От нещо толкова просто като избора на облекло за работа до нещо толкова сложно като избора на бизнес стратегия за постигане на конкурентно предимство, вземането на решения е неразделна част от ежедневието ни. Човешкият мозък е устроен по такъв начин, че ние правим много от тези избори подсъзнателно, без дори да си даваме сметка за това! 🧠
Въпреки това, не всички решения се вземат (или трябва да се вземат) подсъзнателно – понякога те са резултат от правилно мислене, анализ и планиране. В такива ситуации е необходим структуриран подход към вземането на решения, за да се вземат правилни решения или да се изработи печеливша стратегия.
Този структуриран подход към мисленето и разсъжденията е това, което означава терминът „ментални модели”. В тази изчерпателна статия ще ви представим 10-те най-известни примера за ментални модели и ще видим как те могат да ви помогнат да постигнете желания резултат в даден момент. Ще ви запознаем и с мощен инструмент за продуктивност, който ще ви помогне да приложите всеки ментален модел в личния и професионалния си живот.
Какво представляват менталните модели?
В най-простия възможен смисъл, менталните модели са инструменти за мислене. Те са структурирани когнитивни рамки, които позволяват на човека да анализира критично и рационално всяка ситуация или проблем и да взема информирани решения.
Представете си менталния модел като опростено представяне на реалността, което ви помага да обработвате сложни системи и информация, за да решавате проблеми ефективно.
Известният мислител и партньор на Уорън Бъфет, Чарли Мънгър, беше сред първите поддръжници на менталните модели. Той твърдеше, че докато не видите фактите, свързани помежду си чрез „ мрежа от теории“, не можете да им дадете смисъл. За да преодолеете тези слепи точки, трябва съзнателно да разработите и приложите различни ментални модели към данните и фактите, за да ги осмислите и да разберете възможностите си във всяка дадена ситуация.
Имайте предвид, че някои ментални модели могат да бъдат и негативни и трябва да се избягват. Човешко е да развиваме погрешни ментални навици в стресови ситуации – например, реакция „бой или бягство“ в лицето на опасност.
Сега нека разгледаме 10-те най-известни рамки за интерпретиране на информация, разбиране на това как функционира светът и вземане на най-добрите възможни решения, всеки път!
10 ментални модели, които да прилагате (или избягвате!) в ежедневието си
Съществуват десетки ментални модели, които могат да ви помогнат да вземете всякакви решения. Но за да бъдем кратки, ние подбрахме 10-те най-известни от тях, които ще подобрят мисленето и разсъжденията ви както в личния, така и в професионалния живот.
Ще разгледаме и как ClickUp, платформа, създадена да подобрява работната производителност и да помага за изпълнението на задачите, може да ви помогне да приложите тези ментални модели с помощта на различните си функции за управление на проекти и производителност.
1. Теорема на Байе
Теоремата на Байе се опитва да предскаже вероятността на всяко събитие или ситуация, като анализира релевантните и исторически данни и други ситуационни фактори, които могат да доведат до тях. Това е математическият начин за предсказване на вероятността на едно събитие, вместо да се разчита на предположения, които често са неточни или пристрастни. Ето как изглежда формулата на теоремата на Байе:
След като оцените математическата вероятност за множество резултати, използвайки теоремата на Бей, можете да използвате ClickUp Whiteboards — функцията за дигитална бяла дъска на ClickUp — за да анализирате потенциалното въздействие на всяко събитие.
Ако не сте свикнали с бели дъски, можете да започнете с шаблона за вероятност и въздействие на ClickUp, за да начертаете вероятността и въздействието на всеки резултат на XY-равнина за лесен анализ. Това може да ви помогне да поддържате реалистични очаквания и да вземате информирани решения, независимо от това какво ви очаква в бъдещето.
2. Алтернативни разходи
Всяко решение, което вземаме, има цена под формата на отказани алтернативи. Анализът на алтернативните разходи дава представа за това, което може да пропуснете, като изберете дадена опция в дадена ситуация. Това разбиране ви позволява да оцените сравнителните предимства на вашите избори по безпристрастен и обективен начин.
Можете бързо да анализирате алтернативните разходи на всеки избор с изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp. Използвайте го, за да създадете подробни визуални пътни карти за всеки важен аспект от вашата работна натовареност и лесно да идентифицирате задачите, които могат да бъдат забавени или изоставени, ако решите да поемете допълнителна работа.
И тъй като диаграмите на Гант визуализират и зависимостите, можете да получите ясна представа за всяка дейност, която може да бъде засегната от забавяне в изпълнението на дадена задача.
3. Излишък
Вероятно вече сте запознати с този модел – излишъкът се отнася до наличието на допълнително количество от някакъв важен ресурс (например допълнителна машина или служител). Той осигурява резервен план, в случай че необходимият ви ресурс се повреди, преди да завърши предвидената задача.
