Изпълнен с (прекомерна) увереност след успешното изграждане на Суецкия канал, Фердинанд де Лесепс се опита да построи канал на нивото на морското равнище през Панамския провлак. За съжаление, той грубо подцени инженерните предизвикателства на панамския терен.
Поразен от болести и липса на опит, той трябваше да се откаже от проекта през 1889 г. Компанията му фалира, след като похарчи 287 милиона долара за него.
Де Лесепс беше жертва на това, което психолозите Даниел Канеман и Амос Тверски наричат „грешка в планирането”.
Какво е заблудата на планирането? Защо сме податливи на нея? Как нашите предубеждения се проявяват в работата и живота ни? И какво можем да направим, за да смекчим заблудата на планирането? Прочетете, за да разберете!
Подробно разбиране на заблудата в планирането
През 1979 г. психолозите Канеман и Тверски дефинират заблудата в планирането като „тенденцията да се подценява времето, необходимо за изпълнението на бъдеща задача, отчасти поради разчитането на прекалено оптимистични сценарии за изпълнението“.
Просто казано, грешката в планирането е когнитивно предубеждение, което ви кара да подценявате времето за изпълнение на задачите и да надценявате способността си да ги изпълните.
Някои от характеристиките на заблудата при планирането са следните:
- Това засяга прогнозите за вашите задачи (и тези на вашия екип), но не и за другите.
- Вашите прогнози се основават предимно на интуитивни, но неточни преценки.
- Грешките са резултат от пристрастия и пожелателно мислене, а не от случайност.
- Това се случва независимо от това дали планиращият е преживял подобни неуспехи в миналото.
- Това се случва независимо от личностните характеристики, културата, пола, мащаба на задачата или времето.
Защо обаче се случва това?
Причини за грешки в планирането
Хората възприемат събитията асиметрично. Имаме вродено желание да бъдем позитивни и да се надяваме. Искаме да вярваме, че имаме силата и контрола да изпълним дадена задача, дори когато всички доказателства сочат обратното. Ето защо.
Харесваме чашите си наполовина пълни
Когато започваме да планираме проект, вероятно се фокусираме върху положителните аспекти. Вярваме, че сме научили уроците си от миналите неуспехи и днес сме по-добри. Искаме да изготвим план, който ни кара да изглеждаме и да се чувстваме добре.
Колко пъти сте чували разработчик да казва: „Това е петминутна поправка на бъг“? Разработчикът вярва, че е достатъчно опитен, за да разреши проблема за пет минути, но реалността е далеч от това.
Ние сме устойчиви на промени
Промяната изисква да променим първоначалното си виждане за света. В средата на един проект, ако получим нова информация, която ни показва, че сме се отклонили от пътя, ние реагираме, като я отхвърляме.
Проектните мениджъри често пренебрегват големите отклонения в напредъка като незначителни, защото се проявява ефектът на закрепване. Те закрепват мисловния си процес към първоначалния план, а не към новата информация.
Не харесваме негативната информация
Когато сме в средата на проект, особено когато е свършена значителна част от работата, не ни харесва да чуваме лоши новини. Пренебрегваме информацията, която оспорва оптимистичната ни перспектива, защото може да наруши изцяло проекта.
Всъщност, ние възприемаме тези, които приемат негативната информация сериозно, като циници или песимисти. В резултат на това, натискът от страна на околните и склонността към конформизъм ги карат да се присъединят към общоприетото мнение.
Ние сме настроени да бъдем оптимисти
Бънджи скачачите вярват, че рискът от нараняване при тях е по-малък в сравнение с другите скачачи, въпреки че няма данни, които да подкрепят това. В един по-реалистичен пример, ние приемаме, че е лесно да се справяме с пълно работно време и допълнителна работа! Това са примерни случаи на оптимистична предразсъдъчност.
Изследванията показват, че оптимистичната предразсъдъчност е една от най-постоянните и разпространени предразсъдъци на хората. Тя произтича от две когнитивни тенденции: хората надценяват вероятността да им се случат положителни събития и подценяват вероятността да им се случат неблагоприятни събития.
