Ако някога сте управлявали проект, вероятно знаете колко стресираща може да бъде тази работа. Като проектен мениджър, вие винаги сте затрупани с отговорни задачи по решаване на проблеми и вземане на решения.
Сега си представете, че правите това за цяла програма – която не е нищо друго освен голям набор от активни проекти. Сложността се увеличава, заинтересованите страни се умножават, а процесът на вземане на решения става много по-критичен и когнитивно изискващ.
Ето тук на помощ идва рамката за управление на програмата. 🥰
Това е набор от механизми за управление, които насочват лидерите и висшите мениджъри , работещи по множество проекти , за да следят за цялостния успех на програмата. Целта е да се минимизират рисковете за програмата и да се гарантира, че всички резултати от проекта са съгласувани.
В тази статия ще обсъдим различните концепции, свързани с структурите за управление на програми, за да повишим ефективността на организацията, да сведем до минимум конфликтите и да намалим рисковете, свързани с процесите. Ще обсъдим:
- Модели за управление на програми
- Конкретни роли в програмата в рамките на организационното управление
- Стъпки за създаване на солидна структура за управление на програмата
Какво е управление на програми?
Програмата се отнася до група от проекти, които колективно се опитват да постигнат обща цел. Самата програма се разглежда като отделна единица в рамките на организацията, така че се нуждае от визия, за да функционира в рамките на общите цели на бизнеса.
Тук на помощ идва управлението на програмата. То се отнася до формулирането, внедряването и спазването на най-добрите практики и структури, които са общи за всички проекти в рамките на дадена програма.
От обхвата и желаните резултати на всеки проект до рисковете и ограниченията на програмата, управлението на програмата ви предоставя основна рамка за справяне с ежедневните проблеми, както и помага на ключовите заинтересовани страни да знаят в какво се ангажират. 🤝
Обикновено моделът за управление на програмата обхваща пет аспекта:
- Обхват: Естеството и обхватът на проектите, обхванати от модела за управление
- Критерии за успех: Условията, които трябва да бъдат изпълнени, преди даден проект да бъде счетен за успешен.
- План за изпълнение или пътна карта: Процесите и политиките, които трябва да се следват при изпълнението на проектите.
- Роли и йерархия: Роли и задължения на всеки член в управителния съвет и процесът на назначаване на нови членове.
- Механизъм за ескалация: Кога и как проблемите по проекта трябва да бъдат ескалирани за разрешаване от управителния съвет?
Модел за управление на програмата: Основни предимства
Моделът за управление на програмата осигурява последователност, стандартизация на процесите и предвидимост на резултатите, комуникациите и вземането на решения. Това минимизира риска от провал на програмата, като същевременно повишава ефективността на всеки проект и на отделния проектен екип.
Някои други основни предимства на управлението на програмата включват:
- Оптимизирано разпределение на ресурсите: Помага да се гарантира, че всеки проект се управлява ефективно и получава справедлив дял от ресурсите, необходими за неговото завършване.
- Подобрено ангажиране на заинтересованите страни: Осигурява рамка за по-задълбочено и по-ефективно ангажиране между всички заинтересовани страни.
- По-добро проследяване на отчетността по проектите: По отношение на управлението на проекти, това създава механизъм, който държи всеки член на екипа отговорен за своя дял от задълженията.
Компоненти и роли на програмата
По същия начин, по който правителството създава политики за нацията, моделът за управление на програмата се въвежда от борда за управление на програмата на компанията или от управителния комитет. Този борд може да се състои от спонсора на програмата, спонсора на отделния проект, висшите мениджъри на организацията и представители на клиенти, между другите.
Други важни компоненти и роли на програмата включват:
- Екип за управление на програмата: Включва ключови лидери и мениджъри на портфейли, които предоставят навременна информация на борда и координират дейностите според нуждите.
- Офис за управление на програми: Това може да бъде специален отдел в рамките на организацията, който се занимава с административната работа, свързана с програмите, и провежда периодични проверки на състоянието на проектните резултати.
- Ключова документация: Отнася се до хартата на проекта, правилата на програмата и друга документирана информация, която улеснява дейностите по програмата.
Връзка между управлението на програмата и управлението на програмата
Пътят към по-добро управление на програмите минава през стабилно управление на програмите. Връзката между двете концепции е по-скоро като карта и пътуване.