Ето как изглежда това – ако прецените, че ще ви трябват 10 души за управлението на даден проект, наемете 11-12. Уверете се, че 10-те членове на новия екип са експерти в съответните си области, а другите двама имат общо разбиране за всичко, което е свързано с проекта. Тези двама души могат да заместят друг член на екипа, ако той се разболее, бъде преместен в друг проект или напусне екипа.
Вградените функции за управление на задачите в ClickUp могат да ви помогнат да приложите принципа на излишъка в проектите си. С ClickUp Tasks можете да създавате множество подзадачи в рамките на всяка задача и да ги възлагате на различни членове на екипа. Когато една задача е разпределена между няколко членове на екипа, нейното изпълнение става по-малко зависимо от един-единствен човек, което е същността на принципа на излишъка.
Можете също да добавите ниво на приоритет към всяка задача и да поддържате резервен екип за обработка на задачи с висок приоритет, в случай че първоначалните изпълнители не могат да ги изпълнят.
4. Обратно верижно свързване
Ако имате склонност да се заплитате в детайлите, докато преследвате дадена цел, един прост ментален модел, наречен „обратно верижно свързване“, може да е точно това, от което се нуждаете. Вместо да започвате от първата стъпка и да напредвате, обратното верижно свързване предполага да започнете с крайната си цел.
Започнете, като запишете всички стъпки, необходими за постигането на дадена цел – но в обратен ред. Това, което обикновено би било последната стъпка, сега е начело на списъка ви с задачи, докато номинално първата стъпка е в края на списъка.
Макар че процесът на прогнозиране може да ви се струва познат и по-интуитивен, понякога той може да ви затрупа с толкова много подробности и отделни стъпки, че да загубите представа за цялостната картина. За разлика от него, обратното верижно мислене винаги ви държи фокусирани върху целта. То също така ви предлага предимство, за да постигнете целите си по-креативно и ефективно.
ClickUp може да ви помогне да приложите менталния модел на обратното верижно свързване с помощта на вградената функция за проследяване на цели, наречена ClickUp Goals. Използвайте я, за да определите целта, която искате да постигнете, и след това я разделите на задачи, необходими за нейното изпълнение. За да работите обратно от целта си, пренаредете задачите в низходящ ред с прости действия за плъзгане и пускане.
5. Принципът на Парето (правилото 80/20)
Принципът на Парето твърди, че в повечето случаи 80% от ефектите произтичат от само 20% от причините. Следователно, според това правило, трябва да съсредоточите ресурсите и енергията си върху дейностите, които носят най-голяма полза.
Ако управлявате бизнес, ClickUp CRM може да ви помогне да приложите принципа на Парето във вашите работни процеси, като ви дава възможност да получите информация за потенциалната стойност на взаимодействията с вашите клиенти в реално време. Това ви помага бързо да идентифицирате потенциални клиенти с висока стойност или клиенти, които заслужават най-голямо внимание и усилия. Можете също така лесно да проследите позицията на тези потенциални клиенти и клиенти във вашата тръбопроводна система за продажби и да видите кой отговаря за тях в раздела „Отговорен“.
6. Законът за намаляващата възвръщаемост (или намаляващата пределна полезност)
Всичко има свои граници, включително и способността на една инвестиция да генерира възвръщаемост. Възвръщаемостта ще става все по-скромна, докато в крайна сметка стане нулева или дори вредна в някои случаи.
Законът за намаляващата възвръщаемост ни казва, че вместо да се стресираме от дейности, които носят все по-малко стойност, трябва да фокусираме времето, енергията и ресурсите си върху възможности, които могат да генерират нова стойност.
За да идентифицирате усилията, чиято възвръщаемост започва да намалява, трябва да разполагате с механизъм, който позволява сравнително проучване на възвръщаемостта за определен период от време. За щастие, можете да използвате функцията ClickUp Dashboards, за да проследявате и визуализирате възвръщаемостта на всичките си инвестиции с помощта на линейни диаграми. 📊
Например, ако искате да анализирате кои от вашите канали за продажби дават намаляваща възвръщаемост от месец на месец, просто импортирайте данните за продажбите на всеки канал за последните шест месеца в ClickUp и ги визуализирайте с помощта на линейни диаграми на таблото си.
Можете да добавите отделни диаграми за данните за всеки канал за продажби и след това лесно да установите кой маркетингов канал отбелязва понижение на възвръщаемостта на инвестициите в продължение на месеци.
7. Марж на безопасност
Докато излишъкът ви изисква да поддържате допълнителни запаси като предпазна мярка срещу потенциални неуспехи или недостиг на жизненоважни ресурси, маржът на безопасност препоръчва да включите резерв в планирането си. Тази мярка гарантира, че вашите усилия са устойчиви и могат да издържат на неуспехи, като по този начин се намалява рискът от провал или, в най-лошия случай, от катастрофа. 🧨
Има различни начини за прилагане на границата на безопасност в различни ситуации. Например:
- При изграждането на обществена инфраструктура (т.е. мостове, железопътни линии и др.) максималните ограничения се определят на ниво, което е по-ниско от общата капацитет на съоръжението.