Тенденцията и социалният натиск да се поддържа нереалистично позитивна нагласа водят до прекомерна увереност, лоша оценка на риска и липса на планове за действие в извънредни ситуации.
Оптимистичната предразсъдъчност подхранва заблудата в планирането сред проектните мениджъри по няколко основни начина.
- Когато планирате, имате склонност да се фокусирате върху въображаеми успешни резултати и да пренебрегвате потенциалните препятствия.
- Вие надценявате способностите си
- Не планирате забавяния или усложнения, защото смятате, че е малко вероятно да се появят
- Вие игнорирате историческите данни и разчитате на най-добрите сценарии
- Приписвате миналите си неуспехи на външни фактори, които са извън вашия контрол.
Нашето разсъждение е мотивирано
Мотивираното разсъждение е форма на емоционална пристрастност, при която приемате доказателства, които съответстват на вашите настоящи убеждения, и отхвърляте всяка информация, която противоречи на това състояние на ума.
Например, ако клиентът ви иска уебсайт, разработен за две седмици, но вие знаете, че изпълнението на проекта ще отнеме повече време, вие се съгласявате. Убеждавате се, че са само пет страници, вече имате шаблон, съдържанието е готово и т.н.
Ето как това подхранва заблудата в планирането:
- Вие надценявате вероятността от положителни резултати, което води до оптимистична предразсъдъчност.
- По-вероятно е да си спомняте миналите успехи по-благоприятно поради предразсъдъците, подкрепящи избора
- Закрепването ви кара да се фокусирате върху конкретни детайли, вместо да виждате цялостната картина.
- Вие обработвате информацията по начин, който подкрепя съществуващите предположения, вярвания и нагласи.
Всички ние сме малко пристрастни, уверени, оптимистични и мотивирани. И какво лошо има в това, може да попитате.
Неблагоприятни ефекти от заблудата при планирането върху планирането на проекти
Когато попаднете в капана на заблудата на планирането, вероятно ще допуснете няколко грешки. Това може да има крайни последствия.
Неправилно разбиране на времевите рамки: Грешката в планирането кара екипите да подценяват времето, необходимо за завършване на иновативни проекти. Може да сте прекалено уверени, за да оставите място за експерименти, неуспехи и преработки. Това води до прекалено оптимистични прогнози за времето, които не отчитат пълния обхват на проекта.
Нисък бюджет: Когато се убедите, че нещо може да бъде направено бързо, вие също така подценявате необходимите за това ресурси. Така че може да наемете само един автор, за да завърши електронна книга, за която всъщност са необходими услугите на автор, редактор и дизайнер.
Пренебрегване на външните рискове: Грешката в планирането действа като пречка, карайки екипите да се фокусират тясно върху конкретни задачи и да пренебрегват външните рискове, като регулаторната среда, конкуренцията, динамиката на пазара и др.
Самоналожена преса: Екипите се чувстват принудени да предоставят прекалено оптимистични графици, за да получат одобрение и финансиране за проектите си, дори и да знаят, че прогнозите са нереалистични. Това създава напрежение, което подготвя служителите за провал и изчерпване.
Задушени иновации: Иновативните проекти са сложни и несигурни, което затруднява точното оценяване на необходимото време и ресурси. В такива случаи планирането на проекти е податливо на пристрастия. Подценяването на времето, необходимо за създаването на нещо напълно ново, ще подкопае самата цел, която сте си поставили.
Ако в момента се присмивате, като смятате, че само младите или прекалено ентусиазираните са податливи на заблудата при планирането, помислете отново.
Реални примери за заблудата в планирането
Грешките в планирането не правят разлика между малки софтуерни разработки и големи инфраструктурни проекти. Ето няколко примера за това как нереалистични планове, предубеждения, натиск и очаквания на акционерите са повлияли на огромни начинания през историята.
