Защо съществува всеки бизнес? За да отговори на пазарното търсене чрез производство и продажба на продукт/услуга в замяна на цена.
Ако търсенето надвишава производството, вие пропускате възможност за приходи. Ако производството надвишава търсенето, няма да можете да продадете стоките си, което ще доведе до загуби и разхищения.
Всъщност успехът се крие в способността на бизнеса да прогнозира точно търсенето и да управлява адекватно производствения капацитет. Оперативната стратегия и управлението на ресурсите разчитат на един критичен инструмент за постигането на тази цел: агрегираното планиране.
Какво е агрегирано планиране?
Агрегираното планиране е процесът на разработване на формула, която да гарантира непрекъснато производство в производствения завод, за да се отговори на търсенето на продуктите от страна на клиентите.
Оперативните екипи прогнозират бъдещото търсене, обикновено за следващите 3-18 месеца, и след това извършват агрегирано планиране, за да управляват капацитета за задоволяване на търсенето.
Нека вземем за пример производител на автомобили с прогноза за агрегирано търсене от 150 000 единици от три типа автомобили за следващите 18 месеца. Агрегираният план разработва подходящо производствено планиране, включващо работна ръка, машини, логистика и финансови ресурси, за да отговори на това търсене.
Обикновено агрегираното планиране на производството се извършва за всички дейности в производствения обект, а не само за отделни серии или продукти. В горния пример агрегираното планиране не се извършва за всеки тип автомобил поотделно. То винаги се извършва като агрегат от всички продукти и съоръжения на компанията.
Макар да се използва предимно в производството и управлението на веригата на доставки, агрегираното планиране може да се приложи и в сферата на услугите.
Например, ако вашият екип по продажбите работи по проект за разработка на софтуер, за който са необходими 20 разработчици през следващата година, вашият агрегиран план ще очертае придобиването, обучението и използването на тези ресурси.
Какви са целите на агрегираното планиране?
- Планиране на капацитета в съответствие с производственото търсене: Агрегираното планиране гарантира, че капацитетът на организацията е подготвен да отговори на дългосрочното търсене на пазара.
- Оптимално управление на ресурсите: Агрегираното планиране помага за оптималното използване на наличните ресурси, било то работна ръка, суровини, машини или производствена мощност.
- Стабилност на работната сила: Агрегираното планиране подкрепя стратегическото и поетапно наемане на персонал, като гарантира максимална производителност и удовлетвореност на служителите.
- Елиминиране на ненужни разходи: Закупуването и съхранението на неизползвани суровини или поддържането на неизползвани машини води до ненужни разходи, които доброто планиране на агрегатите предотвратява.
Предимства на агрегираното планиране
Агрегираното планиране е критично и популярно оперативно средство в производствената индустрия и веригата на доставки, което предлага редица предимства.
Икономия на разходи
С добър агрегиран план можете да предотвратите два нежелани сценария: неизползван капацитет и незадоволено търсене. Агрегираното планиране помага да се прогнозират точно необходимите ресурси, като се предотвратяват разхищенията или разходите, свързани със съхранението. То предотвратява излишните нива на запаси, които могат да останат непродадени или да бъдат продадени с големи отстъпки.
По-добро управление на запасите
Най-значителното предимство на агрегираното планиране е, че то прави управлението на запасите ефективно на няколко нива.
- Предотвратява закупуването на излишни суровини
- Планирайте закупуването/доставката на суровини точно навреме за производството.
- Гарантира оптималното използване на поточната линия
- Елиминира необходимостта от съхранение на ненужни запаси
Повишена производителност на служителите
Служителите могат да планират и организират по-добре живота си, като имат ясна представа за това, което ги очаква. Мениджърите могат да наемат необходимите им ресурси и да ги обучават адекватно. Членовете на екипа могат да преквалифицират/повишат квалификацията си за бъдещо търсене. Различните екипи/отдели могат да си сътрудничат по-ефективно.
Най-важното е, че организациите могат да избегнат уволнения/съкращения с ефективно агрегирано планиране.
По-добро вземане на решения
Агрегираните планове дават цялостна представа за производствения капацитет на организацията, улеснявайки вземането на редица бизнес решения.
Например, агрегираното планиране балансира пазарното търсене с възможностите на организацията да го задоволи. С тези показатели можете лесно да вземете решения относно ценообразуването. Ако агрегираният план показва, че вероятно ще имате повече запаси, отколкото прогнозираното търсене, можете да увеличите промоциите си, за да повлияете на клиентите.
