Когато вашата компания и вашите клиенти растат, как поддържате тясно сътрудничество между всеки екип и различните инструменти? Това е точно предизвикателството, пред което DataAutomation се изправи през 2020 г., преди да създаде цялостно работно решение за увеличаване на производителността с ClickUp!
Историята на DataAutomation
Основана през 2016 г., DataAutomation е SaaS платформа, която интегрира софтуер и автоматизира процеси, за да помогне на компаниите да оптимизират производителността, да спестят време и да елиминират човешките грешки.
Днес DataAutomation се използва от над 186 компании по целия свят и се е превърнал в лидер в предоставянето на решения за масова автоматизация и интеграция на приложения. Неговата мисия е да персонализира и свързва софтуера, така че клиентите да могат да се съсредоточат върху по-ефективното развитие на своя бизнес.
Предизвикателството
Решенията на DataAutomation изискват внимателна координация между екипите по внедряване, продажби и маркетинг.
За да отговори на нуждите на своите клиенти и на растящите си екипи, DataAutomation се нуждаеше от единна, споделена работна платформа, която да подобри междуфункционалното сътрудничество, работните процеси и организационната прозрачност.
Решението
Вярваме, че замяната на традиционните работни процеси с ясни, автоматизирани процеси е ключът към ефективността на бизнеса. Нашите клиенти разчитат на сложни решения, които изискват внимателно сътрудничество между всички наши екипи в DataAutomation. С ClickUp най-накрая можем да работим заедно на едно място с общ набор от инструменти, което подобрява вътрешните процеси и движи бизнеса ни напред. Това решение не само обединява нашите екипи, но и ни помогна да намерим надежден партньор, който споделя нашата философия за по-ефективна работа!
Вярваме, че замяната на традиционните работни процеси с ясни, автоматизирани процеси е ключът към ефективността на бизнеса. Нашите клиенти разчитат на сложни решения, които изискват внимателно сътрудничество между всички наши екипи в DataAutomation. С ClickUp най-накрая можем да работим заедно на едно място с общ набор от инструменти, което подобрява вътрешните процеси и движи бизнеса ни напред. Това решение не само обединява нашите екипи, но и ни помогна да намерим надежден партньор, който споделя нашата философия за по-ефективна работа!
Събиране на всичко на едно място
Рене се присъедини към DataAutomation през 2020 г. и веднага пое монументална задача: да провери инструментите и процесите на екипа по внедряване за неефективност — и след това да създаде система за тяхното подобряване.
Визията на Рене за бъдещето на работата в DataAutomation, която тя нарича Umbrella Philosophy (философия на чадъра), е, че всеки екип и неговата работа трябва да бъдат събрани на едно място, където всички могат да координират съвместно, независимо от ролята си или технологичния си стак.
„Изолираната информация е основна пречка за междуфункционалната работа, особено в отдалечена среда, където не можете да научите небрежно за инициативите на друг отдел, докато чакате кафето си да се приготви“, казва Рене.
„Всеки път, когато отваряте инструментите си с цел да увеличите видимостта и достъпността на информацията, спестявате време и намалявате алтернативните разходи.“
Консолидиране на инструменти
Макар инструментите на DataAutomation да бяха достатъчни в по-ранните години, с разрастването на всеки екип те се превърнаха в по-скоро бреме, тъй като разкъсаните работни процеси доведоха до загуба на производителност и повече стрес.
По това време екипите на Data Automation разчитаха на няколко платформи за поддръжка на екипните функции:
- Trello за управление на проекти
- Tettra за документиране на процеси (SOP)
- Streak за CRM продажби
- Google Docs за бази от знания
- Google Forms за проучвания по проекти и формуляри за бъгове
- Google Sheets за бази данни
- …и още
След период на проучвания и сравнения на платформи за проекти, Рене, в сътрудничество с други, реши, че ClickUp е единственият инструмент, който отговаря на всички критерии, като същевременно предлага лесен за използване и персонализируем потребителски интерфейс, гъвкав за нуждите на всички, от инженери до търговци.
С ClickUp всеки от основните екипи на DataAutomation вече не е разделен от различни инструменти. Всяка забавена задача, работният процес и проектната инициатива сега се намират в едно работно пространство.
Създаване на инфраструктура за подкрепа на всички екипи
Първата стъпка към създаването на ефективна организация на работата е инфраструктурата. Макар че екипите трябва да работят заедно, те се нуждаят и от отделни пространства, за да организират работата си.
DataAutomation постига това, като организира цялата си компания, използвайки йерархията на ClickUp, която обхваща пространства, папки, списъци и задачи.
Проектните мениджъри и ръководителите на екипи най-накрая могат да видят как цялата им работа се свързва, за да допринесе за постигането на целите на цялата компания.