Операта в Сидни
Една от най-разпознаваемите структури в света, строителството на Операта в Сидни беше забавено с поне десетилетие поради грешки в планирането. Първоначалната оценка, както беше съобщено през 1957 г., беше 7 милиона долара, с очаквано време за завършване от шест години. Опростена версия на оригинала най-накрая беше открита 16 години по-късно на цена от 102 милиона долара!
Операта в Сидни се сблъска с трудности поради:
- Бързо начало: Предвид политическата обстановка и благоприятното обществено мнение, австралийското правителство искаше строителството да започне по-рано, отколкото беше възможно.
- Незавършени планове: Архитектът все още не беше финализирал окончателните планове, което доведе до временни мерки и непредвидени структурни проблеми.
- Подценена сложност: Предизвикателствата, свързани с покрива с форма на черупка, доведоха до неговото пълно препроектиране и преустройство.
Канадската тихоокеанска железопътна линия
През 1871 г. колонията Британска Колумбия се съгласява да стане част от Канада. В замяна Канада обещава да построи трансконтинентална железопътна линия, свързваща двете територии.
Проектът, който трябваше да бъде завършен до 1881 г. с кредит от 25 млн. долара, отне четири години повече от планираното и изискваше допълнителни заеми в размер на 22,5 млн. долара. Ето защо.
- Липса на външна гледна точка: Проектантите не разбраха достатъчно добре неравномерния терен, през който трябваше да прокарат релсите.
- Липса на работна ръка: Имаше сериозен недостиг на работници поради минималното заплащане и опасните условия, което изпълнителите трябваше да компенсират с хора от чужбина.
- Регулаторни проблеми: Политически натиск, проблеми с договорите за земя и народната власт допринесоха за забавянето на строителството.
Уебсайт Healthcare.gov
На 20 октомври 2013 г. президентът Барак Обама заяви: „Няма да подслаждам нещата: уебсайтът е твърде бавен, хората се затрудняват по време на процеса на кандидатстване и мисля, че е справедливо да кажа, че никой не е по-разочарован от това от мен.“ Той говореше за дългоочаквания уебсайт healthcare.gov.
Една от основните причини за този голям провал беше грешката в планирането.
- Подценяване на разходите: Разследвания показаха, че прогнозираните разходи за разработване на уебсайта са били 292 милиона долара, но всъщност са стрували 2,1 милиарда долара.
- Неопитност: Центровете за медицински услуги и медикал (CMS) нямаха опит в реализирането на софтуерни проекти, особено с такава сложност.
- Времеви ограничения: Изпълнителите получиха окончателните спецификации едва няколко месеца преди стартирането, което значително съкрати наличното време.
Положителното от тази катастрофа е, че не сте единственият, който е планирал 12-месечен проект за разработка на софтуер, който продължава 18 месеца и дори повече.
Или може би можете да си простите, че сте отделили 15 минути, за да почистите дома си, само за да осъзнаете, че три часа по-късно все още почиствате?
Грешката в планирането има последствия в личния и професионалния ни живот. Тя създава ненужен натиск, ни държи потънали в нашите предубеждения и води до порочен кръг от преумора или ниска производителност. За да избегнете това, се нуждаете от данни, рамки за планиране и отворено съзнание.
Начини да избегнем грешката в планирането
Убеждението, че можете да свършите нещо за по-малко време, отколкото всъщност е необходимо, е една от най-честите грешки в преценката, както в личния, така и в корпоративния живот.
Решението: практика, практика, практика. Нужна е практика, за да се хванеш, че попадаш в капана на заблудата при планирането, и още повече практика, за да придобиеш навика да изграждаш структури, които да те предпазват от това.
Ето стъпка по стъпка ръководство как да подходите към това с правилните намерения, процеси и софтуер за стратегическо планиране като ClickUp.
Доверете се на историческите данни
Погледнете времето за изпълнение на задачата от началото до края. Използвайте техниките за прогнозиране на референтната класа – по същество процесът на прогнозиране на бъдещето въз основа на подобни задачи, минали ситуации и резултати.