Най-важното е, че агрегираното планиране изяснява вашите инвестиционни решения. То помага да отговорите на въпроса: „Трябва ли да инвестираме в допълнително оборудване или персонал?“
В съответствие с търсенето, агрегираното планиране показва как да оптимизирате производствения план без допълнителни капиталови инвестиции.
Подобрени крайни резултати
Агрегираното планиране помага за контролиране на променливите разходи, като същевременно увеличава ефективността на поточната линия. Това допринася пряко за рентабилността на организацията.
Освен това, това укрепва способността на организацията да извършва доставки навреме и в пълен обем (OTIF) – критичен показател в веригите за доставки в търговията на дребно.
Въпреки значителните си предимства, агрегираното планиране не е лесно. То носи със себе си няколко предизвикателства, които ще разгледаме по-нататък.
Чести предизвикателства при агрегираното планиране
В най-простата си форма, агрегираното планиране прогнозира бъдещото търсене и изгражда капацитет за задоволяването му. За да бъде ефективен, агрегираният план се нуждае от точни данни за търсенето и предлагането от екипите по продажби, оперативно управление, снабдяване, човешки ресурси и финанси.
За повечето организации събирането на тези данни е най-голямото предизвикателство при агрегираното планиране. Но това не е всичко.
Колебания в търсенето: Търсенето не е лесно за прогнозиране. Търсенето се колебае в зависимост от икономиката, пазара, цените, конкуренцията и технологичния напредък, което се отразява на агрегираното планиране.
Планиращ хоризонт: Организациите обикновено планират за период от три до 18 месеца. През това време могат да се случат много неща. Глобална пандемия или избори с непредсказуем изход могат да променят много неща за кратко време.
Нарушения в веригата на доставки: Веригата на доставки е сложна мрежа, през която преминава продуктът. Война или природно бедствие в която и да е част на света може да повлияе дори и на най-добре изготвените планове.
Пречки: Строгото планиране може да създаде пречки в производствената линия, което да доведе до неефективност, която агрегираното планиране се стреми да предотврати.
Изглаждане: Често променящото се производство, ресурсите и т.н. водят до разходи за изглаждане, които често не се вземат под внимание.
Макар че тези предизвикателства могат да провалят инициативите за агрегирано планиране, един добър инструмент за управление на проекти и добре обмислени процеси могат да помогнат. Ето как.
Как да приложите ефективно агрегирано планиране
Събиране на данни
За ефективно агрегирано планиране са ви необходими данни за търсенето и капацитета, които всеки инструмент за управление на ресурсите може да ви помогне да консолидирате.
Например, от страна на търсенето, събирайте данни за:
- Колко продукти сте продали през последните пет години
- Какъв е темпът на растеж на продажбите?
- Какви вътрешни/външни фактори влияят върху продажбите
По отношение на капацитета научете:
- Колко суровини, машини и ресурси са необходими за производството на продукта
- Каква е допълнителната себестойност на производството на всеки продукт?
- Какъв е вашият настоящ капацитет?
- Какъв е настоящият ви ниво на запасите?
Когато използвате софтуер за управление на проекти като ClickUp, голяма част от тези данни може да бъде достъпна незабавно. Някои от клиентите на ClickUp използват инструмента като решение за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), за да проследяват продажбите.
Организациите, предоставящи услуги, използват изгледа на натоварването, за да управляват капацитета на човешките ресурси. ClickUp Reports предлага подробна информация за това кой какво прави, колко време отнема, как се представя екипът и т.н.
Съпоставяйте търсенето с очаквания капацитет
Сега, когато разполагате с данни и от двете страни, е време да визуализирате как те се съотнасят една с друга. Тази стъпка е от съществено значение за разпределянето на подходящ капацитет на различните етапи от процеса.
Например, производител на автомобили няма да се нуждае от калъфи за седалки или хора, които да ги монтират, докато не приключи процесът. Добрата мисловна карта на процеса помага да се идентифицира този поток.
ClickUp Mind Maps е чудесен начин да начертаете кривата на търсенето и съответните изисквания за капацитет. Той служи като инструмент за планиране на капацитета, за да съгласувате ресурсите с търсенето.
Ако настоящите ви процеси са твърде разпръснати, използвайте тези шаблони за планиране на проектни инкременти (PI) на ClickUp. Те ви помагат да оптимизирате комуникацията по проекта, да подобрите сътрудничеството и да определите обща визия.