Тази единна, споделена инфраструктура допринася за няколко важни успеха за DataAutomation:
- Цялата организация вече е ясно структурирана в пространства, папки и списъци.
- Проектните мениджъри вече имат цялостен поглед върху компанията, функциите на ниво екип и конкретни проекти и задачи на индивидуално ниво.
- Екипите вече могат да виждат проблемните точки и пречките; времето, прекарано в отстраняване на бъгове, актуализации и административна работа, двойна работа, забавяне в комуникацията и т.н. с помощта на джаджи и табла.
- Служителите се наслаждават на ново усещане за спокойствие, знаейки, че работните задачи вече не се губят и няма нужда да прекарват допълнителни часове всеки ден в организиране или търсене на работни задачи.
Изграждане на система за организиране на задачи и забавени задачи
Преди ClickUp, екипите по маркетинг и внедряване на DataAutomation разчитаха на Trello като основа за съхранение на всички задачи (билети), забавени задачи и междуфункционално сътрудничество между екипите.
Макар че в даден момент таблата на Trello бяха идеални, Рене и Адисън Клиървуд, нейният колега проектен мениджър в DataAutomation, осъзнаха, че нуждите на всеки екип отдавна са надхвърлили възможностите на инструмента:
- Задачите често се забавяха или губеха в процесите на преглед, без ясен начин за проследяване.
- Приоритизирането на забавените задачи беше трудно поради множество противоречащи си статуси, използвани от различни екипи.
- Статусите за маркетинг и внедряване не съответстваха на CRM системата им, което изискваше допълнителна работа за съпоставяне на статусите в различните инструменти.
- Липсата на подзадачи означаваше, че нямаше лесен начин да се раздели и сподели по-големи проекти между членовете на екипа, което водеше до неефективност и изолиране на информацията.
С ClickUp екипите на DataAutomation най-накрая разполагат с цялостна система за управление на проекти, която улеснява сътрудничеството по проекти (големи и малки) между всички екипи.
Макар че Kanban таблата са чудесни за визуализиране на работните процеси, има и други изгледи, които улесняват организирането на натрупаните работни задачи и клиентски билети.
„Преди организирахме натрупаните задачи в няколко системи; първо, на високо ниво, в таблици, които проследяваха нивото на усилията спрямо нивото на въздействието, а след това ги прехвърляхме в Trello, за да бъдат разбити на по-подробни действия. Персонализираните полета на ClickUp ни позволиха да преместим натрупаните задачи на едно място.“
„Преди организирахме натрупаните задачи в няколко системи; първо, на високо ниво, в таблици, които проследяваха нивото на усилията спрямо нивото на въздействието, а след това ги прехвърляхме в Trello, за да бъдат разбити на по-подробни действия. Персонализираните полета на ClickUp ни позволиха да преместим натрупаните задачи на едно място.“
Екипите на DataAutomation вече могат да визуализират и организират забавените задачи с помощта на изгледите „Списък“, „Таблица“ и „Календар“ на ClickUp.
Всеки изглед е силно персонализируем и може да показва релевантна информация (като например персонализирани полета ) на един екран, което улеснява разбирането и приоритизирането на всеки тип забавяне с един поглед.
Създаване на отговорност и прозрачност
С Multiple Assignees всеки в DataAutomation може веднага да разбере кой отговаря за коя задача. А тази задача може да бъде споделена с неограничен брой хора чрез Watchers, което позволява на всеки да получава известия за задачите.
Детайлните разрешения и преглед позволяват на всеки екип да организира работата в отделни папки, като същевременно предоставя на всички видимост на много места, което спомага за прозрачността на проектите на всеки екип.
Поддържане на плавна комуникация в екипа
Освен това, всеки проект вече разполага с ясна комуникация и актуализации на напредъка с коментари и присвоени коментари.
Всеки може да актуализира своя напредък, като добавя коментари (или ги присвоява, за да не се изгубят), за да продължи работата по задачите и разговорите. И когато задачите напредват, всички остават синхронизирани със същия статус в рамките на всяко ниво на пространството, което дава на всеки последователен преглед без объркване от прекалено много статуси.
„Общата философия позволява на всеки индивид да вижда работния процес от разстояние, което е подходящо за него: администраторите могат да виждат само това, което се случва във всички отдели, докато разработчиците могат да се фокусират върху конкретните задачи, свързани с тяхната област, а екипът за поддръжка на клиенти може да се фокусира още повече, като се занимава само с докладите за грешки“, обяснява Рене.
