Замисляли ли сте се някога какво отличава един обикновен проект от един изключителен? Отговорът се крие в проектирането на проекта. Като ранен етап в жизнения цикъл на проекта, проектирането е гръбнакът на всички проекти.
На етапа на проектиране създавате планове за успех и превръщате суровите си идеи в структуриран път към постигането на целта на проекта.
Процесът на проектиране не се състои само в изготвянето на планове, а е много повече от това. Става въпрос за стратегическо предвиждане на всяка стъпка, разбиране на рисковете, планиране на непредвидени обстоятелства и гарантиране, че всеки компонент е в съответствие с общите цели.
В тази статия ще ви запознаем с всички важни аспекти на проектирането, като започнем с причините и завършим с примери от реалния живот.
Какво е проектиране на проекти?
Проектирането е началната фаза на един проект, в която проектните мениджъри планират ресурсите, резултатите и графиците. От планирането на визията и целта на проекта до определянето на бюджета и стратегиите за оценка, през тази фаза се взимат много важни решения.
Основната цел на тази фаза е да се осигури ясна и изчерпателна рамка, която да насочва проектния екип през целия жизнен цикъл, от началото до края.
Обсъдете идеи, разработете стратегии, съберете ресурси и определете крайни цели, като експериментирате с различни инструменти като диаграми, прототипи, фотографски впечатления, скици и изображения. И не забравяйте да извадите таблото си с идеи и да включите членовете на екипа си в процеса.
Критичните елементи на този етап са следните:
- Определяне на обхвата: Определете ясно визията, целите и резултатите от проекта.
- Поставяне на цели: Определете конкретни, измерими, постижими и значими цели.
- Разделяне на задачите: Структурирайте проекта на по-малки, управляеми задачи.
- Идентифицирайте зависимостите: Разгледайте последователността на задачите и идентифицирайте зависимостите.
- Планиране на ресурсите: Идентифицирайте и разпределете необходимите ресурси, като хора, материали и бюджет.
- Разработване на график: Създайте реалистичен график с етапи и крайни срокове за всяка фаза от проекта.
- Оценка на риска: Идентифицирайте потенциалните рискове и се подгответе за непредвидени обстоятелства.
След като проектният план е готов, споделете го със заинтересованите страни и потенциалните инвеститори, за да получите одобрението им и да започнете фазата на стартиране. Тъй като това е етап, в който се обсъждат и събират идеи, е от решаващо значение да използвате инструменти, които да направят идеите ви по-конкретни и осезаеми.
Софтуерът за управление на проекти на ClickUp предлага инструменти като диаграми на Гант, ClickUp AI и други, които подобряват яснотата на плана на проекта ви и улесняват по-пълното разбиране на предложения проект сред заинтересованите страни.
Значението на проектирането на проекти в управлението на проекти
Процесът на проектиране е от ключово значение за успеха и ефективността на всеки успешен проект. Като план на вашия проект, успехът на този етап ще определи колко гладко ще напредва проектът ви. Това е така, защото всички ваши стъпки ще се основават на проекта, който създавате тук.
Ето няколко причини, поради които проектирането е от решаващо значение в управлението на проекти:
Яснота на визията
Проектното планиране помага да се изяснят общата визия и целите на проекта. То предоставя пътна карта, която очертава целта, задачите и резултатите на проекта и гарантира, че всички са на една и съща страница.
Ефективно разпределение на ресурсите
Критичен аспект на този етап е разпределянето на необходимите ресурси. От избора на най-добрия софтуер за управление на проекти до избора на най-подходящите хора за работата, проектният мениджър може да събере необходимите ресурси за успешното завършване на проекта.
По-добро вземане на решения
Добре проектиран план на проекта гарантира информирано вземане на решения през целия жизнен цикъл на проекта. Вземайте навременни и ефективни решения с цялостен поглед върху структурата и целите на вашия проект.
Мониторинг и оценка
Фазата на проектиране ви помага да създадете критерии за наблюдение на напредъка и оценка на успеха на проекта. Тя предоставя основа за сравняване на действителните резултати с планираните цели и ви позволява да направите необходимите корекции.
