Докато пиша тази статия, превключвам между седем раздела в браузъра, ClickUp за проследяване на времето, Slack за комуникация и мобилния си телефон, който се зарежда на док станция, видима пред мен. Ако това ви се струва прекалено много едновременно отворени приложения за една задача, то ние дори още не сме започнали.
„За да изпълни една транзакция в рамките на веригата за доставки, всеки участващ в нея човек превключва около 350 пъти между 22 различни приложения и уникални уебсайтове“, пишат изследователи в Harvard Business Review [HBR].
В своето проучване средният потребител превключва между различни приложения и уебсайтове около 1200 пъти на ден. Всички тези разсейвания очевидно имат своята цена. В тази публикация в блога обсъждаме цената на постоянното превключване между приложения [известно още като „тогъл такса“] и как можете да го избегнете.
Какво е „тогъл такс“?
„Таксата за превключване“ е загубата на производителност, която претърпявате поради честото превключване между задачи или приложения. Елементът „превключване“ се отнася до превключването на контекста на работното място. А елементът „такса“ се отнася до цената, която плащате за:
- Физическо превключване между раздели, приложения или устройства
- Допълнително време за зареждане на всеки от тези раздели, приложения или устройства
- Приспособяване към новото приложение, неговия интерфейс и предназначение
- Събиране на информация или извършване на действие в новото приложение, преди да преминете към следващото в работния процес
- Отвличане на вниманието от приложения, които не са част от работния процес, като прекалено много известия на личния мобилен телефон.
„Тогъл такс“ може да повлияе на производителността на организацията по различни начини.
Какъв е ефектът на тогъл такса върху производителността?
На пръв поглед използването на множество приложения/раздели изглежда очевидно, дори необходимо. Как би писал един писател без проучване? Как би кодирал един разработчик без своя набор от инструменти? Как би имал достъп до цялата необходима информация един мениджър по обслужване на клиенти, без да използва множество приложения?
Макар че преминаването между приложенията е неизбежно, превключвателният данък може да бъде експоненциално висок, когато е прекалено голям.
Стрес и загуба на концентрация: Прекомерното превключване кара мозъка да произвежда кортизол, хормона на стреса, който има значително влияние върху работата. Той намалява концентрацията, забавя дори и най-простите задачи и влияе на благосъстоянието на служителя.
Неефективност: Превключването между приложенията изисква от хората да се преориентират всеки път. Информацията, запазена в краткосрочната им памет, намалява, губи се контекстът и цялостният процес става неефективен.
Неефективност: Проучването на HBR установи, че хората губят малко над две секунди всеки път, когато сменят контекста. Това означава, че прекарвате до четири часа седмично и пет работни седмици годишно само за да се преориентирате. Това води до ненужни забавяния и обща неефективност.
По-висока степен на грешки: Постоянното пренасочване на вниманието може да доведе до грешки и пропуски, което от своя страна увеличава разходите за тяхното отстраняване.
По-ниско качество на работата: Превключването между различни задачи компрометира времето за концентрация. Разсеяното внимание означава, че офис работниците прекарват повече часове и когнитивни усилия, за да завършат работата си, без да имат умственото пространство да подобрят качеството.
Задушаване на творчеството: Когато някой трябва да преминава между десетки приложения за всеки процес, той се води от списък с задачи, а не от творческото си мислене. Преминаването от един контекст в друг води до прекомерна такса за превключване, като фрагментира вниманието, прекъсва дълбоката работа и задушава творчеството и иновациите.
Ако някога сте превключили с Alt-Tab към дадено приложение и сте се запитали: „Чакай, какво правех?“, значи сте платили такса за превключване. Някой, който печели 100 000 долара годишно, може да плати до 9000 долара [до пет седмични заплати] такса за превключване.
Това може да варира значително в различните отрасли. Ето как.
Как данъкът „тогъл” влияе на различните индустрии
Общото въздействие, което обсъдихме по-горе, важи за всички отрасли. Все пак, някои изпитват данъка за превключване по различен начин от другите. Ето как.
Финанси
Финансовите екипи отговарят за сложни изчисления, отчети, прогнози и спазване на нормативните изисквания. За всяка задача те превключват между софтуер за ERP, финансово планиране, заплати, спазване на нормативните изисквания и т.н., в допълнение към управлението на проекти, електронната поща и безбройните таблици.
Най-големият тогъл такс за служителите във финансовите екипи са грешките и неточностите, които възникват при ръчното прехвърляне на данни между системите. Пропускането на една нула в изчислението може да доведе до прекомерни кумулативни ефекти!
Маркетинг
Маркетинг екипите са известни с това, че използват различни приложения за планиране, създаване на съдържание, дизайн на рекламни материали, публикуване, разпространение, мониторинг, анализ на данни, управление на проекти, управление на взаимоотношенията с клиенти [CRM] и др.
Въпреки че маркетингът е един от най-креативните отдели в една организация, неговите служители са безкрайно разсейвани от инструментите, с които работят. Това разсейване се отразява на креативността и води до скука в организацията.
Човешки ресурси
Наборът от инструменти на екипа по човешки ресурси включва приложения за набиране на персонал, въвеждане в работата, управление на служителите, администриране на социални придобивки, управление на производителността и др. Например, специалистът по привличане на таланти обработва един кандидат, като превключва между система за проследяване на кандидати [ATS], електронна поща, инструмент за планиране на интервюта, система за управление на документи, Microsoft Teams и др.
Тази фрагментация може да забави набирането на персонал и да увеличи риска от загуба на най-добрите таланти поради забавяния.