По същия начин, по който картата показва маршрута до определена дестинация, заедно с очакваното време и алтернативни маршрути за спешни случаи, управлението на програмата очертава пътя към управлението на програмата и справянето с рисковете, докато отбелязва постигането на целите й. ✅
Допълнителен съвет: Търсите лесен начин да контролирате всичките си програми? Можете да използвате шаблона за управление на програми ClickUp, за да проследявате и управлявате напредъка на програмата си през различните етапи в вградения Gantt изглед. И това е напълно безплатно!
Различни видове модели за управление на програми
Има три основни типа модели или рамки за управление на програми, като всяка от тях се опитва да организира вашите ресурси и екипи по различен начин.
1. Функционална рамка за управление
В този тип модел на управление ресурсите и хората са организирани според функциите на своите отдели. В рамките на всеки отдел има определен ръководител, който управлява операциите и има определена роля в програмата.
В този тип модел на управление проектният мениджър има ограничена власт над ресурсите и хората, тъй като по-голямата част от задълженията по вземането на решения се поемат от функционалните ръководители. Ако мениджърът се нуждае от допълнителни ресурси за определена функция, той трябва да ги поиска от съответния ръководител. 🏬
Основното предимство на функционалното управление е, че позволява специализация. Функционалните ръководители имат пълен контрол над процесите и вътрешната информация в отдела, което им помага да изградят пряка отговорност за задачите в рамките на управленската структура.
А по-нагоре в йерархията, ръководителят на отдела е в състояние да отговаря на запитвания и да предлага планове за ресурсите с по-голяма увереност.
2. Рамка за управление на проекти
Този модел на управление организира ресурсите и хората около проектите , а не около функциите. Правото да взема решения принадлежи на проектния мениджър, който разпределя задачите на различните членове на екипа, включително на ръководителите на функции (ако има такива роли).
Ако даден проект е на път да бъде забавен, проектният мениджър може да използва своята мъдрост, за да разпредели допълнителни ресурси от всеки отдел, благодарение на междуотделното сътрудничество.
Моделът за управление на проекти позволява по-голяма автономност на ниво проект и ускорява изпълнението на работните процеси по проекта.
Това обаче може да затрудни специализацията, тъй като ръководителите на функции не винаги имат представа кога даден проект ще се нуждае от допълнителни ресурси. Лошо организираната рамка може да доведе до незаинтересовани ръководители на отдели, които може да нямат ясна представа за бъдещите изисквания за ресурси, което увеличава риска от затруднения.
3. Матрична рамка за управление
Матричният модел на управление използва възможностите както на функционалното, така и на проектното управление и често се предпочита от далновидни мениджъри в големи, мултифункционални екипи.
В тази рамка за управление на програмата ресурсите и хората принадлежат към съответните си отдели и има функционален ръководител, който ги управлява. Разликата тук е, че има и проектен или програмен мениджър, който координира между различните функционални ръководители и заинтересовани страни.
Степента на власт, с която разполага координаторът в матричен модел, е субективна. В по-слабите матрични модели виждаме, че правомощията за вземане на решения са насочени към ръководителите на отдели, докато в по-силните модели проектният мениджър има по-голямо влияние върху решенията.
Най-добре е да се стремите към балансиран матричен модел на управление, при който проектните мениджъри и ръководителите на функции споделят равна власт и отговорност за вземането на решения. А в случай на предизвикателства или конфликти в управлението на проекта, се задейства механизъм за ескалация, при който проектният мениджър или ръководителят на функцията ескалира въпроса до борда за управление на проекта и програмата. Бордът изслушва и двете страни, преди да вземе окончателно решение.
Как да създадете структура за управление на програмата: 7 стъпки
Създаването на структура за управление на програмата е процес от седем стъпки за повечето организации. Но за да го приложите правилно, се нуждаете от подкрепата на качествен софтуерен инструмент за управление на проекти като ClickUp .
Инструментите за управление на проекти служат като централизиран център за цялата информация и процеси по проекта, което улеснява всеки програмен мениджър да следи всичко. Освен това софтуерът играе ключова роля и в предварителното тестване на ефективността на всяка рамка за управление на проекти или програми.