7 стъпки за проектиране на проект
Сега, когато вече знаете колко е важен процесът на проектиране, нека преминем към стъпките, които включва. Преди да се впуснете в него, не забравяйте, че успешният етап е възможен само когато използвате подходящите инструменти и следвате важните принципи на управлението на проекти.
1. Определете визията и целите си
Първата стъпка в проектирането е да дефинирате визията и целта си. Хората често използват тези две думи като синоними, но те обозначават различни аспекти.
Например, визията на един технологичен стартъп може да бъде да революционизира цифровата комуникация чрез създаването на глобално достъпна платформа. Така че целите му могат да бъдат да достигне 10 милиона активни потребители в рамките на следващите 18 месеца и да установи присъствие на два нови международни пазара до края на следващата финансова година.
Забелязвате ли разликата? Визията на вашия проект е неговата крайна цел. Тя определя какво искате да постигнете с този проект. Вашите цели са средствата за постигане на тази визия.
Вашата визия определя потенциала на проекта, който можете да представите на заинтересованите страни. Създайте завладяваща визия, която очертава проблема, който проектът ви се опитва да реши.
След като създадете визията, определете целите си. Целите ви са решението – как ще решите проблема, определен във вашата визия. Можете да използвате и критериите SMART (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с време) за да ги разработите.
Тъй като ще имате повече от една цел, уверете се, че те са ясно дефинирани, видими и достъпни за всички в проектния екип, за да се избегне объркване.
2. Определете резултатите и крайните продукти
Сега, когато целите ви са готови, следващата стъпка е да определите резултатите от проекта. Резултатите обикновено са по-подробни и измерими. Те могат да бъдат количествени, като показатели за ангажираност на потребителите и цели за приходи, или качествени, като подобрено удовлетворение на клиентите.
След като определите необходимите резултати, документирайте всички основни крайни продукти. Има два вида крайни продукти:
- Вътрешни: Те ще бъдат предоставени на членовете на вашия екип или други вътрешни отдели. Те включват отчети за отчитане на времето, първоначални проекти, отчети за напредъка и отчети за бюджета.
- Външни: Те се споделят с вашите клиенти и инвеститори, които имат интерес от проекта. Те могат да включват отчети за състоянието на проекта, отчети за напредъка, първоначални и окончателни проекти и крайни продукти.
Някои от ключовите неща, които трябва да запомните при определянето на резултатите от проекта, са:
- Не можете да определите резултатите от проекта, без да имате ясни и измерими цели.
- Разделете резултатите на по-малки, постижими части, за да ги направите по-лесно реализируеми.
- Задайте реалистични срокове и ги спазвайте. Определете сроковете според нивото на задачата, за да намалите вероятността от забавяния.
- Подредете ги по приоритет. По този начин екипът ви ще може да работи по тях навреме.
- Създайте канали за комуникация, за да се уверите, че всички са на една и съща страница
- Използвайте инструмент за управление на проекти, за да проследявате резултатите си, да ги определите като приоритет и да получавате информация в реално време.
3. Разберете рисковете и ограниченията
Всеки проект носи определени рискове. Те могат да бъдат свързани с процеси, хора или ресурси. Ето защо е от съществено значение да придобиете цялостно разбиране за различните рискове, които могат да повлияят на завършването на вашия проект.
С тези знания можете да разработите стратегии за смекчаване на рисковете и да ги съгласувате с съответните отдели. Стратегията за смекчаване на рисковете ще успокои вашите ключови заинтересовани страни и ще вдъхне доверие във вашия проект.
Въпреки че всеки проект има различни рискове и ограничения, някои от тях са общи. Нека ги обсъдим:
- Разширяване на обхвата: Когато целите на проекта са неясни и не са съобщени на съответните страни. Уверете се, че сте установили яснота относно параметрите на проекта от самото начало, за да избегнете този риск.
- Недостатъчни ресурси: Това се случва поради липса на ресурси като пари, време, умения или технологии. За да се уверите, че това няма да се случи в дългосрочен план, разработете план за разпределение на ресурсите.
