяка от тези дейности. С ClickUp Tasks имате възможност да създавате уникални задачи или подзадачи, ако предпочитате. Можете също да добавяте описания, да задавате потребители, да определяте крайни срокове и да си сътрудничите с членовете на екипа, участващи в вложените коментари. И още нещо? Свързвайте задачи и управлявайте зависимости, всичко на едно място.
Нов в планирането на спринтове? Няма проблем. Изберете шаблон за планиране на спринтове, който ви подхожда, и го персонализирайте според нуждите си!
3. Създаване на реалистичен график
Когато екипите говорят за спринтовете като за интензивна работа, те често предполагат, че това означава претоварване на седмицата с безброй задачи. Напротив, един добър спринт за продуктивност поставя реалистични срокове.
Прегледайте натрупаните задачи: Използвайте списъците на ClickUp, за да съберете натрупаните задачи и да определите кои от тях могат да бъдат включени в спринта. Можете също да персонализирате шаблона за натрупани задачи на ClickUp, за да ускорите и направите този процес по-ефективен.
Оценка на времето: В ClickUp Tasks можете да добавите оценки за времето за всяка задача и да ги използвате за планиране на спринта.
Вземете предвид натоварването: Отчетете отпуските на членовете на екипа, съществуващите ангажименти и историческата скорост на спринтовете. Изгледът „Натоварване“ в ClickUp е чудесна отправна точка за това.
Обърнете внимание на зависимостите: Когато определяте крайни срокове, имайте предвид как задачите са свързани помежду си. Прегледайте гъвкавия работен процес, за да видите кои задачи трябва да бъдат изпълнени, преди да започне следващата.
Добавете резервно време: Лесно е да планирате работата една след друга, но нещата могат да се объркат и това се случва. Затова планирайте резервно време. Това гарантира, че планираната в спринта работа може да бъде завършена без значение какво се случи.
💡 Професионален съвет: За да започнете, обмислете използването на шаблона за спринтове на ClickUp.
4. Подготовка на работното място
Основната цел на спринта за продуктивност е да се намалят разсейващите фактори. Горният процес елиминира разсейващите фактори, причинени от процеса на планиране на проекта. Но другите разсейващи фактори, включително вашите лични, са ваша отговорност.
Разчистете физическото си пространство и махнете ненужните предмети от бюрото си. Поставете телефона си в беззвучен режим или в режим „фокус“, докато работите, и изключете всички известия, от които нямате нужда. След това подгответе работното си място за спринта.
Изберете подходящ за вас начин за управление на проекти. ClickUp за Agile екипи предлага персонализиран начален екран, където можете да видите всичко необходимо, за да започнете спринта си. Можете също да изберете изглед „Календар“ или „Табло“ според предпочитанията си.
5. Изпълнение на спринт за продуктивност
След като настройките са готови, е време да изпълните спринта за продуктивност. Това означава, че сега ще направите всичко според плана.
- Изберете планираните задачи
- Прочетете краткото описание на всяка задача, за да разберете напълно контекста.
- Работете задълбочено върху конкретната задача
- Не забравяйте да отбележите времето, което сте отделили за това, с помощта на ClickUp Time Tracking.
- Направете почивка в края на спринта
В случай че не успеете да изпълните задачата в рамките на спринта, както сте планирали, помислете как бихте искали да продължите. Можете да я добавите обратно в списъка с нерешени задачи, да я пренасрочите за следващия спринт или да преместите друга задача на нейно място.
Вземете тези решения обмислено, въз основа на информацията, която сте събрали с помощта на инструментите за управление на продуктовия беклог.
6. Използване на техники за управление на времето
За да приложите успешно спринт за продуктивност, е разумно да се опирате на подкрепата на някои изпитани в практиката най-добри практики. Ето някои техники за управление на времето, които можете да вземете под внимание.
Техника Помодоро: Работете интензивно в продължение на 25 минути, след което си вземете петминутна почивка. Можете също да работите 50 минути и да си вземете десетминутна почивка. Поддържайте ритъма си с някоя от приложенията Помодоро, които са налични днес.
Разпределяне на времето: Разделете деня си на времеви блокове, всеки от които е посветен на конкретни задачи или дейности. Комбинирайте сходни задачи, за да избегнете преминаването от една задача към друга и да подобрите ефективността си.