- Когато определят крайни срокове за проекти, опитни проектни мениджъри оставят малко място за пренареждане на графика или преразпределяне на задачите към друг член на екипа, в случай че някой се разболее.
- Когато изготвят финансови планове, компаниите включват известна степен на сигурност в своите прогнози за продажбите и разходите.
Разкриването на потенциала на този ментален модел зависи от изкуството на прогнозирането. Можете да определите границите на безопасността само като предвидите различни резултати чрез анализ на данни. ClickUp опростява този процес, като предлага редица шаблони за прогнозиране, включително:
8. Потвърждаващо предубеждение
Потвърждаващото предубеждение е склонността да мислим и интерпретираме ситуации по начин, който съответства на нашите съществуващи вярвания и идеи, като отхвърляме всичко, което противоречи на тях.
Под влиянието на този негативен ментален модел, ние може да отхвърлим всички данни и научни доказателства, които противоречат на нашите предразсъдъци, и да приемем фактите избирателно, за да създадем илюзия за реалност. Понякога хората измислят обосновка от нищото, за да оправдаят своите възгледи.
Решението за избягване на това когнитивно отклонение е двустранно:
- Първият е смирение. Трябва да си припомняте, че няма универсални истини и че независимо колко образовани и информирани сте, все още има много неща, които не знаете.
- Второто е да вземате решения, основани на данни. Създайте процеси за събиране и анализ на данни без грешки и след това се основавайте на тези данни при вземането на решения.
Докато първата част от решението е по-скоро умение, което трябва да упражнявате, ClickUp може да ви помогне с втората част. ClickUp Dashboards може да ви помогне лесно да разберете моделите и тенденциите, скрити във вашите данни, с помощта на визуални елементи, известни като карти.
Можете автоматично да проследявате данните за проекта относно ефективността на екипа и завършените задачи, но също така можете да импортирате данни от външни източници, за да ги визуализирате и анализирате. С десетките поддържани типове карти можете да изберете визуализация, която представя данните ви по най-добрия възможен начин.
9. Преференциална привързаност
Този ментален модел донякъде противоречи на принципа на Парето. Докато последният предполага, че трябва да се фокусирате върху онези 20% от действията, които водят до 80% от резултатите, първият застъпва обратния подход.
Моделът на преференциалното привързване твърди, че като отделите повече ресурси за дейности, които вече носят по-голямата част от резултатите, вие допълнително увеличавате способността им да генерират резултати, без да давате на други дейности справедлив шанс да направят същото.
Как да изберете между тези два подхода? Ключът е в баланса. Преди да приемете напълно принципа на Парето и да посветите усилията си на няколко потенциални клиента или дейности, се уверете, че отделяте достатъчно време, усилия и ресурси, за да тествате потенциала на други източници на приходи.
10. Бръсначът на Ханлон
Самосъмнението е дълбоко вкоренено в човешката природа. Добър пример за това е как мениджърите и ръководителите на екипи по продажбите търсят грешки, когато не успеят да сключат потенциална сделка или когато няма отговор от обещаващ потенциален клиент в етапа на преговорите. Може да предположите, че има нещо нередно в процеса на продажбите или в продукта/услугата ви, което е накарало потенциалния клиент да се откаже. 🤔
Макар това да е вярно в някои случаи, със сигурност не е така винаги. Потенциалните клиенти може да спрат да отговарят, защото са заети или проучват пазара, преди да поемат финансово задължение. Това ни казва бръсначът на Ханлон: Никога не приписвай на злонамереност това, което може да се обясни с небрежност.
ClickUp може да ви помогне да определите дали вашите маркетингово квалифицирани лийдове (MQL) отпадат поради някои недостатъци от ваша страна или поради тяхната нерешителност или безотговорност. Чрез събиране на данни за конверсии от ClickUp CRM и анализирането им с ClickUp Dashboards, можете да определите дали има постоянна тенденция на отпадане на лийдове или дали тези случаи са просто изолирани инциденти.
Ако има тенденция, трябва да разберете причината (причините) зад нея и да подобрите продукта или маркетинговата си стратегия. Понякога стратегията ви ще бъде добра и може да се наложи да оптимизирате процесите си. Но ако се сблъскате с изолирани факти тук-там, не се притеснявайте прекалено много за тях!
Приложете всеки ментален модел в процеса на вземане на решения с ClickUp
Психическите модели, които сме представили, могат да ви помогнат да правите умни ходове и по-мъдри избори. Можете дори да създадете свои собствени психически модели – ключът е да се уверите, че те използват точни данни и логична теория, за да ви помогнат да разберете нещо. Защото когато взимате важни решения, последното, което искате, е да разчитате на предположения.
Функциите на ClickUp за визуализация, отчитане, управление на задачи и организиране на информация (т.е. специални пространства за проекти, документи, множество изгледи и др.) могат да ви помогнат да откриете трудноуловими модели или прозрения, които можете да използвате, за да приложите напълно най-добрите ментални модели в ежедневието и работата си.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и отворете вратите към по-добро вземане на решения и решаване на проблеми. По-късно ще ни благодарите! 💪