- Рискове, свързани с изпълнението: Рискът, свързан с изпълнението, е когато изпълнението на проекта не отговаря на първоначалните очаквания. Макар че е трудно да се предвиди точната причина за незадоволителното изпълнение, можете да го смекчите, като използвате софтуер за управление на проекти, за да проследявате напредъка в реално време и да идентифицирате проблемите навреме.
4. Усъвършенствайте стратегията си с визуализация
Използването на визуални средства в стратегията на проекта го прави по-привлекателен и лесно разбираем. Според Института за управление на проекти „Визуалното управление на проекти предлага информация, предоставена по такъв начин, че всеки може да я възприеме по удобен за него начин, място и време. ”
От диаграми на Гант и работни диаграми до мисловни карти и екранни дизайни, визуалните помощни средства лесно предават неща, които иначе изглеждат сложни.
Ето някои от най-популярните визуални инструменти, които можете да използвате за вашия проект:
- Мисловна карта: Мисловната карта ви помага да визуализирате и свържете резултатите. Използвайте мисловните карти, за да създавате нови идеи и да разбирате различни концепции.
- Диаграма: Диаграмата предоставя визуално представяне на процеса или задачата стъпка по стъпка.
- Диаграма на Гант: Диаграмите на Гант ви позволяват да визуализирате продължителността, задачите, сроковете и графиците на един проект, за да ви помогнат да разберете колко време ще отнеме една задача.
- PERT диаграма: Използвайте този инструмент, за да организирате и визуализирате задачите по проекта. Те са особено полезни за сложни проекти.
- График на проекта: Графикът показва задачите или събитията за определен период. Визуализацията гарантира, че всички са запознати с етапите на проекта.
Друга възможност е да използвате софтуер за проектиране на процеси, за да визуализирате сложните процеси на вашия проект. Тъй като има много визуални инструменти, изборът на тези, които работят най-добре за вашия екип, е от решаващо значение. Например, ако вашият проектен екип е малък и проектът е прост, можете да използвате диаграма за подробности.
5. Подгответе се за непредвидени обстоятелства
Независимо колко подробно и изчерпателно е планирането на проекта ви, нещата не винаги могат да се развият според плана. Ето защо следващата стъпка в проектирането на проекта е да разработите план за действие при извънредни ситуации. Това е план Б, който да използвате в случай на идентифицирано рисково събитие. Рискът може да бъде всичко – от липса на бюджет и умения до лошо управление или недоразумения.
Ето стъпките за създаване на план за действие при извънредни ситуации:
- Тъй като вече сте идентифицирали рисковете в по-ранна стъпка, е време да разработите стратегии за тяхното намаляване. Разпределете ресурсите, включително бюджет и персонал, за да приложите стратегиите за намаляване на рисковете.
- След това определете тригерите, които показват, че е възникнал риск. Разработете подробен план за реагиране за всеки идентифициран риск, включително кой е отговорен за реагирането и конкретните действия, които трябва да бъдат изпълнени.
- Интегрирайте плана за действие при извънредни ситуации в цялостната документация на проекта. Това ще гарантира, че целият екип по проекта е запознат с мерките за действие при извънредни ситуации.
- Редовно следете проектната среда за промени, които могат да повлияят на идентифицираните рискове.
6. Финализирайте бюджета си
След като сте завършили основните елементи на проектирането на проекта, е време да определите бюджета си. Изчерпателният бюджет гарантира, че ресурсите ще бъдат на разположение по време на изпълнението на проекта и намалява вероятността от надхвърляне на разходите.
Затова, определете определена сума за всяка дейност, задача и процес по проекта. Бюджетът също ви помага да определите осъществимостта на проекта. Ако разходите надвишават очакваните печалби, проектът може да не е осъществим.
При изготвянето на бюджет е изключително важно да имате предвид следните неща:
- Обмислете членовете на екипа, външните ресурси, обучението, оборудването, пространството и професионалните услуги, от които ще се нуждаете, за да завършите проекта.