Проследяване на времето: Следете как прекарвате времето си в рамките на един или два дни, за да идентифицирате загубите на време, областите, които се нуждаят от подобрение, и най-продуктивните си часове.
7. Проследяване на напредъка и отразяване
По време на спринта следете внимателно напредъка си. В края на спринта отделете време за размисъл. Ето няколко начина, по които можете да постигнете това.
Standups
Използвайте ежедневни събрания, за да споделяте актуална информация за напредъка на екипа си, да обсъждате изпълнените задачи и да идентифицирате препятствия. Някои екипи работят дистанционно? Няма проблем! Използвайте ClickUp Chat за асинхронни събрания.
Можете също да автоматизирате бележките за standup с помощта на ClickUp Brain, който ще събере всички актуализации, направени на платформата през предходния ден.
Отчети
Създайте необходимите ви отчети с таблата на ClickUp. Персонализирайте картите и изберете цифрите, които искате да видите, на едно място. Можете също да използвате специфични отчети като диаграми за изразходване/изчерпване, индивидуални отчети за продуктивност, задачи по статус и др. в срещите си за преглед на спринтовете.
Ретроспективи
Накрая, провеждайте ретроспективи с екипа в края на всеки спринт. Оценявайте добрата работа, празнувайте победите и проучете предизвикателствата, с които сте се сблъскали по време на спринта. Шаблонът за мозъчна атака „ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Template“ предлага визуална и интерактивна рамка за провеждане на вашите ретроспективи.
Провеждането на ретроспективна среща може да бъде трудно. Това е така, защото включва обсъждане на емоционалните аспекти на работата, както и на професионалните, а не всички от тях могат да бъдат положителни. Провеждането на такива срещи може да бъде трудно за проектните мениджъри в началото на кариерата си, но ClickUp е тук, за да ви помогне:
Тези примери за ретроспективи на спринтове предлагат вдъхновение. И когато се почувствате готови да провеждате срещите си сами, опитайте тези шаблони за ретроспективи на спринтове, които ще ви помогнат в пътуването ви. И за да завършим, ето едно бонусно четиво за това как прегледите на спринтовете се различават от ретроспективите.
Въпреки всичко това, ако реализирането на спринт за продуктивност все още ви се струва трудно, използвайте един от тези гъвкави шаблони, за да зададете основните параметри.
Най-добри практики за успешни спринтове
Можете да видите далеч, като застанете на раменете на гиганти. Ето някои мъдри съвети под формата на изпитани и проверени най-добри практики, които ще улеснят планирането на вашия спринт за продуктивност.
Почивайте си: Станете от бюрото, разтегнете се или се разходете. Избягвайте екраните и социалните медии по време на почивките, за да постигнете по-добър ефект. При по-дълги спринтове си вземете почивен ден, за да освежите ума си.
Празнувайте: Не позволявайте успехът да остане незабелязан. Празнувайте постиженията заедно с екипа си.
Дайте приоритет на грижата за себе си: Поддържайте здравословни навици като достатъчно сън, хранене с питателна храна и редовни физически упражнения.
Комуникирайте: Потърсете подкрепа, ако се затруднявате или се чувствате претоварени. Възползвайте се от всички предимства и възможности, които са ви на разположение.
Размислете и научете: Използвайте отчетите и ретроспективите, за да размислите. Помислете какво бихте могли да подобрите лично. Симулирайте оптимизации на процесите, за да постигнете по-добри резултати.
На старт, готови, кликнете!
Днес е общоприето, че е по-добре да се работи с висока концентрация за кратки периоди от време, с почивки между тях, отколкото да се работи с частична концентрация за дълги периоди от време. Независимо дали работите индивидуално или като част от екип, спринтовете са чудесен начин да свършите работата си.
Въпреки това, за успешното изпълнение на спринт е необходимо нещо повече от добри намерения. То включва ясно планиране, добре обмислено график, прогнозиране, оценяване и непрекъснато управление.
Тук може да ви помогне инструмент за планиране на спринтове като ClickUp, който предлага функции за всеки аспект от управлението на спринтове, включително задачи, графици, табла, комуникация, автоматизация и др.
Адаптирайте спринта към вашия стил с ClickUp. Регистрирайте се безплатно още днес!