Продукт
Продуктовите екипи са известни с технологичния си стак. Документи, пътни карти, цели, задачи, проследяване на бъгове, DevOps интеграции, бележки от standup срещи, обратна връзка и ретроспективи, демо презентации, софтуер за отчитане на работното време и т.н. Почти всички тези бизнес инструменти са необходими.
Без консолидиране и интегриране на този набор от инструменти, преминаването между тях може ненужно да удължи циклите, да намали качеството и да попречи на иновациите.
Независимо дали сте маркетинг специалист, писател, програмист, мениджър по обслужване на клиенти или художник, превключването между задачи е ненужно. Макар че някои промени в контекста са неизбежни, ето как можете да сведете до минимум времето, прекарано в превключване, с прости промени в работните си процеси.
Как да намалите тогъл такса
Важно е да запомните, че самото наличие на множество приложения не води до тогъл такса. В съвременната работа, свързана с познания, е необходимо да разполагате с набор от приложения, за да свършите работата си. В много случаи тези приложения ускоряват задачите.
„Тогъл такс“ се случва, когато има прекомерно превключване между тези приложения по начини, които са ненужни и сложни. Ето как да управлявате няколко проекта и задачи едновременно, като без усилие избягвате „тогъл такс“.
Преосмислете работните си процеси
Отделете време, за да помислите за настоящите си работни процеси. Например, като маркетингов екип, помислете за всички задачи, които изпълнявате, и как работата преминава от една стъпка към друга.
Начертайте инструментите, които използвате в процеса. ClickUp Whiteboard предлага чудесно пространство за сътрудничество, където можете да начертаете съществуващите работни процеси.
Идентифицирайте дублиращите се и излишните дейности. Например, може да използвате Google Docs, Microsoft Word и Notepad за създаване на съдържание.
Създайте своя идеален вариант. Използвайте ClickUp Mind Maps, за да си представите как би изглеждал най-ефективният процес. Или използвайте ClickUp views, за да визуализирате работния си процес по над 15 начини, които можете да персонализирате.
Консолидирайте инструменти и информация
За да може работата да протича безпроблемно, трябва да консолидирате информацията и да осигурите достъп до нея на всички членове на екипа. Например, като специалист по човешки ресурси, ако имате информацията за кандидатите в ATS, писмото с офертата в Google Docs и преговорите по имейл, превключването между тези три места е ненужно.
Опитайте се да настроите целия работен процес в един инструмент. ClickUp Forms помага да съберете информацията за кандидатите на едно място. Можете да качите писмото с офертата като PDF файл към задачата за кандидатстване и да управлявате преговорите в коментарите. Това помага да се справите с цикъла на кандидатстване, без да превключвате между няколко приложения.
Намерете начини да интегрирате вашите инструменти. Когато се налага да използвате различни софтуерни продукти, прехвърляйте информацията към и от основния си инструмент. ClickUp предлага над 1000 интеграции, за да се превърне във вашия единствен прозорец за всички работни процеси.
Развийте възможности за отчитане. С тези интеграции ClickUp Dashboard ви позволява да видите всички необходими отчети на едно място. Вижте показателите за привличане на таланти, като процент на приемане, време за отговор, опит на кандидатите и др. Използвайте тази информация, за да оптимизирате работните процеси и да избегнете плащането на данък „тогъл“.
Създайте универсално работно място с функция за търсене
Консолидирането на информацията позволява достъп. Но само това не е достатъчно. Представете си, че сте в екип за разработка на софтуер, където трябва да прекарвате време в търсене на критериите за приемане на функцията, която програмирате.
За да бъдат ефективни, екипите трябва да могат да намират информация, без да плащат допълнителна такса за превключване. Универсалното търсене на ClickUp е проектирано именно за да предотврати това.
- Бързо намирайте всеки файл, независимо дали се намира в ClickUp, свързано приложение или локалния ви диск.
- Добавете персонализирани команди за търсене, като преки пътища към връзки, съхранение на текст за по-късно и други, за да търсите всичко на едно място.
- Разширете търсенето до любимите си приложения и търсете всичко на едно място
- Търсете от почти всяко място, включително от командния център, глобалната лента за действия или вашия работен плот.
Автоматизирайте
Екипите превключват между различни приложения за малки задачи, като актуализиране на статуса или отбелязване на задача, много от които могат лесно да бъдат автоматизирани. Автоматизацията оптимизира работните процеси, обработва повтарящи се задачи и минимизира ръчния труд.
ClickUp Automations
С над 100 автоматизации на ClickUp елиминирайте рутинните задачи, като разпределяне на задачи, публикуване на коментари, промяна на статуси, уведомяване за закъснения и др.
Например, информацията за клиента, въведена в софтуера за управление на поръчки, може да се актуализира автоматично в ClickUp, което позволява единен споделен работен процес и елиминира необходимостта от ръчно въвеждане на едни и същи данни на няколко места.
ClickUp Brain
Използвайте изкуствен интелект за вашите задачи, за да елиминирате превключващия данък. От обобщаване на бележки от срещи до получаване на отговори, ClickUp Brain може да бъде вашият личен асистент за вашите уникални нужди.
Спестете от превключващия данък с ClickUp
Повечето от работата в дигиталния свят зависи от данни от различни източници. Стойността, която тези данни предоставят, често е най-големият отличителен белег на дадена организация. Все пак, цената, която плащате за това – т.е. данъкът на превключването – често може да бъде прекалено висока и никоя техника за управление на времето не може да предотврати това.
ClickUp е тук, за да ви помогне. С голям брой функции, изгледи, интеграции и универсално търсене, задвижвано от изкуствен интелект, ClickUp е създаден, за да бъде вашето всеобхватно работно пространство.
Направете работата си ефективна. Опитайте ClickUp безплатно още днес!