- Оценете сумите за всеки ресурс, който сте идентифицирали
- Можете да сравните настоящия си бюджет с тези, използвани за подобни проекти.
- Не забравяйте да отделите бюджет за вашия план за действие при извънредни ситуации.
- Посочете всички разпределени ресурси в проектния документ.
Тъй като бюджетът на проекта е всеобхватен документ, най-добре е да използвате инструмент за управление на проекти като ClickUp. ClickUp ви позволява да споделяте и актуализирате бюджета си, както и да го визуализирате по иновативни начини.
7. Въведете процеси за мониторинг и одобрение
Процесите на мониторинг и одобрение определят критериите за успеха на вашия проект, което ги прави незаменима част от управлението на проекти. Това е мястото, където определяте дали сте постигнали желаните резултати и крайни продукти.
Ефективните процеси на одобрение гарантират прозрачност, отчетност и ефективно вземане на решения през целия жизнен цикъл на проекта. Процесите на мониторинг и одобрение на проекти включват следното:
- Идентифициране и дефиниране на измерими KPI, които съответстват на целите на проекта
- Разделяне на времевата рамка на проекта на значими етапи
- Избор на подходящи инструменти и системи за мониторинг на дейностите
- Разпределяне на отговорностите между членовете на екипа
- Определяне на критериите за получаване на одобрения на различни етапи от проекта
- Разработване на комуникационен план за споделяне на актуална информация за напредъка и искания за одобрение
Как да подобрите проектирането на проекти?
Процесът на проектиране не приключва след следването на седемте стъпки, споменати по-горе. Както при всеки процес, винаги има място за подобрения. Ето защо е от решаващо значение да се усъвършенстват стратегиите, да се включат поуките от предишни проекти и да се използват нови инструменти и технологии.
Използването на инструмент за управление на проекти като ClickUp ще ви помогне да направите фазата на проектиране по-гладка, по-бърза и по-иновативна. Нека разберем как.
- ClickUp предлага интерактивни функции за времева линия и ви позволява да задавате ясни срокове за различните части от вашите проекти. Задайте начални и крайни дати, зависимости и приоритети.
- Разделете сложните проекти на управляеми задачи и ги разпределете между различните членове на екипа.
- С ClickUp Docs получавате изчерпателен преглед на вашите проекти. Използвайте го, за да споделяте обратна връзка и макети и да си сътрудничите с членовете на екипа си в реално време.
- Инструментът ви позволява също да визуализирате капацитета на екипа, което улеснява проследяването и подобряването на неговата ефективност.
- Използвайте инструменти като диаграми на Гант и PERT, за да видите напредъка на проекта и да визуализирате процесите.
Примери за проектиране на проекти
Инструментите за управление на проекти, като диаграмите на Гант, са изключително полезни по време на проектирането. Например, диаграмата на Гант показва пътната карта и графиците на проекта, ако работите по проект за разработка на софтуер.
Диаграмата на Гант по-долу показва продуктовата пътна карта и времевата рамка на проекта.
Диаграмите на Гант представят цялата необходима информация по лесен за възприемане и структуриран начин. Те също така ви помагат да я споделите с всички заинтересовани страни по проекта.
Диаграмите на Гант са едно от многото инструменти за проектиране на вашия проект. Други функции, като режим на екипно преглеждане, ви позволяват да наблюдавате и проследявате напредъка на всеки член на екипа във вашия проектен екип.
Проектирайте и управлявайте проекти ефективно
Проектният дизайн е план, който превръща вашата визия за проекта в постижими цели. Той предлага структуриран път, по който екипите да следват. Чрез дефиниране на вашите цели, установяване на резултати, разбиране на рисковете и визуализации, подготовка на планове за извънредни ситуации, изготвяне на бюджет и разработване на процедури за мониторинг, гарантирайте, че вашият проект ще започне и приключи успешно.
И не забравяйте да се възползвате от мощните функции на инструмент за управление на проекти! Инструмент като ClickUp ще направи фазата на проектиране по-гладка и ще ви помогне да намалите рисковете навреме.