Чрез анализ на това как са се развивали подобни проекти в миналото, можете да направите точни прогнози въз основа на моделите на забавяния, предизвикателства и рискове, свързани с разходите по проекта.
- Идентифицирайте подходяща референтна класа данни от подобни проекти от миналото.
- Консолидирайте тези данни въз основа на продължителността на тези проекти, както вътре, така и извън организацията.
- Използвайте тези данни, за да определите по-реалистични очаквания за текущия проект, вместо да разчитате на оценки, основани на интуицията ви.
- Изгответе планове за действие в извънредни ситуации, за да се справите с времевите ограничения, пречките и други потенциални препятствия.
Събирането и поддържането на исторически данни е най-трудната част за повечето компании. Инструментите за планиране на проекти на ClickUp са създадени, за да събират и подреждат информация за това как върви работата ви.
ClickUp Time Tracking ви позволява да следите колко време отнема дадена задача. ClickUp Workload view дава възможност на екипите да записват своята наличност, а на проектните мениджъри – да разпределят ресурсите съответно. ClickUp Goals ви позволява да задавате цели и да следите напредъка в реално време.
Ако разработвате продукт, ClickUp за продуктово планиране разполага с всичко необходимо, за да избегнете грешките в планирането, включително прогнози, проследяване на времето и персонализирани табла. Не оставя нищо на случайността или на вашия оптимизъм!
Задайте намерения за изпълнение
Намеренията за изпълнение са стратегии от типа „ако-тогава-това“, използвани за регулиране на собственото поведение или създаване на навици. Те са прости, реалистични и приложими начини за работа по постигане на целите на управлението на проекти.
Определете конкретни намерения за изпълнението на това как и кога ще завършите работата. Използвайте изрази от типа „ако-тогава“, като например:
- Ориентиран към задачите: Ако трябва да спазя крайния срок, ще завърша кодирането до x-2 дни.
- Ориентиран към препятствия: Ако се разболея, ще коригирам стратегията си за управление на капацитета и ще се възползвам от времето на Джон Доу, за да ме замести.
- Ориентиран към резултатите: Ако работата се забави, ще преоценя сроковете и ще информирам клиента предварително.
- Ориентиран към процесите: Ако има зависимост, ще обърна специално внимание на гладкото протичане на работния процес.
Използването на инструмент за управление на проекти като ClickUp предоставя прост и визуален начин за справяне със зависимостите. ClickUp Tasks ви позволява да свързвате елементи и да добавяте зависимости, за да не пропуснете нито една. Използвайте изгледа на диаграмата на Гант, за да визуализирате въздействието на закъснението и да приложите съответните коригиращи процедури.
Когато е необходимо, извършете задълбочен SOAR анализ, за да идентифицирате своите силни страни, възможности, стремежи и резултати.
Подходът към проекта по този начин преодолява оптимистичната предразсъдъчност, като умишлено се вземат предвид неблагоприятните ситуации.
Опитайте ефекта на сегментацията
В образованието ефектът на сегментацията има за цел да подобри резултатите от обучението, като раздели уроците на малки сегменти, а не на непрекъснати елементи.
В управлението на проекти това просто означава разделяне на голям проект на по-малки части, което го прави по-лесно управляем. При това имайте предвид следното.
- Неработна работа: Отчетете времето, прекарано за всяка част от задачата, включително проучвания, експерименти, разговори и т.н.
- Последователност: Разделете проекта по начин, подобен на обичайния ви план. Това помага да разгледате еквивалентни исторически данни за правене на прогнози.
- Планиране за извънредни ситуации: Планирането за завършване на всяка част, а не на цялото, също ви помага да обмислите потенциалните препятствия и да работите поетапно.
Използвайте метода на трите точки за оценка
Използвайте метода на трите точки за оценка, за да противодействате на заблудата при планирането и да разработите по-реалистичен график за проекта. Той включва три различни сценария при оценката на продължителността на задачите.