„Подходящото оразмеряване на информацията улеснява идентифицирането на модели и пречки или когато определени екипи са претоварени.“
Автоматизиране на работните процеси с шаблони и автоматизации
DataAutomation познава от първа ръка силата на автоматизираните процеси; това е решение, което те предоставят на клиентите си и което е в основата на тяхната организация. Като малък, но високо ефективен екип, който работи по много различни работни процеси, шаблоните са задължителни, за да се намали ръчната работа и да се спести време.
Използване на работни шаблони за изгледи, списъци, задачи и документи
DataAutomation вече разполага с шаблони за изгледи, списъци, задачи и документи, което спестява много време и намалява несъответствията и грешките във всеки слой на работната им среда.
„Шаблоните за повтарящи се задачи, като например CRM задачи, са безценни за бързото събиране и организиране на релевантни данни. Самият процес на създаване на шаблони може да помогне да се идентифицира коя информация е наистина съществена и коя само замъглява картината“, казва Рене.
С шаблоните за задачи на ClickUp, Рене и нейните екипи разполагат с шаблони за повтарящи се или сходни работни проекти, които могат да създадат за секунди. Всичко, от възложители и описания до подзадачи и зависимости, може да бъде шаблонизирано, което намалява работата, необходима за регистриране на нов проект.
Когато се появи идея или клиентска нужда, всеки може да създаде проследима задача за секунди.
Сега всеки екип може да разбере кой върху какво работи, кой отговаря за прегледа и какво трябва да се направи, преди дадена задача да бъде маркирана като изпълнена.
Освен това, екипът на Рене вече може да използва шаблони и за Docs, което улеснява създаването на вътрешни бази от знания и документи за стандартни оперативни процедури.
Спестяване на време, за да се фокусирате върху важните неща с Automations
Както подсказва името им, DataAutomation се възползва изцяло от автоматизациите на ClickUp, за да освободи колкото се може повече време за всеки служител.
Сега промяната на статуса, отговорното лице или крайния срок може да се извършва автоматично въз основа на произволен брой тригери в ClickUp.
Проследяване с табла и отчитане на времето
Проследяването на напредъка в работата и ефективността на екипа е от съществено значение за успеха на DataAutomation като компания.
Преди ClickUp беше трудно да се следи работата, защото тя беше разпръсната в безброй различни инструменти за проекти. Сега, когато работата на всеки екип се извършва предимно в ClickUp, могат да се създават табла за проследяване на напредъка на почти всичко.
Всеки екип има свой собствен табло, където може да преглежда продължителността на отворените билети, състоянието на бъговете, пречките в работния процес и др. – всичко на едно място.
Управлението на времевите ресурси е друга важна функция за Рене и всеки екип.
С Time Tracking всеки служител (и подизпълнител) може автоматично да проследява времето, необходимо за изпълнение на всяка задача — отвсякъде с глобалното проследяване на времето на ClickUp. Time Estimates се използва и за определяне на референтни стойности за нова работа, за да се помогне за определяне на очакванията и създаване на ясни референтни стойности за подобна работа, за която е проследявано времето.
С таблата за управление и проследяване на времето, внедрени в ежедневните работни процеси, DataAutomation вече има пълна видимост върху напредъка на работата във всеки момент и възможност да управлява ресурсите на екипа по-добре от преди.
Резултати и следващи стъпки
С въвеждането на ClickUp в екипите си по маркетинг, внедряване и продажби, DataAutomation премина от използването на разединени инструменти в различни отдели към една платформа, където екипите могат да работят заедно на едно място.
Откакто в края на 2020 г. започна поетапното внедряване на ClickUp във всеки екип, екипите на DataAutomation се радват на:
- По-бързи времена за реакция и подобрена комуникация в екипа
- По-голяма прозрачност в междуфункционалните проекти и как те се отнасят към целите на цялата компания
- Възможност за бързо идентифициране на пречки в работните процеси и тяхното оптимизиране
- По-малко стрес и общо усещане за спокойствие
Какво предстои за DataAutomation
В рамките на няколко кратки месеца Рене и нейният екип помогнаха на DataAutomation да премине от множество, несвързани платформи към една единствена, споделена работна платформа, която вече донесе големи ползи в областта на екипното сътрудничество, производителността и качеството на работния живот.
„Сега обединихме всички екипи в работната среда на ClickUp, включително и екипа по продажбите. Създадохме CRM в ClickUp, който обединява цялата работа от различните пространства. Засега това е първата версия, но добавяме автоматизации и подобрения с добро темпо“, обяснява Рене.
„С ClickUp наблюдаваме подобрения в видимостта и времето за реакция. Имаме ясна тенденция към намаляване на „времето в статус“ в тракерите, което е ясен признак, че задачите са по-малко склонни да остават незавършени.“
Искате да научите повече?