С екипи в различни географски райони и професионалисти, оборудвани да работят дистанционно отвсякъде, можете ли да си представите съвременното работно място без платформа за видеоконферентни разговори като Zoom?
С промяната в динамиката на работата, Zoom е толкова важен, колкото и кафемашината. Същото важи и за знанието как да се държите по време на тези срещи – вашият виртуален етикет.
Овладяването на етикета при Zoom срещите не е само въпрос на учтивост. Става въпрос за създаване на професионална, продуктивна и в крайна сметка по-успешна комуникация за всички участници.
Най-добрите практики като пунктуалност и зрителен контакт са част от универсалния етикет на срещите, виртуални или други. Но платформата за видеоконферентна връзка изисква от нас да знаем и няколко други неписани правила.
Какво е етикетът при Zoom срещи?
Етикетът при Zoom срещи е набор от насоки за подходящо поведение по време на видеоразговори. Той обхваща всичко – от облеклото и фона до начина, по който общувате.
Овладяването на тези принципи спомага за създаването на положителна и продуктивна среда, като максимизира ползите от виртуалните срещи. ⭐
Мислете за етикета на Zoom като за неписани правила, които създават уважителна, фокусирана среда, в която всеки се чувства чут и идеите се изразяват свободно. Всичко това, докато се използват уникалните функции на платформата в пълния им потенциал.
Значението на етикета при Zoom срещи
Правилният етикет при Zoom срещи е от решаващо значение за осигуряване на ефективно и уважително взаимодействие. Той намалява разсейването, насърчава активното слушане и осигурява ясна и кратка комуникация. В резултат на това можете да очаквате по-добро разбиране и сътрудничество в екипа.
Ето някои от предимствата на спазването на етикета при Zoom:
- Повишена продуктивност: Когато всички спазват установения етикет, срещите протичат по-гладко и позволяват фокусирани дискусии. Това води до по-бързо вземане на решения и ефективно използване на времето 📈
- Повишен професионализъм: Обръщайте внимание на облеклото и фона си и участвайте активно в разговора, за да поддържате професионален имидж. Спазването на етикета при Zoom показва и уважение към останалите участници в срещата.
- Положителна динамика в екипа: Уважителната комуникация и внимателното поведение по време на виртуални срещи създават чувство на доверие и колегиалност в екипа, дори когато членовете му са на хиляди километри един от друг.
- Намален стрес: Когато всички спазват установените правила, тревожността, свързана с виртуалните взаимодействия, намалява, което създава по-комфортна и безстресова среда за срещите за всички
В тази връзка, нека разгледаме какво не трябва да правите по време на разговор в Zoom.
Чести грешки в етикета на Zoom срещите
Ето някои често срещани грешки, които трябва да избягвате по време на виртуална среща:
1. Мултитаскинг
Проверката на имейли, разглеждането на социални медии или работата по други задачи по време на среща е неуважително и непродуктивно. Бъдете напълно присъстващи и ангажирани в разговора.
2. Игнориране на фона
Разхвърлян или разсейващ фон може да отвлече вниманието от разговора. Изберете чист, неутрален фон или използвайте виртуални фонове, ако е необходимо. Ако това не е възможно, можете да замъглите фона.
3. Доминиране в дискусиите
Прекъсването на другите, монополизирането на вниманието или постоянното прекъсване могат да попречат на участието и да създадат враждебна атмосфера. Упражнявайте активно слушане и позволявайте на другите да говорят.
4. Хранене пред камерата
Макар и да изглеждат безобидни, шумовете от дъвчене и преглъщане могат да разсейват и да бъдат отблъскващи. Избягвайте да ядете по време на видеоразговори.
5. Неподходящо облекло
Непрофесионалното облекло ви кара да изглеждате небрежен, независимо от характера на срещата. Облечете се професионално за работните си разговори, дори и да работите от дома.
6. Не поддържайте зрителен контакт
Представете си, че разговаряте лице в лице с някого, без да го поглеждате в очите. Невъзможно, нали? И все пак, често забравяме да правим това по време на виртуална среща и прекарваме повече време в гледане на собствения си образ или в общата посока на екрана. Или по-лошо – оставяме камерата изключена.
Съвети за етикета при Zoom срещи за насърчаване на ефективната комуникация
След като разгледахме капаните, ето някои практични съвети за навигация в света на Zoom разговорите с елегантност и ефективност:
Подгответе се като професионалист
Подготовката преди срещата ви дава увереност и ви спестява стреса по време на срещите. По същия начин, по който бихте се подготвили за традиционна презентация или дискусия в борда, следвайте професионален списък с проверки като част от етикета при срещи в Zoom. Това е още по-важно за домакините на срещите.