Нека разгледаме всички стъпки за внедряване на рамката – демонстрирахме и някои полезни функции в ClickUp, които опростяват процеса. 🌝
Стъпка 1: Идентифицирайте ключовите заинтересовани страни
Първата стъпка е да идентифицирате всички заинтересовани страни в рамките на програмата. Всеки, който е засегнат от програмата, е заинтересована страна и е важно да ги идентифицирате, както и нивото на влияние или интерес, което имат. Някои от основните заинтересовани страни могат да включват спонсора и мениджъра на програмата, както и крайните потребители, собствениците на бизнеса, проектните мениджъри, регулаторните органи и външните партньори.
Групирането на заинтересованите страни по проекта ще ви помогне да планирате по-ясно приоритетите и комуникационните процеси. Шаблонът за анализ на заинтересованите страни на ClickUp е добра отправна точка за идентифициране, групиране и анализ на заинтересованите страни по програмата и тяхното влияние върху проектите в рамките на програмата, както и за документиране на очакваните ползи от тях. 📒
Стъпка 2: Създайте управителен съвет и определете индивидуалните роли и отговорности
След като определите всички заинтересовани страни, трябва да сформирате основния съвет на програмата. Броят на членовете и индивидуалните роли и отговорности зависят от сложността на вашето портфолио.
Може да искате да създадете различни нива на управленски органи, като например ръководен комитет, който да работи по стратегията на програмата, управителен съвет, който да контролира прилагането на най-добрите практики, и специален екип по програмата, който да изпълнява изпълнителни задачи.
Ключът е да се гарантира, че членовете не са претоварени с отговорности, което би повлияло на стила им на работа и способността им да изпълняват задълженията си правилно.
Съвет: Можете да използвате шаблона за планиране ClickUp RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed – Отговорен, Отчетен, Консултиран и Информиран), за да определите ролите в рамките на вашия програмен съвет.
Стъпка 3: Определете стандартите на програмата
Програмите се придържат към определени стандарти през целия си жизнен цикъл. Тези стандарти често се определят от спонсорите на програмата или клиентите. Въпреки това, в много случаи те могат да бъдат наложени и от правителствени или отраслови регулации. При изграждането на модел за управление на програмата е необходимо управляващият орган да ги определи и документира.
Стандартите трябва да засягат всички аспекти на програмата – от комуникацията и отчитането до контрола на резултатите. Някои от стандартите на програмата, които можете да документирате, включват:
- Обхват на програмата
- Бюджети за различни проекти в рамките на програмата
- Стратегии за намаляване на риска
- Инструменти за управление на програми
- Критерии за одобрение
- Показатели за ефективността на програмата
След като органът за управление на програмата финализира тези стандарти, документирайте ги на едно място, като използвате ClickUp Docs. Това е надеждна функция за документиране, вградена в пакета за продуктивност ClickUp, която помага на вас и членовете на вашия проектен екип да създавате документи съвместно. Всички документи се съхраняват в специални проектни пространства за лесно извличане.
Търсите стандартизиран формат за документиране на стартирането на програмата? Шаблонът за предложение за програма на ClickUp е точно това, от което се нуждаете. Той включва всички необходими полета и визуализации, които ще ви помогнат да запишете ключовите цели на програмата, приоритетите на задачите и политиките за разпределение на ресурсите, като използвате стандартен за индустрията език.
Стъпка 4: Създайте процеси за управление и стандартни оперативни процедури (SOP)
След като вашият управителен орган определи стандартите, започнете да разработвате процеси за управление, за да се уверите, че те се прилагат на оперативно ниво. Процесите, които се изготвят, трябва да обхващат планирането, изпълнението, мониторинга и отчитането. Някои от областите на процесите, които може да искате да разгледате на този етап, включват:
- Одит
- Преглед
- Работни потоци за одобрение
- Вземане на решения
Това може да бъде най-трудната стъпка, тъй като трябва да вземете предвид процесите в цялата организация, за да разработите балансирани стандартни оперативни процедури. Ето защо големите екипи често използват ClickUp Whiteboards , за да визуализират карти на процесите с помощта на диаграми, карти на дейностите и други визуализации. Всяка бяла дъска може да се споделя и е подходяща за съвместна работа – вашите колеги могат да споделят своите идеи и да работят заедно по картирането на процесите в реално време.
Освен това, в библиотеката на ClickUp има много впечатляващи шаблони за управление на програми, които помагат при моделирането на управлението на програми. Например, шаблонът за регистър на решенията на ClickUp може да се използва за водене на регистър на всички решения, взети от членовете на екипа и управителния съвет. В него може да се съхранява цялата информация, като категории решения, проблеми и други проследими подробности.