Оценете разходите
Доброто агрегирано планиране отчита всички разходи, свързани с целия жизнен цикъл на продукта. Това помага за разпределяне на наличния капацитет и бюджетиране на бъдещите изисквания.
Не знаете откъде да започнете? Няма проблем. Шаблоните за прогнози на ClickUp ви предоставят чудесна отправна точка. Изтеглете някой от шаблоните и го персонализирайте според нуждите си.
Изберете методологията си за агрегирано планиране
След като разполагате с цялата необходима информация, е време да изберете как ще изготвите своя агрегиран план. Има три често използвани стратегии за агрегирано планиране.
Стратегия за ниво: Този метод има за цел да поддържа стабилно производство и заетост без внезапни инвестиции в производствения капацитет. Макар че това поддържа стабилна работната натовареност, съществува риск от постоянно работени на максимален капацитет или създаване на ненужни запаси въпреки ниското търсене.
Стратегия „Преследване“: При този метод капацитетът преследва търсенето. В резултат на това може да се наложи да изнесете производството в друго съоръжение, да купите/наемете оборудване или да наемете/уволните ресурси. Този подход може да бъде разрушителен за екипите и носи риск от проблеми с качеството.
Хибридна стратегия: Този метод съчетава най-доброто от двата подхода. Той запазва стабилен капацитет с възможност за допълнително производство в кратки срокове.
От друга страна, можете да управлявате и търсенето в тази уравнение, като:
- Приемане на закъснели поръчки: Приемайте поръчки, но ги изпълнявайте по-късно в зависимост от капацитета.
- Забавяне на доставката: Удължете срока за доставка или изберете да доставяте по време на периоди с ниско търсене.
- Създайте допълнително търсене: Продавайте допълнителни продукти на клиентите, за да компенсирате високото търсене.
Планирайте и графицирайте проекта
Въз основа на това как визуализирате производствения работен процес, разделите го на задачи и подзадачи. Задачите в ClickUp ви позволяват да задавате крайни срокове, да посочвате зависимости и дори да добавяте списъци за проверка за по-добър контрол на качеството.
Разпределяйте ресурсите
Използвайте избраната от вас методология за агрегирано планиране, за да разпределите ресурсите за всеки проект или производствен цикъл.
Софтуерът за управление на ресурсите на ClickUp е отлично решение за планиране на ресурсите. Използвайте изгледа „Работна натовареност“ за планиране на капацитета. Използвайте изгледа „Календар“, за да визуализирате важни етапи. Създавайте визуални пътни карти с изгледа „Времева линия“ и сътрудничество по приоритетите.
Идентифицирайте потенциалните рискове
Колкото и да е прецизен вашият план, винаги ще възникват заплахи и рискове, произтичащи от външни фактори. Добрият агрегиран план включва прогнозиране на проекта, за да се идентифицират рисковете и да се изработят начини за тяхното намаляване.
Управлявайте проекта и калибрирайте плана за агрегатите.
Ефективният начин да преодолеете предизвикателствата на агрегираното планиране е да бъдете гъвкави. Функциите на ClickUp позволяват ефективно управление на ресурсите през целия жизнен цикъл на проекта.
Това ви дава възможност да коригирате разпределението на ресурсите по време на проекта в случай на неочаквани забавяния или прекъсвания.
Използвайте максимално ресурсите си с ClickUp
Независимо дали сте продуктов или сервизен бизнес, рентабилността зависи от задоволяването на търсенето, максималното използване на ресурсите и минимизирането на загубите. Агрегираното планиране е изпитан и проверен инструмент, който помага на организациите да оптимизират своите операции по последователен начин.
За да бъде ефективно агрегираното планиране, са необходими няколко бизнес инструмента за събиране на данни, управление на задачи, разпределяне на ресурси, проследяване на времето, управление на продажбите/покупките, сътрудничество между членовете на екипа, документиране на процесите и др.
Организациите често използват различни инструменти за всяка от тези дейности, което води до загуба на ценно време и ресурси за консолидиране на информацията. Това, което губят в този процес, е контекстът.
Софтуерът за управление на проекти „всичко в едно“ на ClickUp е проектиран да бъде най-мощният ви инструмент за изпълнение на всички тези дейности и още много други. Той обединява цялата ви бизнес информация на едно място, подпомагайки плановете ви за успех. Опитайте ClickUp безплатно още днес!