- Обърнете внимание на часовата си зона: Планирайте срещите в удобно за всички участници време
- Определете дневен ред и споделете материали: Ако сте домакин, уверете се, че сте съобщили дневния ред на срещата предварително. Всички поканени трябва да разберат какво да очакват и каква ще бъде ролята им в срещата. Също толкова важно е да изпращате покани само на подходящи лица. Поканата на колеги, които не е необходимо да участват или да вземат решения, може да понижи качеството на срещата. Ако сте били поканени на среща в Zoom, прочетете внимателно дневния ред и задайте въпроси, за да изясните евентуални съмнения преди срещата.
- Проверете техниката си: Проверете два пъти оборудването и интернет връзката си, преди да се присъедините към срещата, за да избегнете технически проблеми. Макар това да е от решаващо значение за домакина на срещата, всеки участник трябва да провери микрофона и камерата си, за да предотврати разсейване и закъснения.
- Намерете тихо място: Фоновият шум може да бъде дразнещ и да ви разсейва. Изберете тихо място, където няма да ви прекъсват, за да сте сигурни, че вие и вашите колеги можете да се концентрирате върху дискусията.
- Пристигнете по-рано: Задайте тона, като влезете в системата няколко минути преди насроченото време
- Бъдете кратки или планирайте почивки: Срещите в Zoom рядко трябва да продължават повече от 45-60 минути. Ако все пак се налага да планирате дълга среща, предвидете кратки почивки между отделните части, за да не се изморят участниците.
Бонус съвет: Създайте списъци с задачи, които можете да използвате в целия си екип, и ги запазете като шаблони с ClickUp Checklists.
Представяне
Като домакин, вашата задача е да представите себе си и всички останали в началото на срещата. Това помага да се избегнат продължителни неудобни мълчания и объркване.
Алтернативно, можете да насърчите участниците да се представят.
- Дръжте камерата включена: Като домакин, етикетът изисква да включите камерата и да активирате микрофона си в началото на разговора. Вие ръководите срещата, така че е грубо да карате всички да гледат празно правоъгълно петно на екрана на компютъра. Ако сте поканен, е приемливо да не включвате камерата, ако и останалите участници не са включили своите.
- Настройте средата си с фон на Zoom: Ако се включвате в разговора от дома, кафене или място, което не е офис, най-добрият подход е да настроите по-професионален или неутрален виртуален фон. Това елиминира разсейването от движението или хората около вас.
Бъдете внимателен участник
Сложете телефона си настрана, затворете ненужните раздели и участвайте активно в разговора. Покажете интерес чрез изражението на лицето и езика на тялото, дори и да не сте пред камерата.
- Говорете ясно и кратко: Изговаряйте думите си, избягвайте пълнители като „ъм“ и „ъъ“, и поддържайте изказванията си кратки и свързани с темата
- Изключете микрофона си, когато не говорите: Това елиминира фоновия шум и предотвратява нежелани аудио прекъсвания, като осигурява гладкото протичане на разговора.
- Обръщайте внимание на езика на тялото си: Поддържайте добра стойка, избягвайте да се мърдате и поддържайте зрителен контакт с камерата (или името на говорителя). Кимането, усмивката и зрителният контакт (с камерата) изразяват активно слушане и ангажираност.
- Разгледайте функции като реакции и чат: Бутоните за реакции ви предоставят приемлив начин да изразите мнение или да зададете въпрос, докато някой друг говори. Например, можете да „вдигнете ръка“, за да знае говорителят, че трябва да направи пауза и да ви даде думата. Или можете да отбележите постижение или празник с реакции като „аплодисменти“ или „сърце“. По същия начин функцията за чат е чудесен начин да споделяте връзки и идеи, без да прекъсвате потока на срещата.
- Спазвайте етикета при споделяне на екрана: Споделянето на екрана е мощен инструмент, но имайте предвид какво се вижда. Затворете ненужните раздели и избягвайте да показвате лични файлове, които отвличат вниманието.
- Спазвайте етикета за записване на екрана: Ако имате нужда да запишете срещата за бъдеща справка, винаги искайте разрешение и дайте валидна причина. Всички участници трябва да са наясно, че срещата се записва и за каква цел се прави записът.
Допълнителен съвет: Не подценявайте силата на усмивката! Въпреки че сте пред камерата, искрената усмивка може да предаде топлина, ангажираност и положителна енергия, като създаде атмосфера за по-приятна и продуктивна среща.
Използвайте максимално потенциала на срещата с технологични подобрения
Разгледайте различните функции и интеграции на Zoom, от анкети и стаи за почивка до споделяне на екран. Намерете инструменти, които подобряват вашите срещи, като същевременно отговарят на вашите специфични нужди. Например, можете да използвате ClickUp като цялостен инструмент за планиране на графика на срещите .