След като формулирате процесите си, ClickUp Automations може да ви помогне да автоматизирате повтарящите се части от работния ви процес. Можете да автоматизирате административни задачи като настройка или актуализиране на статуса на проекти, прехвърляне на задачи, известия и напомняния. Вашият изпълнителен екип ще ви бъде благодарен за това. 😀
Стъпка 5: Съгласувайте рамката с организационното управление и стратегията
Процесите за управление на програмата трябва да са в съответствие с политиката и стратегиите за управление на вашата организация. Без това съответствие програмата ви може постоянно да се сблъсква с проблеми, дължащи се на вътрешни конфликти.
Например, ако управленската структура на вашата организация предоставя голяма част от властта в ръцете на ръководителите на функции, тогава внедряването на матричен модел на управление може да не се окаже подходящо за компанията. Екипите, особено проектният мениджър и ръководителите на функции, ще са в постоянен конфликт, което ще навреди на производителността, напредъка на програмата и дори на вашата работна култура.
На този етап можете да назначите рецензент, който да провери осъществимостта на вашата политика за управление. Ако използвате ClickUp, рецензентът може да използва коментари или проверка, за да посочи несъответствия във вашия модел.
Стъпка 6: Осигурете механизъм за ескалация
Механизмът за ескалация се състои в наличието на необходимите йерархични канали, съставени от мениджъри с подходящи правомощия за вземане на основни решения. Идеята е да има верига на командване, която да се занимава с въпросите и рисковете, които създават проблеми по-надолу в йерархията.
Този механизъм за ескалация трябва да бъде систематичен, да позволява подаването на необходимата информация и файлове и да предоставя начин за бързо съобщаване на решенията.
ClickUp може да ви помогне да изградите стабилен механизъм за ескалация в модела за управление на програмата. Можете да създадете формуляр за ескалация с помощта на ClickUp Forms, който членовете на екипа могат да подадат, за да ескалират проблем с подходящи подробности като засегнати заинтересовани страни, различия в мненията, потенциалното въздействие на всеки подход и т.н. Всяко подадено заявление се превръща в задача, възложена на член на управителния съвет на програмата, който може да разреши проблема.
Членовете на борда могат също да използват над 15 вида изгледи на ClickUp, включително изгледи „Списък“, „Табло“ и „Времева линия“, за да анализират ескалиралия проблем. Например, те могат да използват изгледа „Списък“, за да сортират ескалиралите задачи според приоритета им и бързо да решат коя задача трябва да бъде решена първа.
ClickUp предлага и функция за чат на живо , която ви позволя ва да общувате незабавно по въпроси, свързани с програмата, или по всякакви други спешни теми – можете да разговаряте с отделен човек или с целия екип, без да се налага да пишете официални имейли. Благодарение на специалната интеграция с Zoom, можете дори да организирате Zoom среща от работната среда на ClickUp.
По същия начин изгледът „Времева линия“ може да помогне на програмния мениджър да види проектите, които изостават от графика, и да предприеме коригиращи мерки, за да ги върне в правилната посока. Проектните мениджъри могат да използват този изглед, за да наблюдават целия цикъл на управление на проекта с цел вземане на стратегически решения.
Стъпка 7: Споделете структурата с всички заинтересовани страни
След като създадете структура за управление на програмата, споделете я с всички заинтересовани страни, за да могат да се запознаят с новите политики и най-добри практики.
Този етап е един от най-важните, защото начинът, по който комуникирате и споделяте информация за структурата за управление на програмата, играе основна роля за безпроблемното изпълнение на проектите в бъдеще. Той също така отваря канал за обратна връзка от заинтересованите страни, засегнати от промените.
Управлявайте програмите си с ClickUp: най-доброто решение за проектни мениджъри
Ефективните процеси за управление на програмата са необходими за успешното завършване на активните ви проекти и стабилна възвръщаемост на инвестициите. Без подходяща рамка ще установите, че вашите проектни екипи са в конфликт по отношение на ресурсите и реда за разрешаване на проблеми, а нещата могат бързо да се развият в нежелана посока.
За щастие, с нашите препоръчителни стъпки можете лесно да създадете съвет за управление на програмата, както и принципите на управление, които водят вашите проекти към успех. А ClickUp може да направи целия процес значително по-гладък с шаблони и функционалности, пригодени за екипите на програмата. Регистрирайте се тук, за да започнете. 💖