- Оптимистична прогноза: Най-добрият сценарий, при който всичко върви гладко
- Най-вероятна прогноза: Разумни резултати, които очаквате въз основа на опит и данни
- Песимистична прогноза: Най-лошият сценарий, при който възникват значителни забавяния и проблеми
Среднопретеглената стойност на тези три дава най-вероятната оценка за задачата. Опитайте да създадете своя собствена триточкова оценка за времето, необходимо за всяка задача, с ClickUp Time Estimates.
Не преоткривайте колелото
Проектните мениджъри често разчитат на интуицията си, за да преценят колко време ще отнеме дадено нещо. Това води до ненужни изчисления, повтаряни отново и отново. Избягвайте това с персонализирани шаблони, съобразени с вашите нужди.
Безплатни и персонализирани шаблони на ClickUp
Предварителен план на проекта: Шаблонът за планиране на ClickUp помага на екипа на проекта да постигне успех, като записва целите, задачите и действията. Той също така помага за разделянето на задачите на управляеми части за по-бързо изпълнение.
Планиране на проекти: Шаблонът за планиране на проекти на ClickUp е подходящ за начинаещи и позволява незабавно планиране на бъдещи задачи. Той ви дава възможност да разработите план, да организирате задачи, да определите приоритетите на дейностите с голямо въздействие и да координирате членовете на екипа на едно място.
Вземане на решения: Шаблонът за документ на ClickUp за рамка за вземане на решения ви помага да прецените бързо и точно плюсовете и минусите на всяко решение, като:
- Анализиране на всеки възможен избор
- Идентифициране на идеите с най-висок приоритет за напредък
- Обединяване на екипите около това, което е най-важно за колективния успех
Не намирате това, от което се нуждаете? Разгледайте тези десет безплатни шаблона за стратегическо планиране, за да създадете рамка, която да използвате за всяко решение, което трябва да вземете.
Бъдете песимисти
Популярното мнение е, че песимистите имат по-големи шансове да оцелеят при зомби апокалипсис, защото ще бъдат нащрек, ще планират най-лошите сценарии, ще вземат трудни решения и ще се откажат от предразсъдъците си.
Макар че управлението на проекти не винаги е като зомби апокалипсис, малко песимизъм помага.
Песимистичната перспектива води до по-реалистични оценки, като се създават буфери и резерви. Тя ще ви накара да разгледате данните от миналото и да идентифицирате всичко, което може да се обърка, като ви даде по-рационално разбиране за вашите силни и слаби страни.
Какво е по-добро от песимист? Песимист с подходящите инструменти за визуализиране и оценяване на проектни планове.
Всичко освен пристрастието: избягвайте грешката в планирането с ClickUp
Даниел Канеман в книгата си „Мислене, бързо и бавно “ казва: „Повечето от нас възприемат света като по-благоприятен, отколкото е в действителност, нашите качества като по-добри, отколкото са в действителност, а целите, които си поставяме, като по-постижими, отколкото е вероятно да бъдат.“
Това, което Фердинанд де Лесепс не успя да направи, Съединените американски щати Съединените американски щати постигнаха с Панамския канал. Те следваха учебника, усърдно използваха исторически данни, за да направят реалистични прогнози, планираха всеки възможен резултат, проведоха задълбочено проучване и съгласуваха всички заинтересовани страни за проекта. Те завършиха проекта за десет години.
Въпреки безбройните примери, които предупреждават за това, заблудата в планирането е широко разпространено когнитивно предубеждение, което подвежда хората и екипите да подценяват времето, разходите и рисковете на бъдещи задачи и проекти.
Макар че можете да използвате цялата си воля, за да го избегнете, създаването на подходящи системи може да ви помогне повече.
Софтуерът за решаване на проблеми и управление на риска като ClickUp е един от най-ефективните инструменти за вземане на реалистични решения, основани на данни. С функции за управление на проекти, фокус върху данните, интуитивни шаблони и специално проектирана изкуствена интелигентност, ClickUp структурира вашите мисли и изяснява вашите решения. Опитайте ClickUp. Изпробвайте ClickUp безплатно още днес.