Изглед на календара в ClickUp
Покажете всички срещи, задачи и крайни срокове на вашия екип на едно място с календарния изглед на ClickUp. Не се налага да превключвате между платформи или да губите представа за важни дати. Можете лесно да филтрирате по екип, проект или индивид, за да се съсредоточите върху това, което е важно.
ClickUp Meetings
ClickUp Meetings надхвърля основните възможности на видеоконферентните разговори, като се интегрира безпроблемно с платформата за управление на проекти ClickUp.
Неговите функции включват
- Централизирано планиране: За да поканите участници в срещата и да управлявате потвържденията за участие в ClickUp
- Автоматични напомняния: за навременни известия и спазване на графика от всички участници
- Бележки от срещата и задачи за изпълнение: За да записвате ключови моменти и да възлагате задачи за последващи действия директно по време на разговора
ClickUp Whiteboards
ClickUp предлага вградена функция за бяла дъска, която превръща вашите Zoom разговори в съвместно работно пространство. Обсъждайте идеи, скицирайте диаграми или създавайте графики в реално време, подобрявайки визуалната комуникация и ангажираността.
Задачи в ClickUp
Използвайте тази функция, за да превърнете действията в изпълними задачи в рамките на платформата. Това оптимизира комуникацията, насърчава отговорността и поддържа всички на една и съща страница дори след края на срещата.
Завършете с добро впечатление
Да завършите добре не означава просто да отметнете точките. Добавете личност или хумор (в зависимост от тона на срещата), за да оставите трайно впечатление.
Едно кратко „Очаквам с нетърпение да видя какво ще постигнем следващия път“ или споделена шега могат да предизвикат очакване за бъдещи Zoom срещи.
- Домакинът напуска последен: Позволете на участниците да напуснат по свое желание и да кажат няколко думи преди да се отключат. Най-добрата практика тук е домакинът да затвори, след като всички останали са напуснали срещата.
- Обобщете ключовите точки и действия: Направете кратко резюме на дискусията, подчертайте ключовите изводи и определете ясни действия с крайни срокове, за да се уверите, че всички си тръгват с чувство за цел и отговорност
- Оставете време за въпроси: Преди официално да приключите срещата, отделете няколко минути за евентуални последни въпроси или пояснения. Така ще се уверите, че всички въпроси са разгледани и участниците напускат срещата с положителни впечатления.
- Подчертайте постиженията: Ако срещата е довела до напредък или пробив, отделете малко време, за да отбележите колективните усилия и да отпразнувате успеха. Това засилва положителната работа в екип и мотивира за по-нататъшно сътрудничество
- Изразете благодарност: Благодарете на колегите си за участието и отделеното време. Това създава чувство на признателност и насърчава активното участие в бъдещи срещи.
Бонус: Забавни ледоразбивачи в Zoom!
Допълнителни съвети:
- Ако е възможно, използвайте инерцията от текущата среща, за да насрочите предварително следващата. Това спестява време в бъдеще и демонстрира проактивност в управлението на проекти
- Използвайте ClickUp Notes, за да записвате ключови моменти и задачи в реално време, което ще позволи на всички да се позовават бързо на тях след срещата
- Разпределяйте задачи директно в ClickUp, като задавате крайни срокове и определяте конкретни отговорници за последващи действия
- Размислете върху представянето си и определете областите, които могат да бъдат подобрени. Говорихте ли прекалено бързо? Заден фонът ви разсейваше ли? Използвайте тези идеи, за да усъвършенствате виртуалното си присъствие за бъдещи срещи
Отвъд разговора
Етикетът при Zoom срещи важи и след края на срещата. Много е важно да изпратите обобщение на срещата и задачи за изпълнение веднага след края на разговора. Освен това трябва да насърчите участниците да споделят своите мнения и предложения за бъдещи срещи. ✏️
Допълнителен съвет: Документирайте най-добрите практики и правила за Zoom срещи. Споделете ги като насоки във вашата организация, за да може всички да са на една и съща страница за бъдещи видеоконференции.
Водене с личен пример: етикет при Zoom срещи
С развитието на работните места Zoom се превърна в нашата всекидневна, конферентна зала и дори място за почивка след работа. А ефективният етикет в Zoom е двупосочен.
Като поемате отговорност и се отнасяте с уважение към другите, можете да допринесете за по-продуктивна, ангажираща и в крайна сметка по-успешна виртуална среда за всички.
Като възприемете тези съвети за Zoom и се възползвате от възможностите на ClickUp, ще сте на прав път да се ориентирате в света на Zoom срещите с увереност и професионализъм. 🎉 Дайте на вашите Zoom срещи предимството на ClickUp още днес!